Inleiding 5. Bijlage 2A Voorbeelden van medicatie-incidenten 71 Bijlage 2B Analyse MIC op medicatie-incidenten 73

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Inleiding 5 Stap 1 Verbeterteam Wat doet het verbeterteam Samenstelling van het verbeterteam 7 Stap 2 Inventarisatie Is aan de randvoorwaarden voldaan? Zijn we op de hoogte van de belangrijkste kennis? Hoe staat het met medicatieveiligheid in onze organisatie 14 Werkblad Stap 2A Checklist randvoorwaarden 19 Werkblad Stap 2B Indicatoren Verantwoorde zorg 27 Werkblad Stap 2C Registratie- en informatiemethoden 29 Werkblad Stap 2D Werkwijze en beschikbaarheid DGV Quick-scan en risicoanalyse medicatieproces voor verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg 33 Werkblad Stap 2E Quick-scan Verzorgingshuizen 37 Werkblad Stap 2F Quick-scan Verpleeghuizen 53 Werkblad Stap 2G De cliënten(raad) vragenlijst medicatieveiligheid 69 Bijlage 2A Voorbeelden van medicatie-incidenten 71 Bijlage 2B Analyse MIC op medicatie-incidenten 73 Stap 3 Actieplan Actieplan opstellen Actieplan uitvoeren 77 Werkblad Stap 3A Conclusies uit de checklisten 79 Werkblad Stap 3B Urgentie bepalen 81 Werkblad Stap 3C Format actieplan 83 Werkblad Stap 3D Voorbeeld actieplan Medicatieveiligheid 87 Werkblad Stap 3E Tips voor succesvolle implementatie van het actieplan (draagvlak, communicatie, gedragsregels) 89 3

2 Stap 4 Evalueren 93 Werkblad Stap 4A Evaluatie van het incidentenregistratiesysteem 95 Werkblad Stap 4B Evaluatie Activiteit 97 Werkblad Stap 4C Evaluatie Project 101 Stap 5 Borgen 111 Werkblad Stap 5A Checklist borging 113 4

3 Inleiding Voor u ligt de themamodule Medicatieveiligheid. Deze module is onderdeel van Veiligheid in de V&V, methode voor veiligheidsmanagement in verpleeg- en verzorgingshuizen, ontwikkeld door Consument en Veiligheid, ActiZ en DGV, Nederlands instituut voor verantwoord medicijngebruik. De inhoud van deze module is gebaseerd op de kennis, ervaring en materialen van DGV. De module is gericht op het verbeteren van de medicatieveiligheid. U kunt met deze module de stand van zaken omtrent het medicatieproces (voorschrijven, afleveren en juist gebruik) in uw organisatie in kaart brengen en daadwerkelijk verbeteren: wat is prima in orde en wat kan beter? In deze module vindt u concrete adviezen hoe u de situatie kunt verbeteren. Waarom aandacht voor medicatieveiligheid? Uit onderzoek blijkt dat in Nederland 2,4% van alle ziekenhuisopnames en 5,6% van de acute opnamesgerelateerd zijn aan geneesmiddelen 1. Dit betekent geneesmiddelgerelateerde ziekenhuisopnames per jaar waarvan potentieel vermijdbare opnames. Patiënten ouder dan 65 jaar hebben een tweemaal zo hoge frequentie van geneesmiddel gerelateerde opnames ten opzichte van patiënten jonger dan 65 jaar. Eén van de belangrijkste risicofactoren blijkt het niet zelfstandig wonen te zijn (naast therapieontrouw, verminderde cognitie, verminderde nierfunctie, meerdere aandoeningen in de medische voorgeschiedenis en polyfarmacie). Samenhang met andere modules? De complete veiligheidsmanagementmethode Veiligheid in de V&V bestaat uit een basismodule en vijf themamodules: incident melden, calamiteitenbeheersing, medicatieveiligheid, veiligheid van hulpmiddelen en valpreventie. De basismodule beschrijft op algemeen niveau het proces van het organiseren en uitvoeren van goed veiligheidsbeleid. De themamodules geven vooral inhoudelijke input voor het daadwerkelijk verbeteren van deze thema s en bieden ondersteuning bij de praktische uitvoering van veiligheidsmanagement. Voordat gestart wordt met een inhoudelijke themamodule wordt aangeraden de basismodule te doorlopen. Hierdoor krijgt u een goed beeld van zowel de methode als inzicht in de huidige situatie van uw zorgorganisatie rondom het veiligheidsbeleid en prioritering in aanpak van de onderwerpen. Indien na het doorlopen van de basismodule bijvoorbeeld blijkt dat er bij u in de organisatie niet voldoende gemeld wordt of dat het beter zou kunnen, dan is het 1 Hospital admission related to medication (HARM), een prospectief, multicenter onderzoek naar geneesmiddel gerelateerde ziekenhuisopames. Division of Pharmacoepidemiology & Pharmacotherapy, Utrecht Institute for Pharmaceutical Sciences. November

4 raadzaam te starten met de themamodule Incident melden omdat dit de basis van uw veiligheidsbeleid is, ook voor het onderdeel medicatieveiligheid. Wat biedt deze module? Voor het succesvol opzetten en invoeren van onderdelen van veiligheidsbeleid is het belangrijk aan te sluiten bij mogelijkheden en situaties van uw zorgorganisatie. Daarnaast is het goed beheren van risico s een continu en cyclisch proces van meten, verbeteracties uitvoeren en evalueren. In deze module wordt gebruikgemaakt van een stappenplan. Na het doorlopen van stap 1, het opzetten van de veiligheidsorganisatie, wordt in stap 2, de inventarisatie, geanalyseerd wat de huidige veiligheidssituatie is. Onder meer welke kennis in huis voorhanden is en welke kennis er aan wetgeving en landelijke richtlijnen zijn. Vervolgens volgt daar in stap 3 een gericht plan van aanpak uit met onder meer meetbare doelen, evaluatiemomenten, begroting en communicatieplan. Stap 4 ondersteunt bij het evalueren van de resultaten. Bij stap 5 komt de borging en verspreiding van het continue en cyclisch proces om risico s goed te kunnen beheren, specifiek aan bod. Op de uitvouwbare pagina introductie staan de stappen schematisch weergegeven. In deze module profiteert u van de kennis die is opgedaan in de eerste ronde van het Verbetertraject Medicatieveiligheid van Zorg voor Beter ( Tijdens dit verbetertraject werkten dertien teams onder begeleiding van DGV en Vilans (kennisinstituut in de zorg) aan het voorkomen van medicatiefouten. Met als resultaat een daling van het aantal medicatie-incidenten met ruim 50%. In deze module is achtergrond informatie opgenomen over de belangrijkste aspecten van medicatieveiligheid. Vervolgens kunt u met deze module de stand van zaken omtrent het medicatieproces in uw organisatie in kaart brengen: wat is prima in orde en welke onderwerpen kunnen meer aandacht gebruiken? Voor deze onderwerpen vindt u concrete adviezen hoe u de situatie kunt verbeteren. 6

