Ter kennisnameter Portefeuillehouder : Spijk (Wethouder), van der K. (Krijn) Communicatie : True

Transcriptie

1 Voorstel Aan : Burgemeester en Wethouders Kenmerk : Status : Openbaar / Ter besluitvorming Datum : 14 november 2017 Afdeling : Projecten Raad : Ter kennisname Medewerk(st)er : S.E. van Dam-Boer de Ter kennisname Telefoonnummer : Or : Ter kennisname Ter kennisnameter Portefeuillehouder : Spijk (Wethouder), van der K. (Krijn) Communicatie : True Bijlage(n) : 5 14 november november 2017 Onderwerp: Vaststellen Definitief Ontwerp Toekomstbestendige Huisvesting Samenvatting: Op 1 juni 2017 heeft de Raad ingestemd met het Voorlopig Ontwerp en het krediet voor het project Toekomstbestendige Huisvesting. Het Voorlopig Ontwerp is nader uitgewerkt in een Definitief Ontwerp met een daarbij behorende kostenraming. Daarnaast is voor het parkeren een onderzoek gedaan naar het aantal medewerkers dat met de fiets of OV naar kantoor kan komen en zijn de mogelijke HRregelingen waarmee daarop gestuurd kan worden geïnventariseerd. Gevraagde beslissing: 1. In te stemmen met het Definitief Ontwerp 2. Kennis te nemen van de voorgestelde inventarisatie van HR-regelingen 3. Kennis te nemen van het onderzoek woon-werkverkeer 4. Kennis te nemen van de stichtingskostenopzet (vertrouwelijk) Intern advies Fin, FZ, B&V, DV, RenV, COM, ICT,HR, MT Extern advies Circuleren B&W Secr. Burg. Weth. I Weth. II Weth. III Weth. IV Akkoord: Architecten Lab, Antea Groep, Huls Bouwkosten advies Bespreken B&Wvergadering 14 november 2017

2 Besluit: 2

3 Kenmerk : Programma : Burger en bestuur Onderwerp : Vaststellen Definitief Ontwerp Toekomstbestendige Huisvesting Aanleiding en doel De huidige decentrale huisvesting van teams, afdelingen en medewerkers met klantcontacten/loket- en baliefuncties draagt niet bij aan een goede samenwerking en een efficiënte organisatie. Daarnaast verloopt per 1 september 2021 het huurcontract van het Heerenhuys. Daarom is begin 2015 door het MT en het college de projectopdracht Toekomstbestendige Huisvesting vastgesteld. In maart 2015 heeft een ProjectStartUp(PSU) plaatsgevonden, op basis waarvan een projectplan is opgesteld. Het projectplan is op 31 maart 2015 door het college vastgesteld. Het doel van het project is om te komen tot een toekomstbestendig huisvestingsconcept waarbij één locatie (voor het gemeentehuis en het Heerenhuys) en 0,7 bureauwerkplek per fte (flexibele werkplekken dus) uitgangspunten zijn. Het huisvestingsconcept moet qua concept op termijn ook op de locatie van de Heerenweg (buitendienstmedewerkers) kunnen worden geïmplementeerd. Als centrale locatie is gekozen voor het gemeentehuis. Na het projectplan zijn het Programma van Eisen, het Vlekkenplan en een indicatieve raming opgesteld (definitiefase).deze zijn vastgesteld door de gemeenteraad op 16 juni Het Programma van Eisen is uitgewerkt in een Voorlopig Ontwerp voor de Huisvesting en een Functioneel Ontwerp voor ICT. Beide ontwerpen incl. bijbehorende kredieten zijn in één voorstel aan de raad aangeboden en op 1 juni 2017 vastgesteld. Het project ICT wordt als een deelproject verder uitgewerkt, waarbij intensieve afstemming met project Huisvesting plaatsvindt. Het project ICT verloopt volgens planning. In het 2 e kwartaal van 2018 worden de mobiele devices uitgerold. Hierna is voor de huisvesting gestart met de uitwerking van het Voorlopig Ontwerp naar het Definitief Ontwerp (DO). Deze is nu gereed, incl. de daarbij behorende bouwkostenraming. Het Definitief Ontwerp is opgesteld door het Architectenlab uit Deventer. De bouwkostenraming is gemaakt door Huls Bouwmanagement. Deze bouwkostenraming is verwerkt in de stichtingskostenberekening. De Antea-groep heeft bij het opstellen van het ontwerp en de raming geadviseerd over de installaties. Indicatoren (facultatief) - Motivering voorstel 1.1 Het Definitief Ontwerp is een nadere uitwerking van het Voorlopig Ontwerp Het Definitief Ontwerp (Bijlage I) is een nadere uitwerking van het Voorlopig Ontwerp en sluit goed aan op het Programma van Eisen. Het Huisvestingsconcept zoals beschreven in het Programma van Eisen is niet gewijzigd bij de nadere uitwerking en biedt een optimale werkplekmix (Bijlage VIII). Het ontwerp stimuleert het (team overstijgend) samenwerken. Tevens verhoogt één locatie de arbeidsproductiviteit, omdat het pendelen tussen twee locaties komt te vervallen.

