Inleiding 5. Stap 1 Verbeterteam Wat doet het verbeterteam? Samenstelling van het verbeterteam 9

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Pagina Inleiding 5 Stap 1 Verbeterteam Wat doet het verbeterteam? Samenstelling van het verbeterteam 9 Stap 2 Inventarisatie Is er aan de randvoorwaarden voldaan? Zijn we op de hoogte van de belangrijkste kennis? Hoe staat het met de veiligheid in onze organisatie? 12 Werkbladen 2A Inventarisatie randvoorwaarden 15 2B Inventarisatie relevante (veiligheids)indicatoren Kwaliteitskader 23 2C Registratie- en informatiemethode 25 2D Checklist risicovolle hulpmiddelen 29 2E Checklist beleid rondom hulpmiddelen 37 2F Checklist omgeving en inrichting 41 2G Checklist inrichtingsbeleid, appartement cliënt 55 Bijlagen 2A Toelichting algemene wet- en regelgeving 57 2B Achtergrondinformatie hulpmiddelen 61 Stap 3 Actieplan Actieplan opstellen Actieplan uitvoeren 86 Werkbladen 3A Conclusies uit de checklisten 87 3B Urgentie bepalen 89 3C Format actieplan 91 3D Voorbeeld actieplan 95 3E Tips voor succesvolle implementatie van het actieplan 97 3

2 Stap 4 Evalueren 101 Werkbladen 4A Evaluatie van het incidentenregistratiesysteem 103 4B Evaluatie van activiteit 105 4C Evaluatie project 109 Stap 5 Borgen 119 Werkbladen 5A checklist borging 121 Literatuur 123 4

3 Inleiding Voor u ligt de themamodule Veiligheid van hulpmiddelen. Deze themamodule is onderdeel van Veiligheid in de V&V methode voor veiligheidsmanagement in verpleeg- en verzorgingshuizen. Deze veiligheidsmanagementmethode is ontwikkeld voor verpleeg- en verzorgingshuizen door VeiligheidNL en ActiZ. Met deze veiligheidsmanagementmethode kunnen verpleeg- en verzorgingshuizen systematisch werken aan veiligheid. De nadruk van deze themamodule veiligheid van hulpmiddelen ligt op het voorkomen van (val)ongevallen waarbij hulpmiddelen, dus specifieke producten zoals de rollator, tillift of scootmobiel, betrokken zijn. Waarom aandacht voor hulpmiddelen? Voor veel mensen is een hulpmiddel onmisbaar. Hulpmiddelen spelen een belangrijke rol bij het bevorderen en behouden van zelfstandigheid, zelfredzaamheid en maatschappelijke participatie van mensen met een handicap, chronisch zieken en ouderen. Door vergrijzing van de bevolking, de toegenomen technologische mogelijkheden en door de accentverschuiving van intramurale naar extramurale zorg en van aanbod- naar vraaggestuurde zorg, zal het aantal hulpmiddelen verder stijgen. 1 Hulpmiddelen of producten kunnen de veiligheid verhogen van zowel cliënten als zorgverleners. Bijvoorbeeld een rollator die de kans op een val verkleint of een tillift die rugklachten helpt voorkomen. ndanks de positieve effecten van hulpmiddelen, kunnen deze producten ook betrokken zijn bij incidenten. Bijvoorbeeld omdat het product zelf niet veilig is of niet goed onderhouden is. Maar ook omdat het product niet goed is afgestemd op de gebruiker of omdat de omgeving niet goed is aangepast op het gebruik van hulpmiddelen. Aandacht voor hulpmiddelen is dus nodig om te zorgen dat (het groeiende aantal) hulpmiddelen in uw organisatie hun positieve bijdrage aan de veiligheid, gezondheid en zelfredzaamheid van cliënten en zorgverleners kunnen blijven leveren. Wat is de samenhang met de andere modules? De complete veiligheidsmanagementmethode Veiligheid in de V&V bestaat uit een basismodule en vijf themamodules: incident melden, calamiteitenbeheersing, medicatieveiligheid, veiligheid van hulpmiddelen en valpreventie. De basismodule beschrijft op algemeen niveau het proces van het organiseren en uitvoeren van goed veiligheidsbeleid. De themamodules geven vooral inhoudelijke input voor het daadwerkelijk verbeteren van deze thema s en bieden ondersteuning bij de praktische 5

4 uitvoering van veiligheidsmanagement. Voordat gestart wordt met een inhoudelijke themamodule wordt aangeraden de basismodule te doorlopen. Hierdoor krijgt u een goed beeld van zowel de methode als inzicht in de huidige situatie van uw zorgorganisatie rondom het veiligheidsbeleid en prioritering in aanpak van de onderwerpen. Indien na het doorlopen van de basismodule bijvoorbeeld blijkt dat er bij u in de organisatie niet in voldoende mate aan de vijf genoemde succesfactoren (draagvlak creëren, uitgaan van huidige kwaliteitssystemen uit uw organisatie, prioriteiten stellen in relatie tot andere verandertrajecten, budget en borgen) voldaan wordt, er is bijvoorbeeld niet voldoende draagvlak, dan is het noodzakelijk daar eest aan te gaan werken voor u met de module hulpmiddelen aan de slag kunt. Als u ontdekt dat er niet voldoende gemeld wordt of dat het beter zou kunnen, dan is het raadzaam te starten met de module Incident melden omdat dit ook een basis van uw veiligheidsbeleid is. Deze module,veiligheid van de hulpmiddelen, heeft veel raakvlakken met valpreventie. Een overgroot deel van de incidenten waarbij deze producten betrokken zijn, betreft valincidenten. U kunt overwegen om in uw organisatie beide modules Valpreventie en Veiligheid van hulpmiddelen tegelijkertijd aan te pakken. ok kan het zinvol zijn dat u afstemming zoekt met procedures rondom calamiteitenbeheersing (denk bijvoorbeeld aan het plaatsen van rolstoelen op de gang i.v.m. de brandveiligheid in uw organisatie. Wat biedt deze module? Voor het succesvol opzetten en invoeren van onderdelen van veiligheidsbeleid is het belangrijk aan te sluiten bij mogelijkheden en situaties van uw zorgorganisatie. Daarnaast is het goed beheren van risico s een continu en cyclisch proces van meten, verbeteracties uitvoeren en evalueren. In deze module wordt gebruik gemaakt van een stappenplan. Na het doorlopen van stap 1, het verbeterteam, krijgt u inzicht in de taken en inzicht in de samenstelling van medewerkers aan het veiligheidsbeleid. Bij stap 2, de inventarisatie, wordt geanalyseerd wat de huidige veiligheidssituatie is. Vervolgens volgt daar in stap 3 een gericht plan van aanpak uit met onder meer meetbare doelen, evaluatieplan, begroting en communicatieplan. Stap 4 ondersteunt bij het evalueren van de resultaten. Bij stap 5 komt de borging en verspreiding specifiek aan bod. p het uitvouwbare blad introductie staan de stappen schematisch weergegeven. De module Veiligheid van hulpmiddelen biedt u praktische handvatten om de veiligheid van het gebruik van hulpmiddelen en producten te verbeteren. Daarnaast bevat deze module achtergrondinformatie over hulpmiddelen en wet- en regelgeving. Door het verzamelen van praktijkgegevens en theoretische kennis komt u tot kwalitatief beter gebruik van hulpmiddelen in uw zorgorganisatie. 6

