AGENDA: NB: Dit verslag bevat geen letterlijke quotes van deelnemers aan de ALV.

Transcriptie

1 NOTULEN van de Algemene LedenVergadering (38) van AtletiekVereniging Wijchen, gehouden op 28 februari 2018, in het clubhuis, De Wijchert 4, te Wijchen. Aanvang: uur Aanwezig Bestuur: Mark-jan Moolenaar (voorzitter) verlaat- Cor Derks (vicevoorzitter) Annemarie Dam-Arts (secretaris) Douwe de Jager (penningmeester) Jasmijn de Haan (algemeen bestuurslid) Leden 35 aanwezigen + 1 machtiging voor de volledige ALV. d.w.z. 41 stemgerechtigden Afwezig met afmelding Leden: Antonin de Waard (algemeen bestuurslid) en 7 andere personen NB: Dit verslag bevat geen letterlijke quotes van deelnemers aan de ALV. AGENDA: 1. Opening, mededelingen en aanmelden rondvraag 2. Verslag van de 34e jaarvergadering d.d. 12 januari 2017 Stemming: het verslag is ongewijzigd vastgesteld. 3. Verslag van de extra jaarvergadering (35) d.d. 28 september 2017 Stemming: het verslag is ongewijzigd vastgesteld. 4. Verslag van de extra jaarvergadering (36) d.d. 26 oktober 2017 Stemming: het verslag is ongewijzigd vastgesteld. 5. Verslag van de extra jaarvergadering (37) d.d. 20 december 2017 Stemming: het verslag is ongewijzigd vastgesteld. 6. Jaarverslag AV Wijchen 1 november december Exploitatierekening 1 november december 2017 & balans 31 december Verslag en decharge kascommissie & verkiezing kascommissie Stemming: De ALV gaat akkoord. Decharge is verleend Stemming: De ALV gaat akkoord. De nieuwe kascommissie is gekozen en bestaat uit twee leden en een reservelid. 9. Pauze 10. Vaststelling begroting 2018 incl. voorstel contributie Stemming: 1 onthouding, de rest is voor. De begroting is aangenomen 11. Focus Rondvraag 13. Bestuursbezetting 14. Sluiting 1

2 1. OPENING, MEDEDELINGEN EN AANMELDEN RONDVRAAG Cor opent de vergadering. Hij begint met de mededeling dat de voorzitter Mark-jan vertraging heeft met het vliegtuig en daardoor later zal aansluiten bij de vergadering. Cor vervangt Mark-jan en zal de ALV tot zijn komst voorzitten. Wegens persoonlijke omstandigheden is Antonin afwezig. Daarnaast zijn er 7 andere afmeldingen ontvangen. MEDEDELINGEN 8 januari ontvingen we een afmelding van Ingrid en Leendert van Gelderen. Zij moeten om gezondheidsredenen stoppen met het vrijwilligerswerk. Daar zij jarenlang actief zijn geweest als vrijwilliger (Of zoals Jasmijn het uitdrukte: hier zit 45 jaar vrijwilligerswerk ) neemt AVW tijdens deze ALV afscheid van hen. Namens Atletiekvereniging Wijchen neemt Jasmijn het woord en bedankt hen beiden voor hun grote inzet. Ook zoon Sander van Gelderen neemt het woord. Samen ontvangen ze van AVW een mooie bos bloemen, een collage met in het midden de foto van de drie generaties hardlopers, een (nieuwe) award voor als een langdurig vrijwilliger afscheid neemt (Leendert 15 jaar en Ingrid 30 jaar). AANMELDEN RONDVRAAG Robin Scholten en Frank Adriaansen geven vast aan dat zij tegen het einde van deze ALV graag gebruik zullen maken van de rondvraag. 2. VERSLAG VAN DE 34E JAARVERGADERING D.D. 12 JANUARI 2017 Stemming: Het verslag is ongewijzigd vastgesteld. 3. VERSLAG VAN DE EXTRA JAARVERGADERING (35) D.D. 28 SEPTEMBER 2017 Stemming: het verslag is ongewijzigd vastgesteld. 4. VERSLAG VAN DE EXTRA JAARVERGADERING (36) D.D. 26 OKTOBER 2017 In de bijlage Statuten staat een verwijzing (pag. 41 van de jaarstukken) naar een andere alinea in dezelfde bijlage. Deze verwijzing is in het verslag niet juist overgekomen. In de statuten zelf staat deze verwijzing wel op de juiste manier vermeld. Stemming: het verslag is ongewijzigd vastgesteld. 2

