ActiZ KNMP NVZA Verenso BTN LHV LOC NHG NPCF V&VN. Veilige principes in de medicatieketen. verpleging verzorging thuiszorg

Transcriptie

1 ActiZ KNMP NVZA Verenso BTN LHV LOC NHG NPCF V&VN Veilige principes in de medicatieketen verpleging verzorging thuiszorg

2 De veilige principes zijn opgesteld door de Task Force medicatieveiligheid care. De veilige principes zijn opgesteld voor de sectoren Verpleging, Verzorging en Thuiszorg (VVT-sector: verpleeghuizen, verzorgingshuizen, thuiszorg). Deelnemers in de Task Force voor de VVT-sector zijn: ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF en V&VN.

3 Inhoudsopgave Veilige principes in de medicatieketen (VVT) - leeswijzer... 4 Totaaloverzicht...6 Overall Checklist...8 Cliënt/Mantelzorger Overzicht Cliënt/Mantelzorger...10 Infoblad Cliënt/Mantelzorger...12

4 Veilige principes in de medicatieketen (VVT) - Leeswijzer De veilige principes zijn opgesteld door de Task Force medicatieveiligheid care. De veilige principes zijn opgesteld voor de sectoren Verpleging, Verzorging en Thuiszorg (VVT-sector: verpleeghuizen, verzorgingshuizen, thuiszorg). Deelnemers in de Task Force voor de VVT-sector zijn: ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF en V&VN. Voor een veilig medicatieproces is goede afstemming tussen alle betrokkenen belangrijk: de cliënt (en zijn mantelzorger), arts, apotheker,, zorgedewerker. De veilige principes gaan uit van ieders rol en verantwoordelijkheid en beschrijven hoe kan worden samengewerkt op een wijze die de veiligheid ten goede komt. De veilige principes richten zich op de situatie dat de cliënt de verantwoordelijkheid voor het beheer van de medicatie (geheel of gedeeltelijk) heeft overgedragen aan een. Er is dan een keten van cliënt, arts, apotheker, en : hun activiteiten en verantwoordelijkheden moeten naadloos op elkaar aansluiten. Naar vermogen heeft de cliënt in deze keten een eigen rol en verantwoordelijk heid. Uitgangspunten van de Task Force zijn: Wees bewust van de risico s in het medicatieproces en probeer deze zoveel mogelijk te voorkomen, in te perken of acceptabel te maken; de veilige principes zijn hierbij een leidraad. Stel een helder beleid op voor de uitvoering en maak afspraken tussen betrokken partijen over relevante aspecten (zie overzichten veilige principes en toelichtingen in het infoblad). Voor een sluitende keten is cruciaal dat ieder de verantwoordelijkheid neemt die bij zijn/haar functie hoort. Signaleer onveilige situaties in de keten en spreek de juiste functionaris daarop aan. Neem geen verantwoordelijkheid voor zaken die buiten het eigen domein liggen, maar bespreek dit met degene die wel verantwoordelijk is. Gebruik in situaties waar de veilige principes geen passend antwoord geven het gezond verstand en handel met inachtneming van redelijkheid en billijkheid ( pas toe of leg uit ). Communiceer en maak afspraken met elkaar en leg deze afspraken vast in het zorgdossier. De veilige principes zijn inhoudelijk niet nieuw, maar vormen een weergave van materiaal dat er al was, hoe er nu gewerkt wordt (of gewerkt zou moeten worden op basis van huidige richtlijnen en handreikingen), en gaan uit van de taken en verantwoordelijkheden die de verschillende partijen nu al hebben. Waar relevant en mogelijk zijn gaten in de keten ingevuld en onduidelijkheden over verantwoordelijkheden uitgelegd. De veilige principes beogen echter niet alles af te dekken, wel kan waar relevant naar analogie of in de lijn van de veilige principes worden gewerkt. Op onderdelen kan verdieping worden gevonden in richtlijnen en hulpmiddelen, deze zijn in een bijlage aangegeven. De veilige principes zijn een ontwikkeltraject: gaandeweg kunnen zaken worden aangescherpt of aangevuld op basis van ervaringen in het veld. Het medicatieproces wordt onderscheiden in zes stappen: 1 Voorschrijven 2 Ter hand stellen (afleveren door de apotheker) 3 Opslag/beheer van de medicatie 4 Gereed maken 5 Toedienen/registreren 6 Evaluatie (gebruik, (bij)werking etc.). 4 Veilige principes in de medicatieketen

