Richtlijnen uitgiftebeleid Smartphone MN

Transcriptie

1 Richtlijnen uitgiftebeleid Smartphone MN

2 Inhoud Arttikel 1 Voorwaarden 3 Artikel 2 Functionaliteiten Smartphone 4 Artikel 3 Toewijzing Smartphone 8 Artikel 4 Aanvraag en verstrekking ven een Smartphone 6 Artikel 5 Gebruikersovereenkomst 7 AArtikel 6 Toetsing Zakelijkheid 8 2

3 Artikel 1 Voorwaarden 1. Aan werknemers van MN Services N.V. (= MN) kan op grond van de aard van de werkzaamheden een Smartphone ter beschikking gesteld worden. 2. In de Richtlijnen Uitgiftebeleid Smartphone MN (= de Richtlijnen) wordt aangegeven wanneer een Smartphone ter beschikking wordt gesteld en welke regels hierbij in acht genomen moeten worden. 3. De Richtlijnen zijn zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op werknemers die hun vaste werkplek geheel of gedeeltelijk (definitie) buiten Nederland hebben. 4. Deze richtlijnen zijn door de Raad van Bestuur vastgesteld per 1 oktober 2012 en kunnen, indien noodzakelijk, te allen tijde eenzijdig door MN worden aangepast, bijvoorbeeld indien wet-, regelgeving en/of jurisprudentie daartoe aanleiding geeft. 5. Het aanvraagformulier Smartphone MN en de Gebruikersovereenkomst zijn als bijlagen opgenomen en vormen een integraal onderdeel van deze richtlijn. 3

4 Artikel 2 Functionaliteiten Smartphone Door het toekennen van de Smartphone wordt werknemer gefaciliteerd om zijn functie zo optimaal en efficiënt mogelijk te kunnen uitvoeren, doordat werknemer; 1. overal toegang tot een gesynchroniseerde/actuele zakelijke agenda heeft, 2. overal toegang tot de zakelijke heeft, 3. zakelijk contact kan leggen zonder dat toegang tot een computer of een netwerkverbinding nodig is, 4. in het kader van zijn functie gebruik kan maken van social media en social networking. 4

5 Artikel 3 Toewijzing Smartphone De werknemer kan voor een Smartphone in aanmerking komen als voldaan is aan de volgende drie toewijzingscriteria: 1. De werknemer is tijdens de reguliere werktijden om reden van zijn/haar werk veel van zijn/haar werkplek weg waardoor de vaste telefoon de bereikbaarheid onvoldoende waarborgt, 2. De werknemer moet ook buiten de reguliere werktijden bereikbaar zijn voor interne en/of externe (klant)contacten, 3. De werknemer is veelvuldig zakelijk onderweg wat de efficiency van de werkprocessen in de weg staat. 5

6 Artikel 4 Aanvraag en verstrekking van een Smartphone 1. Werknemer dient een aanvraag Smartphone in bij zijn direct leidinggevende middels het aanvraagformulier Smartphone. Werknemer dient tevens een verzoek in, via de facilitair contact persoon, bij Infra & Facility Services voor het bestellen van de Smartphone. 2. De direct leidinggevende toetst aan de hand van het aanvraagformulier of de werknemer voldoet aan de toewijzingscriteria en accordeert de aanvraag. 3. De Directeur van de betreffende Business Unit accordeert de aanvraag voor toekenning van de Smartphone.. 4. Na ontvangst van het aanvraagformulier én het faciliteitenformulier draagt Infra & Facility Services zorg voor de verstrekking van de Smartphone en het opstellen, ondertekenen en archiveren van de gebruikersovereenkomst. 6

7 Artikel 5 Gebruikersovereenkomst 1. De werkgever blijft eigenaar van de Smartphone en het abonnement staat op naam van werkgever. 2. Het zakelijk gebruik van de Smartphone dient te allen tijde meer dan 10% te bedragen. 3. Overige bepalingen met betrekking tot de verantwoordelijkheden van de werknemer en het gebruik van de Smartphone zijn vastgelegd in de gebruikersovereenkomst. 4. De werknemer dient een getekend exemplaar van de gebruikersovereenkomst in te leveren bij Infra & Facility Services. 7

8 Artikel 6 Toetsing Zakelijkheid Om het zakelijk gebruik van de Smartphone te kunnen toetsen, dienen de volgende regels in acht genomen te worden: 1. De aanvraag en het akkoord voor toekenning van de Smartphone wordt vastgelegd in het personeelsdossier. 2. Er dient een getekende gebruikersovereenkomst ingeleverd te zijn bij Infra & Facility Services. 3. Om inzicht te krijgen in het gebruik van de Smartphone is de werkgever bevoegd gespecificeerde rekeningen op te vragen bij de provider. Hierop staan per telefoonnummer het tijdstip en de duur van de gevoerde gesprekken vermeld. De werknemer zal op basis van de uitkomst van de periodieke steekproeven gevraagd worden om de gespecificeerde telefoonrekeningen te onderbouwen wanneer die afwijken van de gebruikelijke kosten. 4. Infra & Facility Services controleert per werknemer de verbruikskosten per maand en toets op afwijkingen van de gebruikelijke kosten. Indien de werknemer meer kosten heeft gemaakt dan gebruikelijk, zal de werknemer gevraagd worden deze kosten te onderbouwen. 5. Indien blijkt dat de Smartphone niet meer dan 10% zakelijk gebruikt is, zullen de verbruikskosten tot het bruto loon van de werknemer gerekend worden. 6. Indien blijkt dat de Smartphone niet conform de richtlijnen Uitgiftebeleid Smartphone MN en de getekende Gebruikersovereenkomst gebruikt is/wordt, zullen de kosten die daaruit voortvloeien voor rekening van werknemer komen. Den Haag, 1 januari 2013 Bijlage (1) Aanvraagformulier Smartphone 8

9 9

10 MN Postbus ga Den Haag Prinses Beatrixlaan ak Den Haag t +31 (0) f +31 (0) MS754 HR 01.13