3 5. VERSLAG VAN DE EXTRA JAARVERGADERING (37) D.D. 20 DECEMBER 2017 Stemming: het verslag is ongewijzigd vastgesteld. 6. JAARVERSLAG AV WIJCHEN 1 NOVEMBER DECEMBER 2017 Onderstaande sheets zijn minder goed leesbaar en daarom in een groter formaat opgenomen in dit verslag. 3

4 Douwe neemt het woord en geeft een toelichting op het jaarverslag en de cijfers. Hij begint met de waarschuwing dat het vergelijken van de bedragen met de vorige en komende jaren niet mogelijk is. Zoals afgesproken in de ALV van 26 oktober 2017 zijn deze cijfers namelijk voor 14 maanden. Het grootste deel van de opbrengsten betreffen contributies, ad op een totaal van Zoals blijkt uit beide sheets, eindigt het huidige jaar in een verlies van Volgend jaar zullen de vaakst gehoorde termen dan ook Kostenbewust en Opbrengstgericht zijn. Het blijkt dat de sheets niet goed te lezen zijn. Verzoek uit de zaal (Ed Kerckhoffs): Volgende keer graag meer kleurdifferentiatie en de getallen erbij. Jasmijn geeft een toelichting op de horizontale grafiek die op de derde sheet staat. De middellijn geeft het snijpunt aan van opbrengsten en kosten: op alles wat boven de lijn staat halen we geld op binnen; de rest kost ons geld. Uitschieters zijn, zoals te zien is, contributies (positief), onderhoud (negatief) en trainersvergoedingen (negatief). Sander van Gelderen vraagt zich af wat de stand van zaken is over de Athletic Champs-kar. Ed Kerckhoffs (WOC) is aanwezig en meldt dat de diefstal van de Athletic Champs-kar zo goed als afgehandeld is. De bijdrage voor de nieuwe kar t.w.v is voor AVW en de andere 8 clubs 315. Behalve deze bijdrage komt er een aanvulling vanuit de stedenwedstrijd en een bijdrage van de Atletiekunie. 4