5 Binnen deze module komen de volgende risicofactoren naar voren: productveiligheid (aanschaf) onderhoud gedrag / gebruik fysieke gesteldheid omgeving. De risicofactoren fysieke gesteldheid en omgeving hebben een overlap met valpreventie en komen in de themamodule valpreventie ( Blijf Staan ) uitgebreider aan de orde. De hulpmiddelen die in deze module besproken worden zijn: De rollator De rolstoel De scootmobiel Het bed, inclusief gebruik van vrijheidsbeperkende maatregelen (bedhek en fixatie) De patiëntentillift (in het vervolg van het rapport zal voor het gemak gesproken worden over tillift) Deze hulpmiddelen zijn (relatief) vaak betrokken bij incidenten. Voor elk hulpmiddel zal beschreven worden welke type incidenten er mee kunnen gebeuren en wat u kunt doen om dit te voorkomen. Uiteraard kunt u de aanpak van deze vijf hulpmiddelen, welke in deze module besproken worden, zelf uitbreiden met andere hulpmiddelen. 7

6

7 Stap 1 Verbeterteam m een goede organisatie van veiligheidsbeleid ten aanzien van hulpmiddelen op te zetten is draagvlak onder alle geledingen van uw organisatie van belang. Voor het slagen van het opzetten van veiligheidsbeleid is draagvlak vanuit de Raad van Bestuur/directie een eerste vereiste. m het draagvlak vanuit het management te waarborgen is een veiligheidscoördinator of veiligheidscommissie (bij voorkeur met managementbevoegdheden) ingesteld door de Raad van Bestuur/directie. De veiligheidscoördinator formeert een verbeterteam met inhoudelijke experts. Het verbeterteam legt voorstellen voor aan de veiligheidscoördinator. De veiligheidscoördinator of veiligheidscommissie adviseert de Raad van Bestuur/directie om goedkeuring te verkrijgen voor het uitvoeren van de verbetervoorstellen. Raad van Bestuur/directie draagt de verantwoordelijkheid voor de veiligheid en het veiligheidsbeleid in de organisatie en neemt van daaruit de besluiten. 1.1 Wat doet het verbeterteam? Het verbeterteam gaat inhoudelijk aan de slag met het thema door het stappenplan te doorlopen in opdracht van de veiligheidscoördinator of hoofd van de veiligheidscommissie. p de uitvouwpagina introductie staan de stappen schematisch weergegeven. Afhankelijk van het geformuleerde veiligheidsbeleid kan het verbeterteam een specifieke opdracht krijgen van de veiligheidscoördinator. Bijvoorbeeld het halen van een bepaalde norm, het herzien van een protocol of het geven van een advies dat gehaald moet worden. Afgezien van een eventuele specifieke opdracht is het verbeterteam verantwoordelijk om voor het afgesproken veiligheidsthema het stappenplan te doorlopen om zo de belangrijkste verbeterpunten te inventariseren en daarop een actieplan te formuleren. Het verbeterteam adviseert hiermee de coördinator(en). Goedgekeurde actieplannen (door verantwoordelijke lijnfunctionaris/directie) worden vervolgens door deze teams uitgevoerd en geëvalueerd. De evaluatie, verspreiding en borging dient wederom als advies aan de coördinator(en) voor vervolgactiviteiten. 1.2 Samenstelling van het verbeterteam Een verbeterteam kan het beste bestaan uit ongeveer vijf mensen met een afwisselende mix van doeners en denkers, inhoudelijke experts en andere medewerkers met praktijkervaring eventueel aangevuld met een enthousiaste en bij het onderwerp betrokken cliënt, vrijwilliger, mantelzorger of familielid. Enthousiasme en daadkracht zijn belangrijk! 9

8 Met name ergotherapeuten, fysiotherapeuten of een ergocoach hebben veel kennis over hulpmiddelen en het gebruik hiervan. Het is aan te bevelen minimaal één van deze disciplines zitting te laten nemen in het verbeterteam dat met hulpmiddelen aan de slag gaat. Deze module heeft raakvlakken met de module Valpreventie. Het is daarom te overwegen om voor beide modules te werken met één verbeterteam. In een verzorgings- of verpleeghuis kan het zijn dat er een transfercommissie aanwezig is. Deze commissie kan men als (onderdeel van) het verbeterteam voor de module veiligheid van hulpmiddelen laten fungeren, omdat hun taken goed overeen komen met de taken in deze themamodule. Als deze werkgroepen of commissies naast elkaar blijven bestaan vraagt het onderling op elkaar afstemmen van beleid en werkzaamheden extra aandacht. 10

9 Stap 2 Inventarisatie De stap inventarisatie heeft betrekking op de volgende drie onderdelen: 1. De randvoorwaarden voor het invoeren van beleid ten aanzien van veiligheid van hulpmiddelen. 2. Een oriëntatie op kennis en beschikbare producten (bijvoorbeeld richtlijnen) die landelijk geldend zijn. 3. Een analyse van de huidige veiligheidssituatie met betrekking tot hulpmiddelen van de betreffende locatie(s). Hoe staan we ervoor? Wat is al goed geregeld? Wat zijn verbeterpunten?. Deze drie onderdelen kunnen door verschillende medewerkers van het verbeterteam uitgevoerd worden. Het is aan te bevelen om met deze personen een afspraak te plannen om de inventarisaties naast elkaar te leggen. Dit overleg kan gecombineerd worden met het maken van een actieplan (zie stap drie). 2.1 Is aan de randvoorwaarden voldaan? De belangrijkste vijf voorwaarden voor succesvolle implementatie van (onderdelen van) veiligheidsmanagement zijn: 1. Draagvlak creëren in alle geledingen van de zorgorganisatie 2. Uitgaan van huidig kwaliteitssysteem 3. Prioriteiten stellen in relatie tot andere verandertrajecten 4. Budget 5. Borgen en levend houden van het onderwerp veiligheid ten aanzien van hulpmiddelen. Na het doorlopen van de basismodule (behorend bij deze veiligheidsmanagementmethode) heeft de veiligheidscoördinator of commissie inzicht gekregen in de belangrijkste randvoorwaarden en waar nodig verbeteracties opgezet om aan de genoemde voorwaarden te voldoen. Per themamodule kunt u in aansluiting op de algemene inventarisatie uitgevoerd in de basismodule deze punten doorlopen (door of in overleg met de veiligheidscoördinator) en mogelijke knelpunten oplossen. 2.2 Zijn we op de hoogte van de belangrijkste kennis? De oriëntatie op wat er landelijk geldend en voorhanden is op het gebied van hulpmiddelen bestaat uit twee onderdelen. Eerst worden de algemeen geldende wetgeving en richtlijnen beschreven. Vervolgens volgt voor de vijf meest risicovolle hulpmiddelen een overzicht van de veiligheidseisen, risicofactoren en maatregelen. 11