4 1.2 Het Definitief Ontwerp wordt breed gedragen Het Definitief Ontwerp (Bijlage I) is door middel van een intern participatietraject uitgewerkt. Tijdens de DO-fase hebben alle medewerkers de mogelijkheid gehad om te stemmen op de look&feel voor de werkomgeving. Hier is door de meerderheid gekozen voor de Pigmentdruppels (bijlage II). Dit is dan ook het uitgangspunt voor de nu voorgestelde inrichting van de werkomgeving. Daarnaast hebben de medewerkers de mogelijkheid gehad om tijdens speeddates hun vragen te stellen, zorgen te uiten en ideeën mee te geven voor het ontwerp. In het ontwerpteam zijn alle relevante vakgebieden vertegenwoordigd. 1.3 Het Definitief Ontwerp stimuleert samenwerking in de organisatie De huidige decentrale huisvesting van teams, afdelingen en medewerkers met klantcontacten draagt niet bij aan een goede samenwerking en een efficiënte organisatie. De decentrale huisvesting van processen (teams en afdelingen) en klantcontacten (balie/loket) leiden o.a. tot verspilling en langere doorlooptijden. Daarnaast is het huidige traditionele (cellen)kantoorconcept niet flexibel in gebruik en niet open en transparant. Het nu voorliggende ontwerp stimuleert samenwerking, omdat uitgegaan wordt van een open en transparante werkomgeving, waarbij de medewerker een werkplek kiest die bij zijn of haar werkzaamheden past. Daarnaast komen er informele overlegplekken en een werkcafé waar medewerkers samen kunnen werken. 1.4 Het Definitief Ontwerp kan de groei opvangen Het uitgangspunt voor het ontwerp is een open structuur met een bepaalde mate van uniformiteit per afdelingsvlek. Per vlek is ruimte om werkplekken te laten vervallen of juist toe te voegen zonder afbreuk te doen aan de uitgangspunten van het ontwerp. Toekomstige groei kan hierdoor ook qua vierkante meters - op een eenvoudige wijze worden opgevangen. Hiermee is het ontwerp flexibel en toekomstbestendig. 1.5 Het Definitief Ontwerp is sober en doelmatig In het ontwerp worden, daar waar mogelijk, materialen, installaties en meubilair hergebruikt. 1.6 Het Definitief Ontwerp past binnen het krediet Door de Raad is in juni 2017 een krediet beschikbaar gesteld van ,- en er resteerde nog een bedrag van ,- uit het voorbereidingskrediet. De raming van de stichtingskosten (Bijlage III, vertrouwelijk) op basis van het Definitief Ontwerp valt binnen het totale beschikbare krediet. 1.7 Het Definitief Ontwerp biedt een goede oplossing voor het bezoekers parkeren, het fiets parkeren en het parkeren van de dienstauto s In het Definitief Ontwerp wordt de parkeergarage aan de westzijde iets uitgebreid. Hierdoor kan het aantal parkeerplaatsen voor de fiets aanzienlijk worden uitgebreid, zodat er voldoende mogelijkheid voor medewerkers is om de fiets te parkeren. Met deze uitbreiding ontstaat er ook de mogelijkheid om ruimere parkeerplekken te creëren voor de dienstauto s en het bezoekers parkeren in de parkeergarage ongemoeid te laten. 1.8 Duurzaamheid Voor het gemeentehuis zijn een aantal duurzaamheidsmaatregelen opgenomen, waaronder bijvoorbeeld de zonnepanelen (reeds geïnstalleerd) en LED-verlichting. Afgesproken is dat werk-met-werk gemaakt wordt en duurzaamheidsmaatregelen gelijktijdig met het project worden uitgevoerd. Daarnaast blijft het uitgangspunt dat

