Administratieprotocol

Transcriptie

1 Administratieprotocol

2 Inhoudsopgave Achtergrond... 3 Voor wie en waarop betrekking... 3 Inkoop en contractbeheer... 3 Leeswijzer... 3 Berichtenverkeer... 4 Verzoek om toewijzing (ijw315)... 5 Verwijzer de gemeente... 7 Gezinsplan... 7 Opstellen arrangement... 7 Toewijzing zorg (ijw301)... 8 Start zorg (ijw305) De factuur (ijw303f) Werkwijze factuur 1 e 50% of factureren stuks (tranches), acuut en vouchers Werkwijze factuur 2 e 50% of laatste stuks (tranche) Doelen niet behaald en zorgaanbieder gaat door met behandeling conform arrangement Stop zorg (ijw307) Garantiezorg Verhuizen Binnen dezelfde gemeente Binnen dezelfde regio Verhuizen naar een andere zorgregio Verhuizen vanuit een andere zorgregio naar regio WBW Op - en afschalen zorg Geheim of onbekend BSN

3 Achtergrond Sinds 1 januari 2015 zijn de gemeenten verantwoordelijk voor de jeugdzorg. In de regio West - Brabant West hebben de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Rucphen, Roosendaal, Steenbergen, Woensdrecht en Zundert (hierna te noemen de 9 gemeenten) ervoor gekozen om gezamenlijk de jeugdzorg in te kopen en in te richten. Voor wie en waarop betrekking Dit administratieprotocol beschrijft voor jeugdhulpverleners die een raamovereenkomst hebben met de regio West - Brabant West de wijze waarop het toewijzings- en facturatieproces binnen de regio verloopt. Wat de regio van deze zorgaanbieders wordt verwacht en wat deze zorgaanbieders van de regio mogen verwachten op gebied van administratie en declaratie. Voor informatie over de afzonderlijke zorgsoorten en de specifieke voorwaarden verwijst de regio naar de contractafspraken en naar de documenten gepubliceerd op de website van de regio West - Brabant West. Inkoop en contractbeheer De inkoop en het contractbeheer is voor de regio West - Brabant West centraal geregeld en onder gebracht bij het Zorg Informatie en Inkoop Team (ZI2T). info@zi2t.nl en Leeswijzer Dit protocol beschrijft per berichtsoort het werkproces en de werkafspraken, daarnaast worden de werkafspraken met betrekking tot verhuizen, garantiezorg, op- en afschalen van zorg, BSN onbekend en geheim beschreven. Dit protocol is geschreven op enig moment en refereert aan de stand van de administraties en de landelijke standaarden van dat moment. Het is mogelijk dat in de loop der tijd bepaalde aspecten van administraties wijzigen of dat de landelijke standaard wijzigt. Als dit het geval is, wordt dit protocol aangepast en wordt u hierover tijdig geïnformeerd. De laatste versie van dit protocol zal altijd vindbaar zijn op Negometrix en de website van de regio West - Brabant West. Dit protocol gaat in per 1 januari Versie december

4 Berichtenverkeer Alle negen gemeenten in de regio West - Brabant West maken gebruik van volledig berichtenverkeer. Bericht Functie bericht Afzender 301 Toewijzing zorg Gemeente 302 Retourbericht Zorgaanbieder 303F Factuur, let op altijd 303F Zorgaanbieder 304 Terugkoppeling op 303F Gemeente 305 Start zorg Zorgaanbieder 306 Retourbericht Gemeente 307 Stop zorg Zorgaanbieder 308 Retourbericht Gemeente 315 Verzoek om toewijzing Zorgaanbieder 316 Retourbericht Gemeente Een retourbericht is een ontvangstbevestiging, geen inhoudelijke terugkoppeling op het bericht. Iedere gemeente heeft een eigen backoffice. Maak bij het versturen van een bericht via berichtenverkeer altijd gebruik van de juiste gemeentecode. Kan de informatie niet worden verzonden worden via het berichtenverkeer, bijvoorbeeld een arrangement, dan is gebruik van zorgmail verplicht. Gemeente CBS Gemeentecode Mailadres Bergen op Zoom 0748 arrangementbergenopzoom@zorgmail.nl Etten - Leur 0777 arrangementettenleurzundert@zorgmail.nl Halderberge 1655 arrangementhalderberge@zorgmail.nl Moerdijk 1709 arrangementmoerdijk@zorgmail.nl Roosendaal 1674 arrangementroosendaal@zorgmail.nl Rucphen 0840 arrangementrucphen@zorgmail.nl Steenbergen 0851 arrangementsteenbergen@zorgmail.nl Woensdrecht 0873 arrangementwoensdrecht@zorgmail.nl Zundert 0879 arrangementettenleurzundert@zorgmail.nl 4