5 Stap 1 Verbeterteam Om een goede organisatie rondom veiligheidsbeleid op te zetten is draagvlak onder alle geledingen van uw organisatie van belang. Voor het slagen van het opzetten van veiligheidsbeleid is draagvlak vanuit de raad van bestuur/directie een eerste vereiste. Om het draagvlak vanuit het management te waarborgen is een veiligheidscoördinator of veiligheidscommissie (bij voorkeur met managementbevoegdheden) ingesteld door de raad van bestuur/directie. De veiligheidscoördinator formeert een verbeterteam met inhoudelijke experts. Het verbeterteam legt voorstellen voor aan de veiligheidscoördinator. De veiligheidscoördinator of veiligheidscommissie adviseert de raad van bestuur/directie om goedkeuring te verkrijgen. Hierdoor is afstemming met de raad van bestuur/directie gewaarborgd. 1.1 Wat doet het verbeterteam? Het verbeterteam gaat inhoudelijk aan de slag met het thema door het stappenplan te doorlopen in opdracht van de veiligheidscoördinator of hoofd van de veiligheidscommissie. Op de uitvouwbare pagina introductie staan de stappen schematisch weergegeven. Afhankelijk van het geformuleerde veiligheidsbeleid kan het verbeterteam een specifieke opdracht krijgen van de veiligheidscoördinator. Bijvoorbeeld het halen van een bepaalde norm, het herzien van een protocol of het geven van een advies dat gehaald moet worden. Afgezien van een eventuele specifieke opdracht is het verbeterteam verantwoordelijk om voor het afgesproken veiligheidsthema het stappenplan te doorlopen om zo de belangrijkste verbeterpunten te inventariseren en daarop een actieplan te formuleren. Het verbeterteam adviseert hiermee de coördinator(en). Goedgekeurde actieplannen (door verantwoordelijke lijnfunctionaris/directie) worden vervolgens door deze teams uitgevoerd en geëvalueerd. De evaluatie, verspreiding en borging dient wederom als advies aan de coördinator(en) voor vervolgactiviteiten. 1.2 Samenstelling van het verbeterteam Een verbeterteam kan het beste bestaan uit ongeveer vijf mensen met een afwisselende mix van doeners en denkers, inhoudelijke experts en andere medewerkers met praktijkervaring eventueel aangevuld met een enthousiaste en bij het onderwerp betrokken cliënt, vrijwilliger, mantelzorger of familielid. Inhoudelijke expertise op de verschillende deelprocessen van het farmaceutische proces is noodzakelijk: (extern) betrokkenen zoals een huisarts of verpleeghuisarts en een apotheker moeten vroegtijdig betrokken worden bij het verbetertraject. Bij voorkeur als deelnemer in het verbeterteam, maar dit zal niet altijd haalbaar zijn. Medewerkers die medicatie uitzetten en/of toedienen (verpleegkundigen/verzorgenden) nemen eveneens deel aan het verbeterteam. Indien er een farmaceutisch coördinator aangesteld is in uw organisatie dan kan deze ook zitting nemen in het verbeterteam. 7

6

7 Stap 2 Inventarisatie De inventarisatie heeft betrekking op de volgende drie onderdelen: 1 De randvoorwaarden voor het invoeren van onderdelen van veiligheidsmanagement, in deze module: randvoorwaarden voor het verbeteren van de processen in de farmaceutische zorg. 2 Een oriëntatie op kennis en beschikbare producten op het gebied van de farmaceutische zorg en medicatieveiligheid bij de overheid, branche- en beroepsverenigingen en kennisinstituten. 3 Een analyse van de huidige situatie in de betreffende locatie(s), afdelingen of teams met betrekking tot de farmaceutische processen: Hoe staan we ervoor? Zijn de processen in kaart gebracht? Wat zijn de kritische momenten? Hoeveel medicijnincidenten zijn er de afgelopen periode gemeld? Wat is al goed geregeld? Wat zijn verbeterpunten?. Deze drie onderdelen kunnen door verschillende medewerkers van het verbeterteam uitgevoerd worden. Het is aan te bevelen om met deze personen een afspraak te plannen om de inventarisaties naast elkaar te leggen. Dit overleg kan gecombineerd worden met het maken van een actieplan (zie stap drie). 2.1 Is aan de randvoorwaarden voldaan? De belangrijkste vijf voorwaarden voor succesvolle implementatie van (onderdelen van) veiligheidsmanagement zijn: 1 Draagvlak creëren in alle geledingen van de zorgorganisatie 2 Uitgaan van het huidige kwaliteitssysteem 3 Prioriteiten stellen in relatie tot andere verandertrajecten 4 Budget 5 Borgen en levend houden van het onderwerp (medicatie)veiligheid Na het doorlopen van de basismodule (behorend bij Veiligheid in de V&V methode voor veiligheidsmanagement in verpleeg- en verzorgingshuizen ) heeft de veiligheidscoördinator of commissie inzicht gekregen in de belangrijkste algemene randvoorwaarden en waar nodig verbeteracties opgezet om aan de genoemde voorwaarden te voldoen (zie werkblad 2 A). Per themamodule kunt u in aansluiting op de algemene inventarisatie deze punten doorlopen en mogelijke knelpunten oplossen op het gebied van farmaceutische zorg. 9

8 2.2 Zijn we op de hoogte van de belangrijkste kennis? Als aan de belangrijkste randvoorwaarden is voldaan, volgt een oriëntatie op kennis en beschikbare producten op het gebied van de farmaceutische zorg en medicatieveiligheid bij de overheid, brancheen beroepsverenigingen en kennisinstituten. Om een goede inschatting te kunnen maken van uw interne situatie is het belangrijk om vooraf op de hoogte te zijn van een aantal relevante zaken. Wetgeving in relatie tot medicatieveiligheid Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) Deze wet regelt de relatie tussen patiënt en hulpverlener (artsen, apothekers, verpleegkundigen, orthopedagogen, psychologen, verloskundigen, fysiotherapeuten, logopedisten, et cetera). In de WGBO is een aantal spelregels vastgelegd, die voorheen in losse wetten en in rechterlijke uitspraken te vinden waren, dit zijn o.a. het recht op informatie door de hulpverlener en toestemming voor een medische behandeling Voor het toedienen van medicatie betekent dit dat een cliënt eerst dient te worden geïnformeerd over een voorstel voor wijziging in zijn/haar medicatie alvorens deze wijziging wordt doorgevoerd. Dit biedt hem/haar de mogelijkheid om (zelfstandig) een keuze te maken op basis van de gegeven informatie. Beroepen in de individuele Gezondheidszorg (BIG-wet) De Wet BIG beoogt de kwaliteit van de beroepsuitoefening in de individuele gezondheidszorg te bevorderen en te bewaken en de patiënt te beschermen tegen ondeskundig en onzorgvuldig handelen door beroepsbeoefenaren. Daarvoor bestaan er zogenaamde voorbehouden handelingen. Alleen met een bepaalde bevoegdheid of anders alleen in opdracht en onder bepaalde voorwaarden mag een voorbehouden handeling uitgevoerd worden. Medicijnen toedienen via injecties (intramusculair, subcutaan en intraveneus) en via infuus en catheterisatie zijn de voorbehouden handelingen die betrekking hebben op deze module. Via kunt u handreikingen voorbehouden handelingen vinden. Opiumwet Deze wet regelt het omgaan met Opiumwetmiddelen (o.a. morfine). Voor deze middelen geldt een strikte registratie over voorraad en verstrekking. Deze registratie maakt het mogelijk om op ieder moment inzicht te hebben in de aanwezige hoeveelheid medicatie per cliënt.. Richtlijnen en handreikingen in relatie tot medicatie Hieronder volgt informatie over richtlijnen en handreikingen die eenvoudig te bestellen of te downloaden zijn. Afhankelijk van uw situatie kunnen deze informatieproducten u helpen de medicatieveiligheid te verbeteren. 10

