Datum: 14 april 2016 Onderwerp: Kredietaanvraag Organisatieperspectief 2021 en Veranderagenda

Transcriptie

1 BESLUITENLIJST Voorronde Open Huis Datum: 14 april 2016 Onderwerp: Kredietaanvraag Organisatieperspectief 2021 en Veranderagenda Aanwezig: Voorzitter: dhr. J. Buzepol Griffier: mw. H.R.E. Hofland Leden: dhr. H.J. Hoitink, dhr. H. Kager, dhr. A.W. Viskil Ambtenaren: mw. W. van der Plaats, dhr. G. Veenhof Portefeuillehouder: dhr. H.M. Ostendorp Korte samenvatting bespreking: De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Onderwerp van deze vergadering is Kredietaanvraag Organisatieperspectief 2021 en Veranderagenda Het onderwerp staat voor besluitvorming geagendeerd voor de raadsvergadering van 12 mei De voorzitter geeft het woord aan de fracties. De heer Viskil vindt het belangrijk dat, in een veranderende omgeving, de gemeente goed ingericht/toegerust moet zijn om goed te kunnen functioneren. Het is de bedoeling om in de organisatie te investeren, met name in de strategische, informatie- en regiefunctie. In het stuk ontbreekt veel informatie en onderbouwing. Het stuk is nog niet heel concreet, maar heeft een hoog ambitieniveau. Wat gaat er veranderen? Bij het personeel ontbreekt dan elk houvast en zekerheid. Dat werkt verlammend. Spreker heeft de zienswijze van de OR gelezen, maar die heeft nog geen groen licht gegeven voor de organisatieverandering. In het gevraagde bedrag van ,00 zit ,00 voor een programmamanager. Wat gaat deze doen? De programmamanager moet zelf monitoren wat er met het geld gebeurt en hij zit in een stuurgroep die bepaalt of wat hij doet goed wordt gedaan. Spreker ziet graag dat het voorstel concreter wordt gemaakt. Het college gaat ervan uit dat de organisatie teruggaat van 97 naar fte. Dat is een forse reductie. Is dat een doel op zich? Wat zijn de alternatieven? Veel zaken worden op afstand gezet of worden verzelfstandigd. Dat is nog niet bekend. Is het niet eerst zaak om intern de zaak goed op orde te hebben? Soms gebeurt het dat ambtenaren verschillend adviseren. Als zaken op afstand worden gezet bestaat het gevaar dat de lijnen nog diffuser worden. P21 vindt het prematuur om ,00 uit de Algemene Reserve te halen en wenst een concreter voorstel om een meer gefundeerde beslissing te kunnen nemen. De heer Hoitink constateert met genoegen dat het college en de organisatie bezig zijn met het voorbereiden van het Organisatieperspectief De raad is hierover al eerder geïnformeerd en De Liberalen hebben ingestemd met de plannen. Om als gemeente zelfstandig te kunnen blijven, is deze operatie noodzakelijk. Een kleine, flexibele en wendbare organisatie is nodig om constant te kunnen inspelen op de grote dynamiek in de samenleving en in de regio Utrecht in het bijzonder. De raad heeft structureel krediet beschikbaar gesteld. Nu wordt incidenteel krediet gevraagd om de Veranderagenda te kunnen uitvoeren. De Liberalen staan positief tegenover dit proces. Het bedrag van ,00 is fors. Spreker wil meer informatie voordat hiertegen ja/nee wordt gezegd. Wat gaat de programmamanager doen? Welke resultaten zijn te verwachten? Wat is de omvang van zijn aanstelling? Waarom wordt ,00 gevraagd en geen ,00 of ,00? Terecht wordt opgemerkt dat niet alleen de organisatie, maar ook het college en

2 2 de raad zich moeten ontwikkelen. Zijn er concrete plannen hoe dat wordt aangepakt? Wordt in de toekomst niet nog meer geld gevraagd voor dit proces? De heer Kager constateert dat het college een reservering vraagt voor het Organisatieperspectief 2021 voor allerlei aanpassingen in de organisatie. Ongeveer anderhalve week geleden is een deel van de bevolking opgetrommeld in het kader van de Strategische Visie en is er gesproken over de toekomst van de gemeente, de gemeentelijke organisatie en de strategische keuzes. Worden de uitkomsten van deze bijeenkomst in het proces meegenomen? Wordt eerst goed gekeken naar de Strategische Agenda die het Organisatieperspectief voedt? Waarom wordt alleen dit raadsvoorstel voorgelegd met een verzoek voor een reservering en waarom staan niet het plan voor het Organisatieperspectief 2021 en de Veranderagenda op de agenda? Heeft het college