VERZELFSTANDIGING VAN DE MUZIEKSCHOOL IN KRIMPEN AAN DEN IJSSEL

Transcriptie

1 VERZELFSTANDIGING VAN DE MUZIEKSCHOOL IN KRIMPEN AAN DEN IJSSEL Krimpen aan den IJssel, 2 september 2017 PAGINA 1

2 INLEIDING Per 1 september 2017 zal het Bestuur van de Stichting Muziekschool Krimpen aan den IJssel - dit is de officiële naam op de stichtingsacte, voor het dagelijks gebruik zal de naam Muziekschool Krimpen gehanteerd worden - de verantwoordelijkheid voor de muziekschool in de gemeente Krimpen aan den IJssel overnemen van het gemeentebestuur. De formele kant van de overdracht wordt -uiteraard- geregeld in subsidieafspraken en intentie- en prestatieovereenkomsten, maar beide partijen hechten veel waarde aan een goed geborgde overdracht zodanig dat de continuïteit van de muziekschool, maar ook de rechtszekerheid voor de bij dat onderwijs betrokken medewerkers zoveel mogelijk gewaarborgd is. Deze een startnotitie voor de nieuwe stichting. Zij beoogt de helderheid te bieden die voor een goede doorstart gewenst is. Deze notitie bevat geen gemeentelijk dictaat aan de nieuwe stichting, het is een startdocument dat vanzelfsprekend door de stichting verder ontwikkeld en waar nodig aangepast zal kunnen worden. Het gemeentebestuur draagt de verantwoordelijkheid over omdat zij vertrouwen heeft in de betrokkenheid en de deskundigheid van bestuurders en directie van de Muziekschool. Anderzijds aanvaardt het stichtingsbestuur haar nieuwe opdracht gaarne, omdat zij mogelijkheden ziet de muziekeducatie in Krimpen verder te ontwikkelen. Samenwerking tussen gemeente en stichting eindigt niet bij de verzelfstandiging, wel breekt er een nieuwe fase met nieuwe verantwoordelijkheden aan. Beide partijen zien dat met veel vertrouwen tegemoet! NAMENS HET BESTUUR VAN DE STICHTING MUZIEKSCHOOL KRIMPEN AAN DEN IJSSEL NAMENS HET GEMEENTEBESTUUR VAN KRIMPEN AAN DEN IJSSEL Marcel Ririassa, voorzitter Arnold de Leeuw, loco burgemeester PAGINA 2

3 VERZELFSTANDIGING Op 6 maart 2014 heeft de gemeenteraad van Krimpen aan den IJssel zich uitgesproken over de toekomst en inhoudelijke koers van de voorzieningen in Krimpen aan den IJssel waaronder de gemeentelijke muziekschool. Op 15 juli 2014 heeft het college van burgemeester en wethouders besloten om voor de muziekschool net als bij andere voorzieningen een interne verzelfstandiging als tussenstap te zetten. Onderdeel van deze interne verzelfstandiging is een managementovereenkomst waarin de (prestatie)afspraken tussen het college en de manager van de voorziening worden vastgelegd. Voor het jaar 2015, 2016 en 2017 zijn overeenkomsten afgesloten. Aanvankelijk lag het in het voornemen om de interne verzelfstandig per 1 september 2017 om te zetten in een externe verzelfstandiging, maar op 26 mei 2017 is besloten dat langs de volgende weg te doen: Per 1 september 2017 start de verzelfstandige Stichting Muziekschool Krimpen aan den IJssel haar werkzaamheden en neemt zij de verantwoordelijkheid voor de muziekeducatie over van het gemeentebestuur, met dien verstande dat de medewerkers eerst in dienst blijven van de gemeente; Per 1 januari 2018 gaan de meeste medewerkers over naar de Stichting. Belangrijke randvoorwaarde is dat met betrekking tot de personele overgang overeenstemming wordt bereikt met de vakorganisaties inzake een sociaal akkoord, compenserende maatregelen overeengekomen worden in verband met mogelijke negatieve effecten op het gebied van inkomen en pensioen. DOELSTELLING De gemeente hecht waarde aan hoogwaardig muziekonderwijs in Krimpen aan den IJssel en houdt daartoe een muziekschool in stand. De muziekschool vervult een centrale rol binnen het muzikale leven in Krimpen en biedt muziekeducatie aan dat gericht is op de totale bevolking. Het bevat een onderwijsprogramma (met name aangeboden via het primair onderwijs) en een vrijetijdsprogramma. Bij het aanbieden van activiteiten wordt ingespeeld op de vier fases van de culturele levensloop van leerlingen. Het doel van de activiteiten van de muziekschool is de inwoners van Krimpen aan den IJssel te stimuleren tot deelname aan muziekactiviteiten en hen verdieping te bieden op het gebied van muziekeducatie om hen een basis te geven voor actieve en passieve muziekbeleving. De eerste twee fasen uit de culturele levensloop, te weten kennismaken (1) en oriënteren en verdiepen (2), worden zowel in het onderwijsprogramma als in het vrijetijdsprogramma aangeboden. De derde en vierde fase van de culturele levensloop, te weten verzelfstandigen (3) en excelleren (4), worden uitsluitend in het vrijetijdsprogramma aangeboden. Fase 1 en 2 PAGINA 3

