ATLETIEKVERENIGING WIJCHEN JAARSTUKKEN

Transcriptie

1 ATLETIEKVERENIGING WIJCHEN JAARSTUKKEN Secretariaat: Postbus 332, 6600 AH Wijchen Kamer van Koophandel nummer: Telefoon: ABN-AMRO: NL 91 ABNA

2 Van de voorzitter Beste leden van de sportvereniging Atletiekvereniging Wijchen, Voor jullie liggen de jaarstukken. Dit boekwerk is het fundament van de Algemene LedenVergadering (ALV) die voor 16 december 2015 op het programma staat. Alle leden zijn uitgenodigd om hier aan deel te nemen. Tijdens deze vergadering legt het dagelijks bestuur verantwoording af over datgene wat er de afgelopen periode heeft plaatsgevonden en geeft een toelichting op de financiële positie van de vereniging. Hier wordt jullie gevraagd naar jullie mening over het gevoerde beleid. Het algemeen bestuur - dagelijks bestuur én commissies - leggen hun plannen voor de komende periode voor. De ALV is een jaarlijks terugkerend evenement waarmee onze club wordt gestuurd. Ik nodig jullie hierbij nogmaals uit om te komen. Iedereen is van harte welkom en om iedereen ook in de gelegenheid te stellen zullen er op deze woensdagavond geen trainingen worden gegeven. Mocht je zelf niet aanwezig kunnen zijn, maar toch iets ter sprake of onder de aandacht willen brengen, neem dan contact op met onze secretaris. Dit jaar is de eerste keer dat ik de officiële jaarvergadering voorzit. Sinds mijn aantreden heb ik veel ervaringen opgedaan. Natuurlijk had ik al een idee van de goede sfeer en dergelijke bij AVW, anders word je geen voorzitter. Maar toch ben ik aangenaam verrast door de inzet en vastberadenheid van de vele vrijwilligers. Ik maak het elke keer mee in het overleg van het dagelijks bestuur maar vooral tijdens de vergaderingen van de diverse commissies waar ik regelmatig mag aanschuiven. Onze club heeft een breed aanbod van sport- en ontspanmogelijkheden. Natuurlijk hebben we het hardlopen, Nordic Walking en atletiek. We hebben een geweldige groep atleten die iedere keer weer zijn beste beentje voorzet. Maar behalve deelname aan de eigen trainingen en wedstrijden, zijn er ook allerlei andere activiteiten binnen onze vereniging waar je naar toe zou kunnen. Als voorzitter heb ik het geluk dat ik geregeld gevraagd wordt te komen, hetzij om de vereniging in algemene zin te vertegenwoordigen maar ook om prijzen uit te reiken. Hierdoor ben ik regelmatig aanwezig op evenementen waar ik voordat ik voorzitter werd niet kwam. Ik kan iedereen aanraden om eens langs te gaan. Door de week s avonds en op zaterdagochtend zijn er atletiektrainingen voor allerlei leeftijden. Ik zou zeggen: ga eens een keer kijken. Als we straks een polsstokhooginstallatie 1 hebben: ga dan eens kijken naar een training. Met z n allen hebben we het mogelijk gemaakt dat dit aangeschaft kan worden : ga het eens bekijken. Het gonst iedere dag van de energie, zowel op de baan als binnen ons clubgebouw. En dat allemaal op vrijwillige basis, geen arbeidscontract, maar gewoon handen uit mouwen en doen. Het lijkt bijna vanzelfsprekend, maar dat is het zeker niet, vooral niet in de huidige maatschappij. Vandaar een compliment van mij aan iedereen, jong en oud, die op welke manier dan ook een bijdrage levert aan onze club. Samen zijn wij AVW en maken we AVW tot wat het is! Vriendelijke groet van een trotse voorzitter, Wil Jansen 1 Tussenstand van de crowdfundingactie op 1 december: Er zijn echter meer initiatieven ontplooid! 2 van 58

3 Agenda voor de 32e Algemene LedenVergadering Datum : 16 december 2015 Plaats Aanvang : kantine clubhuis : uur 1. Opening, mededelingen en aanmelden rondvraag 2. Focus AVW, missie en visie 3. Verslag van de jaarvergadering d.d. 11 december Verslag van de extra jaarvergadering d.d. 22 april 2015 Status melding polsstokhooginstallatie door Twan Evers 5. Jaarverslag AV Wijchen Exploitatierekening & balans per 31 oktober Verslag / decharge kascommissie & verkiezing kascommissie Pauze 8. Vaststelling begroting 2015/ Speerpunten 2015/2016 per commissie 10. Huishoudelijk reglement 11. Rondvraag 12. Sluiting 3 van 58

4 Verslag van de 30e Algemene Ledenvergadering van AV Wijchen Verslag van de Algemene LedenVergadering van AtletiekVereniging Wijchen, gehouden op 11 december 2014, in het clubhuis, De Wijchert 4, te Wijchen. Aanvang: Aanwezig bestuur: uur Jo van den Tillaart (voorzitter) Eveline Gradussen (vicevoorzitter) Karl Rambach (penningmeester) Annemarie Dam-Arts (secretaris) Notulist: Aanwezige leden: +/- 45 Leonie Moolenaar 1. Opening, mededelingen en aanmeldingen rondvraag Voorzitter Jo van den Tillaart opent de vergadering en heet de meer dan 40 leden welkom bij de 30 e Algemene Leden Vergadering van Atletiek Vereniging Wijchen. Vóór de ALV hebben zich twee personen afgemeld. Daarnaast hebben twee personen via de mail vragen ingediend voor de rondvraag. 2. Verslag van de vorige jaarvergadering d.d. 11 december 2013 Het verslag 2012 wordt paginawijs doorgelopen ter goedkeuring van de leden. Pagina 6 Punt 6 moet punt 5 zijn, de overige punten hierna goed doornummeren. Pagina 16 Vraag/opmerking: betreffende de BAS groep - Voldoende technische trainers Jeroen merkt op dat hij het niet eens is met de uitspraak dat er nu voldoende technische trainers zijn. Zijns inziens is dit niet het geval. Wel voor de meeste specialismen, maar het blijkt discutabel. Het bestuur geeft aan dit onderwerp voor te leggen aan de huidige trainers om duidelijk te krijgen wat hun inzicht is hierin. Pagina 23 Vraag/opmerking: betreffende mediabeheer Jannes merkt op dat dat Mediabeheer is opgenomen in de CommunicatieCommissie. Dit is niet het geval. Mediabeheer is een op zichzelf staande commissie. 4 van 58

5 In de tekst bij Welzijn Reanimatie staat Jo van Berkel genoemd: dit moet Joop van Berkel zijn. Het verslag van de algemene ledenvergadering van 11 december 2013 wordt - indien bovenstaande wijzigingen worden doorgevoerd - goedgekeurd. 3. Exploitatierekening & balans per 31 oktober 2013 De kascommissie heeft voorafgaand aan de ALV een fout in de balans geconstateerd. Hierom is een aangepaste balans opnieuw geprint en voor alle leden beschikbaar gesteld. Karl geeft aan dat hij bij de exploitatierekening is uitgegaan van de opzet en de begroting van de vorige penningmeester. In het oog springende punten worden door Karl toegelicht: De baten vallen dit jaar hoger uit dan vorig jaar begroot. Redenen hiervoor zijn: De vereniging heeft meer leden gekregen, wat resulteert in meer aan contributiegelden. Door de RSA-constructie met de gemeente zijn er inkomsten uit de hamerkooi verkregen. Er zijn een paar posten lager uitgekomen dan begroot: De opbrengsten door de verhuur van de baan zijn lager uitgekomen. Reden daarvoor is dat minder scholen gebruik hebben gemaakt van de baan, in verband met de Sport Olympiade in Wijchen dit jaar. De genoemd in de post Overige opbrengsten - zijn onder andere opbrengsten door hulp tijdens de Wijchense Paardenmarkt. Karl licht ook een aantal posten m.b.t. de lasten toe: Door de toename van het aantal leden, zijn er meer inkomsten gegenereerd, echter moeten er daardoor meer contributie worden afgedragen aan de Atletiekunie. De uitgaven van de post Kleine materialen sport zijn minder groot dan begroot. De kosten van het materialen ten behoeve van Athletic Champs staan bij overige lasten Technische Commissie, deze zijn lager uitgevallen door het belastingvoordeel dat behaald is bij de aanschaf van materiaal voor de Athletic Champs en de subsidie die de club heeft ontvangen van de Atletiekunie en provincie Gelderland voor de organisatie van de Athletic Champs. Vraag/opmerking: Sander van Gelderen geeft aan dat er een aantal kleine horden kapot zijn. Het bestuur overlegt met Ted wat hiermee moet gebeuren. De bijdrage aan de RSA is op dit moment 2,50 per lid. Deze kosten lopen de komende jaren langzaam op: 5 in 2015, 7,50 in Voor het onderhoud van de gehele accommodatie is begroot. Uiteindelijk zijn de totale kosten uitgekomen op een kleine Hiervoor is uitgevoerd: fikse verbetering van de baan waaronder de aanpassingen aan de belijning en aan verschillende toestellen. Voornaamste reden voor dit onderhoud is het verkrijgen van de goedkeuring van de baan. De kosten zijn alleen gemaakt voor het buiten terrein. 5 van 58

6 De post Overige kosten is ook hoger uitgevallen. Reden hiervoor is dat Karl bepaalde kosten anders heeft toegewezen dan Bas. Bijvoorbeeld secretariaatskosten, hesjes vrijwilligers, AllUnited, bestuurskosten, etc. De afschrijvingen zijn gedaald. Onder andere doordat de hamerkooi via RSA aan de gemeente is verkocht en de club de kooi nu terug huurt. Deze staat daarom niet meer op de balans. De opbrengsten staan bij de baten, onder de post Verhuur/huurkoop aan SSW. Vraag/opmerking: Tim Klinkhamer vraagt wat het voordeel voor AVW is m.b.t. het terug huren van de hamerkooi van de gemeente. Karl geeft aan dat dit volgt uit de RSA overeenkomst. Vraag/opmerking: Ed Kerkhoffs stelt de vraag of in de huurkosten die AVW betaalt, ook automatisch vervangingskosten van de kooionderdelen zijn berekend. Karl geeft aan dat hij dit niet weet en vraagt dit na bij de gemeente. Het resultaat van dit boekjaar is dat er meer ontvangen is dan uitgegeven. Vraag/opmerking: Sander van Gelderen vraagt of dit een vertekend beeld is door de verkoop van de hamerkooi. Karl geeft aan dat dit niet het geval is. De kosten van kooi bedragen Als dat wel het geval was, had de club een negatief saldo gehad van Vraag/opmerking: Ed Kerkhoffs vraagt of de club contributie betaalt aan de Stichting Groene Grasvelden. Karl geeft aan dat dat niet het geval is. Er wordt wel contributie betaald aan de RSA. Hij licht toe dat de gemeente en verschillende Wijchense sportverenigingen gezamenlijk de RSA-pot beheren, door daar ook gezamenlijk geld in te storten. De Groene Grasvelden worden niet gesponsord uit de RSA-pot. Het bestuur zoekt wel uit hoe het verhaal RSA versus Groene Grasvelden precies in elkaar steekt. Karl geeft aan dat de post Nog te ontvangen bestaat uit rekeningen die nog geïnd moeten worden zoals bijdragen van de gemeente, incasso van het CD-junioren kamp, etc. Vraag/opmerking: Waarom de discuskooi twee keer op de balans staat. Karl geeft aan dat het om een oude (afgeschreven ) en een nieuwe kooi gaat. 4. Verslag en decharge kascommissie & verkiezing kascommissie Wil Jansen en Bram Vercammen lichten hun bevindingen toe aan de hand van een opgesteld rapport: Inhoudelijk zijn alle posten, zoals op de exploitatierekening te vinden zijn, aan de orde geweest, zijn alle afwijkingen (zowel positief als negatief) besproken en afdoende onderbouwd. De controle van de saldi op de diverse rekeningen zijn correct onder het kopje Liquide middelen op de balans opgenomen. Controle op de cashgelden heeft niet plaats kunnen vinden. Gezien de datum van controle en het moment van tellen (5 weken later) is de kaspositie volledig anders. Gezien de grootte van het bedrag in relatie tot de andere posten, is dit voor de kascommissie geen bezwaar. Verder heeft controle van de nog te ontvangen en nog te betalen geen afwijkingen te zien gegeven. 6 van 58

7 Eén van de veranderingen die doorgevoerd moet worden, is transparantie in de kosten en baten van de kantine omzet en inkomsten / uitgaven commissies. Het splitsen van het resultaat in inkomsten en uitgaven geeft een beter overzicht. Karl heeft aangegeven dit onderscheid komend boekjaar in te voeren. Het met terugwerkende kracht invoeren was gezien de tijd niet meer mogelijk. Ook ziet de kascommissie nog steeds graag een beter inzicht in de kasstroom van de kantine. Jo bedankt en complimenteert de kascommissie voor hun nauwkeurigheid. Het bestuur vindt de aanbeveling van de cashgelden terecht en gaat hier achteraan. Verkiezing kascommissie Na dit jaar moet Wil aftreden binnen zijn commissie. Bert van Duifhuizen is - bij meerderheid van stemmen - zijn opvolger binnen de kascommissie. Daarmee zijn de jaarstukken goedgekeurd. Verslag kascommissie Volgt. 5. Successen 2014 en Speerpunten 2015 per commissie Alle commissies van AVWijchen presenteren hun successen en speerpunten aan de hand van PowerPointpresentaties. Deze presentaties zijn toegevoegd aan deze notulen. AccommodatieCommissie Nico verzoekt alle leden, dat wanneer er iets kapot gaat op de club, dit opschreven moet worden op een lijst die in de gang hangt. Wanneer een defect wordt gemeld kan het direct opgepakt worden. Het speerpunt voor Nico in 2015 is het aanpassen van het plafond in de verzorgingskamer. Daarnaast wil hij een plan opstellen voor meer opslag- en vergader- c.q. cursusruimte (dit valt niet binnen het MOP). Eveline voegt hier aan toe dat het MOP uitgebreid moet worden. Het moet worden voorzien van binnen- en buitenplannen. Jo bedankt Henk Boekhorst voor alle 15 jaren waarin hij een bijdrage aan kwaliteit van de accommodatie, binnen en buiten, heeft geleverd. Namens het bestuur wordt de waardering uitgesproken voor al het werk dat hij verricht heeft en ontvangt hij als dank een dinerbon. Dagelijks bestuur Het bestuur geeft aan dat communicatie het belangrijkste speerpunt is en blijft. Alleen wanneer er open en eerlijk gecommuniceerd wordt, kan er goed worden samengewerkt. Eén van de directe actiepunten van het Bestuur is dat zij na de ALV speerpunten plan presenteren waarin de communicatie binnen de vereniging geoptimaliseerd kan worden. 7 van 58