gekeken naar verschillende opties voor organisatieontwikkeling? Nu wordt gekozen voor het inkrimpen van de organisatie en voor veel aanbesteden. Is er gekeken naar verschillende opties? Waarop baseert het college dat het uitbesteden van taken en het inkrimpen van de eigen organisatie een goed idee is? Kent het college ook andere gemeenten die dat op die manier doen? Portefeuillehouder Ostendorp wijst erop dat het budgetrecht aan de raad is. De invulling van de organisatie is een collegebevoegdheid. In juni 2016 wordt de Strategische Agenda ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. In mei 2016 wordt het voorliggende voorstel ter besluitvorming voorgelegd. De Toekomstagenda heeft nadrukkelijk invloed op de organisatieontwikkeling. De feitelijke onduidelijkheid is wellicht geënt op de wijze waarop het college dit wil inrichten. De toekomst is ongewis. Daarom is niet gekozen voor een van bovenaf gedicteerde reorganisatie, maar wel om te kijken naar welke ontwikkelingen op de gemeente afkomen en welke stappen daarbij moeten worden gezet. Het is niet per definitie gezegd dat veel diensten worden uitbesteed, maar er is een ontwikkeling zichtbaar waaruit blijkt dat de gemeente kwetsbaar is. Als uit de Toekomstagenda blijkt dat de samenleving niet hecht aan een zelfstandig Bunnik, dan vraagt dat een andere invulling van de organisatiewijziging. Op dit moment is niet concreet bekend wat met het gevraagde geld wordt gedaan. Om dit een kans van slagen te geven, is een procesbegeleider nodig. Hiervoor is ,00 gevraagd voor 1 fte voor de periode van 2 jaar (3 dagen per week). De procesbegeleider moet helpen de organisatie wendbaar te maken en moet kijken naar integraliteit. De tevredenheid van de inwoners is over het algemeen goed. De procesbegeleider zal nauw samenwerken met de directeur die de dagelijkse bedrijfsvoering voor zijn rekening blijft nemen. Spreker is bereid de raad frequent te informeren. Niet alleen de organisatie, maar ook het college en de raad moeten zich ontwikkelen. Hiervoor zijn geen concrete plannen. Het voorliggende voorstel is voortgekomen uit de WIND-groep die vanuit de organisatie invulling heeft gegeven aan het plan. Ook de OR is steeds betrokken geweest en heeft een bijdrage geleverd, los van zijn rol als OR. Vanuit de organisatie is zelfstandig de Inspiratiegroep een soort nieuw elan aan het brengen en stimuleert elkaar en spreekt elkaar aan op wat al gaande is. Ze willen de raad daarin graag meenemen. De vragen, uitdagingen en oplossingen zijn nog niet heel concreet, maar moeten met elkaar worden verkend. De warmte moet in huis zijn. Inwoners moeten zich herkend en erkend voelen in het gemeentehuis. Dat ligt meer in wat uiteindelijk moet worden bereikt, waarbij we de kracht van een kleine, flexibele organisatie kunnen inzetten. Hij begrijpt dat de raad vragen heeft over het gevraagde bedrag van ,00. De organisatie wil veranderen en wil zich trainen om vaardiger te kunnen reageren op de nieuwe vragen die op de gemeente afkomen; vandaar

3 3 de ophoging van het opleidingsbudget. Specialisten uit de eigen organisatie moeten hun eigen collega's helpen om stappen te maken. Vanaf 1 januari 2017 is structureel ,00 bezuinigd op de organisatie. Hier is bij de begroting op teruggekomen, maar uiteindelijk is iets meer dan ,00 structureel bezuinigd. Dat is merkbaar in het gemeentehuis. Van daaruit moet de organisatie worden gebouwd op de taken en idealen voor de toekomst. Hij gaat hierbij af op de inschattingen die vanuit de organisatie zijn gemaakt. Als het bedrag aan het voorliggende voorstel wordt gekoppeld, is dit het bedrag waarmee het moet worden gedaan. Het college wil werken aan een organisatie die klaar is voor Bunnik Dat is geënd op wat de samenleving en de raad in de Toekomstagenda met Bunnik voor ogen hebben. De heer Viskil is nog niet gerust. De teruggang in de organisatie moet ergens op zijn gebaseerd. Eigenlijk vraagt het college geld voor iets wat nog niet bekend is. Spreker begrijpt dat de raad budgetrecht heeft en dat de inhoud voor het college is, maar het gevraagde bedrag is substantieel. De portefeuillehouder sprak over de rol van de OR en de betrokkenheid