5 Per stap wordt beschreven wat de veilige principes zijn voor de betrokken partijen. Er is dus een overzicht met veilige principes voor de: Cliënt Arts (huisarts en specialist ouderengeneeskunde) Apotheker Zorgorganisatie (die verantwoordelijk is voor de randvoorwaarden waaronder de veilig kan werken, bijv. afspraken maken met apothekers en artsen) Zorgmedewerker. Bij en is onderscheid gemaakt in V&V (intramurale Verpleging en Verzorging = verpleeg- en verzorgingshuizen) en Thuiszorg. Al deze principes grijpen op elkaar in en vormen samen een sluitende keten. Dit is in een totaaloverzicht op hoofdlijn weergegeven. Het totaaloverzicht heeft als bijlage een checklist voor afspraken in de keten. De overzichten geven in één beeld de veilige principes per doelgroep weer. Dit is verder toegelicht en uitgewerkt in een infoblad per doelgroep. Hierin is beschreven: Taken en verantwoordelijkheden van deze doelgroep. Toelichting op de veilige principes. Checklist per doelgroep waarin is aangegeven welke afspraken met wie relevant zijn. Beschikbare hulpmiddelen en richtlijnen. Toelichting aantal begrippen Huisarts: onder de huisarts in de veilige principes wordt ook begrepen de apotheekhoudend huisarts. GDS: er wordt in de veilige principes gesproken van een GDS: geneesmiddel distributiesysteem. GDS wordt gedefinieerd als een verpakking waarin geneesmiddelen zijn verdeeld in eenheden per toedieningstijdstip en op naam van een individuele cliënt zijn gesteld (bijv. trays of baxterzakjes). Ook weekdozen worden hieronder verstaan. Trays en baxterzakjes worden door een gevalideerd systeem automatisch gevuld, weekdozen worden handmatig gevuld. Het vullen van weekdozen is gevoeliger voor fouten van menselijk handelen dan trays en baxterzakjes. De apotheker zal bij de keuze tussen baxterzakjes, trays of weekdozen moeten laten meewegen dat de verschillende systemen elk hun eigen veiligheidsprincipes hebben. Lijst risicovolle medicatie: bepaalde medicatie die los geleverd wordt (dus niet in GDS) dient bij toediening dubbel gecontroleerd te worden. Dubbele controle is nodig bij die medicatie waarbij de medicatie naar het oordeel van de apotheker een onacceptabel risico vormt bij verkeerde dosering. Zorgorganisatie en apotheker dienen met elkaar te overleggen welke medicatie dubbel gecontroleerd dient te worden. Op landelijk niveau is hiervoor een lijst risicovolle medicatie opgesteld, als uitgangspunt voor dit overleg. Deze lijst is te vinden op de website van o.a. KNMP, NVZA, ActiZ, BTN. De medicatie op deze lijst wordt gemarkeerd op de toedienlijst die door de apotheker wordt aangeleverd, zodra gewerkt wordt met het landelijk uniforme format van de toedienlijst (naar verwachting in de loop van 2012 beschikbaar). Veilige principes in de medicatieketen 5

