ATLETIEKVERENIGING WIJCHEN JAARSTUKKEN

Transcriptie

1 ATLETIEKVERENIGING WIJCHEN JAARSTUKKEN

2 Van de voorzitter Beste leden van de sportvereniging Atletiekvereniging Wijchen, Het is weer de tijd van de jaarstukken. Tijd om terug te blikken naar het jaar dat achter ons ligt. We hebben een goed jaar achter de rug. Onze leden boekten goede en soms zelfs uitmuntende successen. Ook de clubkampioenschappen waren weer een succes dit jaar. Al moesten ze iets uitgesteld worden door de komst van onze gerenoveerde baan. Óók een succes: onze rondbaan. Onze accommodatiecommissie heeft samen met het dagelijks bestuur goed werk geleverd. Dat is de manier waarop onze vereniging werkt: samen. Een ander voorbeeld hiervan is de aanschaf van de polsstokhooginstallatie. Het bijeen krijgen van het geld was een gezamenlijke actie die hopelijk binnen onze vereniging nog zeer vaak zal worden nagedaan. De evenementencommissie, de barcommissie en de sponsorcommissie werkten samen met andere leden om de klus geklaard te krijgen. Dat is hoe onze club opgebouwd is. Een andere mogelijkheid is het instellen van een werkgroep. Dit is nu aan de orde bij het de werkgroep contributie. Deze werkgroep presenteert aanstaande ALV hun uitwerking van de kostenontwikkelingen, onder andere op het gebied van afdrachten aan de gemeente (RSA) en de Atletiekunie. De werkgroep is samengesteld uit leden van verschillende commissies. Ook een hele mooie oplossing om te komen tot de nodige expertise. Als je interesse hebt: spreek eens met een vrijwilliger. Ben je geïnteresseerd in het maken van planningen voor evenementen neem dan eens contact op met een van de vrijwilligers van de EC. Heb je interesse maar weet je niet precies welke commissie jouw kwaliteiten kan gebruiken? Praat dan eens met de voorzitter van onze vrijwilligerscommissie. Het kost steeds meer energie om vrijwilligers te vinden. In onze maatschappij wordt steeds meer gesproken over burgerparticipatie. Meedoen is belangrijk geworden, zichtbaar meedoen nog meer. Er is steeds meer concurrentie met andere mogelijkheden waar leden hun tijd kunnen besteden. Dit vergt een bredere aanpak. Hier werkt onze vrijwilligerscommissie hard aan. Wat AVW uniek maakt, is het AVWgevoel. Dat gevoel moeten we overbrengen aan anderen. Van drie leden van de dagelijks bestuur zit de eerste termijn erop. Ik ben een van die drie. Komende ALV zal ik mij opnieuw verkiesbaar stellen omdat ook ik het AVWgevoel heb, maar ook het gevoel dat ik nog niet klaar ben. En net als anderen binnen onze vereniging, wil ik pas stoppen als de klus geklaard is. Vorig jaar eindigde ik dit voorwoord met Vriendelijke groet van een trotse voorzitter. Dat ga ik weer doen. Op een aantal hindernissen na is het weer een interessant jaar geweest waarin we gewerkt hebben voor een club waarvan ik trots ben de voorzitter te zijn. Vriendelijke groet van een trotse voorzitter, Wil Jansen

3 Agenda voor de 34e Algemene LedenVergadering Datum : 12 januari 2017 Plaats : kantine clubhuis Aanvang : uur 1. Opening, mededelingen en aanmelden rondvraag 2. Verslag van de jaarvergadering d.d. 16 december Verslag van de extra jaarvergadering d.d. 20 september Jaarverslag AV Wijchen Exploitatierekening & balans per 31 oktober Verslag en decharge kascommissie & verkiezing kascommissie 7. Pauze 8. Voorstel werkgroep contributie 9. Vaststelling begroting 2016/ Focus 2016/2017 per commissie 11. Ingekomen stuk: Updaten van de statuten, met daarna het updaten van het Huishoudelijk Reglement. Waarbij de concepten in stemming worden gebracht tijdens de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering. 12. Ingekomen stuk: Wijziging punt 6.18 van het Huishoudelijk Reglement: voor alle zaken dient schriftelijk te worden gestemd. 13. Ingekomen stuk: Beide formulieren vervangen door één digitaal inschrijfformulier op de website van AV Wijchen, voor de eerstvolgende contributieafschrijving. 14. Ingekomen stuk: Gedurende 2 jaar een proef draaien met een pinautomaat bij de bar. Mocht na twee jaar blijken dat er geen winst wordt gedraaid, dan wordt het abonnement weer opgezegd. 15. Bestuursbezetting 16. Rondvraag 17. Sluiting

4 Verslag van de 32e Algemene Ledenvergadering van AV Wijchen Verslag van de Algemene LedenVergadering van AtletiekVereniging Wijchen, gehouden op 16 december 2015, in het clubhuis, De Wijchert 4, te Wijchen. Aanvang: Aanwezig Bestuur: Leden uur Wil Jansen (voorzitter) Eveline Gradussen (vicevoorzitter) Annemarie Dam-Arts (secretaris + notulist) 45 personen Afwezig met afmelding Leden: 8 personen NB: Dit verslag bevat geen letterlijke quotes van deelnemers aan de ALV. 1. OPENING, MEDEDELINGEN EN AANMELDINGEN RONDVRAAG Wil Jansen, voorzitter van AVW, heet iedereen welkom bij de 32 e Algemene LedenVergadering van Atletiek Vereniging Wijchen. Hij houdt een openingspraatje waarin hij iedereen uitnodigt om ook eens op andere momenten naar de club te komen, dan alleen tijdens de eigen training. Hij vindt het erg leuk voorzitter te zijn. Terugkijken op de periode die achter hem ligt, maakt dat hij een trotse voorzitter is. Er wordt geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid alvast een vraag in te dienen voor de rondvraag. Er gaat een presentielijst rond. (Hieruit zal later blijken dat er 45 personen aanwezig zijn.) Vóór de ALV hebben zich acht personen afgemeld. 2. FOCUS AVW, MISSIE EN VISIE Zoals afgesproken heeft het Dagelijks Bestuur een beleidsplan voor de komende vijf jaar opgesteld, niet in de vorm van een lijvig rapport maar door het vaststellen van focuspunten. Voorafgaand hieraan worden de missie en de visie vastgesteld. Het Dagelijks Bestuur heeft meerdere dagdelen bij elkaar gezeten om tot een beleid te komen. Bij de aftrap was ook Jo van den Tillaart betrokken. Behalve het bestuur is ook een lid van de atletiekvereniging: Erik op den Berg betrokken. Hij heeft twee bijeenkomsten begeleid. MISSIE AtletiekVereniging Wijchen is een financieel gezonde sportvereniging waar jong en oud, in een veilige omgeving, op een gezonde manier speelt, ontwikkelt en presteert. Onze missie omvat het sporten vanaf jonge leeftijd; kinderen die zich al spelend ontwikkelen. Dit ontwikkelen omvat meer dan steeds beter worden in je sport. Het betreft ook het leiden van een project, het leren samenwerken, het bewegen in een groep en het wachten op je beurt. Maar het gaat ook zeker om het presteren: wij zijn een sportvereniging

5 VISIE AtletiekVereniging Wijchen is een vereniging met betrokken leden, atleten / lopers / nordic walkers en vrijwilligers. Ieder lid kan binnen AVW op het eigen niveau de Onze vereniging biedt de uitdaging om beter te worden, sportief maar ook als mens. Tijdens dit alles zorgt het AVWgevoel ervoor dat men kan terugvallen op elkaar. WAARDEN EN NORMEN 1. waardering voor élke prestatie op élk niveau. 2. ruimte voor initiatief en creativiteit. 3. leren van en met elkaar. 4. gezelligheid en saamhorigheid. 5. verantwoordelijkheid. 6. waardering en respect voor elkaar. 7. gezamenlijk bestuur waaronder commissies met heldere taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. FOCUS prestaties verbeteren en zichzelf uitdagen. De groep fungeert hierbij als veilig vangnet en stimulans om nog beter te presteren. 1. Goed onderhouden, veilige en complete accommodatie. 2. Zichtbare sportieve prestaties op elk niveau. 3. Goed getrainde trainers. 4. Warme en gezellige sfeer (AVW-gevoel) 5. Ledenaantal stabiel tussen 500 en 600 leden. 6. Heldere resultaatgerichte commissies. 7. Goed georganiseerde vrijwilligers. 8. Waardering van onze sponsoren. 9. Jaarlijks vijf aansprekende evenementen. 10. Goed doen voor de Wijchense regio. Toelichting: 5. Groei is geen doel op zich. Ook Atletiekunie geeft aan komende vijf jaar wordt het minder. Stabiel houden is waarschijnlijk al een opdracht. 7. Al een aantal jaar staat er een actiepunt. Een groep die de 100 vrijwilligers vertegenwoordigd. 8. Geldt voor de volledige vereniging niet alleen voor de sponsorcommissie. Vragen Tim: Blijft het bij het vaststellen van deze punten? Wil: Nee, samen met de commissievoorzitters vormen we een Algemeen Bestuur. Door het Algemeen Bestuur wordt de Focus uitgewerkt in beleidsplannen van en door de verschillende commissies. Tim: Komt er ook een technisch beleidsplan? Wil: Ja, dat is de opdracht voor de betreffende commissie. 3. VERSLAG VAN DE JAARVERGADERING D.D. 11 DECEMBER 2014 Bram: Verslag van de kascommissie ontbreekt. Antwoord: Dat klopt. Onze penningmeester heeft het meegenomen.

6 Ten overstaan van de leden laat de penningmeester zien dat de kascommissie het dechargeformulier heeft getekend. Onder toevoeging van de ontbrekende stukken is het verslag vastgesteld. 4. VERSLAG VAN DE EXTRA JAARVERGADERING D.D. 22 APRIL 2015 Onder toevoeging van de ontbrekende stukken is het verslag vastgesteld. 5. STAND VAN ZAKEN POLSSTOKHOOGINSTALLATIE Presentatie door Twan Evers Zie de presentatie in de bijlage. 6. JAARVERSLAG AV WIJCHEN Straks is er een speerpuntenoverzicht. De successen van vorig jaar zijn te lezen in de jaarstukken. 7. EXPLOITATIEREKENING & BALANS PER 31 OKTOBER 2015 EXPLOITATIEREKENING De penningmeester geeft een toelichting op de exploitatierekening. Naar aanleiding van een opmerking van de kascommissie van vorig jaar zijn er in deze versie van de exploitatierekening zowel de uitgaven als de inkomsten vermeld i.p.v. alleen het resultaat - behalve de post kleding-. Het bedrag aan contributie is hoger: meer leden betekent meer contributie. Echter ook de afdracht aan de Atletiekunie is hoger omdat we meer leden hebben. Hier is echter nog wel winst behaald: door koppeling van de ledenadministratie met AU is er een opschoningsslag geweest in de lijst van betalende leden. Het bedrag aan sponsoring is hoger dan begroot. Het resultaat op het vrijwilligersfeest is prima. (Niet alleen financieel, het feest was een groot succes. ) Ook het laten keuren van de baan kost meer dan begroot. Nettoresultaat is Vragen Vraag: Zijn er cijfers voor de opbrengsten van de wedstrijden? Antwoord: Nee, nu niet. Jeroen: We komen al drie jaar positief uit Maar er wordt negatief begroot. Waarom is dat? Hebben we zulke meevallers? Karl: 1,5 % verschil is redelijk goed begroot. Wil voegt toe: 1 tot 2 % verschil in een exploitatierekening is prima. Robin: De Technische Commissie heeft begroot voor trainingen. Er is uitgegeven. Hoe ontstaat zo n verschil? Hans (TC): De mate van ervaring van de trainers leidt tot lagere kosten.

7 Tim: Er is een groot verschil. Is dat dan uitgedeeld aan vrijwilligers? Wil: Het grote verschil heeft de aandacht van het bestuur maar zeker ook van de betreffende commissie. Erwin: We moeten ons afvragen of we trainerskoffie en -drankjes nog wel moeten weggeven. Maar pas na deze ALV. (gelach) 8. BALANS PER 31 OKTOBER 2015 De penningmeester licht ook de balans toe. Zie bijlage voor de betreffende sheets. Door uitbetaling van de vrijwilligersvergoeding ( 3.000) na 31 okt is er een positief verschil ontstaan in de liquide middelen. Geert: Volgens de plannen kopen we een polsstokhooginstallatie: waarom is er geen voorziening voor komend jaar? Karl: Ik heb deze keuze gemaakt. Bram: Je hebt gekozen voor in één keer een bedrag uit te geven en er daar op af te schrijven i.p.v. een potje op te bouwen en dat besteden. Geert: Het bedrag komt niet ten laste van algemene reserve maar ten laste van het eigen vermogen. 9. VERSLAG EN DECHARGE KASCOMMISSIE & VERKIEZING KASCOMMISSIE Bram (kascommissie samen Bert Duifhuizen) leest de brief voor van de kascommissie. Hij verklaart namens de kascommissie dat de administratie ordelijk is en overzichtelijk. Hij geeft aan dat alles is besproken en afdoende onderbouwd. Door een latere controle was het niet mogelijk het kasgeld te controleren. Nadat verzocht wordt het resultaat van de kantine te splitsen en een opmerking wordt gemaakt over de financiering van de polsstokhooginstallatie, geeft de kascommissie de ALV het advies de financiën goed te keuren. De ALV gaat unaniem akkoord: goedgekeurd. Decharge is verleend. VERKIEZING Aftredend: Bram Vercammen. Maximale termijn is bereikt. Voorgesteld wordt Geert Caniels. Hij wordt gekozen met meerderheid van stemmen en benoemd voor twee jaar. De kascommissie voor 2015/2016 is: Bert van Duifhuizen en Geert Caniels. 10. PAUZE 11. VASTSTELLING BEGROTING 2015/2016 Karl geeft een toelichting op de voorgestelde begroting. We gaan investeren Investeringen in 2015/2016 Krachthonk Garage Polsstokhoog En volgend jaar nemen we een afschrijving in de kosten.

