Greg Buchardt (GB), Rob van Hengel (RvH), Silvia Stultjens (SS)

Transcriptie

1 Datum Aanwezig: Afgemeld: 12 december 2011 (St Jozef Altweerterheide) Frank van den Born (); Henk Derks (HD); Toos Paulissen (TP), Jolanda Peters (JP), Fiona van der Lugt (FvdL), Linda Kirkels (LK), Nellie Fiers (NF), Jacco van Hout (JvH),, Esther Rutten (ER), Reggy Helweg (RH),, Sonja Ruyten (SR), Hans Senden (HS), Cisca van der Kraan (CvdK), Richard Clement (RC) Greg Buchardt (GB), Rob van Hengel (RvH), Silvia Stultjens (SS) Gasten - Notulen Jolanda Peters 1. Opening /toevoegingen opent de en heet iedereen van harte welkom. De volgende punten worden aan agenda toegevoegd: Vervanging Omdat HD eerder moet verlaten wordt agenda qua volgorde gewijzigd 2. Vervanging NF vraagt hoe vervanging binnen stichting geregeld is omdat er regelmatig vragen worden gesteld omtrent wijzigingen vervangers. HD legt dit uit: In 2011 is vervangingsfonds gevormd vanuit een aantal afvloeiers. Hierin zitten momenteel 4 FTE in (6/7 personen). Voordeel van deze regeling is dat hierdoor arbeid van deze medewerkers gecontinueerd is, en deze kosten (mits sprake van vervanging bij ziekte of zwangerschap (NIET om andere redenen) bij vervangingsfonds kan worden gedeclareerd. Naast deze vervangingspool (waarvan mogelijk plan bestaat om deze in 2012 uit te breiden naar 6 FTE (maximum wat is toegestaan (6% van formatie)) zijn er nog een tal externe kandidaten die als vervanger kunnen worden ingezet (en ook betaald vanuit vervangingsfonds). Binnen secretariaat van de stichting is een tool geïnstalleerd (zogenaamde vervangingsmanager) waarmee het vervangen binnen alle scholen georganiseerd wordt. De volgorde voor bepalen vervanging is: 1. Vervangingspool 2. Wachtgelders (voormalig personeelsleden die in wachtgeldregeling zitten) 3. Externe vervangers. Met behulp van vervangingsmanager wordt bepaald wie waar wordt ingezet. Hierbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de volgorde zoals hierboven vermeld, maar ook met voorkeuren (consistentie leerkrachten voor groep etc). Huidige vervangingspool wordt momenteel al grotendeels ingezet ter vervanging van aantal langdurige zieken. Het kan dus zijn dat door deze werkzaamheden bij verschillende vervangingen verschillende personen voor een groep komen te staan. Dit komt voornamelijk door financiële argumenten (eerste prio voor vervangingspool (die minimaal 96% moeten worden ingezet) en wachtgelders. HD geeft aan dat vervangingsfonds op termijn zeer waarschijnlijk gaat verdwijnen (bezuinigingen) waardoor het vervangen uit de eigen exploitatie moet worden betaald. Maar, door hoge ziektekosten binnen Stichting Eduquaat betalen we ook al een malus aan fonds bovenop de normale contributie. 3. Koersplan Stichting Eduquaat (HD) Zoals tijdens de vorige en al aangekondigd is het management de afgelopen periode bezig geweest met het opstellen van het koersplan voor de stichting. HD geeft aan dat inmiddels de grote lijnen gevormd zijn. Ontwikkelingen als krimp, passend onderwijs, transitie van de jeugdzorg van provincie naar

