Preventiefolder Zakelijke dienstverlening

Transcriptie

1 Preventiefolder Zakelijke dienstverlening Schadeverzekeringen

2 Zakelijke Dienstverlening De kans op schade neemt sterk af als u de juiste preventieve maatregelen neemt. En als er onverhoopt toch schade ontstaat, dan is het aannemelijk dat u de omvang daarvan hebt beperkt. Met preventie maakt u uw bedrijf ook veilig(er) voor uw klanten en uw personeel. Nationale-Nederlanden onderstreept het belang van preventie en helpt graag u hiervan (nog) meer bewust te maken. Als hulpmiddel hebben wij voor u deze preventiefolder gemaakt met handige tips over veiligheid en het voorkomen en beperken van schade. Werkplek Als werkgever bent u verantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van uw personeel. Zowel in uw bedrijf als onderweg kunnen uw werknemers in aanraking komen met onveilige situaties. In uw bedrijf hebt u de inrichting daarvan zelf in de hand, maar voor de werkzaamheden onderweg vertrouwt u op het preventiebewustzijn van uw werknemers. - Controleer minimaal iedere week of de vluchtwegen goed bereikbaar zijn en niet geblokkeerd worden. - Zorg voor ergonomische werkplekken en controleer of monitoren, stoelen en werkbladen goed zijn afgesteld. - Zorg voor voldoende pauzes en afwisseling. - Installeer zgn. pauzesoftware op de computers. - Zorg voor een goed binnenklimaat door voldoende ventilatie, schone lucht, een aangename temperatuur en verlichting. - Stel werkkleding, veiligheidsschoenen en -helmen beschikbaar voor het geval dat u of uw werknemers worden blootgesteld aan gevaarlijke werksituaties. - Maak een risico-inventarisatie en -evaluatie (zgn. RI&E) om risico s in uw bedrijf in kaart te brengen. Aanvullende informatie over dit onderwerp vindt u op

3 Diefstalbeveiliging De gelegenheid maakt de dief. Maak het de dief daarom zo moeilijk mogelijk. Een dief houdt er niet van om gezien te worden. Met betrekkelijk eenvoudige middelen kunt u diefstal uit uw bedrijf tegengaan. Maar ook onderweg kunt u maatregelen nemen om diefstal van uw eigendommen te voorkomen. - Laat uw bedrijf beveiligen door een BORG- of VEB-beveiligingsbedrijf. - Berg diefstalgevoelige computerapparatuur na werktijd op in een afgesloten kast of veranker deze aan het meubilair door middel van SKG of VdS goedgekeurde (stalen) kabels. - Laat geen diefstalgevoelige spullen, zoals laptops en mobiele telefoons, in de auto achter. - Laat uw laptop niet onbeheerd achter op werkplekken bij klanten. In onze Preventiekaart Diefstalbeveiliging vindt u meer informatie over diefstalbeveiliging voor uw bedrijfspand. Informatiebeveiliging Verlies van gegevens of databestanden kan ernstige verstoring van de bedrijfsvoering veroorzaken. Diefstal van vertrouwelijke informatie of fraude met gestolen gegevens kunnen forse schade opleveren. - Zorg voor een goede toegangscontrole en sleutelbeheer, zodat onbevoegden niet ongemerkt uw bedrijf kunnen betreden. - Laat gegevens niet onbeheerd achter en berg dossiers na beëindiging van de werkzaamheden op. Zorg voor een opgeruimd bureau. - Laat geen notities achter met inlogcodes en wachtwoorden. - Maak gebruik van een firewall voor netwerkverbindingen van buitenaf, installeer antivirussoftware en werk deze regelmatig bij.

4 - Maak dagelijks een back-up van de belangrijk(st)e computergegevens en test regelmatig het terugzetten van de back-up bestanden. - Bewaar belangrijke gegevens in brand- en inbraakwerende kasten. Essentiële informatie bewaart u bij voorkeur ook op een ander adres. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in onze Preventiekaart Computer. Dienstverlening Kleine fouten hebben soms grote gevolgen. Bij het opstellen en uitwerken van adviezen, het verwerken van informatie, het maken van berekeningen, en bemiddelen bij overeenkomsten, bent u dus extra alert. Met duidelijke procedures verkleint u de kans op fouten aanzienlijk. U vermijdt discussies met uw klanten door vooraf goede afspraken te maken. - Neem uitsluitend opdrachten aan waarvoor in uw bedrijf de juiste deskundigheid aanwezig is. - Zorg voor gekwalificeerd personeel en houd de kennis op peil met (herhalings) cursussen en opleidingen. - Sluit u aan bij een branche- of beroepsvereniging. De kans is groot dat u uw dienstverlening nog verder verbetert. - Laat complexe werkzaamheden door een collega controleren (vier-ogen-principe). - Leg de uit te voeren werkzaamheden vooraf duidelijk vast in een schriftelijke overeenkomst. - Maak gebruik van algemene voorwaarden, waarin u de aansprakelijkheid bij eventuele fouten regelt. U vindt meer informatie hierover in onze Preventiekaart Algemene Voorwaarden.

5 Debiteurenbeheer Als ondernemer krijgt u te maken met klanten die niet (tijdig) betalen. U kunt daardoor zelf in financiële problemen komen. Een goed debiteurenbeheer vermindert de kans op wanbetaling van uw klanten. - Maak debiteurenbeheer een vast onderdeel van uw bedrijfsvoering. - Zorg dat u vooraf weet met wie u zaken doet. Vraag kredietinformatie op over uw klant. - Verstuur uw facturen kort nadat u de overeengekomen werkzaamheden hebt afgerond. - Hanteer een betalingstermijn van maximaal 30 dagen en houd uw klanten hier aan. Herinner uw klant als hij niet tijdig heeft betaald. - Overweeg bij aanhoudende wanbetaling uw vordering uit handen te geven. Meer informatie? Hebt u vragen of wilt u meer informatie over preventie, neem dan contact op met uw verzekeringsadviseur.

6 Disclaimer Met deze tips beogen wij niet uitputtend te zijn. Blijf ook zelf goed nadenken en houd u aan wettelijke verplichtingen. Nationale-Nederlanden Schadeverzekering Maatschappij N.V. is niet aansprakelijk voor onvolledigheid of onjuistheid van de hiervoor weergegeven tekst. Nationale-Nederlanden Prinses Beatrixlaan AK Den Haag