8 Vragen over de voorgestelde begroting: Robin: Wat staat er bij verhuur aan SSW? Karl: Dat is de BTW-regeling met de gemeente. Ik verwacht meer te krijgen Robin: Hoe kom je aan het bedrag voor contributie voor de Atletiekunie Karl: We hebben meer inkomsten want we hebben meer leden. We hebben een opschoning gehad van de ledenlijst. Sommige leden zijn recreant maar stonden als wedstrijdlid geregistreerd. Dat is nu opgelost. Douwe: wat hebben we ook al weer afgesproken over de contributie? Wat is het beleid van de contributie? Wil: Komend jaar zal er een werkgroep contributie worden opgezet. Twee jaar terug is de contributie verhoogd. Dit is het derde jaar zonder verhoging. De werkgroep wordt gevraagd te adviseren over een mogelijke verhoging volgend jaar. Bestuur kiest ervoor om niet elk jaar te verhogen maar eens in de zoveel jaar. Tim: Vorige keer zijn de aanbevelingen van de werkgroep niet verwerkt. Gewoon een kwestie van vooruitkijken. Op langere termijn kijken. Hoopte met visie, focus missie dat er verder gekeken zou worden. Idee dat het al jaren lang dezelfde vragen worden gesteld. Wil: De werkgroep die we nu instellen wordt gevraagd advies te geven. Robin: waarom zijn de trainingsgelden lager vorig jaar? Karl: Trend geeft aan dat de trainingsgelden hoger zijn dan dit jaar. Dit moet blijven. Karl: De MOP is een onderdeel van de AccommodatieCommissie. Overeenkomstig de begroting van volgend jaar van de AccommodatieCommissie. Ben: De AccommodatieCommissie heeft elk jaar ongeveer negen duizend euro nodig om de MOP te doen. We komen waarschijnlijk net wat te kort. Maar dit is het beschikbare geld. Ben: Er staan bedragen op de begroting voor de accommodatie en ik sta achter mijn eigen begroting. Tim heeft idee dat er begroot wordt o.b.v. vorige kosten/posten. In plaats van ook te kijken naar de kosten die te verwachten zijn. Karl: Op de sheet staat wat er gebeurt als we niks doen. Om aan te geven dat we wat moeten doen. Bram: Moeten dan niet de afschrijvingen worden toegevoegd aan die ? Wil: ja die moeten erbij geteld worden. De ALV stemt over de voorgelegde begroting: een lid stemt tegen, drie onthoudingen, rest is voor. De begroting is geaccepteerd. Liquiditeitsbegroting Bram: Het is belangrijk om de liquiditeitsbegroting toe te voegen aan de stukken. Onder andere is dit belangrijk voor de kascommissie. Hij stelt voor om te stemmen over het toevoegen van de liquiditeitsbegroting aan de jaarstukken. De ALV stemt en met een meerderheid van stemmen wordt besloten dat de liquiditeitsbegroting wél opgenomen moet worden in de jaarstukken. 12. SPEERPUNTEN 2015/2016 PER COMMISSIE De verschillende commissievoorzitters, of vervangers, presenteren de eigen sheet met hierop de verwachtingen / uitdagingen voor het komend jaar. (Zie bijlage: presentatie.)

9 13. HUISHOUDELIJK REGLEMENT Door persoonlijke omstandigheden bij de secretaris is de planning voor wat betreft het Huishoudelijk Reglement niet gehaald. Er is wel een nieuwe versie aangeleverd maar uiteindelijk was er te weinig voorbereidingstijd bij de leden. De voorzitter vraagt de ALV of zij willen stemmen voor deze versie. Hieruit blijkt dat de ALV niet wil stemmen: versie 2009 van het Huishoudelijk Reglement blijft geldig. Er komt een ingelaste ALV waarop dit onderwerp op de agenda zal staan. 14. BESTUURSBEZETTING Leonie Moolenaar heeft afgelopen jaar Annemarie ondersteunt bij de verslaglegging van de bestuursvergaderingen. Zij stopt hier mee. Helaas kon ze niet aanwezig zijn bij deze ALV maar het bestuur bedankt haar alvast in de vergadering en zal dit later nogmaals doen maar dan met een bloemetje. Jasper Borger - VrijwilligWerkt! - neemt vanuit de afspraken met VrijwilligWerkt! deze ondersteuning over. Helaas nemen we deze ALV ook afscheid van een zeer gewaardeerd lid van het Dagelijks Bestuur: de vicevoorzitter Eveline Gradussen. Zij is na de tweede termijn van drie jaar aftredend en stelt zich niet herkiesbaar. De voorzitter Wil houdt een toespraak. Hij noemt onder andere het feit dat Eveline afscheid neemt als bestuurslid niet als onderdeel van de vereniging. Een van de sterkste punten van Eveline is het fungeren als smeerolie tussen verschillende partijen. Zij zorgde er altijd voor dat de communicatie op gang bleef. Een van de waarden die bij Eveline horen is het AVW-gevoel. Het echte afscheid volgt nog, maar voor nu krijgt Eveline alvast een bloemetje. Het Dagelijks Bestuur draagt de heer Cor Derks voor als nieuwe vicevoorzitter. Cor neemt het woord en stelt zich voor: Mijn naam is Cor Derks, 54 jaar oud, samenwonend en een dochter van 26 jaar. In het dagelijks leven ben ik werkzaam bij een aanhangwagen fabrikant als manager operations. Na wat blessureleed, ik was 40 jaar gepassioneerd voetballer, heb ik in 2008 besloten mijn sportcarrière voort te zetten als lange afstandsloper bij AVW, als lid van loopgroep niveau 3. Ik kwam er achter dat zoals bij een echte teamsport ook hardlopen, lid van AVW zijn, een echt groepsgebeuren is. In het verleden heb ik als eens 10 jaar ervaring opgedaan als secretaris van een voetbalvereniging. Ik denk dat ik een zinvolle bedrage kan leveren aan de verdere ontwikkeling van AVW. Hierna wordt er gestemd door de aanwezige leden van de ALV. UITSLAG: Na schriftelijke stemming hebben 36 leden hun stem uitgebracht: alle stemmen zijn voor. Met 36 ledenstemmen voor, is Cor Derks officieel gekozen en benoemd als vicevoorzitter van Atletiek Vereniging Wijchen. Eveline draagt onder applaus haar sleutels over aan de nieuwe vicevoorzitter: Cor Derks. 15. RONDVRAAG Hier wordt geen gebruik van gemaakt. 16. SLUITING Na de rondvraag sluit de voorzitter Wil Jansen het formele gedeelte van de vergadering. Hij bedankt alle commissies en vrijwilligers voor hun inzet en enthousiasme en alle leden voor hun aanwezigheid bij de ALV.

10 17. BIJLAGEN a. Dechargeformulier kascommissie , bijlage bij verslag van de ALV d.d. 11 december 2014:

11 b. Presentatie Stand van zaken polsstokhooginstallatie Deze presentatie bevindt zich in de presentatie zoals vermeld in punt g. c. Dechargeformulier getekend door de kascommissie voor de jaarvergadering d.d. 16 december 2015

12 d. Liquiditeitsbegroting voor de jaarvergadering d.d. 16 december 2015 Seizoen Seizoen Seizoen Seizoen Inkomsten Uitgaven Resultaat Investeringen investering krachthonk 2000 investering garage 2500 investering polstook hoog Saldo Liquide middelen start seizoen Saldo Liquide middelen einde seizoen e. Presentatie Speerpunten 2015/2016 per commissie Deze presentatie bevindt zich in de presentatie zoals vermeld in punt g. f. Presentatie ALV 16 december 2015

13

14

15

16

17

18

19 Verslag van de 33e / EXTRA Algemene Ledenvergadering van AV Wijchen Verslag van de EXTRA Algemene LedenVergadering van AtletiekVereniging Wijchen, gehouden op 20 september 2016, in het clubhuis, De Wijchert 4, te Wijchen. Aanvang: Aanwezig Bestuur: Leden uur Wil Jansen (voorzitter) Cor Derks (vicevoorzitter) Annemarie Dam-Arts (secretaris + notulist) Karl Rambach (penningmeester) 37 personen Afwezig met afmelding Leden: 3 personen NB: Dit verslag bevat geen letterlijke quotes van deelnemers aan de ALV. AGENDA: Opening en aanmelden rondvraag Huishoudelijk Reglement Aanschaf en financiële onderbouwing ET Aanschaf en financiële onderbouwing polsstokhooginstallatie Renovatie rondbaan Rondvraag Sluiting 1. OPENING EN AANMELDINGEN RONDVRAAG (WIL) Wil Jansen, voorzitter van AVW, heet iedereen welkom bij de 33 e Algemene LedenVergadering van Atletiekvereniging Wijchen. Als bestuur hebben we erover gesproken of de ingelaste ALV wel door moest gaan. Zou de opkomst wel voldoende zijn? Het is tenslotte ook kermis. Maar de opkomst is vergelijkbaar met de reguliere ALV. Zoals afgesproken in de ALV van 16 december 2015 is het hoofdonderwerp van deze ALV het Huishoudelijk Reglement. Tijdens het indienen van vragen voor de rondvraag wordt de vraag gesteld of de statuten beschikbaar zijn. Deze zijn verkrijgbaar bij de secretaris. Verder wordt er geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid alvast een vraag in te dienen voor de rondvraag. Er gaat een presentielijst rond. (Hieruit zal later blijken dat er 41 personen aanwezig zijn.) Vóór de ALV hebben zich drie personen afgemeld.

20 2. HUISHOUDELIJK REGLEMENT (Annemarie) Uitgangspunt van dit agendapunt is het Huishoudelijk reglement, versie feb De afspraken die zijn gemaakt in de ALV van 2015 zijn: Een ingelaste ALV uitroepen Die is vandaag... Een uitgebreide mogelijkheid tot reageren organiseren Reageren is mogelijk geweest per mail, per telefoon en op afspraak. En tijdens de inloopavonden in het clubhuis op 13 en 18 april. De reactietermijn is gesteld op 16 december 2015 tot en met 22 april Dit alles is gecommuniceerd via de website en Facebook. De versie waarover gestemd gaat worden ligt twee weken voorafgaand aan de ALV voor de leden klaar. De stukken waren beschikbaar op 6 september Iedereen die heeft gereageerd (vroeg of laat: de laatste reactie is ontvangen op 20 september s ochtends): heel erg bedankt!! Omdat er op het laatste moment veel voorstellen tot wijziging zijn ontvangen is het concept van het Huishoudelijk Reglement toch helemaal besproken. Hierna stemt de ALV stemt over het concept van het Huishoudelijk Reglement: een lid stemt tegen, een lid onthoudt zich van stemming, de rest is voor. Het concept van het Huishoudelijk Reglement met de besproken wijzigingen is vastgesteld en daarmee definitief geworden. 3. AANSCHAF EN FINANCIËLE ONDERBOUWING ET (Wil en Vincent de Jong) De stichting Atletiek KAN bestaat uit: Nijmegen Atletiek, Ciko 66, AV De Liemers en AVWijchen. De doelstellingen van deze vereniging zijn: samenwerken tussen verenigingen, bevorderen atletiek, samen organiseren (cursussen, wedstrijden) en het samen aanschaffen van (te) dure spullen. Nadat de vereniging nieuwe afspraken had gemaakt, werd in het kader van het laatste doel de Elektronische Tijd gezamenlijk aangeschaft. Vincent licht het gebruik van de nieuwe ET toe. Het is een enorm verschil met de oude ET. De voordelen zijn: snellere installatie, grotere betrouwbaarheid, betere beeldkwaliteit. Het zijn identieke systemen en een extra voordeel is het aanschafbedrag doordat we gebruik gemaakt hebben van een superaanbieding! Totale kosten: ,- per vereniging: 4.825,- Baten: gemiddeld per jaar: 3.500,- 20x verhuur per jaar Afschrijftermijn 7 jaar: ,- per vereniging: 6.125,- Baten - Investering 5.200,- per vereniging: 1.300,- AVW verhuurt de ETset met bediener. MEER bedieners is meer verhuren Nieuwe bedieners krijgen een cursus en ontvangen ruim begeleiding. Herman de Rode: Hij informeert naar de onderhoud en verzekering. Hoe is die geregeld? Vincent: De ET is bij Willan in beheer tezamen met iemand van de Liemers. Er zit wat onderhoud aan. Hier is rekening mee gehouden. Door Teske wordt de vraag gesteld of de ET, doordat we deze delen, wel beschikbaar is als we deze zelf willen gebruiken. 20

21 Vincent: In principe wel. Het voordeel dat wij als AVW hebben is dat we twee bedieners hebben. Nijmegen is bijv. al een keer uitgeweken naar de zondag. Bram: Zijn de uitgaven te plannen? Kan dit volgend ALV op de agenda. Mike: Kan ET systeem Run2Day vervangen? Vincent: Nee: die gaat op een chip. De lopers blijven niet dezelfde baan. Er zijn nog steeds mensen nodig die borstnummers noteren. 4. AANSCHAF EN FINANCIËLE ONDERBOUWING POLSSTOKHOOGINSTALLATIE (Annemarie) Het resultaat van de sponsoring is Er zijn verschillende acties ondernomen om zoveel mogelijk sponsorgeld binnen te halen, onder andere: door crowdfunding, het organiseren van een darttoernooi en een pubquiz. Tijdens de ALV van 22 april 2015 is er door de leden onder specifieke voorwaarden akkoord gegeven voor een uitgave van (+ of 10%). De totale uitgave is uiteindelijk geworden euro minder dan maximaal toegestaan was! Polsstokhoog-installatie Betegeling Overkapping Op de vraag was het dit geld waard werd door de ALV positief geantwoord! 5. RENOVATIE RONDBAAN (Ben Gijsbers) Ben Gijsbers van de AccommodatieCommissie houdt een verhaal over de renovatie van de rondbaan. Hij is bijna constant op de club aanwezig geweest en heeft de renovatie op de voet gevolgd. De reparatie van de rondbaan is gestart op 28 juli. Maandag 1 augustus vond de keuring van de asfaltlaag plaats. En op 2, 3 en 4 augustus werden de afwateringsgoot en afvoerputten hersteld. Hierna werd een dempingslaag (4 augustus) en een toplaag 15 augustus aangebracht. 21

