ANNEX 4 Regionaal Administratieprotocol Wmo- en jeugdhulp Versie 1.0

Transcriptie

1 ANNEX 4 Regionaal Administratieprotocol Wmo- en jeugdhulp Versie 1.0

2 Inhoudsopgave Begrippenkader Waarom dit protocol en voor wie is dit protocol bestemd?... 4 Deel A: de algemene route Globaal administratief proces Wmo- en Jeugdhulp Context Procesverloop Toewijzing (zie ook bijlage 1) Toewijzing langs gemeentelijke toegang (zie ook bijlage 1.1): Jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering: Verwijzing door een wettelijke verwijzer (zie bijlage 1.2, 1.3) Aanvullende jeugdhulp vanuit het gedwongen kader (zie ook bijlage 1.4) Toegewezen zorg Start- en Stop-zorg berichten Melding start-zorg Melding stop-zorg Betaling van toegewezen zorg, zie bijlage Inspanningsgerichte financiering Declareren en betalen van geleverde prestaties Betaling bij onbekende en/of geheime BSN nummers Controle proces Betaling Declaratie (Wmo303d of JW303d) CAK Deel B: de uitzonderingen Wijzigingen in de Wmo- en/of Jeugdhulp, zie bijlage Spelregels Afhandeling bij mutaties en uitval Deel C: Monitoring en sturing Deel D: Verantwoording Bijlage 1: Routes Toewijzingsproces Bijlage 1.1 Route gemeentelijke toegang Bijlage 1.2 Route externe wettelijke verwijzer Bijlage 1.3 Route gedwongen kader (Jeugdbescherming & Jeugdreclassering) Bijlage 1.4 Route aanvullende jeugdhulp vanuit gedwongen kader (Jeugdbescherming & Jeugdreclassering) Bijlage 1.5 Uitzondering 1 Cliënt meldt zich bij een wettelijke verwijzer (sggz) Bijlage 1.6 Uitzondering 2 Cliënt meldt zich bij een wettelijke verwijzer (Dyslexie) 23 Bijlage 1.7 Uitzondering 3 Cliënt meldt zich bij zorgaanbieder i.g.v. Crisis Bijlage 2: Declareren Bijlage 3: Wijziging van de toewijzing

3 Begrippenkader Voor de beschrijvingen van de begrippen zoals gebruikt in dit regionaal administratieprotocol, verwijzen we u naar de Algemene Inkoopvoorwaarden behorend bij de Raamovereenkomst. Waar in dit protocol het begrip zorgaanbieder(s) wordt gehanteerd, wordt hetzelfde bedoeld als het begrip opdrachtnemer(s) zoals be schreven in de Algemene Inkoopvoorwaarden. Waar in dit protocol het begrip gemeente(n) wordt gehanteerd, wordt hetzelfde bedoeld als het begrip opdrachtgever(s) zoals beschreven in de Algemene Inkoopvoorwaarden. Waar in dit protocol het begrip toewijzing wordt gehanteerd, wordt hetzelfde bedoeld als het begrip verleningsbeschikking zoals beschreven in de Algemene Inkoopvoorwaarden 3