8 Op basis van de visie en missie van de vereniging, presenteert het bestuur in 2015 een beleidsplan voor Het bestuur wil actief meezoeken naar trainers en coördinatoren. Vraag/opmerking: Jannes de Vrijer vraagt het bestuur of zij sommige zaken sneller kan beslissen en sneller naar buiten kan brengen. Als voorbeeld noemt hij de datum van de ALV, het jubileumfeest en de klussendag. Hoe eerder je communiceert, hoe groter de groep is die je bereikt. Het bestuur beaamt dit en probeert in de toekomst datums eerder te communiceren. Vraag/opmerking: Sander van Gelderen geeft aan dat leden het snelste worden bereikt via de nieuwsbrief. Jo beaamt dit. Echter, doordat Jannes is gestopt met de nieuwsbrief moet er gezocht worden naar een opvolger. Dit jaar wil het bestuur een beslissing nemen in de aanschaf van de polsstokinstallatie. Vraag/opmerking: Rick vraagt of deze installatie niet al jaren is gereserveerd op de begroting. Hij vermoedt van wel. Karl ontkent dit. Er is wel een financiële reserve opgebouwd, mogelijk dat een deel van deze reserve kan worden aangesproken voor de polsstokhoog installatie. Indien het bestuur kiest voor de aanschaf, zal er een ALV worden uitgeschreven voor de uiteindelijke ledenstemming. Vraag/opmerking: Sander van Gelderen vraagt zich af of het mogelijk is om voorafgaand aan de voorzet van het bestuur m.b.t. de aanschaf van de polsstokinstallatie, overleg kan plaatsvinden met verschillende leden. Dit is geen probleem, echter is het op dit moment nog niet mogelijk een datum te plannen voor een ALV over dit onderwerp. Eerst moeten er voldoende gegevens worden verkregen en zal een financiële groep een gedegen aanschafplan moeten schrijven. Ed Kerckhoffs voegt toe dat de aanschaf van de polsstokhoog installatie niet bijdraagt aan de goedkeuring van de accommodatie. Vraag/opmerking: Tim vraagt zich af of het klopt dat het vrijwilligersfeest niet is opgenomen in de begroting. Karl beaamt dit en kijkt hoe hij dit oplost. Vraag/opmerking: Bram geeft aan dat in de notulen van vorig jaar door Bas is vrijgemaakt. Het gaat om de post Vrijwilligers. Mogelijk dat deze ingezet wordt voor het feest. Sponsorcommissie Frank bezet op dit moment als enige deze commissie. Hij bedankt Diane voor haar inzet tijdens de afgelopen anderhalf jaar. Van januari tot april heeft Frank veel bestaande sponsoren benaderd voor een businessclub. Er wordt enthousiast op gereageerd, echter blijkt er in de praktijk te weinig animo voor te zijn. Voornamelijk door de concurrentie van de Wijchense voetbalvelden. Door persoonlijke omstandigheden heeft Frank afgelopen jaar te weinig tijd gehad voor Bedrijvensport. Daar gaat hij komend jaar weer werk van maken. Vanaf augustus 2014 zijn er verschillende sponsorcontracten vernieuwd en verlengt, de meesten met drie jaar. Uiteindelijk heeft hij iets meer aan sponsorgelden binnengehaald dan vorig jaar. 8 van 58

9 Frank wil zijn team graag uitbreiding. Op dit moment is er mogelijk één nieuw lid, daarnaast ook één persoon voor de praktische ondersteuning. Daarnaast zoekt Frank leden die willen brainstormen voor creatieve ideeën en mensen met netwerken in de omgeving die toegevoegde waarde kunnen leveren aan zijn commissie. Dit jaar had er aan sponsorgelden gefactureerd kunnen worden. Dit is niet gelukt, maar staat op het tegoed voor volgend jaar. Dit is de reden dat de kosten/baten niet overeenkomen met de balans. BarCommissie Harry geeft aan dat hij en Carolien stoppen. Mogelijk is er één kandidaat beschikbaar om hun stokje over te nemen. Het blijft een probleem om personeel te vinden voor het draaien van bardiensten en is daarmee het grootste speerpunt voor Harry bedankt de leden voor de samenwerking van de afgelopen jaren. Vraag/opmerking: Gerda vraagt wat er gebeurt met de inschrijfformulieren waarop nieuwe leden aangeven vrijwilliger te willen zijn. Worden deze mensen benaderd? Harry geeft aan dat er verschillende leden hebben meegedraaid met de BarCommissie, maar uiteindelijk afhaken wegens tijdgebrek. Bea voegt toe dat dit probleem al jaren speelt en geeft aan dat andere sportclubs in Wijchen het heel anders aanpakken. Zij vraagt zich af of het bestuur eens serieus wil nadenken over een ander systeem. Eveline geeft aan dat het bestuur op dit punt nooit actie heeft ondernomen. Duidelijk is dat er nu iets moet gebeuren. Jo bedankt Harry en Carolien voor hun inzet voor de afgelopen jaren. Evenementen commissie Deze commissie heeft hun successen niet vooraf ingestuurd. Mike geeft aan dat het er te veel zijn om op te noemen. Het grootste verbeterpunt is de vergaderstructuur in hun commissie. Daarnaast: - De commissie wil meer mensen laten meedenken én activeren in hun team om zo de creativiteit van events te laten toenemen. Er zit schot in de zaak, echter nog niet genoeg. Daar wordt aan gewerkt door de commissie. Vraag/opmerking: Rick vraagt of er budget is voor de Evenementen commissie of dat alle activiteiten door de leden zelf worden bekostigd. Mike geeft aan dat er budget is, maar niet voldoende om activiteiten voor alle groepen te organiseren. Enige uitzondering is het uitje van de pupillen naar de Blije Dries. Alle overige activiteiten worden betaald door de leden zelf (zoals trainingsweekenden). Tim voegt toe dat alle kampen binnen AVWijchen kostendekkend zijn. Vraag/opmerking: Bea spreekt haar respect uit voor alle grote feesten en evenementen die georganiseerd worden. Zij vraagt zich wel af of de leden ieder jaar zitten te wachten op een zeskamp; moet dat ieder jaar weer herhaald worden? Ze geeft aan dat dit gewoon een mededeling is en de commissie er mee moet doen wat zij wil. Technische Commissie Hans geeft aan dat de meeste speerpunten, successen zijn geworden: gerealiseerd. De JAT cursus is niet van de grond gekomen, mogelijk wel in Gerda geeft aan dat zij helaas niet op de hoogte was van de looptrainers opleiding, waardoor niveau 1 hier niets aan heeft gehad. Hans geeft aan dat Jo dit zelf georganiseerd heeft en hij geen idee heeft hoe hij de kandidaten heeft geselecteerd. 9 van 58

10 De Atletiekdag op Papendal was een groot succes. Op 21 maart 2015 wordt de dag weer georganiseerd. Jannes voegt toe dat iedereen die geïnteresseerd is, zich hiervoor kan opgeven op basis van zijn/haar licentie. De dag bestaat uit drie verschillende workshops. Als je als aanwezige noteert hoe je de dag ervaart (half A4) en dit inlevert bij Jannes, wordt het gebundeld en ontvang je je inschrijfgeld terug. Jannes geeft aan dat hij de verslagen op de website gaat zetten en waar dat vervolgens te vinden is. Eén van de speerpunten is dat er meer trainers moeten komen. Trainers werven is een onderdeel waar de commissie altijd mee bezig is. Het is echter een lastige klus. Vraag/opmerking: Hanneke geeft aan het heel nuttig kan zijn trainers buiten Wijchen te vinden. Mogelijk dat ze bij andere clubs een standaard plan van aanpak hebben liggen waar AVWijchen iets mee kan. Hans beaamt dit en geeft aan ook meer ouders in te willen zetten. Iets wat zich op dit moment sterk ontwikkelt bij de CD junioren. Riek geeft aan zij de lopersgroepen wil vertegenwoordigen in de TC. Dit wordt positief ontvangen. WOC Ed Kerckhoffs vertelt dat het WOC het afgelopen jaar veel wedstrijden op de planning heeft gehad, met opvallend veel deelnemers. De jury is uitgebreid met Jan Abelen die dit jaar geslaagd is voor wedstrijdleider. Helaas is het niet gelukt een starter te vinden. Dit wordt daardoor één van de doelen voor Indien er geïnteresseerden zijn, kunnen zij zich aanmelden bij Ted, Matthieu of Ed. Het WOC is altijd op zoek naar Juryleden. AVWijchen is bevoegd zelf cursussen te geven aan potentiële wedstrijdofficials. Voor het plannen van wedstrijden is het WOC niet afhankelijk van een goedgekeurde baan. De insteek is om in 2015 dezelfde wedstrijden aan te bieden als in Eveline voegt toe dat de meeste punten waarop de baan is afgekeurd, inmiddels zijn aangepast. Met name voor de Pupillen is de baan prima inzetbaar voor wedstrijden. In 2015 gaan de Pupillen het hele jaar Athletic Champs draaien in Wijchen. Ed Kerckhoffs voegt toe dat er in samenwerking met Het Haasje en Nijmegen Atletiek ook in 2015 wedstrijden worden georganiseerd. De kosten en baten worden altijd door drie gedeeld. Op de vraag van Robin of AVWijchen niet zelfstandig de seniorencompetitie wil organiseren, antwoordt Ed dat dit niet handig is. De samenwerking tussen de verenigingen is goed voor de onderlinge relatie binnen de regio. Daarnaast krijgt AVWijchen meer vrijwilligers bij de gezamenlijke wedstrijden die zelf heel moeilijk te vinden zijn op de club. WelzijnsCommissie Ben heeft zich afmeld vanwege ziekte. Dick neemt de honneurs waar. - De AED cursus is afgelopen jaar goed bezet geweest. - In verband met brandveiligheid en vluchtroutes in het clubhuis, komen er geen sloten op de deuren. Indien er wel sloten zijn, keurt de brandweer de accommodatie af. - De commissie wil komend jaar graag een brancard toevoegen aan hun uitrusting. Dick geeft aan dat iedereen hier naar uit kan kijken. Als voorbeeld noemt hij een bedrijfssluiting: mogelijk dat daar een brancard verkregen kan worden. Op deze manier is hij ook aan de massagetafel gekomen. 10 van 58

11 - De thema avond komend jaar staat in het teken van brandpreventie. - De commissie vraagt via de loop- en atletiektrainers of er in hun teams mensen geïnteresseerd zijn om EHBOer te worden voor de club. Nico vult aan dat er een veiligheidsplan is gekopieerd dat ook bij AV Wijchen ingevoerd wordt. Hierdoor is de ARBO niet meer van toepassing. Dit wordt toegevoegd aan het huishoudelijk regelement. Daarnaast geeft Nico aan dat de deurklink die toegang geeft tot het krachthonk, achter een glasplaatje komt te zitten zodat er tijdens wedstrijden niemand in het krachthonk komt die er niet hoort. Er wordt een sleutel beschikbaar gesteld om het glasplaatje te openen en bij de klink te kunnen. Lief&en&Leed-Commissie Mieke Klinkhamer is helaas afwezig. Jo benadrukt dat Mieke goed en belangrijk werk verricht voor de club. CommunicatieCommissie Douwe geeft aan dat goede communicatie een must is voor deze vereniging. De commissie is uitgebreid met Tanja Vondeling, zij is verantwoordelijk voor de vormgeving van het AVWeetje. Daarnaast is er een vacature voor de vulling en verzending van de nieuwsbrief. Er wordt gezocht naar een pupil als lid. Op dit moment wordt er gewerkt aan een nieuwe nieuwsbrief via AllUnited. Volgend jaar wordt achterkant van de AVW-website vernieuwd. Dit wordt opgepakt door Erik Spaan die ook verantwoordelijk is voor de bouw van de website, de technische realisatie en de verhuizing van de server. Daarnaast blijft hij betrokken bij het jaarlijkse onderhoud. Jannes blijft verantwoordelijk voor de functionaliteiten van de website. Douwe vertelt dat de commissie een huisstijl handboek heeft opgezet. Deze wordt voor iedereen inzichtelijk gemaakt via de website. Overige zaken Eveline geeft aan dat komend jaar een nieuwe commissie in het leven worden geroepen: een Meerjarenonderhoudscommissie die vanuit verschillende commissies wordt bemand ( WOC, TC, trainers, bestuur ). Door een commissie in het leven te roepen ontstaat er meer structuur op dit gebied: wat zijn de actiepunten en wat is er bereikt. Ben voegt toe dat er een jaar geleden een MOP-plan is opgesteld, inclusief begroting voor de komende 10 jaar. Afgelopen jaar is met gestart met de meest urgente werkzaamheden die niets/zo min mogelijk kostten: twee nieuwe vloeren gelegd bij de hoogspringbakken, wieltjes voor de mat- bescherming aangebracht, gesneuvelde vlonders hersteld, bakken beter laten geleiden, stookblokken bij kogel zijn vervangen, rongen zijn aangepast, rubberen matten zijn geplaatst, er is een nieuwe vlonder bij hoog 1 gelegd, het gras bij de springbakken is geëgaliseerd, er ligt nieuw gravel bij de springbakken, de tegels zijn herlegd, de polsstokmat is afgevoerd en de belijning is in orde gemaakt. Op dit moment wil Ben het zijzicht van de ring nog verbeteren. De commissie staat in dubio of de discusring wordt gerepareerd of dat er opnieuw gebouwd gaat worden. Ben geeft aan dat als de leden van AVWijchen vanaf nu zoveel mogelijk samen hun schouders zetten onder het herstel van de laatste punten, er niet veel meer nodig is om de baan te laten goedkeuren. Vraag/opmerking: Tim vraagt of alle plannen en bijbehorende werkzaamheden op de website kunnen worden gezet. Het bestuur vindt dit een goed idee. Alle plannen zullen op de site komen. 11 van 58