22 De belijning werd op 24 en 15 augustus uitgezet, aangebracht op 30 en 31 augustus en gecorrigeerd op 2 en 6 september. Uiteindelijk werd de gerenoveerde rondbaan op 15 september gekeurd. We wachten op de schriftelijke uitslag van deze keuring. Ben Gijsbers heeft zich zeer ingezet voor dit project. Hij ontvangt dan ook een bos bloemen en een welgemeend dank je wel. Vragen De gemeente is eigenaar van de baan en heeft een contract met de aannemer om acht jaar groot onderhoud uit te voeren. Zij hebben ook de garantie afgesproken, want zij moeten dit ook handhaven. Op de vraag wat het onderhoudsplan is dat de gemeente heeft afgesproken wordt gesteld dat de eigenaar van de baan (de gemeente) deze afspraken gewoon kan maken zonder deze aan de gebruiker (AVW) mee te delen. Desalniettemin zegt de AccommodatieCommissie toe dit én de garantietermijn na te vragen bij de gemeente. Het controleplan van de baan worden besproken in de RSA. Verdere informatie hierover is te verkrijgen via Wil Janssen. Over het onderhoud (bijv. het sneeuw ruimen) zal advies worden ingewonnen bij de GCC. 6. RONDVRAAG (Wil) Hier wordt geen gebruik van gemaakt. 7. SLUITING (Wil) Voordat Wil de vergadering sluit vraagt hij nog aandacht voor het grote aantal vrijwilligers dat de functie neerlegt. Mieke Klinkhamer stopt als trainer maar heeft zelf opvolging gevonden. Hartstikke fijn. Dit geldt echter niet voor de volgende mensen die stoppen: 1. Penningmeester Karl Rambach (tot ALV) 2. Jurycoördinator Ted van Horssen (tot 1 januari) 3. Voorzitter Technische commissie Hans de Milde 4. Voorzitter BarCommissie René Smulders Hij roept iedereen op om mee te werken aan vervulling van deze vacatures. Ook is het DB nog op zoek naar een extra lid van het DB. Na de rondvraag en bovenstaande mededeling sluit de voorzitter Wil Jansen het formele gedeelte van de vergadering. Hij bedankt alle leden voor hun aanwezigheid bij de ALV. 22

23 8. BIJLAGE: VASTGESTELDE VERSIE HUISHOUDELIJK REGLEMENT. Huishoudelijk reglement September 2016 Versie: september 2016 Auteur: secretaris AVW Vastgesteld: ingelaste ALV 20 september

24 Huishoudelijk Reglement (versie september 2016) 1 Dagelijks Bestuur Algemeen Bestuur Commissies Vergadering dagelijks bestuur Vergadering algemeen bestuur Algemene ledenvergadering Deelname vergaderingen Introducé Lidmaatschap Geldmiddelen Accommodatie Sociaal veilige sportomgeving Administratie Schade Gebruik van dit huishoudelijk reglement Slotbepalingen Bijlagenlijst Noot: in dit document mag overal waar hij staat ook zij gelezen worden, net als waar hem ook haar gelezen mag worden. 24

25 1 Dagelijks Bestuur 1.1 Het DAGELIJKS BESTUUR bestaat verplicht uit: a. de voorzitter b. de secretaris c. de penningmeester Eventueel aangevuld met d. de vicevoorzitter e. leden DE VOORZITTER De voorzitter staat aan het hoofd van de vereniging en is, aldus, de eerste vertegenwoordiger van de vereniging. De voorzitter heeft het recht, indien hij zulks wenst, alle uitgaande stukken van de vereniging mede te ondertekenen. De voorzitter leidt de vergaderingen van het DAGELIJKS BESTUUR en het ALGEMEEN BESTUUR, alsmede de algemene ledenvergadering en andere vereniging-brede bijeenkomsten. Van bovengenoemde vergaderingen stelt de voorzitter, in overleg met de secretaris, de agenda op en de voorzitter stelt alle vergaderingen vast. De voorzitter heeft het recht op vergaderingen de discussies te sluiten, wanneer hij meent, dat de vergadering voldoende is ingelicht, doch is verplicht deze nog eenmaal te heropenen, indien meer dan de helft der aanwezige stemgerechtigde leden hun verlangen daartoe kenbaar maken. De voorzitter neemt kennis van alle zaken de vereniging betreffende. Bij afwezigheid van de voorzitter, wordt de voorzitter vervangen door de vicevoorzitter. Indien er in het DAGELIJKS BESTUUR geen vicevoorzitter is gekozen, kiest het DAGELIJKS BESTUUR een vervangend voorzitter. DE VICEVOORZITTER De vicevoorzitter is lid van het DAGELIJKS BESTUUR van de vereniging. De vicevoorzitter werkt nauw samen met de voorzitter. Zij stellen in overleg vast welke taken de vicevoorzitter overneemt van, dan wel deelt met, de voorzitter. DE SECRETARIS De door de secretaris te verrichten werkzaamheden bestaan onder meer uit: - het voeren van de officiële correspondentie van de vereniging. - het voorbereiden en organiseren van vergaderingen het DAGELIJKS BESTUUR en het ALGEMEEN BE- STUUR alsmede (in samenwerking met de overige bestuursleden) van de ALGEMENE LEDENVERGADE- RING (agenda, notulen e.d.) - het verrichten van handelingen ter uitvoering van de besluiten van de ALGEMENE LEDENVERGADE- RING, vergadering van het DAGELIJKS BESTUUR en het ALGEMEEN BESTUUR. - het samenstellen en bijhouden van een archief - het maken van een omschrijving van de stukken welke in het bezit zijn van de vereniging. 25

26 Het secretariaat fungeert als postadres en telefonisch aanspreekpunt voor instanties binnen en buiten de vereniging. De secretaris draagt zorg voor het verspreiden van alle daarvoor in aanmerking komende informatie op de daarvoor geëigende methode. De secretaris zorgt tevens voor de verdeling van de post uit de brievenbus. DE PENNINGMEESTER De penningmeester beheert de geldmiddelen. Binnen het DAGELIJKS BESTUUR is de penningmeester de vertegenwoordiger van de ledenadministratie. De penningmeester kan zich laten bijstaan door een financiële commissie waaronder eventueel een 2e penningmeester. De penningmeester draagt zorg voor het innen van de contributie en bijdragen en houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven, zodanig, dat de baten en schulden aanstonds te allen tijde worden gekend. De penningmeester is alleen bevoegd uitgaven te doen, welke het gevolg zijn van de toepassing van het HUISHOUDELIJK REGLEMENT of van de uitvoering van besluiten van bestuurs- of ledenvergaderingen. De betalingen uit de verenigingskas worden door de penningmeester niet anders gedaan dan tegen behoorlijke kwitantie. Het coördineren van de schoonmaakteams van het clubhuis. Op de ALGEMENE LEDENVERGADERING brengt de penningmeester verslag uit over zijn/haar beheer; tevens dient de penningmeester een begroting in betreffende de inkomsten en uitgaven voor het nieuwe verenigingsjaar. De penningmeester is gehouden de kascommissie inzage te geven in alle boeken en bescheiden en alle inlichtingen te verstrekken, welke de kascommissie van hem, ter zake zijn beheer, mocht verlangen. Gelijke verplichtingen bestaan voor hem jegens het DAGELIJKS BESTUUR, dat hem te allen tijde ter verantwoording kan roepen. Bij tussentijds aftreden van de penningmeester vindt binnen 14 dagen controle door de kascommissie en overdracht van de boeken, bescheiden en geldmiddelen plaats aan de overige leden van het DAGELIJKS BESTUUR. OVERIGE LEDEN DAGELIJKS BESTUUR Er kunnen meer mensen aangesteld worden door de algemene ledenvergadering als lid van het dagelijks bestuur van de vereniging. Zij zullen door het DAGELIJKS BESTUUR toebedeelde taken gaan beheren. 1.2 De bevoegdheden en verplichtingen van ieder der leden van het DAGELIJKS BESTUUR worden, met inachtneming van de bepalingen van de STATUTEN en van dit HUISHOUDELIJK REGLEMENT, door het DAGELIJKS BE- STUUR vastgesteld. 1.3 Het DAGELIJKS BESTUUR behartigt de dagelijkse gang van zaken en kan beslissingen nemen in zaken die geen uitstel gedogen. 26

27 1.4 Atletiekvereniging Wijchen streeft naar een getrapt opvolgingsschema. 1.5 Het DAGELIJKS BESTUUR wordt gedechargeerd bij besluit van de ALGEMENE LEDENVERGADERING. 1.6 Kandidaten voor het DAGELIJKS BESTUUR, worden voor een periode van drie jaar aangenomen. De aftredende functionarissen zijn terstond en ten hoogste tweemaal voor dezelfde functie herkiesbaar. 1.7 Het DAGELIJKS BESTUUR is bevoegd tot benoeming buiten commissieverband van functionarissen zowel voor een adviserende als een uitvoerende taak. 1.8 Indien een aftredend bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, draagt het DAGELIJKS BESTUUR voor de te vervullen vacature(s) voor, middels de agenda van de ALGEMENE LEDENVERGADERING waarin nieuwe bestuursleden moeten worden gekozen. Kandidaatstelling door het DAGELIJKS BESTUUR, geschiedt nadat het DAGELIJKS BESTUUR zich heeft vergewist dat de voor te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden (statuten, art. 11 lid 2A) 1.9 Kandidaatstelling door leden geschiedt door ten minste 10 leden door middel van inlevering, bij de secretaris, van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, tot aanvang van de algemene ledenvergadering (statuten, art. 11 lid 2A) Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, benoemen de overige bestuursleden een plaatsvervanger en doen hiervan schriftelijk mededeling aan de leden. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij verslag omtrent de stand van zaken van de kas aan de kascommissie, waarna hij de kas aan zijn opvolger overdraagt. Het tussentijds aangestelde bestuurslid is op de eerstvolgende ALGEMENE LEDENVERGADE- RING aftredend en direct herkiesbaar. Degene die na deze ALGEMENE LEDENVERGADERING de betreffende bestuursfunctie vervult, neemt op het rooster van aftreden de plaats in van het tussentijds afgetreden bestuurslid Alleen leden van 21 jaar of ouder kunnen worden gekozen in het bestuur van de vereniging (statuten, art 11 lid 3C). 2 Algemeen Bestuur 2.1 Het algemeen bestuur bestaat uit het DAGELIJKS BESTUUR samen met de voorzitters van alle commissies. 27

28 3 Commissies 3.1 Het DAGELIJKS BESTUUR kan zich bij haar werkzaamheden doen bijstaan door permanente, dan wel tijdelijke commissies. Bestaande commissies zijn: AccommodatieCommissie Lief&LeedCommissie BarCommissie SponsorCommissie CommunicatieCommissie Technische Commissie EvenementenCommissie VrijwilligersCommissie Financiële Commissie WedstrijdOrganisatieCommissie KasCommissie WelzijnCommissie 3.2 De leden van de hiervoor genoemde permanente en tijdelijke commissies, en van alle andere eventueel nog in het leven te roepen commissies, worden benoemd door het DAGELIJKS BESTUUR en zijn aan haar verantwoording schuldig; 3.3 Bij uittreding van een lid uit de hiervoor genoemde commissie(s), kunnen de overblijvende leden aan het DAGELIJKS BESTUUR een voorstel doen voor de vervulling van de ontstane vacature. 3.4 Het DAGELIJKS BESTUUR bevestigt de benoeming van nieuwe leden van de commissies. 3.5 Het DAGELIJKS BESTUUR of de ALGEMENE LEDENVERGADERING kunnen voor speciale doeleinden een commissie/werkgroep benoemen van tijdelijke aard. Na afronding van de taak wordt deze weer opgeheven. 3.6 Het DAGELIJKS BESTUUR is te allen tijde bevoegd commissieleden uit hun functie te ontslaan. 3.7 Iedere commissie kiest uit haar midden een voorzitter en indien mogelijk een secretaris. 3.8 Binnen elke commissie wordt gestreefd naar vertegenwoordiging uit alle geledingen van de atletiekvereniging. 3.9 Een verslag van de vergaderingen van de verschillende commissies wordt gezonden naar de secretaris van de vereniging Commissies zijn verplicht een vertegenwoordiger te sturen naar de vergadering van het ALGEMEEN BE- STUUR, welke halfjaarlijks plaatsvindt Iedere commissie brengt verslag uit over z'n werkzaamheden aan het ALGEMEEN BESTUUR op de vergadering van het ALGEMEEN BESTUUR De hiervoor genoemde commissies zijn verplicht uiterlijk 1 oktober van elk verenigingsjaar een begroting in te dienen voor de eventueel door hen geplande ontvangsten en noodzakelijk geachte uitgaven in het daaropvolgende verenigingsjaar. Verder zal ook het jaarverslag (met financiële verantwoording) ingeleverd worden. 28