4 1. Waarom dit protocol en voor wie is dit protocol bestemd? Dit protocol beschrijft de wijze waarop het toewijzings - en declaratieproces in de regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe verloopt en welke stappen de Wmo- en/of Jeugdhulpaanbieders daarin moet nemen. Verder staan in di t protocol de afspraken over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom zorgtoewijzingen en declaratiegegevens, de wijze van aanlevering en de uiteindelijke bet aling van declaraties. Een hoofdstuk over administratieve processen met betrekking tot sturing en bekostiging en een hoofdstuk over de administratieve processen met betrekking tot verantwoording zijn in ontwikkeling en zullen op een later moment worden toe gevoegd. Het protocol geldt voor alle hulpverleners in de Wmo- en/of jeugdhulp die gecontracteerd zijn door de 8 gemeenten in de regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe. Voor een overzicht van welke gemeente en voor welk domein dit protocol van toepassing is, ver wijzen wij u naar de website zorgregiomijov.nl. Met de betreffende Wmo- en Jeugdhulpaanbieders is een raamovereenkomst afgesloten voor het leveren van Wmo- en Jeugdhulp aan volwassenen en kinderen in de 8 gemeenten binnen de regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe hierna te noemen de regio MIJ/OV. In deze raamovereenkomst wordt melding gemaakt van het Administratieprotocol. Het Administratieprotocol is erop gericht om voor alle partijen de uitvoering van de administraties zo efficiënt mogelijk af te handelen. Dit Administratieprotocol gaat voor een belangrijk deel over de communicatie tussen Wmo- en Jeugdhulpaanbieders en gemeenten. We communiceren onderling primair middels de meest actuele versie van het Standaard landelijk berichten verkeer, via VECOZO en het Gemeentelijke Gegevensknooppunt (GGk ). Dit protocol is geschreven op enig moment en refereert aan de stand van de administraties en de landelijke standaarden van dat moment. Het is mogelijk dat in de loop der tijd bepaalde aspecten van administraties wijzigen of dat de landelijke standaard wijzigt. Als dit het geval is, wordt dit protocol aangepast en wordt u hierover tijdig geïnformeerd. De laatste versie van dit protocol zal altijd vindbaar zijn op Leeswijzer: Dit protocol bestaat uit twee delen. Het eerste gedeelte geeft de algemene afspraken en route weer, zoals het systeem is bedoeld. Het tweede gedeelte gaat in op de uitzonderingsgevallen, met bijbehorende gedetailleerde veranderingen op de reguliere werkwijze. 4

5 Deel A: de algemene route 2. Globaal administratief proces Wmo- en Jeugdhulp 2.1. Context De gemeenten in Zorgregio MIJ/OV kopen de Jeugdhulp, Wmo en Maatschappelijke Opvang/Beschermd Wonen (MO/BW) per 1 januari 2019 integraal in op basis van inspanningsgerichte financiering (P xq). Om verwarring of zelfs onbegrip door verschillend woordgebruik binnen Jeugdhulp Wmo - en MO/BW te voorkomen, is door gemeenten bij het maken van de nieuwe integrale productenstructuur ingezet op een gemeenschappelijke taal. Op basis hiervan is een lijst met integrale producten ontwikkeld en is bepaald welk producten zich niet lenen voor integraliteit. De uitwerking van deze verschillende integrale en niet -integrale zorg- en ondersteuningsproducten vindt u als Annex 2 bij de Raamovereenkomst. Dit document is ook terug te vinden op de website In dit protocol is uitgewerkt hoe de Wmo - en Jeugdhulpaanbieders en Gemeente te werk moeten gaan in verschillende situaties om de zorg op de juiste manier te declareren zodat door de gemeente tot betaling kan worden overgegaan Procesverloop Per 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor alle vormen van Wmo - en Jeugdhulp, van licht tot zwaar. Een cliënt of een gezin die problemen ervaart, kan bij meerdere verwijzers terecht met als belangrijkste partijen de gemeentelijke toegang (lokale teams) of, in het geval van Jeugdhulp, bij een wettelijke verwijzer. De gemeente betaalt de verstrekte Wmo - en/of Jeugdhulp. Cliënten en/of gezinnen die door de lokale toegang naar u (zorgaanbieder) verwezen worden, hebben een verwijzing of een toewijzin g (Wmo301 of JW301). Op basis hiervan weet u dat die gemeente conform de afgegeven toewijzing zal betalen. 5