van het personeel, maar de zienswijze van de OR staat bol van de vragen. De OR doet de suggestie van een nulmeting en vraagt te kijken naar alternatieven. Er zijn vergelijkbare trajecten bij andere gemeenten. Het college moet zowel de negatieve als de positieve ervaringen bij het proces betrekken. Er is voelbaar ,00 bezuinigd op de organisatie. Is onderzocht of niet te hard is bezuinigd? Denkt niet dat P21 voor het onttrekken van ,00 uit de Algemene Reserve is. Spreker vraagt een concreter plan, waarin het gevraagde bedrag meer is gelabeld. Het spreekt de heer Hoitink aan dat voor een organische aanpak is gekozen. Er zijn wat vragen gesteld over de inhoud. Uit de presentatie aan de raad werd de aanpak heel duidelijk. Hoe is gekomen tot het bedrag van ,00? Wellicht kan het college daarin nog ruimte zoeken. Door een flexibele organisatie in te richten, worden voorwaarden geschapen om in te spelen op de Strategische Agenda. Wellicht moet deze over een aantal jaren weer worden bijgesteld, gezien de dynamiek van de omgeving. De gekozen aanpak speelt goed in op de dynamiek. De heer Kager begrijpt uit de uitleg dat een Programmamanager nodig is om het proces mede vorm te geven. Hij is content met het antwoord van het college dat het budgetrecht aan de raad is en dat daarom alleen het budget op de agenda staat en niet de plannen zelf. Als de raad nu met het voorstel instemt, kan een ingrijpende organisatieaanpassing volgen. De Strategische Agenda is de toekomstvisie op de koers van de gemeente. Voor die toekomstvisie zijn diverse mensen om hun mening gevraagd. Dat moet serieus worden genomen. Voordat tot ingrijpende plannen wordt besloten, moet er een visie zijn. Eerst moet de Strategische Agenda worden bepaald voordat wordt overgegaan tot keuzes in de organisatie. Kan de heer Hoitink uitleggen hoe hij het verantwoord acht dat de organisatie wordt aangepast zonder Toekomstvisie? Spreker heeft geen volledig antwoord gehoord waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en of naar verschillende opties is gekeken. De heer Hoitink wijst erop dat er al een Toekomstvisie ligt, die nu wordt geactualiseerd. Hij verwacht geen grote veranderingen. Er is al heel veel bekend over 'wie' Bunnik wil zijn. De discussie met de inwoners ging over de Strategische Agenda die een invulling is van de visie. Er is uitgesproken dat Bunnik zelfstan-

4 4 dig wil en dat het dorpse karakter moet worden behouden. Er zijn voldoende aanknopingspunten om de organisatie vorm te geven. Die agenda zal voortdurend veranderen. Portefeuillehouder Ostendorp geeft aan dat de Strategische Agenda in juni wordt vastgesteld. Rondom de organisatieontwikkeling worden geen stappen ondernomen voordat de Strategische Agenda door de raad is vastgesteld. De heer Kager vraagt of dit betekent dat dit voorstel wordt aangehouden en dat wordt gewacht tot de Strategische Agenda is vastgesteld. Portefeuillehouder Ostendorp wijst erop dat in de periode tussen het vaststellen van de Strategische Agenda en dit raadsvoorstel de organisatie nog niet is ingevuld. De invulling van strategische functies heeft ook te maken met wat uit de Strategische Agenda komt. Wat heeft P21 nodig voor een voorstel met deze strekking? Er is gekeken naar verschillende opties. Dit voorstel wordt getoetst aan ontwikkelingen in het land en daarvan zal worden geleerd. Het is niet per definitie dat zaken worden uitbesteed. Een uitkomst kan zijn dat dit beter is voor de kwaliteit van de dienstverlening. Mevrouw Van der Plaats begrijpt de vraag over het bedrag. De organisatieverandering is een forse verandering. De Veranderagenda laat behoorlijke stappen zien. Er is daarbij gekeken hoe een balans wordt gevonden tussen realisme en erkenning van de zwaarte van de verandering. Op basis van de onderbouwing zoals deze in het raadsvoorstel staat is gekeken naar de randvoorwaarden om het veranderproces te begeleiden, zoals een programmamanager, frictiekosten en opleidingskosten naast de structurele middelen die ingaan op de daadwerkelijke verandering. Dat totale pakket is nodig om de verandering door te maken. De heer Viskil heeft nog niet-beantwoorde vragen. Waarop is de