Werkinstructie aanvraag verlenging zorgtoewijzing voor:

Transcriptie

1 Werkinstructie aanvraag verlenging zorgtoewijzing voor: I. Contractpartners In verband met de declaraties over januari 2017 is het wenselijk zo snel mogelijk verlengingen aan te vragen bij de gemeenten als dat nog niet gebeurd mocht zijn. Contractpartners worden uitdrukkelijk verzocht onderscheid te maken tussen verlengingen en nieuwe toekenningen. Onder een verlenging verstaan we het voortzetten van de jeugdhulp bij dezelfde jeugdhulpaanbieder. Aanvragen voor verlengingen kunnen als een Verzoek Toewijzing in het BZG gedaan worden of er kan via de BZG-mogelijkheid Stuur bericht aan gemeente een sheet met verlengingsverzoeken verstuurd worden. In het laatste geval wordt de hiervoor ontworpen Excelsheet gebruikt. 1. Verzoek Toewijzing (VT) via het BZG: U vult de gegevens voor een verzoek zorgtoewijzing in zoals gebruikelijk 1. Voor een verlenging hoeft u alleen de door het BZG systeem verplicht gestelde velden in te vullen. Voor Verzoeken Toewijzing met een ingangsdatum van of later én met een frequentie Totaal binnen geldigheidsduur of tijdsonafhankelijk is het invullen van een einddatum niet langer verplicht, voor alle andere frequenties echter wel. 2 In het opmerkingenveld geeft u aan: Dat het een verlenging betreft, vermeld daarbij op welk aflopend beschikkingsnummer de verlenging betrekking heeft. Of u om een administratieve verlenging verzoekt. Vermeld daarbij welke van de volgende redenen van administratieve verlenging aan de orde is: a) Administratieve verlenging i.v.m. GGZ medicatiecontrole of laagfrequente behandeling chronisch psychiatrische aandoeningen. (nieuwe sggz producten) b) Verlengen doorlooptijd EED behandeling naar 2 jaar. c) Maatregel rechtbank/ Gecertificeerde instelling. d) Verlengen doorlooptijd pleegzorg tot 18 e jaar. e) Verlengen doorlooptijd eerder afgegeven beschikking, zie de aparte katernen op de volgende pagina s. U kunt niet om een administratieve verlenging vragen als: - De cliënt al langer dan 2 jaar in zorg is óf - U een ander product aanvraagt dan in de originele toekenning stond óf - U hetzelfde product wilt aanvragen maar meer uren nodig denkt te hebben dan de ruimte uit de originele toekenning. In deze gevallen zal de gemeente de aanvraag voor verlenging in ieder geval inhoudelijk willen beoordelen. Als een inhoudelijke afstemming met de gemeente nodig is, geef bij een verlenging dan minimaal aan wie de (hoofd)behandelaar is van de cliënt en de contactgegevens van de 1 Zie handleiding BZG 2 BELANGRIJK: deze regel geldt met ingang van 1 januari 2017 voor alle toewijzingen, dus niet alleen voor verlengingen maar ook voor nieuwe toewijzingen! 1