6 3. Toewijzing (zie ook bijlage 1) Het toewijzingsproces kan op twee mogelijke manieren starten. B eide vormen worden hieronder worden toegelicht Toewijzing langs gemeentelijke toegang (zie ook bijlage 1.1): Een cliënt meldt zich met een zorg- of ondersteuningsvraag bij de lokale t oegang en in samenspraak wordt een ondersteuningsplan opgesteld op basis waarvan besloten kan worden tot de inzet van Wmo en/of Jeugdhulp De gemeente wijst toe Dit geldt voor Wmo- en Jeugdhulp voor alle zorg- en ondersteuningsproducten uit de raamovereenkomst. De g emeentelijke lokale toegang heeft dan samen met de cliënt en/of de ouders een ondersteuningsplan opgesteld, waarin de t oegang tot de Wmo-en/of Jeugdhulp is beschreven. Op basis hiervan kan de bijbehorende zorg toegewezen worden aan een zorgaanbieder. De zorgaanbieder ontvangt dan van de gemeente een toewijzingsbericht (Wmo301 of JW301) via Standaard landelijk berichten verkeer, met daarin een productcode. Indien er sprake is van een crisis kunt u indien nodig direct met de zorg starten. U dient binnen 5 werkdagen na het eerste cliëntcontact een verzoek om toewijzing in bij de gemeentelijke toegang Jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering: Verwijzing door een wettelijke verwijzer (zie bijlage 1.2, 1.3) De tweede manier van toewijzing ontstaat wanneer een jeugdige of e en gezin zich meldt bij de Jeugdhulpaanbieder of Gecertificeerde Instelling (GI) met een geldige verwijzing van een wettelijke verwijzer. De Jeugdhulpaanbieder of gecertificeerde instelling kan dan starten met het maken van een afspraak voor een intakegesprek met het gezin. Administratief dient er nog een stap gezet te worden om zeker te weten dat de zorg ook betaald wordt. De Jeugdhulpaanbieder stuurt in dit geval een verzoek om toewijzing (JW315) naar de gemeente waar de jeugdige woont. De werkwijze is dan als volgt: Controle op verzoek om toewijzing (Jeugdhulp), zie bijlage 1.2 De gemeente controleert de JW315 op technische juistheid en volledigheid v an het JW315- bericht conform de istandaarden, en daarover wordt binnen vijf werkdagen een retourbericht JW316 verstuurd. De gemeente stuurt, als het verzoek om toewijzing gehonoreerd kan worden, binnen 5 werkdagen het toewijzingsbericht (JW301) vi a Standaard landelijk berichten verkeer, mits wordt voldaan aan wat er in artikel wordt beschreven. 6

7 Verwijzers in de Jeugdhulp Jeugdhulpaanbieders zijn verplicht om in het bericht JW31 5 het veld Verwijzer te vullen ( Verwijzer). U heeft als Jeugdhulpaanbieder hierbij de keuze uit de volgende opties (landelijke standaard): 02 Huisarts; 03 Jeugdarts; 04 Gecertificeerde instelling: toewijzing vindt plaats na ontvangst Bepaling Jeugdhulp 05 Medisch specialist; 08 Rechter, Raad voor de Kinderbescherming of Officier van Justitie. De onderstaande opties worden niet geaccepteerd. 01 Gemeente; 06 ZelfVerwijzer/geen verwijzer Let op: Voor Jeugd GGZ aanbieders geldt dat zij wel gebruik kunnen maken van de optie 01 Gemeente indien de gemeente de verwijzing heeft gedaan naar de aanbieder maar nog niet het zorg- en ondersteuningsproduct heeft bepaald. Tevens dient u de naam van d e persoon of instantie die een jeugdige/g ezin heeft doorverwezen aan te geven in het bericht, bijvoorbe eld huisartsenpraktijk de Vries of huisarts Jansen. Het is de wens om hier, indien mogelijk en bekend, de AGB -codes in te vullen van de persoon en/of instantie die verwezen heeft Afwijzing van een verzoek om toewijzing (Jeugdhulp) Indien uw verzoek niet voldoet aan één van de in paragraaf genoemde criteria zal de gemeente contact met u opnemen. U ontvangt, op basis van de technische controle, hiervoor ook een retourbericht als ontvangstbevestiging. In het retourbericht kan echter geen afwijzing of uitleg benoemd worden omdat de standaard daarvoor niet passend is ingericht. Om die reden neemt de gemeentelijke lokale toegang contact met u op om uitleg te geven. NB. Indien er géén geldige toewijzing is, volgt er geen betaling. Verderop in dit document wordt dit nader toegelicht Aanvullende jeugdhulp vanuit het gedwongen kader (zie ook bijlage 1.4) De gecertificeerde instelling is als een wett elijke verwijzer benoemd in de jeugdwet. Deze instellingen hebben de mogelijkheid om naast de inzet van jeugdhulp en jeugdreclassering te verwijzen naar jeugdhulp. Dit vindt plaats via een zogenaamde bepaling jeugdhulp. Hier geldt dat de GI per casus eerst afstemt met de gemeentelijke toegang (dit kan telefonisch of , maar moet beveiligd plaatsvinden), voordat zij de bepaling opstellen. Met instemming van de cliënt wordt de noodzakelijke informatie tussen gemeentelijke toegang en GI gedeeld. De GI neemt de inbreng van de gemeente mee in haar besluitvorming bij de inzet van de jeugdhulp. 7