9 Nederlandse apotheek Norm 2006 (NAN) Deze richtlijn bestaat voor openbare apothekers en gaat in op wat in de openbare apotheek wordt verstaan onder verantwoorde zorg. De NAN is vastgesteld door de beroepsgroep en dient als zodanig in de apotheek te worden nageleefd. De normen gelden voor alle vormen van openbare farmacie. De NAN vormt samen met de KNMP-richtlijnen de basis voor een toetsbaar kwaliteitssysteem in de openbare apotheek. Voor meer informatie en downloaden van de richtlijn: Ziekenhuisapotheekstandaard 2004 (ZAS) De Ziekenhuisapotheek standaard 2004, is de professionele standaard voor de Nederlandse ziekenhuisfarmacie en geldt ook voor verpleeghuizen met een eigen apotheek. De beroepsgroep, verenigd in de NVZA, geeft in deze standaard aan waar de ziekenhuisapotheker aan moet voldoen om zijn vak goed uit te oefenen en om adequate farmaceutische zorg te leveren. Voor meer informatie en downloaden van de richtlijn: Farmaceutische zorg in het verzorgingshuis Met de handreiking Farmaceutische zorg in het verzorgingshuis heeft het management van verzorgingshuizen een hulpmiddel om de organisatie van de farmaceutische zorg verder te ontwikkelen. De organisatie hiervan gebeurt in nauw samenspel met apotheker en huisarts(en). De handreiking is gemaakt door Arcares (nu ActiZ) en de Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Pharmacie (KNMP). Afstemming hierover heeft plaatsgevonden met de Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV). De handreiking is te downloaden van het ledennet van ActiZ (voor leden van ActiZ: inloggen op Farmaceutisch kompas Via de site vindt u het Farmaceutisch kompas. Deze site biedt onafhankelijke geneesmiddelinformatie voor professionals in de zorg. Conceptrichtlijn Overdracht Medicatiegegevens Deze conceptrichtlijn is ontwikkeld door IGZ met 17 veldpartijen en verschenen in april Het doel van deze richtlijn is het voorkomen van fouten bij overdracht van medicatiegegevens en het vergroten van de patiëntveiligheid doordat zorgprofessionals in de samenwerkende keten altijd over een actueel medicatieoverzicht beschikken. De conceptrichtlijn is van toepassing op elke situatie waarin medicatie wordt voorgeschreven, gewijzigd of gestopt en op elke situatie waarin medicatie ter hand wordt gesteld of door professionals wordt toegediend. 11

10 De conceptrichtlijn is aanvullend op alle andere veldrichtlijnen, veldnormen en kwaliteitskaders die de farmaceutische zorg beschrijven. De conceptrichtlijn is te downloaden van het ledennet van ActiZ (voor leden van ActiZ: inloggen op Lesbrief medicijnverstrekking door verzorgenden in verpleeghuizen Voor leden van de V&VN is een lesbrief medicijnverstrekking te downloaden (inloggen op Deze lesbrief uit 2006 biedt handreikingen voor een klinische les. Keuzewijzer medicijndozen In 2005 heeft Ipso Facto gebruiksonderzoek gedaan naar medicijndozen. De bevindingen zijn vertaald in een keuzewijzer voor gebruikers van medicijndozen. Hierin zijn de specifieke wensen of beperkingen van gebruikers gekoppeld aan de eigenschappen van de verschillende producten en de ervaringen die met het gebruikersonderzoek in kaart zijn gebracht. De Keuzewijzer is in samenwerking met ANBO, bond voor 50-plussers, ontwikkeld. De keuzewijzer is als pdf te downloaden op en online te raadplegen op de site van de ANBO Handreiking verantwoord medicijngebruik, voor cliëntenraden De cliëntenraad kan een belangrijke rol spelen bij het verbeteren van het medicijnbeleid in de zorgorganisatie. Belangenbehartiging en ondersteuning van de achterban, en het meedenken in (kwaliteits)ontwikkelingen zijn belangrijke taken van de cliëntenraad. Deze handreiking van de Landelijke Organisatie Cliëntenraden (LOC) geeft inzicht in het belang van verantwoord medicijngebruik, de rol van de verschillende partijen en geeft informatie over de manier waarop u als cliëntenraad kan bijdragen aan een verantwoord medicijngebruik in uw organisatie. Te downloaden via Gedeelde zorg medische en farmaceutische zorg in verzorgingshuizen Deze publicatie geeft een beeld van de verschillende mogelijkheden in de samenwerking bij de medische en farmaceutische zorg in het verzorgingshuis. Die samenwerking is een opgave waarvoor verzorgingshuizen, huisartsen, verpleeghuisartsen en apothekers zich gesteld zien. Deze informatie is echter voor een bredere groep van betrokkenen van belang. Dat zijn natuurlijk in de eerste plaats de bewoners van de verzorgingshuizen, maar ook de cliëntenraden, de zorgkantoren en de zorgverzekeraars kunnen in dit boekje veel van hun gading vinden. Digitale exemplaren van deze uitgave zijn verkrijgbaar via de websites van de initiatiefnemers ActiZ, KNMP, LHV, LOC, NVVA, ZN en uitvoerder RIGO Research en Advies BV. Handreiking medische en farmaceutische zorg in een verzorgingshuis en thuis. Op de site van de Landelijke Huisartsen Vereniging ( is de handreiking voor de organisatie van medische en farmaceutische zorg aan ouderen in een verzorgingshuis en thuis te downloaden. Deze handreiking is geschreven voor huisartsen. 12