2 (hoofd)behandelaar en indien mogelijk ook casusinformatie. De aanvraag kan efficiënt door de gemeente verwerkt worden als u voldoende casusinformatie uit uw behandelplan in een bijlage bij het VT meestuurt met een motivatie waarom er een aanvullende toekenning nodig is. Als u geen casusinformatie meestuurt zal een gemandateerde van de gemeenten in ieder geval contact opnemen met de behandelaar, als er voldoende casusinformatie beschikbaar is zal dat niet altijd nodig zijn. In geval van een administratieve afhandeling zijn gegevens van de behandelaar gewenst. 2. U kunt voor de aanvraag van verlengingen ook gebruik maken van een Excelsheet om meerdere verlengingen in één keer bij een gemeente aan te vragen. De Excelsheet vindt u in de bijlage. Bij grotere aantallen verlengingen kan dat een efficiënter werkproces opleveren. Verlenging doorlooptijd van toewijzingen uit 2016 Er zijn veel toewijzingen uit 2016 die eindigen omdat de doorlooptijd verstreken is (meestal met einddatum 31/12/2016). Er zijn waarschijnlijk veel situaties waarbij de jeugdhulp dan nog niet is afgerond, maar ook nog niet alle uren van de toewijzing zijn gedeclareerd. Als de contractpartner van mening is dat het restantvolume in de aflopende toewijzing voldoende is om de jeugdhulp succesvol af te sluiten kan de contractpartner een verzoek toewijzing doen op exact hetzelfde product, met als verwachting een zogenaamde (simpele) administratieve verlenging van de zorg. Met andere woorden gaat het hier om een verlenging van de doorlooptijd. De ingangsdatum van de verlengingstoewijzing zal meestal 1/1/2017 zijn (volgt direct op de einddatum van de originele toekenning); de einddatum van verlenging mag leeg gelaten worden als het om een productaanvraag gaat met een frequentie Totaal binnen geldigheidsduur of tijdsonafhankelijk. Deze omslachtige procedure is nodig omdat de regels rond het berichtenverkeer helaas niet toestaan een einddatum van een eerder afgegeven toekenning simpelweg naar achteren op te schuiven! Een verlenging van de doorlooptijd betekent dat we met twee opvolgende toewijzingen moet werken. Verlenging doorlooptijd van trajecten Trajecten kennen vaak een stuksprijs voor het hele traject ongeacht de behandelduur. Een verlenging van de doorlooptijd betekent dat de oude toekenning wordt ingetrokken en een nieuwe toekenning zonder einddatum wordt verstrekt. Bij de aanbesteding en de uitwerking van de productafspraken (de exegese ) zijn echter verschillende detailafspraken gemaakt. Zo geldt voor EED wel een doorlooptijd van maximaal 2 jaar na de startdatum. In sommige gevallen is ook (deels?) gedeclareerd op een traject en deze toekenningen kunnen niet zo maar ingetrokken worden. De contractpartner dient bij een eventuele verlenging rekening te houden met de afspraken die met de RIGG gemaakt zijn. Bij twijfel wordt contact opgenomen met de RIGG, dit geldt zowel voor de contractpartners als de gemeenten. 2

3 Bepaling van het restantvolume bij verlenging van de doorlooptijd. Om als contractpartner (CP) te kunnen verzoeken om het na 2016 resterende volume in te zetten in 2017 voor de nieuwe toewijzing dient men te weten hoe groot dat restvolume is. Dat kan op diverse manieren (met diverse mogelijke gevolgen) worden bepaald: 1. Na afronding van de maand december blijkt uit betalingen op JW-declaraties aan CP s wat het exacte betaalde verbruik is geweest op een zorgtoewijzing. Gebruik van het daarmee resterende deel kan vanaf 2017 worden verzocht aan de gemeente. Omdat het exact verbruikte deel ook wordt gedeclareerd over 2016 zullen beide volumes opgeteld nooit het oorspronkelijk toegekende volume uit 2016 overschrijden. Nadeel is dat pas in februari de verlenging bij de gemeente aangeboden kunnen worden en bijgevolg de declaraties ook op een laat tijdstip kunnen worden ingediend. 2. Tijdens of na afronding van de maand december blijkt uit eigen CP-systemen wat het exacte (maar nog niet betaalde) verbruik is geweest op een zorgtoewijzing. Gebruik van het daarmee resterende gedurende 2017 kan worden verzocht aan de gemeente. Omdat het verbruikte deel wordt gedeclareerd over 2016 is de kans groot dat (na betaling) de beide volumes opgeteld het oorspronkelijke volume uit 2016 niet overschrijden. 3. Zonder kennis van het exacte verbruik op zorgtoewijzingen kan door de CP worden geschat wat het resterende volume waarschijnlijk zal zijn. Het dan (tevens geschatte) resterende deel over 2017 kan worden verzocht aan de gemeente. Omdat het verbruikte deel is geschat is de kans relatief groot dat beide volumes opgeteld het oorspronkelijke volume overschrijden. Tegenover dit nadeel staat dat verlengingen tijdig bij de gemeenten kunnen liggen en dat de reguliere declaratiestroom begin 2017 door kan gaan. Bij op restvolume verleende administratieve verlengingen is er een gerede kans dat er (achteraf) alsnog meer volume wordt gedeclareerd dan op basis van de 2016-toekenning was toegestaan. Tegen het einde van 2017 worden deze overschrijdingen geïnventariseerd en wordt het teveel aan betaald volume verrekend met de CP s. 3