10 Algemeen geldende wetgeving en richtlijnen Het is belangrijk om de algemene wetgeving en richtlijnen, welke gelden voor hulpmiddelen, te kennen, om bijvoorbeeld te kunnen beoordelen wanneer een hulpmiddel veilig of onveilig is. Het aanschafbeleid van hulpmiddelen in uw organisatie kan daarop afgestemd worden. m meer over algemeen geldende wetgevingen richtlijnen te weten te komen en hoe deze zich verhouden tot de veiligheid van hulpmiddelen, wordt er verwezen naar bijlage 2A. In deze bijlage is ook te lezen wie waar verantwoordelijk voor is. Veiligheidseisen, risicofactoren en maatregelen per hulpmiddel Er is voor de hulpmiddelen rollator, rolstoel, bed(hek) en fixatie, tillift en scootmobiel een overzicht weergeven. In dit overzicht is per hulpmiddel te zien waaraan het hulpmiddel moet voldoen, welke risicofactoren er zijn en welke praktische materialen er voorhanden zijn. Zie bijlage 2B. 2.3 Hoe staat het met de veiligheid in onze organisatie? Met een goed registratiesysteem en afspraken over analyses van registraties weet u niet alleen waar prioriteiten liggen, u kunt daarmee ook monitoren welk resultaat de verbeteracties opleveren. Het laatste deel van de inventarisatie bestaat uit het raadplegen van de eigen (MIC)registraties, het instellingsrapport (Controlerapport) op basis van de verplichte metingen op het Kwaliteitskader Verantwoorde zorg, LPZ Maastricht en eventueel een recent IGZ-rapport over uw organisatie. Bij het doorlopen van de basismodule is deze inventarisatie op algemeen niveau uitgevoerd door de veiligheidscoördinator (zie werkblad 2B Indicatoren Verantwoorde zorg). In onderstaande tabel staan alleen de Indicatoren Verantwoorde zorg met betrekking tot veiligheid van hulpmiddelen. Kwaliteitskader Verantwoorde zorg In het Kwaliteitskader Verantwoorde zorg zijn een aantal indicatoren opgenomen die betrekking hebben op hulpmiddelen. In de tabel hieronder is te zien welke. Alle zorgorganisaties die lid zijn van ActiZ geven vanaf 2008 jaarlijks inzicht in hoe zij presteren op de indicatoren. Het betreft zorginhoudelijke veiligheidsindicatoren/ gezondheidsrisico's en ervaringen van cliënten. De zorgorganisaties kunnen met behulp van de scores hun eigen prestaties vergelijken met collegaorganisaties en zo eventueel besluiten een verbetertraject in te zetten. De prestaties van de organisaties zijn voor iedereen toegankelijk (te vinden op de website ). Voor de module Veiligheid van hulpmiddelen komen de indicatoren 4.10, 4.11 en 8.1 en 8.3 in aanmerking (zie werkblad 2B). Veiligheid van hulpmiddelen binnen het MIC-registratiesysteem Het MIC-registratiesysteem van ActiZ biedt geen expliciete mogelijkheden om aan te geven welke hulpmiddelen of producten er betrokken zijn bij incidenten. Alleen onder valincidenten is het mogelijk om aan te geven of er een loophulpmiddel bij betrokken was. Zo zal bijvoorbeeld het knellen van een vinger in de spaken van een rolstoel niet direct worden geregistreerd onder incidenten met rolstoel. 12

11 p deze manier wordt niet duidelijk welke hulpmiddelen betrokken zijn bij de incidenten. Aanvullende gegevens (bijvoorbeeld uit de geeltjesmeting ) over incidenten met hulpmiddelen zijn dan nodig om te beoordelen welke verbeteracties er voor welk hulpmiddel nodig zijn. In werkblad 2C vindt u informatie over (aanvullende) registratie en informatiemethoden; MIC registratie, Geeltjes meting, Groepsgesprek en SWT analyse De inventarisatie van de hulpmiddelen zelf De algemene risicofactoren die bij de veiligheid van hulpmiddelen een belangrijke rol spelen zijn: zijn onveilig product, gedrag& gesteldheid en onveilige omgeving. nveilig product: aanschaf en onderhoud Een hulpmiddel kan onveilig zijn (onveilig product aangeschaft, of verkeerd voorgeschreven) of worden door slecht onderhoud. - Aanschaf. Bij de aanschaf van een product kan de veiligheid op twee aspecten onveilig zijn/worden: - Productveiligheid: Het hulpmiddel voldoet niet aan essentiële eisen. - Toewijzing hulpmiddel: De gebruiker heeft het verkeerde hulpmiddel voorgeschreven gekregen. Voorbeeld: Iemand loopt met rollator, terwijl deze persoon zich beter met een looprek kan voortbewegen. - nderhoud. Wanneer een hulpmiddel niet wordt onderhouden, wordt het product onveilig. Voorbeeld: De gebruiker met defecte rem op rollator blijft hiermee doorlopen. Gedrag & gesteldheid Een hulpmiddel kan onveilig worden door het gebruik en de gesteldheid van de gebruiker - Gedrag/ gebruik. De veiligheid rondom hulpmiddelen of producten is afhankelijk van het gedrag (gebruik) van gebruiker. Voorbeeld: iemand vergeet de rolstoel op de rem te zetten bij een transfer van bed naar rolstoel. Let op: Bij gebruik van de tillift is de zorgverlener (ook) de gebruiker en zijn er meerdere gebruikers te benoemen. - Fysieke gesteldheid. Er ontstaat een ongeval tijdens het gebruik van een hulpmiddel veroorzaakt door de conditie van de gebruiker. Voorbeeld: Tijdens het nemen van een stoeprand met een rollator raakt de gebruiker uit balans doordat deze zijn benen niet goed kan optillen. nveilige omgeving De veiligheid van hulpmiddelen en het gebruik ervan is ook afhankelijk van de omgeving. Voorbeeld: Rollatorgebruiker loopt over losliggende stoeptegels en valt doordat een wiel klem komt tussen tegels. De checklist mgeving en inrichting (werkblad 2F) kunt u hiervoor gebruiken. Deze checklist vindt u ook in de themamodule valpreventie Blijf staan. Indien in uw organisatie een verbeterteam voor valpreventie actief is (geweest) dan is het raadzaam het onderdeel onveilige omgeving af te stemmen. Aanvullend op dit werkblad kan er gebruik worden gemaakt van de module 'Valpreventie voor psychogeriatrische cliënten (te bestellen op de site van VeiligheidNL, Deze module geeft handvatten om structureel aandacht te besteden aan valpreventie bij 13

12 psychogeriatrische cliënten. De module is een aanvulling op het 'Blijf Staan handboek en kan zowel binnen een verzorgingshuis, als binnen een verpleeghuis gebruikt worden. m te inventariseren hoe het met de veiligheid van de hulpmiddelen in uw zorgorganisatie en het gebruik ervan gesteld is kunt u de checklisten over de knelpunten per hulpmiddel, aanschaf, het onderhoud en het gebruik doorlopen (zie werkbladen 2D, 2E, 2F en 2G). Er zijn checklisten zowel voor het management en de zorgprofessionals als de hulpmiddelgebruikers zelf. Ieder heeft zijn rol en bijdrage om de kwaliteit en veiligheid binnen de zorgorganisatie aan te scherpen. Zo zal het management zich richten op de taakverdeling (gedrag) van zorgprofessionals en de aankoop (inrichting) bepalen. Voor de zorgprofessionals (uitvoerders) geldt onderhoud van (algemeen gebruikte) hulpmiddelen, product toewijzing en letten op gebruik van het hulpmiddel/product. Daarnaast zullen zij ook de ruimtes voor algemeen gebruik in de gaten houden. Aan de hand van de checklisten komt naar voren op welke punten verbeteracties ten aanzien van de veiligheid van hulpmiddelen noodzakelijk zijn in uw zorgorganisatie. Na het invullen van alle checklisten kunt u met behulp van werkblad 3A een overzicht van alle resultaten invullen. Deze kunt u als samenvatting van de verschillende checklisten gebruiken bij het opstellen van het actieplan (Stap 3). 14

