Algemene functiebeschrijvingen voor het personeel van de internaten van de Vlaamse Gemeenschapscommissie

Transcriptie

1 BIJLAGE Bijlage nr. 2 Algemene functiebeschrijvingen voor het personeel van de internaten van de Vlaamse Gemeenschapscommissie FUNCTIEBESCHRIJVING VOOR HET AMBT VAN INTERNAATSBEHEERDER Onderwijsinstelling :... Instellingsnummer :... Inrichtende macht :... IDENTIFICATIE Naam personeelslid Stamboeknummer Geboortedatum Evaluator Bijkomende gegevens: volume opdracht, ATO, FUNCTIEBESCHRIJVING 1. Doel van de functie, inbegrepen de instellingsspecifieke doelstellingen - Het pedagogisch project van het internaat mee helpen definiëren, de eigen visie er in verwerken, waken over een goede uitvoering ervan en wanneer nodig bijsturen, om een houvast te bieden voor personeel, internen en ouders, om een rode draad te bieden voor alle internaatsactiviteiten, en om personeelsleden en andere betrokken partijen rond die visie te kunnen mobiliseren. - Uitvoering geven aan de reglementaire bepalingen opgelegd aan het internaat. - Opmaken van een plan op lange termijn om de continuïteit en de positieve evolutie van het internaat te verzekeren, en het aanbod af te stemmen op de behoeften van de regio en/of haar specifieke doelgroepen. - De kwaliteit binnen het internaat bewaken. 2. Taken en wijze van uitvoeren 2.1 Het pedagogisch project en de langetermijnplanning - Actief deelnemen aan het beleidsvoorbereidend overleg voor wat betreft het beleid van de inrichtende macht met betrekking tot de internaten. - Over het pedagogisch project mee nadenken en voorstellen formuleren aan de inrichtende macht. 1

2 - In overleg met de inrichtende macht en het internaatsteam het pedagogisch project concretiseren met eigen accenten en prioriteiten. - In de concretisering van het pedagogisch project bijzondere aandacht besteden aan gelijke (onderwijs)kansen en taal binnen een grootstedelijke context. - Alle betrokkenen informeren over, en stimuleren tot medewerking aan dit project. - Regelmatig de werking van het internaat analyseren en erover waken dat activiteiten en initiatieven in het internaat kaderen binnen dit pedagogisch project. - Opmaken van een sterkte-zwakte analyse van het internaat. - Vertrekkend van deze analyse, een beleidsnota opstellen met een aantal lange termijnstrategieën. 2.2 Planning en organisatie - Coördineren van de dagelijkse werking van het internaat: plannen, taakafspraken en taakverdeling, opvolging en bijsturing. - Organiseren en plannen van interne en externe overlegmomenten. - De inschrijvingen efficiënt en doeltreffend plannen. - In overleg met het personeelsteam een internaatskalender opmaken. - Een nascholingsplan opstellen, de vormingsnoden verzamelen en nascholing organiseren. - Groepen/leefgroepen vormen. - De opdrachten aan de verschillende personeelsleden toekennen. - Alle activiteiten tijdig vastleggen en zo nodig procedures ervoor bepalen, onder andere voor: personeelsvergaderingen projecten vrijetijdsbesteding - Voorstellen tot huishoudelijk reglement aan de inrichtende macht formuleren, intern reglement opstellen en toezien op de naleving van beide reglementen. - Op basis van het pedagogisch project van het internaat en in samenspraak met alle betrokkenen, een aanpak tot algemene kwaliteitszorg definiëren, invoeren en doen respecteren, om bij te dragen tot het goed functioneren van internen en personeelsleden, en om bij te dragen tot het effectief en efficiënt realiseren van de doelstellingen van het internaat: Kwaliteitsnormen bepalen voor de resultaatsgebieden. Telkens als dit nodig is, aan de hand van een sterkte/zwakte analyse de prioriteiten bepalen. Alle betrokkenen voor dit onderwerp sensibiliseren, stimuleren, opvolgen, bijsturen, en waar nodig zorgen voor opleiding in deze materie. 2.3 Het personeelsbeleid Plannen : - De inrichtende macht adviseren over de te hanteren uitgangspunten in het personeelsbeleid. - Bepalen welke personeelsleden men in de nabije toekomst zal nodig hebben, en het profiel bepalen. - De sterktes en zwaktes van de medewerkers kennen. - Waar mogelijk, de ambten verdelen i.f.v. de bekwaamheden van de personen. - Naargelang de procedures en de toegewezen of door de inrichtende macht gedelegeerde bevoegdheden, selecteren en rekruteren of voordragen van personeelsleden. - Afspraken maken over het functioneren en presteren van personeelsleden. 2