8 Na deze afstemming dient de GI een advies/bepaling in bij de gemeentelijke Toegang in. Op basis hiervan worden de toewijzingen opgesteld voor de betrokken jeugdhulpaanbieders. Dit betekent dat de aangewezen jeugdhulpaanbieder zelf geen JW315 bericht op te sturen, maar automatisch een JW301 ontvangt voor de bepaalde jeugdhulp Toegewezen zorg Hulp wordt toegewezen via een zorgtoewijzing ( Wmo301 of JW301). In de toewijzing wordt onder meer opgegeven welk zorg- en ondersteuningsproduct is toegewezen en dus wat u kunt declareren. Een toewijzing is in principe geldig tot de ingegeven einddatum, of tot wederopzegging indien er geen einddatum wordt ingegeven. Zelf kunt u de toewijzing laten intrekken door een einde -zorg-bericht te sturen na bijvoorbeeld het einde van de zorg (zie 4.2). Wanneer u van mening bent dat de toegewezen zorg niet in overeenstemming is met de gewenste zorg dient u zich binnen 5 werkdagen na ontvangst van het toewijzingsbericht te melden bij de lokale toegang om een aangepaste Wmo301 of JW301 met de correcte productcode/volume te vragen. In de overeenkomst is opgenomen dat wanneer de gemeenten binnen 3 maanden geen start-zorg-bericht (Wmo305 of JW305) hebben ontvangen, staat het de gemeente vrij om na overleg met de zorgaanbieder het 301 bericht in te trekken. De gemeenten in de regio MIJ/OV kunnen de te behalen resultaten op de volgende twee manieren aan u doorgeven; 1. Het ondersteuningsplan of delen daarvan (resultaten) worden u, in afstemming met de cliënt, per beveiligde gestuurd. 2. De cliënt/het gezin neemt het ondersteuningsplan zelf mee Onderaannemerschap Het kan zijn dat een cliënt en/of gezin op basis van de in het ondersteuningsplan opgestelde resultaten, specialistische Wmo- en/of Jeugdhulp nodig heeft die de zorgaanbieder zelf niet kan leveren. In dat geval kan de zorgaanbieder als hoofdaannemer voor de specialistische Wmo- en/of Jeugdhulp optreden en zelf een onderaannemer inzetten en contracteren. De inzet van deze onderaannemer valt binnen de prijs van het product. De inzet van een onderaannemer ontslaat de hoofdaannemer niet van zijn plicht om zorg te leveren. De gemeenten hebben geen voorgeschreven procedure -eis vastgelegd omtrent de inzet van een onderaannemer en de onderlinge communicatie tussen zorg aanbieders binnen een traject. Afstemming met gemeentelijke toegang is echter wenselijk, zelfs noodzakelijk, als een niet gecontracteerde derde wordt ingezet Onderaannemerschap en verzoek om toewijzing (Jeugdhulp) Er vindt geen (formele) communicatie via het berichtenverkeer plaats tussen onderaannemers en gemeente. Het is dus van belang dat onderaannemers niet een verzoek om toewijzing aan gemeenten sturen. Mocht dat toch gebeuren dan zal dit verzoek worden afgewezen. Als de onderaannemer toch - én eerder dan de hoofdaannemer -, een verzoek om toewijzing stuurt dan bestaat het risico dat de onderaannemer de toewijzing krijgt i n 8

9 plaats van de hoofdaannemer. Het is daarom van belang dat onderaannemers nooit een JW315 insturen. Hiervoor is de hoofdaannemer verantwoordelijk Productcodes van de zorg- en ondersteuningsproducten Een actueel overzicht van de gebruikte productcodes treft u aan op de website van de regio MIJ/OV: 9