12 Gerda is gestopt met de ledenadministratie. Jo bedankt Gerda met een bloemetje en een dinerbon, voor de negen jaar waarin zij zich heeft ingezet voor de ledenadministratie. Nu er een omslag komt naar een nieuw systeem, draagt zij haar taken over aan Liesbeth Reeskamp, die zich voorstelt als de nieuwe ledenadministratie. Gelukkig blijven Henk en Gerda nog steeds betrokken bij de club. 6. Vaststelling begroting 2014/2015 Karl geeft aan dat de contributies en donaties vergelijkbaar zijn met vorig jaar. De verhuurinkomsten liggen iets hoger dankzij de hamerkooi. Ook de inkomsten blijven (technisch gezien) gelijk aan De inkomsten door sponsoring nemen iets toe in De contributie is op dit moment gebaseerd op dit een ledenaantal van 482. Het huidige ledenaantal is ruim 600, dit houdt in dat er het komende jaar extra betalende leden bijkomen. In 2015 wordt de volledige contributie in twee termijn geïnd. De vrijwilligerskorting wordt vanaf 2015 niet meer doorberekend. Iedere vrijwilliger krijgt in oktober 30 teruggeboekt op zijn/haar rekening. Vraag/opmerking: Bram vraagt zich af hoe de inzet van vrijwilligers wordt beoordeeld en bijgehouden. Karl geeft aan dat de voorzitters van alle commissies leden moeten aandragen die minimaal 20 uur per jaar een bijdragen leveren als vrijwilliger aan de club. Eveline voegt toe dat er vanaf 2015 gewerkt zal worden met een vrijwilligers punten systeem. Daarvoor is het bestuur op zoek naar een vrijwilligerscoördinator. Dit wordt in de loop van volgend jaar opgepakt. Uitgaven In 2015 zal er 5,60 per lid worden bijgedragen aan de RSA. Dit komt neer op +/ Karl geeft aan dat dit het laatste jaar is dat de leden de huidige opzet van de begroting zien. Als gevolg van het uitsplitsen van het resultaat in opbrengsten en kosten zullen de kosten per commissies inzichtelijker worden gemaakt. Dit geldt ook voor de begroting die gedurende het komende jaar wordt aangepast. Karl vult aan dat er dit jaar geen contributieverhoging wordt doorgevoerd. Ieder jaar wordt opnieuw bekeken of er een verhoging doorgevoerd moet worden of niet. Het ledenaantal blijft groeien. Per 1 november komen er weer nieuwe leden bij. Het afgelopen jaar zijn er 76 leden gestopt. Dit zijn met name jongeren. Vraag/opmerking: Ed Kerckhoffs geeft aan dat het interessant is een doorlopend exit-onderzoek te verrichten waarom mensen hun lidmaatschap opzeggen. Het bestuur beaamt dit. Meerjarenbegroting Volgt. 12 van 58

13 Voorstel tot verandering in het Huishoudelijk reglement, artikel 6B, versie februari Volgens artikel 6B moet er een Algemene LedenVergadering belegd worden bij aanschaffen vanaf Het bestuur stelt voor dit bedrag te verhogen naar Als voorbeeld wordt de aanschaf van de nieuwe CV-ketel genoemd. (Afgelopen jaar vervangen). Uit de praktijk blijkt dat een te laag bedrag is. Een ruime meerderheid van de leden stemt voor de ophoging van het bedrag naar Het voorstel is aangenomen. Bram Vercammen geeft aan dat er geen bepaling is hoe het huishoudelijk reglement van AVWijchen eruit ziet. Het bestuur geeft aan dit toe te voegen. De Algemene LedenVergadering keurt de begroting goed. 7. Bestuursbezetting Het systeem AllUnited wordt door penningmeester Karl gevuld met financiële gegevens. Bestuurssecretaris Annemarie heeft het systeem gevuld met de ledenadministratie. Annemarie zal in 2015 het grootste gedeelte van haar tijd besteden aan de implementatie en deployment van AllUnited. Leonie Moolenaar neemt de secretariële taken van Annemarie tijdelijk over en zal daarom als notulist ook aanwezig zijn bij de bestuursvergaderingen. Leonie heeft geen bestuurlijke bevoegdheden. 8. Rondvraag Vraag/opmerking: Tim Klinkhamer heeft via de mail een aantal vragen ingediend. Hij geeft aan in de loop van 2015 antwoord te verwachten op zijn vragen. Het bestuur beaamt dit. Vraag/opmerking: Jo geeft aan in 2015 te willen kijken naar de mogelijkheden m.b.t. gehandicaptensport in samenwerking met andere verenigingen. Reden hiervoor is dat de vereniging verschillende verzoeken hiervoor heeft ontvangen, ook van de gemeente. Samen met de TC wordt bekeken wat de mogelijkheden hierin zijn. Jannes geeft aan dat er een aantal jaren geleden een pilot is geweest m.b.t. g-sporten. Mogelijk dat hier lering uit getrokken kan worden. Vraag/opmerking: Rick vraagt zich af of er strooizout op de vereniging aanwezig is, aangezien AVWijchen verantwoordelijk voor de veiligheid van alle leden op het terrein. Het bestuur vindt dit een goede toevoeging en zoekt dit uit. Vraag/opmerking: Nico Peters Weem vraagt of er gereserveerd is voor uitbreiding/verbetering van de opslag. Karl geeft aan dat dit niet begroot is. Vraag/opmerking: Bram Vercammen geeft aan in de tweede week van de kerstvakantie met een aantal mensen te willen werken aan de inrichting van de garage. 13 van 58

14 9. Sluiting Na de algemene rondvraag sluit Jo van den Tillaart het formele gedeelte van de vergadering. Hij bedankt alle commissies en vrijwilligers voor hun inzet en enthousiasme en alle leden voor hun aanwezigheid bij de ALV. 14 van 58

15 Verslag van de 31e / EXTRA Algemene Ledenvergadering van AV Wijchen Verslag van de EXTRA Algemene LedenVergadering van AtletiekVereniging Wijchen, gehouden op 22 april 2015, in het clubhuis, De Wijchert 4, te Wijchen. Aanvang: Aanwezig bestuur: Notulist: uur Eveline Gradussen (vicevoorzitter) Annemarie Dam-Arts (secretaris) Leonie Moolenaar Aanwezige leden: 47 (+ 6 per machtiging), waaronder: Oud-voorzitter Jo van den Tillaart Kandidaat-voorzitter Wil Jansen Afwezig met afmelding Bestuur: Leden: Karl Rambach (penningmeester) 3 personen 1. Opening, mededelingen en aanmeldingen rondvraag Vicevoorzitter Eveline Gradussen opent de vergadering en heet de bijna 50 leden welkom bij de 31 e Algemene LedenVergadering van AtletiekVereniging Wijchen. Eveline meldt pnningmeester Karl Rambach af voor de avond. Hij kan wegens persoonlijke omstandigheden niet aanwezig zijn. Vóór de ALV hebben zich drie personen afgemeld. Er worden geen vragen ingediend voor de rondvraag. Eveline deelt mee dat voor alle voorstellen een schriftelijke stemming gehouden zal worden. 2. Afscheid Jo van den Tillaart Na ruim anderhalf jaar neemt Jo van den Tillaart vanavond afscheid als voorzitter. Op 1 maart heeft hij de functie neer moeten leggen. De vicevoorzitter vertelt dat hij bekend staat als een hartelijke, coachende voorzitter met een groot luisterend oor. Het bestuur betreurt zijn aftreden, maar begrijpt en respecteert zijn keuze. Jo geeft aan met veel plezier actief te zijn geweest in het bestuur. Het was voor hem een domper gas terug te moeten nemen, maar het blijkt gezondheidstechnisch een goede keuze. Hij bedankt het bestuur voor de fijne tijd en sluit af met: Volg je hart en laat je dromen uitkomen! Zijn afscheid wordt begeleid met een daverend applaus van alle leden. 15 van 58

16 3. Voordracht nieuwe voorzitter en (schriftelijke) stemming Beoogd voorzitter Wil Jansen stelt zich zelf voor en licht zijn keuze voor het voorzitterschap toe. Wil is 15 jaar actief bij Atletiek Vereniging Wijchen, waarvan 12 jaar als trainer. Dat hij, als de gelegenheid zich voor zou doen, voorzitter wilde worden, werd hem een paar jaar geleden duidelijk: Door een blessure kon ik helaas een tijd niet hardlopen. Om toch conditioneel in vorm te blijven, ben ik gaan fietsen in het krachthonk van AVWijchen. Vanuit dat honk zag ik op een dag wel 150 pupillen trainen, dat vond ik zo geweldig dat ik ter plekke op die fiets besloot ooit plaats te willen nemen in het bestuur. Als nieuwe voorzitter wil Wil de club verder professionaliseren en daarmee AtletiekVereniging Wijchen nóg beter op de kaart zetten. Wil maakt de voorzittersperiode van Jo van den Tillaart vol. (Zoals vastgelegd in de statuten van AVW.) Dat is vanaf vandaag nog anderhalf jaar. Vervolgens spreekt Wil de intentie uit de vervolgperiode van drie jaar ook aan te willen gaan. Daarbij is zijn wens dat er over 4,5 jaar meer jonge mensen (dertigers) plaatsnemen in het bestuur. UITSLAG: Na schriftelijke stemming zijn 52 leden voor, 1 stem is onduidelijk en daarmee ongeldig. Met 52 ledenstemmen voor, is Wil Jansen officieel benoemd als voorzitter van Atletiek Vereniging Wijchen. Jo draagt onder applaus zijn voorzittershamer aan Wil over. Wil zit hierna de vergadering voor. 4. Investeringsvoorstel polsstokhooginstallatie In 2013 is een belangrijke stap gezet naar professionalisering van de vereniging door aankoop van de discus- / kogelinstallatie. Door het ontbreken van een goede polsstokhooginstallatie is het echter niet mogelijk grotere toernooien bij AVWijchen te organiseren wat wel de wens van de vereniging is. Daarnaast staat in de statuten beschreven dat een polsstokhooginstallatie bij de vereniging hoort. Het bestuur is zich bewust van dit probleem en heeft in samenwerking met het MOP een presentatie samengesteld dat leidt tot ledenstemming voor/tegen de installatie. Eveline Gradussen, Twan Evers en Ben Gijsbers lichten de presentatie toe. De volledige presentatie is te vinden als bijlage 1 bij deze notulen. De totale kosten voor de polsstokhooginstallatie bedragen verdeeld over een mat en een overkapping Deze zijn gereserveerd, echter worden door het bestuur de volgende uitgangspunten beschreven voor de mogelijke aanschaf van de installatie: Er wordt pas materiaal besteld als: - alle uitgaven/offertes ontvangen zijn en zij samen niet het bedrag van overschrijden; - de aanloop polsstokhoog is hersteld door de gemeente. Er komt een trainingsplan voor polsstokhoogspringen vanaf Junioren-D. Middels extra sponsoractiviteiten wordt bijgedragen ( bestuur, leden). Het bestuur geeft aan dat - indien gekozen wordt voor de installatie - de vereniging gezamenlijk moet zorgen voor aanvulling van de cashflow, bijvoorbeeld via sponsoring. 16 van 58

17 Uit de eerste oriëntatie blijkt dat de installatie rond de zou kunnen gaan kosten: * voor de mat, vlonder en palen; * voor de overkapping. Om de kosten te drukken, is besloten de vlonder en de overkapping in eigen beheer te vervaardigen, waardoor de kosten uit zullen komen op maximaal Indien de kosten hoger uitvallen, beraadt het bestuur zich opnieuw over de kosten. Wat houdt de aanschaf van de nieuwe polsstokhooginstallatie in? De nieuwe mat voldoet ruim aan de voorwaarden gesteld door de Atletiekunie. De beoogde nieuwe mat kan vanaf twee kanten worden besprongen. Hiervoor worden voorzetstukken aangeschaft. Hierdoor hoeft de mat niet meer gedraaid te worden. De palen waarop de lat rust, worden in de grond gezet. Eén van voordelen hiervan is dat tijdens een wedstrijd tegelijkertijd het verspringen en polsstokhoog kunnen plaatsvinden. De diepte van de palen kan handmatig ingesteld worden. Daarnaast komen de palen buiten de overkapping te staan zodat ze de overkapping niet hinderen en niet na ieder gebruik uit de grond gehaald moeten worden. Twan spreekt, namens de MOP, de voorkeur uit dat de palen volledig in de grond klappen. Hierdoor zullen ze minder snel slijten. De overkapping van de mat heeft twee open zijden, zodat deze twee kanten opgerold kan worden. Aan de rand heeft de overkapping een rubberen rand zodat de mat niet kan worden beschadigd door konijnen of andere dieren. Wil Jansen voegt hier aan toe dat er, gezien de hoogte van het bedrag, door het bestuur voor dit project een projectmanager aangesteld. Vragen vanuit de leden Rick Verwey: Zijn de kosten van de stoep ook meegerekend in de begroting? Antwoord: Nee, de offerte hiervoor ligt bij de gemeente, tezamen met de aanloop kosten. Vraag: De kosten voor de aanschaf van de installatie zijn duidelijk. Wat zijn de onderhoudskosten? Antwoord: De levensduur van de installatie is 20 jaar, van de overkapping en vlonder 25 jaar. Het bestuur gaat er vanuit per jaar af te schrijven op het totaal. De grootste zorg hierbij is dat de mat niet te nat wordt. Raymond Krebbers: Hoe realistisch is het behalen van de korting op de overkapping? Antwoord: Geen idee. Er wordt vanuit gegaan dat het realiseerbaar is. Indien de leden voor de hoogspringinstallatie stemmen, stemmen zij voor /- 5%. Als de mogelijke aanschaf toch hoger dreigt te zijn, komt de aanvraag terug bij het bestuur waarna zij zich verder beraden. Hanneke de Jong: Is het bekend hoeveel de mat oplevert? Bijvoorbeeld door leden die blijven na aanschaf van de installatie en de wedstrijden die nu georganiseerd kunnen worden? Antwoord: Goede aanvulling. Dit is (nog) niet doorberekend. 17 van 58

18 Douwe de Jager: die uit de sponsorgelden komen, zijn die voorwaardelijk? Antwoord: Nee. Het bestuur vraagt alleen commitment aan alle leden. Frank Cornelissen en de accommodatiecommissie stellen gezamenlijk een sponsorplan op. Frank Cornelissen: Wat als er binnenkomt aan sponsorgeld? Antwoord: Dat zou heel fijn zijn voor de aanvulling van de kas! Ed Kerckhoffs: Indien de aanschaf doorgaat, wanneer kan de mat in gebruik worden genomen? Antwoord: Allereerst moet de aanloop worden goedgekeurd. Als dat het geval is uitgaande vóór 1 juli wordt de installatie opgebouwd. Een reële ingebruikname is begin Het is daarbij geen voorwaarde dat de is opgehaald. Raymond Krebbers: Indien we zelf de vlonder maken, is de garantie op de mat dan gewoon geldig? Antwoord: De vlonder en de overkapping moeten voldoen aan de voorwaarden voor het veilig stellen van de mat. Vraag: Haalt het bestuur zelf binnen? Antwoord: Ja, het bestuur onderzoekt de subsidiemogelijkheden. UITSLAG: Na schriftelijke stemming zijn 52 leden voor en 1 stem is onduidelijk en daarmee ongeldig. Met 52 ledenstemmen wordt het investeringsvoorstel polsstokhooginstallatie door de ALV aangenomen. 5. Investeringsvoorstel uitbreiding opslagruimte Dit onderwerp is een extra agendapunt van deze ALV. Tijdens de ALV in december 2014 is een toezegging gedaan van op de begroting voor de opslag op basis van de inrichting van de garage conform het plan van Bram Vercammen/Ted Gerrits. Tijdens die ALV is door Nico Peeters Weem een aanvraag gedaan tot een nieuwe container voor de opslag van gereedschap voor het onderhoud van de buitenaccommodatie. Daarnaast wordt nu extra ruimte gevraagd voor de Athletic-Champskar. Ed Kerckhoffs ligt dit onderwerp toe: de Atletiekunie heeft AVWijchen gevraagd de kar met Athletic Champs spullen in beheer te willen nemen. Deze kar kan/moet aan andere verenigingen worden uitgeleend. Na drie jaar zorgvuldig beheer en veilige stalling, wordt de vereniging eigenaar van deze kar (waarde 8.000). Een voorwaarde is dat de kar in een opslagruimte met slot en grendel wordt geplaatst. Na onderzoek blijkt dat dit alleen mogelijk is als de huidige garages optimaler worden ingericht en de kar in de kleine garage wordt geplaatst. Ed geeft aan dat er een overzicht komt welke spullen waar worden gestald. Het bestuur heeft inmiddels besloten 18 van 58

