ZORGGROEP HAARLEMMERMEER KETENZORG BV JAARVERSLAG GOEDE ZORG, dicht bij huis

Transcriptie

1 ZORGGROEP HAARLEMMERMEER KETENZORG BV JAARVERSLAG 2015 GOEDE ZORG, dicht bij huis

2 INHOUD Van de directie 2 Organisatie 3 Werkgeverschap 5 Kwaliteitsbeleid 6 Bijlage 7 VAN DE DIRECTIE In 2014 is de Zorggroep Haarlemmermeer Ketenzorg BV (Zorggroep HK BV) opgericht, als dochterorganisatie van de Coöperatie Haarlemmermeer Ketenzorg. Deze entiteit richt zich op het werkgeverschap van de praktijkondersteuners GGZ (POH GGZ) voor de aangesloten huisartsen binnen de Haarlemmermeer. Inmiddels wordt er gesproken over Zorggroep Haarlemmermeer Ketenzorg. Daarbij gaat het om de Coöperatie Haarlemmermeer Ketenzorg en de Zorggroep Haarlemmermeer Ketenzorg BV. De jaarverslagen worden afzonderlijk vorm gegeven. Voor u ligt het jaarverslag van Zorggroep Haarlemmermeer Ketenzorg BV. Dit jaarverslag heeft betrekking op de functie POH GGZ en alle activiteiten met betrekking tot de geestelijke gezondheidszorg (GGZ). In het verslagjaar is de functie POH GGZ verder vorm gegeven. Inmiddels is de functie POH GGZ niet meer weg te denken uit de huisartsenpraktijken binnen de Haarlemmermeer. Dit jaarverslag geeft een indruk van de activiteiten die Zorggroep HK BV heeft ontplooid en geeft een doorkijk in toekomstige activiteiten. Het blijft een gegeven dat de zorg erg in beweging is en, zoals het er nu uitziet, de komende jaren zal blijven veranderen. Het is de doelstelling van de zorggroep om hierin te ondersteunen, om de veranderingen zo goed mogelijk te laten aansluiten op de behoeften van patiënten en op de praktijkvoering van de eerstelijns zorgverleners. Wij hopen dat dit jaarverslag u nader zal informeren. Daarnaast verwijzen we ook graag naar onze website voor meer informatie. De directie, Frank Slabbekoorn Ernst Bolsius Christien van der Kluit Ten aanzien van de inhoud van de zorg is actief gewerkt binnen de pilot Transparant Next. Daarnaast zijn er voorbereidingen getroffen om de samenhang tussen de huisartsgeneeskundige GGZ en de overige GGZ beter en vloeiender te laten verlopen. 2

3 ORGANISATIE In 2014 is Zorggroep Haarlemmermeer Ketenzorg BV opgericht. De coöperatie is enig aandeelhouder van de BV en heeft daarmee automatisch de zeggenschap over de BV. Het coöperatiebestuur treedt op als aandeelhoudersvergadering van de BV en voert de directie. Medio 2015 is de Raad van Commissarissen (RVC) van start gegaan. Directie De directie bestond in 2015 uit Frank Slabbekoorn (voorzitter), Ernst Bolsius en Christien van der Kluit. De directievoering werd gedelegeerd aan de algemeen directeur. De manager bureau en personeelszaken is zowel actief bij de Coöperatie als bij de BV. De term is echter niet dekkend voor alle taken die zij uitvoert. Personeelszaken is daarbij een zeer belangrijk aandachtsgebied. De huisartsen hebben ten behoeve van de POH-GGZ een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met Zorggroep HK BV. Hierin zijn afspraken vastgelegd ten aanzien van het aantal uren POH GGZ, vergoeding en samenwerking. De dagelijkse gang van zaken van de Coöperatie en de BV wordt gedelegeerd aan de algemeen directeur. Voor de verdere bezetting van het bureau van Zorggroep HK wordt verwezen naar onderstaande tabel: De directie heeft in 2015 gemiddeld 1 keer per 4 weken overleg gehad samen met de algemeen directeur en de manager bureau en personeelszaken, om ontwikkelingen te initiëren en de voortgang te bewaken. Belangrijke aandachtspunten in het verslagjaar waren: jaarverslag en jaarrekening 2014 start RVC personeelsbeleid uitbreiding functie POH GGZ project Transparant Next keteninformatiesysteem (KIS) speerpunten 2016 begroting 2016 Functie Coöperatie BV Totaal Algemeen Directeur Manager Bureau en Personeelszaken Administratief medewerker Coördinator POH S 8 8 Kwaliteitsmedewerker Kwaliteitsmedewerker GGZ Totale formatie