5 Verzoek om toewijzing (ijw315) Wanneer een Verzoek om Toewijzing (ijw315) Indien de zorgaanbieder een verwijzing ontvangt, niet zijnde vanuit de gemeente, bijvoorbeeld van een huisarts, een medisch specialist, een jeugdarts of een Gecertificeerde Instelling, dan moet een ijw315 bericht worden gestuurd naar de gemeente waar de jeugdige volgens het woonplaatsbeginsel onder valt. Verplichte informatie in een ijw315 bericht: Productcategorie 43 pleegzorg 47 reclassering 48 voogdij en OTS 50 maatwerkarrangement jeugd en woonzorg Product (alleen indien bekend) Wanneer bij het indienen van het ijw315 bericht het arrangement al bekend is vul dat dan hier in. De arrangementcodes zijn terug te vinden op de website van de regio. Verwijzer 01. Gemeente, wordt alleen gebruikt bij garantiezorg. 02. Huisarts. 03. Jeugdarts. 04. Gecertificeerde instelling, dit zijn instellingen die van overheidswege zijn gecertificeerd om maatregelen in het kader van de jeugdreclassering en de jeugdbescherming uit te voeren. Bijvoorbeeld de William Schrikker Groep (WSG), het Leger des Heils of JBB. 05. Medisch specialist, anders dan de eigen huisarts of jeugdarts. 06. Geen verwijzer/ zelfverwijzer, wordt gebruikt als de verwijzer de politie is bv in geval van acute zorg of als de verwijzer het samenwerkingsverband is in geval van dyslexie. 08. Rechter, Raad voor de Kinderbescherming of Officier van Justitie. Naam verwijzer Vul hierbij de naam van de verwijzer in. Bijvoorbeeld verwijzer 02. Huisarts, naam verwijzer Dokter A. Huis of als het een instelling betreft, verwijzer 04. Gecertificeerde instelling, naam verwijzer Leger Des Heils. Gewenste toewijzing Ingangsdatum In geval van Pleegzorg, Woonzorg, OTS, Reclassering en Acuut is dit de daadwerkelijke ingangsdatum. In geval van een maatwerkarrangement jeugd betreft het de datum dat de klant zich bij de zorgverlener heeft gemeld, dit is niet intakedatum of de startdatum van de zorg. 5

6 Stuks In geval van Pleegzorg, Woonzorg, OTS, Reclassering en Acuut is dit het aantal dat hoort bij het aangegeven arrangement. Bij een maatwerkarrangement jeugd, waarbij alleen de productcategorie wordt gevuld is dit 2 stuks. Proces zorgaanbieder De cliënt meldt zich bij de zorgaanbieder met een verwijzing. De zorgaanbieder stuurt binnen 3 werkdagen na aanmelding een ijw315 bericht naar de gemeente waar de cliënt volgens het woonplaatsbeginsel onder valt. Ontvangt binnen 5 werkdagen een ijw316 bericht retour van de gemeente. Binnen 5 werkdagen na het verzenden van een ijw315 ontvangt de zorgaanbieder een terugkoppeling via zorgmail of er gestart mag worden met opstellen van het arrangement. Het opgestelde arrangement wordt via zorgmail naar de gemeente gestuurd ter beoordeling. Proces Gemeente Ontvangt een ijw315 bericht van de zorgaanbieder. Stuurt binnen 5 werkdagen een ijw316 retour naar de zorgaanbieder. Controle op woonplaatsbeginsel. Controle op garantie. Controle op stapeling. Koppelt naar de zorgaanbieder terug of er een akkoord is voor het opstellen van een arrangement. Dit is nadrukkelijk geen akkoord om de zorg op te starten. De gemeente stuurt deze terugkoppeling uiterlijk 5 werkdagen na ontvangst van het ijw315 bericht. Na akkoord controle gaat er een interne melding naar de Frontoffice (Jeugdprofessional, wijkteam, Toegang), waarbij wordt aangegeven dat er voor de jeugdige een arrangement komt. De jeugdprofessional beoordeelt of er sprake is van garantie of stapeling. Is dat het geval dan komt er geen akkoord voor het opstellen van een arrangement. In dat geval neemt de jeugdprofessional contact op met de zorgaanbieder. Werkafspraken Een ijw316 bericht is alleen een retourbericht, het is geen zorginhoudelijke terugkoppeling. In geval van Acuut mag er meteen gestart worden met de zorg. Meld de zorg via een ijw315 bericht, waarbij de ingangsdatum de startdatum van de zorg is. Geef ook de juiste productcode aan. Het opstellen van een arrangement is in geval van acuut niet nodig. 6

7 Verwijzer de gemeente Het gezin/ de jeugdige kan zich bij de gemeente (toegang, jeugdprofessional, centrum voor jeugd en gezin) melden met een zorgvraag. Gezinsplan Samen met de jeugdprofessional stelt het gezin een Gezinsplan op, hierin staat de zorgvraag beschreven, de gewenste doelen en hoe deze te bereiken. Dit Gezinsplan kan aanleiding zijn om door te verwijzen naar de niet vrij toegankelijke jeugdzorg. De jeugdprofessional geeft bij een verwijzing naar de niet vrij toegankelijke jeugdzorg aan welk cliëntprofiel van toepassing is. Het gezin is vrij om een zorgaanbieder te kiezen, er moet wel een zorgaanbieder worden gekozen die een raamovereenkomst heeft met de regio. Op basis van het gezinsplan stelt de zorgaanbieder samen met het gezin een arrangement op. Wanneer een cliënt met een Gezinsplan met verwijzing van de jeugdprofessional bij de zorgaanbieder terecht komt, stuurt de zorgaanbieder geen ijw315 bericht. Opstellen arrangement De zorgaanbieder moet altijd een arrangement opstellen, ongeacht de verwijzer. Het arrangement wordt opgesteld op basis van het behandelplan dat de zorgaanbieder afstemt met het gezin. De gemeente wil en mag geen inzage hebben in dit behandelplan. Daarom vraagt de gemeente de zorgaanbieder een Arrangement op te stellen. Via Negometrix en de website van de regio West - Brabant West is het format voor het arrangement terug te vinden. Hierin is opgenomen: Bevestiging van het cliëntprofiel. Wanneer de aanbieder van mening is dat een ander cliëntprofiel van toepassing is, dan kan hij dit onderbouwen. Welke intensiteit van toepassing is. De doelen die met de behandeling en/of begeleiding gaan worden behaald. Het betreft hier maatschappelijke doelen, niet medische doelen. De doelen dienen ook cliënt specifiek te zijn en voldoende beschrijvend om te kunnen toetsen of het resultaat is bereikt. Op welk moment de voortgang wordt geëvalueerd. Het arrangement wordt altijd in overleg met de gezagsdrager(s) opgesteld en in voor de betrokkenen begrijpelijk taalgebruik. Het arrangement wordt ondertekend door de gezagsdrager(s) en de zorgaanbieder en vervolgens naar de gemeente opgestuurd. Een ondertekend arrangement is noodzakelijk voor de gemeente om de zorg voor een cliënt toe te kunnen wijzen aan een zorgaanbieder en de bijbehorende financiering hieraan te koppelen. Een raamovereenkomst geeft een zorgaanbieder het recht om zorg te mogen leveren, maar garandeert nog geen cliënten of uitbetaling. Het arrangement wordt binnen 3 weken na het eerste gesprek met het gezin door middel van beveiligde mail (Zorgmail) naar de gemeente gestuurd. 7