5 AVW is na aanschaf gelijk eigenaar. We gaan ook deze kar weer verhuren en elke verhuur levert ons geld op. Zo bouwen we een potje op voor eventuele vervanging. 7. EXPLOITATIEREKENING 1 NOVEMBER DECEMBER 2017 & BALANS 31 DECEMBER 2017 Douwe: deze sheet betreft pagina 71 en 72 van de jaarstukken gevuld met cijfers sinds 1 nov Hij meldt dat hij nog bezig is zich in te werken als penningmeester. Ook vanuit het Dagelijks Bestuur geven we de complimenten aan Wil Jansen (oud-penningmeester a.i. en oud-voorzitter). Het financiele deel van AllUnited is zeer goed ingericht en ingevuld door Wil Jansen. Later spreekt de kascommissie van een gespreid bedje. Douwe kan niet anders dan dat beamen. Het systeem AllUnited is Het resultaat is euro negatief. In de cijfers zit op voordracht van de vorige penningmeester en dagelijks bestuur: een post voorziening dubieuze debiteuren, groot De afschrijvingsperiode van de polsstokhoog is veranderd van 20 jaar naar 10 jaar. Ook de terugloop van het aantal leden (t.o.v. de begroting) heeft zijn effect in de cijfers. (Aantal leden zit nu onder de 500: op stond de teller op 493 betalende leden.) Henk-Jan Zwikker vraagt aandacht voor het ontbreken van de bespreking van verslagen uit het jaarverslag Annemarie haakt hierop in. Ze geeft aan dat de bespreking van het jaarverslag inderdaad had moeten beginnen met het vragen van aandacht voor de commissies. In de jaarstukken staan van de meeste commissies een beschrijving van de werkzaamheden van het afgelopen jaar. Ook dit jaar weer zéér de moeite van het lezen waard. Op verzoek van Ger Top bedankt Annemarie de vrijwilligers van het klussenteam voor het maken van de boekenkast in de trainerskamer. In deze boekenkast staat een trainingsbibliotheek, in beginsel beschikbaar voor de trainers, jeugdtrainers en uiteindelijk voor alle leden van Atletiekvereniging Wijchen. Men kan de boeken en sportvakbladen lenen en terugbrengen zonder registratie en met eigen verantwoordelijkheid. De boeken zijn veelal beschikbaar gesteld door Ger Top zelf en gegeven aan Atletiekvereniging Wijchen. Mochten boeken zoekraken dan is de stelling: jammer dan. Als iedereen met zorg omgaat met de boeken in de kast, kan het een bieb zijn zonder inzet van een vrijwilliger. De bieb wordt aangevuld met vakbladen en toekomstige boeken. Verzoek aan iedereen om zorgvuldig met de informatie om te gaan. Tim Klinkhamer: Het bedrag aan Dienstverlening aan SSW roept vragen op. Douwe: Dit is het gevolg van de verlenging van het boekjaar: een factuur van 3 maanden is geboekt op 2 maanden. Wil Jansen (oud-penningmeester a.i. en oud-voorzitter): Tijdens de wisseling van het vorige penningmeesterschap is niet doorgegeven dat AVW een bedrag in rekening mag brengen. Als je 87 en 88 optelt kom je ongeveer aan het bedrag. Mark-jan is gearriveerd en maakt zijn excuses voor zijn late komst. 5

6 Ook Robin Scholten vindt de posten aan de lastenkant hoog: voor 3 maanden in 2 maanden geboekt. Douwe: Het klopt dat er posten die normaal over drie maanden worden uitgesmeerd nu in 2 maanden zijn geboekt. Maar nu we als club gelijk 1 keer dit hobbeltje nemen is er vanaf nu geen probleem meer met overlopende kosten. Er worden verschillende vragen gesteld over een mogelijk potje voor het mogelijk maken van een grotere aanschaf. Frank Adriaansen: Ik zie wel allerlei afschrijvingen in de cijfers, maar moeten er niet ook reserveringen komen voor grote materialen op de accommodatie? Douwe: we zijn in overleg over MOP. Cor: er is een reservering van euro per jaar om hiervoor te sparen. Wil Jansen vult aan: Het clubgebouw moeten wij zelf betalen en daar reserveren wij voor. De accommodatie is van de gemeente. Als je naar de hamerslingerkooi kijkt: AVW krijgt van de gemeente ieder kwartaal een bedrag terug. Na de gestelde termijn is de kooi terugbetaald. Het bestuur is bezig deze regeling ook voor de polsstokhooginstallatie te regelen. Dat overleg is nog gaande. Mieke Klinkhamer: Het geld dat we van de gemeente krijgen voor de hamerslingerkooi; gaat dat op de grote hoop of reserveren we dat? Douwe: dat gaat op de grote hoop. Mieke Klinkhamer: sparen wij zelf voor aanschaf? Douwe: nee, dat doen we niet. Dit is ook niet uit de begroting te rechtvaardigen want dat bedrag hebben we niet. Ed Kerckhoffs: bouwen wij een potje op voor de voorfinanciering? Cor: De reservering is er. Staat onder de naam clubgebouw. Maar de naam van de post maakt niet uit: t.z.t. beslist de ALV waar het voor is. Mike Meijer: En als we straks als de club iets moeten aanschaffen? Bijv. een hoogspringmat. Douwe: Als deze aanschaf in de begroting zit en die wordt goedgekeurd, dan is er een akkoord van de ALV. Tim Klinkhamer: Dus de kogelslingerkooi is niet ons eigendom. Wil Jansen: met elk ontvangen bedrag wordt de waarde wat minder. Robin vindt de constructie die is gekozen door de gemeente onlogisch. (RSA) Waarom moeten verenigingen voorfinancieren en krijgen ze het pas later terug? Dat vindt hij niet logisch. Volgens hem heeft de gemeente veel meer geld dan een vereniging. Cor legt uit dat ook de gemeente niet over de middelen beschikt zodat zij elke keer grote bedragen zoals een nieuw voetbalveld en een polsstokinstallatie of een hockeyveld in een keer kan financieren, vandaar dat gekozen is voor deze constructie waar de gemeente jaarlijks een kleiner bedrag aan de verenigingen terugbetaald. Op die manier is het mogelijk goede sportaccomodaties in heel Wijchen te houden. Bram Vercammen benadrukt nogmaals dat het niet kunnen vergelijken van de cijfers met vorig jaar vervelend is. Douwe: klopt maar het voordeel voor de komende jaren is enorm groot. Tanja Vondeling vraagt zich af of we ook vooruit gaan kijken. Douwe: Ja, na de pauze kijken we naar de volgende jaren. 6