10 4. Start- en Stop-zorg berichten 4.1. Melding start-zorg Bij aanvang van de Wmo of Jeugdhulp stuurt zorgaanbieder een start -zorg-bericht (Wmo305 of JW305). Dit dient te gebeuren wanneer er gestart is, ook als de hulp nog niet gestart is bij de hoofdaannemer maar al wel bij een onderaannemer. Onder start van de hulp verstaat de gemeente de start van de uitvoering van het behandelplan. Een start-zorg bericht dient binnen 5 werkdagen na de daadwerkelijke start van de zorg verstuurd te worden. De datum start-zorg wordt gedefinieerd als de eerst e dag waarop uitvoering gegeven wordt aan activiteiten volgens het behandelplan van de cliënt. Let op; activiteiten die leiden tot het opstellen van een behandelplan zoals intakegesprekken, vallen NIET onder deze definitie. Vanaf het moment dat de gemeente een Wmo301 of JW301 heeft verzonden en u een startzorgbericht heeft verst uurd, kunt u via het Wmo303 of JW303 bericht declareren. De start - zorg-berichten worden technisch gecontroleerd en op basis daarvan zal de gemeente binnen 5 werkdagen een retourbe richt Wmo306 of JW306 versturen Melding stop-zorg Aan het einde van een traject stuurt u een stop -zorg-bericht (Wmo 307 of JW307). Hiermee is het duidelijk dat een cliënt/gezin (tijdelijk) niet meer in zorg is. Houdt u er rekening mee dat een melding van stop-zorg pas bedoeld is wanneer alle zorg van het behandelplan van de cliënt gestopt is en dat u enkel een stop -zorgbericht kunt sturen nadat u eerder een start -zorg bericht heeft gestuurd. Voor de gemeente is de reden van beëindiging van Wmo- en/of Jeugdhulp bij een cliënt of gezin essentiële informatie. Hiermee houdt de lokale toegang zicht op de voortgang van het perspectiefplan van een cliënt/gezin. De zorgaanbieder heeft bij de reden beëindiging zorg de keuze uit de volgende opties voor het veld (landelijke standaard): Code betekenis vervolgactie 02 Overlijden - toewijzing sluiten 31 Levering is volgens plan beëindigd - toewijzing sluiten 32 Voortijdig afgesloten: eenzijdig door cliënt - toewijzing sluiten 33 Voortijdig afgesloten: eenzijdig door zorgaanbieder - toewijzing sluiten 34 Voortijdig afgesloten: in overeenstemming - toewijzing sluiten 35 Voortijdig afgesloten: wegens externe omstandigheden (verhuizing) - toewijzing sluiten De stop-zorg-berichten worden binnen 5 werkdagen (nadat duidelijk is dat de zorg gestopt is) naar de gemeente verstuurd. gemeenten zullen deze berichten te chnisch controleren en op basis daarvan zal de gemeente binnen 5 werkdagen een retourbericht Wmo308 of JW308 versturen. Tevens zal d e gemeente op basis van het door u gestuurde stop-zorg-bericht de toewijzing van een (nieuwe) einddatum voorzien en slui ten. Afhankelijk van de reden van 10

11 stopzetting (en eventueel toegekende einddatum), zal er een nieuwe beschikking naar de cliënt gestuurd moeten worden. Het recht op een voorziening wordt beëindigd Start- en stop-zorg als onderaannemer Onderaannemers die een behandeling starten of stoppen voor een cliënt/gezin dienen de start of de stop van de zorg niet te melden aan de gemeente. Dit zou verwarring scheppen. De hoofdaannemer is te allen tijden verantwoordelijk voor het versturen van de van toepassing zijnde berichten. 11