8 Toewijzing zorg (ijw301) Wanneer een toewijzing zorg ijw301 Een zorgaanbieder ontvangt een ijw301 bericht van de regio West-Brabant West nadat het via de zorgmail ingediende arrangement door de jeugdprofessional is goedgekeurd. Het ijw301 bericht is de toestemming om de zorg te starten. De jeugdprofessional keurt arrangement goed ijw301 naar zorgaanbieder ijw302 retour naar gemeente Proces zorgaanbieder Dient binnen 3 weken na het eerste gesprek met het gezin een arrangement via de zorgmail in bij de jeugdprofessional van de gemeente. Ontvangt als toestemming om de zorg te starten een ijw301 bericht. Stuurt ijw302 bericht, binnen 5 werkdagen na ontvangst van het ijw301 bericht. Proces gemeente Geeft binnen 10 werkdagen na ontvangst van het arrangement een inhoudelijke reactie hierop. Stuurt ijw301 bericht, binnen 5 werkdagen nadat de jeugdprofessional akkoord heeft gegeven op het arrangement. Ontvangt ijw302 bericht 8

9 Werkafspraken Starten met de zorg voor ontvangst van een ijw301 bericht is voor eigen rekening en risico van de zorgaanbieder. Is er een dringende noodzaak om eerder te starten, dan neemt de zorgaanbieder contact op met de jeugdprofessional. ijw301 bericht voor acuut wordt afgegeven met ingangsdatum van het ijw315 bericht. ijw301 bericht voor een voucher wordt afgegeven met looptijd van 1 dag. Wordt (meestal) achteraf toegekend. De datum dat de jeugdprofessional akkoord geeft op het arrangement is de ingangsdatum van het ijw301 bericht. Een ijw301 bericht kan worden afgegeven met terugwerkende kracht tot 1 maand, dit gaat altijd in overleg met de jeugdprofessional. Intensief, Perspectief, Hoog complex A en B, worden beschikt per twee stuks, zonder einddatum. Hoog complex C, D en E worden beschikt per 13 stuks met een maximale looptijd van 1 jaar. Duurzaam, wordt beschikt per x aantal stuks (tranches) met de looptijd van 1 jaar. Zie voor verdere toelichting duurzaam de leidraad laag complexe zorg. Pleegzorgarrangementen worden beschikt in stuks (tranches). Het aantal tranches is afhankelijk van het aantal dagen pleegzorg per week. Maximale looptijd per arrangement is 1 jaar. Zie voor meer informatie het contract en de factsheet pleegzorg. Woonzorgarrangementen worden beschikt in stuks (tranches). Het aantal tranches is afhankelijk van het aantal dagen woonzorg per week. Maximale looptijd per arrangement is 1 jaar. Zie voor meer informatie het contract en de factsheet woonzorg. Wanneer er na het versturen van het ijw301 bericht nog aanpassingen moeten worden gedaan, bijvoorbeeld andere looptijd of ingangsdatum, dan wordt dat altijd eerst overlegd met de zorgaanbieder. Betreft het een aanpassing in het type zorg, dan wordt het ijw301 bericht in overleg met de zorgaanbieder ingetrokken en volgt er een nieuw ijw301 bericht met een nieuw beschikkingsnummer. De ingangsdatum van de oorspronkelijke beschikking wordt dan aangehouden. (zie ook op- en afschalen zorg) Een ijw302 bericht is een retourbericht. Er staat geen inhoudelijke informatie in dit bericht. Zijn er vragen over een ijw301 bericht dan neemt de zorgaanbieder contact op met de gemeente. 9