7 8. VERSLAG EN DECHARGE KASCOMMISSIE Emiel Botteram krijgt het woord als lid van de kascommissie. Hij heeft samen met Geert Caniels bij Wil Jansen de kascontrole gedaan. Emiel Botteram: Geert heeft het goed verwoord in de verklaring. Het systeem van Wil Jansen zag er prima uit. Goed te lezen. Het is een gespreid bedje voor de nieuwe penningmeester. Douwe doet een kleine aanvulling: Door de ALV van 26 oktober 2017 is het boekjaar verlengd. De tweede brief is een verklaring omdat we decharge vragen over het huidige (verlengde) boekjaar. Bram: De periode van de eerste brief van de kascommissie is niet te verifiëren. Deze rapportage staat niet vermeld in de jaarstukken. Maar het vertrouwen in de kascommissie is goed. Cor vraagt decharge voor het (verlengde) boekjaar. ALV: Er zijn geen tegenstemmers. Er zijn 3 onthoudingen. De rest is voor. De decharge is verleend. Het huidige (verlengde) boekjaar is afgerond. In de bijlage staan twee verklaringen: 1. Verklaring kascommissie eerdere termijn boekjaar en 2 een aanvulling met een verklaring voor het verlengde boekjaar. & VERKIEZING KASCOMMISSIE Emiel Botteram is het zittende lid. Hij is bereid nog een jaar lid te blijven van de kascommissie. Dit betekent, volgens de statuten, dat we nog twee leden nodig hebben: 1 lid en 1 reservelid. Middels stemming is vastgesteld: het vaste lid is Sander van Gelder en het reservelid is Bram Vercammen. 9. PAUZE 7