11 Richtlijnen bij het gebruik van antidepressiva en antipsychotica De beroepsvereniging van verpleeghuisartsen en sociaal geriaters (NVVA) geven de volgende richtlijn uit ( Psychofarmacotherapie bij verpleeghuispatiënten; pschychofarmacologische principes en richtlijnen bij het gebruik van antidepressiva en antipsychotica. Toepassing van psychofarmaca bij verpleeghuispatiënten is buitengewoon gecompliceerd vanwege enerzijds het geringe aantal systematische behandelstudies en anderzijds de gebrekkige generaliseerbaarheid van resultaten verkregen bij andere populaties. Comorbiditeit en polyfarmacie maken de situatie nog complexer. Toch is een adequate behandeling van groot belang omdat psychiatrische aandoeningen de prognose van het somatisch of neurologisch lijden ongunstig beïnvloeden. Wanneer rekening wordt gehouden met de specifieke psychopathologische karakteristieken, farmacokinetische variabelen en eigenschappen van het psychofarmacon, kunnen enkele relatief eenvoudige en veilige psychofarmacotherapeutische richtlijnen worden geformuleerd. Website DGV Naast bovenstaande richtlijnen en handreikingen biedt de website van DGV, Nederlands instituut voor verantwoord medicijngebruik, interessante informatie. Een voorbeeld is hun ondersteuningsaanbod op het gebied van polyfarmacie (zie onder Thema s op de website). Belangrijke risicofactoren Uit onderzoek blijkt dat in Nederland 2,4% van alle ziekenhuisopnames en 5,6% van de acute opnamesgerelateerd zijn aan geneesmiddelen 1. Dit betekent geneesmiddelgerelateerde ziekenhuisopnames per jaar waarvan potentieel vermijdbare opnames. Wie lopen het risico op een medicatie-incident? Patiënten ouder dan 65 jaar hebben een tweemaal zo hoge frequentie van geneesmiddelgerelateerde opnames ten opzichte van patiënten jonger dan 65 jaar 2. Eén van de belangrijkste risicofactoren blijkt het niet zelfstandig wonen te zijn. Daarnaast zijn therapieontrouw, verminderde cognitie, verminderde nierfunctie, meerdere aandoeningen in de medische voorgeschiedenis en polyfarmacie geïdentificeerd als de belangrijkste onafhankelijke risicofactoren. Wat kan de oorzaak zijn van een incident? Medicatie-incidenten kunnen ingedeeld worden in de 3 P s, pil, proces en patiënt. Een voorbeeld van een pil incident is de bijwerking of de gevolgen van interactie tussen medicijnen. In het proces kunnen bijvoorbeeld voorschrijffouten of toedienfouten gemaakt worden. Een incident op patiëntniveau betekent bijvoorbeeld dat de patiënt de medicatie weigert of een verkeerde hoeveelheid neemt. 1 Hospital admission related to medication (HARM), een prospectief, multicenter onderzoek naar geneesmiddel gerelateerde ziekenhuisopames. Division of Pharmacoepidemiology & Pharmacotherapy, Utrecht Institute for Pharmaceutical Sciences. November

12 In bijlage 2A vindt u een overzicht opgenomen van voorbeeld medicatie-incidenten. Wat zijn de mogelijke gevolgen van een medicatie-incident? Maag- darm klachten (gastro-intestinale) (waaronder bloedingen), hart- en vaat problemen (cardiovasculaire) problemen, aandoeningen met betrekking tot de ademhaling (respiratoire aandoeningen) en ontregelde diabetes mellitus zijn de meest voorkomende geneesmiddelgerelateerde ziekenhuisopnames Hoe staat het met medicatieveiligheid in onze organisatie Met een goed registratiesysteem en afspraken over analyses van registraties weet u niet alleen waar prioriteiten liggen, u kunt daarmee ook monitoren welk resultaat de verbeteracties opleveren. Het laatste deel van de inventarisatie bestaat uit het raadplegen van de eigen (MIC)-registraties, het instellingsrapport (Controlerapport) op basis van de verplichte metingen op het Kwaliteitskader Verantwoorde zorg, LPZ Maastricht en eventueel een recent IGZ-rapport over uw organisatie. Bij het doorlopen van de basismodule is deze inventarisatie op algemeen niveau uitgevoerd door de veiligheidscoördinator (zie werkblad 2B Indicatoren Verantwoorde zorg). In onderstaande tabel staan alleen de indicatoren met betrekking tot medicatieveiligheid. Indicator Verantwoorde zorg Branche gegevens Eigen gegevens Verbetersuggesties Module methodiek 4.4 Medicijnincidenten Percentage cliënten dat de afgelopen 30 dagen te maken had met een medicijnincident Medicatieveiligheid (module Incident Melden) 4.5 Psychofarmaca Percentage cliënten dat de afgelopen 7 dagen één dag of vaker antipsychotica, anxiolytica of hypnotica gebruikte. Medicatieveiligheid Percentage cliënten dat de afgelopen 7 dagen één dag of vaker antidepressiva gebruikte 2 Bron Idem bovenstaande 14

13 In werkblad 2C vindt u informatie over registratie en informatiemethoden; MIC-registratie, Geeltjes meting, Groepsgesprek, SWOT-analyse Voor de analyse van MIC-meldingen is in bijlage 2B een korte checklist opgenomen. Een bruikbare indeling van (bijna)medicatiefouten is die van de 3 P s (pil, patiënt en proces). Deze is uitgewerkt in bijlage 2A. Naast de analyse van uw interne bronnen volgen hieronder twee inventarisatie instrumenten, aangeboden door DGV, Nederlands instituut voor verantwoord medicijngebruik: 1 Quick-scan van het medicatieproces 2 Enquête over de tevredenheid over het medicatieproces bij cliënten in uw organisatie (in ontwikkeling) Quick-scan van het medicatieproces Doel van de scan De DGV Quick-scan van het medicatieproces voor verzorgingshuizen en verpleeghuizen is een instrument waarmee op relatief eenvoudige wijze snel inzicht wordt verkregen in de mogelijke problemen van het gehele medicatieproces in de organisatie. Door het invullen van de scan raken de bij het proces betrokken disciplines met elkaar in discussie over het proces. Een dergelijke discussie kan vaak al aanleiding zijn voor het gezamenlijk signaleren van risicovolle momenten en een aanzet geven tot stappen om die gezamenlijk te verbeteren. Aan de hand van de antwoorden ziet u mogelijke verbeterpunten in het medicatieproces. Desgewenst kan DGV, vanuit zijn expertise op het gebied van medicatieveiligheid, adviezen geven hoe (de onderdelen van) het medicatieproces veiliger gemaakt kan worden. De opbouw van de scan De Quick-scan is opgebouwd uit twee delen: Eerst enkele algemene vragen over de organisatie. Dit deel moet worden ingevuld door raad van bestuur/directie. Daarna volgen +/- 30 vragen over diverse onderdelen van het medicatieproces. Elke vraag behandelt een aspect dat van invloed is op de veiligheid van het medicatieproces. Als alle vragen met een 'ja' beantwoord worden, mag men ervan uitgaan dat het medicatieproces in de basis goed geregeld is en dat nadere analyse van het medicatieproces (vermoedelijk) niet nodig is. Wel dient gesteld te worden dat deze analyse een globaal beeld geeft en dat na verloop van tijd een herhaling wenselijk is om de dan bestaande situatie opnieuw te beoordelen. Ook kan de Quick-scan niet los worden gezien van een adequate melding en registratie van medicatie-incidenten. 15