2 gemeente weert en bezuinigen op de WMO (wet maatschappelijke ondersteuning) en AWBZ hebben invloed op de toekomst. Op de huidige manier komen we niet verder. De basis van het bepalen van de toekomstplannen is de SWOT-analyse. Vanuit de sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen kan het plan worden opgesteld. In plaats van de SWOT die door management is opgesteld te delen, wordt GMR gevraagd om een SWOT-analyse op te stellen. We worden in 3 groepen verdeeld (1 groep ouders, 2 groepen leerkrachten). Alle drie de groepen werken de SWOT uit die vervolgens wordt uitgewisseld (en die in grote lijnen met elkaar overeenkomt). HD presenteert vervolgens de SWOT opgesteld door het management (zie bijlage 1 voor presentatie van HD). Hij zal deze ook nog aanvullen met de punten die uit GMR SWOT-analyse blijken. Vanuit deze SWOT wordt de focus gedefinieerd: Kwaliteit van dienstverlening: in plaats van om mensen heen organiseren, een cultuurverandering doorvoeren door middel van basiskwaliteit te definiëren en van hieruit werken, inrichten van passend onderwijs en partnerschap met de omgeving (niet alleen ouders, maar ook verenigingen, kinderopvang, jeugdzorg etc.) Stimulerende werkomgeving: leiding geven (directeuren krijgen opdracht), actieve monitoring en bijsturing, gesprekkencyclus (functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek etc.) en samenwerking binnen organisatie (leren van elkaar) Balans in- en uitgaven: tering naar de nering zetten, en slim met geld omgaan (bijvoorbeeld door generatie van additionele gelden in vorm van subsidies, uitlenen van personeelsleden). Er vindt een korte discussie plaats over PR vanuit Stichting. Dit wordt gezien als een kans. Besloten wordt om dit discussiepunt op de actielijst voor een van de volgende en te zetten. Daarnaast komt de vraag of in deze uitwerking het kind nog wel centraal staat. HD licht toe dat het kind centraal wel degelijk hierin naar voren komt, namelijk in 1 e punt kwaliteit van de dienstverlening. HD licht daarnaast wat toe over passend onderwijs en financiering hiervan. Naast de plicht om dit te bieden komt er ook financiering (middelen in de vorm van extra budget) over. Het budget komt ter beschikking van de regio wat betekent dat dit voor gemeente Weert/Nederweert verdeeld kan worden. In Weert zit ongeveer 2,7% van de kinderen in Speciaal Basis Onderwijs. Op dit budget wordt op landelijk niveau zo n 300 miljoen bezuinigd. Onduidelijk is welk gedeelte van totaal budget dit bedraagt. De komende periode wordt dit plan verder uitgewerkt in concrete doelstellingen die vooral SMART moeten zijn. HD benadrukt dat vrijwilligheid die momenteel op sommige vlakken nog plaats vindt moet veranderen in eisen. Leerkrachten krijgen een eigen verantwoordelijkheid en de directieleden spelen een cruciale rol. Het is natuurlijk wel een model dat zich moet ontwikkelen/groeien. Binnen de scholen zijn de teams ook bezig met de uitwerking van de koersplannen van de individuele scholen. Deze passen/stemmen overeen met de koers die in het Stichting Koersplan zijn gesteld. 4. Notulen 1 november 2011 De notulen van 1 november 2011 worden vastgesteld en goedgekeurd. 5. Lidmaatschap VOO / cursussen heeft ons wederom aangemeld bij de VOO. Echter tot op heden heeft hij nog geen schriftelijke bevestiging ontvangen. Hij gaat wederom contact opnemen. Naar aanleiding van contact met de cursusafdeling meldt hij het volgende: We zijn alleen met GMR lid van VOO en daarmee hebben ook alleen GMR leden recht op de korting. Voor MR leden geldt kortingsregeling niet. Na discussie wordt wel besloten om hiervoor een cursus te organiseren (zonder korting) omdat dan door schaalomvang een cursus op locatie in Weert kan plaatsvinden (minimaal 10 deelnemers). 2

3 gaat contact opnemen met VOO voor de volgende mogelijkheden: GMR cursus (locatie Graswinkel) o Woensdag 25 januari MR cursus (locatie Boshoven) o Dinsdag 6 maart of o Donderdag 8 maart o Of bij onvoldoende belangstelling op deze data de dinsdag of donderdag week later. Leden van de GMR wordt verzocht om bij hun achterban de beschikbaarheid te toetsen en dit z.s.m. aan terug te koppelen. zal z.s.m. een terugkoppeling geven over reactie van VOO. 4. Site Eduquaat vraagt om terugkoppeling op de site van Eduquaat. Aantal leden GMR hadden problemen met inloggen (waarschijnlijk door foutieve instructie moet zijn Nog niet iedereen heeft daardoor kennis genomen van de inhoud. Op zich lijkt het allemaal wel prima te werken. Als er mensen nog stukken missen, meldt het dan, dan zorgen we dat deze er op komen. 5. Activiteitenplan LK en FvdH hebben voorstel gedaan voor activiteitenplan voor GMR. Dit plan ziet er al prima uit. Een paar kleine opmerkingen: Achternaam van Greg is Buchardt en zijn mailadres is gregbuchardt@concepts.nl E mail adres van Reggy Helweg is r.mennen@ojbsdeduizendpoot.nl Bij bevoegdheid verslag van vertrouwenspersoon/klachtencommissie verwijderen In hoofdstuk 7: In plaats van OBS de Duizendpoot OJBS de Duizendpoot Opmaak van jaarplanning kan duidelijker door het in tabelvorm te zetten. Met deze wijzigingen is activiteitenplan goedgekeurd. De vraag wordt gesteld of er nascholingsbeleid is en of dit op school of stichtingsniveau is. Dit is niet bekend en HD zal gevraagd worden om dit toe te lichten op volgende (dan wel plan te bespreken) Ook wordt gevraagd of notulen van GMR en MR en binnen school gecommuniceerd worden. In principe zijn ze openbaar en een aantal scholen hangt ze op prikborden. Animo om te lezen is er echter nagenoeg niet. Vraag is gesteld of het duidelijk in schoolgids vermeld staat. Iedereen kijkt dit na. Er wordt gevraagd waarom verkiezingen van ouder en personeelsgeleding nagenoeg allemaal op zelfde moment vallen en of dit qua continuïteit handig is. Op zich is dit natuurlijk niet handig, maar continuïteit wordt niet bedreigd omdat er altijd personeelsgeleding (continuïteit) maar ook oudergeleding herkiesbaar blijft en er tussentijds ook mensen zullen uitstromen. 5. Vakantierooster 2012/2013 Het vakantierooster 2012/2013 wordt gepresenteerd. Het sluit mooi aan op rooster VO en er zijn geen opmerkingen. Voorzitter zal brief naar bestuur sturen met akkoord. 10. Rondvraag Geen punten. 11. Afsluiting sluit om uur. De volgende is om uur bij OBS Graswinkel. Besluitenlijst 3