3 Begeleiden en opvolgen : - Zorgen voor een goed en motiverend werkklimaat. - Organiseren en eventueel voorzitten van de diverse personeelsvergaderingen. - Nieuwe personeelsleden onthalen, introduceren in de werking van het internaat en opvolgen. - Raad geven aan en coachen van personeelsleden. - Erop toezien dat de opvoeders hun coördinerende opdracht goed vervullen, hen daartoe stimuleren en hen daarbij helpen. - Functioneringsgesprekken houden met de personeelsleden. - Personeelsleden stimuleren tot nascholing. - Helpen oplossen van conflicten. - Een verslag opstellen bij disfunctioneren. - Toezien op het welzijn,veiligheid en gezondheid op het werk. Evalueren en waarderen: - De personeelsleden evalueren. - Goede prestaties erkennen en waarderen. - Het melden van een evaluatie onvoldoende aan de inrichtende macht. Orde en tucht: - Orde- en tuchtmaatregelen voorstellen aan de inrichtende macht. 2.4 Financieel en materieel beheer - Een ontwerp van begroting formuleren aan de inrichtende macht, de begroting uitvoeren en opvolgen, om de werkingsmiddelen optimaal te beheren, om het patrimonium van het internaat te vrijwaren, en om te voldoen aan de vigerende regelgeving en de verplichtingen opgelegd door de inrichtende macht. - Investeringen voorstellen. - Toezien op een goed beheer van de voorraden. - Toezien op een kostenbewust gedragspatroon van de medewerkers. - Voorstellen van of instaan voor de aankopen met respect voor de wetgeving op de overheidsopdrachten en de afspraken van de inrichtende macht. - Advies verstrekken bij of opstellen van een meerjarenplan voor het materiaal/financieel beheer. - Toezien op het onderhoud en de netheid van de gebouwen en domeinen. - Een adequaat veiligheidsbeleid voeren. - Toezien op de naleving van de voorschriften met betrekking tot veiligheid en hygiëne. - Toezien op de actualisering en de uitvoering van het preventiedossier. 2.5 Administratief beheer - Toezien op een correcte verwerking van de personeelsadministratie. - Toezien op een correcte verwerking van de internenadministratie. - Het naleven van de procedures van de inrichtende macht. - Zorgen voor een tijdige en goede verwerking van allerhande documenten. - Toezien op het bijhouden van het klassement en het archief. - Toezien op het respecteren van de wet op de privacy. 3