5 waar mogelijk hergebruik van meubilair en materialen plaatsvindt. De inventarisatie uit het Voorlopig Ontwerp vormt de basis voor het nog op te starten aanbestedingstraject. 1.9 Veilige oversteek ter plaatse van de nieuwe entree bij de onderdoorgang Tijdens het vaststellen van het Voorlopig Ontwerp is besloten dat het wel of niet in stand houden van de fietsonderdoorgang tussen de parkeergarage en het gemeentehuis buiten de scope van dit project valt. De onderdoorgang blijft vooralsnog ongewijzigd gehandhaafd. In het Definitief Ontwerp is wel nagedacht hoe de oversteek ter plaatse van de nieuwe entree veiliger gemaakt kan worden. Hiervoor is ook advies gevraagd aan het Gehandicaptenplatform. De oversteek wordt beter gemarkeerd en er komt een waarschuwingssysteem. Na het vaststellen van het DO wordt het systeem nader uitgewerkt. Het Gehandicaptenplatform wordt hier weer bij betrokken. 2.1 Onderzoek toont aan dat meer medewerkers bereid zijn met een ander vervoermiddel dan de auto naar het werk te komen In september dit jaar is een postcodescan uitgevoerd door Bereikbaar Haaglanden. De postcodescan heeft inzicht gegeven in het bruto potentieel van medewerkers dat mogelijk met een ander vervoermiddel naar hun werk kan komen. In vervolg op de postcodescan is middels een enquête getoetst of het bruto potentieel overeenkomt met de werkelijkheid. In Bijlage V zijn de conclusies uit de enquête opgenomen. Daarnaast heeft de gemeente het convenant servicepunt 071 ondertekend en daarmee wordt de ambitie uitgesproken om medewerkers die binnen een straal van 5 km wonen, te stimuleren met de fiets te komen. 2.2 De geïnventariseerde HR-regelingen zijn de basis voor de nog op te stellen interne beleidsregels Tijdens het vaststellen van het Voorlopig Ontwerp is besloten dat medewerkers die met de auto komen, deze kunnen parkeren op het parkeerterrein van Cleijn Duin en het marktplein. Daarnaast is indertijd aangegeven dat er interne beleidsregels uitgewerkt zullen worden. Deze beleidsregels moeten medewerkers stimuleren om meer met de fiets en/of openbaar vervoer te komen en het minder aantrekkelijk te maken om met de auto te komen. Bijvoorbeeld door het (anders) inzetten van vergoedingen. Onze HRMadviseurs (mede op advies van Bereikbaar Haaglanden) hebben een overzicht gemaakt met mogelijke regelingen die ingezet kunnen worden (Bijlage IV). Kanttekeningen 1.1 Inhoudelijke wijzigingen zijn na het vaststellen van het DO en de selectie van de aannemer niet meer mogelijk zonder financiële consequenties De berekeningen zijn gebaseerd op het Definitief Ontwerp. Als er een aannemer geselecteerd wordt op basis van de berekeningen en het ontwerp, betekent het dat iedere wijziging die doorgevoerd gaat worden door de aannemer in rekening wordt gebracht. 1.2 Natuurbeschermingswet Op de kop van de parkeergarage zou er ter hoogte van de entree van de parkeergarage mogelijk een beschermde plant groeien (klimopbremraap) in het kader van de Natuurbeschermingswet. Zoals het er nu naar uitziet valt deze plant onder de categorie gevoelig. Om in kaart te brengen of er wel of geen ontheffing aangevraagd moet worden, zal er eerst een verkennend onderzoek moeten worden verricht.