4 Raad van Commissarissen (RVC) Ten behoeve van de BV is medio 2015 een RVC ingesteld bestaande uit de volgende leden: A.J. Lamping (voorzitter, affiniteit zorginhoud, governance) E.G. de Kievit (strategieontwikkeling, affiniteit eerste lijn) W. Kreukniet (financiën, risicomanagement) Formeel is de RVC ingesteld voor alleen de BV. Zorggroep Haarlemmermeer Ketenzorg bestaat echter uit 2 entiteiten en is aan het onderzoeken hoe de toezichthoudende taak verder vorm kan krijgen voor beide organisatorische entiteiten. Er is afgesproken dat de RVC in zijn adviesfunctie naar het bestuur mee zal kijken naar de Coöperatie en verdere vorming van de organisatie van de zorggroep. In 2015 hebben 2 bijeenkomsten plaatsgevonden van de RVC. Belangrijke onderwerpen hierbij waren: samenstelling, taakverdeling, werkwijze en scope samenwerking binnen de Haarlemmermeer speerpunten en begroting Zorggroep Haarlemmermeer Ketenzorg 2016 Overleg, intervisie en scholing Bij de start van de organisatie voor de POH GGZ is direct gestart met een aantal overlegvormen voor de POH-ers GGZ. Het gaat daarbij om het werkoverleg POH GGZ, beleidsoverleg POH GGZ en intervisie. Werkoverleg POH GGZ Het werkoverleg POH GGZ vindt ieder kwartaal plaats en hierbij worden tevens de POH-ers GGZ van de SGH uitgenodigd. Ook de consulent (psychiater) is aanwezig bij deze bijeenkomsten. In 2015 heeft het werkoverleg POH GGZ drie keer plaatsgevonden. Belangrijke onderwerpen hierbij waren: project Transparant Next (consultatie en screener) module GGZ (KIS) consultatie terugvalpreventie zorgprogrammering no-show beleid intervisie sociale kaart/ aanbieders GGZ in de regio Intervisie Eind 2014 is gestart met drie intervisiegroepen binnen de Haarlemmermeer. Ook de POH-ers GGZ van SGH participeren hierin. Drie POH-ers GGZ hebben tijd gekregen om de intervisiebijeenkomsten te coördineren en tevens deel te nemen aan het beleidsoverleg. Beleidsoverleg Het beleidsoverleg heeft als doel input te geven voor de beleidsontwikkeling van de functie POH GGZ. Vanuit iedere intervisiegroep is één POH GGZ vertegenwoordigd. Daarnaast is nog aanwezig de kwaliteitsmedewerker GGZ, de algemeen directeur en de manager bureau en personeelszaken. In 2015 heeft het beleidsoverleg vijf keer plaatsgevonden. Belangrijke onderwerpen waren: kengetallen POH GGZ no-show beleid sociale kaart scholing intervisie zorgprogrammering ontwikkeling POH GGZ naar 2016 Scholing In het verslagjaar hebben de POH-ers GGZ een aantal gezamenlijke scholingsbijeenkomsten gevolgd die georganiseerd werden binnen Zorggroep HK. Ook de POH-ers GGZ van SGH werden hierbij uitgenodigd. Deze bijeenkomsten werden zoveel mogelijk aansluitend aan het werkoverleg gepland. Onderwerpen van de scholing waren: rouw en verlies cognitieve gedragstherapie (CGT) Overig Klachtenregeling De Zorggroep HK BV kent een eigen interne klachtenregeling en is aangesloten bij de klachtenregeling van DOKh Noord-Holland. Er zijn in 2015 geen klachten binnen gekomen inzake de POH GGZ. Communicatie Sinds 2012 heeft Zorggroep Haarlemmermeer Ketenzorg een website, namelijk Deze website is de website voor zowel de Coöperatie als de BV. Op deze website bestaat een intranetfaciliteit, waar belangrijke documenten gedeeld worden met de leden. Begin 2015 heeft de website een update gekregen, ook wat betreft de intranetfaciliteit. Sindsdien wordt er door de leden en de POH-ers GGZ veel meer gebruik gemaakt van de intranetfaciliteit. 4