4 2.6 Internenbegeleiding - De begeleiding van de internen organiseren en opvolgen. - Zorg dragen voor een aangenaam leef- en leerklimaat. - Contact onderhouden met de internen om hen te betrekken bij het internaatsgebeuren, om hen te mobiliseren voor het opvoedingsproject, om een gunstig studie- en leefklimaat te scheppen, en om het welbevinden van de internen te verzekeren. - In overleg met het internaatsteam de signalen die jongeren uitzenden of die uit hun gedrag zijn af te leiden en die op onderliggende problemen of noden kunnen wijzen, juist kunnen inschatten en passende stappen zetten tot doorverwijzing. 2.7 Overleg en samenwerking met alle interne en externe partners - Instaan voor en toezien op een goede communicatie en overleg met alle interne betrokken instanties/partijen, om een goede informatie uitwisseling te verzekeren, om hun medewerking te verkrijgen, en om te voldoen aan een aantal decretale/reglementaire of door de inrichtende macht opgelegde verplichtingen. - Participeren aan, verzekeren van de goede werking, en eventueel voorzitten van volgende raden of vergaderingen: het internaatscollege personeelsvergaderingen teamoverleg ad hoc werkgroepen op niveau van de inrichtende macht. - Als deskundige participeren aan het syndicaal overleg op niveau van de inrichtende macht. - Via formele en informele contacten, een goede communicatie verzekeren met de inrichtende macht van het internaat. - Instaan voor en toezien op een goede communicatie en overleg met alle externe partners, om een goede informatie uitwisseling te verzekeren, om hun medewerking te verkrijgen, en om te voldoen aan een aantal decretale/reglementaire of door de inrichtende macht opgelegde verplichtingen. - Contacten onderhouden met directies van het basis- en secundair onderwijs uit de regio met het oog op netwerking. - Het internaat binnen de regio voldoende bekendheid geven en promoten, om het imago van het internaat te bevorderen, om internen te rekruteren, en om het bestaan en/of het ontwikkelen van het internaat op termijn te verzekeren. - Een PR- en communicatiebeleid uitwerken conform de afspraken met de inrichtende macht. 2.8 Communicatie en samenwerking met de ouders - Instaan voor en toezien op een goede communicatie en samenwerking met de ouders, om informatie te geven en/of uit te wisselen over hun kinderen, om hen te informeren over en/of hen te betrekken bij het internaatsgebeuren, en om samen te werken aan de opvoeding van hun kinderen. - Communiceren van de activiteitenkalender. - De ouderparticipatie stimuleren. - Kennis maken met de ouders van nieuwe internen bij de inschrijving of het onthaal. - Formele en informele contacten onderhouden met ouders. - Indien nodig problemen met ouders bespreken en samen naar oplossingen zoeken. - Discreet met persoonlijke en vertrouwelijke gegevens omgaan. 4

5 3. Instellingsgebonden opdrachten en de wijze van uitvoeren 4. Rechten en plichten inzake permanente vorming en nascholing - Op de hoogte blijven van relevante veranderingen in wetgeving. - Op de hoogte blijven van ontwikkelingen binnen het Vlaams onderwijsbeleid en de Brusselse onderwijscontext. - Recente pedagogische ontwikkelingen opvolgen. - Reflecteren over het eigen professioneel functioneren en waar nodig bijsturen. - Ingaan op het bestaande opleidingsaanbod. - Zelf initiatieven inzake nascholing nemen. BEKRACHTIGING In overleg opgemaakt op: Handtekening personeelslid Handtekening evaluator In voorkomend geval, elementen waarmee het personeelslid het niet eens is Beslissing van de inrichtende macht datum Voor kennisneming Handtekening van het personeelslid Handtekening evaluator Een kopie van de geïndividualiseerde functiebeschrijving wordt bezorgd aan de inrichtende macht. WIJZIGINGEN VAN DEZE FUNCTIEBESCHRIJVING Belangrijke wijzigingen opdracht personeelslid Persoons- en ontwikkelingsgerichte doelstellingen Basis: O Functioneringsgesprek van.. (datum) of O Na evaluatie van (datum) en opstart volgende evaluatiecyclus Andere wijzigingen Basis: O Functioneringsgesprek van.. (datum) of O Na evaluatie van (datum) en opstart volgende evaluatiecyclus 5

6 BEKRACHTIGING Handtekening personeelslid Handtekening evaluator In voorkomend geval, elementen waarmee het personeelslid het niet eens is: Beslissing van de inrichtende macht: datum Voor kennisneming Handtekening van het personeelslid Handtekening evaluator Een kopie van de geïndividualiseerde functiebeschrijving wordt bezorgd aan de inrichtende macht. 6