10 Start zorg (ijw305) Gebruik van ijw305 start zorg bericht is verplicht. Dit geldt voor alle soorten zorg. Zonder een ijw305 heeft een dossier de status wachtend op zorg. De Start-zorg datum is de datum waarop de daadwerkelijke activiteiten van het arrangement starten. Zorgaanbieder start zorg ijw305 naar gemeente ijw306 naar zorgaanbieder Proces zorgaanbieder Stuurt een ijw305 bericht naar de gemeente, binnen 5 werkdagen na de aanvang van de zorg. Ontvangt een ijw306 bericht van de gemeente. Proces gemeente Ontvangt een ijw305 bericht van de zorgaanbieder. Stuurt een ijw306 bericht naar de zorgaanbieder binnen 5 werkdagen na ontvangst van het ijw305 bericht. Werkafspraken De startdatum van de zorg moet liggen binnen de geldigheid van het ijw301 bericht. (ingangsdatum ijw dan moet de startdatum gelijk of later zijn dan ). Vermeld altijd beschikkingsnummer en toewijzingsnummer uit het ijw301 bericht, het BSN van de klant, eenheid (stuks), volume (aantal) en frequentie (totaal binnen geldigheidsduur) in het ijw305 bericht. De verzenddatum van het ijw305 bericht mag niet voor de startdatum liggen. Wanneer de zorg start op bijvoorbeeld , dan mag het ijw305 bericht worden verzonden vanaf en niet eerder. De zorgaanbieder stuurt uiterlijk 5 werkdagen na aanvang van de zorg een ijw305 bericht. De gemeente stuurt binnen 5 werkdagen na ontvangst van een ijw305 bericht het ijw306 retourbericht. Voor alle soorten zorg moet er een ijw305 bericht naar de gemeente worden gezonden. Ook voor Acuut en vouchers. Binnen 3 weken na de ingangsdatum van het ijw301 bericht moet de zorg worden gestart. Voor trajecten die beschikt worden met terugwerkende kracht, moet binnen 5 werkdagen na verzenddatum ijw301 bericht de daadwerkelijke startdatum worden doorgegeven. 10

11 De factuur (ijw303f) In regio West - Brabant West wordt het 303F bericht gehanteerd. Er zijn twee typen factuurregels: Factuurregels die betrekking hebben op de 1 e 50% of stuks (tranches), facturen voor vouchers en trajecten Acuut. Factuurregels die betrekking hebben op de 2 e 50% of de laatste stuks (tranche). Werkwijze factuur 1 e 50% of factureren stuks (tranches), acuut en vouchers Proces Zorgaanbieder Na versturen van een ijw305 bericht en ontvangst ijw306 bericht mag de zorgaanbieder factureren. De zorgaanbieder stuurt een ijw303f bericht. Binnen 20 werkdagen ontvangt de zorgaanbieder een ijw304 bericht, dit is een inhoudelijke terugkoppeling op het ijw303f bericht. Proces gemeente Controleert bij ontvangst van een ijw303f of er een ijw301 bericht is verstuurd voor de periode waarop de factuur betrekking heeft en of er een ijw305 bericht is ontvangen. Ontvangt de gemeente een factuur waarvoor nog geen ijw305 bericht is ontvangen dan neemt de gemeente - buiten het berichtenverkeer om - contact op met de zorgaanbieder. Controle vindt plaats per factuurregel. Stuurt binnen 20 werkdagen een ijw304 bericht, inhoudelijke terugkoppeling op ijw303f bericht. Vervolgens wordt er binnen 30 dagen na ontvangst van het ijw303f bericht een betaalopdracht verstuurd voor de goedgekeurde factuurregels. 11

12 Werkwijze factuur 2 e 50% of laatste stuks (tranche) Proces zorgaanbieder Na het afronden van een traject of aan het einde van een traject met de looptijd van 1 jaar stuurt de zorgaanbieder een stop zorg bericht (ijw307). Let op bij trajecten beschikt met een einddatum moet de datum van het afsluitende ijw307 bericht op of voor die datum liggen. (Looptijd tot , dan datum ijw307 uiterlijk en niet later) Ontvangt van de gemeente een ijw308 bericht. Bij 50/ 50 trajecten (Perspectief, intensief, Hoog complex A en B) volgt een afsluitend ijw301 bericht (met hetzelfde beschikkingsnummer en toewijzingsnummer als aan het begin van het traject) met daarin de einddatum uit het ijw307 bericht. Wanneer de doelen niet zijn behaald, dan wordt in het opmerkingenveld vermeld Doelen niet behaald. Alleen bij een afsluitend Ijw301 bericht zonder opmerking mag de 2 e 50% worden gefactureerd. Deze factuur moet binnen 4 weken na ontvangst van het afsluitende ijw301 bericht worden verzonden. Voor de trajecten beschikt in meerderen stuks met een einddatum, volgt alleen een afsluitend ijw301 bericht (met hetzelfde beschikkingsnummer en toewijzingsnummer als aan het begin van het traject) als de einddatum uit het ijw307 bericht afwijkt van het afgegeven ijw301 bericht. Let op deze einddatum mag niet na de oorspronkelijke einddatum liggen. (ijw301 afgegeven tot en met , dan moet de einddatum zijn of eerder). De zorgaanbieder stuurt een afsluitend ijw302 bericht. Indien de doelen zijn behaald en er een afsluitende factuur mag worden verzonden dan stuurt de zorgaanbieder een ijw303f. Binnen 20 werkdagen ontvangst van ijw304 bericht, dit is een inhoudelijke terugkoppeling op het ijw303f bericht. Proces gemeente Ontvangt een ijw307 bericht en stuurt binnen 5 werkdagen een ijw308 bericht retour. Na ontvangst van een ijw307 bericht wordt er een bericht gestuurd naar de frontoffice/ jeugdprofessional. Daar vindt de controle op de doelen plaats. De backoffice ontvangt de uitkomst van deze controle. Bij 50/ 50 trajecten (Perspectief, intensief, Hoog complex A en B) volgt een afsluitend ijw301 bericht (met hetzelfde beschikkingsnummer en toewijzingsnummer als aan het begin van het traject) met daarin de einddatum uit het ijw307 bericht. Wanneer de doelen niet zijn behaald, dan wordt in het opmerkingenveld vermeld Doelen niet behaald. Alleen bij een afsluitend ijw301 bericht zonder opmerking mag de 2 e 50% worden gefactureerd. In gevallen waarbij ten onrechte de 2 e 50% wordt gefactureerd, dan ontvangt de zorgaanbieder een afkeur op de desbetreffende regel in een ijw304 bericht. Voor de trajecten beschikt in meerderen stuks met een einddatum volgt alleen een afsluitend ijw301 bericht (met hetzelfde beschikkingsnummer en toewijzingsnummer als aan het begin van het traject) als de einddatum uit het ijw307 bericht afwijkt van het afgegeven ijw301 bericht. Ontvangt van de zorgaanbieder een ijw302 bericht. Ontvangt van de zorgaanbieder een ijw303f bericht voor de laatste 50% of laatste tranche. Bij een ijw303f regel voor de laatste 50% of laatste tranche volgt altijd een check ijw307 bericht ontvangen en werkproces stop zorg afgehandeld. Controleert per factuurregel of de regel correct is. 12