6 1.3 Realiseren van de GPR score op alle onderdelen is niet haalbaar De GPR score (Gemeentelijke Praktijk Richtlijn voor duurzaam bouwen) is onderverdeeld in vijf thema s. De gemiddelde score van 7.0 wordt gehaald, echter een 7.0 voor alle thema s separaat wordt door twee thema s niet gehaald. Om op alle onderdelen individueel de score van minimaal 7.0 te behalen is een investering nodig die op gespannen voet staat met het uitgangspunt sober en doelmatig. Daarnaast zijn de onderzochte ingrepen om de GPR score te verhogen niet mogelijk als gevolg van technische beperkingen in het bestaande gebouw. Er wordt geen afbreuk gedaan aan het klimaat in het gebouw en daarom is er voor gekozen om het uitgangspunt sober en doelmatig te laten prevaleren. 2.1 De wijze waarop de HR-regelingen worden ingezet moet nog nader worden uitgewerkt De HR-regelingen (Bijlage IV) betreft een inventarisatie van alle mogelijke regelingen die van invloed zijn op de wijze waarop medewerkers naar hun werk komen. De wijze waarop de regelingen worden ingezet wordt na vaststelling van de Definitief Ontwerp nader uitgewerkt. Middelen De Raad heeft een krediet beschikbaar gesteld van ,-. Vanuit het voorbereidingskrediet was er nog een restantkrediet beschikbaar van ,- die hieraan toegevoegd is. De totale stichtingskosten sluiten nu op ,- en vallen binnen het totale krediet. Uitgangspunt bij de berekeningen is om werk met werk te maken. Hierdoor worden er werkzaamheden die voorzien waren vanuit het MJOP meegenomen in het project huisvesting. De kosten hiervan vallen niet onder het krediet van de huisvesting. Voor het inhuren van een bureau dat medewerkers gaat begeleiden in de verandering van houding en gedrag wordt via het opleidingsbudget een aparte aanvraag ingediend. Hierover is al overleg met de HR adviseurs. Voor de benodigde communicatie inzet is een bedrag gereserveerd in het project. Uitvoering Na het vaststellen van het Definitief Ontwerp wordt er gestart met de uitwerking in een besteken in bestektekeningen. Aangezien de markt van de aannemers de afgelopen maanden sterk is veranderd (meer werk voor aannemers dus mogelijk risico bij aanbesteding) wordt momenteel onderzocht of de selectie voor de aannemer gebeurt voor het opstellen van het bestek (bouwteam), of na het opstellen van bestek- en bestektekeningen (traditionele aanbesteding). De aanbesteding voor de verbouwing zal gebeuren op basis van Nationaal Openbaar omdat dit ruim onder het drempel bedrag van een Europese aanbesteding blijft. In Q worden door HRM de aan te passen regelingen in een voorstel uit gewerkt. Dit voorstel zal (waarschijnlijk) voor instemming naar de OR gaan en ter besluitvorming aan het MT worden aangeboden. Bij het vaststellen van het VO is aan de OR om instemming gevraagd. Op alle onderdelen heeft zij instemming gegeven, met uitzondering van de uitwerking van werkplekken voor medewerkers met een medische indicatie. Dit wordt na het vaststellen van het DO uitgewerkt en ter instemming aan de OR aangeboden. Het voorstel voor de inrichting van het vergadercentrum en de definitieve gunning aan de aannemer zal aan het college ter besluitvorming worden voorgelegd.

7 Social Return on Investment In het aanbestedingstraject wordt Social Return on Investment meegenomen en waar mogelijk toegepast. Communicatie en Planning Om de ontwerpfase projectmatig af te ronden wordt een gatereview gehouden. Na besluitvorming over het DO wordt de gatereview opgestart. Onderdeel van de gatereview is de planning en het communicatieplan. Deze worden aangescherpt op de voorbereidingsfase en de daadwerkelijke uitvoering. In de uitvoeringsplanning wordt met alle disciplines gekeken naar een logische bouwstroom en tevens naar vervangende werkplekken tijdens de verbouwing. Hierbij is uitgangspunt dat overlast voor bezoekers tot een minimum wordt beperkt en het aantal verhuisbewegingen voor de medewerkers beperkt blijft. Bijlage(n) Bijlage I: Definitief Ontwerp Bijlage II: Look&Feel de Pigmentdruppels Bijlage III: VERTROUWELIJK: stichtingskostenopzet Bijlage IV: Inventarisatie HR-regelingen Bijlage V: Analyse onderzoek woon-werkverkeer