13 Inventarisatie Werkblad 2A checklist randvoorwaarden Toelichting: Verpleeg- en verzorgingshuizen met ervaring met veiligheidsmanagement geven vijf belangrijke randvoorwaarden aan voor succesvolle implementatie van veiligheidsbeleid: 1 Draagvlak creëren (zorg voor draagvlak / enthousiasme bij Raad van Bestuur, directie, medewerkers en cliënten en familie). 2 pstellen en uitvoeren veiligheidsbeleid, uitgaande van huidig kwaliteitssysteem (ga uit van wat er is qua inhoud en structuur). 3 Prioriteiten stellen in relatie tot andere verandertrajecten (niet te veel (verandering) tegelijkertijd). 4 Budget regelen (zorg voor voldoende tijd en geld). 5 Borgen en levend houden van veiligheid (zorg dat het blijft leven). Doel: Deze checklist is een hulpmiddel om te inventariseren in hoeverre uw organisatie voldoet aan de vijf randvoorwaarden voor implementatie van veiligheidsbeleid. Werkwijze: Neem de randvoorwaarden per onderdeel door en beoordeel of het wel of niet voldoende is en hoe groot u het risico inschat dat het de voortgang van het succesvol invoeren van het veiligheidsmanagement belemmert of dat het een risico vormt voor de cliënt, familie, medewerker of vrijwilliger. Vervolgens kunt u verbetersuggesties invullen die tijdens het opstellen van het actieplan verder uitgewerkt worden. Door de checklist door twee personen onafhankelijk van elkaar te laten invullen, wordt de inventarisatie nauwkeuriger. In de lege velden kunt u eigen aanvullende vragen opnemen. 15

14

15 Criteria per onderdeel Toelichting In orde? Risico? Verbetersuggesties ten behoeve van actieplan (stap 3) 16 1 Draagvlak creëren Is er een gevoel van urgentie om aan veiligheid te werken bij bestuur / directie, medewerkers, vrijwilligers, cliënten en familie? Is er een veiligheidscoördinator of commissie door raad van bestuur/directie aangewezen? Heeft één van de leden van de raad van bestuur/directie veiligheid in zijn/ haar portefeuille? Zijn medewerkers en vrijwilligers op de hoogte dat met deze methode gewerkt gaat worden? Wanneer de urgentie voor het verbeteren van de veiligheid niet wordt ingezien door één of meerdere partijen, zal veiligheidsmanagement niet van de grond komen. Aanwijzing door raad van bestuur/ directie geeft aan dat raad van bestuur/directie achter het initiatief staat. Wanneer dit niet het geval is komt veiligheidsmanagement niet van de grond. Wanneer raad van bestuur/ directie veiligheid opneemt in de portefeuille is er sprake van een eigenaar van het thema op het hoogste niveau. Dit waarborgt continuïteit van het onderwerp Het gedrag van medewerkers bepaalt in grote mate de veiligheid in de organisatie. Draagvlak in deze groep is essentieel en dat begint met communicatie over de plannen. Ja/nee Groot/ klein Ja/nee Groot/ klein Ja/nee Groot/ klein Ja/nee Groot/ klein (vervolg Draagvlak creëren)

16

17 17 Criteria per onderdeel Toelichting In orde? Risico? Verbetersuggesties ten behoeve van actieplan (stap 3) Zijn cliënten en hun Uiteindelijk gaat het om de veiligheid van Ja/nee Groot/ klein familie/mantelzorgers op de hoogte dat met deze methode gewerkt gaat worden? de cliënt. Hun inbreng en die van hun familie/mantelzorgers is essentieel om een veilige leefomgeving te creëren. Ze moeten op de hoogte zijn om inbreng te kunnen hebben. Leeft het onderwerp veiligheid bij cliënten, hun familie/ mantelzorgers? Uiteindelijk moet de veiligheid van cliënten dagelijks gerealiseerd worden. Dat lukt alleen met hun input en die van hun familie/mantelzorgers en daarvoor moet het voor hen ook leven. Ja/nee Groot/ klein

18

19 18 2 pstellen en uitvoeren veiligheidsbeleid, uitgaande van huidig kwaliteitsbeleid Criteria per onderdeel Toelichting In orde? Risico? Verbetersuggesties ten behoeve van actieplan (stap 3) 17 Is er een visie en beleid op veiligheid? Is eenduidig welke onderwerpen onder veiligheid worden verstaan? Zijn er lopende activiteiten op het gebied van veiligheid? Zijn er bestaande (overleg) structuren waarvan gebruik kan worden gemaakt? Bijv. een MIC-commissie Indien aanwezig bepaalt dit in grote lijnen wat er moet gebeuren. Is dit er niet dan zal specifieker gekeken moeten worden naar gewenste resultaten. Veiligheid is een breed begrip. Deze methodiek gaat uit van de meest risicovolle thema s in een zorgorganisatie. Het kan zijn dat in uw organisatie veiligheid breder wordt gezien of juist smaller. Indien aanwezig dan is het verstandig hierop aan te sluiten. Denk aan projecten of terugkerende activiteiten zoals BHV training, scholing tilliften, valpreventie activiteiten Indien aanwezig dan hierop aansluiten. Zo niet dan een structuur opzetten. Ja/nee Groot/ klein Ja/nee Groot/ klein Ja/nee Groot/ klein Ja/nee Groot/ klein

20

21 19 (vervolg pstellen en uitvoeren veiligheidsbeleid) Criteria per onderdeel Toelichting In orde? Risico? Verbetersuggesties ten behoeve van actieplan (stap 3) Is er een goed werkend Zo ja dan kunnen veiligheidsthema's (de Ja/nee Groot/ klein kwaliteitssysteem? indicatoren, procesbeschrijvingen, protocollen en evaluatiemomenten/ beheerproces daar in opgenomen worden) of zijn daar al in opgenomen. Indien niet aanwezig dan kan het opzetten van veiligheidsmanagement wellicht als nieuwe impuls tot het in werking krijgen van een kwaliteitssysteem dienen. Hebt u inzichtelijk welke partijen (zowel intern als extern) u nodig heeft om veiligheidsbeleid op te zetten en uit te voeren? Bij veiligheidsmanagement komen veel partijen kijken. Zie ook stap 2 rganisatie van veiligheid - inbedding/coördinatie en verbeterteams Ja/nee Groot/ klein

22

23 20 3 Prioriteiten stellen in relatie tot andere verandertrajecten Criteria per onderdeel Toelichting In orde? Risico? Verbetersuggesties ten behoeve van actieplan (stap 3) Is er sprake van andere projecten / verandertrajecten? Bijv. Zorg voor Beter trajecten? Een organisatie kan een bepaalde hoeveelheid verandering aan. Bij teveel projecten moeten keuzes worden gemaakt. Soms versterken verschillende verandertrajecten elkaar, bijv. doordat de projectleider ervaring heeft opgedaan met projectmatig werken en implementeren van innovatie. Ja/nee Groot/ klein 4 Budget regelen Criteria per onderdeel Toelichting In orde? Risico? Verbetersuggesties ten behoeve van actieplan (stap 3) Weet u welk budget voor Ja/nee Groot/ klein veiligheidsmanagement beschikbaar is? Is het budget voldoende voor de beoogde activiteiten? Ja/nee Groot/ klein