8 10. VASTSTELLING BEGROTING 2018 INCL. VOORSTEL CONTRIBUTIE Het grootste deel van de inkomsten wordt gevormd door de contributie. Helaas gaat een groot deel/bedrag van de contributie er meteen weer uit. Een andere grote uitgave zijn de 100 vrijwilligers. De helft hiervan zijn trainers die ook als vrijwilligers te boek staan, maar waarvan het grootste deel geen extra vrijwilligerswerk doet. Op pagina 77 van de jaarstukken staat de begroting. Liquiditeitsbegroting is van De begroting is gebaseerd op een verhoging van de contributie met 2,50 per kwartaal per lid. Dat wil zeggen dat er in 2018 nog voor 7,50 extra geïnd wordt. Het is een meerjarenbegroting. Voor 2019 staat een negatief resultaat van De kans is groot dat het resultaat nog negatiever zal zijn. Een van de kosten is verplaatst: All- United drukt niet meer enkel op het budget van de mediacommissie maar wordt voortaan op een hoger niveau geboekt: dit komt ten laste van de hele vereniging. Ed Kerckhoffs: Voor wat betreft de contributieverhoging: jullie laten het eerste kwartaal vallen. Waarom zullen we dit niet met terugwerkende kracht innen? Wil Jansen: Gezien de nieuwe contributie-inning moeten we niet meer van een jaarverhoging spreken maar van een verhoging per kwartaal. Nadat de contributieverhoging is besproken (per kwartaal of per jaar, in hoeverre zorgt deze verhoiging ook daadwerkelijk voor wat ruimte) wordt vanuit de ALV het voorstel gedaan geen verhoging van 2,50 per kwartaal door te voeren, maar 3,50 per kwartaal. Robin Scholten: Waaruit bestaan de lasten? Douwe: De bedragen zijn een totaaltelling van de commissies bijv. de kassa-aanschaf. Het is een taakstellende begroting. Kijk allemaal goed naar waar je je geld aan uitgeeft. Wees kostenbewust. Komend jaar moeten we gebruiken om de kosten in beeld te krijgen. 8

9 Robin: Moet het budget van de Technische Commissie omhoog? Of van de Accommodatiecommissie? Douwe: Wat vooral omhoog moet, is het aantal leden. We moeten streven naar 550 leden. Met deze meerjarenbegroting geven we een signaal af. Het is een trend die naar beneden gaat. Erik-Jan: Tip om in de begroting ook highlights te vermelden. Waar moeten we op letten? Willan Tychon: Op elke post wordt de opbrengst van de ET geboekt? De post 5511 is een saldo bedrag van zowel opbrengst als kosten van de ET. Mark-jan: we stemmen over de begroting maar dan met een contributieverhoging van 3,50 per kwartaal. STEMMING contributieverhoging: 1 onthouding rest voor. STEMMING begroting met een contributieverhoging van 3,50: de begroting is goedgekeurd. 11. FOCUS 2018 Lief-en-leed/Mieke Klinkhamer gaat, net als vorige jaren, door. WOC/Ed Kerckhoffs: De wedstrijddata zijn zo goed als bekend. Komt zeer waarschijnlijk eind deze week op de website. Eind augustus wordt er voor serieuze masters en BAS-atleten een officieel tienkamp (mannen) en zevenkamp (vrouwen) georganiseerd. Ook komt er een jury-60-cursus want er moet aanvulling komen op het jurycorps. Geen jurylid Athletic Champs dus, maar juryleden die we ook als pupillen doorstromen nog kunnen inzetten Barcommissie/Cor Derks (voorzitter a.i.): we zoeken nog steeds een voorzitter barcommissie. Problemen met het assortiment kunnen worden opgelost door kortingsacties, maar ze proberen het assortiment beter aan te laten sluiten bij de vraag. Accommodatiecommissie / Ben Gijsbers: Het vervangen van de bielzen bij kogel is voor de veiligheid. Milieuvriendelijk is goed voor milieu en voor portemonnee Alle verlichting vervangen naar ledverlichting zou een besparing opleveren. Hierin moet een keuze gemaakt worden. Waar kan nog meer bespaard worden? Zonnepanelen. Subsidie e/o speciale lening, dan kunnen we daarop besparen. Maar vanaf 2020 veranderen de regels. De accommodatiecommissie is bezig met inventariseren en maken t.z.t. een voorstel. Mocht dit van toepassing zijn dan zal dit in een ALV worden behandeld. Joris Keckhoff: wil graag extra aandacht voor het gebruik van de de verwarming. Sander van Gelderen: misschien thermostaatknoppen plaatsen? Ben: Ook dat heeft de aandacht van de accommodatiecommissie 9