13 Stuurt binnen 20 werkdagen een ijw304 bericht, inhoudelijke terugkoppeling op het ijw303f bericht. Vervolgens wordt er binnen 30 dagen na ontvangst van het ijw303f bericht een betaalopdracht verstuurd voor de goedgekeurde factuurregels. Doelen niet behaald en zorgaanbieder gaat door met behandeling conform arrangement Het komt voor dat er een stop zorg (ijw307) bericht wordt verzonden en dat in het afsluitend bericht (ijw301) van de gemeente staat dat de doelen niet zijn behaald. Wanneer de zorgaanbieder na overleg met de jeugdprofessional en het gezin toch verder kan behandelen, dan moet dat worden doorgegeven aan de gemeente. Dit is nadrukkelijk geen garantiezorg, daarvan is alleen sprake wanneer het een volledig afgerond en betaald traject betreft. De zorgaanbieder trekt het eerder verstuurde ijw307 bericht in. Dit kan door nogmaals een ijw307 aan te leveren met aanleverstatus 3. Aanleverstatus 3 geeft aan dat het een intrekking betreft. (technische specificatie zie Op dit bericht stuurt de gemeente een ijw308 bericht. Het dossier krijgt bij de gemeente weer de status in zorg. De gemeente verstuurt het oorspronkelijke ijw301 bericht zonder einddatum. De zorgaanbieder stuurt een ijw302 bericht. Een ijw305 bericht is niet nodig want die is in een eerder stadium al verzonden voor dit zorgtraject. Wanneer de doelen zijn behaald stuurt de zorgaanbieder een ijw307 bericht en is de werkwijze zoals hierboven bij werkwijze 2 e factuur 50% is aangegeven. Werkafspraken De zorgaanbieder moet eerst een ijw305 start zorg bericht versturen voordat de factuur mag worden verzonden. Dit geldt voor alle zorgtrajecten. Ontbreekt het start zorg bericht dan neemt de gemeente buiten het berichtenverkeer om contact op met de zorgaanbieder. De periode waarop de factuur betrekking heeft moet binnen de periode van het ijw301 bericht liggen. Factuurperiode per kalendermaand of per CAKperiode. Prestatieperiode moet gelijk zijn aan de periode dat de zorg is geleverd. De begindatum van de prestatieperiode van de eerste factuur moet gelijk of groter dan startdatum van het ijw305 bericht zijn. De einddatum van de prestatieperiode van de laatste factuur moet kleiner dan of gelijk aan de datum uit het ijw307 bericht zijn. Er kan alleen achteraf worden gefactureerd, dus nadat de hele maand is afgelopen. Per prestatieperiode mag er maar 1 stuks worden gefactureerd. In een ijw303f bericht staan alle soorten factuurregels, er hoeft geen apart bericht te worden verzonden voor een credit of een 1 e of laatste factuurregel, deze regels mogen samen in één bericht staan. Na ontvangst en controle stuurt de gemeente binnen 20 werkdagen een ijw304 bericht. Binnen 30 dagen na ontvangst van het ijw303f bericht wordt een betaalopdracht verstuurd voor de goedgekeurde factuurregels. 13

14 Voor de regels die afgekeurd zijn in het ijw304 bericht stuurt de zorgaanbieder een creditregel in een nieuw ijw303f bericht en waar van toepassing een nieuwe aangepaste debetregel. Gebruik in deze creditregel het referentienummer uit het ijw304 bericht. Creditregels worden door de gemeente alleen om technische redenen (niet voldoen aan geldende standaard) afgekeurd. Het is de verantwoordelijkheid van de zorgaanbieder om een correcte creditregel te versturen Factuur 2e 50% (intensief, perspectief, Hoog complex A en B) pas indienen na versturen van een ijw307 bericht en ontvangst van een afsluitend ijw301 bericht. Deze factuur moet worden verzonden binnen 4 weken na ontvangst van het afsluitende ijw301 bericht. In geval er een traject duurzaam is beschikt met 1 tranche, dan mag deze tranche na het versturen van het ijw305 bericht worden gefactureerd. Na afronding van het arrangement, dus na maximaal 1 jaar moet er wel een afsluitend stop zorg (ijw307) bericht worden verzonden. Voor trajecten beschikt in meer dan 1 stuks geldt dat de laatste factuur voor 1 stuks pas mag worden verzonden na het versturen van een ijw307 bericht. Dit geldt voor alle trajecten, dus ook voor pleegzorg en woonzorg. Deze factuur moet worden verzonden binnen 4 weken na bevestiging einde zorg door de gemeente. Dus 4 weken na ontvangst van het ijw308 bericht. In geval de doelen niet zijn behaald, is er altijd contact tussen de jeugdprofessional en de zorgaanbieder. De backoffice stuurt via de afsluitende ijw301 bericht de administratieve bevestiging hiervan. Voor vragen over niet behaalde doelen kan de zorgaanbieder zich wenden tot de jeugdprofessional. 14