7 FUNCTIEBESCHRIJVING VOOR HET AMBT VAN STUDIEMEESTER- OPVOEDER IN EEN INTERNAAT Onderwijsinstelling :... Instellingsnummer :... Inrichtende macht :... IDENTIFICATIE Naam personeelslid Stamboeknummer Geboortedatum Evaluator Bijkomende gegevens: volume opdracht, ATO, EVVJ: van toepassing op personeelsleden tewerkgesteld in Elishout, verblijf voor jongeren KVVJ: van toepassing op personeelsleden tewerkgesteld in Kasterlinden, verblijf voor jongeren FUNCTIEBESCHRIJVING 1. Doel van de functie, inbegrepen de instellingsspecifieke doelstellingen - Meewerken aan de realisatie van het algemene pedagogische project van de inrichtende macht en het pedagogisch project van het internaat en een voorbeeldfunctie vervullen inzake de normen en waarden die daarin verwoord worden. - Meewerken aan het begeleidingsproces van elk individueel kind/elke jongere. - Het pedagogische (EVVJ)/ (ortho)-pedadogische (KVVJ) luik van het individuele handelingsplan opstellen, concretiseren, uitvoeren en evalueren binnen de eigen groepswerking LO en/of SO (EVVJ)/leefgroepswerking (KVVJ), steeds in communicatie met de betrokken context van het kind/de jongere. - In nauwe samenwerking met het team bijdragen tot het welzijn en de kwaliteit van leven/leren. - Meewerken aan de organisatorische aspecten van groepsgebonden (EVVJ)/ leefgroepsgebonden (KVVJ) materies. - Door het opnemen van eigen verantwoordelijkheid en een constructieve ingesteldheid bijdragen tot een goede werking van het internaat in zijn geheel. 2. Taken en de wijze van uitvoeren 2.1 Begeleiding van internen, semi-internen (KVVJ) en externen (KVVJ) - Zorgen voor en opvolgen van een positief, aangepast en aangenaam leefklimaat. - Uitbouwen van een gepaste gezagsverhouding en waken over te verregaande familiariteit. - Realiseren van spontane tucht vanuit passief leiderschap. - Nastreven en bewaken van groepsdynamische noden enerzijds en individuele zorgvragen anderzijds. 7

8 - Attent zijn voor 'signalen' die de kinderen en jongeren uitzenden of die uit hun gedrag zijn af te leiden en die op onderliggende problemen of noden kunnen wijzen. Deze signalen ernstig nemen en na overleg passende stappen zetten. - Op basis van het huishoudelijke en interne reglement samen met de jongeren duidelijke afspraken maken en de toepassing van deze afspraken en reglementen consequent bewaken. - Continuïteit in het opvoedingsproces garanderen door gemaakte afspraken en ondernomen acties op te volgen. - Uitvoeren van een aantal verzorgende taken, zoals het opvolgen en bijsturen van de dagelijkse hygiëne en zelf hierin een voorbeeldfunctie vervullen. - Verzorgen van actieve surveillantie op internen. - Bij ziekte of EHBO contact opnemen met de arts of ziekenhuis, zorgen voor een correcte medische opvolging zoals deze intern is afgesproken. - Toedienen van medicatie zoals medisch werd voorgeschreven. De ouders waarschuwen en aandacht hebben voor zaken die de gezondheid kunnen schaden of allergische reacties kunnen teweegbrengen. - Het comfort van de kinderen/jongeren verhogen en zo pesterijen en uitsluiting voorkomen. Preventief handelen t.o.v. pesten en indien het zich voordoet kordaat en consequent optreden. - Elementaire beleefdheid bijbrengen en zelf hierin een voorbeeldfunctie uitoefenen. - Bevorderen van de integratie van nieuwelingen. - Zorgen voor orde en netheid zowel in de kamers als in de groepsruimtes, en zelf hierin een voorbeeldfunctie uitoefenen. - De betrokkenheid bij de groep en de gerichtheid op het geheel bij de internen stimuleren. - Een huiselijke sfeer van gezelligheid en veiligheid creëren. - De jongere helpen bij het ontdekken en het ontplooien van de eigen mogelijkheden en talenten. - De kinderen en jongeren leren hun vrije tijd zinvol in te vullen, hen stimuleren en bij hen interesse opwekken voor diverse activiteiten, ze in contact brengen met verschillende ontspanningsmogelijkheden. - Kinderen en jongeren actief begeleiden bij het studeren en het leren leren : studieplanning, zelfstandig werk, studiemethode, bevorderen van een goed studieklimaat. (EVVJ) - In overleg met de collega s, uitvoeren van het individueel handelingsplan. (KVVJ) - Verzorgen van toezicht op semi-internen en externen. (KVVJ) - Klasondersteunende taken. (KVVJ) - Middagbeleiding van internen, semi-internen en externen. (KVVJ) - Organiseren woensdagnamiddagbeleiding van internen en eventuele semi-internen en externen. (KVVJ) 2.2 Overleg en samenwerking met ouders en contactpersonen - Ouders benaderen als gelijkwaardige partners in het opvoedingproces van de internen. - Een vertrouwensrelatie opbouwen met ouders waarin langs beide kanten allerhande thema s bespreekbaar worden op een respectvolle manier. - Aanwezig zijn op formele en informele oudercontacten. - Voorzien in wekelijkse communicatie met de ouders of verantwoordelijke contactpersonen. - Discreet omgaan met persoonsgebonden informatie en deze aan de juiste persoon communiceren. - Instaan voor het onthaal van de ouders van nieuwe internen en hen de nodige informatie verstrekken. - Problemen bespreken met ouders of verantwoordelijke contactpersonen. - Ouders op de hoogte houden van de activiteitenkalender en geldende praktische afspraken. - Het individueel handelingsplan (aanvang /evaluatie) met ouders bespreken en hun vragen en noden er in opnemen. (KVVJ) 8

