1. Instemmen met de ondertekening van het convenant Venray Bloeit als bijgevoegd in bijlage 1 bij de feestelijke bijeenkomst op maandag 14 mei a.s.

Transcriptie

1 B en W Adviesnota Onderwerp Convenant nieuwe periode Venray Bloeit Zaaknummer Teammanager Margon van den Hoek B & W datum 30 april 2018 Afdeling/Team Stad Dorpen en Wijken/Ruimtelijke ontwikkeling Naam steller Winand van der Kooij Portefeuillehouder Jan Loonen Openbaarheid Bevoegd orgaan Deze adviesnota is openbaar B & W Na ondertekenen van het convenant op 14 mei ADVIES 1. Instemmen met de ondertekening van het convenant Venray Bloeit als bijgevoegd in bijlage 1 bij de feestelijke bijeenkomst op maandag 14 mei a.s. Voor de burgemeester 2. Instemmen met de machtiging van de heer Loonen om het convenant namens het college van B&W van de gemeente Venray te ondertekenen tijdens de feestelijke bijeenkomst op 14 mei a.s. (bijlage 2).

2 B en W Adviesnota Samenvatting De campagne Venray Bloeit is in 2012 gestart. De bedoeling was om de spin-off van de Floriade die in dat jaar in onze regio werd gehouden, ook voor Venray zo groot mogelijk te maken. Op 25 oktober 2016 heeft de gemeenteraad besloten om de bijdrage aan Venray Bloeit voor de jaren 2017, 2018 en 2019 vast te stellen op per jaar. Dit besluit was een voortzetting van de besluiten van 18 december 2012 en 23 september 2014 waarbij ditzelfde bedrag per jaar voor de respectievelijke perioden ter beschikking is gesteld aan Venray Bloeit. Het door de gemeente beschikbaar gestelde budget is 50 % van de begroting van Venray Bloeit. De overige 50 % wordt door de overige partijen in Venray Bloeit bijeen gebracht. Begin 2015 waren er zes organisaties financieel en inhoudelijk bij Venray Bloeit aangehaakt (Gemeente Venray, Venray Centraal, Woontafel Venray, Toeristisch Recreatief Platform Venray, Rabobank en Suyderland Vastgoed). Daarna zijn het Venrays Ondernemersplatform en de ondernemers van de weekmarkt Venray toegetreden zodat het teller nu op acht deelnemende organisaties staat. Met vertegenwoordigers uit de sectoren zorg, onderwijs en kunst en cultuur wordt nog overleg gevoerd over aanhaking bij Venray Bloeit. Het nu voorliggende convenant beoogt continuïteit te geven aan de stichting Venray Bloeit. Het convenant heeft in principe een niet beperkte looptijd. Het convenant is zo opgesteld dat elk van de partijen (dus ook de gemeente) het convenant voor volgende jaren kan opzeggen uiterlijk 2 maanden voor het verstrijken van het lopende kalenderjaar (bijlage 1: artikel I, 6). Dit is gedaan om te voorkomen dat in de toekomst door de betrokken partijen tijd en moeite gestoken moet worden in het afsluiten van een nieuw convenant. Venray Bloeit functioneert inmiddels sinds In 2019, in het laatste jaar van de periode waarvoor door de gemeenteraad budget beschikbaar is gesteld, vindt een evaluatie plaats van Venray Bloeit. Bij die evaluatie wordt ook een budgetvraag voor het jaar 2020 en (enkele) volgende jaren ter besluitvorming voorgelegd. Beoogd resultaat Voortzetting van de promotie- en marketingcampagne Venray Bloeit. Instemming met de ondertekening van het convenant Venray Bloeit als bijgevoegd in bijlage 1 op maandag 14 mei a.s. Doel van het convenant, en daarmee van Venray Bloeit, is dat alle partijen die het convenant ondertekenen bijdragen aan het verwezenlijken van het gezamenlijke doel: te weten het actief uitdragen en promoten van de gemeente Venray als een boeiende gemeente om te wonen, te werken, te shoppen en te verblijven. Argumenten Alle partijen die het convenant ondertekenen zijn van mening dat de gemeente Venray een grote verscheidenheid kent van sociaal-maatschappelijke en economische functies. Deze partijen zijn van mening dat zij met en ten behoeve van elkaar van toegevoegde waarde zijn om gezamenlijk naar buiten toe een representatieve vertegenwoordiging te vormen van alle sociaalmaatschappelijke en economische branches in de gemeente Venray. Door gezamenlijk naar binnen én naar buiten toe op te treden zal over en weer geprofiteerd kunnen worden van ieders kennis, kunde, netwerk en ervaring. De deelnemende partijen zullen daartoe ook zoveel als mogelijk en wenselijk is een beroep op elkaar doen en elkaar hierin ondersteunen.