19 dat AVW inderdaad het beheer van de kar voor zijn rekening neemt. Dit heeft geleid tot een gewijzigd voorstel voor de inrichting van de garage e.d. Nieuw financieel voorstel De uitbreiding is begroot op Extra investering bedraagt Totale investering: Reacties leden: Jeroen Driessen: Het is jammer dat er nog geen schets beschikbaar is m.b.t. de indeling van de garages. Antwoord: er ligt een plan, alleen wordt dat nu niet uitgebreid gepresenteerd. Hierop nodigt Ed Kerckhoffs iedereen uit mee te denken met het zo efficiënt mogelijk inrichten van de garage. Raymond Krebbers: Als er een container voor te krijgen is, gaat het dan wel door? Antwoord: Hoe lager de kosten, des te lucratiever voor de vereniging. Douwe de Jager: De Athletic-Champs-kar levert toch alleen maar geld op, dan is het de investering toch altijd waard? Antwoord: Het bestuur beaamt dit. Ed Kerckhoffs vult aan: Over drie jaar komt er veel materiaal bij, waardoor we in de toekomst kosten besparen. UITSLAG: Na schriftelijke stemming zijn 50 leden voor en 3 leden tegen. Met 50 ledenstemmen voor (meer dan tweederde), wordt het investeringsvoorstel voor uitbreiding van de opslagruimte door de ALV aangenomen. 6. Rondvraag Er zijn geen vragen ingebracht en ook nu zijn er geen vragen. 7. Sluiting Voorzitter Wil Jansen bedankt de leden voor hun aanwezigheid en stemmen. Hij sluit de vergadering en nodigt iedereen uit nog iets te drinken. 19 van 58

20 Verslagen commissies 1. Dagelijks bestuur Bestuurssamenstelling Het bestuur bestond bij de start van dit atletiekjaar uit de volgende leden: Jo van den Tillaart (voorzitter), Eveline Gradussen (vicevoorzitter), Karl Rambach (penningmeester) en Annemarie Dam-Arts (secretaris). Leonie Moolenaar heeft het bestuur tot augustus ondersteund bij het notuleren tijdens de vergaderingen. Deze taak is vanaf augustus overgenomen door Jasper Borger ( vrijwilliger van het project Vrijwillig Werkt!). In april 2015 nam Jo van den Tillaart vanwege persoonlijke omstandigheden afscheid van het bestuur. De functie van voorzitter werd overgenomen door Wil Jansen, trainer en loper van niveau 2. Wil Jansen heeft zich, nadat hij gekozen werd tijdens de extra ALV van 22 april stevig ingewerkt in de vereniging en weet inmiddels het bestuur en de vereniging te vertegenwoordigen, zowel intern als extern. Het bestuur vergadert minimaal eenmaal per drie weken. In het afgelopen half jaar zijn er geregeld extra vergaderingen ingelast. Dit had te maken met het opstellen van het beleid, de invoering en de bijbehorende perikelen van AllUnited, de problematiek m.b.t. de accommodatie en polsstokhooginstallatie en de nieuwe samenstelling van het bestuur. Speerpunten Door het bestuur zijn bij de start van het atletiekjaar jaar een aantal speerpunten vastgesteld. Hieronder een kort verslag van de uitgevoerde activiteiten m.b.t. deze speerpunten. Op basis van de missie en visie schrijven van een beleidsplan AVWijchen , gebaseerd op de belangrijkste kernwaarden van de vereniging (Gereed 1 juni 2015) In oktober 2014 vond de beleidsmiddag plaats waarin het bestuur met de leden gebrainstormd heeft over het toekomstige beleid van AVWijchen. Op basis van deze input heeft het bestuur een missie, visie en tien AVW focuspunten beschreven voor de komende 5 jaar. Ook zijn de waarden en principes van AVW vastgelegd. Het was de bedoeling (zie speerpunt) dat dit beleidsplan op 1 juni gereed zou zijn. Helaas is dat niet gelukt. Op het moment dat duidelijk werd dat Jo van de Tillaart het bestuur zou verlaten, is besloten te wachten met de verdere discussie over het beleid totdat de nieuwe voorzitter zou zijn geïnstalleerd. Dat was op 22 april 2015 het geval. Het bestuur heeft het nieuwe beleidsplan in september gepresenteerd tijdens de Algemeen Bestuursvergadering. Tijdens de ALV van 16 december zal het nieuwe beleidsplan aan de leden worden gepresenteerd. 20 van 58

21 Nemen van de beslissing om de polsstokhooginstallatie wel of niet aan te schaffen, op basis van het Meerjarenonderhoudsplan en de financiële verwerking, en het mede-uitwerken van de consequenties van dit besluit In samenwerking met de AccommodatieCommissie is een voorstel (inhoudelijk en financieel) uitgewerkt m.b.t. de aanschaf van de polsstokhooginstallatie. Dit voorstel is voorgelegd aan de leden op de extra ingelaste algemene ledenvergadering van 22 april De leden hebben ingestemd met de aanschaf van de installaties onder de voorwaarden die zijn opgenomen in het plan. De status is als volgt: leverancier is geselecteerd, de polsstokhooginstallatie is geselecteerd en besteld. Er kan gestart worden met de overkapping. Bij de start van het zomer(wedstrijd)seizoen zal de installatie zeer waarschijnlijk in gebruik genomen worden. Actief meezoeken aan het vinden van een trainerscoördinator loopgroepen Riek Janssen ( trainer Nordic Walking) heeft zich kort na de ALV van 2014 gemeld als nieuwe trainer coördinator loopgroepen. Het bestuur is heel blij dat deze functie is opgevuld. Organiseren van een vrijwilligersfeest om onze vrijwilligers (nogmaals) te bedanken voor hun inzet Op 27 juni heeft het bestuur een vrijwilligersfeest georganiseerd. In een achtkamp hebben de vrijwilligers flink gestreden om de eer. Het feest was een groot succes. De vrijwilligers lieten zien waar AVWijchen voor staat, presteren (er is flink strijd gevoerd) en gezelligheid (er is ontzettend veel gelachen). Alle vrijwilligers hebben een medaille ontvangen met de inscriptie: Jij bent een kanjer. Zie voor een verslag van de avond de foto s op de website. Blijven stimuleren en ontwikkelen van een zo breed mogelijk vrijwilligerskader en faciliteren van de commissies Het werven van een nieuwe voorzitter en vicevoorzitter (op de aankomende ledenvergadering treedt Eveline Gradussen af) is succesvol verlopen. Het bestuur heeft daarnaast besloten te zoeken naar een vijfde bestuurslid. De zoektocht daarna is nog gaande. Het bestuur zoekt een nieuwe lid, mogelijk een (jonge) dame om het bestuur representatief te laten zijn voor de leden in de vereniging. Daarnaast is ieder bestuurslid contactpersoon van een of meerdere commissies. De bestuursleden nemen enkele malen per jaar deel aan de vergaderingen van de commissies. Daarnaast worden de commissievoorzitters regelmatig uitgenodigd op de dagelijks bestuursvergaderingen om te bespreken wat aan de orde is in de commissies. De bedoeling is dat er op iedere vergadering van het dagelijks bestuur één commissievoorzitter wordt uitgenodigd. Helaas zijn er door de bestuurswisseling in het eerste half jaar weinig commissievoorzitters uitgenodigd. Na de zomervakantie is dit door het bestuur weer opgepakt. Invoeren van AllUnited binnen de vereniging De ledenadministratie in AllUnited draait volgens verwachting. De penningsmeester werkt aan de invoer van de financiële gegevens. Ook wordt gewerkt aan een controle van de adressen. Het verder implementeren van 21 van 58

22 AllUnited binnen de vereniging door de secretaris krijgt steeds meer vorm. De systeembeheerder van Atletiek- Vereniging Wijchen, Jannes de Vrijer, is bereid gevonden ook functioneel beheerder van AllUnited te worden. Daar zijn we erg blij mee. De eerste gebruikers buiten het dagelijks bestuur en de ledenadministratie zijn aangemaakt. Ook het komende verenigingsjaar heeft dit binnen het dagelijks bestuur de volle aandacht. Overige zaken Accommodatie De accommodatie is eind juli 2015 goedgekeurd door de Atletiekunie. Daarvoor zijn er in de maanden juni en juli door de gemeente de noodzakelijke reparaties uitgevoerd aan de baan. Daarnaast is er door de Accommodatie- Commissie hard gewerkt om de baan in orde te maken. We bedanken daarom ook de AccommodatieCommissie en alle andere betrokkenen van de WOC en TC hartelijk voor de enorme inzet die zij hebben geleverd om de baan keuringsklaar te maken. Het aantal leden Het aantal leden groeit nog steeds. Vooral de aanwas van pupillen overtreft iedere verwachting. De successen van Dafne Schippers zullen hier zeker aan bijgedragen hebben. Belangrijk aandachtspunt is dat de balans tussen trainers, accommodatie en leden zo blijft dat we als vereniging kwaliteit kunnen blijven bieden. Trainers Het aantal trainers is zoals altijd een aandachtspunt, zowel bij de baanatletiek als bij de lopers. Onze aandacht gaat in samenwerking met de TC uit naar het ontwikkelen en behouden (binden en boeien) van onze trainers. We zien dat de beschikbaarheid en deskundigheid van trainers van cruciaal belang is voor de vereniging. Het werven van nieuwe trainers zal ook in 2016 een aandachtspunt blijven. VrijwilligWerkt! Een aantal vrijwilligers van het project VrijwilligWerkt! is actief binnen onze vereniging. Eén persoon helpt achter de bar. Er is een persoon bereid gevonden om te notuleren voor het dagelijks bestuur en diverse commissies. Verder zijn er twee personen die helpen met het onderhoud. Dit is onderdeel van de maatschappelijke functie die een vereniging als AVW kan en moet hebben. Een vijfde persoon gaat de ledenadministratie ondersteunen. Riek Janssen is de contactpersoon binnen onze vereniging naar de initiatiefnemers van dit project. Tot slot: Wij, als dagelijks bestuur, hebben geconstateerd dat ondanks de vele uren die door de bestuursleden worden gemaakt t.b.v. van de vereniging een aantal zaken nog verbeterd kunnen worden. Dit zijn o.a. de interne communicatie binnen de vereniging. Het dagelijks bestuur, de commissies en de leden weten nog vaak onvoldoende wat er binnen de vereniging speelt. Welke vragen leven er binnen de vereniging, waar werken de commissies en het dagelijks bestuur aan? Het dagelijks bestuur wil in het komende jaar aandacht besteden aan deze interne communicatie zodat de vereniging nog transparanter kan worden aangestuurd. Terugkijkend blijkt dat het dagelijks bestuur erg druk is met korte termijn zaken. Zij wil zich in de toekomst wat meer richten op de grote lijnen en de langere termijn. Daarbij zullen de focuspunten van het bestuur (beleidsdocument) leidend zijn. Een ander 22 van 58

23 aandachtspunt dat het afgelopen jaar duidelijk naar voren kwam is het beter volgen en communiceren van de zogenaamde pdca-cyclus (plan-do-check- act). We zijn als vereniging erg goed in het creëren van ideeën. Echter de uitvoering verloopt niet altijd soepel. Een voorbeeld ervan is de aanpassing van de opslagruimtes. Er zijn heel mooie plannen gemaakt. Een deel van de plannen is uitgevoerd. Echter een deel is ook blijven liggen mede door het ontbreken van een projectleider. In de toekomst wil het bestuur graag wat meer projectmatig gaan werken zodat de plannen die worden opgepakt ook goed worden uitgevoerd. Het bestuur kijkt terug op een druk en roerig jaar met daarin o.a.de wisseling van de voorzitter, het herstel van de baan en de beslissing om over te gaan tot aankoop van de polsstokhoogspringinstallatie. Een jaar waarin weer heel veel zaken binnen de vereniging zijn aangepakt. Onze dank voor ieders bijdrage hierbij. Het komende jaar biedt weer nieuwe mogelijkheden. De speerpunten voor komend jaar zullen tijdens de algemene ledenvergadering van 16 december worden gepresenteerd. Tot ziens op de ledenvergadering. Namens het dagelijks bestuur: Wil Jansen, voorzitter van AtletiekVereniging Wijchen 2. Wedstrijd Organisatie Commissie (W.O.C.) De WOC heeft een druk en succesvol jaar achter de rug. De beoogde speerpunten voor 2015 zijn bijna allemaal gerealiseerd. We hebben wederom aan alle verschillende categorieën wedstrijden aangeboden. De geplande wedstrijden zijn mede door de goede sfeer en de inzet van vrijwilligers succesvol verlopen. Wedstrijden Sinterklaasloop (29 nov 2014) 183 atleten op 5 afstanden rond de Bosvijver, het Maaswaalcollege en op de baan. Trainingspakkenwedstrijd pupillen (28 mrt 2015) 130 pupillen uit Wijchen, Oss en Nijmegen; een goed bezochte opening van het seizoen. Avondinstuif (24 apr 2015) 110 atleten op de 4 e open avondinstuif voor junioren ABC, senioren en masters. Deelnemers aan loop-, spring en werp-onderdelen van 15 verenigingen uit Nederland en een uit België. Stedenwedstrijd Junioren CD (23 mei 2015) 221 atleten van AV Archeus, AV Argo, AV De Liemers, AV Pallas 67, AV Wijchen, AVA '70, Ciko '66 en Climax. Competitiewedstrijd Senioren 2 e divisie (07 jun 2015) 252 atleten van 15 verenigingen; de derde competitiewedstrijd door AV Wijchen samen met Nijmegen Atletiek en NSAV t Haasje in Nijmegen georganiseerd. Met veel Wijchense fans langs de baan en na afloop een gezellige BBQ en pubquiz verzorgd door AV Wijchen. Competitiewedstrijd Junioren CD (20 jun 2015) 23 van 58