10 Technische commissie / Jannes de Vrijer (voorzitter TC): eind 2018 willen we een goed plan Trainersvergoedingen hebben liggen: meer inzicht en transparanter, mogelijk ook reduceren. Ook willen we de samenwerking bevorderen tussen de verschillende groepen: atletiek, lopers en nordicwalkers. Sponsorcommissie / Frank Cornelissen: Mooi resultaat afgelopen jaar. Constante inkomsten. Willen nog meer samenwerken met sponsoren. Het plan bestaat om in april een voorlichtingsavond te houden. Deze wordt zeer waarschijnlijk gehouden in Restaturant Magnolia s (restaturant golfbaan). Er is een toezegging van een nieuw bedrijf om sponsor te worden. Ook uitbreiding van de commissie is zeer welkom: ze zijn op zoek naar iemand met een mooi netwerk. Iemand? Algemeen bestuur / Mark-jan: komend jaar gebruiken om de begroting toekomstbestendig te maken. Voor de zomer zullen we een commissievergadering beleggen om de plannen te presenteren. We denken dat dit verdere verdiepingsslag oplevert. Wij zoeken vrijwilligers! Weet je iemand? Als je iets hoort of denkt, geef het door. Onze club draait op vrijwilligers!! 12. RONDVRAAG Tanja Vondeling mist een corporate identity. Ze wil daar zelf wel een bijdrage aan leveren. Robin Scholten: Het ledenaantal is gedaald. Waar zit die daling in? Mark-jan: Onder andere bij de lopers door gebrek aan looptrainers. Er start bijvoorbeeld geen beginnersloopgroep en 7-heuvelengroep. Robin Scholten: Zijn er plannen om leden te werven? Mark-jan: Elke aanwas op elk gebied is welkom. We doen weer mee met Sjors sportief. En als er trainers gevonden worden organiseren we ook weer een beginnersloopgroep en de 7-heuvelengroep. Sylvia Fransen (ledenadministratie): Het is ook belangrijk om te kijken naar waarom iemand opzegt. Daar kan wel van geleerd worden. Trainers zouden dit moeten navragen bij vertrekkende leden. Volgens Eveline Gradussen deed Gerda dat toendertijd wel. Misschien eens bij Gerda navragen? Jannes de Vrijer (technische commissie) neemt dit mee naar de TC. Binnen het DBoverleg wordt voortaan per kwartaal een rapportage van het ledenaantal besproken. Deze rapportage kan ook naar de TC. 10

11 Mark-jan: Ook is het opzeggen van het liddmaatschap wat makkelijker geworden. Jasmijn denkt dat de reminder incasso die wordt verstuurd door de penningmeester, mensen misschien wakker schudt. Frank Cornelissen (Sponsorcommissie) doet aan iedereen de oproep om 1 naam van een potentiële sponsor door te geven aan de sponsorcommissie. Dan gaan zij daarmee aan de slag. Mieke Klinkhamer: Er staan meerdere gezinsleden van mij nog als vrijwilliger vermeld in AllUnited. Kost dit geld? Cor: Er is een opschoningsactie van de administratie van vrijwilligers in volle gang. Dit wordt gedaan door Antonin en Paul Dam. Sander van Gelderen roept iedereen op: laten we dat het hele jaar door doen. 13. BESTUURSBEZETTING Geen wijzigingen / geen acties noodzakelijk. 14. SLUITING Mark-jan bedankt namens het dagelijks bestuur iedereen voor zijn/haar aanwezigheid bij deze ALV. Hierna sluit hij de vergadering. 11

12 15. BIJLAGEN ALV-VERSLAG a. Verslag kascommissie 12

13 13

14 b. Aanvulling 14