29 3.13 De voorzitters van de commissies hebben op basis van de vastgestelde begroting per commissie budgetverantwoordelijkheid en hebben de bevoegdheid om binnen de afgesproken begroting hun uitgaven te doen. Bij iedere uitgave wordt de penningmeester vooraf geïnformeerd over de op handen zijnde uitgave. Zolang deze binnen de begroting valt is geen specifieke toestemming vereist. De opgegeven uitgave zal vervolgens betaald worden De penningmeester bewaakt de uitgaven in relatie tot de begroting. Als de begroting overschreden dreigt te worden geeft de penningmeester een melding Als gevolg van de invloed van grotere uitgaven op de kaspositie gelden ook voor de commissievoorzitters de regels zoals vermeld in Bedragen boven de 500,- (vijfhonderd euro) dienen vooraf door het DAGELIJKS BESTUUR geaccordeerd te worden Voor alle commissies geldt dat als er aanvullende informatie bestaat, dit te vinden is in de lijst in hoofdstuk 17: Bijlagen Hieronder volgt een globale opsomming van taken en bevoegdheden van de betreffende commissies. Deze opsomming is zeker niet uitputtend en zal door de betreffende commissie worden aangevuld in noodzakelijk of gewenst in overleg met het DAGELIJKS BESTUUR; ACCOMMODATIECOMMISSIE SAMENSTELLING Tot deze commissie behoren de Commissie Buitenbeheer, de Commissie Binnenbeheer en de Commissie Mediabeheer. TAKEN Het bijhouden van bij de accommodatie behorende overzichten, zoals uitgifte/beheer van sleutels, periodieke keuringen, verhuurkalender en controles. Het opzetten en uitvoeren van een Meerjarenonderhoudsplan (MOP). Het periodiek onderhoud aan de binnen- en buitenaccommodatie. Het beheren van de media-apparatuur binnen de accommodatie. Het onderhouden van contacten met de Stichting Groene Grasvelden Het genereren van extra inkomsten, bijvoorbeeld door verhuur van onze accommodatie en/of gebouw. BARCOMMISSIE SAMENSTELLING De BarCommissie heeft een voorzitter en leden op de aandachtsgebieden: inkoop, verkoop en barbezetting. TAKEN De BarCommissie organiseert en verzorgt in overleg met het TC, de WOC en de EC de verkoop van hapjes en drankjes bij de door atletiekvereniging georganiseerde trainingen, wedstrijden en andere evenementen als ook het na afloop schoon opleveren van de kantine, de verkooppunten en hun directe omgeving; 29

30 Zij bewaken de kas en dragen de inkomsten af aan de penningmeester. Het onderhouden van contacten met de diverse leveranciers. Het blijvend actualiseren van de hygiënecode en, in overleg met het DAGELIJKS BESTUUR de prijslijsten. COMMUNICATIECOMMISSIE SAMENSTELLING De CommunicatieCommissie heeft een voorzitter en leden op elk van de volgende aandachtsgebieden: Website, PR, Nieuwsbrief, Redactie en Social media. TAKEN Deze commissie verzorgt mede de interne en externe communicatie. Regelmatige informatievoorziening middels clubblad en/of nieuwsbrief en/of website en/of social media. De commissie draagt zorg voor de organisatie van het te verschijnen nieuwsmedium. De redactie is niet verantwoordelijk voor de kopij zelf, deze wordt geschreven door leden van Atletiekvereniging Wijchen, al of niet vanuit een van de commissies. De website wordt beheerd door de CommunicatieCommissie. Zij onderhouden de website van de vereniging en actualiseren deze indien nodig of gewenst. Zij beheren de domeinnaam van de vereniging en onderhouden contact met de hosting partij. Zij zullen waar nodig overleg plegen met het DAGELIJKS BESTUUR, bijvoorbeeld als het gaat om uitgaven of andere wijzigingen. EVENEMENTENCOMMISSIE SAMENSTELLING Het streven is om uit alle geledingen van de vereniging een afgevaardigde te krijgen. Tot de EvenementenCommissie behoren onder andere de subcommissies AVWeekendCommissie en TweestromenloopCommissie. TAKEN De EvenementenCommissie stelt zich ten doel om voor alle leden en vrijwilligers binnen de vereniging meerdere activiteiten te organiseren. De subcommissies AVWeekendCommissie en TweestromenloopCommissie organiseren respectievelijk het AVWeekend en de Tweestromenloop. FINANCIËLE COMMISSIE SAMENSTELLING Tot deze commissie behoort de penningmeester die lid is van het dagelijks bestuur. Deze penningmeester is de voorzitter van deze commissie. Andere leden van deze commissie: de verantwoordelijke voor de ledenadministratie. Eventueel aangevuld met een tweede penningmeester en andere leden die een bijdrage op financieel gebied verrichten. TAKEN In overleg met de penningmeester die lid is van het DAGELIJKS BESTUUR worden de taken vastgesteld en verdeeld. 30

31 KASCOMMISSIE SAMENSTELLING De kascommissie wordt gekozen door de ALGEMENE LEDENVERGADERING en bestaat uit twee leden en een plaatsvervangend lid. Per jaar is één lid aftredend en zal het tweede lid een tweede jaar blijven. Het jaar daarna zal er wederom een nieuw lid bijkomen en zal het langstzittende lid een tweede jaar blijven (statuten, art. 15 lid 3). Personen jonger dan 18 jaar, alsmede leden van het DAGELIJKS BESTUUR, kunnen geen deel uitmaken van de kascommissie. TAKEN De kascontroles vinden minimaal eenmaal per jaar plaats, in ieder geval voor de ALGEMENE LEDEN- VERGADERING. Rapportage van de KasCommissie is te vinden in de jaarstukken. LIEF&LEEDCOMMISSIE SAMENSTELLING Geen bijzonderheden TAKEN De Lief&LeedCommissie heeft tot doel, namens de vereniging aandacht te geven aan bijzondere prestaties of omstandigheden welke wellicht onderbelicht zouden blijven maar wel aandacht behoeven. Zoals daar is het bedanken van mensen welke veel werk voor de vereniging hebben gedaan, maar daar om wat voor reden dan ook mee moeten stoppen. SPONSORCOMMISSIE SAMENSTELLING Geen bijzonderheden TAKEN De sponsorcommissie stelt zich tot doel om financiële dan wel materiële middelen beschikbaar te krijgen ten bate van de Atletiekvereniging Wijchen. Structurele zowel als incidentele middelen verkrijgen behorend bij deze doelstelling. De sponsorcommissie zal als intermediair optreden tussen sponsor en de vereniging, met als belangrijk aandachtspunt de informatievoorziening. TECHNISCHE COMMISSIE SAMENSTELLING De Technische commissie bestaat uit: de voorzitter, de trainerscoördinatoren, de trainers, de ploegleider(s) en de materiaalcoördinator. TAKEN De Technische Commissie behartigt de belangen van alle trainingsgroepen. De Technische Commissie beslist in overleg met de WOC over het aantal teams dat per seizoen wordt ingeschreven. De Technische Commissie zorgt voor de samenstelling van de competitieteams. Zij is gerechtigd naar eigen inzicht een keus te maken uit de aangemelde gegadigden. De WOC schrijft de competitieteams in. 31

32 De Technische Commissie zorgt voor voldoende trainers en zorgt er ook voor dat zij op het juiste niveau zijn opgeleid. Ook hebben zij de verantwoording over het op peil houden van de materialen, zowel qua aantal als voor wat betreft de kwaliteit. De Technische Commissie regelt de zalen voor de wintertrainingen. De Technische commissie heeft vooral een voorwaardenscheppende en organisatorische taak ten behoeve van de trainingen en wedstrijddeelname van de wedstrijdatleten (van pupil tot master). VRIJWILLIGERSCOMMISSIE SAMENSTELLING In deze commissie zit in ieder geval een voorzitter c.q. vrijwilligerscoördinator. TAKEN Vertegenwoordigen van de vrijwilligers in het algemeen bestuur Actieve werving en registratie van vrijwilligers Toezien op aantal, kwaliteit en inzet van de vrijwilligers Spreekbuis en aanspreekpunt voor vrijwilligers in het algemeen Ondersteunen van de vrijwilligers bij het uitnutten van de vrijwilligersfunctie. WEDSTRIJDORGANISATIECOMMISSIE (WOC) SAMENSTELLING De WedstrijdOrganisatieCommissie bestaat minimaal uit een voorzitter, een wedstrijdleider, een jurycoördinator en een wedstrijdsecretaris uit-en-thuis. TAKEN Deze commissie is belast met de organisatie van wedstrijden en recreatieve evenementen eventueel in samenwerking met andere instanties en/of verenigingen Het opstellen van een wedstrijdplanning welke ingediend moet worden, bij de Atletiekunie, voor 1 januari voorafgaand aan het nieuwe seizoen. Het tijdig controleren van wedstrijdmaterialen in overleg met de AccommodatieCommissie. Het bijwerken van de wedstrijdplanning op de website en van de uitslagen na de wedstrijden. De WOC heeft hier eigen mogelijkheden voor gekregen via de webmaster. WELZIJNCOMMISSIE SAMENSTELLING Subcommissies zijn: medische commissie en de arbo-commissie. TAKEN Verzorgen van EHBO tijdens eigen wedstrijden alsmede het beheer van EHBO materialen Het geven van sportmassage en de begeleiding van leden ter voorkoming en behandeling van blessures Zorgdragen voor de veiligheid 32

33 4 Vergadering dagelijks bestuur 4.1 Het DAGELIJKS BESTUUR vergadert tenminste 12 maal per jaar, of zo dikwijls als tenminste drie bestuursleden dit wensen. 4.2 Bij de aanvang van het nieuwe atletiekseizoen wordt een planning voor de hele periode gemaakt. 4.3 De voorzitter en de secretaris bepalen vooraf, in onderling overleg, de agenda van de vergadering. 4.4 De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen. 4.5 De vergadering van het DAGELIJKS BESTUUR wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijk uitnodiging (per ) aan ieder lid van het DAGELIJKS BESTUUR, tenminste 7 dagen vóór de datum van de vergadering. 4.6 De penningmeester zorgt voor iedere vergadering voor een financieel overzicht. 4.7 Na afloop van de bestuursvergadering zorgt de secretaris voor de verspreiding van de notulen, onder de leden van het DAGELIJKS BESTUUR. 4.8 In de bestuursvergaderingen kan ieder bestuurslid één stem uitbrengen. Stemmen bij schriftelijk verleende volmacht is toegestaan. 4.9 Besluiten genomen door het DAGELIJKS BESTUUR kunnen slechts genomen worden, indien een meerderheid der bestuursleden zijn stem uitbrengt. Een voorstel is aangenomen indien een meerderheid der stemmende leden voor het voorstel stemt. Stemmen per volmacht is toegestaan. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling of bij handopsteken Het DAGELIJKS BESTUUR vergadert tenminste éénmaal per jaar met de voorzitter van elk van haar vaste commissies. 5 Vergadering algemeen bestuur 5.1 Het DAGELIJKS BESTUUR vergadert ten minste tweemaal per jaar met de voorzitters of afgevaardigden van haar vaste commissies; zijnde het ALGEMEEN BESTUUR. 5.2 De vergadering van het ALGEMEEN BESTUUR wordt voorgezeten door de voorzitter van het. DAGELIJKS BE- STUUR 5.3 Besluiten genomen door het algemeen bestuur kunnen slechts genomen worden, indien een meerderheid der bestuursleden zijn stem uitbrengt. Een voorstel is aangenomen indien een meerderheid der stemmende leden voor het voorstel stemt. Stemmen per volmacht is toegestaan. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling of bij handopsteken. 33

34 6 Algemene ledenvergadering (IN DE STATUTEN VERMELD ALS ALGEMENE VERGADERING) 6.1 Ieder jaar binnen drie maanden na de jaarafsluiting zal het dagelijks bestuur een ALGEMENE LEDENVERGA- DERING uitroepen. 6.2 Toegang tot de ALGEMENE LEDENVERGADERING hebben alle leden, voor zover zij niet ten tijde van de vergadering als lid zijn geschorst. De voorzitter kan tevens toegang verlenen aan anderen dan hiervoor genoemde personen (statuten, art. 17 lid 1). 6.3 Het DAGELIJKS BESTUUR zorgt voor een uitnodiging en agenda met hierop de uit de STATUTEN of de artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, welke 28 dagen voor de ALGEMENE LEDENVERGADERING verspreid wordt. 6.4 Het DAGELIJKS BESTUUR zorgt ervoor dat alle benodigde informatie over de in stemming te brengen onderwerpen tijdens de ALV tegelijkertijd met de jaarstukken, 14 dagen voor de ALGEMENE LEDENVERGADERING verschaft worden. 6.5 Het is mogelijk dat bij de vergaderstukken ook een herziene agenda van de ALGEMENE LEDENVERGADERING zit. Op deze agenda is ieder voorstel toegevoegd, dat uiterlijk 16 dagen voor de algemene ledenvergadering, door tenminste vijf leden tezamen schriftelijk bij de secretaris is ingediend. 6.6 Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. 6.7 Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder, mondeling door een lid staande de vergadering gedaan, voorstel hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits ondersteund door tenminste vier andere leden. 6.8 Over punten die niet op de agenda zijn geplaatst volgens een van de in dit hoofdstuk vastgelegde methodes, kan de ALGEMENE LEDENVERGADERING na stemming wel spreken maar geen beslissing nemen. 6.9 Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is opgenomen, of een zodanig benoemde is gekozen met minstens tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen, blanco stemmen daaronder niet begrepen - en naar aanleiding van een voorstel, dat naar oordeel van het Bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging Ieder voorstel wordt afzonderlijk in stemming gebracht. Is meer dan één voorstel betreffende hetzelfde onderwerp op reglementaire wijze ingediend, dan wordt het voorstel dat naar het oordeel van de voorzitter de verste strekking heeft, het eerst in stemming gebracht Alle leden hebben het recht van amendement betreffende punten die op de agenda staan. Amendementen en subamendementen moeten door minstens 5 leden worden voorgesteld en schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend tijdens de vergadering Men wordt eerst dan geacht ter vergadering aanwezig te zijn als men de presentielijst heeft getekend. 34