4 worden (onder meer) aangeboden door middel van een Brede School aanbod, binnenschoolse cultuureducatie, Muziek Op School (MOS) en korte cursussen. Fase 3 en 4 worden (onder meer) aangeboden door middel van instrumentale en vocale lessen, aanbod in samenspel (orkesten en ensembles) en korte cursussen. De muziekschool organiseert optredens met de leerlingen. Het onderwijsprogramma wordt aangeboden aan alle basisscholen in Krimpen aan den IJssel. Afname is een keuze van de school zelf. Voor het onderwijsprogramma werkt de muziekschool samen met de combinatiefunctionarissen van stichting SYnerKri in het kader van Brede School en binnenschoolse cultuureducatie. De muziekschool geeft leerlingen de mogelijkheid instrumenten te huren. De verzelfstandiging brengt geen wijziging in de doelstelling met zich mee. Het gemeentebestuur en het stichtingsbestuur delen die opvatting. STICHTING De Stichting is per 13 juni 2017 tot stand gekomen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het bestuur draagt vanaf die datum de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid voor de stichting. Zij heeft de voorbereiding en uitvoering van het beleid gedelegeerd aan de directeur. De vaste staf bestaat verder uit een administratief medewerker, een coördinator onderwijs, een medewerker die naast educatieve werkzaamheden in aantal uur uitvoering geeft aan marketing en publiciteit en een conciërge. Om de continuïteit te waarborgen zal het stichtingsbestuur -op verzoek van de gemeente- de inhuur van de huidige directeur ten minste voor het eerste jaar, derhalve tot tenminste 1 september 2018, ongewijzigd continueren. Het bestuur heeft gemiddeld zes keer per jaar overleg met de directeur. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de visie en het beleid, de financiering, jaarplan, begroting, jaarrekening en andere voorkomende zaken. Het bestuur telt (statutair) een oneven aantal leden van minimaal 3 en maximaal 5 personen. Leden worden benoemd voor een termijn van 3 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging van maximaal 1 termijn. Het oprichtingsbestuur zal een afwijkend aftreedschema gebruiken om continuïteit van bestuur te waarborgen. Het bestuur is zodanig samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar, van deelbelangen, en van de directeur, kunnen functioneren als goede bestuurders en als goede toezichthouders en adviseurs. Het bestuur geeft op verantwoorde wijze invulling aan haar taken, en hanteert daarbij relevante wet- en regelgeving alsmede de Code Cultural Governance. Bestuursleden hebben affiniteit met cultuur en educatie, tevens is het streven dat een meerderheid van de bestuursleden gevestigd is in Krimpen aan den IJssel. Het bestuur hecht aan een brede vertegenwoordiging van expertises. Daarbij gaat het om de volgende kwaliteiten en kennis: - kennis van en ervaring met onderwijs - personeelsbeleid - PAGINA 4