12 5. Betaling van toegewezen zorg, zie bijlage 2 Na afloop van de zorgperi ode stelt u een declaratie (Wmo303D of JW303D) op over de hulp en stuurt u deze via Standaard landelijk berichten verkeer naar de gemeente. U kunt alleen toegewezen zorg declareren, alle declaraties voor zorg die niet toegewezen is, zullen onherroepelijk uitvallen. 5.1 Inspanningsgerichte financiering Voor alle drie de contracten (JW, Wmo en MO/BW) wordt gebruik gemaakt van een inspanningsgerichte uitvoeringsvariant. De door u geleverde zorg brengt u achteraf in rekening. U maakt hiervoor gebruik van de productcodes, tarieven en eenheden zoals deze vermeld staan in de bijlage Zorg- en ondersteuningsproducten Zorgregio MIJ/OV op de website Voordat de gemeente over gaat tot betaling moet tenminste voldaan zijn aan een aantal voorwaarden. Dit zijn: Er moet een geldige toewijzing (Wmo 301 of JW301) zijn voor deze zorg aan deze gecontracteerde aanbieder (AGB-code). Er moet gedeclareerd worden overeenkomstig het Wmo301 of het JW301 bericht. De periode waarover gedeclareerd wordt moet overeenkomen met de periode waarover is toegewezen. Dit kan een zowel periode van een kalendermaand (bij Jeugdhulp) als een periode van 28 dagen zijn (Wmo-zorg). Er dient voor de gedeclareerde periode ( ofwel een periode van een kalendermaand ofwel een periode van 28 dagen) een geldige zorgtoewijzing te zijn. Houdt u er rekening mee dat in de raamovereenkomst staat dat uw declaratie binnen 1 maand na afloop van de zorgperiode ingediend moet zijn. 5.2 Declareren en betalen van geleverde prestaties Betalingen worden gedaan op basis van een Wmo 303 of JW303 bericht. Houdt u er rekening mee dat periode waarover uw declaratie betrekking heeft voor Jeugdhulp verschilt van de periode voor Wmo-zorg. De periodes zijn; Wanneer u een JW303 bericht aanlevert heeft uw declaratieperiode betrekking op de zorg die u afgelopen kalendermaand heeft geleverd. Wanneer u een Wmo303 bericht aanlevert heeft uw declaratieperiode betrekking op de zorg die u afgelopen 4 weken heeft geleverd. Een overzicht van de 4 wekelijkse perioden vind u op de website van het CAK. Wanneer u afwijkt van deze perioden heeft dat als gevolg dat uw declaratie wordt afgekeurd bij de gemeente. 12

13 5.4 Betaling bij onbekende en/of geheime BSN nummers Het kan voorkomen dat een cliënt geholpen moet worden van wie het BSN (nog) onbekend is of van wie het BSN onbekend moet blijven in verband met veiligheid. We maken daartoe een onderscheid tussen onbekende BSN s en geheime BSN s Onbekende BSN s Hiervan is sprake bij pasgeboren en ongeboren kinderen, illegal en of asielzoekers die nog niet over een BSN beschikken. Landelijk is eerder bedacht dat e nkele dummy-bsn s zouden kunnen worden gebruikt maar dat stui t op problemen bij VECOZ O en het Gemeentelijke Gegevens Knooppunt (GGK). Daarom wordt de volgende werkwijze gehanteerd: In het geval van ongeboren kinderen wor dt de zorg aan de moeder toegewezen indien zij wel een BSN heeft omdat moeder en kind op dat mom ent nog onlosmakelijk verbonden zijn. Deze werkwijze wordt gehanteerd bij moeders tot 26 jaar. Zo kan de zorg toch alvast verleend worden en na geb oorte kan dit worden voortgezet zo lang moeder en kind verbonden b lijven en de hulp i n hetzelfde segment, profiel en intensiteit blijft. Of de hulp wordt overgezet op het kind zelf, dit ter beoordeling van de gemeente. In het geval van illegalen en asielzoekers zal de toe wijzing en facturatie handmatig geschieden. Deze communicatie kan niet langs het beri chtenverkeer en dient u middels papieren post of via een beveiligde te declareren Geheime BSN s Er zijn maar een beperkt aantal zorgaanbieders die in hun contract de mogelijkheid hebben om betaalde zorg te verlenen aan een cliënt zonder dat dit herleidbaar is naar een persoon. Indien dit het geval is dan is daarvoor expliciet in het contract melding van gemaakt. In deze gevallen is de veiligheid van de cliënt in het geding waardoor deze geheim moet blijven. Ook deze betalingen gaan b uiten het reguliere berichtenverkeer om en worden afgehandeld via papieren declaratie of via beveiligde Controle proces Indien de gemeente bij de controle constateert dat er een fout e declaratieregel zit in het Wmo303 of JW303 bericht, ontvangt de indiener daarvan automatisch een melding in het retourbericht (Wmo304 of JW304). Dit retourbericht ontvangt u altijd, ook voor de goedgekeurde regels en wordt binnen 20 werkdagen verstuurd. Een Wmo 303 of JW303 bericht is volledig toegekend of gedeeltelijk toegekend, Bij gedeeltelijke toekenning worden de declaratieregels die zijn afgekeurd in het declaratie -retourbericht opgenomen. 13