35 BESLUITVORMING 6.13 Indien, omtrent een aan de orde gesteld voorstel, nadat aangegeven is dat er gestemd kan worden, geen van de stemgerechtigde leden stemming verlangt, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan Indien meerdere personen kandidaat gesteld zijn voor een functie, wordt tot stemming overgegaan Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij STATUTEN anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd De in het tweede artikel van dit hoofdstuk bedoelde personen, die bij aanvang van het boekjaar de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt, zijn stemgerechtigd. Voor elk lid onder de achttien jaar is één ouder/voogd/verzorger stemgerechtigd (statuten, art. 17 lid 2). STEMMING 6.18 Alle stemmingen over zaken geschieden mondeling, over personen schriftelijk, tenzij de voorzitter zonder tegenspraak uit de vergadering een andere wijze van stemmen bepaalt of toelaat Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen In het geval van verkiezingen over personen wordt over iedere benoeming apart gestemd. VERSLAGLEGGING 6.23 De secretaris of daartoe aangewezen notulist, maakt een verslag van de vergadering Deze notulen worden, na te zijn goedgekeurd door het DAGELIJKS BESTUUR, voorlopig vastgesteld door het ALGEMEEN BESTUUR. Voorlopig vaststellen vindt alleen dan plaats als de ½+1 van de leden van het algemeen bestuur akkoord gaat. Nadat deze notulen door het algemeen bestuur voorlopig zijn vastgesteld, mogen zij verspreid worden onder alle leden. Definitief vaststellen kan alleen gebeuren in de eerstvolgende ALGEMENE LEDENVERGADERING. 7 Deelname vergaderingen 7.1 De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen vergadering van het DAGELIJKS BESTUUR of ALGE- MEEN BESTUUR zijnde), wedstrijden en andere evenementen van Atletiekvereniging Wijchen aanwezig te zijn. In geval van vergaderingen van de commissies wordt men verzocht de aanwezigheid vooraf te melden. 35

36 8 Introducé 8.1 Tot introductie zijn gerechtigd alle leden; 8.2 Introductie van dezelfde persoon kan slechts éénmaal per verenigingsjaar plaatsvinden, telkens voor een periode van niet langer dan 1 maand 8.3 Geïntroduceerd worden kunnen alleen zij die geen lid van de club zijn; 8.4 De introducé mag 4 maal gratis een training genieten, mits dit voor de desbetreffende trainer mogelijk is. De trainer beslist of en wanneer dit mogelijk is. Na deze vier trainingen beslist de introducé of hij lid wil worden. Als dit het geval is, doet hij dit middels een geheel naar waarheid ingevuld aanmeldformulier. De introducé is verplicht het aanmeldformulier in te leveren bij de ledenadministratie (via de trainer) en de jaarlijkse contributie te betalen. Als de introducé besluit geen lid te worden, mag hij niet meer deelnemen aan de trainingen. 8.5 De introducé mag slechts onder geleide van een trainer van de Atletiekvereniging Wijchen van de baan gebruik maken; 8.6 Het DAGELIJKS BESTUUR kan van het voorgestelde in bijzondere gevallen afwijken, zulks uitsluitend te harer beoordeling; 8.7 Voor eventuele schade veroorzaakt door een introducé, is de introducé zelf aansprakelijk. 8.8 Ook voor eventuele blessures opgelopen door een introducé, is de introducé ook zelf aansprakelijk; 8.9 Het DAGELIJKS BESTUUR is bevoegd aan iedere introductie terstond een einde te maken, alsmede een termijn te bepalen, binnen welke dezelfde persoon niet andermaal zal kunnen worden geïntroduceerd, op grond van houding en gedragingen van de betrokkene gedurende de tijd van zijn introductie op de bij de vereniging in gebruik zijnde terreinen of tijdens het gebruik van de aan de vereniging toebehorende of onder haar berusting zijnde goederen. 9 Lidmaatschap 9.1 Leden zijn natuurlijke personen. 9.2 Aanmelding als lid dient te geschieden bij de ledenadministratie van de vereniging door middel van een aanmeldformulier. Meerderjarige personen ondertekenen dit aanmeldformulier persoonlijk; bij minderjarigen ondertekent ook één der ouders of voogden. 9.3 Door de aanmelding, na aanname als lid is men contributie verschuldigd. 9.4 Wijzigingen in de persoonlijke gegevens dienen bij de ledenadministratie van de vereniging te worden gemeld. 9.5 De hoogte van de contributie zal jaarlijks door het DAGELIJKS BESTUUR worden voorgesteld en bekrachtigd in de ALGEMENE LEDENVERGADERING. 36

37 9.6 Contributie is verschuldigd door leden volgens de door de Atletiekunie vastgestelde categorieën. 9.7 Bij alle leden zal na vaststelling van de verschuldigde contributie, de contributie automatisch in twee termijnen worden afgeschreven. 9.8 Bij toetreding als lid in de loop van het verenigingsjaar (lopende van 1 november tot en met 31 oktober) is naar rato contributie verschuldigd. 9.9 Het lidmaatschap wordt automatisch verlengd Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij de ledenadministratie ten minste vier weken voor aanvang van het volgende boekjaar (1 november) (statuten, art. 9 lid 3A) Bij opzegging van het lidmaatschap gedurende het lopende jaar, wordt geen restitutie van contributiegelden verleend (statuten, art. 9 lid 5) Tegen leden die in gebreke blijven met betaling van de verschuldigde contributie zal de aanmaanprocedure worden gevolgd Het actuele aanmeldformulier, de aanmaanprocedure, de regels omtrent gezinskorting en andere documenten staan in de lijst in hoofdstuk 17: Bijlagen In geval van een tijdelijk lidmaatschap kunnen andere regels van toepassing zijn. Deze zijn te vinden op het aanmeldformulier van de betreffende cursus Het DAGELIJKS BESTUUR is bevoegd een wachtlijst voor lidmaatschap in te stellen. 10 Geldmiddelen 10.1 Het DAGELIJKS BESTUUR is bevoegd in bijzondere gevallen, zulks ter beoordeling van het DAGELIJKS BE- STUUR, vrijstelling of vermindering van contributie toe te staan Handelingen, welke aan de vereniging geldelijke verplichtingen opleggen en het bedrag van 50,- (vijftig euro) te boven gaan, die niet in een begroting vallen, dienen vooraf door de penningmeester geaccordeerd te worden Bedragen boven de 500,- (vijfhonderd euro) dienen vooraf door het DAGELIJKS BESTUUR geaccordeerd te worden Handelingen, welke aan de vereniging geldelijke verplichtingen opleggen, die een bedrag van 5.000,- (vijfduizend euro) te boven gaan, dienen, met uitzondering van de bij de ALGEMENE LEDENVERGADERING vastgestelde en goedgekeurde begrotingsbedragen, voorafgaande goedkeuring te hebben van de ALGE- MENE LEDENVERGADERING Eventuele boetes, opgelegd door de Atletiekunie, kunnen door de vereniging worden doorberekend aan het betreffende lid. 37

38 11 Accommodatie 11.1 De kunststofbaan mag slechts in atletiekkleding of sportkleding worden betreden. Eveneens moeten sportschoenen worden gedragen bij het betreden van de kunststofbaan. Dit geldt niet voor het hulppersoneel bij wedstrijden De kunststofbaan mag alleen worden betreden onder begeleiding van een trainer uitgezonderd eigen wedstrijden of evenementen. Dit geldt niet voor het hulppersoneel bij wedstrijden De kunststofbaan kan het gehele jaar worden gebruikt (tijdens de normaal bekende trainingsuren). Er geldt dat trainingen en eigen evenementen voorgaan op verhuur aan derden, tenzij in overleg met de Technische Commissie, WOC en EvenementenCommissie anders wordt besloten. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid zal daarvan mededeling gedaan worden op de verhuurkalender op de website In afwijking van het in het voorgaande artikel bepaalde kan het DAGELIJKS BESTUUR, in overleg met de AccommodatieCommissie, het gebruik van de kunststofbaan of accommodatie gedurende een bepaalde periode verbieden Het DAGELIJKS BESTUUR heeft het recht indien de situatie daartoe oproept trainingen en/of evenementen te verbieden of stop te zetten. De melding waarmee dit besluit wordt gecommuniceerd zal ook een toelichting bevatten Een verbod als bedoeld in lid 11.4 en 11.5 wordt op duidelijke wijze kennisgegeven De toegangspoorten moeten te allen tijde bereikbaar blijven De openingstijden van het clubgebouw en overige gebouwen worden door het dagelijks bestuur, in overleg met de verschillende commissies, vastgesteld Een ieder die gebruik maakt van de media-apparatuur in de accommodatie wordt geacht dit als een goed huisvader te doen Het DAGELIJKS BESTUUR is bevoegd één of meer voor gebruik van de leden bestemde lokalen van het clubgebouw voor bijzondere doeleinden te reserveren. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid wordt daarvan tenminste 2 weken tevoren mededeling gedaan aan de leden via het mededelingenbord en de voorzitter van de Technische Commissie De vereniging draagt geen verantwoordelijkheid voor de eigendommen, van welke aard ook, van de leden of derden die in het clubgebouw aanwezig zijn of worden achtergelaten Voor schriftelijke mededelingen door of aan de leden en uitsluitend betreffende de atletiekvereniging of wat daarmede verband houdt, worden één of meerdere borden ter beschikking gesteld, welke zich bevinden in het clubgebouw. De mededelingen behoeven geen voorafgaande goedkeuring van het DAGELIJKS BESTUUR maar worden wel geacht bij de juiste categorie mededelingen opgehangen te worden Het DAGELIJKS BESTUUR behoudt zich het recht voor mededelingen (zie sub ), te verwijderen. 38

39 11.14 Het DAGELIJKS BESTUUR en/of een lid van een commissie heeft het recht een persoon, op grond van houding en/of gedrag, op een bepaald moment het recht te ontzeggen van de vereniging in gebruik zijnde gebouwen gebruik te maken. Dit geldt ook voor de terreinen of, tijdens het gebruik van de aan de vereniging toebehorende of onder haar berusting zijnde, goederen Het DAGELIJKS BESTUUR behoudt zich het recht voor een persoon, op grond van houding en/of gedrag, permanent of voor langere termijn het recht te ontzeggen van de vereniging in gebruik zijnde gebouwen gebruik te maken. Dit geldt ook voor de terreinen of, tijdens het gebruik van de aan de vereniging toebehorende of onder haar berusting zijnde, goederen Fietsen moeten in de daarvoor bestemde fietsenrekken worden gestald en niet tegen of in de buurt van ruiten en/of de gevel worden gezet. Op het terrein van de Atletiekvereniging Wijchen mag na het passeren van de toegangspoort niet meer gefietst worden Het is niet toegestaan om het gebouw met spikes te betreden. 12 Sociaal veilige sportomgeving 12.1 Atletiekvereniging Wijchen heeft veiligheid en openheid hoog in het vaandel staan. Hierom is er een procedure opgesteld, waarvan het hebben van een VOG een belangrijk onderdeel vormt. Deze procedure geldt ook voor tijdelijke vrijwilligers. Deze procedure staat op de lijst in hoofdstuk 17: Bijlagen Atletiekvereniging Wijchen conformeert zich aan de wet persoonsregistratie. Zij zal niet zonder toestemming informatie doorspelen naar derden. 13 Administratie 13.1 Atletiekvereniging Wijchen is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: namen en adressen van de in artikel 5 van de STATUTEN bedoelde personen; presentielijsten en notulen van alle ALGEMENE LEDENVERGADERINGEN en vergaderingen van het DAGE- LIJKS BESTUUR. 14 Schade 14.1 Materiële en/of persoonlijke schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op het desbetreffende lid worden verhaald Atletiekvereniging Wijchen is niet verantwoordelijk voor blessures of de gevolgen van blessures, opgelopen tijdens de aanwezigheid van de in gebruik zijnde gebouwen van Atletiekvereniging Wijchen. Dit geldt 39

40 ook voor de terreinen of, tijdens het gebruik van de aan de vereniging toebehorende of onder haar berusting zijnde, gebouwen van derden. 15 Gebruik van dit huishoudelijk reglement 15.1 De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan dit geldende HUISHOUDELIJK REGLEMENT en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het DAGELIJKS BESTUUR en/of ter zake doende commissies. Dit alles in overeenstemming met de bestaande statuten van Atletiekvereniging Wijchen Wijzigingen of aanvullingen van dit HUISHOUDELIJK REGLEMENT moeten door de ALGEMENE LEDENVERGADE- RING worden goedgekeurd met een meerderheid van het totaal aantal uitgebrachte stemmen Een uitzondering hierop vormt hoofdstuk 17: de bijlagenlijst. Zij vormt geen intrinsiek onderdeel van dit huishoudelijk reglement. Deze lijst en de wijzigingen hierop worden door het DAGELIJKS BESTUUR vastgesteld. Hierna wordt de nieuwe bijlagenlijst door de secretaris aan dit huishoudelijk reglement toegevoegd. Als er wijzigingen zijn aangebracht op de bijlagenlijst wordt hiervan op duidelijke wijze kennisgegeven door de secretaris. 16 Slotbepalingen 16.1 Alle leden ontvangen desgewenst (op aanvraag) één exemplaar van de STATUTEN en het HUISHOUDELIJK REGLEMENT van de secretaris, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding In gevallen, waarin dit HUISHOUDELIJK REGLEMENT niet voorziet, beslist het DAGELIJKS BESTUUR in alle redelijkheid Het HUISHOUDELIJK REGLEMENT kan ingezien worden op de website van Atletiekvereniging Wijchen Aldus vastgesteld door de ALGEMENE LEDENVERGADERING op 20 november 2003, met een wijziging vastgesteld door de ALGEMENE LEDENVERGADERING op 26 november Een wijziging is vastgesteld door de ALGEMENE LEDENVERGADERING op 1 december Een gewijzigde versie is vastgesteld door de ALGEMENE LEDENVERGADERING op de ingelaste Algemene Ledenvergadering van 20 september Namens het dagelijks bestuur, Annemarie Dam-Arts, secretaris Atletiekvereniging Wijchen 17 Bijlagenlijst Auteur Titel 40