14 De Quick-scan bestaat uit de volgende onderdelen waar vragen over gesteld worden: 1 Niet individuele cliëntgegevens 2 Cliëntinformatie 3 Medicatiebewaking en begeleiding 4 Geneesmiddelenformularium en behandelprotocollen 5 Medicatieopdrachten 6 Voorraadbeheer en opslag 7 Uitzetten en toedienen van geneesmiddelen 8 Opleiding en bekwaamheid 9 Kwaliteitzorg/risicomanagement De Quick-scan moet per organisatie worden ingevuld. Bij meerdere locaties dient dit voor elke locatie afzonderlijk te gebeuren. Ook dienen meerdere scans te worden ingevuld als binnen één locatie de geneesmiddelenvoorziening op verschillende wijzen is georganiseerd. Uit de Quick-scan kan blijken dat een nadere risicoanalyse van het medicatieproces wenselijk is. Hiervoor heeft DGV een uitgebreider instrument. Een nadere toelichting op de Quick-scan en de risicoanalyse medicatieproces, hoe deze toe te passen en hoe deze beschikbaar zijn, vindt u in werkblad 2D. De Quick-scans voor verzorgingshuizen en verpleeghuizen zijn terug te vinden in werkblad 2E en respectievelijk 2F. Enquête tevredenheid cliënten De 'DGV cliëntenvragenlijst medicatieveiligheid' wordt ontwikkeld voor verzorgingshuizen, verpleeghuizen en thuiszorg. Het zijn vragen aan cliënten over de zorg rond het medicatieproces. Dit loopt vanaf het moment van voorschrijven van de medicijnen tot en met het uiteindelijke gebruik/- toediening en het monitoren van de (bij)werkingen. De vragenlijst is bedoeld voor cliënten van wie de organisatie (delen van) de zorg voor het medicatieproces heeft overgenomen. De vragenlijst is er in 2 varianten. Variant A voor bewoners/cliënten die zelf nog regie voeren over (delen van) het medicatieproces. Variant B voor bewoners/cliënten die elke dag/per keer hun medicatie aangereikt of toegediend krijgen. Daarnaast verschijnt er ook een vragenlijst voor cliëntenraden, DGV Vragen aan de cliëntenraad over medicatieveiligheid,' ontwikkeld om te toetsen of de cliëntenraad op de hoogte is van de gemaakte afspraken over het medicatiebeleid en, waar nodig, is betrokken bij het tot stand komen van dit beleid. Op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) heeft de cliëntenraad adviesrecht ten aanzien van het medische beleid, waar de medicijnverstrekking onder valt. En ook om inzicht te krijgen of bewoners op de hoogte zijn van (relevante afspraken) van dit beleid. Aan de cliëntenraad worden geen vragen over de kwaliteit van de geleverde zorg gesteld. Deze vragenlijst moet door minimaal 3 leden van cliëntenraad gezamenlijk ingevuld worden. 16

15 Beide vragenlijsten zullen vanaf 2009 beschikbaar zijn. Een nadere uitwerking van deze vragenlijsten en informatie over de beschikbaarheid is te vinden in werkblad 2G. Aan de hand van deze inventarisatie op het gebied van randvoorwaarden, kennis en de uitkomsten van checklisten en de Quick-scan komt naar voren op welke punten verbeteracties ten aanzien van medicatieveiligheid noodzakelijk zijn in uw zorgorganisatie. Bij het opstellen van het actieplan (Stap 3) kunt u in werkblad 3A uw belangrijkste conclusies invullen ten behoeve van het vaststellen van het actieplan. 17

16

17 Werkblad 2A Checklist randvoorwaarden Toelichting: Verpleeg- en verzorgingshuizen met ervaring met veiligheidsmanagement geven vijf belangrijke randvoorwaarden aan voor succesvolle implementatie van veiligheidsbeleid: 1. Draagvlak creëren (zorg voor draagvlak/enthousiasme bij raad van bestuur, directie, medewerkers en cliënten en familie). 2. Opstellen en uitvoeren veiligheidsbeleid, uitgaande van huidig kwaliteitssysteem (ga uit van wat er is qua inhoud en structuur). 3. Prioriteiten stellen in relatie tot andere verandertrajecten (niet te veel (verandering) tegelijkertijd). 4. Budget regelen (zorg voor voldoende tijd en geld). 5. Borgen en levend houden van veiligheid (zorg dat het blijft leven). Doel: Deze checklist is een hulpmiddel om te inventariseren in hoeverre uw organisatie voldoet aan de vijf randvoorwaarden voor implementatie van veiligheidsbeleid. Werkwijze: Neem de randvoorwaarden per onderdeel door en beoordeel of het wel of niet voldoende is en hoe groot u het risico inschat dat het de voortgang van het succesvol invoeren van het veiligheidmanagement belemmert of dat het een risico vormt voor de cliënt, familie, medewerker of vrijwilliger. Vervolgens kunt u verbetersuggesties invullen die tijdens het opstellen van het actieplan verder uitgewerkt worden. Door de checklist door twee personen onafhankelijk van elkaar te laten invullen, wordt de inventarisatie nauwkeuriger. In de lege velden kunt u eigen aanvullende vragen opnemen. 19

18

19

20

21

22

23

24

25 Inventarisatie Werkblad 2B inventarisatie relevante (veiligheids)indicatoren Kwaliteitskader Verantwoorde zorg Toelichting: Kennis die u in ieder geval in de inventarisatie moet betrekken is het rapport dat voor uw eigen organisatie opgesteld is naar aanleiding van de metingen op de (veiligheids)indicatoren uit het Kwaliteitskader Verantwoorde zorg. De prestaties van uw organisatie worden daarin vergeleken met cijfers van vergelijkbare organisaties. Het Kwaliteitskader Verantwoorde zorg kent tien thema s waarvan een aantal die in relatie staan tot het Veiligheidsmanagement systeem en is opgenomen in bijgaand schema. U kunt zien op welke indicatoren uw zorginstelling relatief goed of slecht scoort, en welke dus in aanmerking komen voor een verbeteractie. In aanvulling hierop heeft u mogelijk (onlangs) bezoek gehad van de Inspectie voor de Gezondheidszorg in het kader van gelaagd en gefaseerd toezicht en biedt dit ook inzicht in verbeteronderwerpen. Doel: Dit schema biedt handvatten om de zorg te verbeteren op Zorginhoudelijke Veiligheid en Veiligheid wonen/verblijf. Werkwijze: In dit overzicht wordt aangegeven welke veiligheidsindicatoren uit het Kwaliteitskader Verantwoorde zorg relevant zijn voor welke themamodule(s). Het ter hand nemen van de scores van uw zorginstelling op deze relevante indicatoren, kan u inzicht geven welke veiligheidsthema( s) u mogelijk moet aanpakken. De verbetersuggesties zijn vervolgens een eerste aanzet tot het actieplan (in de volgende stap). 27