5 juridische zaken - zakelijk en financieel management - bestuurlijk en politiek netwerk - netwerk in het (lokale) bedrijfsleven - kennis van marketing en publiciteit. Daarnaast is het uiteraard van belang dat elk bestuurslid voldoende tijd ter beschikking heeft om ook naast de reguliere vergaderingen de directeur en organisatie met raad en daad bij te staan, en tevens in staat en bereid is het eigen netwerk in te zetten voor Stichting Muziekschool Krimpen. BESTUURSPROFIELEN In het verlengde van het voorgaande is een profielschets opgesteld over algemene en specifiek (functie gebonden) vaardigheden waar over een bestuurslid zou moeten beschikken. Getracht is in lijn met het vastgestelde profiel kandidaten te werven, waarbij voor de startsituatie SKVR en de gemeente gevraagd zijn om een kandidaat voor een bestuursfunctie voor te dragen die -naar hun oordeel- past in het geschetste profiel. Beiden hebben een dergelijke voordracht gedaan en hun kandidaten zijn ook benoemd in het eerste stichtingsbestuur. Bij volgende bestuursbenoemingen zal geen sprake meer zijn van voordrachtrechten van organisaties buiten de stichting. De beide bestuurders (voorgedragen door gemeente en SKVR) functioneren zonder last en ruggespraak en nemen niet deel namens de gemeente of namens SKVR. Evenmin behoeven zij aan gemeente of SKVR verantwoording af te leggen over bestuurlijke keuzes die zij binnen de stichting maken. SAMENSTELLING BESTUUR Per 1 september is het bestuur van de Stichting Muziekschool als volgt samengesteld: Marcel Ririassa, voorzitter; bedrijfskundig adviseur met een grote bestuurlijke ervaring. Woonachtig in Krimpen. Voorgedragen door de gemeente Krimpen aan den IJssel. Gerard Fränzel, secretaris; gepensioneerd architect en adviseur met ruime bestuurlijke ervaring en een grote affiniteit met kunst en cultuur. Woonachtig in Krimpen aan den IJssel. Eric Vermaak, penningmeester; als leidinggevende een zeer ruime ervaring in de werkzaamheden van een muziekschool en bestuurlijke ervaring als lid van de raad van toezicht van een collega-instelling. Voorgedragen door de SKVR. Carla Collignon, algemeen bestuurslid; directeur/eigenaar van een drukkerij in Krimpen aan den IJssel; grote ervaring in marketing en sales. Woonachtig in Krimpen aan den IJssel en als ouder nauw betrokken bij de muziekschool. en Ellen Portasse, algemeen bestuurslid; werkzaam als communicatiedeskundige voor de gemeente Rotterdam. Een grote betrokkenheid bij kunst en cultuur, speelt voor eigen plezier piano. Woonachtig in Krimpen aan den IJssel waar ze op meerdere gebieden actief is als vrijwilliger. PAGINA 5

6 POSITIE SKVR Met de SKVR zijn op grote lijnen samenwerkingsafspraken gemaakt op verschillende onderdelen. In eerste instantie was het de bedoeling die samenwerking heel nauw en groot te maken inclusief de directievoering -, maar tijdens de gesprekken die in 2015 en 2016 gevoerd zijn kwam men wederzijds tot de conclusie dat een samenwerking op inhoud beter zal passen, vooral omdat het bestuur en gemeenteraad van Krimpen aan den IJssel een groot belang hechten aan het behouden van de couleur locale van de nieuwe organisatie. Op de volgende onderdelen wordt een samenwerking aangegaan: Muziek op School, het intensieve traject met 3 basisscholen S ICT-toepassingen in het instrumentale en vocale onderwijs Talentontwikkeling; deelname van talenten van de Muziekschool Krimpen aan de talentenklas van de SKVR Organiseren van gezamenlijk concerten en optredens door leerlingen Bijscholing docenten optioneel: inzet expertise bij het ontwikkelen van nieuwe disciplines; In de komende maanden zal deze samenwerking verder worden vormgegeven en geconcretiseerd. Daarnaast is een samenwerking op het gebied van marketing en communicatie voorzien. WERKWIJZE NIEUWE ORGANISATIE Bestuur en directie Stichting Muziekschool Krimpen zal zich naast de algemene wet- en regelgeving richten op de Code Cultural Governance. Deze code is enkele jaren geleden ontwikkeld ten behoeve van de transparantie en professionaliteit van het besturen in de culturele sector. Deze code is veel omvattend en voor een kleine organisatie als Muziekschool Krimpen te uitgebreid. Het bestuur en directie van Muziekschool Krimpen zal het komende jaar gebruiken om de code te implementeren. Dit zal resulteren in een bestuur en directieregelement. Communicatieplan er is een (concept) communicatieplan ontwikkeld met behulp van een adviseur van de SKVR. Binnenkort wordt dit in het bestuur besproken. Leerling administratiesysteem Muziekschool Krimpen heeft een nieuw, meer op de toekomst gericht leerling administratiesysteem aangeschaft. Door de uitgebreide mogelijkheden van dit systeem wordt met name de facturering en de invoer van gegevens heel veel gemakkelijker en minder arbeidsintensief. Dit systeem is per 1/9 operationeel. PAGINA 6