41 Verslagen commissies 1. Dagelijks bestuur 1. Ontwikkelingen dagelijks bestuur Het bestuur bestond zowel bij de start als bij het eind van dit atletiekjaar uit de volgende leden: Wil Jansen (voorzitter), Cor Derks (vicevoorzitter), Karl Rambach (penningmeester) en Annemarie Dam-Arts (secretaris). 2. Focuspunten dagelijks bestuur Het blijven uitdragen van de focuspunten met als basis de missie en visie beleidsplan AVW Blijven stimuleren van een zo breed mogelijk vrijwilligerskader en faciliteren van de commissies Organiseren van een vrijwilligersfeest voor alle vrijwilligers Elke twee jaar worden alle vrijwilligers extra bedankt door het aanbieden van een vrijwilligersfeest. Komend jaar is het weer zover! Verdere professionalisering van onze club op gebied van organisatiestructuur en communicatie Ook dit jaar blijkt dat communicatie een belangrijke rol speelt binnen onze vereniging. Als dagelijks bestuur vergaderen we tweewekelijks en nog ontgaan er ons dingen. Wij waren in de veronderstelling dat onze vergader - deur altijd open staat. Maar het blijkt dat er toch nog onderwerpen zijn die door het algemeen bestuur niet gezien worden of ergens blijven liggen. Wederom zal volgende jaar communicatie hoog op onze agenda staan, zowel interne als externe communicatie. Dit wil echter niet zeggen dat er dit jaar geen vooruitgang is geboekt. De informatiebulletins zoals verstuurd tijdens het proces van de renovatie van de rondbaan zijn met enthousiasme ontvangen. Ook de uitnodigingen voor de ALV komen goed aan bij de geadresseerden. Uitvoeren resterende acties en blijvend aandacht hebben voor een sociaal veilige sportomgeving Gebruik van AllUnited Onder andere het versturen van informatiebulletins via AllUnited heeft ons doen besluiten de mogelijkheden van AllUnited verder te onderzoeken. Is AllUnited het antwoord op onze vragen inzake de nieuwsbrief, de website en de archivering van documenten? Ook dat is een focuspunt voor het komend jaar. Verder zullen ook de bestaande en al aangeschafte mogelijkheden van AllUnited worden benut. De financiële gegevens zullen ingevoerd worden en er zal voortaan via dit systeem worden gewerkt. Structureren en verder uitbreiden archief AVW 3. Algemeen bestuur Behalve de focuspunten van het dagelijks bestuur zijn er een aantal acties die gezamenlijk opgepakt moeten worden. Ze betreffen de hele club en worden opgepakt door verschillende commissies met ondersteuning van het dagelijks bestuur. 41

42 Financiële huishouding: overzicht inkomsten/uitgaven kantine trainersstructuur en trainersvergoedingen inhoud geven structureel verlagen van de energiekosten/operationele kosten blijvende focus op additionele sponsoring Reorganisatie van de evenementen Vijf van Wijchen en de Tweestromenloop icm AVWeekend Zo, dat is een aardige lijst geworden. Wat ons betreft voldoende om ons mee bezig te houden naast de dagelijkse gang van zaken. 4. Tot slot Het bestuur kijkt terug op een druk jaar. Een jaar waarin weer heel veel zaken binnen de vereniging zijn aangepakt. Wij danken alle vrijwilligers en leden die hieraan mee gewerkt hebben. Het sportjaar 2016/2017 biedt weer nieuwe mogelijkheden. We wensen alle commissies, heel AVW veel succes met het verwezenlijken van de focuspunten. Tot ziens op de ledenvergadering. Namens het dagelijks bestuur: Wil Jansen, voorzitter van AtletiekVereniging Wijchen 2. Wedstrijd Organisatie Commissie (W.O.C.) De WOC heeft tal van wedstrijden georganiseerd in Wijchen voor alle categorieën. De geplande wedstrijden zijn mede door de goede sfeer en de inzet van vrijwilligers succesvol verlopen. De meeste speerpunten voor het seizoen zijn gerealiseerd. Blijft altijd nog wel wat te wensen over. Daar biedt een nieuw seizoen weer nieuwe kansen voor. Wedstrijden Sinterklaasloop (28 nov 2015) 155 atleten op 5 afstanden rond de Bosvijver, het Maaswaalcollege en op de baan. Trainingspakkenwedstrijd pupillen (26 mrt 2016) 105 pupillen uit Wijchen, Oss en Nijmegen; een goed bezochte opening van het seizoen. Avondinstuif (29 apr 2016) 94 atleten van 17 verenigingen op de 5 e open avondinstuif voor juniorabc, senior en master. Competitiewedstrijd Junioren CD (21 mei 2016) 271 atleten van Arena Atletiek, AV Argo, AV De Liemers, AV Pallas `67, AV Wijchen, AVA `70, Ciko `66, Climax en Nijmegen Atletiek voor de 2 e wedstrijd in deze competitie. Competitiewedstrijd Senioren 2 e divisie (26 jun 2016) 273 atleten van 18 verenigingen; voor de 3 e keer samen met Nijmegen Atletiek en NSAV t Haasje in Nijmegen. Stedenwedstrijd Pupillen Finale Athletic Champs (10 sep 2016) 149 atleten uit Wijchen, Wageningen, Rhenen en Arnhem met prijzen voor alle teams. Clubkampioenschappen zaterdag (15 okt 2016) 228 atleten; 5-kamp voor pupil, juniorcd en master; 6-kamp voor juniorab en senioren. Overige wedstrijden 2016 Ondersteuning van 4 e Tweestromenloop met wedstrijdofficials en jury aankomst. 42

43 Wedstrijdsecretariaat Thuis en Uit (WSThuis en WSUit) Het thuis-secretariaat gebruikt voor het tweede jaar Atletiek.nu voor inschrijving, startlijsten en resultaatverwerking. Uitslagen zijn direct na invoer beschikbaar via internet. Het uitwedstrijden-secretariaat organiseert Stedenwedstrijden en Competitie voor pupillen en junioren CD. Clubrecords De ClubRecordCommissie (CRC) verwerkt de resultaten van 55 wedstrijden. In totaal zijn dit 90 clubrecords gevestigd, waarvan 75 outdoor en 15 indoor. Ook nog eens 58 baanrecords, waarvan 28 door AVW-ers. Op de avondinstuif zijn 6 club- en 22 baanrecords verbeterd. Op het CK 2015 sneuvelden 17 club- en 19 baanrecords. Tweemaal per jaar actualiseert de commissie de uitgeprinte records op de borden in de gang van het clubhuis. Jury nieuwe juco Dit jaar hebben enkele juryleden afscheid genomen. Nieuwe aanvulling is zeer gewenst. De WOC bekijkt nog of er nieuwe cursussen in 2017 gaan plaats vinden in Wijchen. Ben je geïnteresseerd, meld je dan bij onze jurycoordinator via juco@avwijchen.nl. Ted van Horssen stopt eind 2016 als jurycoördinator. Hij heeft deze functie de afgelopen 10 jaar ingevuld. Bedankt Ted. De WOC heeft gelukkig weer een nieuwe vrijwilliger voor deze functie weten te vinden. Erik-Jan Veldkamp zal de taken gaan overnemen. Erik-Jan veel succes gewenst. Vacature starter Onze vaste starter Mathieu Brouwers zal met enkele geïnteresseerden in overleg kijken naar opleidingsmogelijkheden binnen AV Wijchen. We trachten deze vacature in 2017 in te vullen. Athletics Champs wedstrijdmateriaal 2016 is het tweede van de drie jaren dat wij de AC-kar beheren. Na 2017 wordt AV Wijchen eigenaar van alle materialen. Willan Tychon en Ben Mom verzorgen het beheer en de uitleen. Planning thuiswedstrijden AV Wijchen voor 2017 In Wijchen valt te denken aan Trainingspakwedstrijd pupillen, Stedenwedstrijd pupillen of junioren CD, Competitiewedstrijd voor junioren of senioren of masters, Avondinstuif, Clubkampioenschap en Sinterklaasloop. Komend voorjaar 2017 maken we deze bekend via onze website. AANDACHTSPUNT De WOC zet iedere wedstrijd vrijwilligers in voor een bijdrage bij opbouw, als jury, aan de bar, als EHBO, etc. We rekenen op de hulp van velen. Zonder jullie kunnen wij de wedstrijden niet organiseren. Laten we er weer net zo n mooi wedstrijdseizoen van maken als het afgelopen jaar. Help ons, in het belang van iedereen. De WOC bestaat momenteel uit: Ed Kerckhoffs (voorzitter / WSUIT pup + juncd + indoor / CRC / wedstrijdofficial) Vincent de Jong (WSUIT junab, Sen + Master / ET / CRC) Leendert van Gelderen (WSThuis / microfonist) Willan Tychon (WSThuis / ET / beheerder AC-kar) Ben Gijsbers (wedstrijdofficial / voorzitter van de AC) Ben Mom (wedstrijdofficial / ET / beheerder AC-kar) Ted van Horssen (jurycoördinator stopt eind 2016) Erik-Jan Veldkamp (nieuwe jurycoördinator per eind 2016) Paul Jansen (coördinator wedstrijd op- en afbouw en materiaal) Roger Cremers (lid WOC / WSThuis / ET) Namens de WOC, Ed Kerckhoffs 43

44 3. Technische commissie (TC) Pupillen Het gaat goed met de pupillen van AVW. Atletiek is steeds populairder onder Wijchense kinderen (mede door het grote aantal spreekbeurten wat onze eigen pupillen over atletiek en AVW geven). Momenteel zijn we met 140 pupillen, een absoluut record. Voor trainers soms wel een uitdaging, maar tot nu toe lukt het ons om alle kinderen toe te laten, onder andere doordat de nieuwe trainers Eline Willems, Fleur van de Loop, Jeroen Driessen, Jaap Miessen, Jelte de Jager, Paul Dam en Roy Berris zich in snel tempo hebben ontwikkeld. Inmiddels zijn we allemaal gewend aan de nieuwe vorm van wedstrijden. De doelstelling om meer kinderen deel te laten nemen aan wedstrijden wordt bij AVW in elk geval gehaald. Dankzij ploegleiders William Schapendonk en Edwin Boschman en uiteraard alle WOC s, juryleden en helpende ouders zijn de wedstrijden hartstikke goed verlopen met als toppunt een flink aantal podium plaatsen in de afsluitende finale. Hoewel er geen hoofdtrainer is, lopen de zaken gesmeerd: veel trainers bezoeken clinics, er worden veel activiteiten georganiseerd, gestructureerd vergaderd, er gaan veel trainers mee op wedstrijd, Sanne vertegenwoordigt de pupillen bij de TC-vergaderingen en heel belangrijk: de sfeer binnen het trainersteam is goed. Een ontzettend mooi zelfsturend team! Komend jaar stromen Jaap en Roy door naar de junioren om het trainerstekort daar te verkleinen. Irene Gerrits, Jasmijn de Jong en Teske Voerman stoppen helaas als trainers. Ontzettend bedankt voor jullie hulp de afgelopen jaren! Gelukkig hebben we door de komst van Famke Verstraaten, extra inzet van Eline en CIOS-stagiaires Bart Mulder en Vera Trieling de planning voor komend seizoen weer rond gekregen. CD-Junioren AB-Junioren en Senioren Masters Dat de mastergroep bestaansrecht heeft is inmiddels wel bewezen. De doorstroom vanuit andere disciplines verloopt goed. Door het leeftijdsverschil van het aantal atleten die er nu actief zijn in de groep hebben we ook een groot diversiteit aan kracht, uithoudingsvermogen, snelheid enz. Je bent vanaf je 35 e master, terwijl de oudste master inmiddels in de 65+ categorie valt. Blessurepreventie blijft bij het vorderen van leeftijd en de daarmee afnemende belastbaarheid, een belangrijker aandachtspunt. Het is aan ons als trainers de juiste invulling aan de trainingen te geven zodat iedereen aan zijn trekken komt. Hierbij wordt gelet op de individuele belastbaarheid van de atleet. De afgelopen jaren is dat goed gelukt gezien het feit dat er ook dit jaar weer nieuwe persoonlijke records zijn neergezet net zoals club- en baan records. Afgelopen jaar hebben de masters aan diverse wedstrijden meegedaan. De hele groep heeft altijd een aantal vaste thuiswedstrijden in het programma staan zoals: avondwedstrijd, tweestromenloop, clubkampioenschappen en sinterklaascross. Individueel zijn er atleten die meedoen in de mannen of vrouwencompetitiegroep. Ook doen er masters mee aan crosslopen, indoor- en instuifwedstrijden en verschillende wedstrijdlopen op de weg. En niet te vergeten, aan het NK voor masters. Op de dinsdagavond krijgt o.a. rompstabiliteit de aandacht, naast werpen, spring, sprint en mila. Rompstabiliteit is en blijft belangrijk voor alles wat je als atleet wil uitvoeren of dat nu een technisch onderdeel is of een looponderdeel. Op de zaterdagen komen alle vormen van hardlopen aan de orde. Wel zodanig dat iedereen tijdens de training mee kan komen. Er wordt iedere keer een training gemaakt waarbij de snelle en de langzamere lopers na de training met een goed gevoel naar huis gaan. Ons vaste jaarlijkse masterkamp in september was weer druk en gezellig. Veel atleten met of zonder aanhang / kinderen waren aanwezig. Ook dit jaar had de kamporganisatie voor een mooie locatie gezorgd waar we d.m.v. sport, spel, eten en drinken een prima weekend hebben gehad. Er is dit jaar verschuiving geweest van trainers binnen de groep. Ik zelf ben per 1 oktober jl. gestopt met training geven en de overname op dinsdag is door een aantal trainers gedaan. Hanneke de Jong en Stefan Molenaar voor de spring- en werponderdelen. Ruud Löbel en Hester Gerritsen voor de mila-training. Hennie blijft de sprinttraining doen. Hennie Rijken heeft op de zaterdag versterking gekregen van Rob van der Wielen. 44