14 5.6 Betaling Annex 4 Regionaal Administratieprotocol Wmo- en Jeugdhulp Na goedkeuring van het Wmo303 of het JW303 bericht zal de gemeente tot betaling overgaan. In principe wordt een betaaltermijn van 30 dagen na het correct indienen gehanteerd. 5.7 Declaratie (Wmo303d of JW303d) In principe stelt de wet dat voor alle diensten een factuur verstuurd moet worden. Een factuur moet voldoen aan de algemene factuurvereisten zoals volledige tenaamstelling van beide partijen met bijbehorende BTW -nummers en het BTW-percentage, ook al is de gefactureerde dienst niet met BTW belast. Dan staat daar 0%. Op een declaratie hoeven deze gegevens niet te staan want deze kent geen wettelijke vormvereisten. Een declaratie geldt evenwel niet zonder meer als eindafrekening en zo zijn er meer verschillen. zoals; - Een factuur kent een betaaltermijn, een declaratie niet; - Een factuur kent een betaalplicht, een declaratie niet; - Een factuur kent vormvereisten, een declaratie niet; - Een factuur geldt als eindafrekening, een declaratie niet; - Voor een afgekeurde factuur moet een creditfactuur gestuurd worden, voor een afgekeurde declaratie niet; - Voor afgekeurde regels van een factuur moet een creditregel gestuurd worden, voor afgekeurde regels van een declaratie niet. Alles in aanmerking nemende heeft de zorgregio MIJ/OV besloten om te kiezen voor de declaratie. Daarbij is één aanvullende opmerking te maken: De declaratie is niet de eindafrekening. Gemeenten monitoren (o.a. bij uitval) gedurende het jaar de verhouding tussen de toegekende bedragen en de geleverd zorg. Indien dit aanleiding geeft tot verrekening dan is dat de eindafrekening, anders de vaststelling dat er geen aanleiding is. 5.9 CAK De zorgaanbieder is verantwoordelijk voor informatieaanlevering aan het CAK op basis waarvan het CAK een factuur voor de eigen bi jdrage kan toesturen aan cliënt en levert uiterlijk binnen 4 weken na afloop van elke CAK-periode, de door het CAK vereiste gegevens van de cliënten aan bij het CAK (conform CAK format en interface). Zoals in de Algemene Inkoopvoorwaarden is vastgelegd, heeft de gemeente het recht om gedeclareerde dienstverlening af te keuren bij de declar atiecontrole wanneer opdrachtnemer niet binnen 4 weken na facturatie de uren heeft doorgegeven aan het CAK. Voor de overige contractuele voorwaarden m.b.t. het aanleveren van gegevens bij het CAK verwijzen wij u naar de Algemene Inkoopvoorwaarden. 14