24 268 atleten van Arena Atletiek, AV Argo, AV De Liemers, AV Pallas '67, AV Statina, AVA '70, AV Wijchen, Ciko '66, Climax en Nijmegen Atletiek. Stedenwedstrijd Pupillen (12 sep 2015) 141 atleten uit Wijchen, Winterswijk, Arnhem en Aalten de Finale Athletics Champs. Met prijzen voor alle deelnemende teams. Clubkampioenschappen zaterdag (03 okt 2015) 218 atleten met voor de pupillen een mix van oude en Athletics Champs onderdelen; een 5-kamp voor pupil, junioren CD en masters; voor junioren AB en senioren een 6-kamp. Overige wedstrijden 2015 Ondersteuning van 3 e Tweestromenloop en 4 e Vijf van Wijchen. Het WOC leverde wedstrijdofficials, jury aankomst en ondersteuning bij de inschrijfbalie. Wedstrijdsecretariaat (WS) De nieuwe wedstrijdsoftware Atletiek.nu gebruikt voor inschrijving, indeling en uitslagverwerking. Dit levert zowel voor de atleten als het secretariaat voordelen op. Uitslagen zijn vrijwel direct na invoer op het secretariaat beschikbaar via internet voor de atleten en andere geïnteresseerden. Clubrecords De ClubRecordCommissie (CRC) heeft de resultaten van 37 wedstrijden verwerkt. In totaal zijn dit jaar 60 clubrecords gevestigd en verbroken, waarvan 56 outdoor en 4 indoor. Ook zijn er 47 baanrecords gevestigd waarvan 21 door AVW-ers. Op de avondinstuif zijn 6 club- en 29 baanrecords verbeterd. Op het CK 2015 sneuvelden 16 club- en 13 baanrecords. Tweemaal per jaar actualiseert de commissie de uitgeprinte records op de borden in de gang van het clubhuis. Jury Ben Gijsbers heeft dit voorjaar de cursus jury algemeen (jury 60) in de nieuwe opzet zelf verzorgd. Dit heeft 13 nieuwe juryleden opgeleverd, die al een aantal malen dit jaar hun kunde hebben mogen tonen tijdens wedstrijden. We hebben dit jaar van enkele juryleden afscheid moeten nemen. Nieuwe aanvulling is nog steeds zeer gewenst. Het WOC bekijkt nog of er nieuwe cursussen in 2016 gaan plaats vinden. Bij voldoende belangstelling kan in Wijchen een jurycursus geregeld worden. Ben je geïnteresseerd of heb je vragen, meld je dan bij onze jurycoördinator via juco@avwijchen.nl. Vacature starter 24 van 58

25 Er hebben zich enkele geïnteresseerden voor de functie van Starter gemeld naar aanleiding van de cursus jury 60. Onze vaste starter Mathieu Brouwers zal met de kandidaten in overleg kijken naar opleidingsmogelijkheden binnen AV Wijchen. Athletics Champs wedstrijdmateriaal Begin 2015 heeft de Atletiekunie ons gevraagd om de aanhangwagen met materialen voor de Athletics Champs wedstrijden voor een periode van drie jaar te beheren. Na deze periode wordt AV Wijchen eigenaar van alle materialen. De kar wordt beheerd door Willan Tychon en Ben Mom. Momenteel staat de kar in een externe opslag, maar binnen AVW wordt gezocht naar mogelijkheden bij ons clubgebouw. Baan De WOC heeft zich enkele jaren hard gemaakt om de baan opnieuw goedgekeurd te krijgen door de Atletiekunie voor wedstrijden. Na een eerste inspectie dit voorjaar heeft Ben Gijsbers, namens de WOC, zich mede ingezet om dit eind juli met goed gevolg voor elkaar te krijgen. Hij vertegenwoordigt de WOC momenteel in de nieuwe AccommodatieCommissie. Planning thuiswedstrijden AV Wijchen voor 2016 In Wijchen valt te denken aan Trainingspakwedstrijd pupillen, Stedenwedstrijd pupillen of junioren CD, Competitiewedstrijd voor junioren of senioren of masters, Avondinstuif, Clubkampioenschap en Sinterklaasloop. De nieuwe polsstokhoogspringinstallatie zal daarbij ingezet gaan worden. Tevens leveren we ondersteuning aan de 2Stromenloop en de 5vanWijchen. Welke wedstrijden dit precies gaan worden is komend voorjaar te volgen via onze website bij de Thuiswedstrijden. Samenwerking De WOC wil komend seizoen haar activiteiten beter afstemmen en communiceren. Voor een betere: Afstemming over taakverdeling met bestuur en commissies bij evenementen; Bemensing van Jaapie (onze mascotte) tijdens thuiswedstrijden; Vastlegging van zo veel mogelijk AVW-ers op de foto tijdens wedstrijden (nu vaak ouders die vooral hun groep fotograferen). AANDACHTSPUNT De WOC staat in de startblokken om in 2016 wedstrijden te organiseren en in goede banen te leiden. We hebben echter een aandachtspunt voor het komende seizoen. De beschikbaarheid van voldoende vrijwilligers (jury en opbouw) baart ons zorgen. We zijn daarbij sterk afhankelijk van jullie vrijwillige bijdrage als opbouw, jury, bar, EHBO, etc. We rekenen daarbij wederom op de hulp van vele vrijwilligers. Zonder jullie kunnen wij al deze wedstrijden niet organiseren. Zonder vrijwilligers is het lastig om enthousiast steeds goed verlopende wedstrijden 25 van 58

26 aan te bieden. Laten we er weer net zo n mooi wedstrijdseizoen van maken als het afgelopen jaar. Help ons daarbij, in het belang van iedereen. De WOC bestaat momenteel uit: Ed Kerckhoffs (voorzitter / WSUIT pup + juncd + indoor / CRC / wedstrijdofficial) Vincent de Jong (WSUIT junab, Sen + Master / ET / CRC) Leendert van Gelderen (WSThuis / microfonist) Willan Tychon (WSThuis / ET / beheerder AC-kar) Ben Gijsbers (wedstrijdofficial / voorzitter van de AC) Ben Mom (wedstrijdofficial / ET / beheerder AC-kar) Ted van Horssen (jurycoördinator) Paul Jansen (coördinator wedstrijd op- en afbouw) Roger Cremers (lid WOC / WSThuis) Namens de WOC, Ed Kerckhoffs 3. Technische commissie (TC) De Technische commissie had zich als doel gesteld om het kennis niveau van onze trainsters en trainers te verhogen. Wij volgen daar een drie sporen beleid Het volgen van clinics bij de NKS. Het streven is om zoveel mogelijk cursussen bij onze vereniging te organiseren. We hebben ons verder ingespannen om verschillende onderwerpen op de clinicagenda van de NKS te krijgen. 4 maal per jaar organiseren wij als TC een clinic Begin 2016 gaan wij bij onze vereniging een opleiding voor assistent baanatletiek trainer 2 organiseren. Pupillen Een prima jaar bij de pupillen. Wederom een flinke groei van het aantal leden, waarover later meer. Dit jaar een aanzienlijke toename van het aantal kinderen dat mee heeft gedaan aan indoor wedstrijden en ook de stedenwedstrijden werden goed bezocht. Het volledig overgaan op de nieuwe pupillen wedstrijdvorm Athletic Champs zorgt nog voor wat gemengde gevoelens bij voornamelijk ouders en trainers. De pupillen lijken het voor het grootste gedeelte geen bezwaar te vinden en juist de nieuwe onderdelen als polsstokverspringen en slingeren worden als erg leuk ervaren. Bij de Athletic Champs wedstrijden is er een grote rol voor ouders weggelegd. Hoewel soms een flinke puzzel, is het ons dit jaar bij bijna alle wedstrijden voor alle teams weer gelukt. In verband met doorstroming van dochter Kirsten naar de junioren, hebben we in september afscheid moeten nemen 26 van 58

27 van ploegleider Michiel Veenman. Michiel dank voor alle jaren uitstekend ploegleiderschap! Gelukkig hebben zich 2 ouders gemeld die Michiel waarschijnlijk op willen volgen. Naast de wedstrijden zijn er ook dit jaar weer een hoop extra activiteiten georganiseerd door de trainers: thematrainingen met kerst, carnaval en Pasen. Een zomerstop training bij de Blije Dries (jongste pupillen) & Berendonck (oudste pupillen) en in september een andersom kamp in Nistelrode. Met 70 kinderen op kamp levert dit de organisatie de nodige stress op, maar dankzij onze fantastische groep trainers en kampouders is het weer uitstekend verlopen en zijn we, gelukkig, met 70 pleister-loze kinderen terug gekomen in Wijchen. De pupillen kregen net na de zomer te maken met het landelijke Dafne-effect. Na de fantastische prestaties van Dafne Schippers op het WK, stroomden de aanmeldingen van geïnteresseerde nieuwe pupillen binnen. Dit terwijl we al wisten dat maar liefst 8 trainers per oktober zouden stoppen met training geven (door diverse redenen: studie, doorstroming naar junioren, mooi geweest na 10 jaar). Naast de 8 stoppende trainers is ook onze trainerscoördinator Hanneke Derks i.v.m. haar drukke baan gestopt. Voorlopig nemen Sanne & Jasmijn de taken waar, maar versterking van een ouder is zeker welkom. Hanneke bedankt voor je hulp de afgelopen 2 jaar. Door de komst van 4 nieuwe hulptrainers (Jeroen Driessen, Jaap Miessen, Jelte de Jager, Roy Berris) en 2 nieuwe hulpouders (Paul Dam en Sjoerd Nijenhuis) is het gelukt om ook voor dit seizoen genoeg trainers te regelen. De rek in de groepen is echter beperkt, sommige groepen zitten nu zelfs al vol en hoewel we liever geen nee verkopen, lijkt een ledenstop bij de jeugd dichtbij. CD-Junioren De CD-junioren hebben een stabiel seizoen gekend. Bij de CD-junioren hebben we dit jaar gewerkt met twee grote groepen. Een groep D-junioren en een groep C-junioren. Deze groepen zijn onderling weer in kleine groepen verdeeld om voldoende aandacht te hebben voor iedere atleet. Dit heeft geresulteerd in veel plezier en vele goede prestaties van de atleten dit jaar. Niet alleen hebben de atleten deelgenomen aan de wedstrijden. Daarnaast zijn er voor de CD-atleten verschillende activiteiten georganiseerd door de trainers, zoals de kerstbikkeltraining met pannenkoeken en het CD-kamp in Evertsoord. Trainersbestand We zijn dit jaar begonnen met Jannes & Tessa als trainerscoördinatoren. Voorheen deed Jannes de taken als trainerscoördinator alleen, maar heeft nu hulp gekregen van Tessa. De overige trainers zijn Merel, Sasja, Jelle, Jordy en Koen. Koen is begin 2015 begonnen met training geven bij de D-junioren. Daarnaast hebben de D-junioren trainers veel hulp gehad van Masja van Ingen, die als hulptrainer fungeert. Koen en Masja leren beiden erg snel en zullen steeds meer zelfstandige taken op zich nemen. Met deze trainers waren er net voldoende trainers beschikbaar voor iedere groep. Om voor iedere atleet individueel een goede training te verzorgen, hebben we bij de D-junioren gewerkt met drie verschillende niveaus. De reden achter deze verschillende groepen was ten eerste om de grote groep kleiner te laten lijken door deze te verdelen. Daarnaast werkt het overzichtelijk om iedere training met de zelfde groepsindeling te werken en ten slotte zorgt het verschil in niveau wat in de groepen wordt nagestreefd ervoor dat iedere atleet zich op zijn eigen manier kan ontwikkelen. Wedstrijden 27 van 58

28 De CD junioren blijft dè groep waar jongeren voor het eerst te maken krijgen met de competitieve kant van de atletiek. Ook dit jaar is er door een aantal jongens en meisjes teams hard gestreden in de competitie- en stedenwedstrijden, maar ook op losse wedstrijden zijn veel CD junioren af gegaan. AVWijchen is met de CD junioren in de top 3 van de stedenwedstrijden geëindigd en bij de competitie behoorde de jongens C ploeg tot de beste 20 van Nederland. Kortom: een mooi wedstrijdjaar. Komend seizoen Voor komend seizoen zijn er qua trainers niet veel veranderingen doorgevoerd. Koen loopt op dit moment stage en zal komend halfjaar nog geen training komen geven, maar wil daarna de draad weer oppakken. Daarnaast is Jade, die voorheen training gaf aan de A2-pupillen, doorgeschoven naar de D-junioren. Daarnaast is het huidige trainersbestand onveranderd gebleven. Er zijn enkel een paar verschuivingen doorgevoerd. AB-Junioren en Senioren Het aantal atleten bij de zogenaamde BAS groep blijft gestaag groeien. Dit is een positieve ontwikkeling die ook wel wat uitdagingen met zich meebrengt. De algemene trainingen van de A Junioren en de senioren wordt wel wat groot. Sinds enkele jaren hebben we ook een trainingsgroep van 25+ en ook hier zien we een positieve ontwikkeling. Specialisten trainingen Wij zijn nog steeds niet in staat om alle onderdelen van de atletiek aan te bieden omdat wij niet voor alle onderdelen trainers tot onze beschikking hebben. Wel is het zo dat Peter van Trappen, als specialisten trainer MILA, het trainerscorps is komen verstrekken. Het aantal atleten wat zich aanmeld voor specialisaties blijft groeien en dit jaar voor het eerste hebben wij ook een aantal CD junioren mogen verwelkomen bij deze trainingen. Wedstrijden Ook dit jaar hebben we in iedere categorie een mannen en vrouwen ploeg kunnen laten deelnemen (in sommige categorieën zelfs 2 ploegen). Het plezier heeft voorop gestaan maar zonder de prestaties uit het oog te verliezen. Trainers Het aantal trainers blijft een punt van aandacht. Op dit moment hebben we een tekort aan trainers bij de A Junioren en Senioren (Ger Top is gestopt met het geven van de Algemene Training). Bij de overige groepen is de bezetting qua trainers minimaal Masters Het gaat prima met de mastergroep. Afgelopen september hebben we stilgestaan bij het feit dat de groep nu 15 jaar bestaat. De groep is in de loop der jaren alleen maar groter geworden en we hebben nu zelfs tijdelijk een ledenstop. Door het aantal atleten dat er nu is, hebben we binnen de groep ook een grote diversiteit aan kracht, uithoudingsvermogen, snelheid enz. Het is aan ons als trainers de juiste invulling aan de trainingen te geven zodat iedereen aan zijn trekken komt. 28 van 58