3 B en W Adviesnota Risico s Uit het aangaan van het convenant als hier voorgesteld (bijlage 1) komen geen risico s voort. Het convenant heeft in principe een niet in tijd beperkte looptijd maar is zo opgesteld dat elk van de partijen (dus ook de gemeente) het convenant voor volgende jaren kan opzeggen uiterlijk 2 maanden voor het verstrijken van het lopende kalenderjaar. De gemeenteraad heeft in het besluit van 25 oktober 2016 het budget tot en met 2019 beschikbaar gesteld. Uw college heeft op 9 april in de Berap besloten om aanvullend aan het reeds beschikbare budget voor het jaar beschikbaar te stellen met het oog op het toetreden van nieuwe partijen in Venray Bloeit. Kanttekeningen Communicatie Rond de feestelijke ondertekening van het convenant Venray Bloeit door alle deelnemende stakeholders op 14 mei a.s. wordt door Venray Bloeit uitgebreid de publiciteit gezocht. De gemeente Venray is één van de stakeholders van Venray Bloeit. Met de gemeentelijke afdeling communicatie wordt besproken of een eventueel nog op te stellen persbericht vanuit Venray Bloeit ook door de gemeente kan worden verspreid. Financiële gevolgen Uit het ondertekenen van het convenant (bijlage 1) vloeien geen financiële verplichtingen voort. In 2019 wordt, gekoppeld aan de evaluatie van Venray Bloeit, ook een budgetvraag voor het jaar 2020 en (enkele) volgende jaren ter besluitvorming voorgelegd. Personele/organisatorische gevolgen Juridische gevolgen Rechtmatigheid Fatale termijnen Met alle deelnemers in Venray Bloeit staat gepland dat het convenant wordt ondertekend tijdens een feestelijke bijeenkomst op 14 mei a.s. De vergadering van uw college op 7 mei a.s. is daarmee een uiterst moment waarop besluitvorming over dit onderwerp plaatsvinden. Vervolgtraject besluitvorming Evaluatie In 2019 vindt een evaluatie van Venray Bloeit plaats. Bijlagen 1. het concept Convenant Venray Bloeit 2. de machtiging van de burgemeester aan de Portefeuillehouder Werken Naslagwerk

4 MACHTIGING De burgemeester van Venray machtigt hierbij dhr. J. Loonen, portefeuillehouder Werken, 1. om hem te vertegenwoordigen de feestelijke ondertekening van het convenant Venray Bloeit op 14 mei 2018; 2. om namens de gemeente Venray het convenant Venray Bloeit te ondertekenen; Venray, 30 april 2018, De burgemeester van Venray, J.J.P.M. Gilissen.

5 1 CONVENANT VENRAY BLOEIT De ondergetekenden: 1. Vereniging Venray Centraal Te dezen vertegenwoordigd door T.G.M.M. Klabbers 2. Stichting Toeristisch-recreatief Platform Venray Te dezen vertegenwoordigd door de heer A.L.M. Tonen 3. Stichting Woontafel Venray Te dezen vertegenwoordigd door de heer S.M.C. van Lier 4. Venrays Ondernemers Platform Te dezen vertegenwoordigd door de heer P.A.G. Verhoeven 5. Marktondernemers Te dezen vertegenwoordigd door de Gemeente Venray 6. Coöperatieve vereniging Rabobank Horst Venray Te dezen vertegenwoordigd door Mevrouw J.M.W.C Pijnenburg 7. Suyderland-Venrode B.V. Te dezen vertegenwoordigd door de heer M.J. Janssen 8. Stichting Sportgala Venray Regio als vertegenwoordiger van de hele sector sport Te dezen vertegenwoordigd door de heer M.M.J. Ambaum De ondergetekenden 1 tot en met 8 tezamen genaamd De Stuurgroep Venray Bloeit De gemeente Venray Te dezen vertegenwoordigd door haar wethouder de heer J. Loonen De Stichting Venray Bloeit Te dezen vertegenwoordigd door de heer A.L.M. Tonen, voorzitter In aanmerking nemende 1. Dat alle partijen van mening zijn dat de gemeente Venray een grote verscheidenheid kent van sociaal-maatschappelijke en economische functies 2. Dat alle partijen vanuit hun eigen achterban, branche of doelstelling zich willen inspannen om die verscheidenheid verder te ontwikkelen en te bevorderen 3. Dat alle partijen door middel van dit convenant zowel hun interne als externe rechten en verplichtingen nader vorm wensen te geven teneinde hun gezamenlijke doel: te weten het actief uitdragen en promoten van de gemeente Venray als een boeiende gemeente om te wonen, te werken, te shoppen en te verblijven te verwezenlijken 1