15 Stop zorg (ijw307) Gebruik van ijw307 bericht einde zorg bericht is verplicht. Dit geldt voor alle soorten zorg. Zonder een ijw307 bericht wordt de laatste factuur (ijw303f bericht) niet betaald. Zonder een ijw307 bericht blijft een dossier de status in zorg houden. De Stop-zorg datum is de datum waarop de daadwerkelijke activiteiten vanuit het arrangement stoppen. Zorgaanbieder rond zorg af ijw307 bericht naar de gemeente ijw308 bericht naar zorgaanbieder Proces zorgaanbieder Stuurt binnen 5 werkdagen na beëindigen van de zorg een ijw307 bericht naar de gemeente. Ontvangt een ijw308 bericht van de gemeente. Proces gemeente Ontvangt een ijw307 bericht van de zorgaanbieder. Stuurt binnen 5 werkdagen een ijw308 bericht retour. Start werkproces einde zorg. Werkafspraken De einddatum van de zorg moet liggen binnen de geldigheid van het ijw301 bericht. (indien er een einddatum is vermeld in het ijw301 bericht, moet de stop zorg datum eerder zijn of gelijk zijn aan die datum). De verzenddatum van het bericht mag niet voor de stopdatum liggen. (bv. Zorg stopt op dan mag het ijw307 bericht niet eerder worden verzonden dan ). De zorgaanbieder stuurt uiterlijk 5 werkdagen na beëindiging van de zorg een einde zorg bericht. In dit bericht vermeldt zorgaanbieder BSN van de klant, beschikkingsnummer, toewijzingsnummer, datum einde zorg en reden van beëindiging, eenheid (stuks), volume (aantal) en frequentie (totaal binnen geldigheidsduur). Ook de trajecten acuut, vouchers, duurzaam met één tranche moeten met een ijw307 bericht worden afgesloten. De garantietermijn voor de zorg gaat in vanaf de vermelde einddatum. 15

16 Garantiezorg Doel van inzet van zorg en ondersteuning is een blijvend effect. Garantiezorg is van toepassing op alle volledig afgeronde en betaalde trajecten, uitzondering hierop zijn Acuut en Vouchers. De garantietermijn van 12 maanden gaat in vanaf de vermelde einddatum uit het ijw307 bericht. Proces zorgaanbieder De jeugdige of het gezin nemen binnen 1 jaar na het afronden van de zorg contact op met de zorgaanbieder. Er wordt geïnventariseerd wat de vraag is en er wordt een inschatting gemaakt of het dezelfde zorgvraag of een nieuwe zorgvraag betreft. De zorgaanbieder overlegt de casus met de jeugdprofessional. Betreft het inderdaad garantiezorg, dan stuurt de zorgaanbieder een ijw315 bericht naar de gemeente met daarin de volgende gegevens Verwijzer 01. Gemeente Naam verwijzer: naam van de betrokken jeugdprofessional Productcategorie 50 en productcode 50RRY Aantal 1 stuks Ingangsdatum is de datum dat de garantiezorg start Gegevens klant (BSN, geboortedatum, naam) Ontvangt een ijw316 bericht en ijw301 bericht van de gemeente. Stuurt een ijw302 bericht en ijw305 bericht naar de gemeente. Bij einde zorg stuurt de zorgaanbieder binnen 5 werkdagen een ijw307 bericht naar de gemeente. En ontvangt de zorgaanbieder een ijw308 bericht retour. De zorgaanbieder ontvangt een afsluitend ijw301 bericht met een einddatum en stuurt een afsluitend ijw302 bericht. Proces Gemeente Direct via de jeugdige of het gezin, via de zorgaanbieder of via een andere melding komt de zorgvraag bij de jeugdprofessional binnen. In overleg met de zorgaanbieder en het gezin wordt de zorgvraag geïnventariseerd en bepaald of het garantiezorg betreft. Dit wordt aan de zorgaanbieder teruggekoppeld. De gemeente ontvangt een ijw315 bericht en stuurt een ijw316 retour. De gemeente stuurt een ijw301 bericht met de productcode 50RRY en ontvangt een ijw302 bericht retour. De gemeente ontvangt een ijw305 bericht van de zorgverlener en stuurt een ijw306 bericht retour. Na afronding van het traject ontvangt de gemeente een ijw307 bericht en stuurt een ijw308 bericht retour. Tot slot wordt er een afsluitend ijw301 bericht gestuurd waarin de einddatum vanuit het ijw307 bericht is overgenomen. De gemeente ontvangt van de zorgaanbieder een ijw302 bericht. 16