29 De afgelopen jaren is dat goed gelukt gezien het feit dat er ook dit jaar weer nieuwe persoonlijke records zijn neergezet net zoals club- en baanrecords. Met als piek het goud op het onderdeel hoogspringen op het NK masters, gesprongen door Stefan Molenaar. Afgelopen jaar hebben de masters aan diverse wedstrijden meegedaan. De hele groep heeft altijd een aantal vaste thuiswedstrijden in het programma staan zoals: avondwedstrijd, tweestromenloop, clubkampioenschappen en sinterklaascross. Individueel zijn er atleten die meedoen in de mannen of vrouwencompetitiegroep. Ook doen er masters mee aan crosslopen, indoor- en instuifwedstrijden en verschillende wedstrijdlopen op de weg. Op de dinsdagavond blijft er in de technische training aandacht besteed worden aan rompstabiliteit. Dit is en blijft belangrijk voor alles wat je als atleet wil uitvoeren of dat nu een technisch onderdeel is of een looponderdeel. Op de zaterdagen komen alle vormen van hardlopen aan de orde. Dit blijft ook zo maar de intensiviteit zal daarin worden opgevoerd. Wel zodanig dat iedereen tijdens de training mee kan komen. Ons vaste jaarlijkse masterkamp in september was weer druk en gezellig. Veel atleten met of zonder aanhang / kinderen waren aanwezig. Ook dit jaar had de kamporganisatie voor een mooie locatie gezorgd waar we d.m.v. sport, spel, eten en drinken een prima weekend hebben gehad. Je bent vanaf je 35 e master, terwijl de oudste masters inmiddels in de 60+ categorie vallen. Blessure preventie blijft bij het vorderen van leeftijd en de daarmee afnemende belastbaarheid, een belangrijker aandachtspunt. We gaan als mastergroep op sportieve manier door met daarin prestatie, plezier en gezelligheid! Informatie over de masters is te vinden op de site van AVW onder het kopje trainingstijden en informatie masters. Loopgroepen Dit jaar zijn de hoofdtrainers 4 keer bij elkaar geweest duidelijke afspraak gemaakt over de duur van de vergadering i.v.m. werkende mensen. Daarnaast zijn er veel contacten geweest met NKS over clinic en licentiehouders. Hardlopen Verschillende trainers hebben dit jaar ook deelgenomen aan deze clinic. Vanuit de trainers zijn verschillende projecten weer opgenomen zoals de 7heuvelen-trainingen. Omdat er niet genoeg trainers meer waren hebben Willy en Elly de Swart met ondersteuning van Herman Vulling dit op zich genomen. De aanmeldingen waren niet genoeg om een eigen trainingsgroep op te starten dus zijn de mensen ondergebracht in verschillende groepen. Op de dinsdagavond heeft Herman Rohde weer een beginnersgroep van 20 personen. Men is weer volop bezig met de voorbereiding van de marathon naar Sevilla op door o.a. Wil Jansen. Hiervoor komt eerst de Marathon van Amsterdam ( 18 oktober) waar Elly Jansen haar eerste marathon loopt. 29 van 58

30 Verder hebben uit verschillende loopgroepen deelnemers mee gedaan aan: de Mariekeloop, de Zevenheuvelenloop, de St. Stevensloop en natuurlijk aan de Bevrijdingsloop op 5 mei jl. Dit jaar hebben we formeel afscheid moeten nemen van Jo Jansen als trainer, maar hij is toch momenteel bezig om 2 personen op te leiden tot trainer2. De trainers vinden dit erg fijn want, met nog steeds groeiende aantallen lopers, zijn meer gekwalificeerde trainers altijd welkom en hard nodig. Nordicwalken Deze groep blijft zo goed als gelijk. Het is een gezellige groep die maandelijks op locatie gaat, met de 5voorWijchen zich gepresenteerd hebben met een wandeling op de zaterdagmiddag voor de wedstrijden. We hebben die dag 6 deelnemers vanuit andere vereniging verwelkomt en binnenkort gaan we bij hen op locatiebezoek. Voor een wandeling in de buurt daar. 4. EvenementenCommissie De EvenementenCommissie, voorheen de jeugdcommissie, is een groep actieve enthousiaste leden, die naast de reguliere trainingen en wedstrijden op vrijwillige basis activiteiten organiseert voor haar leden. Deze activiteiten lopen uiteen van een dagje zwemmen, potje bowlen tot volledig verzorgde kampen. De EC is een stabiele organisatie binnen de vereniging die al jaren ervaring heeft in het organiseren en coördineren van activiteiten. De EvenementenCommissie krijgt jaarlijks een budget toebedeeld. Hiermee wordt een jaarprogramma opgesteld waarin vaste evenementen zoals de clubkampioenschappen, Sinterklaas, Kerst en de Nieuwjaarsreceptie als vaste evenementen worden opgenomen. Jaarlijks gaan bijvoorbeeld ook alle pupillen van de vereniging op kosten van de EC een dag naar speeltuin De Blije Dries. Missie & Visie Missie: Er voor zorgen dat jong en oud, in een veilige omgeving, kunnen sporten, en deel kunnen nemen aan AVW activiteiten. Visie: De EC is een betrokken enthousiaste commissie met afzonderlijke werkgroepen*. Iedere werkgroep heeft een aanspreekpunt voor de EC en kan zelfstandig een activiteit organiseren na (financiële) afstemming met de EC. De EC zal daar waar mogelijk en van toepassing de werkgroep begeleiden. *) De werkgroep, of een afgevaardigde van de werkgroep, hoeft geen onderdeel uit te maken van de EC. Doelen binnen nu en drie jaar Het actief betrekken van AVW leden bij de EC voor ondersteuning Het vormen van werkgroepen voor (grote) activiteiten zoals: - Twee stromen loop - AVWeekend (de 5 van Wijchen) Het betrekken van een afgevaardigde (werkgroep) bij de EC uit: de diverse loopgroepen w.o. Nordic Walking en de Masters. 30 van 58

31 Draaiboeken maken voor alle activiteiten Database met gegevens van: - contacten van aanspreekpunten per werkgroep, - vrijwilligers - externe partijen die de EC willen ondersteunen Zorgen dat evenementenprotocol bekend is binnen de leden en de (nieuwe) werkgroepen. Aanwezigheid van een activiteitenkalender met vermelding van eigenaarschap: werkgroep of EC Werken met één EC budget voor alle activiteiten Werken met één jaarplan voor alle activiteiten De EC zichtbaar maken binnen AVW Voordeel indien we deze ambitieuze visie halen binnen 3 jaar Duidelijke evenementenstructuur binnen AVW (Een EC met zelfstandige werkgroepen); Geen aparte begrotingen en jaarplannen; Voor de leden, werkgroepen is het helder waar ze moeten zijn voor een activiteit; We zijn daardoor (automatisch) zichtbaard voor alle leden; Het bestuur heeft met één EC commissie te doen; Er komt één activiteitenkalender voor alle leden. Een terugblik over 2015 Doelen gesteld voor 2015 Vergaderstructuur verbeteren; Alcohol NIX onder de 18 jaar; Nieuwe EC-leden werven. Voor alle activiteiten een draaiboek/handboek (dropbox) Gerealiseerd o Alcohol NIX onder de 18 Wij denken dat dit bij de clubkampioenschappen (2015) heel erg goed is gegaan. Het uitdelen van bandjes bij de ingang aan alle mensen boven de 18 (ook bijvoorbeeld Bram, Mike en Jannes) laat wel een duidelijk signaal achter. Wij geloven ook dat er heel weinig gedronken is door minderjarigen die avond. o Nieuwe EC-leden werven 31 van 58

32 Dit is op de drempel gelukt. Twee leden kwijt, drie nieuwe EC-leden erbij. Helaas afscheid moeten nemen van Mike Meijer (voorzitter) en Tim Klinkhamer. Vanaf 1 september 2015 heeft de EC een nieuwe voorzitter (Erwin Verheijen). Daarnaast komen Karel Buijs en Anouk van Gils de commissie versterken, ook vanaf 1 september jl. Er zijn bovendien buiten de EC ook mensen te vinden die het leuk vinden om te organiseren. Dat zijn leden die niet actief bij de EC willen, maar die we wel kunnen benaderen voor organisaties. Niet gerealiseerd Vergaderstructuur en consequentheid is in 2015 niet verbeterd. Draaiboek per activiteit (op dropbox) Algemeen GOED o Het betrekken van leden buiten de EC Dit gaat goed. Er worden steeds vaker mensen van buiten de EC betrokken bij het organiseren van activiteiten. Dit is om meerdere redenen een goede zaak. Mensen zijn betrokken, er wordt weer met een frisse blik tegen dingen aangekeken. Maar vooral kunnen gaten op deze manier in de toekomst makkelijker ingevuld worden. Er zijn altijd trainers, ouders of andere leden die bereid zijn om leuke activiteiten te organiseren. o Elke activiteit die op de EC-kalender stond is uitgevoerd. Daarin zijn de evaluatiepunten van voorgaande jaren meegenomen om de betreffende activiteit nog beter uit te voeren. o Thematrainingen Deze trainingen zijn nog beter geworden dit jaar. Elk jaar wordt er met Sinterklaas, Kerst, Carnaval en Pasen een speciale training georganiseerd. Dit jaar is er voor gekozen om de groepen te splitsen in C, B pupillen en de A-pupillen. Dit omdat de groep anders te groot was, en om het leeftijdsverschil minder groot te maken. Bovendien kan de activiteit beter op de leeftijd worden aangepast. MINDER GOED o o o o o o o o o Bijeenkomsten van de EC kunnen wellicht wat frequenter. Verslagen, etc. beter documenteren; De ondersteuning van mensen die activiteiten organiseren (protocol); Maken van begrotingen; Bereiken van de doelgroep; Machtigingsformulieren goed gebruiken (digitaal!); Helder zijn in de communicatie; Tijdig activiteiten bekendmaken; Nadenken over bedanken van vrijwilligers. o Schmink Er is in 2015 Schmink aangeschaft (Marlies/Ilse). De schmink wordt hoofdzakelijk gebruikt bij pupillenactiviteiten, waaronder de activiteit tijdens de clubkampioenschappen. Het beheer van Schmink is nog een onderwerp open agendapunt. 32 van 58

33 o o Inspelen op activiteiten die anderen binnen AVW organiseren. Een aantal EC-leden vraagt zich af of ze ons weten te vinden en dat er een 'stappenplan' (protocol) is om activiteiten te organiseren. EvenementenCommissie in 2016 o o o o o o o o o o o o o o Gestructureerd overleg en structuur binnen de EC organisatie; Zichtbaarheid van de EC binnen AVW; Nieuwe activiteiten; Draaiboek per activiteit; Database met mogelijke contacten van vrijwilligers en externe partijen die ons met regelmaat helpen; Alle activiteiten blijven organiseren met hier en daar afwijken van de jaarlijkse sleur; Huidige activiteiten ook in stand houden en alle activiteiten organiseren die op de agenda staan; Betrekken van de loopgroepen bij deelname (algemene) activiteiten; Aanwezigheid van activiteitenkalender; Online inschrijven voor activiteiten; Eenduidige afspraken over benadering doelgroepen ( lijsten, posters, flyers, Facebook, website, etc.); EC ondersteuning van alle gezellige' clubactiviteiten; Beleid ontwikkelen voor bedanken van vrijwilligers; Uitvoering alcoholbeleid (samen met Barcie, DB). Financieel geeft AVW haar leden geen realistisch beeld als alleen het saldo van de EC in de jaarstukken wordt weergegeven. De werkelijke geldstromen van de 5 van Wijchen (AVWeekend), begroting van circa , zijn vele malen groter dan het budget van de EC ( 2.000,-). De organisatie rondom AVWeekend oversteeg de EC destijds zowel in tijd als geld. Daarnaast had de 5 van Wijchen (AVWeekend) destijds zelf baat bij een eigen penningmeester en voorzitter. Er is een eigen jaarverslag en eigen deelname bij de ALV. Nieuw in 2015/2016 o Incidenteel een jubileum (wanneer is het volgende moment?) o AVW lintjes moment: zo veel jaren trainer, lid, kampioenen per jaar, etc.. o Eten of activiteit na de 7-Heuvelenloop (vooral voor de loopgroepen) o Kamp voor Masters, lopers, Nordic Walkers? o Poep scheppen veemarkt (leverde AVW 175,- op in 2015) 5. AccommodatieCommissie Begin 2015 waren er nog twee commissies: Buitenbeheer ( Henk Boekhorst) en Binnenbeheer( Nico Peters- Weem). In 2015 zijn samengevoegd tot een AccommodatieCommissie. 33 van 58

34 De AccommodatieCommissie bestaat uit: Commissie: Werkgroep: Ben Gijsbers (voorzitter), Frank Adriaansen, Henk Boekhorst, Nico Peters Weem, Robin Scholten en Twan Evers. Elke 14 dagen op maandagmorgen. Arie Roefs, Ben Arts, Ben Gijsbers, Ben Janssen, Gerard Peters, Hans de Vries, Henk Boekhorst, Nico Peters Weem en Ton Weijers. Verder zijn er twee personen via de gemeente aan onze werkgroep toegevoegd. Taken Keuring buitenaccommodatie In 2014 is de buitenaccommodatie door de atletiekunie gekeurd. Op een aantal punten was onze accommodatie afgekeurd. Voor de keuring in 2014 is door de stichting Groene Grasvelden het zand in de drie springbakken vervangen door het juiste type zand en is het gravel in de twee kogelstootsectors opgehoogd. Eind 2014 en 2015 is hard gewerkt om die punten te herstellen. Eind 2014 zijn de springbakken voorzien van een afdekzeil om te voorkomen dat het zand er uit waait. In opdracht van de gemeente zijn bij alle aanlopen technische onderdelen de toplaag vervangen en de ronde baan is op diverse plaatsen hersteld. Ook zijn het plateau en de insteekbakken van polsstokhoog gerenoveerd. Tevens zijn door de werkgroep de andere punten aangepast en/of hersteld. Op 27 juli is de herkeuring door de atletiekunie uitgevoerd. Alle onderdelen zijn goedgekeurd en wedstrijd geschikt. Wel was er een belangrijke opmerking bij hoogspringen 2 en dat is dat het afzetvlak niet voldoet aan de minimale lengte van 15 meter. Polsstokhooginstallatie Tijdens een extra ledenvergadering is met algemene meerderheid akkoord gegeven voor het aankopen van een nieuwe polsstokhoog installatie. Het totale budget is ,- met een marge van 5%. Bij het schrijven van dit verslag zijn we in onderhandeling met twee leveranciers: AMO sport en Tamminga sport. We hopen eind november tot een beslissing te komen. Overkapping polsstokhooginstallatie Op het moment dat de afmetingen van de nieuwe polsstokhooginstallatie bekend zijn wordt opdracht gegeven voor het vervaardigen van een overkapping. Dit wordt uitgevoerd door Fred Adriaansen. Vanuit de AccommodatieCommissie zal Frank Adriaansen dit project leiden. Wanneer de overkapping gereed is zal de gehele polsstokhooginstallatie geïnstalleerd worden. We streven er naar dit voor 1 april 2016 te realiseren. Nieuwe container De nieuwe container is inmiddels geplaatst en in gebruik genomen door de AccommodatieCommissie. Het is aan de andere commissies om de wedstrijdgarage en materiaal opslagruimte verder in te richten. 34 van 58