26

27 Werkblad 2C Registratie- en informatiemethoden Toelichting: Er zijn meerdere methodes om gegevens te verzamelen over de veiligheidsrisico s in uw organisatie, waarvan de MIC de meest gedegen is, en om vervolgens te beoordelen wat voor uw organisatie belangrijke verbeterthema s zijn. Op basis hiervan kunt u een keuze maken welke module(s) u als eerste gaat uitvoeren. 1 MIC-registratie In de jaren dat uw organisatie de incidenten en bijna-incidenten registreert en door de MIC-commissie laat analyseren heeft de organisatie inzicht gekregen in waar de grootste risico's liggen in de organisatie. Zijn de valincidenten de laatste tijd ineens groter in aantal dan daarvoor? Of is het aantal medicijnincidenten de laatste tijd juist gestegen? Heeft de MIC-commissie de oorzaken en onderliggende factoren in beeld kunnen krijgen? Ziet u kansen hier iets aan te doen? Doel: Inzicht en aanvullende informatie verkrijgen. Werkwijze: Zet de cijfers uit de MIC-rapportages van de laatste jaren als u die heeft naast elkaar en vergelijk ze ook met de uitkomsten in het rapport dat u ontving na deelname aan de metingen op het Kwaliteitskader, of de cijfers uit de LPZ als u daar aan meedoet. Wanneer het beeld uit de MIC-registratie onvoldoende handvatten geeft, raden we aan te starten met de module Incident Melden. Deze module zorgt er onder andere voor dat u een beter beeld krijgt van de veiligheid in uw organisatie. 2 Geeltjesmeting In aanvulling op de MIC-registratie kan op één of meerdere afdelingen een zgn. geeltjesmeting worden gedaan. De geeltjesmeting is een eenvoudige, snelle meetmethode die direct de huidige situatie weergeeft. Doel: Het doel van een geeltjesmeting (een geeltje is een post-it-plakker) is om op een eenvoudige laagdrempelige manier inzichtelijk te maken hoeveel incidenten er per locatie/afdeling voorkomen. Werkwijze: De meting is niet ingewikkeld om uit te voeren en het kost niet veel tijd om een geeltje in te vullen, maar het moet wel goed (lees eenduidig) gebeuren en door alle medewerkers van de afdeling. 29

28 Er wordt gestart met een nul-meting. Het is de bedoeling dat een (pilot) afdeling gedurende een korte periode bijvoorbeeld 3 weken alle incidenten en bijna-incidenten gaat meten. Op de post-it wordt genoteerd: - de datum van het (bijna) incident, - het soort incident (bijv. vallen, medicatie, brand etc.), - de oorzaak en achterliggende factoren van het incident (bijv. kennis/scholing medewerker, achterstallig onderhoud, niet volgens afspraak gewerkt, gedrag cliënt etc.) volgens de melder. De post-its worden op een eenvoudige poster (flap-over) met daarop de dagen van de week weergegeven geplakt. Het voordeel is dat deze poster voor iedereen zichtbaar opgehangen kan worden en iedereen zicht heeft op de voortgang van de meting. Door herhaling van de geeltjesmeting na het verbetertraject (maar ook gedurende het lopende traject als tussenmeting) wordt inzicht verkregen in de effecten van verbeteracties. Het wordt duidelijk wat verbeteronderwerpen zijn en of die bijdragen aan het realiseren van de geformuleerde projectdoelstellingen. Om uiteindelijk de data van de geeltjesmeting te verwerken wordt geadviseerd een excell sheet op te stellen waarin de meldingen per (fout)categorie in de tijd wordt opgenomen. Dit geeft de mogelijkheid om middels grafieken (bijv. staafdiagrammen) de verschillende meetmomenten te vergelijken en inzichtelijk te maken wat het effect is van de interventies (bijv. het totaal aantal fouten, foutcategorie, een specifieke fout etc.). 3 Groepsgesprek Met een groepsgesprek kan informatie verzameld worden over ervaringen en belevingen ten aanzien van veiligheid. Doel: Naast objectieve metingen van veiligheid is het ook goed om inzicht te hebben in de beleving van veiligheid bij medewerkers, vrijwilligers, cliënten en familie. Het verbeteren van onderwerpen die zij belangrijk achten zal het draagvlak vergroten. Werkwijze: Het onderwerp kan bijvoorbeeld op de agenda van het eerst volgende afdelingsoverleg of de cliëntenraad bijeenkomst gezet worden). 30

29 4 SWOT-analyse (Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats) Kan uitgevoerd worden om aanvullende informatie over omgevingsfactoren te verzamelen. Doel: Het doel is om inzicht te krijgen in de omgevingsfactoren die een rol (kunnen gaan) spelen in de veiligheid binnen uw zorginstelling of afdeling en/of invloed (gaan) uitoefenen op deze zorg en de gekoppelde processen, deze vervolgens te benoemen en daar een beeld van te krijgen. Werkwijze: Bij een sterkte/zwakte analyse worden de belangrijkste sterke en zwakke punten van een organisatie of afdeling in beeld gebracht, samen met de belangrijkste kansen en bedreigingen. Aan de hand hiervan kan worden beoordeeld of en zo ja op welke manier de verschillende aspecten (positief/negatief) van invloed zijn of mogelijk juist ingezet kunnen gaan worden om een verbetertraject te starten. De opdracht bestaat uit het uitvoeren van deze analyse door de veiligheidscommissie of het verbeterteam. Met behulp van een flap-over en veel post-it geeltjes schrijft ieder verbeterteamlid voor zich eerst zijn/haar ideeën op over de sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen van uw afdeling of organisatie, en plakt deze op een flap-over in een matrix. Geadviseerd wordt om aanvullend een aantal interviews te doen bij uitvoerenden (verpleging/verzorging), cliënten en eventueel andere betrokken disciplines bij het (eind)proces van het veiligheidsonderwerp. Vragen die u zichzelf kunt stellen bij het vullen van de 4 kwadranten voor de sterkte/zwakte-analyse zijn: Sterkte: Zwakte: Kansen: Bedreigingen: waar zijn we goed in? waarin onderscheiden we ons van anderen? wat zien anderen als dekracht van onze afdeling/organisatie? welke voordelen biedt onze afdeling? wat kan verbeterd worden? wat gaat niet goed? welke kansen zijn er voor onze afdeling/organisatie? welke mogelijkheden zijn er voor ontwikkeling? zijn er trends om op in te spelen? welke belemmeringen zijn er? hoe zit het met de voorwaarden (materieel en immaterieel) om te verbeteren? welke tegenwerking kunnen we verwachten? is kennis en ervaring toereikend om te veranderen? 31