24

25 Criteria per onderdeel Toelichting In orde? Risico? Verbetersuggesties ten behoeve van actieplan (stap 3) 21 5 Borgen, levend houden van veiligheid Leeft het onderwerp veiligheid bij medewerkers en vrijwilligers? Leeft het onderwerp veiligheid bij cliënten, hun familie/ mantelzorgers? Kunt u benoemen welke kennis, vaardigheden en tools er nu gebruikt worden om medewerkers, vrijwilligers, cliënten, en familie/ mantelzorgers te (blijven) motiveren? Kunt u benoemen welke kennis, vaardigheden en tools er nu gebruikt worden om kwaliteitsonderwerpen te borgen? Uiteindelijk moet veiligheid verankerd zijn in de dagelijkse praktijk (attitude en gedrag). Dat lukt alleen als het leeft onder medewerkers en vrijwilligers. Uiteindelijk moet de veiligheid van cliënten dagelijks gerealiseerd worden. Dat lukt alleen met hun input en die van hun familie/mantelzorgers en daarvoor moet het voor hen ook leven. Weten hoe u kunt motiveren is belangrijk voor het slagen van veiligheidsmanagement. Zijn er in het peroneelsmanagement/ HRmanagement instrumenten in gebruik die het veilig werken door de medewerkers ondersteunen? (bijvoorbeeld onderwerp opnemen in functioneringsgesprekken) Weten hoe u resultaten kunt borgen is belangrijk voor het slagen van veiligheidsmanagement. Ja/nee Groot/ klein Ja/nee Groot/ klein Ja/nee Groot/ klein Ja/nee Groot/ klein

26

27 22 Is veiligheid/enkele thema's (al) opgenomen in het kwaliteitssysteem? Zijn er al veiligheidsthema's opgenomen in de planning en control cyclus? Indien ja: u hoeft het veiligheidsmanagement niet van de grond af op te bouwen, maar 'slechts' uit te bouwen, of 'op te frissen'. Indien nee: u begint bij de bodem. Ja/nee Groot/ klein

28

29 Inventarisatie Werkblad 2B inventarisatie relevante (veiligheids)indicatoren Kwaliteitskader Verantwoorde zorg Toelichting: Kennis die u in ieder geval in de inventarisatie moet betrekken is het rapport dat voor uw eigen organisatie opgesteld is naar aanleiding van de metingen op de (veiligheids)indicatoren uit het Kwaliteitskader Verantwoorde zorg. De prestaties van uw organisatie worden daarin vergeleken met cijfers van vergelijkbare organisaties. Het Kwaliteitskader Verantwoorde zorg kent tien thema s waarvan een aantal die in relatie staan tot het Veiligheidsmanagement systeem en is opgenomen in bijgaand schema. U kunt zien op welke indicatoren uw zorginstelling relatief goed of slecht scoort, en welke dus in aanmerking komen voor een verbeteractie. In aanvulling hierop heeft u mogelijk (onlangs) bezoek gehad van de Inspectie voor de Gezondheidszorg in het kader van gelaagd en gefaseerd toezicht en biedt dit ook inzicht in verbeteronderwerpen. Doel: Dit schema biedt handvatten om de zorg te verbeteren op Zorginhoudelijke Veiligheid en Veiligheid wonen/verblijf. Werkwijze: In dit overzicht wordt aangegeven welke veiligheidsindicatoren uit het Kwaliteitskader Verantwoorde zorg relevant zijn voor welke themamodule(s). Het ter hand nemen van de scores van uw zorginstelling op deze relevante indicatoren, kan u inzicht geven welke veiligheidsthema( s) u mogelijk moet aanpakken. De verbetersuggesties zijn vervolgens een eerste aanzet tot het actieplan (in de volgende stap). 23

30

31 (module Incident Melden) hulpmiddelen 24 Werkblad 2B: Indicatoren (Verantwoorde Zorg) Indicator Verantwoorde zorg Branche gegevens Eigen gegevens Verbetersuggesties Module methode 4.3 Valincidenten Percentage cliënten dat de Module Valpreventie afgelopen 30 dagen te maken had Module veiligheid van met een valincident hulpmiddelen 4.4 Medicijnincidenten Percentage cliënten dat de Module medicatieveiligheid afgelopen 30 dagen te maken had (module Incident Melden) met een medicijnincident 4.5 Psychofarmaca Percentage cliënten dat de Module medicatieveiligheid afgelopen 7 dagen één dag of vaker anti-psychotica, anxiolytica of hypnotica gebruikte. En cliënten dat de afgelopen 7 dagen één dag of vaker anti-depressiva gebruikte 4.10 Fixatie Percentage cliënten waarbij in de Module veiligheid van afgelopen 7 dagen fixatie is hulpmiddelen toegepast 4.11 Beleid Vrijheidsbeperkende maatregelen De organisatorische eenheid kan aantonen dat zij een aantoonbaar beleid heeft op het voorkomen van vrijheidsbeperkende maatregelen 8.1 Ervaren veiligheid woon-leefomgeving De mate waarin cliënten of vertegenwoordigers een veilige woonomgeving ervaren Module veiligheid van hulpmiddelen Module calamiteitenbeheersing Module valpreventie Module veiligheid van 8.3 Instructie tilliften De organisatorische eenheid kan aantonen dat de medewerkers die werken met tilliften hiervoor geïnstrueerd zijn. Module veiligheid van hulpmiddelen

32

33 Inventarisatie Werkblad 2C registratie- en informatiemethoden Toelichting: Er zijn meerdere methodes om gegevens te verzamelen over de veiligheidsrisico s in uw zorgorganisatie, waarvan de MIC de meest gedegen is, en om vervolgens te beoordelen wat voor uw zorginstelling belangrijke verbeterthema s zijn. p basis hiervan kunt u een keuze maken welke module(s) u als eerste gaat uitvoeren. 1 MIC registratie In de jaren dat uw organisatie de incidenten en bijna-incidenten registreert en door de MIC-commissie laat analyseren heeft de organisatie inzicht gekregen in waar de grootste risico's liggen in de organisatie. Zijn de valincidenten de laatste tijd ineens groter in aantal dan daarvoor? f is het aantal medicijnincidenten de laatste tijd juist gestegen? Heeft de MIC-commissie de oorzaken en onderliggende factoren in beeld kunnen krijgen? Ziet u kansen hier iets aan te doen? Doel: Inzicht en aanvullende informatie verkrijgen. Werkwijze: Zet de cijfers uit de MIC-rapportages van de laatste jaren als u die heeft naast elkaar en vergelijk ze ook met de uitkomsten in het rapport dat u ontving na deelname aan de metingen op het Kwaliteitskader, of de cijfers uit de LPZ als u daar aan meedoet. Wanneer het beeld uit de MIC registratie onvoldoende handvatten geeft, raden we aan te starten met de module Incident Melden. Deze module zorgt er onder andere voor dat u een beter beeld krijgt van de veiligheid in uw organisatie. 2 Geeltjesmeting In aanvulling op de MIC registratie kan op één of meerdere afdelingen een zgn. geeltjesmeting worden gedaan. De geeltjesmeting is een eenvoudige, snelle meetmethode die direct de huidige situatie weergeeft. Doel: Het doel van een geeltjesmeting (een geeltje is een post-it-plakker) is om op een eenvoudige laagdrempelige manier inzichtelijk te maken hoeveel incidenten er per locatie/afdeling voorkomen. Werkwijze: De meting is niet ingewikkeld om uit te voeren en het kost niet veel tijd om een geeltje in te vullen, maar het moet wel goed (lees eenduidig) gebeuren en door alle medewerkers van de afdeling. 25