4 4 Besluiten van laatste 2 en Datum Onderwerp Besluit Notulen Goedkeuring notulen vorige Dagelijks bestuur Dagelijks bestuur van GMR wordt verkozen: Frank vd Born : voorzitter (laatste termijn) Linda Kirkels: secretaris Jolanda Peters: notulist Treasury Jacco van Hout namens GMR lid van de treasury commissie Notulen Goedkeuring notulen vorige Activiteitenkalender Activiteitenkalender goedgekeurd (met kleine wijzigingen) Vakantieplanning Vakantieplanning 2012 (adviesrecht) is akkoord Actielijst In deze actielijst zijn alleen nog open acties van vorige opgenomen en de acties van de laatste 2 en. Datum Onderwerp Actie Eigenaar Deadline status Info CVB Presenteren op volgende inzake centralisatie P&C cyclus HD Benoeming Bespreken traject benoeming College van Bestuur Allen Engels MR reglement Activiteitenplan Trainingsbehoef te Trainingsbehoef te Site Eduquaat Treasury Bespreken slechte aansluiting engels binnen PoVo overleg Opzetten van een MR-reglement ter goedkeuring van de volgende GMR Opzetten eerste aanzet voor activiteitenplan aan de hand van voorbeeld ten behoeve van bespreking/besluitvorming volgende Uitzoeken aanmelding lidmaatschap VOO (status, dan wel opnieuw aanmelden) Uitzoeken opties maatwerktraining starters voor GMR (1 avond) en MR (1 avond). Inhoud training, aantal data (begin 2012). Z.s.m terugkoppelen aan GMR leden zodat die hun achterban ook kunnen toetsen en we volgende besluit kunnen nemen Dropbox voor GMR regelen (met verschillende rollen) om documentatie te centraliseren Communiceren dat Jacco van Hout lid wordt van treasury commissie en hem voorzien van benodigde informatie Leden Povo overleg HD LK z.s.m.?? z.s.m (tbv ) z.s.m (tbv ) HD HD Koersplan Brainstorm omtrent PR beleid stichting HD z.s.m. Koersplan Presenteren passende zorg HD z.s.m. Contact opnemen met VOO omtrent Lidmaatschap lidmaatschap (geen schriftelijke bevestiging VOO ontvangen) z.s.m. Cursus MR Contact opnemen met Achterban inzake ALLEN z.s.m.

5 Datum Onderwerp Actie Eigenaar Deadline status algemene MR cursus (locatie Boshoven): Wie wil participeren en zijn ze beschikbaar op: Dinsdag 6 maart Cursus MR /GMR Activiteitenkalen der Activiteitenkalen der Vakantierooster Donderdag 8 maart Of bij onvoldoende belangstelling op deze data de dinsdag of donderdag week later. Contact opnemen met VOO omtrent cursus (voorgestelde data) voor GMR en MR. Terugkoppeling geven aan de GMR leden Behandelen nascholingsplan (is dit er, zo niet wordt dit opgesteld, op stichting of schoolniveau) Vaststellen of er duidelijk over communicatie door MR en GMR in schoolgidsen gecommuniceerd is Vakantierooster is akkoord. Brief sturen met bevestiging naar bestuur z.s-.m. HD Allen z.s.m. z.s.m. 5