6 2 Zij komen daartoe overeen als volgt I. De Stuurgroep Venray Bloeit 1. De ondergetekenden sub 1 tot en met 8 worden stakeholders genaamd. Zij zijn verenigd in een samenwerkingsverband, genaamd de Stuurgroep Venray Bloeit, kortweg de stuurgroep. In dit convenant worden de onderlinge rechten en verplichtingen van dat samenwerkingsverband vastgelegd. 2. De stakeholders vormen ieder voor zich een representatieve afspiegeling van de branche die zij vertegenwoordigen. 3. Indien en voor zover de betreffende stakeholders niet in een rechtspersoon zijn verenigd nemen zij op persoonlijke titel deel aan de stuurgroep, doch in dat geval te allen tijde met de uitsluitende bedoeling op te treden als representant van de branche die zij vertegenwoordigen. Zij handelen alsdan binnen de stuurgroep zonder last of ruggenspraak. 4. De stakeholders zijn van mening dat zij met en ten behoeve van elkaar van toegevoegde waarde zijn om gezamenlijk naar buiten toe een representatieve vertegenwoordiging te vormen van alle sociaal-maatschappelijke en economische branches in de gemeente Venray. Door gezamenlijk naar binnen én naar buiten toe op te treden zal over en weer geprofiteerd kunnen worden van ieders kennis, kunde, netwerk en ervaring. De stakeholders zullen daartoe ook zoveel als mogelijk en wenselijk is een beroep op elkaar doen en elkaar hierin ondersteunen. 5. Toetreding van een nieuwe stakeholder is alleen mogelijk op voordracht van een andere stakeholder en kan alleen plaats vinden met meerderheid van stemmen van de huidige 8 stakeholders of van de meerderheid van het aantal stakeholders dat vertegenwoordigd is in de stuurgroep op het moment dat een nieuwe stakeholder wordt voorgedragen. 6. Schriftelijke opzegging van het lidmaatschap van de stuurgroep is steeds mogelijk uiterlijk twee maanden voor start nieuw kalenderjaar. 7. Indien een stakeholder dit convenant opzegt of vanwege niet betaling van de jaarlijkse bijdrage ophoudt stakeholder te zijn, wordt in de vacature binnen één jaar door de andere stakeholders voorzien, opdat de branche die de betreffende stakeholder in de stuurgroep vertegenwoordigde in de stuurgroep vertegenwoordigd blijft. 8. Besluiten binnen de stuurgroep worden genomen met meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken beslist de voorzitter. 9. De voorzitter van de stuurgroep wordt benoemd door het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Venray. Bij de ondertekening van dit convenant is de voorzitter van de stuurgroep de portefeuillehouder Werken van de Gemeente Venray. 2