6 Totaal overzicht Stap 6 Evaluatie 1. Cliënt is alert op werking en bijwerking, en informeert betrokkenen over relevante aspecten. 2. Apotheker, arts en signaleren en registreren werking en evt. bijwerkingen (melding bij Lareb) en nemen, in overleg met cliënt, z.n. actie. 3. Apotheker, arts en hebben ieder een systeem voor melding van medicatie-incidenten, en dragen zorg voor opvolging en terugkoppeling naar relevante personen/instanties. 4. Apotheker, arts en maken afspraken over periodieke medicatie-beoordeling bij cliënten waar dit relevant is en de rol van cliënt en s hierbij. 6 1 Stap 1 Voorschrijven en algemeen 1. Cliënt geeft relevante informatie aan arts en apotheker. 2. Arts stelt diagnose en schrijft recept met inachtneming van actueel medicatieoverzicht. 3. Apotheker verwerkt recept en voert medicatiebewaking uit. 4. Arts, apotheker en/of signaleren en bespreken z.n. met cliënt of hij zijn eigen medicatie wil en kan beheren. 5. Er is een procedure om met de cliënt in gesprek te gaan over medicatiebeheer en besluitvorming over beheer. 6. Met de cliënt is besproken en er zijn afspraken vastgelegd in het dossier wat de verantwoordelijkheid is van cliënt en/of van zorgverleners bij (gehele of gedeeltelijke) overname van medicatiebeheer. 7. Er zijn afspraken tussen, apotheker en arts over het medicatieproces. 8. De heeft een medicatiebeleid opgesteld met o.a. taken en verantwoordelijkheden. 9. Cliënt, arts, apotheker,, dragen zorg voor overdracht van medicatiegegevens. Stap 5 Toedienen/registreren 1. Bekwaam en bevoegd: zie stap Zorgmedewerker voert voorbehouden en risicovolle handelingen alleen uit op basis van een uitvoeringsverzoek van een arts. 3. De heeft met de apotheek afgesproken, op basis van de landelijke lijst risicovolle medicatie, welke losse medicatie risicovol is bij verkeerde dosering, bij deze medicatie is een dubbele controle nodig. (Bij GDS is de apotheker verantwoordelijk voor de inhoud). De organisatie heeft een procedure voor de wijze(n) waarop de dubbele controle kan worden uitgevoerd (bijv. door de cliënt, mantelzorger, of anderszins). 4. Bij losse medicatie controleert de : juiste medicijn/juiste dosis/juiste tijdstip/juiste wijze/juiste cliënt. Bij GDS controleert de : komt de tekst (medicatie) van het etiket overeen met de tekst op toedienlijst en klopt het aantal medicijnen? 5. Er wordt afgetekend per medicijn (ook bij GDS) op de door de apotheek aangeleverde toedienlijst. Stap 4 Gereed maken 1. Zorgorganisatie, arts en apotheker hebben afspraken gemaakt over de procedure voor toediening gereed maken. 2. De maakt medicatie gereed volgens de geldende voorschriften. 3. De draagt er zorg voor dat medicatie wordt gereed gemaakt en toegediend door medewerkers die bekwaam en bevoegd zijn. 4. Zorgmedewerkers dragen daarnaast ook zelf zorg voor het op peil houden van hun bekwaamheid en bevoegdheid. 5 Toedienen/ registreren Evaluatie 4 Gereed maken Voorschrijven 3 Opslag/ beheer 2 Ter hand stellen/ afleveren Stap 3 Stap 2 Ter hand stellen (afleveren) 1. Apotheker draagt zorg voor actueel medicatieoverzicht en toedienlijst. 2. Apotheker levert medicatie zoveel mogelijk aan via GDS. 3. Er zijn afspraken gemaakt tussen apotheker en cliënt (bij thuiszorg) of (intramurale zorg verzorgingshuis/ verpleeghuis) over logistiek van medicatie, incl. 1 e uitgifte. 4. Er zijn afspraken tussen arts, apotheker, cliënt of over verwerken van wijzigingen in de medicatie. 5. Medicatie (met medicatieoverzicht en toedienlijst) wordt door de apotheker thuis bezorgd, indien cliënt of mantelzorger niet in staat is deze zelf op te halen, resp. bij de (bij intramurale zorg). Opslag/beheer 1. Apotheker en thuiszorg-cliënt (indien cliënt niet zelf kan terugbrengen) of intramurale hebben afspraken gemaakt over ophalen van retourmedicatie. 2. Thuis: cliënt bewaart medicatie op passende wijze conform bewaar advies van apotheek; huisarts en/of signaleren evt. problemen en bespreken deze met cliënt. 3. Intramuraal: de draagt zorg voor een ruimte waar medicatie veilig en op passende wijze kan worden opgeslagen conform bewaaradviezen apotheek. 4. Intramuraal met behandeling: er is een beleid voor een werk voorraad niet-op-naam-gestelde geneesmiddelen, en er wordt conform dit beleid gewerkt. 6 Veilige principes in de medicatieketen Veilige principes in de medicatieketen 7