34

35 Er wordt gestart met een 0-meting. Het is de bedoeling dat een (pilot) afdeling gedurende een korte periode bijvoorbeeld 3 weken alle incidenten en bijna-incidenten gaat meten. p de post-it wordt genoteerd: - de datum van het (bijna) incident, - het soort incident (bijv. vallen, medicatie, brand etc.), - de oorzaak en achterliggende factoren van het incident (bijvoorbeeld kennis/scholing medewerker, achterstallig onderhoud, niet volgens afspraak gewerkt, gedrag cliënt etc.) volgens de melder. De post-its worden op een eenvoudige poster (flap-over) met daarop de dagen van de week weergegeven geplakt. Het voordeel is dat deze poster voor iedereen zichtbaar opgehangen kan worden en iedereen zicht heeft op de voortgang van de meting. Door herhaling van de geeltjesmeting na het verbetertraject (maar ook gedurende het lopende traject als tussenmeting) wordt inzicht verkregen in de effecten van verbeteracties. Het wordt duidelijk wat verbeteronderwerpen zijn en of die bijdragen aan het realiseren van de geformuleerde projectdoelstellingen. m uiteindelijk de data van de geeltjesmeting te verwerken wordt geadviseerd een excel sheet op te stellen waarin de meldingen per (fout)categorie in de tijd wordt opgenomen. Dit geeft de mogelijkheid om middels grafieken (bijvoorbeeld staafdiagrammen) de verschillende meetmomenten te vergelijken en inzichtelijk te maken wat het effect is van de interventies (bijvoorbeeld het totaal aantal fouten, foutcategorie, een specifieke fout etc.). 3 Groepsgesprek Met een groepsgesprek kan informatie verzameld worden over ervaringen en belevingen ten aanzien van veiligheid. Doel: Naast objectieve metingen van veiligheid is het ook goed om inzicht te hebben in de beleving van veiligheid bij medewerkers, vrijwilligers, cliënten en familie. Het verbeteren van onderwerpen die zij belangrijk achten zal het draagvlak vergroten. Werkwijze: Het onderwerp kan bijvoorbeeld op de agenda van het eerst volgende afdelingsoverleg of de cliëntenraad bijeenkomst gezet worden). 26

36

37 4 SWT-analyse (Strength, Weaknesses, pportunities, Threats) Kan uitgevoerd worden om aanvullende informatie over omgevingsfactoren te verzamelen. Doel: Het doel is om inzicht te krijgen in de omgevingsfactoren die een rol (kunnen gaan) spelen in de veiligheid binnen uw zorginstelling of afdeling en/of invloed (gaan) uitoefenen op deze zorg en de gekoppelde processen, deze vervolgens te benoemen en daar een beeld van te krijgen. Werkwijze: Bij een sterkte/zwakte analyse worden de belangrijkste sterke en zwakke punten van een organisatie of afdeling in beeld gebracht, samen met de belangrijkste kansen en bedreigingen. Aan de hand hiervan kan worden beoordeeld of en zo ja op welke manier de verschillende aspecten (positief/negatief) van invloed zijn of mogelijk juist ingezet kunnen gaan worden om een verbetertraject te starten. De opdracht bestaat uit het uitvoeren van deze analyse door de veiligheidscommissie of het verbeterteam. Met behulp van een flap-over en veel post-it geeltjes schrijft ieder verbeterteamlid voor zich eerst zijn/haar ideeën op over de sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen van uw afdeling of organisatie, en plakt deze op een flap-over in een matrix. Geadviseerd wordt om aanvullend een aantal interviews te doen bij uitvoerenden (verpleging/verzorging), cliënten en eventueel andere betrokken disciplines bij het (eind)proces van het veiligheidsonderwerp. Vragen die u zichzelf kunt stellen bij het vullen van de 4 kwadranten voor de sterkte/zwakte analyse zijn: Sterkte Zwakte Waar zijn we goed in? Waarin onderscheiden we ons van anderen? Wat zien anderen als de kracht van onze afdeling/organisatie? Welke voordelen biedt onze afdeling? Wat kan verbeterd worden? Wat gaat niet goed? Kansen Welke kansen zijn er voor onze afdeling/organisatie? Welke mogelijkheden zijn er voor ontwikkeling? Zijn er trends om op in te spelen? Bedreigingen Welke belemmeringen zijn er? Hoe zit het met de voorwaarden (materieel en immaterieel) om te verbeteren? Welke tegenwerking kunnen we verwachten? Is kennis en ervaring toereikend om te veranderen? 27

38

39 SWT- analyse matrix Sterkte Zwakte Kansen Bedreigingen 28

40

41 Inventarisatie Werkblad 2D checklist risicovolle hulpmiddelen Doel: Uit de inventarisatie moet blijken welke hulpmiddelen in uw organisatie aandacht behoeven. Met deze checklist kan worden nagegaan welke specifieke knelpunten per gekozen hulpmiddelen opgelost moeten worden. Deze checklist is bedoeld voor zorgprofessionals (zoals fysiotherapeut, ergotherapeut, ergocoach of iemand van technische dienst). Werkwijze: Neem alle criteria per onderdeel door en beoordeel of het wel of niet in orde is en hoe groot u het risico inschat of het de voortgang van veiligheidsmanagement belemmert. Risico heeft twee betekenissen in deze checklist: vormt dit criterium risico s voor de voortgang van het succesvol invoeren van het veiligheidsbeleid of vormt dit criterium een veiligheidsrisico voor cliënt, familie, medewerker of vrijwilliger? Vervolgens kunt u verbetersuggesties invullen die tijdens het opstellen van het actieplan (stap 3) verder uitgewerkt worden. Door de checklist door twee personen onafhankelijk van elkaar te laten invullen, wordt de inventarisatie nauwkeuriger. In de lege velden in de tabel kunt u eigen aanvullende vragen opnemen. 29

42

43 30 Inventarisatie Werkblad 2D: Checklist risicovolle hulpmiddelen Belangrijk: Voldoen we aan de randvoorwaarden? (zie werkblad 2A) De rollator Criteria Toelichting In orde? Risico? 1 Ja Nee G K Verbetersuggesties ten behoeve van plan van aanpak (stap 3) 1. Weet u waar een (veilige) rollator aan moet voldoen? En wie hier verantwoordelijk voor is? 2. Weet u waar u rekening mee moet houden bij de aankoop van een rollator? Hulpmiddelen voor gehandicapten en ouderen vallen onder de Europese Richtlijn Medische Hulpmiddelen (93/42/EEG). Wat zegt dit over veiligheid en wie controleert dit? Zie ook bijlage 2A Het is belangrijk om te weten waar een veilige rollator aan moet voldoen wanneer deze wordt aangeschaft. Zie ook bijlage 2B.1. Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein

44

45 31 (vervolg rollator) 3. Bent u op de hoogte van de meest voorkomende oorzaken van incidenten met een rollator? 4. Weet u waar u op moet letten bij een onderhoudsbeurt van een rollator? 5. Wordt er gekeken naar het gebruik van de rollator? 6. Wordt er uitleg gegeven over het gebruiken van een rollator? 7. Worden er afspraken over de rollator gemaakt met de rollatorgebruiker? Er gebeuren vaak ongevallen met rollators. Maar wat zijn de belangrijkste oorzaken van deze ongevallen? Zie ook bijlage 2B.1 Slecht onderhouden rollators veroorzaken vaak ongevallen. Denk bijvoorbeeld aan versleten remkabels, onstabiele rollator. Zie ook bijlage 2B.1 Een groot aantal gebruikers weet niet hoe zij op een juiste manier stoep op en af moeten. Zie ook bijlage 2B.1 Uit onderzoek blijkt dat er vrijwel geen advies of instructie wordt gegeven aan de gebruiker over het gebruik van de rollator. Bijvoorbeeld over het aflopen van een helling. Zie ook bijlage 2B.1 Het is belangrijk om afspraken te maken met technische dienst, fysiotherapeut en rollatorgebruiker zelf, over bijvoorbeeld onderhoud en gebruik. Zie ook bijlage 2A Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein

46

47 32 De rolstoel Criteria per onderdeel Toelichting In orde? Risico? 1 (Verbeter)suggesties 1. Weet u waar een rolstoel aan moet Hulpmiddelen voor gehandicapten en ouderen vallen onder de Europese Ja / nee Groot / klein voldoen? Richtlijn Medische Hulpmiddelen (93/42/EEG). Wat zegt dit over veiligheid en wie controleert dit? Zie ook bijlage 2A. 2. Weet u waar u rekening mee moet Het is belangrijk om te weten waar een veilige rolstoel aan moet voldoen Ja / nee Groot / klein houden bij de koop van een rolstoel? wanneer deze wordt aangeschaft. Zie ook bijlage 2B Bent u op de hoogte van de meest Er gebeuren ongevallen met rolstoelen. Maar wat zijn de Ja / nee Groot / klein voorkomende oorzaken van incidenten met rolstoel? belangrijkste oorzaken van deze ongevallen? Zie ook bijlage 2B Weet u waar u op moet letten bij een onderhoudsbeurt van een rolstoel? Slecht onderhouden rolstoelen veroorzaken ongevallen. Denk bijvoorbeeld aan de stabiliteit van de rolstoel. Zie ook bijlage 2B.2. Ja / nee Groot / klein

48

49 33 (vervolg rolstoel) 5. Wordt er gekeken naar het gebruik van de rolstoel? 6. Wordt er gekeken naar de veiligheid van het vervoeren van rolstoelgebruikers (door bijvoorbeeld een taxi)? 7. Weet de gebruiker hoe zich te gedragen t.o.v. de omgeving? Als de gebruiker op de hoogte is van het risico en over de juiste fysieke en cognitieve vaardigheden beschikt, zal het aantal ongevallen met rolstoelen afnemen. Zie ook bijlage 2B.2. Rolstoelgebruikers zijn voor hun veiligheid in een aantal risicovolle situaties afhankelijk van derden, zoals afhankelijk van taxibedrijven voor veilig vervoer. Zie ook bijlage 2B.2. Voor rolstoelgebruiker is het belangrijk te weten wat risico s zijn en gebruik te kunnen maken van toegankelijkheid van openbare ruimten. Zie ook bijlage 2B.2. Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein

50

51 34 Het bed Criteria Toelichting In orde? Risico? 1 Ja Nee G K Verbetersuggesties ten behoeve van plan van aanpak (stap 3) 1. Weet u waar een (veilige) bed aan moet voldoen? 2. Weet u waar u rekening mee moet houden bij de aankoop van een bed? 3. Bent u op de hoogte van de meest voorkomende oorzaken van incidenten met bed, bedhek en fixatie materialen? Hulpmiddelen voor gehandicapten en ouderen vallen onder de Europese Richtlijn Medische Hulpmiddelen (93/42/EEG). Wat zegt dit over veiligheid en wie controleert dit? Zie ook bijlage 2A. Het is belangrijk om te weten waar een veilige bed aan moet voldoen wanneer deze wordt aangeschaft. Dit voorkomt ongevalen. Zie ook bijlage 2B.3. Er gebeuren vaak ongevallen met bedden, bedhekken en fixatie materialen. Maar wat zijn de belangrijkste oorzaken van deze ongevallen? Zie ook bijlage 2B.3. Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein

52

53 35 4. Wordt er gekeken naar het gebruik van bedden,bedhekken en fixatie materialen? 5. Bent u op de hoogte van de veiligheid (of risico s) van bedhekken en fixeren? Wanneer maak je gebruik van een bedhek? En wanneer pas je vrijheidsbeperkende maatregelen toe? Zie ook bijlage 2B.3 Het toepassen van badhekken en fixatie kan risico s met zich mee brengen. Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein De scootmobiel Criteria per onderdeel Toelichting In orde? Risico? 1 Verbetersuggesties 1. Weet u waar een Hulpmiddelen voor gehandicapten Ja / nee Groot / klein scotmobiel aan moet voldoen? en ouderen vallen onder de Europese Richtlijn Medische Hulpmiddelen (93/42/EEG). Wat zegt dit over veiligheid en wie controleert dit? Zie ook bijlage 2A. 2. Weet u waar u rekening mee moet houden bij de koop van een scootmobiel? Het is belangrijk om te weten aan welke eisen een tillift moet voldoen om veilig te zijn. Zie ook bijlage 2B.5. Ja / nee Groot / klein

54

55 36 (vervolg scootmobiel) 3. Bent u op de hoogte van de meest voorkomende oorzaken van incidenten met scootmobielen? 4. Wordt er gekeken naar het gebruik (en gedrag) van de scootmobielgebruiker? 5. Is er gekeken of de toegankelijkheid van uw huis voldoende is voor het gebruik van scootmobielen? 6. Beschikt de scootmobielgebruiker over genoeg kennis van de verkeersregels? 7. Worden er afspraken over de scootmobiel gemaakt met de rollatorgebruiker? Er gebeuren vaak ongevallen met scootmobielen. Maar wat zijn de belangrijkste oorzaken van deze ongevallen? Zie ook bijlage 2B.5. Als de gebruiker op de hoogte is van het risico en over de juiste vaardigheden beschikt, zal het aantal ongevallen met scootmobielen afnemen. Zie ook bijlage 2B.5. Zorg dat uw organisatie goed toegankelijk is voor scootmobielgebruikers, dit voorkomt ongevallen. Zie ook bijlage 2B.5. Het niet voldoende beschikken over kennis hebben van verkeersregels is een risicofactor. Zie ook bijlage 2B.5. Het is belangrijk om afspraken te maken in uw huis. Denk bijvoorbeeld aan van scootmobielen. Zie ook bijlage 2A en 2B.5. Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein Ja / nee Groot / klein