5 WERKGEVERSCHAP Personeel Op 1 maart 2015 waren de eerste POH-ers GGZ een jaar in dienst van de organisatie. 31 december 2015 waren in totaal 14 POH-ers GGZ (in totaal 402 uur) in dienst van Zorggroep Haarlemmermeer Ketenzorg BV ten behoeve van 40 huisartsenpraktijken. De POH-ers GGZ hebben ieder een andere achtergrond: 6 psychologen (waarvan 1 gz-psycholoog) 5 SPV-ers 2 verpleegkundig specialisten 1 andere HBO basisopleiding In mei hebben de algemeen directeur en de manager bureau en personeelszaken met iedere POH GGZ een evaluatiegesprek gehouden. In november vonden de functioneringsgesprekken plaats. Voorafgaand aan deze gesprekken werd input gevraagd bij de huisartsen. In 2015 was binnen deze formatie gemiddeld 20 uur ruimte voor coördinatie en beleidsontwikkeling. In 2015 waren deze uren verdeeld over gemiddeld 5 POH-ers GGZ. Ziekteverzuim In 2015 bedroeg het verzuimpercentage 4,4%. Er waren in totaal 12 ziekmeldingen dat leidde tot 274 verzuimdagen. Hierbij was sprake van 2 medewerkers met langdurig verzuim (langer dan twee maanden). Aan betrokken praktijken is een passende oplossing geboden. Kwaliteitsmedewerker GGZ In 2015 bleek dat de verdeling van beleidsuren over meerdere medewerkers POH GGZ niet zo efficiënt is. In het laatste kwartaal is daarom één POH GGZ gestart als kwaliteitsmedewerker GGZ. Naast coördinatie en beleidsontwikkeling zal zij in 2016 de kwaliteitscommissie GGZ gaan ondersteunen bij haar werkzaamheden. Functieprofiel en competenties In 2015 is het functieprofiel van de POH GGZ verder uitgewerkt, inclusief benodigde competenties. Een HRMspecialist heeft in afstemming met de organisatie eind 2015 de documenten opgeleverd, zodat het geheel meegenomen kan worden in de gesprekken in Uitbreiding 2016 In het najaar 2015 heeft een evaluatie plaatsgevonden wat betreft de functie POH GGZ. Er is een vragenlijst gestuurd naar de POH-ers GGZ. Daarnaast zijn de huisartsen bezocht en is gevraagd naar input. Op basis van deze evaluatie is een voorstel geformuleerd voor uitbreiding van de formatie naar 500 uur voor de Zorggroep HK BV. Dit voorstel is geaccordeerd door de regionale zorgverzekeraar Zorg en Zekerheid. Vervolgens is gestart met de werving van nieuwe medewerkers voor de gewenste uitbreiding. 5