4 Werkinstructie aanvraag verlenging zorgtoewijzing voor: II. Gemeenten Het is in ieders belang om snel de verlengingen te verwerken om correcte en volledige declaraties over januari 2017 mogelijk te maken. Het verzoek is om verlengingen waarvan vastgesteld is dat ze administratief verwerkt kunnen worden met hoge prioriteit te verwerken. Bij capaciteitsgebrek kan eventueel de vliegende brigade van de RIGG worden bijgeschakeld. U moet er rekening mee houden dat er tot tien keer zoveel toewijzingen verwerkt moeten als in een normale maand. Door de strakkere afspraken rond de inhoudelijke beoordeling van aanvragen komt daar mogelijk nog een extra coördinatie/afstemmingstaak met de frontoffice bij. Als u een Verzoek Toewijzing in BZG ontvangt (per stuk of in batch ) in het kader van de Verlengingen dan beoordeelt u: 1. Of de aangegeven beschikking te vinden is in de Suite4Jeugdzorg. 2. In geval een administratieve verlenging wordt aangevraagd of a. De gegevens in geval a) t.m. d) juist zijn ingevuld cq. corresponderen met de gegevens in de Suite4Jeugdzorg in geval van EED of Pleegzorg. b. In geval e), verlenging doorlooptijd, checkt u: Of de betreffende cliënt niet langer dan twee jaar in zorg is bij een zorgaanbieder (degene die het verzoek doet of een andere zorgaanbieder!). En het zelfde product wordt aangevraagd. En het volume van de aanvraag overeenstemt met de budgetruimte uit Indien een inhoudelijke beoordeling nodig is checkt u of in ieder geval de contactgegevens van de behandelaar zijn ingevuld. Als de verlengings(batch)aanvraag voldoet aan de criteria en alle verplichte velden voor een Verzoek toewijzing zijn correct ingevuld, dan accepteert u het bericht in BZG. Als het Verzoek Toewijzing of regels uit de Batchaanlevering voldoen niet aan de criteria of er missen verplicht gestelde gegevens dan kunt u chronologisch gezien twee dingen doen: 1. U neemt telefonisch contact op met de contractpartner om de tekortkomingen te bespreken/aan te laten vullen. De contractpartner heeft nu de mogelijkheid om de ontbrekende gegevens aan te vullen of te wijzigen. Als het Verzoek Toewijzing/Batch na de wijziging voldoet aan de criteria van de Verlengingen dan kunt u het bericht accepteren. 2. Wanneer het niet lukt om telefonisch contact te krijgen dan kunt u het Verzoek Toewijzing weigeren en daarbij in het opmerkingenveld de reden van de weigering vermelden. Berichten die u heeft geaccepteerd zijn er in twee varianten: 1. Administratieve verlengingen; 2. Verlengingen die inhoudelijk beoordeeld moeten worden. 4

5 Administratieve verlengingen verwerkt u zoals u gewend bent bij het aanmaken van een nieuwe toewijzing in S4JZ. Voor controle doeleinden is het héél belangrijk dat u de richtlijnen volgt om de verlengingstoekenning te koppelen aan de originele toekenning. De werkinstructie hiervoor is in de integrale handleiding S4JZ te vinden, pagina 80. In het geval van een verlenging die inhoudelijk beoordeeld moet worden, dan zorgt u er voor dat uw frontoffice (basisteam, CJG, WIJ-team etc.) van de casus op de hoogte wordt gesteld. Hoe u dat doet mag door elke gemeente afzonderlijk worden bepaald. Na inhoudelijke beoordeling door een gemandateerde van uw frontoffice dient u hiervan van uw frontoffice bericht te ontvangen. Als de gemandateerde akkoord is met de verlenging kunt u de toekenning nu verder administratief afhandelen. Is de gemandateerde niet akkoord dan stuurt u hierover een bericht met korte toelichting naar de contractpartner. U kunt hiervoor de BZG-mogelijkheid Stuur bericht aan Zorgaanbieder gebruiken als privacygevoelige informatie wordt uitgewisseld. 5