15 Deel B: de uitzonderingen 6. Wijzigingen in de Wmo- en/of Jeugdhulp, zie bijlage 3 De inhoud van dit hoofdstuk gaat over een wijziging van volume, duur en/of het zorg - en ondersteuningsproduct en over voortijdig eenzijdige beëind igingen (uitval). Wijzigingen zijn aan de orde als er sprake is van nieuwe feiten en/of omstandigheden die tot toekenning van een ander zorg- en ondersteuningsproduct, volume en/of duur van de zorginzet leiden. De gemeente ziet dit als uitzonderingsgevalle n en heeft in dit document daarom een andere werkwijze opgenomen voor deze gevallen. Vanwege de financiële consequenties die hier soms aan vast zitten voor Wmo- en Jeugdhulpaanbieders en gemeenten, heeft de gemeente de insteek dat er administratief voldoen de informatie beschikbaar moet zijn om de financiële consequenties goed te regelen. Dat betekent daardoor in veel gevallen een verzwaring van de administratieve handelingen Spelregels Het kan in bijzondere situaties voorkomen dat een reeds in gang g ezet zorg- en ondersteuningsproduct met een bepaalde duur en volume, op enig moment niet meer als passend ervaren wordt. In de regio zijn daarover de volgende spelregels afgesproken: Wanneer de gemeente de duur van een reeds verzonden toewijzing wijzigt, w ordt door de gemeente een aangepast Wmo301 of JW301 bericht verzonden. U vindt in dit bericht ook wat de reden is van de wijziging. Het wijzigen van een toewijzing op een datum in het verleden, gebeurt alleen na overleg met de betreffende aanbieder. Deze r egel is van toepassing op dié situaties waarin de aanbieder niet had kunnen weten dat hij geen ondersteuning meer mocht leveren. Bij wijzigingen van het volume en/of te leveren product wordt de oorspronkelijke toewijzing beëindigd en ontvangt u een daarna nieuw Wmo301 of JW301 bericht Afhandeling bij mutaties en uitval Er zijn twee hoofdvormen van uitzonderingen op de bekostiging die in deze paragraaf aan bod komen: wijzigingen van zorg- en ondersteuningsproduct/volume en uitval. Uitval is reeds belicht in paragraaf 4.2 In deze paragraaf wordt het proces met betrekking tot wijzigingen toegelicht Mutatie van zorg- en ondersteuningsproduct In geval van een wijziging van het zorg - en ondersteuningsproduct of het volume, neemt de zorgaanbieder contact op met de gemeente. Dit kan door het lokale team te benaderen of door een nieuw verzoek om toewijzing ( Wmo315 of JW315) in te dienen met vermelding van het beschikkingsnummer van de lopende toewijzing. De gemeente beëindigd (na akkoord) de toewijzing voor het oorspronkelijke zorg- en ondersteuningsproduct/volume en stuurt een nieuwe toewijzing (middels een Wmo301 JW301 -bericht) met het nieuwe zorgen ondersteuningsproduct/volume. 15

16 Deel C: Monitoring en sturing De raamovereenkomst biedt de mogelijk heid voor aanvullende resultaatafspraken tussen aanbieders en gemeenten. Afspraken over het monitoren van en sturen op onder andere, omzet, volumes, doelrealisatie, uitval, cliënttevredenheid, etc., kunnen onderdeel zijn van deze resultaatafspraken. Deze resultaatafspraken zijn op dit moment in ontwikkeling en worden later toegevoegd aan dit hoofdstuk. Dit hoofdstuk beschrijft welke indicatoren worden gemonitord en we op welke wijze. Daarbij wordt ook beschreven op welke manier gemeenten en aanbieders in gesprek gaan over de behaalde resultaten. 16

17 Deel D: Verantwoording Dit hoofdstuk is nog in ontwikkeling en zal op een later moment worden toegevoegd. 17

18 Bijlage 1: Routes Toewijzingsproces Bijlage 1.1 Route gemeentelijke toegang 18

19 Bijlage 1.2 Route externe wettelijke verwijzer 19

20 Bijlage 1.3 Route gedwongen kader (Jeugdbescherming & Jeugdreclassering) 20

21 Bijlage 1.4 Route aanvullende jeugdhulp vanuit gedwongen kader (Jeugdbescherming & Jeugdreclassering) 21

22 Bijlage 1.5 Uitzondering 1 Cliënt meldt zich bij een wettelijke verwijzer (sggz) 22

23 Bijlage 1.6 Uitzondering 2 Cliënt meldt zich bij een wettelijke verwijzer (Dyslexie) NB In ontwikkeling 23

24 Bijlage 1.7 Uitzondering 3 Cliënt meldt zich bij zorgaanbieder i.g.v. Crisis 24

25 Bijlage 2: Declareren 25

26 Bijlage 3: Wijziging van de toewijzing 26