45 Komt het voor dat een trainer geen training kan geven, dan zijn alle trainers inzetbaar als vervanging van desbetreffende trainer. Onder de hoede van deze trainers gaat de mastergroep op sportieve manier door met daarin prestatie, plezier en gezelligheid! Informatie over de masters is te vinden op de site van AVW onder het kopje trainingstijden en informatie masters. Namens de mastertrainers. Mieke Klinkhamer Loopgroepen Hardlopen Dit jaar zijn de hoofdtrainers: Herman Vullings, Willie d Swart, Nico Reijnders, Huub Steinman, Hans Vissers en Riek Janssen vier keer bij elkaar geweest. Verder zijn er veel gesprekken gevoerd en via de mail contacten onderhouden. Tevens heb ik veel contact gehad met het NKS over clinics en licentiehouders. Zo was er op zaterdag 28 mei en 25 juni een speelse looptraining bij A.V.W. Velen hebben hieraan deelgenomen. Zelf heb ik deelgenomen aan de landelijke wandeltrainersdag voor nordic walking bij sportcentrum Papendal. Veel tijd is besteed aan een nieuw vergoedingen systeem voor de looptrainers. Verder zijn er weer de nodige activiteiten opgezet. Zoals de 7 heuvelen trainingen. Ondanks de vele publiciteit waren er te weinig deelnemers om deze groep te starten. De deelnemers die zich hadden aangemeld zijn ondergebracht bij diverse loopgroepen. Herman Rohde heeft weer een beginnergroep van 20 personen op willen starten maar ook weer te weinig aanmeldingen waardoor het niet is door gegaan. Het aanbod in hardlooptrainingen bij AVW is veelvuldig. Iedere avond kan er getraind worden in diverse niveaus. Op vrijdagavond is er een extra training waarbij iedereen op eigen nivo kan trainen. Tevens wordt er op zondagmorgen gelopen. Een uniek aantal lopers van A.V.W. hebben dit jaar weer deelgenomen aan vele loopwedstrijden, halve en hele marathons, waaronder verschillenden in het buitenland. Dit alles met goede resultaten. Helaas hebben we dit jaar ook afscheid moeten nemen van enkele hardlooptrainers te weten: Niobe, Evelyn, Michel en Herman. Mijn doel was dan ook om zo snel mogelijk het trainerscorps weer aan te vullen met gediplomeerde trainers. Hierover is veelvuldig met de hoofdtrainers overleg geweest. Opleidingen. Jo Jansen heeft afgelopen voorjaar vier nieuwe assistent looptrainers opgeleid. 10 september jl. is er een cursus assistent looptrainer nivo 2 gestart. Hieraan doen mee twaalf cursisten van A.V.W. en twee personen, met toestemming van hoofdtrainers en bestuur, van Run2Day. Deze NKS training, wordt gegeven door Peter van Trappen. Zo hopen we komend jaar dan ook weer volwaardig mee te kunnen draaien met genoeg trainers en assistent trainers. Nordicwalken: Deze groep loopt twee keer per week met gemiddeld elf wandelaars op de dinsdagavond en gemiddeld vijftien op de zaterdagochtend. Na de wandeling wordt er altijd gezamenlijk koffie/thee gedronken. Tijdens de training wordt er opgelet of de juiste techniek wordt gebruikt, dit voorkomt blessures en zo wordt er een hoog rendement uit de training gehaald. Naast de inspanning is er ook veel aandacht voor ontspanning. Zo wordt het seizoen altijd afgesloten met een leuke activiteit. In de maand april werd het jaarlijks weekend georganiseerd, deze keer in Oisterwijk met 18 deelnemers. Verder wordt er altijd op de eerste zaterdag van de maand op locatie gelopen. Afgelopen jaar o.a. in Doorwerth, Zyfflich, Mook, Bergharen, Velp, Escharen, Keent enz. Iedere maand komt er een eigen nieuwsbrief uit. Het succes van onze groep is wellicht te danken aan het feit dat deze sport voor iedereen geschikt is. Het is veilig en altijd gezellig. Doordat de lopers minder in de gaten hebben dat men intensief sport, (zowel mentaal als fysiek) werkt Nordic Walking voor velen verslavend. Riek Janssen (trainerscoördinator loopgroepen) Focuspunten komend jaar Komend jaar zijn er veel focuspunten. Nummer een is het vinden van een nieuwe voorzitter voor het TC. Maar ook het inhoud geven aan de trainersstructuur en trainersvergoedingen is een belangrijk aandachtspunt. 45

46 4. Vrijwilligerscommissie Het gebeurde niet vaak in de geschiedenis van AVW, maar op 15 oktober 2016 werd tijdens de clubkampioenschappen ook een nieuwe prijs uitgereikt. Altijd staan terecht natuurlijk sporters en trainers in de belangstelling, maar dit jaar werd daar een nieuwe prijs aan toegevoegd, namelijk de Vrijwilliger van het Jaar. De keuze komt voort uit een geheime voordracht door de leden van het algemeen bestuur (dagelijks bestuur en commissievoorzitters). Dit jaar werd er door een grote meerderheid gestemd voor Ben Gijsbers, voorzitter van de Accommodatie Commissie en lid van de Wedstrijd Organisatie Commissie. In het afgelopen jaar was hij heel druk met de polsstokhooginstallatie en met de renovatie van de baan, naast alle andere klussen die hij ook nog verrichte. Volgend jaar gaan we uiteraard opnieuw een vrijwilliger voordragen en komt er weer een vrijwilliger van het jaar. Vrijwilliger-zijn bij AVW is enorm belangrijk. AVW is een sportvereniging met circa 600 leden. Om de club te laten draaien zijn veel mensen nodig. Je kunt het niet zo raar bedenken of er zijn mensen nodig om het te laten gebeuren. Een kleine greep uit de vrijwillige klussen en taken: Het gebouw moet onderhouden worden, schoongemaakt worden, reparaties moeten worden uitgevoerd. Het terrein en de baan heeft onderhoud nodig. Atleten jong en oud van de club komen sporten en daarvoor zijn veel trainers nodig. Trainers moeten opgeleid en begeleid worden. Wat te denken van de thuis- en uitwedstrijden die worden georganiseerd? Hiervoor zijn ook weer veel handen nodig. Opbouwen, afbreken, juryleden, tijdswaarnemers, scheidsrechters, EHBO-ers, verkeersregelaars. Voor uitwedstrijden moet gereden worden, ook dienen er weer juryleden te worden aangeleverd. Vervolgens worden er regelmatig evenementen georganiseerd (denk aan de clubkampioenschappen). In het gebouw is een bar die moet worden bezet. Hoe fijn is het na het sporten een drankje te halen, een tosti te eten en na te kletsen? Of tijdens het sporten van de kinderen in de kantine warm te zitten met een kop koffie? Tot slot zijn er op de achtergrond zijn de nodige mensen bezig met administratieve klussen, contacten met andere verengingen of de AtletiekUnie. De lijst kan zo nog wel een poosje voortgaan. Sinds begin van 2016 ben ik actief als vrijwilligerscoördinator. De vrijwilligerscoördinator is er om een vrijwilligersbeleid te formuleren en vorm te geven, maar ook om dat beleid mee uit te voeren. Daarvoor is nodig te weten wat mensen willen en kunnen doen voor de club. Daarom stel ik mij ten doel om samen met anderen actief vrijwilligers te werven, te motiveren en mede te begeleiden en niet onbelangrijk te behouden voor AVW. Actuele vacatures op dit moment: Penningmeester, Voorzitter van de technische commissie en diverse functies zoals bardiensten, juryleden, vrijwilligers bij de WOC en evenementen. Mocht je vragen hebben of jezelf willen aanmelden als vrijwilliger, aarzel dan niet om mij of iemand op de club aan te spreken, een mail te sturen (of te bellen). Antonín de Waard 5. EvenementenCommissie De Evenementen Commissie (kortweg EC) is een groep actieve enthousiaste leden, die als evenement aangemerkte activiteiten organiseert voor haar leden. Deze evenementen lopen uiteen van een dagje zwemmen tot volledig verzorgde kampen. De EC is een stabiele organisatie binnen de vereniging die al jaren ervaring heeft in het organiseren en coördineren van evenementen. De EC krijgt jaarlijks een budget toebedeeld ( 2.000,-). Hiermee wordt een jaarprogramma opgesteld waarin vaste evenementen worden opgenomen. In overleg met de EC kunnen ook niet vaste evenementen worden toegevoegd. De vaste EC evenementen zijn: - Blije Dries/bootcamptraining - Pupillenkamp - Clubkampioenschappen - C/D juniorenkamp - Sintloop - Kerstraining (pupillen, C/D- en A/B-junioren) - Nieuwjaarsborrel - Carnavalstraining (pupillen) - Paastraining (pupillen) - Seniorenkamp (A/B/senioren) 46

47 AVWeekend / Tweestromenloop Dit zijn aparte evenementen met zelfstandige commissies. (Zie verder EC focus ) Missie, Visie & Strategie Missie: Er voor zorgen dat jong en oud, in een veilige omgeving, kunnen sporten, en deel kunnen nemen aan AVW activiteiten. Visie: De EC is een betrokken enthousiaste commissie met afzonderlijke werkgroepen*. Iedere werkgroep heeft een aanspreekpunt voor de EC en kan zelfstandig een activiteit organiseren na (financiële) afstemming met de EC. De EC zal daar waar mogelijk en van toepassing de werkgroep begeleiden. *) De werkgroep, of een afgevaardigde van de werkgroep, hoeft geen onderdeel uit te maken van de EC. Strategie Alle activiteiten die binnen AVW als evenement worden aangemerkt vallen onder de algemene paraplu van de Evenementencommissie. Er is een sterke nauwe samenwerking nodig tussen de verschillende commissies, vooral tussen de WOC en Bar. EC focus Het actief betrekken van AVW-leden bij de EC of de afzonderlijke werkgroepen. De EC werkt met zoveel mogelijk zelfstandige werkgroepen, die onder regie van de EC evenementen organiseren. Mooie voorbeelden zijn: (1) feestavond tijdens de Clubkampioenschappen (okt 2016) en (2) opening polsstok installatie (mei 2016) tijdens de Open Dag. Eventuele continuatie AVWeekend (De 5 van Wijchen) en onderzoeken in welke vorm (wellicht de samenwerking met de zelfstandige commissie Tweestromenloop). De EC zichtbaar houden binnen AVW Draaiboeken voor alle activiteiten. Nog te doen: Sinterklaasloop, ck, In- en overzicht geldstromen EC en AVW (via AllUnited status inzicht) Inspelen op activiteiten die anderen binnen AVW organiseren. Incidenteel een jubileum (wanneer is het volgende moment?) We blijven slimme oplossingen toepassen, zoals de samenwerking met de Barcie (die in 2016 vorm heeft gekregen). Nieuwe evenementen: - Mogelijke nieuwe evenementen die incidenteel dan wel jaarlijks binnen de EC kunnen terugkeren zijn: pubquiz, darttoernooi, carnavalsavond, wijnproeverij - Inspelen op ontwikkelingen zoals de voorbeelden: (1) heropening van de baan en (2) de opening van de polsstok (OpenDag). - Wat doen we met Sinterklaasavond (2016) en Carnavalsavond (2017)? Gerealiseerd Activiteitenkalender met vermelding van eigenaarschap. De overige draaiboeken (zie lijst vaste evenementen zijn gerealiseerd en staan op de EC dropbox. Elke activiteit op de EC-kalender is uitgevoerd. Bijeenkomsten van de EC zijn frequenter en gestructureerder. Verslagen worden gedocumenteerd (dropbox) Machtigingsformulieren worden gebruikt (digitaal!) Heldere communicatie (waar staat de EC voor) 47

48 Samenwerkingsdrang om tot mooie resultaten te komen (OpenDag, CK) Online inschrijven voor activiteiten Schmink (kast opgeruimd) Er zijn extra evenementen in 2016 toegevoegd t.b.v. de polsstok installatie: Pubquiz (Tim Klinkhamer), Darttoernooi (Robin Scholten/Erwin Verheijen) Opening Polsstok tijdens OpenDag. Mede met dank aan de werkgroep onder regie van Tim Klinkhamer Inkoopregistratiesysteem (vanuit EC/Bram geïnitieerd) Bram als inkoper gepositioneerd binnen EC/Bar (tevens lid van beide commissies) Feestavond tijdens de ck. Met dank aan de werkgroep onder regie van Tim Klinkhamer Begroting binnen de lijnen. Onderstaande (actie)punten behoren niet (meer) tot de EC Database met mogelijke contacten van vrijwilligers en externe partijen die ons met regelmaat helpen Beleid ontwikkelen voor bedanken van vrijwilligers Eten of activiteit na de 7-Heuvelenloop (loopgroepen) Alcoholbeleid AVW lintjes moment: zo veel jaren trainer, lid, kampioenen per jaar, etc.. 6. AccommodatieCommissie Uitgaven 2016: Binnen / Buiten Controle en reparatie alarmsysteem 459,93 Onderhoudswerkzaamheden binnen 486,70 Onderhoudswerkzaamheden Buiten 369,90 Onderhoud verwarmingsketel 110,72 Vervangen lampen baanverlichting /onderhoud 2.143,19 Vervangen bladblazer en bosmaaier en aanschaf grasmaaier 1.137,93 Vervangen van Beregeningspomp 2.425,00 Stabiliteitsmeting van de oude lichtmasten 500,00 Belijning Athletic Champs 650,00 Diversen 140,45 Totaal 8.423,82 48