9 2.3 Overleg en samenwerking met het internaatsteam - Vanuit een constructieve en collegiale houding deelnemen aan vergaderingen en overlegmomenten die te maken hebben met de werking van het internaat. - Zorgen voor een schriftelijke weerslag van de vergaderingen volgens een beurtrol. - Gemaakte afspraken correct en loyaal nakomen. - Ervaringen, informatie en werkmethodes met collega s uitwisselen. - Relevante informatie i.v.m. het functioneren en het welbevinden van internen op een correcte wijze communiceren aan de beheerder (EVVJ)/ adjunct van de directeur - beheerder internaat (KVVJ). - Relevante informatie i.v.m. het eigen functioneren en welbevinden als opvoeder op een correcte wijze communiceren aan de beheerder (EVVJ)/ adjunct van de directeur - beheerder internaat (KVVJ). - Actief en constructief deelnemen aan gesprekken omtrent de internen of het eigen functioneren met de beheerder (EVVJ)/ adjunct van de directeur - beheerder internaat (KVVJ). - Problemen en conflicten met ouders, leerkrachten en andere relevante derden bespreken binnen het internaatsteam. - Bijdragen aan een collegiale en aangename werksfeer. - Gezamenlijk zorg dragen voor infrastructuur en uitrusting van het internaat. - Het preventie-, welzijns-, milieu- en gezondheidsbeleid actief ondersteunen en hier een voorbeeldfunctie in vervullen naar de internen toe. - Aanwezig zijn bij activiteiten georganiseerd door interne instanties. -Voorstellen formuleren om op een efficiëntere manier te werken en deze voorstellen na overleg met de beheerder (EVVJ)/ adjunct van de directeur - beheerder internaat (KVVJ) en collega-opvoeders pogen te realiseren. - In navolging van het opgemaakte permanentierooster afwezigheden van collega s opvangen. - Actieve bijdrage aan digitale gegevensverwerking en uitwisseling. (EVVJ) - Bijhouden van het logboek. (KVVJ) 2.4 Overleg en samenwerking met alle externe partners - Contacten onderhouden met diverse instanties in functie van de internen en de internaatswerking. - Actief meewerken aan informatie-uitwisseling met de scholen. - Aanwezig zijn op klassenraden. - Ingaan op de vraag tot overleg vanuit externe organisaties die de verantwoordelijkheid dragen voor de begeleiding van de betrokken interne leerling. - Bijdragen tot een goede werking van de campus in haar geheel. 9