7 Over all Checklist afspraken in de keten Voor het medicatieproces moeten afspraken op twee niveaus worden gemaakt: ketenafspraken/procedures deze over all checklist heeft betrekking op de ketenafspraken om de processen en procedures goed te regelen; uitvoering medicatieproces per cliënt op basis van de ketenafspraken worden afspraken over de uitvoering met de cliënt gemaakt (zie checklist afspraken per cliënt resp. zorgverlener). Waarover afspraken maken Met wie Welke afspraken zijn gemaakt Ingangsdatum Algemeen Stap 1 Voorschrijven Stap 2 Ter hand stellen Stap 3 Opslag en beheer Stap 4 Gereed maken Stap 5 Toedienen/ registreren Stap 6 Evaluatie Procedure medicatieproces: oa wijze van samenwerking en communicatie, logistieke proces medicatie (zie stappen hierna, o.a. doorgeven starten, wijzigen, stoppen medicatie; bijbestellen/herhalen medicatie; medicatie zoveel mogelijk via GDS; spoedleveringen; aanleveren en retourneren van medicatie). Voorlichting aan cliënt (wie, waarover wanneer, in welke vorm). Scholing en bijscholing. Procedure mbt bespreken met cliënt en besluitvorming over evt. overdragen medicatiebeheer aan. Overdracht van medicatiegegevens. Aanleveren actueel medicatieoverzicht en toedienlijst. Logistiek van medicatie: aanleveren medicatie, omgaan met wijzigingen etc. Opslag van medicatie/bewaarcondities. Logistiek van medicatie: retourneren niet gebruikte medicatie. Afspraken mbt (aanwijzingen voor) voor toediening gereed maken. Procedure voor toediening gereed maken. Welke (losse, risicovolle) geneesmiddelen een dubbele controle nodig hebben, uitgaande van een landelijke lijst. Procedure mbt uitvoeren van voorbehouden en risicovolle handelingen. Periodieke medicatiebeoordeling procedure. Welke cliënten en met welke frequentie medicatiebeoordeling doen, en wie er op welke wijze bij is betrokken (naast arts en apotheker: rol cliënt en ). Melden van incidenten en terugkoppeling naar andere zorgverleners. / Cliënt/arts/ apotheker Cliënt/arts/ apotheker Apotheker Apotheker Apotheker 8 Veilige principes in de medicatieketen

8 Veilige principes in de medicatieketen Cliënt/ mantelzorger ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF en V&VN Veilige principes in de medicatieketen 9