35 Algemeen Op dit moment beschikken we over een goede training- en wedstrijdfaciliteit. Straks beschikken we ook over een polsstokhooginstallatie. Door de werkgroep is dit jaar hard gewerkt om dit allemaal in orde te krijgen. We zien dat er niet altijd zorgvuldig met onze voorzieningen wordt omgegaan. Vanuit de werkgroep vragen we om na de trainingen de voorzieningen weer op de juiste manier op te ruimen. Ook tijdens evenementen verwachten wij dat er zorgvuldig met de voorzieningen wordt omgegaan zodat wij gemotiveerd blijven om het complex te onderhouden. Namens de AccommodatieCommissie, Ben Gijsbers 6. Lief en Leed commissie Als lief en leedcommissie werk ik namens de vereniging. Ook dit jaar hebben de nodige AVW leden en/of vrijwilligers een kaart of andere attentie gehad namens de vereniging. Steeds meer trainerscoördinatoren weten de kaarten te vinden. ( Laat me wel weten als ze op zijn.) Toch blijft het jammer dat er nog altijd niet, niet goed of te laat wordt doorgegeven wanneer iemand stopt met vrijwilligerswerk, ziek of geblesseerd is. Wanneer er op een andere wijze een reactie vanuit de vereniging op zijn plaats zou zijn, is het fijn als dit op tijd doorgegeven wordt. Lief en leedcommissie: Mieke Klinkhamer (miekeklinkhamer@hotmail.com) 7. BarCommissie Nadat ik begin dit jaar de BarCommissie-leiding heb over genomen van Harry de Vries had ik een moeizame start. Overdracht was summier en de samenwerking met de andere BarCommissieleden Pat en Hannie was niet optimaal, met name t.a.v. de communicatie. In tweede helft van het jaar is de samenwerking met de oude leden sterk verbeterd en liepen de bar werkzaamheden tijdens wedstrijden aanzienlijk beter (betere teamspirit). Het capaciteitsprobleem is enigszins verlicht door de bijdrage van Monique Bakker, zij heeft praktisch bij alle wijdstrijden meegeholpen. Na de vakantie is Ruurd van Druten aan het team toegevoegd voor ondersteuning van Hannie op dinsdagavond. De barbezetting is voor maandag, dinsdag en donderdag goed geregeld. Alleen voor de woensdagavond zoek ik nog iemand alsmede tijdens de zaterdagochtendtrainingen. Ook is er betere informatie voorhanden wanneer er piekbelasting is tijdens de wedstrijden en hebben we het ordersysteem verbeterd zodat klanten sneller geholpen konden worden. 35 van 58

36 Er is samenwerking met de EC gezocht en gevonden. Afgesproken is dat bij iedere ECvergadering een lid van de BarCommissie aan zal schuiven en andersom dat tijdens de BCvergadering een lid van de EC zal aanschuiven Bij de eerstvolgende BCvergadering op zaterdag 5 december bijvoorbeeld zal Jelle van Lohuizen namens EC aanschuiven EC en BarCommissie hebben elkaar nodig op volgende gebieden: Goed met elkaar afstemmen wie / wanneer aan de bar staat tijdens evenementen / wedstrijden Inkoop beleid goed afstemmen en tijdig behoeftes doorgeven Gebruik kunnen maken van elkaars vrijwilligerspotentieel in geval van capaciteit probleem Opschonen van lijst van mensen die een sleutel hebben van de keuken (nu mis ik soms overzicht / coördinatie) Naast betere barbezetting staan de volgende acties nog open: Beter inzicht krijgen in de financiën voor alle leden van de commissie Afstemmen met de gemeente Wijchen om alcoholbeleid te bepalen voor AtletiekVereniging Wijchen Met vriendelijk groet, René Smulders Voorzitter Bar Commissie 8. Sponsorcommissie Al weer bijna een jaar voorbij. De ambitieuze doelstellingen van het afgelopen jaar zijn voor een groot deel waar gemaakt. Peter van Trappen is officieel toegetreden tot de sponsorcommissie. De firma s total-it, RWP Montage en Auto & Bandenservice Dirk de Kleijn hebben zich inmiddels aan onze club gebonden. Vorig jaar heb ik de wens uitgesproken om één grote sponsor binnen te halen. Dat is ons gelukt in de vorm van een éénmalige sponsoring door de Wereldkeuken ten behoeve van de 5 van Wijchen. Vorig jaar had Lelie Installatiebedrijf aangekondigd te stoppen met de sponsoractiviteiten. Dit jaar voegen ze de daad bij het woord. Volgend jaar stoppen de firma s Gebr. Van de Broek en CamperToday met hun activiteiten. Erik Spaan van Camper Today blijft ons nog wel een jaartje financieel ondersteunen. Tijdens een drie avonden durende workshop hebben we opnieuw bevestigd gekregen dat de wereld van de sponsoring aan het veranderen is. Een sponsor verwacht meer dan een bord langs de kant en een factuur. 36 van 58

37 Een vereniging heeft ook veel meer te bieden dan dat. Maar daar moeten we ons wel van bewust zijn. Als sponsorcommissie van AVW waren wij al veel langer op zoek naar meer samenwerking en binding met onze sponsoren. Elkaar versterken, door middel van bijvoorbeeld een VIP-avond, zoals we dat al een paar keer hebben gedaan met Shoeby; De laatste keer zelfs gekoppeld aan een goed doel, waarbij Dasta was betrokken. Een ander mooi voorbeeld is de samenwerking met de Leurse Hof: Eigenaar Frans Schoenaker steunt ons met een mooie financiële bijdrage en een drukbezochte kerstbikkeltraining wordt afgesloten met een heerlijke lunch in Leur. We spreken inmiddels over sponsoring 2.0. Nieuwe mogelijkheden kondigen zich aan. Wat te denken van de crowdfundingactie die we zijn gestart om bij te dragen aan de realisering van de nieuwe polsstokhooginstallatie. Een actie via internet waarbij door vele personen een mooi totaalbedrag wordt gegenereerd en waarbij opnieuw aan sponsoren de kans wordt geboden om met ons samen te werken. Op diverse fronten was er samenwerking met de Expert. Onze oude diepvrieskist was aan vervanging toe. De Expert heeft ons op basis van sponsoring een mooie diepvrieskast ter beschikking gesteld. Tijdens de VIPavond bij Shoeby en bij de 5 van Wijchen, kwam veel informatie tot ons via beeldschermen, die door de Expert ter beschikking werden gesteld. Dankzij total-it kunnen de trainers de vaardigheden van hun atleten vastleggen en bespreken door middel van een tablet. Een ander hoogtepunt van samenwerking in het afgelopen jaar, is de ondersteuning van de 5 van Wijchen door de Wereldkeuken, Triavium. Niet een bord langs de kant, maar kortingsbonnen bij de startnummers, waardoor wellicht een nieuw publiek de weg naar deze geweldige eetgelegenheid weet te vinden. Tijdens de workshop was er veel aandacht voor het tot waarde maken van de vereniging. Onze vereniging heeft veel te bieden aan potentiële sponsoren. We organiseren jaarlijks diverse evenementen, we hebben een mooie accommodatie, we hebben competitieploegen, jeugdactiviteiten, en beschikken over veel trainers(talent). Daarbij hebben we een groot regionaal en soms zelf een landelijk bereik. Voldoende mogelijkheden om met potentiële sponsoren samen te werken en elkaar te versterken. Het ontbreekt ons nog aan een mooie flyer, waarin staat waar wij goed in zijn, wat we waard zijn en wat ons bereik is. Met andere woorden: Wat is AtletiekVereniging Wijchen waard voor personen en bedrijven die ons financieel of op een andere manier willen ondersteunen. Dat is in ieder geval één van de doelstellingen voor het komende jaar. De sponsorcommissie, Peter van Trappen Frank Cornelissen frank.cornelissen@upcmail.nl 9. Communicatiecommissie Redactie AVWeetje 37 van 58

38 De redactieleden zijn: Janneke Siebenga, Jasmijn de Haan, Douwe de Jager en Tanja Vondeling. Het clubblad is dit jaar 4 keer verschenen: eind maart, eind juni, begin oktober en half december. De taak van de redactie is het uitnodigen van potentiële schrijvers voor aanleveren kopij (o.a. verslag van wedstrijden, evenementen of andere activiteiten bij AVW), het redigeren van alle ontvangen kopij, het samenstellen van de redactionele inhoud van het AVWeetje, zorgdragen voor het drukproces en de verspreiding van het AVWeetje. Doel en doelgroepen Doel van het AVWeetje is de verschillende doelgroepen te informeren over alle zaken in AVW. Primair zijn dat de beleidsonderwerpen die door het bestuur worden vastgesteld en het nieuws van de penningmeester. Daarnaast wordt informatie verstrekt over de wedstrijdkalender, behaalde resultaten, verslagen van wedstrijden, foto's, vakantieverhalen, kampverslagen en andere wetenswaardigheden. Tevens worden activiteiten aangekondigd en oproepen gedaan. Het AVWeetje draagt op deze manier een steentje bij om het 'AVW-gevoel' te versterken. De inhoud wordt door de leden zelf geschreven. Het AVWeetje is een clubblad speciaal gemaakt voor de leden. Dat is ook de belangrijkste doelgroep. Maar verder worden ook externen bereikt zoals adverteerders, gemeente, huisgenoten van leden, aspirant-leden. Het blad wordt verspreid op een daarvoor bestemde plaats in de hal van het clubhuis. Zo kan een ieder die het clubhuis binnenkomt een exemplaar meenemen. Organisatie: redactie - communicatie De redactiecommissie valt, samen met de PR (Ben Jansen), Nieuwsbrief (verspreiding via (DIT JAAR NIET UITGEVOERD)) en de website (Erik Spaan / Jannes de Vrijer) onder de CommunicatieCommissie. De voorzitter communicatie is het bestuurslid met aandachtsveld Communicatie en PR. Deze bestuurstaak wordt uitgevoerd door Eveline Gradussen. De samenwerking tussen PR, de Nieuwsbrief, de Webmasters en de Redactiecommissie bestaat uit het over en weer uitwisselen van interessante informatie, maar ook gezamenlijk vaststellen van het communicatie beleidsplan: welke communicatie media zijn er en welke hebben we in de toekomst. De redactie werkt volgens een vastgesteld schema. Binnen de redactie heeft ieder zijn eigen taak en verantwoordelijkheid: Janneke Siebenga ontvangt en verzamelt de kopij en stuurt de schrijvers een bedankje. Zij zorgt dat de ingezonden stukken tijdig aanwezig zijn bij Tanja Vondeling en/of Douwe de Jager. Zij zorgen voor de opmaak en het aanmaken van het PDF document. Dit PDF document is het clubblad in eindvorm, incl. advertenties, zoals het door de drukker ongewijzigd wordt gedrukt. Janneke Siebenga en Jasmijn de Haan dragen zorg voor de spelling en leesbaarheid van de teksten. Janneke Siebenga draagt zorg voor de contacten met de drukker. Een ieder ontplooit initiatieven om voldoende kopij binnen te krijgen. Het doel is een AVWeetje te maken van tussen de 36 en 48 pagina s. Inhoud De redactie schrijft voor in het blad een korte inleiding. 38 van 58

39 De bijdrage van het bestuur is een vaste rubriek. Ook de penningmeester publiceert regelmatig nieuws. De regelmatige bijdragen van de medische commissie worden zeer gewaardeerd. Nieuwselementen staan centraal en vooraan in het blad, achtergronden worden verder in het blad geplaatst. Ook de jeugdrubrieken hebben hun eigen plaats. De redactie probeert tevens 1 of meerdere vaste rubrieken te vormen. Er wordt veel aandacht besteed aan human interest. Bij alle aangeleverde kopij wordt de naam van de auteur vermeld. Verder is het streven van de redactie om regelmatig foto's te plaatsen. Dit verhoogt de attentiewaarde van het artikel. Het AVWeetje heeft een vaste, eenduidige herkenbaarheid en leden/lezers moeten zich in het blad herkennen. In het afgelopen jaar hebben we gemerkt dat het steeds moeilijker wordt om voldoende kopij te verzamelen. Het wordt steeds minder vanzelfsprekend om een wedstrijdverslag te schrijven. De ontwikkeling van andere communicatiemedia (bijv. sociale media en website) betekent dat nieuws of een fotoverslag veel sneller beschikbaar komt dan een clubblad dat 4maal per jaar verschijnt. In het redactioneel (pagina 1) staat de uiterste inleverdatum vermeld voor de kopij van de volgende editie. Digitaal inleveren kan bij redactie@avwijchen.nl Advertenties/sponsorcommissie De sponsorcommissie levert de informatie m.b.t. de advertentiepagina s. De redactie legt hierover contact met de drukker. De redactie plaatst de advertenties. Het aantal advertentiepagina s bedraagt 16. De advertentiepagina s op pagina 1, binnenzijde achterpagina, achterpagina en de (4) centrumpagina s zijn in kleur en worden vooraf door de drukker voor het gehele jaar gedrukt. De mailing van AVWeetjes naar de sponsoren wordt verzorgd door de sponsorcommissie. Iedere sponsor ontvangt 1 exemplaar van het AVWeetje. Het is de bedoeling dat een sponsor middels een sponsorportret zichzelf op een redactiepagina kan profileren. De redactie heeft hiervoor een vragen- en aandachtslijst opgesteld die de sponsor kan gebruiken om informatie aan te leveren. De redactie beoordeelt het sponsor-portret op leesbaarheid, nieuwswaarde en informatiewaarde. Het drukproces Het AVWeetje is het gehele jaar gedrukt bij Drukkerij Wijchen, Nieuweweg 195 te Wijchen. Het clubblad wordt als PDF formaat aangeleverd als een totaal document. De redactie plaatst zelf de advertenties in de aangeleverde PDF file en beheert daarom ook de advertenties. De lay-out en stijl zijn ongewijzigd overgenomen van voorgaande jaren. Alle ontvangen kopij wordt door de redactie naar het lettertype Arial 14 overgezet, met zowel rechts als links een kantlijn. Namens de CommunicatieCommissie, Douwe de Jager 39 van 58