17 Werkafspraken Er is altijd overleg tussen de zorgaanbieder en de jeugdprofessional over de jeugdige en op basis daarvan wordt bepaald of het garantiezorg betreft. Garantiezorg is van toepassing op alle volledig afgeronde en betaalde trajecten, uitzondering hierop zijn Acuut en Vouchers. De garantietermijn van 12 maanden gaat in vanaf de vermelde einddatum uit het ijw307 bericht. Garantiezorg wordt beschikt in Productcategorie 50 (maatwerkarrangement jeugd) en productcode 50RRY, per 1 stuks zonder einddatum. De productcode 50RRY vertegenwoordigd geen geldelijke waarde. Garantiezorg duurt tot de doelen zoals benoemd in het oorspronkelijke arrangement zijn behaald. Wanneer er geen gewijzigde feiten en omstandigheden voor de jeugdige zijn die redelijkerwijs een nieuw arrangement rechtvaardigen en de jeugdige zich binnen 12 maanden met dezelfde zorgvraag meldt, is het aan de zorgaanbieder om deze cliënt weer in zorg te nemen tot opnieuw einde zorg wordt afgegeven. Hiervoor kunnen geen extra kosten in rekening worden gebracht. 17

18 Verhuizen Binnen dezelfde gemeente De gemeente ontvangt BRP-signaal, handelt dit conform werkinstructie af. Er is geen terugkoppeling naar de zorgaanbieder nodig. Woonplaatsbeginsel blijft gelijk. Binnen dezelfde regio Gemeente A ontvangt BRP-signaal, bij check blijkt dat woonplaatsbeginsel is gewijzigd. Voor de duurzame trajecten met 1 tranche, geldt dat gemeente A aan gemeente B doorgeeft dat deze zorg wordt geleverd. Dit ijw301 bericht wordt niet ingetrokken door gemeente A, maar loopt door. De afronding van dit traject wordt doorgegeven aan gemeente A. Wanneer er een nieuwe tranche noodzakelijk is na verstrijken van het jaar, dan vraagt de zorgaanbieder dit traject aan bij gemeente B. Bij trajecten beschikt in meerdere stuks of 50/50 stuurt gemeente A de zorgaanbieder ijw301 bericht met einddatum = verhuisdatum en geeft aan hoeveel tranches er zijn betaald, in geval van 50/50 wordt aangegeven dat de 2 e 50% niet kan worden gefactureerd. Zorgaanbieder stuurt naar gemeente A een ijw307 bericht met reden 35 De hulp is wegens externe omstandigheden beëindigd toewijzing sluiten. Gemeente A stuurt naar gemeente B via de zorgmail een bericht dat de jeugdige is verhuisd en dat er sprake is van jeugdzorg en wat er al is betaald. Hierbij wordt het arrangement meegestuurd. Het arrangement is een afspraak tussen de regiogemeente en de zorgaanbieder en mag zonder toestemming van de ouders worden overgedragen aan de nieuwe gemeente binnen de regio. Het gezinsplan is een afspraak tussen het gezin en de gemeente en mag niet zonder toestemming worden overgedragen. Gemeente B stuurt een vervolg ijw301 bericht en geeft daarbij in vrije veld aan dat het een voortzetting zorg bij verhuizing betreft. Begindatum is einddatum uit ijw301 bericht gemeente A +1 dag en looptijd wordt overgenomen van oorspronkelijke zorgtoewijzing gemeente A. Bij het aantal stuks worden de resterende aantal stuks aangegeven die voor het betreffende traject nog mogen worden gefactureerd. Zorgaanbieder stuurt ijw302 bericht en ijw305 bericht naar gemeente B. Gemeente B stuurt een ijw306 bericht retour. Indien het een 50/50 traject betreft, beschikt gemeente B 1 stuks. Deze 1 stuks mag pas worden gefactureerd na versturen van ijw307 bericht en ontvangst ijw308 bericht en afsluitend ijw301 bericht. Voor trajecten met stuks/tranches die worden overgenomen geldt dat de laatste tranche/ stuks pas mag worden gefactureerd na versturen van ijw307 bericht. Wanneer er maar 1 tranche/ stuks wordt beschikt in de ijw301 bericht van de voortzetting, dan mag die tranche/ stuks pas worden gefactureerd na een ijw307 bericht. Er vindt geen verrekening plaats tussen de twee regiogemeenten. 18

19 Verhuizen naar een andere zorgregio Gemeente A ontvangt BRP-signaal, bij check blijkt dat woonplaatsbeginsel is gewijzigd. Gemeente A stuurt zorgaanbieder ijw301 bericht met einddatum = verhuisdatum en geeft ook aan hoeveel tranches er zijn betaald, in geval van 50/50 wordt aangegeven dat de 2 e 50% niet kan worden gefactureerd. Zorgaanbieder stuurt naar gemeente A een ijw307 bericht met reden 35 De hulp is wegens externe omstandigheden beëindigd toewijzing sluiten. Gemeente A stuurt naar gemeente B een bericht dat de jeugdige is verhuisd en dat er sprake is van jeugdzorg. Hierbij wordt geen inhoudelijke informatie zoals het gezinsplan of arrangement overgedragen. Gemeente B neemt vervolgens contact op met het gezin. De zorgaanbieder stemt eventueel vervolg van de zorg af met gezin en gemeente B. Verhuizen vanuit een andere zorgregio naar regio WBW Gemeente in regio WBW ontvangt van een gemeente buiten de regio het bericht dat er sprake is van jeugdzorg bij een nieuwe inwoner. De jeugdprofessional neemt contract op met het gezin en stelt samen met het gezin een gezinsplan op en bepaald hoe er invulling moet worden gegeven aan de voortzetting van de jeugdzorg. Proces verloopt vervolgens zoals bij een reguliere aanmelding jeugdzorg. 19