9 Cliënt/mantelzorger Stap 1 Voorschrijven en algemeen Stap 6 Evaluatie De cliënt: 1. Volgt instructies op. 2. Is alert op werking en bijwerkingen van medicijnen en meldt dit aan arts, en of en/of apotheker. 3. Is, op een manier zoals met de cliënt afgesproken, betrokken bij de periodieke medicatiebeoordeling door arts en apotheker. 6 1 De cliënt: 1. Verstrekt relevante informatie aan arts, o.a. over huidige medicatie, zelfzorgmedicatie, evt. slikproblemen. 2. Overlegt met arts, apotheker of of hij de medicatie in eigen beheer wil en kan houden of niet. Bij geheel of gedeeltelijk medicatiebeheer door een wordt in overleg een indicatie aangevraagd, en worden nadere afspraken gemaakt tussen cliënt en over wat wiens verantwoordelijkheid is bij het medicatiebeheer. De afspraken worden vastgelegd in het zorgleefplan. 3. Weet wat is voorgeschreven. 4. Stelt vragen bij onduidelijkheid. 5. Geeft wijzigingen in zijn situatie door. Evaluatie Voorschrijven Stap 2 Ter hand stellen (afleveren) Stap 5 Toedienen/registreren 1. Indien mogelijk controleert de cliënt of mantelzorger de medicatie die wordt aangereikt of toegediend. 5 Toedienen/ registreren 4 Gereed maken 3 Opslag/ beheer 2 Ter hand stellen/ afleveren De cliënt: 1. Verstrekt relevante informatie aan apotheker, o.a. over huidige medicatie, zelfzorgmedicatie, evt. slikproblemen. 2. Is op de hoogte van mogelijke bijwerkingen. 3. Is in het bezit van een actueel medicatieoverzicht. 4. Stelt vragen bij onduidelijkheid. 5. Bij thuiszorg: Heeft afspraken met apotheker en over aanleveren van medicatie zoveel mogelijk via GDS en over verwerken van wijzigingen in medicatie. Stap 4 Gereed maken 1. De cliënt maakt, indien het medicatiebeheer door de bestaat uit uitzetten van medicatie, afspraken met de over het uitzetten van de medicatie. 2. Deze afspraken worden vastgelegd in het zorgleefplan. Stap 3 Opslag/beheer De cliënt/mantelzorger (thuis, of intramuraal indien cliënt zelf medicatie bewaart): 1. Weet op welke wijze medicatie moet worden bewaard. 2. Maakt afspraken met over opslag en beheer (bijv. over waar en hoe bewaren); deze afspraken worden vastgelegd in het zorgleefplan. 3. Heeft afspraken gemaakt met de apotheker over retourmedicatie indien cliënt of mantelzorger dit niet zelf kan terugbrengen. 10 Veilige principes in de medicatieketen cliënt/mantelzorger cliënt/mantelzorger Veilige principes in de medicatieketen 11

10 Infoblad cliënt/mantelzorger Taken/verantwoordelijkheden cliënt/ mantelzorger Taken en verantwoordelijkheden als cliënt het medicatiebeheer heeft overgedragen aan de 1. Periodiek bespreken met of de cliënt in staat is zelf de medicatie te beheren of dat het overgenomen moet worden. 2. Een actueel medicatieoverzicht hebben (vragen aan apotheker). 3. Indien mogelijk: Controleren van de medicatie bij inname/toediening (juiste medicijn, op de juiste wijze op de juiste tijd). 4. Op de hoogte van bijwerkingen. 5. Wijzigingen doorgeven. 6. Vragen stellen bij onduidelijkheid. 7. Apotheker en arts informeren welke medicijnen gebruikt worden, met of zonder recept. Denk hierbij aan: Ibuprofen, Miconazolcrèmes, St. Janskruid. Laat deze medicijnen door de apotheker op het medicatieoverzicht zetten. Meld ook allergieën of bijwerkingen van eerder gebruikte medicijnen. 8. Als de behandelaars medische gegevens nodig hebben, waaronder over medicijngebruik, hebben ze toestemming van de cliënt nodig. Pas als ze weten welke medicijnen gebruikt worden kunnen ze de juiste behandeling voorschrijven. Wil de cliënt niet dat alle medicijngegevens opgevraagd worden, bespreek dit dan met de apotheek of behandelaar. Toelichting Stap 1 Voorschrijven 1. De cliënt bespreekt met de arts, apotheker of of de medicatie in eigen beheer kan worden gehouden of dat het geheel of gedeeltelijk wordt overdragen aan de. 2. Afspraken over overnemen van medicatiebeheer worden vastgelegd in het zorg(leef)plan/zorgdossier. Stap 2 Ter hand stellen/afleveren 1. Beschik altijd over een actueel medicatieoverzicht. Vraag ernaar bij de apotheek. 2. Bespreek het overzicht tijdens het intakegesprek bij verhuizing of verandering van apotheek. Het is verstandig om het medicatieoverzicht altijd mee te nemen: op vakantie, bij een bezoek aan de arts, specialist, apotheek of bij een ziekenhuisopname. 3. Als bepaalde medicijnen niet meer gebruikt worden (bijv. plaspillen, antibiotica) moet dit gemeld worden bij de apotheker en behandelaar. Geef zoveel mogelijk informatie. Bijvoorbeeld over hinderlijke bijwerkingen. Meld ook informatie over alcohol of drugsgebruik. De behandelaar zal de informatie altijd vertrouwelijk behandelen. 12 Veilige principes in de medicatieketen cliënt/mantelzorger