40 10. Commissie Welzijn De Commissie Welzijn bestaat uit vrijwilligers met deskundigheid op het gebied van sportmedische zorg, sportmassage, EHBO en Arbo. Commissie Welzijn biedt de volgende diensten aan de leden: 1 Blessure spreekuur 2 Blessure preventie 3 Reanimatie en AED trainingen voor trainers en belangstellenden 4 Sportmassage s en blessure behandeling 5 E.H.B.O bij wedstrijden en kampioenschappen 6 Informatieve artikelen in het AVWeetje 7 Opstellen van beleid betreffende veiligheid binnen de vereniging De taak van commissie Welzijn is begeleiding van alle atleten van AVW zowel in de loopgroepen als baanatleten om klachtenvrij tot optimale prestaties te komen op zijn/haar gewenste niveau. Samen met trainers wordt zorg gedragen voor een veilige accommodatie en trainingsfaciliteiten. 1 Blessure spreekuur Iedere dinsdagavond vanaf uur zijn Ben Janssen of Dick Hesse aanwezig in het clubhuis voor het gratis spreekuur. Gemiddeld komen er 3 leden per avond voor een blessure behandeling of advies. 2. Blessureprevencie Naast voorlichting worden er functieonderzoeken verricht en wordt de sporter specifieke rekkingoefeningen geleerd met als doel blessures te voorkomen. Tevens kan doorverwezen worden naar hulpverleners die zich bezighouden met sportgerelateerde aandoeningen zoals podotherapeut, sportartsen of sportfysiotherapeut. 3. Reanimatie AED. Op maandag 28 en dinsdag 29 september waren er weer twee succesvolle reanimatie/aed trainingen. In totaal hebben 27 leden hieraan meegedaan. Leden die voor de eerste de cursus hebben gevolgd ontvangen volgende keer een officieel certificaat. M.b.t. de defibrillator van A.V.W.: hiervan zullen de elektroden vervangen moeten worden, kosten 76, Sportmassages. Steeds meer leden weten de weg naar de sportmasseurs van A.V.W. te vinden, vaak op advies van de trainers. De sportmassages vinden tegen een kleine vergoeding plaats door drie gediplomeerde NGS sportmasseurs t.w. 40 van 58

41 Ben Janssen, Dick Hesse en Ton Pauw. (telefoonnummers staan achterin het A.V.Weetje). Naast sportmassages worden ook blessures behandeld, wordt er indien nodig getapet of bandages aangelegd, voorlichting gegeven enz. 5. E.H.B.O Dit jaar hebben we twee nieuwe vrijwilligers mogen verwelkomen. Cindy Jansen en Jasmijn d Haan. Ook afgelopen seizoen is er weer bij vele thuiswedstrijden E.H.B.O verleend zoals bij: St. Nicolaasloop, Stedenwedstrijd, Competitiewedstrijd voor senioren, Trainingspakkenwedstrijd, Avondwedstrijd, clubkampioenschappen enz. Voor de Tweestromenloop en De Vijf van Wijchen is wederom het Rode Kruis uit Wijchen ingeschakeld. De koffers en materialen verzorgingskamer worden regelmatig aangevuld. Januari 2016 krijgen we een professionele brancard. Deze zal komen te hangen naast de prijzenkast in de gang tegenover de damestoiletten. 6. Informatieve artikelen in AV.Weetje Al vele jaren staan er in ons clubblad medische artikelen, vaak zijn deze geschreven naar aanleiding van blessures die bij een training is ontstaan. Maar ook actuele gebeurtenissen kwamen aan de orde. 7. ARBO Ook al hoeven we als vereniging niet aan alle formele eisen van de Arbo-wet te voldoen, als commissie willen we wel dat op onze accommodatie veilig gesport kan worden door leden en leiding. Commissie Welzijn/Arbo heeft als doel te zorgen voor een veilige sportomgeving. Dat doen we bijvoorbeeld door het uitvoeren van een risico inventarisatie en evaluatie. Op basis hiervan kunnen dan weer aanbevelingen gedaan worden aan bijvoorbeeld het klusteam voor aanpassingen aan het clubhuis. Enkele activiteiten van afgelopen seizoen: Op verzoek is er een invalidenparkeerplaats ingericht. Er is een speciaal slot op de deur naar het krachthonk gemaakt zodat kinderen niet zonder toezicht naar binnen kunnen. In geval van nood kan de deur altijd worden geopend. De brandweerslang en brandblussers zijn gecontroleerd. Het calamiteitenplattegrond is aangepast. Deze hangt in de hal bij binnenkomst. Advies om de wedstrijdpoort (poort aan de Grootvenzijde) altijd open te houden tijdens wedstrijden/evenementen. Op deze manier zijn er altijd twee vluchtroutes. Op de poort bij binnenkomst zal een bord worden geplaatst met inrit vrijlaten zodat de inrit niet als parkeerplaats wordt gebruikt. Het clubhuis (incl. alle ruimten) is gecontroleerd en in orde bevonden door de brandweer. Men verstrekt geen bordje meer met het betreffende jaartal. De leden van commissie Welzijn 41 van 58

42 Sportmasseurs: Ben Janssen, Dick Hesse en Ton Pauw. E.H.B.O.: Cindy Jansen, Emiel Boterarm, Jasmijn d Haan, Ruud Löbel, Riek Janssen. Arbo: Twan Evers, Nico Peeters Weem, Raymond Krebbers en Ben Janssen Namens commissie Welzijn Ben Janssen 11. AVWeekendCommissie Op de eerste plaats ter informatie en voor het leesgemak; AVWeekend en de 5 van Wijchen worden door één commissie georganiseerd. Het evenement heeft één begroting en wordt onder de vlag van AV Wijchen georganiseerd. We noemen deze commissie AVWeekendCommissie. In dit jaarverslag wordt met AVWeekend dus het gehele evenement bedoeld, inclusief de 5 van Wijchen. Tot dit jaar viel AVWeekend onder de EvenementenCommissie van AVW. Met name doordat de grote van het evenement niet in verhouding staat met andere evenementen van AVW, en om de zichtbaarheid binnen AVW te vergroten, is met het bestuur van AVW afgesproken om een aparte commissie op te richten. De AVWeekend commissie bestaat uit Mike Meijer, Jannes de Vrijer, Siem Leidekkers, Deef Meijer, Bram Vercammen (penningmeester) en mijzelf (Tim Klinkhamer) als voorzitter. Samen met meer dan 80 vrijwilligers organiseren wij het AVWeekend. Dit gebeurt in samenwerking en met hulp van andere commissies binnen de verenging, waaronder het WOC, de sponsorcommissie en de PR. Onze dank is groot aan iedereen de geholpen heeft het AVWeekend mogelijk te maken. Doel van het AVWeekend is om de leden van AVW, en de inwoners van regio Wijchen, een leuke en sportieve dag te bezorgen. Hiermee kan de band van leden met de vereniging versterkt worden. Daarnaast kan de betrokkenheid van niet-leden met de vereniging vergroot worden. Hieronder de activiteiten van AVWeekend 2015, met daarachter het aantal deelnemers. Zeskamp C/D junioren, 40 deelnemers verdeeld over zes teams Zeskamp (16+), 175 deelnemers verdeeld over 18 teams Nordic Walking, 20 deelnemers Kidsrun, 60 deelnemers verdeeld over twee afstanden 5 km recreanten, 200 deelnemers 5 km Gala Run, 25 deelnemers Buffet, 150 deelnemers 42 van 58

43 De dag werd afgesloten met een feest. Het is moeilijk te schatten hoeveel personen hierbij aanwezig waren. Al met al was het een leuke dag. Ondanks dat er gemiddeld minder deelnemers waren dan vorig jaar, was het een druk bezochte dag. Naar schatting waren er meer dan 1000 bezoekers. Het evenement kreeg weer veel publiciteit in de lokale media en er zijn een aantal nieuwe sponsoren aangetrokken. De afgelopen jaren heeft AVWeekend de club soms geld gekost en soms opgeleverd. AVWeekend heeft dit jaar in totaliteit een verlies gedraaid van een paar honderd euro. Op het moment van schrijven is het exacte bedrag nog niet bekend. Dit komt door tegenvallende bezoekersaantallen. Wellicht was de datum hier de grootste oorzaak van. Toekomst Komend jaar gaan een aantal commissieleden stoppen of minder tijd investeren in de organisatie. We zijn dan ook opzoek naar nieuwe commissieleden. Doordat de organisatie van AVWeekend erg veel tijd vraagt en het ieder jaar weer lastig blijkt om genoeg financiële middelen bij elkaar te krijgen, is de AVWeekend commissie met het bestuur van AVW in overleg over hoe het evenement in de toekomst vormgegeven zal worden en gecontinueerd kan worden. Namens AVWeekend Commissie, Tim Klinkhamer 43 van 58

44 12. Financiële gegevens Liquiditeitsbegroting Zoals ook te lezen in het verslag van de Algemene LedenVergadering, is in de toegevoegde stukken van het boekjaar 2014 geen liquiditeitsbegroting opgenomen. Deze is ook niet later toegevoegd aan deze jaarstukken. Deze begroting is niet gemaakt. Het besluit is genomen om deze projectie in het verslag te laten vervallen, omdat dit naar de mening van het dagelijks bestuur geen echte toegevoegde waarde heeft binnen de ALV. Uiteraard speelt aandacht voor onze kaspositie door het hele jaar heen, maar wordt, gezien de naar verhouding geringe omvang, voldoende gerapporteerd op de balans in de vorm van status Liquide middelen einde boekjaar onder het kopje ACTIVA. Het verslag van de kascommissie Het verslag van de kascommissie wordt vanaf het boekjaar 2014 mondeling toegelicht tijdens de betreffende Algemene LedenVergadering. De schriftelijke vastlegging hiervan wordt toegevoegd aan het verslag van de betreffende Algemene LedenVergadering. Dit verslag van de vergadering zal in het lopende verenigingsjaar in concept beschikbaar komen en worden vermeld in de jaarstukken van het volgende verenigingsjaar. Hieruit volgt dat de financiële bijlagen van de jaarstukken zijn: 1. Balans 2. Exploitatierekening 3. Meerjarenbegroting 44 van 58

45 Balans AKTIVA PASSIVA Clubgebouw Eigen Vermogen op Sportgerelateerde ruimtes Resultaat boekjaar Kantine Eigen Vermogen op Fitnessruimte CV ketel Omroepinstallatie Discuskooi 526 Kleding Voorziening clubgebouw Discus/Hamerkooi Voorziening professionalisering Te ontvangen BTW 193 Te betalen BTW 0 Nog te ontvangen Nog te betalen Vooruit betalingen Vooruitontvangen 170 Liquide middelen ABN-AMRO ABN-AMRO spaar 100 ABN-AMRO Internet Rabo Rabo spaar Kas BC 533 KAS 0 Balans AKTIVA PASSIVA Clubgebouw Eigen Vermogen op Sportgerelateerde ruimtes Resultaat boekjaar Kantine Eigen Vermogen op Fitnessruimte CV ketel Omroepinstallatie Discuskooi 351 Kleding 995 Voorziening clubgebouw Discus/Hamerkooi Voorziening garage 95 Te ontvangen BTW 1339 Te betalen BTW 0 Nog te ontvangen Nog te betalen Liquide middelen ABN-AMRO ABN-AMRO spaar 976 ABN-AMRO Internet Rabo Rabo spaar Kas BC van 58

46 Exploitatie rekening begroting realisatie begroting Baten Exploitatie opbrengsten Contributies/donaties Verhuur veld/accommodatie Verhuur/huurkoop aan SSW Dienstverlening aan SSW Dienstverlening aan SGG Cursussen loopgroepen Inschrijfgelden wedstrijden (WOC) Opbrengst kantine Overige opbrengsten Sponsoring Rente opbrengsten AV Weekend Tweestromenloop Evenementen commissie Poolstokhoog sponsoring 986 Inkomsten Jubileum feest Kleding Geprognosticeerde baten Lasten Exploitatie kosten Contributies Atletiekunie Zaalhuur Verkrijgen gelegenheid tot sport van gemeent Bijdrage Renovatieplan Sportaccomodaties Kleine Materialen sport Verzekeringen Onderhoud kantine Inkoop kantine Onderhoud Buiten Accommodatie Onderhoud gebouw Schoonmaakkosten OGB Gas, water, elektriciteit Telefoon Afvalverwerking Overige kosten Kosten t.b.v. vrijwilligers Kosten Loopgroepen Kosten Technische commissie Sponsorcommissie Evenementen commissie AV Weekend Tweestromenloop Medische commissie Communicatiecommissie Wedstrijd organisatie commissie Jubileum feest Afschrijvingen Geprognosticeerde lasten Saldo Toelichting: Communicatiecommissie Clubblad Website Technische commissie Trainingsgelden Opleidingen Overige lasten Grote Materialen Loopgroepen Trainingsgelden Opleidingen (loopgroepen) Cursus Lopen (beginners) Cursus Nordic Walking Cursus Zevenheuvelenloop WOC Inschrijfgelden wedstrijden (WOC) WOC kar Kosten Wedstrijden Overige kosten WOC van 58

47 Meerjarenbegroting realisatie begroting begroting begroting Baten Exploitatie opbrengsten Contributies/donaties Verhuur veld/accommodatie Verhuur/huurkoop aan SSW Dienstverlening aan SSW Dienstverlening aan SGG Cursussen loopgroepen Inschrijfgelden wedstrijden (WOC) Opbrengst kantine Overige opbrengsten Sponsoring Rente opbrengsten AV Weekend Tweestromenloop Evenementen commissie Poolstokhoog sponsoring 986 Inkomsten Jubileum feest Kleding Geprognosticeerde baten Lasten Exploitatie kosten Contributies Atletiekunie Zaalhuur Verkrijgen gelegenheid tot sport van gemeent Bijdrage Renovatieplan Sportaccomodaties Kleine Materialen sport Verzekeringen Onderhoud kantine Inkoop kantine Onderhoud Buiten Accommodatie Onderhoud gebouw Schoonmaakkosten OGB Gas, water, elektriciteit Telefoon Afvalverwerking Overige kosten Kosten t.b.v. vrijwilligers Kosten Loopgroepen Kosten Technische commissie Sponsorcommissie Evenementen commissie AV Weekend Tweestromenloop Medische commissie Communicatiecommissie Wedstrijd organisatie commissie Jubileum feest Afschrijvingen Geprognosticeerde lasten Saldo Toelichting: Communicatiecommissie Clubblad Website Technische commissie Trainingsgelden Opleidingen Overige lasten Grote Materialen Loopgroepen Trainingsgelden Opleidingen (loopgroepen) Cursus Lopen (beginners) Cursus Nordic Walking Cursus Zevenheuvelenloop WOC Inschrijfgelden wedstrijden (WOC) WOC kar Kosten Wedstrijden Overige kosten WOC van 58

48 13. Bestuursverkiezingen De situatie van de bestuursleden is: Voorzitter Wil Jansen begint aan zijn derde jaar van zijn eerste termijn van drie jaar. Secretaris Annemarie Dam-Arts begint aan haar derde jaar van haar eerste termijn van drie jaar. Penningmeester Karl Rambach begint aan zijn derde jaar van zijn eerste termijn van drie jaar. Vicevoorzitter: Eveline Gradussen is aftredend. Zij is niet herkiesbaar. 48 van 58

49 14. Presentatie Algemene LedenVergadering 11 december van 58

50 50 van 58

51 51 van 58

52 52 van 58

53 53 van 58

54 54 van 58

55 15. Presentatie Extra Algemene LedenVergadering 22 april 2014: Investeringsvoorstel polsstokhoogspringinstallatie 55 van 58

56 56 van 58

57 57 van 58