10 2.5 Internaatsadministratie - Opmaak van een voorstel tot individueel handelingsplan van de toegewezen internen en dit na overleg met het internaatsteam en verantwoordelijke van het internaat aanpassen en finaliseren. - Aanwezigheidslijst bijhouden zoals intern afgesproken. - Administratie op een ordelijke en toegankelijke wijze bijhouden. - Helpen bij het administratief en logistiek organiseren van activiteiten van het internaat. - Op regelmatige tijdstippen de contactgegevens van de aan hem/haar toevertrouwde internen verifiëren. - Correct en tijdig invullen van formulieren voor aanvragen vorming en evaluatie van de gevolgde vorming. - Correct en tijdig invullen van formulieren voor terugbetaling vervoer eigen wagen. (KVVJ) 3. Instellingsgebonden opdrachten die op een billijke manier verdeeld worden onder de verschillende personeelsleden en de wijze van uitvoeren - Sleutelbeheer - Beheer knutselmateriaal - Deelname aan werkgroepen in het internaat, de school en/of externe organisaties - De begeleiding van stagiairs - De begeleiding van nieuwe collega s - Vervoer en begeleiding van internen - MOS-begeleiding - Veiligheidscoördinator - ICT-verantwoordelijke - Lokaal aanspreekpunt veiligheid en welzijn - Bedrijfseerstehulpverlener - Mentorschap - Helpen bij de organisatie van infodagen, studiedagen en bezoeken - In overleg afwezigheden van collega s buiten de gemaakte afspraken opvangen - Opstellen activiteitenkalender - Beheer van de bibliotheek (EVVJ) - Beheer van de dvd-theek (EVVJ) - Beheer sportmateriaal (EVVJ) - Verantwoordelijke ontspanningsmomenten (incluis woensdagnamiddag) LO (EVVJ) - Verantwoordelijke ontspanningsmomenten (incluis woensdagnamiddag) SO (EVVJ) - Beheer staat der lokalen (EVVJ) - Beheer internaatsfoto s en video s (EVVJ) - Verzorging huisdieren (EVVJ) - Beheer van de mediatheek (KVVJ) - Vervoer en begeleiding van semi-internen en externen (KVVJ) - Organiseren van naschoolse opvang van semi-internen en eventueel externen (KVVJ) 10

11 4. Rechten en plichten inzake permanente vorming en nascholing - Nascholing volgen in uitvoering van het nascholingsbeleid en het aanbod. - Op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen in het vakgebied. - Initiatieven nemen om zich na te scholen in functie van de persoonlijke vakbekwaamheid. - Hulp bieden bij het opstellen en uitvoeren van het nascholingsplan. - Kennis en ervaringen uitwisselen met collega s (binnen het internaat of met andere internaten). BEKRACHTIGING In overleg opgemaakt op: Handtekening personeelslid Handtekening eerste evaluator In voorkomend geval, elementen waarmee het personeelslid het niet eens is: Beslissing van de inrichtende macht: datum Voor kennisneming Handtekening van het personeelslid Voor opvolging proces: Handtekening eerste evaluator Handtekening tweede evaluator Een kopie van de geïndividualiseerde functiebeschrijving wordt bezorgd aan de tweede evaluator en de inrichtende macht. WIJZIGINGEN VAN DEZE FUNCTIEBESCHRIJVING Belangrijke wijzigingen opdracht personeelslid Persoons- en ontwikkelingsgerichte doelstellingen Basis: O Functioneringsgesprek van.. (datum) of O Na evaluatie van (datum) en opstart volgende evaluatiecyclus Andere wijzigingen Basis: O Functioneringsgesprek van.. (datum) of Na evaluatie van (datum) en opstart volgende evaluatiecyclus 11

12 BEKRACHTIGING Handtekening personeelslid Handtekening evaluator In voorkomend geval, elementen waarmee het personeelslid het niet eens is: Beslissing van de inrichtende macht: datum Voor kennisneming Handtekening van het personeelslid Voor opvolging proces: Handtekening evaluator Handtekening tweede evaluator Een kopie van de geïndividualiseerde functiebeschrijving wordt bezorgd aan de tweede evaluator en de inrichtende macht. Gezien om gevoegd te worden bij het collegebesluit 09/336 van 25 september 2009 houdende de goedkeuring van de algemene functiebeschrijvingen en algemene evaluatieafspraken voor het personeel van de internaten van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De Collegeleden, Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Jean-Luc VANRAES 12