7 ICT-ondersteuning De stichting maken gebruik van ICT-faciliteiten die aanwezig zijn in de Tuyter. Deze infrastructuur wordt onderhouden door de gemeente en de kosten zijn doorberekend in de huur. HRM-ondersteuning Voor de HRM-ondersteuning worden de diensten van Tentoo ingehuurd. Zij zijn een bekende speler in het culturele veld en zullen de salarisadministratie, HRMadvisering en Arbo-advisering uitvoeren. Opbouw website en keuze logo en huisstijl Een nieuwe organisatie betekent ook een nieuwe huisstijl en website. Met dit traject is al in maart begonnen en per 1 september is de nieuwe website online. Keuze financieel pakket en accountant Muziekschool Krimpen gaat werken met Exact-online. Dit boekhoudprogramma kan heel goed gekoppeld worden aan het leerling administratiesysteem waardoor veel zaken automatisch ingelezen en verwerkt zullen worden. Daarnaast zijn de diensten van A&B-consultants ingehuurd. Zij helpen bij de opzet van het rekeningschema, geven de btw op, controleren de boekingen en betalingen en maken jaarlijks de jaarstukken op ter voorbereiding op het rapport van bevindingen wat door een accountant zal worden opgesteld. Voor dit laatste wordt gebruikt gemaakt van Rotterdam-Accountancy. Klachten en vertrouwenspersoon De afhandeling van klachten wordt als volgt georganiseerd: - klachten van klanten, leerlingen en leveranciers worden door de directie afgehandeld, indien nodig in overleg met het bestuur - klachten van medewerkers op het gebied van (seksuele) intimidatie, onveilige werksfeer, pesten etc. worden door een externe vertrouwenspersoon behandeld. Hiervoor wordt de diensten van een hiervoor gespecialiseerd bureau ingehuurd dit moet nog gerealiseerd worden-. BELEID Het proces van verzelfstandiging van Muziekschool Krimpen is gebaseerd op het rapport van BMC dat op 6 maart 2014 de basis vormde voor de besluitvorming hierover. Dat betekent toegankelijke en aantrekkelijk aanbod voor alle inwoners van Krimpen aan den IJssel. Vanaf het moment van de interne verzelfstandiging per is dat onderdeel van de afspraken met de gemeente geweest. Ook in het komende jaar zal Muziekschool Krimpen daarop inzetten. Voor het schooljaar betekent dit o.a. de volgende aandachtspunten: - verdere ontwikkeling van Muziek op School, het intensieve lesprogramma voor de basisschool. - uitbreiding aanbod voor kinderen en jongeren in de vrije tijd, gericht op samenspel PAGINA 7

8 - veel aandacht voor de positionering van Muziekschool Krimpen in de gemeente Krimpen aan den IJssel - verdere samenwerking met partners in de Tuyter, zoals Concordia, de bibliotheek en het Jeugd- en Jongerenwerk Natuurlijk zal er ook nieuw beleid ontwikkeld worden, bijvoorbeeld door het initiëren van nieuwe projecten waarvoor bij (private) fondsen gelden aangevraagd zullen worden. De subsidiecyclus is bij uitstek een geschikte systematiek om de afstemming over het te voeren beleid tussen het bestuur van de stichting en het gemeentebestuur te organiseren. ORGANOGRAM Het organogram van de organisatie ziet er als volgt uit: BESTUUR STICHTING DIRECTEUR DOCENTEN Lessen, cursussen, vrije tijd DOCENTEN Onderwijs PO, VO, BS Administratie Ondersteuning&beheer PR &communicatie Coördinator onderwijs PERSONELE SITUATIE De Stichting werkt met een aantal docenten in vaste dienst en een aantal. Verder is een directeur verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken, zowel inhoudelijk, organisatorisch als financieel en die samen met het bestuur eindverantwoordelijk is voor de resultaten van Stichting Muziekschool Krimpen. Per 1 september 2017 kent de Stichting één werknemer, namelijk de conciërge. Het voornemen bestaat om alle werknemers per 1 januari 2018 in dienst te nemen bij de Stichting onder gelijktijdige ontslagverlening bij de gemeente. De administratief medewerker zal in dienst van de gemeente Krimpen aan den IJssel blijven en op detacheringsbasis geplaatst worden bij de Muziekschool. De Ondernemingsraad van de gemeente Krimpen aan den IJssel heeft positief geadviseerd over deze organisatieaanpassing, vanzelfsprekend onder de conditie dat ten behoeve van de medewerkers een sociaal plan tot stand komt, waarmee de negatieve aspecten zo mogelijk worden gecompenseerd. Over dit sociaal plan vindt thans, in een open en positieve sfeer, overleg plaats met vertegenwoordigers van de werknemersorganisaties FNV en CNV. Dit PAGINA 8