56

57 Inventarisatie Werkblad 2E checklist beleid rondom hulpmiddelen Doel: Dit werkblad is bedoeld voor het management(team). Het is verstandig deze vragen te beantwoorden, de risico s binnen uw organisatie te vermelden en daarbij de prioriteit aan te geven. Vermeld hierbij ook de gewenste oplossing. p onderstaand formulier komt u aangeven of hier acties ondernomen moeten worden. Zo krijgt u als managementteam op een overzichtelijke manier te zien, wat er als eerste staat te gebeuren. Producten en (medische) hulpmiddelen van het verpleeg- of verzorgingshuis: 1 Aanschaf van nieuwe (medische) hulpmiddelen 2 In gebruik nemen van nieuwe (medische) hulpmiddelen 3 Gebruiken van (medische) hulpmiddelen 4 nderhouden van (medische) hulpmiddelen 5 Hulpmiddelen van de cliënten 6 Bewegingsaanbod Werkwijze: Neem alle criteria per onderdeel door en beoordeel of het wel of niet in orde is en hoe groot u het risico inschat of het de voortgang van veiligheidsmanagement belemmert. Risico heeft twee betekenissen in deze checklist: vormt dit criterium risico s voor de voortgang van het succesvol invoeren van het veiligheidsbeleid of vormt dit criterium een veiligheidsrisico voor cliënt, familie, medewerker of vrijwilliger? Vervolgens kunt u verbetersuggesties invullen die tijdens het opstellen van het actieplan (stap 3) verder uitgewerkt worden. Door de checklist door twee personen onafhankelijk van elkaar te laten invullen, wordt de inventarisatie nauwkeuriger. In de lege velden in de tabel kunt u eigen aanvullende vragen opnemen. 37

58

59 Inventarisatie Werkblad 2E checklist beleid rondom hulpmiddelen 1 Aanschaf van nieuwe (medisch) hulpmiddelen 1.1 Wie beslist of het nodig is om nieuwe hulpmiddelen te gaan aanschaffen? 1.2 Wie zijn op dit moment verantwoordelijk voor het opstellen van keuzecriteria voor nieuw aan te schaffen hulpmiddelen? 1.3 Wie zijn betrokken bij het selectieproces (aanbod bekijken, uitproberen, kiezen) van deze aanschaf? 1.4 Wie sluit de koop (contracten) en is daarvoor verantwoordelijk? 1.5 Bestaan er in uw huis afspraken over het beslissen om hulpmiddelen te gaan aanschaffen? Zo ja, welke? 1.6 Bestaan er in uw huis afspraken over het bekijken en beoordelen van het marktaanbod? Zo ja, welke? 1.7 Bestaan er in uw huis afspraken over het afsluiten van contracten? Zo ja, welke? 1.8 Bestaan er in uw huis afspraken over de financiering van nieuwe hulpmiddelen? Zo ja, welke? 1.9 Bestaan er in uw huis nog andere afspraken rondom de aanschaf van nieuwe (medische) hulpmiddelen? Zo ja, welke? 1.10 Bestaan er in uw huis afspraken over het wel/niet verstrekken van een hulpmiddel aan cliënten?zo ja, welke? En wie verstrekt deze hulpmiddelen aan de cliënten? 1.11 Zijn deze afspraken/processen (zie bovenstaande vragen) duidelijk en staan ze op schrift? Actie nodig? Vul werkblad 3A in Informatie te vinden in. Hoofdstuk 2 2 In gebruik nemen van nieuwe (medische) hulpmiddelen 2.1 Wie begeleidt bij u in huis cliënten bij het leren omgaan met een (nieuw) (medisch) hulpmiddel? 2.2 Bestaan er in uw huis afspraken over de begeleiding van persoonlijke aanpassingen aan een nieuw hulpmiddel (voor cliënten)? Zo ja, welke? 2.3 Bestaan er in uw huis afspraken over de instructie en oefenen van het omgaan met nieuwe hulpmiddelen (voor zorgprofessionals)? Zo ja, welke? 2.4 Bestaan er in uw huis afspraken over de instructie en oefenen van het omgaan met nieuwe hulpmiddelen (voor cliënten)? Zo ja, welke? 2.5 Bestaan er in uw huis nog andere afspraken rondom het in gebruik nemen van nieuwe (medische) hulpmiddelen? Zo ja, welke? 2.6 Bestaan er in uw huis afspraken over het beslissen om hulpmiddelen te gaan aanschaffen? Zo ja, welke? 2.7 Zijn deze afspraken/processen (zie bovenstaande vragen) duidelijk en staan ze op schrift? Actie nodig? Vul werkblad 3A in Informatie te vinden in. Hoofdstuk 2 38

60

61 3 Gebruiken van (medische) hulpmiddelen 3.1 Wordt de omgang van de gebruikers met hun hulpmiddel(en) regelmatig gecontroleerd? Door wie wordt dat gedaan? 3.2 Wat wordt er met de uitkomsten van een dergelijke controle gedaan? 3.3 Bestaan er in uw huis afspraken over de instructie en oefenen van het omgaan met nieuwe hulpmiddelen (voor zorgprofessionals**)? Zo ja, welke? 3.4 Wordt er voorlichting en scholing gegeven aan het personeel wat betreft het voorkómen van incidenten en het handelen na een incident? Zo ja, op welke wijze? 3.4 Bestaan er in uw huis afspraken over de controle op (nog steeds) juiste hulpmiddel en (nog steeds) juist gebruik van het hulpmiddel? Zo ja, welke? 3.5 Bestaan er in uw huis nog andere afspraken rondom het gebruiken van (medische) hulpmiddelen? Zo ja, welke? 3.6 Bestaan er in uw huis afspraken over het beslissen om hulpmiddelen te gaan aanschaffen? Zo ja, welke? 3.7 Zijn deze afspraken/processen (zie bovenstaande vragen) duidelijk en staan ze op schrift? Actie nodig? Vul werkblad 3A in Informatie te vinden in. Hoofdstuk 2 4 nderhouden van (medische) hulpmiddelen 4.1 Wie controleert de kwaliteit van de hulpmiddelen in huis? 4.2 Wie bepaalt wanneer iets moet worden vervangen omdat het kapot is of versleten? 4.3 Wie voert onderhoudsbeurten uit aan hulpmiddelen bij u in huis? 4.4 Wie voert noodzakelijke reparaties uit aan hulpmiddelen bij u in huis? 4.5 Wie maakt de aanpassingen aan de hulpmiddelen om deze beter aan te laten sluiten bij de beperkingen van de cliënten? 4.6 Bestaan er in uw huis afspraken over de kwaliteitscontrole van hulpmiddelen? Zo ja, welke? 4.7 Bestaan er in uw huis afspraken over de vervanging van oude hulpmiddelen? Zo ja, welke? 4.8 Bestaan er in uw huis nog andere afspraken over regulier onderhoud van hulpmiddelen? Zo ja, welke? 4.9 Bestaan er in uw huis afspraken over het uitvoeren van reparaties en aanpassingen van hulpmiddelen? Zo ja, welke? 4.10 Zijn deze afspraken/processen (zie bovenstaande vragen) duidelijk en staan ze op schrift? Actie nodig? Vul werkblad 3A in Informatie te vinden in. Hoofdstuk 2 39