30 SWOT- analyse matrix Sterkte Zwakte Kansen Bedreigingen 32

31 Werkblad stap 2D Werkwijze en Beschikbaarheid DGV Quick-scan en Risicoanalyse medicatieproces voor verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg De werkwijze voor het toepassen van de Quick-scan is als volgt: 1. Er wordt een bijeenkomst georganiseerd voor het invullen van deze scan. Hierbij zijn minimaal aanwezig: een (huis)arts, een apotheker (en liefst ook apothekerassistent), een functionaris die belast is met de dagelijkse leiding (zorgmanager, locatiemanager,directeur) en twee uitvoerende van de zorg (verzorgenden/verpleegkundigen). 2. Minimaal deze personen vullen individueel de Quick-scan in, ieder vanuit zijn/haar eigen perspectief. 3. Vervolgens worden per vraag de diverse antwoorden vergeleken en op basis van consensus wordt gezamenlijk één Quick-scan ingevuld. Deze geeft op hoofdlijnen inzicht in de veiligheid van het medicatieproces. Het verdient voorkeur de Quick-scan in een gezamenlijke bijeenkomst van genoemde personen in te vullen: eerst individueel invullen en daarna wordt in overleg de consensus bepaald en ingevuld, de zgn. consensusscan. De onderlinge discussie die leidt tot de consensusscan geeft vaak al aan waar verschillen in werkwijze en hiaten in het proces zich bevinden. Kortom, wat potentiële verbeteronderwerpen zijn. 4. De consensusscan (en optioneel de individueel ingevulde scans) kunnen worden opgestuurd naar DGV. 5. Na analyse van de antwoorden geeft DGV een terugkoppeling van de resultaten inclusief adviezen ter verbetering. Bij de analyse wordt gebruik gemaakt van zowel de individuele scans (indien deze worden geretourneerd), de consensusscan als de samenhang tussen deze scans. U kunt met behulp van de scan zelf uw situatie in kaart brengen en acties formuleren. Het is aan te bevelen om DGV als onafhankelijk instituut de analyse van de resultaten van de scan te laten uitvoeren en op basis daarvan een adviesrapport uit te laten brengen. DGV heeft door z n ervaringen in de afgelopen jaren met de Quick-scan de kennis en expertise opgebouwd om praktische adviezen te geven voor verbeteringen van het medicatieproces in de organisatie. Daarbij zorgt DGV er voor dat dit mede gebaseerd is op recente (landelijke) richtlijnen en protocollen alsmede op de praktische ervaringen en goede voorbeelden uit de zorgsector(en). De kosten voor het uitvoeren van een betrouwbare analyse en een kwalitatief goed advies bedragen 750,- (excl. BTW; tarief 2009). Daarvoor wordt een adviesrapport opgesteld en aangeboden. Tevens worden de individuele resultaten van de organisatie vergeleken met de benchmarkgegevens van de Quick-scan waarmee de organisatie inzicht krijgt hoe haar score zich verhoudt tot het landelijk beeld. 33

32 Het advies van DGV kan zijn om voorafgaand aan het opstarten van verbeteronderwerpen de procesonderdelen nader te analyseren. Hiervoor heeft DGV een uitgebreid instrument: Risicoanalyse medicatieproces. Indien gewenst kan DGV de organisatie ondersteunen in de projecten die moeten leiden tot het verbeteren van het medicatieproces. In overleg kan deze ondersteuning en begeleiding tot stand komen. Beschikbaarheid van de Quick-scan en procedure De Quick-scan wordt beschikbaar gesteld via deze module medicatieveiligheid (zie bijlage B5 en B6). Een digitale versie van deze module en de Quick-scan is te vinden op de websites van DGV ( en Consument en Veiligheid ( Indien u belangstelling heeft om de Quick-scan uit te voeren en deze te laten analyseren door DGV wordt de volgende procedure van toepassing: 1. De organisatie/locatie maakt via een specifiek adres (scans@dgvinfo.nl) aan DGV kenbaar dat ze een Quick-scan willen uitvoeren. Men geeft aan welke organisatie (en soort) het betreft, wie de contactpersoon is en het aantal en type functionarissen die de scan in gaan vullen (zie ook werkwijze). 2. DGV neemt contact op en bespreekt de wensen en mogelijkheden met de contactpersoon van de organisatie. Op basis van deze afspraken wordt een samenwerkingsovereenkomst opgesteld. 3. De organisatie kan zelf de Quick-scan downloaden van genoemde websites. Ook kan DGV verzocht worden de Quick-scan toe te sturen (zie punt 1). DGV zorgt er voor dat het nodige aantal exemplaren wordt opgestuurd voor de beoogde functionarissen die de Quick-scan gaan invullen. 4. De Quick-scan wordt ingevuld (individueel en consensus; zie werkwijze). Teneinde de analyse te kunnen uitvoeren en een adviesrapport op te kunnen stellen worden de resultaten van de consensusscan en de algemene vragenlijst m.b.t. de organisatie digitaal geretourneerd naar DGV (scans@dgvinfo.nl). Het is een optie om ook de individueel ingevulde Quick-scans aan DGV te retourneren. Uit de praktijk is gebleken dat dit voor de analyse in bepaalde gevallen extra informatie oplevert. 5. DGV analyseert de resultaten, stelt bevindingen vast en brengt advies uit over de verbetermogelijkheden. Dit wordt vastgelegd in een adviesrapport. 6. Tijdens het proces is een telefonische helpdesk beschikbaar voor hulp bij het invullen van de Quickscan, vragen m.b.t. de Quick-scan en voor overleg n.a.v. de adviezen. 7. Een DGV-adviseur neemt, als zij/hij daar aanleiding toe ziet op basis van de resultaten, aanvullend contact op met de contactpersoon van de organisatie. 8. Het resultaat van de analyse wordt vergeleken met de benchmarkgegevens van de Quick-scan en de organisatie krijgt inzicht hoe haar score zich verhoudt tot het landelijk beeld. Dit wordt opgenomen in het adviesrapport. De beide versies van de Quick-scans zijn opgenomen in deze module als bijlage De Quick-scan voor verzorgingshuizen: werkblad 2D De Quick-scan voor verpleeghuizen: werkblad 2E 34