6 KWALITEITSBELEID In het verslagjaar is gewerkt aan het verder vorm geven van het kwaliteitsbeleid en inhoudelijk kader van de functie POH GGZ binnen de Haarlemmermeer. Uitgangspunt daarbij zijn de landelijke kaders en de afspraken die gemaakt zijn met de regionale zorgverzekeraar. In 2015 vond verdere uitwerking plaats via de de projectgroep GGZ, het project Transparant Next en het netwerk GGZ. Projectgroep GGZ Ten behoeve van de verdere ontwikkeling van de functie POH GGZ is voor 2014 en 2015 een apart projectplan ontwikkeld met als speerpunten: implementatie Toolbox Next ontwikkelen van een generiek zorgprogramma GGZ scholing en deskundigheidsbevordering ontwikkeling zorgpad EPA De projectgroep is in 2015 drie keer bijeen geweest. De speerpunten zijn allen uitgevoerd. Verder in het jaarverslag kunt u hierover lezen. Afgesproken is dat de projectgroep in 2016 omgevormd wordt naar een kwaliteitscommissie GGZ conform de andere kwaliteitscommissies in de Haarlemmermeer. Project Toolbox Next In 2015 is intensief samengewerkt met Transparant Next (gevestigd in Leiden) binnen het project Toolbox Next, waarbij twee instrumenten beschikbaar waren voor de huisarts en POH GGZ, te weten (1) consultatie en (2) screener Transparant Next. Beide instrumenten werden mogelijk gemaakt binnen de module GGZ van het KIS. Ook is er meegewerkt met het derde onderdeel van het project, namelijk de pilot ehealth. Voor de coördinatie van het project binnen Zorggroep HK was één POH GGZ 4 uur per week beschikbaar. Uiteindelijk is eind 2015 besloten om in 2016 door te gaan met de mogelijkheden van consultatie, de screener Transparant Next en ehealth, echter niet binnen de module GGZ van het KIS. Voor de functie POH GGZ heeft de module GGZ van het KIS op dit moment geen meerwaarde. Eind 2015 is onderzocht via welke constructie deze instrumenten in 2016 wel worden aangeboden, zodat dit in 2016 geïmplementeerd kan worden. Consultatie In 2015 bestond de mogelijkheid om consultatie aan te vragen door de huisarts/poh GGZ bij Transparant Next. Bij twijfel over diagnose, medicatie of behandeling kon een psychiater of verslavingsarts geraadpleegd worden. In de Haarlemmermeer trad één psychiater namens Transparant Next op als consulent, waardoor het voor de patiënten niet nodig was om naar Leiden te reizen. Uiteindelijk is in het verslagjaar 33 keer gebruik gemaakt van consultatie. Screener Transparant Next Eind 2014 zijn de voorbereidingen getroffen om per 2015 te starten met het testen van de screener Transparant Next. Afgesproken werd dat, indien mogelijk, elke nieuwe patiënt een screener zou krijgen na het eerste consult. Met name in de beginperiode is veel aandacht besteed aan de werkwijze van de screener en de meerwaarde hiervan binnen de functie POH GGZ. Tijdens ieder werkoverleg van de POH GGZ werd hier tijd aan besteed. In totaal zijn binnen de pilot screeners afgenomen, waarvan door de POH-ers GGZ van Zorggroep HK BV. Dit komt neer op gemiddeld 87 screeners per maand. ehealth Binnen het project Transparant is geparticipeerd binnen de pilot om aan de slag te gaan met ehealth. Er is gestart met fearfighter. Al gauw is ook het programma kleur je leven opgepakt. Afgesproken is om in 2016 ehealth verder te implementeren. Netwerk GGZ In het najaar 2015 is het netwerk GGZ opgestart in de Haarlemmermeer. Dit netwerk bestaat uit tenminste deelnemers vanuit de huisartsenzorg, de GBGGZ en de SGGZ. In twee bijeenkomsten is een gezamenlijke visie vorm gegeven en is er een actieplan voor 2016 opgesteld. Belangrijke doelstelling is dat er aan het einde van 2016 samenwerkingsafspraken zijn over wie, wat wanneer doet met extra aandacht voor afspraken over verwijzen en terugverwijzen en communicatie tussen de huisartsenzorg, de GBGGZ en de SGGZ. Uitgangspunten hierbij zijn: toegankelijke zorg dichtbij huis matched care zinnig en betaalbaar de patiënt moet kunnen rekenen op uniforme kwaliteit in de regio 6

7 BIJLAGE Leden Aantal leden coöperatie 41 Aantal praktijken 40 Aantal praktijken met POH GGZ 40 Praktijkpopulatie Directie De heer F. Slabbekoorn De heer E.P.M. Bolsius Mevrouw Chr. Van der Kluit - Dijken Bureau Algemeen directeur Manager bureau en personeelszaken Administratief medewerker Kwaliteitsmedewerker GGZ Mevrouw N. van Velthoven - Weijermans Mevrouw L.J. van Dijk Mevrouw A. Turenhout Mevrouw S. Buitenhuis Medewerkers POH GGZ in dienst op 31 december 2015 Mevrouw S. Bevelander Mevrouw S. Buitenhuis Mevrouw L. de la Cousine Mevrouw K. Ekhart Mevrouw B. van Krevel Mevrouw A. Morsch Mevrouw A. Nederlof Mevrouw M. Niggebrugge Mevrouw E. Paauw Mevrouw C. Rijke Mevrouw K. van Rooij Mevrouw C. Tijsma Mevrouw I. Topper Mevrouw C. Wegbrans Consulent (psychiater) Mevrouw R.J.C. de Weme 7

8