20 Op - en afschalen zorg Het kan het voorkomen dat een bestaand arrangement aangepast moet worden door voortschrijdend inzicht. Wijzigingen worden alleen gedaan in overleg met de jeugdprofessional. Proces gemeente: De zorgaanbieder en de jeugdprofessional bespreken de casus. Wanneer het arrangement inderdaad moet worden aangepast, levert de zorgaanbieder een aangepast arrangement aan bij de jeugdprofessional. De jeugdprofessional geeft aan de backoffice door dat het oorspronkelijke arrangement moet worden ingetrokken en levert de informatie aan voor het nieuwe arrangement. De gemeente trekt de oude toewijzing in via een ijw301 bericht. In dit ijw301 bericht zijn de begin- en de einddatum gelijk. Gemeente ontvangt een ijw302 bericht van de zorgaanbieder. Indien er al een deel betaald is, ontvangt de gemeente voor die betalingen creditregels in een ijw303f bericht. Antwoordt hierop is een ijw304 bericht. Na de controle en akkoord van het aangepast arrangement door Jeugdprofessional, ontvangt de zorgaanbieder een nieuw ijw301 bericht met een nieuw beschikkingsnummer. Het aangepaste traject krijgt dus een nieuw nummer. Gemeente ontvangt een ijw302 bericht voor het aangepaste arrangement. Gemeente ontvangt een ijw305 bericht en stuurt een ijw306 bericht retour. Gemeente ontvangt een ijw303f bericht en stuurt een ijw304 bericht retour. Proces zorgaanbieder: De zorgaanbieder en de jeugdprofessional bespreken de casus. Wanneer het arrangement inderdaad moet worden aangepast, levert de zorgaanbieder een aangepast arrangement aan bij de jeugdprofessional. De zorgaanbieder ontvangt een ijw301 bericht met daarin de intrekking van het arrangement (begindatum = einddatum). En stuurt een ijw302 bericht retour. Wanneer er al een factuur is verzonden voor het traject dan stuurt de zorgaanbieder hiervoor een creditregel in een ijw303f bericht. De zorgaanbieder ontvangt een nieuw ijw301 bericht met een nieuw beschikkingsnummer en aangepast traject. Het aangepaste traject krijgt dus een nieuw beschikkingsnummer. Stuurt vervolgens een ijw302 bericht retour. De zorgaanbieder stuurt voor het nieuwe traject een ijw305 bericht en ontvangt een ijw306 bericht retour. Vervolgens stuurt de zorgaanbieder een ijw303f bericht, ontvangt daarop een ijw304 bericht. Voor de jeugdige en het gezin verandert er niets, hierboven beschreven proces is alleen administratief, de zorg hoeft hiervoor niet onderbroken te worden. Werkafspraken Opschalen gaat altijd in overleg met de jeugdprofessional. 20

21 Geheim of onbekend BSN Onbekend BSN Hiervan is sprake bij pasgeboren en ongeboren kinderen, illegalen of asielzoekers die nog niet over een BSN beschikken. Landelijk is eerder bedacht dat enkele dummy-bsn s zouden kunnen worden gebruikt, maar dat stuit op problemen bij het VECOZO-knooppunt en bij Gemeenten. Daarom wordt de volgende werkwijze gehanteerd: Ongeboren of pasgeboren kinderen De zorg wordt aan de moeder toegewezen - indien zij wel een BSN heeft - omdat moeder en kind op dat moment nog onlosmakelijk verbonden zijn. Zo kan de zorg toch alvast verleend worden. Dit wordt buiten het berichtenverkeer om gecommuniceerd. Na de geboorte, als het BSN bekend is, wordt de zorg overgezet naar het kind zelf. De gemeente geeft deze gegevens via een ijw301 door aan de zorgaanbieder. BSN Kind Een kind krijgt een Burgerservicenummer (BSN) bij zijn of haar geboorte. Daarvoor moet er geboorteaangifte worden gedaan. Na de aangifte wordt er een overzicht verstrekt met daarop de persoonsgegevens van het kind. Zijn of haar BSN staat daar ook op. Illegalen of asielzoekers (AMA's) Alleenstaande minderjarige vluchtelingen staan onder voogdij van het Nidos. Per 1 januari 2019 gaat de jeugdhulp aan kinderen in COA-locaties van het COA naar gemeenten. De gemeente waar de jeugdige woont is verantwoordelijk voor de jeugdzorg. In overleg met de jeugdprofessional wordt bepaald welke inzet van zorg noodzakelijk is. De communicatie en betalingen verlopen buiten het berichtenverkeer om. Deze jeugdigen hebben immers geen BSN. Als een minderjarige vluchteling jeugdhulp krijgt, betekent dat niet dat hij ook vanzelf een verblijfsvergunning krijgt. Geheim BSN Dit betreft vaak casussen waarbij de veiligheid jeugdige in het geding is, bijvoorbeeld eerwraak. In deze uitzonderlijke gevallen wordt er buiten het berichtenverkeer om gecommuniceerd en gefactureerd. Hierbij is altijd vooraf overleg met de gemeente. 21