11 Stap 3 Opslag en beheer 1. Maak afspraken met de over het bewaren van de medicijnen op de juiste wijze, en over de retourmedicatie. 2. Dit wordt vastgelegd in het zorgdossier. Stap 4 Gereed maken 1. Maak, als medicatie niet gedoseerd wordt aangeleverd, zo nodig afspraken met de over het uitzetten van de medicatie. 2. Dit wordt vastgelegd in het zorgdossier. Stap 5 Toedienen/registreren 1. Indien mogelijk controleren of de aangereikte medicatie klopt: is het de juiste medicatie in de juiste hoeveelheid, op het juiste tijdstip. Stap 6 Evaluatie 1. Neem medicatie in volgens de bijgeleverde instructie. 2. Let op de werking en bijwerkingen van de medicijnen en meld deze aan de, arts, en apotheker. 3. Dit wordt vastgelegd in het zorgdossier door de. 4. Er wordt een afspraak gemaakt over het periodiek bespreken van het gebruik van uw medicijnen. Dit wordt vastgelegd in het zorgdossier. cliënt/mantelzorger Veilige principes in de medicatieketen 13

12 Checklist afspraken in de keten vanuit optiek cliënt Waarover afspraken maken Met wie Welke afspraken zijn gemaakt Ingangsdatum Algemeen Stap 1 Voorschrijven Stap 2 Ter hand stellen Stap 3 Opslag en beheer Stap 4 Gereed maken Stap 5 Toedienen/ registreren Stap 6 Evaluatie Medicatieproces,o.a. aanleveren medicatie zoveel mogelijk in GDS (doseerverpakking). Voorlichting aan cliënt. Overname medicatiebeheer. Afspraken vastleggen in dossier. Toedieningsvorm medicatie bij evt. slikproblemen. Overdracht medicatiegegevens. Aanleveren actueel medicatieoverzicht en toedienlijst. GDS-procedure. Procedure bij wijziging medicatie. Afleveren medicatie. Bewaarcondities, wijze van retourneren medicatie en taakverdeling hierbij. Indien nodig, afspraken over het uitzetten van de medicatie. Indien mogelijk: controleren van aangereikte medicatie. Afspraak maken over periodieke medicatiebeoordeling en vastleggen in dossier. Apotheek/arts/ / Apotheek/arts/ / Apotheek/arts/ / Apotheek/arts Apotheek/arts/ / Apotheek Apotheek/arts/ / Apotheek/arts/ / Zorgorganisatie/ Zorgmedewerker Zorgmedewerker / 14 Veilige principes in de medicatieketen cliënt/mantelzorger

13 Beschikbare richtlijnen en hulpmiddelen Algemeen Stap 1 Voorschrijven Stap 2 Ter hand stellen Stap 3 Opslag en beheer Stap 4 Gereed maken Stap 5 Toedienen/ registreren Stap 6 Evaluatie Richtlijnen Richtlijn overdracht medicatiegegevens. Hulpmiddelen/websites Handboek medicijnen en gezondheid Bewaarkaart medicijnen en gezondheid Patiëntveiligheidskaart Via deze website kunt u Alerts aanmaken, die u helpen herinneren dat u uw medicatie moet innemen. V&V (intramuraal) Veilige principes in de medicatieketen 15

14 Colofon Eindredactie ActiZ, organisatie van zorgondernemers Ontwerp Cascade visuele communicatie, Amsterdam Uitgave maart 2012 ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN 2012 Deze uitgave mag zonder toestemming van ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN voor niet-commercieel gebruik worden gedownload en verveelvoudigd. Voorts alle rechten voorbehouden. Deze uitgave is met grote zorgvuldigheid en met gebruikmaking van de meest actuele gegevens tot stand gekomen. Het is evenwel niet geheel uitgesloten dat de informatie in deze uitgave onjuistheden en/of onvolkomenheden bevat. ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN aanvaarden geen aansprakelijkheid voor directe of indirecte schade ontstaan door eventuele onjuistheden en/of onvolkomenheden. Aan de inhoud van deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend lhv.artsennet.nl nhg.artsennet.nl