7 3 10. De stuurgroep is verantwoordelijk voor het gezamenlijk ontwikkelen van visie, strategie en beleid teneinde de in de considerans omschreven doelstelling vorm te geven. De stuurgroep komt tenminste vier maal per jaar bijeen onder leiding van de voorzitter. 11. Iedere stakeholder betaalt per kalenderjaar een bedrag van 5000,-. Exclusief btw. Dit bedrag wordt binnen 14 dagen na factuurdatum betaald aan de Stichting Venray Bloeit op bankrekeningnummer NL06RABO t.n.v. Stichting Venray Bloeit. Dit bedrag kan per jaar worden aangepast bij meerderheid van stemmen binnen de stuurgroep. 12. Indien een stakeholder de jaarlijkse bijdrage ondanks aanmaning niet tijdig betaalt, eindigt diens lidmaatschap van de stuurgroep op het einde van de aanmaningstermijn en zal in de vacature worden voorzien zoals in artikel 7 is bepaald. 13. Zijdens de gemeente Venray wordt eenzelfde bijdrage betaald aan de Stichting Venray Bloeit ten behoeve van iedere stakeholder die zijn/haar bijdrage heeft betaald. De gemeente Venray verdubbelt aldus de totale bijdrage. II. De Stichting Venray Bloeit 14. De Stichting Venray Bloeit, nader te noemen de stichting draagt de visie uit, volgt de strategie en voert het beleid uit dat vanwege de stuurgroep is ontwikkeld. 15. De stichting neemt deel aan de vergaderingen van de stuurgroep en vaardigt daartoe haar voorzitter af. 16. Conform artikel 3 van de statuten van de stichting worden de bestuurders van de stichting benoemd en geschorst door de stuurgroep en in dat geval bij meerderheid van stemmen. De bestuurders van de stichting worden benoemd voor een periode van 3 jaar en zijn na ommekomst van deze termijn terstond herkiesbaar. 17. De stichting beheert de gelden die door de stuurgroep en door de gemeente Venray worden gefourneerd, alsmede andere geldmiddelen waarover zij komen te beschikken en besteedt deze gelden uitsluitend ten behoeve van het doel zoals dat in de considerans van dit convenant is omschreven. De stichting legt tenminste jaarlijks aan de stuurgroep verantwoording af voor het (financiële) beleid. De kosten van het bestuur van de stichting worden betaald vanuit het werkbudget dat de stichting beschikbaar heeft. 18. De stichting presenteert jaarlijks, uiterlijk in oktober van het voorafgaande jaar, een Communicatie Strategie inclusief een financiële begroting ten behoeve van de visie, de strategie en het beleid ten behoeve van het nieuwe kalenderjaar. De hoofdlijnen van die Communicatie Strategie en de begroting zijn vooraf in de vergaderingen met de stuurgroep besproken. De Communicatie Strategie en de begroting worden tijdig gepresenteerd aan de stuurgroep en vóór het betreffende kalenderjaar goed gekeurd door de stuurgroep met meerderheid van stemmen. 3

8 4 III. De Communicatiewerkgroep Venray Bloeit 19. Alle partijen zijn van mening dat interne en externe communicatie van wezenlijk belang is voor het adequaat en gedegen uitdragen en verwezenlijken van de doelstelling. 20. Om die reden hebben alle partijen een gezamenlijke communicatiewerkgroep in het leven geroepen, bestaande uit enkele professionals, te weten een social mediaadviseur, een online (website) adviseur en een communicatie-adviseur. Ook de voorzitter van de stichting Venray Bloeit maakt deel uit van de werkgroep. 21. De werkgroep wordt voorgezeten door Marketing- en Communicatiebureau Viduro, tenzij wanneer de stuurgroep een andere voorzitter benoemt en de samenwerking met Viduro beëindigt of zijdens Viduro beëindigd wordt. 22. De kosten van de werkgroep, inclusief de kosten van Viduro en de kosten van de voorzitter van de stichting in zijn hoedanigheid van verbinder tussen de verschillende gremia worden door de stichting betaald vanuit de geldmiddelen die de stichting als werkbudget beschikbaar heeft. 23. De stichting Venray Bloeit legt in haar jaarlijkse financiële verantwoording ook verantwoording af aan de stuurgroep ten aanzien van de kosten van de werkgroep. 24. De werkgroep draagt in overleg met de stuurgroep zorg voor de uitvoering van alle communicatie van de initiatieven die worden ontplooid, de reclame die wordt gemaakt en de ideeën die worden ontwikkeld. Zij is verantwoording verschuldigd aan de stuurgroep en wordt ingesteld of opgeheven door de stuurgroep. 25. Alle stakeholders vaardigen een gedelegeerde af in de zogenaamde toetsingscommissie. Deze toetsingscommissie heeft tot taak om ideeën, content, plannen en initiatieven van de werkgroep te toetsen en om ideeën, content, plannen en initiatieven in te brengen in de werkgroep en om met de werkgroep hierover van gedachten te wisselen en te overleggen. 4

9 5 Aldus ondertekend te Venray, dd. Namens de stakeholders Vereniging Venray Centraal T.G.M.M. Klabbers Stichting Toeristisch recreatief Platvorm Venray A.L.M. Tonen Stichting Woontafel Venray S.M.C. van Lier Venray Ondernemers Platform P.A.G. Verhoeven Marktondernemers Gemeente Venray Wethouder J. Loonen 5

10 6 Coöperatieve vereniging Rabobank Horst Venray J.M.W.C. Pijnenburg Suyderland-Venrode B.V. M.J. Janssen Stichting Sportgala Venray Regio M.M.J. Ambaum Namens de gemeente Venray Wethouder J. Loonen Namens de Stichting Venray Bloeit A.L.M. Tonen 6