49 Must, Should or Could do Onderwerp voor buiten en binnen Must do Totaal voor binnen en buitenaccommodatie 6.680,00 Should do Totaal voor binnen en buitenaccommodatie 6.250,00 Could do Totaal voor binnen en buitenaccommodatie 7.560,00 Nadat de rondbaan is gerenoveerd werd zij goedgekeurd door de Atletiekunie. Ook de schriftelijke verslaglegging hiervan is inmiddels ontvangen. Namens de AccommodatieCommissie, Ben Gijsbers 7. Lief en Leed commissie Als lief en leedcommissie werk ik namens de vereniging met toestemming van het bestuur. Ook dit jaar hebben de nodige AVW leden en of vrijwilligers een kaart of andere attentie gehad namens de vereniging. Steeds meer trainerscoördinatoren weten de kaarten te vinden. (Laat me wel weten als ze op zijn.) Toch blijft het jammer dat er niet, niet goed of te laat wordt doorgegeven wanneer iemand stopt met vrijwilligerswerk, ziek of geblesseerd is. Wanneer er op een andere wijze een reactie vanuit de vereniging op zijn plaats zou zijn is het fijn als dit op tijd doorgegeven wordt. Lief en Leedcommissie, Mieke Klinkhamer 8. BarCommissie De begroting van de bar is ongeveer gelijk aan vorig jaar. De beschikbare hoeveelheid cijfers is onvoldoende om een goede begroting te maken. Hierom gaan we uit van de inkomsten en uitgaven van afgelopen jaar. De extra winst die we boeken met het verhogen van de prijzen zullen we gebruiken voor de kleine investeringen ( euro). Dit jaar hebben we een investering gedaan en een kassa aangeschaft. Komend jaar worden nog meer investeringen gedaan: pinautomaat en een nieuwe afzuigkap. Komend jaar gaan we, wat alle barcommissieleden betreft, dit jaar het debat aan in het duidelijk krijgen wat vrijwilligers van de bar krijgen. Idealiter gaan we intern rekeningen bijhouden. Bijv. trainersdrankjes op kosten van TC, wedstrijdvrijwilligers op kosten van WOC. Dan kunnen deze commissies zelf een beleid voeren voor vergoedingen (lunchpakketjes, broodjes knakworst, drankjes, etc.) en krijgt de barcommissie eindelijk een eerlijke weergave van de stand van zaken. Overigens, afgelopen jaar zijn er een hoop extra activiteiten geweest voor bijv. de polsstokhoogmat. Hierbij zijn inkomsten voor de bar waarschijnlijk gerekend als bijdrage maar de uitgaven (inkoop, snacks, etc) zijn mogelijk ten kosten van de bar gekomen. Ook dit soort zaken hebben veel invloed op de winstgevendheid van de bar. 9. Sponsorcommissie De sponsorcommissie kijkt terug op een (boek)jaar met een goed (financieel) resultaat. Sponsoren blijven onze vereniging over het algemeen lang trouw. Er zijn zelfs bedrijven die spontaan vragen of zij ons mogen sponsoren. Reden die daarbij gegeven wordt, is de positieve sfeer die de vereniging uitstraalt en de mooi verzorgde accommodatie. Daar mogen we als AVW trots op zijn. 49

50 Nieuwe sponsoren die we het afgelopen jaar mochten verwelkomen: Orthopedisch Medisch Speciaalzaak Vermolen Wijchen, buurtsupermarkt Attent op Alverna en op de valreep de firma s Waterflex en Promec van de Wijchense Sten Knuiman. Bijzonder dit jaar is dat we een anonieme persoon hebben die onze vereniging sponsort. Ook hier is de reden de sfeer van de Vereniging en alles wat er door de vele vrijwilligers voor de leden wordt gedaan. Namens de vereniging dank aan deze anonieme sponsor. Nieuw is ook de digitale klok met nieuwskrant die door R.W.P. Montage ter beschikking is gesteld, waardoor iedereen buiten nog beter bij de tijd is en er met regelmaat een nieuwsitem wordt uitgelicht. Op het terras voor het clubhuis staan drie prachtige picknicktafels: Een wens van velen, die dankzij inspanning van de sponsorcommissie, in oktober is vervuld. Nog meer gelegenheid om gezellig met elkaar bij te praten of een bakje te doen. Aannemersbedrijf Kokke heeft ons laten weten vanaf volgend jaar een andere vereniging te gaan sponsoren. Vanaf 2004 heeft Kokke uit Nijmegen een financiële bijdrage geleverd aan AVW. Hartelijk dank daarvoor aan de firma Kokke. De vooruitzichten voor het komende jaar zijn goed. Er zijn veel mooie en gezonde bedrijven in Wijchen en het kan niet anders, dan dat een gedeelte daarvan op de één of andere manier iets voor AVW kan betekenen. Met de accommodatiecommissie gaan we kijken waarmee bedrijven ons kunnen ondersteunen om kosten te besparen. Een steeds terugkomende vraag is of ons clubblad in de huidige vorm moet blijven bestaan. In overleg met de communicatiecommissie wordt er gekeken naar andere vormen van adverteren door onze sponsoren als het papieren AVWeetje komt te vervallen. Hopelijk komt er volgend jaar weer een 5 van Wijchen. Graag zouden wij onze sponsoren meer en meer betrekken bij een dergelijk evenement. De flyer die we als sponsorcommissie willen gebruiken om sponsoren te werven is in ontwikkeling. Het resultaat wordt in de komende maanden voor iedereen zichtbaar. Het werven en behouden van sponsoren en alles wat daarbij hoort, gaat niet vanzelf. Maar het resultaat en de energie die je er voor terugkrijgt, maakt de inspanning meer dan de moeite waard. De sponsorcommissie: Frank Cornelissen Peter van Trappen 10. Communicatiecommissie Website De website is inmiddels ons belangrijkste communicatiemiddel geworden. Op de website is een breed scala aan informatie te vinden en wordt goed bezocht. De site is overzichtelijk. Iedereen kan nieuws en foto s op de website laten plaatsen. Dit kan door het bericht dan wel de foto s te sturen naar de webmaster. Nieuwsbrief De nieuwsbrief wordt opnieuw opgestart vanuit AllUnited. We zijn bezig een basis opzet voor de nieuwsbrief te maken en de verdere organisatie en redactie op te zetten. Voor het vullen van de nieuwsbrief zoeken we correspondenten vanuit elke (trainings)groep. De correspondenten leveren info aan, die daarna door enkele personen per toerbeurt in een nieuwsbrief wordt vormgegeven. Het is de bedoeling vanaf januari 2017 de nieuwsbrief 1x per maand te versturen naar de leden die lid zijn van de nieuwsbrief. In eerste instantie zijn dit alle leden waar een geldig adres aanwezig is in AllUnited. Leden kunnen zich afmelden van de nieuwsbrief. In de nieuwsbrief staan vooral berichten over wat er op korte termijn (komende 4 weken) op de agenda staat met daarbij een korte toelichting. Info op de nieuwsbrief kan via een lees meer doorverwijzen naar info op de website. 50

51 Clubblad AVWeetje Het clubblad stopt na 2016 te verschijnen. Zowel de input als het aantal mensen wat het blad leest is in de afgelopen jaren afgenomen. De functie wordt overgenomen door de nieuwsbrief en website. Het gecombineerde nr. 3 / 4 van 2016 is het laatste nr. op papier. Posters Aankondigingen voor evenementen worden veelal op posters gedrukt en verspreid opgehangen in het clubhuis en soms verspreid in de gemeente Wijchen. Vast elementen zijn het AVW logo en de steunkleuren rood en geel. Social Media AVW is ook op de diverse Social Media (Twitter, Facebook, Instagram) actief. De communicatie-commissie heeft geen taak om de Social Media te vullen. In de praktijk zijn individuele leden actief en verantwoordelijk voor het communiceren via genoemde Media. Twitter is afgelopen jaar oa. weer ingezet om live wedstrijdverslagen te delen. De Facebook pagina van AVW is met 342 volgers ook een belangrijk kanaal geworden voor aankondigen van evenementen, maar ook voor bestuursberichten. WhatsApp Veel trainingsgroepen en/of commissies gebruiken Whatsapp voor onderlinge communicatie wanneer er snel en op korte termijn korte informatie wordt uitgewisseld. Elke groep heeft haar eigen beheerder, de communicatiecommissie heeft hier geen rol Externe Communicatie: PR De PR afdeling van de communicatiecommissie heeft contact met de lokale media en zorgt ervoor dat bij evenementen en belangrijke uitslagen deze media hier aandacht voor heeft. Dankzij de inzet van Ben Jansen is AVW afgelopen jaar weer uitstekend zichtbaar geweest in de lokale media. De opening van de polsstokinstallatie haalde zelfs het nieuws van Omroep Gelderland. Werkwijze blijft om aanvragen tot publicatie van berichten via Ben te laten verlopen. Namens de CommunicatieCommissie, Douwe de Jager 11. Commissie Welzijn De Commissie Welzijn bestaat in totaal uit 12 vrijwilligers. Sportmasseurs, EHBO ers en vier leden met deskundigheid op het gebied van veiligheid. De medische commissie van AVW biedt de volgende diensten aan de leden: 1 Blessure spreekuur 2 Blessure preventie 3 Reanimatie en AED-trainingen voor trainers en belangstellenden 4 Sportmassages en blessurebehandeling 5 E.H.B.O bij wedstrijden. 6 Informatieve artikelen in het AVWeetje 7 Opstellen van beleid betreffende veiligheid binnen de vereniging De taak van commissie Welzijn is begeleiding van atleten, bij de loopgroepen en baanatleten om klachtenvrij tot optimale prestaties te komen op zijn/haar gewenste niveau. Samen met de accommodatie commissie trainers wordt zorg gedragen aan een veilige accommodatie en trainingsfaciliteiten. 51

52 1 Blessure spreekuur Iedere dinsdagavond vanaf uur waren Ben Janssen of Dick Hesse aanwezig in het clubhuis voor het gratis spreekuur. Steeds meer atleten weten de weg naar dit spreekuur te vinden. 2. Blessurepreventie Naast voorlichting worden er functieonderzoeken verricht, hulp bij sportblessures, tape of bandages aangelegd en wordt de sporter specifieke oefeningen geleerd met als doel blessures te voorkomen. 3. Reanimatie AED. Afgelopen jaar heeft er geen reanimatie cursus plaats gevonden. In het voorjaar van 2017 zal deze weer plaats vinden. Op de eerste plaats voor trainers en barpersoneel. M.b.t. de defilibrator van A.V.W. hiervan zijn de elektroden dit jaar vervangen. Kosten 127,02 4. Sportmassages. Steeds meer leden weten de weg naar de sportmasseurs van A.V.W. te vinden. In het bijzonder vooraf aan wedstrijden en marathons. De sportmassages vinden tegen een kleine vergoeding plaats door onze gediplomeerde NGS sportmasseurs. Dick Hesse heeft inmiddels zijn activiteiten beëindigd. Naast sportmassages worden ook blessures behandeld en voorlichting gegeven. 5. E.H.B.O Ook afgelopen seizoen is er weer bij alle thuiswedstrijden E.H.B.O verleend door onze EHBO ers. Behalve bij de Tweestromenloop, hiervoor werd wederom het Rode Kruis uit Wijchen ingeschakeld. De koffers en materialen verzorgingskamer worden regelmatig aangevuld. Dit jaar hebben we een professionele brancard gekregen. Deze hangt in de hal (links van de deur trainerslokaal). In de verzorgingskamer is een nieuwe radiator geplaatst. We blijven zoeken naar nieuwe EHBO ers. 6. Informatieve artikelen in AVWeetje Al vele jaren staan er in ons clubblad medische artikelen, vaak zijn deze geschreven naar aanleiding van blessures die bij een training is ontstaan. Maar ook actuele gebeurtenissen kwamen aan de orde. 7. ARBO Ook al hoeven we als vereniging niet aan alle formele eisen van de Arbo-wet te voldoen, als groep willen we wel dat er op onze accommodatie veilig gesport kan worden. Commissie Welzijn/Arbo heeft immers als doel te zorgen voor een veilige sportomgeving. Dat doen we bijvoorbeeld door het uitvoeren van een risico inventarisatie en evaluatie. Op basis hiervan kunnen dan weer aanbevelingen gedaan worden aan bijvoorbeeld de accommodatie commissie en het klussen team voor aanpassingen aan het clubhuis. Wekelijks wordt er op maandmorgen gewerkt door dit team zodat er snel wordt gereageerd op onveilige situaties. De brandweer heeft afgelopen jaar weer een controle uitgevoerd en goedgekeurd. Tip: De brandblusdeken bij de friteuse in "de keuken" mag niet worden gebruikt bij "vlam in de pan", dit is levensgevaarlijk. Er mag zeker niet met water worden geblust en niet met een CO2 blusser. Hiervoor moet eigenlijk met enige haast een speciale blusser worden aangeschaft. Momenteel houden Nico Peeters Weem, Twan Evers, Raymond Krebbers en Ben Janssen de veiligheid in de gaten zodat de leden veilig kunnen vertoeven in en om het gebouw. Met specifieke vragen over de Arbo kunt u altijd bij hen terecht. Ben Janssen 52

53 12. Financiële gegevens In een voorgaande ALV is besloten dat de financiële bijlagen van de jaarstukken zijn: Balans, Exploitatierekening en de Meerjarenbegroting. Deze jaarstukken worden toegevoegd aan de jaarstukken van het jaar dat ze betreffen. 53

54 54