9 overleg zal moeten leiden tot een in oktober/november 2017 overeen te komen sociaal plan, waarin tenminste afspraken gemaakt worden over: Compensatie van inkomensverschillen die het gevolg zijn van de overgang naar de cao Kunsteducatie; Mogelijkheden rond compensatie van pensioenverlies als gevolg van de overgang naar een ander pensioenfonds en De wijze waarop omgegaan wordt met andere verschillen in de secundaire arbeidsvoorwaarden. Uitgangspunt bij de overgang van personeel is het beginsel van mens-volgt-werk. Vertegenwoordigers van de werknemersorganisaties bepleiten terughoudendheid met het aantrekken van zzp-ers. De gemeente is bereid in het sociaal plan vast te leggen dat werving van zzp-ers (wat in een muziekschool als zodanig onontkoombaar is!) op een zodanige wijze zal gebeuren dat er geen sprake is van vermindering van werkgelegenheid voor de zittende medewerkers. Het gemeentebestuur zal de kosten voor de uitvoering van de in het sociaal plan overeengekomen compenserende maatregelen voor haar rekening nemen. De stichting zal de uitbetaling verzorgen en de in het sociaal plan overeengekomen zaken volledig respecteren. BESTUURLIJKE AFSPRAKEN GEMEENTE-STICHTING Voor het gemeentebestuur zijn de kaders die de gemeenteraad vastgesteld heeft voor de verzelfstandiging van de muziekschool leidend. Gemeente en Stichting hebben nadere af dagelijks beleid van de muziekschool raken. Het betreft: Het tarievenbeleid D kaders voor de vaststelling van de tarieven van de muziekschool worden vastgelegd in de subsidieovereenkomst Het college stuurt de subsidieovereenkomst jaarlijks ter informatie aan de gemeenteraad. P Het staat Muziekschool Krimpen vrij te werken met prijsacties. Huisvesting De muziekschool blijft gehuisvest in De Tuyter D PAGINA 9

10 Jaarlijkse afspraken I, binnen de lijnen van de eerder genoemde kaders van de gemeenteraad, de afspraken tussen college en muziekschool nader uitgewerkt, onder andere voor wat betreft de te leveren prestaties. D prestaties, wijze van controle en het maximum percentage dat de overhead mag bedragen. FINANCIEN Voor de periode september t/m december verstrekt de Gemeente een subsidie voor de kosten en vertrekt een lening voor het oplossen van mogelijke liquiditeitstekorten. De voorwaarden van deze subsidie en de lening zijn vastgelegd in een subsidieovereenkomst. De voorwaarden zijn dusdanig opgesteld dat het de muziekschool redelijkerwijs in staat stelt een algemene reserve op te bouwen. De subsidie voor het jaar 2018 zal voor 10 oktober worden aangevraagd. De Gemeente draagt - om niet - alle instrumenten en inventaris die de muziekschool nu gebruikt, over. De Stichting zal deze zonder waarde op de balans zetten. FRICTIEKOSTEN IVM VERZELFSTANDIGING Aan de externe verzelfstandiging zijn incidentele (frictie)kosten verbonden. Deze worden als Ingeschat op maximaal en hebben betrekking op eventueel verzekeringstechnisch nadeel (dat het pensioenfonds in rekening zou kunnen brengen), de kosten van het sociaal plan en de startkosten van de nieuwe organisatie (ICT, huisstijl, website enz.). CONTINUITEIT MUZIEKSCHOOL Verzelfstandiging van de gemeentelijke Muziekschool Krimpen aan den IJssel betekent niet dat de Gemeente geen of minder waarde hecht aan het belang van toegankelijk muziekonderwijs voor de inwoners van Krimpen. Gezien de zorgvuldigheid van de verzelfstandiging, de grote betrokkenheid van bestuur en medewerkers van Stichting Muziekschool Krimpen en de Gemeente, is er de stellige overtuiging dat de continuïteit voor klanten en medewerkers van Muziekschool Krimpen gewaarborgd is. Ook de nieuwe plek waar Muziekschool Krimpen sinds de herfst van 2016 is gehuisvest, zal bijdragen aan deze continuïteit, de zichtbaarheid en het succes.eeheer COORDINATOR ONDERWIJS DOCENTE PAGINA 10