krimp van 97 naar gebaseerd? Hij heeft gevraagd naar de rol van de OR met betrekking tot een nulmeting en alternatieven onderzoeken. En hij heeft gevraagd of te veel is bezuinigd ( ,00)? Spreker heeft niet echt vertrouwen in organisch veranderen zonder doel/beeld. Portefeuillehouder Ostendorp wijst erop dat aan het inkrimpen van de organisatie al invulling is gegeven door de medewerkers van de werf en de BghU. Als vraagstukken leiden tot het op een andere werkplek onderbrengen van de diensten, dan zijn dit stappen die verder nog moeten worden gezet. Hij verwacht dat Bunnik te klein en kwetsbaar is om dit zelfstandig het hoofd te kunnen bieden. Er wordt gekeken naar de mogelijkheden en de ontwikkelingen. De raad is steeds weer aan zet bij het uitbesteden van diensten. Spreker voelt in de reactie van de OR een kritische, maar zeer betrokken houding. De OR heeft aangegeven dat gebruik moet worden gemaakt van hun kennis. De OR mag kritisch zijn op de processen. De heer Veenhof vult aan dat het traject dat tot de kredietaanvraag heeft geleid zeer intensief met de OR is gegaan. Dit heeft in goede samenspraak geleid tot twee bijeenkomsten waarin een convenant is ontwikkeld, waarin is vastgelegd hoe met elkaar wordt omgegaan. Dit heeft ook geleid tot samenwerking met GO. De OR en het GO moeten vanaf het eerste moment dat met de Veranderagenda aan de gang wordt gegaan, worden betrokken. Als er sprake zou zijn dat wordt gezocht naar verdere vormen van uitbesteding, is de OR betrokken bij de uitvraag. Het is een organisch veranderingsproces in een snel veranderende samenleving. Veranderingen moeten niet afhangen van momenten. Er moet worden onderzocht welke diensten ervoor in aanmerking komen en dat moet planmatig worden weggezet. Met dit voorstel wordt een agenda ingevuld waarin wordt

5 5 aangegeven wat wordt onderzocht. De gemeente probeert zich een plek te geven in een turbulente samenleving waarin ook de U10 zich volop bezighoudt met vraagstukken en probeert daarbij aan te haken. De heer Viskil begrijpt dat er veel op de gemeente afkomt. Spreker is blij dat de heer Veenhof aangeeft dat het wordt onderzocht en dat het breder wordt getrokken in U10-verband. Wellicht moet een Programmamanager in kaart brengen wat nodig is om vervolgstappen te kunnen maken. Het voorstel voelt nu een beetje als een blanco cheque. De heer Kager wijst op de controlerende functie van de raad. Hij moet nog goed nadenken over de beknopte antwoorden van de portefeuillehouder en wil het convenant graag meenemen in de overwegingen. Hij benadrukt eerst de Strategische Agenda te willen en dan pas de aanpassing. De heer Viskil vraagt of deze discussie wellicht in een volgend Open Huis moet worden voortgezet en dat dan wellicht meer invulling aan het traject kan worden gegeven. De voorzitter geeft aan dat de raad dit bij de Agendacommissie kan verzoeken als het stuk onvoldoende rijp wordt geacht voor behandeling in de raad. De heer Hoitink wil graag van het college horen of dat kan. Portefeuillehouder Ostendorp bevestigt dat dit kan. Een programmamanager gaat in kaart brengen wat nodig is en welke stappen moeten worden gezet. Spreker wil de raad hierover graag informeren. Hij hoopt dat de raad het budget hiervoor beschikbaar zal stellen. Het convenant met de OR wordt ter inzage aan de raad gezonden zodra dit definitief is. Er worden geen onomkeerbare stappen gezet met het oog op de toekomstvisie. De heer Kager verneemt dat het college de organisatie en de ontwikkelingen serieus neemt. De raad moet zijn controlerende taak ook serieus nemen. Hij wil daarom de Agendacommissie vragen te besluiten over verdere behandeling. De heer Hoitink vindt dat het raadsvoorstel in de eerstvolgende raadsvergadering kan worden besproken, maar begrijpt de behoefte van P21 en CDA en kan daarmee instemmen. De heer Viskil heeft voldoende aan het antwoord van de portefeuillehouder, maar stelt voor dat de Agendacommissie besluit over nadere behandeling. De voorzitter concludeert dat het onderwerp wordt teruggestuurd naar de Agendacommissie, bedankt de aanwezigen en sluit de bijeenkomst. Besproken in technisch overleg d.d. 12 mei 2016 Vastgesteld d.d.