33 Werkwijze van de Risicoanalyse medicatieproces voor verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg De DGV Risicoanalyse medicatieproces voor verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg, dit zijn afzonderlijke versies, zijn ontwikkeld voor deze organisaties met als doel: 1. Inzicht te geven in de stand van zaken in het huidige medicatieproces en onderdelen op te sporen die voor verbetering in aanmerking komen. 2. Een prestatievergelijking te ontwikkelen voor medicatieveiligheid in verpleeg- en verzorgingshuizen. De resultaten kunnen vergeleken worden met het landelijk beeld en met geanonimiseerde gegevens van vergelijkbare organisaties. Deze Risicoanalyse kan worden uitgevoerd als er binnen de organisatie behoefte is aan: 1. Een op zichzelf zelfstaande Risicoanalyse van het medicatieproces 2. Een verdieping van een eerder afgenomen Quick-scan. Deze analyse geeft een meer uitgebreid beeld hoe de onderdelen van het medicatieproces geregeld zijn en waar verbeteringen zijn aan te brengen. De in totaal ongeveer 150 vragen geven meer inzicht in de volgende onderdelen van het medicatieproces: 1. Medicatiebeheer per cliënt 2. Cliëntinformatie 3. Medicatiebewaking en begeleiding 4. Geneesmiddelenformularium en behandelprotocollen 5. Medicatieopdrachten 6. Voorraadbeheer en opslag 7. Uitzetten en toedienen van geneesmiddelen 8. Opleiding 9. Werkdruk 10. Kwaliteitszorg/risicomanagement Ze dient te worden ingevuld door het verbeterteam (een bepaald aantal type functionarissen zijn verplicht de risicoanalyse uit te voeren), inclusief directeur die gezamenlijk een volledig beeld heeft van deze onderdelen van het medicatieproces in de organisatie. Voor het invullen van de Risicoanalyse moet ongeveer twee uur worden uitgetrokken. De directeur/projectleider stuurt de ingevulde scans en de vragenlijst algemene gegevens op naar DGV, Nederlands instituut voor verantwoord medicijngebruik, t.a.v. programma risicomanagement, postbus 3089, 3502 GB Utrecht. Na analyse van de antwoorden geeft DGV een terugkoppeling van de resultaten inclusief adviezen ter verbetering. 35

34 Het gehele traject Risicoanalyse medicatieproces wordt in overleg met de projectleider van de organisatie door DGV begeleidt en uitgevoerd. De kosten voor het gehele traject van opstart tot en met presentatie van de resultaten bedraagt 5.250,- (excl. BTW; tarief 2009) Beschikbaarheid van de Risicoanalyse medicatieproces voor verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg Indien u gebruik wil maken van bovengenoemde vragenlijsten kunt u contact opnemen met DGV, Nederland instituut voor verantwoordmedicijngebruik, telefoonnummer: of via scans@dgvinfo.nl. 36

35 Werkblad Stap 2E Quick-scan Verzorgingshuizen Bedoeling van de scan: De DGV Quick-scan medicatieproces voor verzorgingshuizen is een instrument waarmee u op relatief eenvoudige wijze snel inzicht krijgt in de mogelijke problemen van het gehele medicatieproces in uw verzorgingshuis. Aan de hand van 30 vragen worden de meest risicovolle momenten in het medicatieproces onder de loep genomen. Door het invullen van de scan raken de bij het proces betrokken disciplines met elkaar in discussie over het proces. Een dergelijke discussie kan vaak al aanleiding zijn voor het onderling signaleren van risicovolle momenten en een aanzet geven tot stappen om die gezamenlijk te verbeteren. Aan de hand van de antwoorden zal DGV, vanuit haar expertise op het gebied van medicatieveiligheid, adviezen geven hoe het medicatieproces veiliger gemaakt kan worden. Het kan nodig zijn - voorafgaande hieraan onderdelen van de volledige scan uit te voeren. Dit is met name gewenst als meerdere processtappen als zwak worden beoordeeld. Als voldoende verzorgingshuizen het instrument hebben ingevuld kunnen de verzamelde gegevens een mogelijkheid bieden om de uitkomsten voor een instelling te spiegelen aan landelijke tendensen. De opbouw van de scan: De Quick-scan is opgebouwd uit twee delen: - Het eerste deel bevat enkele algemene vragen over het verzorgingshuis. Deze vragenlijst moet worden ingevuld door de eindeverantwoordelijke voor het medicatieproces van de locatie. - In het tweede deel volgen 30 vragen over diverse onderdelen van het medicatieproces. Dit deel bestaat uit een individuele vragenlijst en een consensus vragenlijst. Elke vraag behandelt een aspect dat van invloed is op de veiligheid van het medicatieproces. Als alle vragen met een 'ja' beantwoord worden, mag men ervan uitgaan dat het medicatieproces goed geregeld is en dat nadere analyse van het medicatieproces (vermoedelijk) niet nodig is. De Quick-scan moet per locatie worden ingevuld. Indien zich binnen de locatie ook één of meerdere verpleegafdelingen bevinden dient voor de verpleegafdelingen als totaal een andere Quick-scan ingevuld te worden. Hiervoor kunt u contact opnemen met DGV, telefoonnummer: of per post@dgvinfo.nl. 37

36 Toelichting op het tweede deel van de Quick-scan: De werkwijze is als volgt: 1. De eindverantwoordelijke voor het medicatieproces vult het deel met de algemene vragen in. 2. Organiseer een bijeenkomst waarbij ten minste aanwezig zijn: a. Een huisarts b. De apotheker en/of apothekersassistent c. Twee uitvoerende vertegenwoordigers uit de discipline verpleging/verzorging d. De eindverantwoordelijke voor het medicatieproces van de locatie De groep kan, indien gewenst, worden aangevuld met vertegenwoordigers vanuit andere disciplines. U heeft hiervoor alvast een extra exemplaar ontvangen. Indien u er meerdere nodig heeft, kunt u kopieën maken van de individuele vragenlijst. 3. Iedere deelnemer aan de bijeenkomst vult een individuele scan in. 4. De deelnemers vergelijken en bespreken hun antwoorden. 5. Vul de consensusscan in. Geef hiervoor per vraag het antwoord dat het beste de gedeelde ervaring binnen de locatie weergeeft. Invulinstructie: U kunt per vraag slechts één van de antwoordmogelijkheid kiezen. U doet dit door een kruisje te plaatsen in het vakje van uw keuze. Indien u de vraag niet met ja of nee kunt beantwoorden kiest u voor het vraagteken. Deze antwoordmogelijkheid bestaat alleen in de individueel in te vullen vragenlijst. Bij de consensuslijst vragen wij van u een afgewogen ja of nee antwoord. Bij sommige vragen wordt van u een uitgebreider antwoord verwacht. Wij verzoeken u vriendelijk slechts één cijfer of letter per vakje in te vullen. Wanneer u een antwoord per ongeluk fout hebt aangekruist, wilt u het dan als volgt verbeteren? Fout ingevuld antwoord: Ja Nee Uw verbeterde antwoord: Ja Nee 38