MEDEWERKERPORTAAL Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 MEDEWERKERPORTAAL Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Algemene informatie en instellingen... 4 Algemene informatie over het Medewerkerportaal... 5 Medewerkerinstellingen in het Medewerkerportaal... 8 Het Smoelenboek: werking en instellingen...12 Werkstaat...18 Algemene informatie over de werkstaat in het Medewerkerportaal...19 Invullen van de dagstaat Invullen van de weekkaart Werkstaat ondertekenen Kilometers registreren met Ons Medewerkerportaal...35 Planning, rooster en beschikbaarheid...42 Planning in het Medewerkerportaal...43 Rooster in het Medewerkerportaal...45 Aan- en afwezigheden door medewerkers zelf (via het Medewerkerportaal)...47 Dagboek...53 Dagboek in het Medewerkerportaal...54 Vakantie- en compensatiesaldo...60 Vakantie- en compensatiesaldo in het Medewerkerportaal...61 Ons Berichten...65 Berichten in Ons Medewerkerportaal...66 Veelvoorkomende vragen en problemen...78 Problemen met het inloggen...79 Medewerkerportaal: Pagina kan niet geladen worden (Internet Explorer)...85 Inloggen in het medewerkerportaal geeft melding: "verbinding is niet privé"...87 Melding 'Sorry, er is iets misgegaan', of een wit scherm, of een lege PDF bij het opvragen van de teamplanning via het medewerkerportaal...88

3 Foutmelding in het Medewerkerportaal: 'Sorry, er is iets misgegaan tijdens het ophalen van de berichten' Waarom zie ik alleen de begintijd in het rooster in het medewerkerportaal?...91 Bewegende wolkjes uitschakelen in inlogscherm...92

4 Algemene informatie en instellingen Pagina 4 / 92

5 Algemene informatie over het Medewerkerportaal Het Medewerkerportaal is een webportaal voor de medewerkers. Zij kunnen hierin gewerkte uren beheren, de werkplanning inzien, communicatie met collega's en cliënten onderhouden en via de Hub-balk alle applicaties waar zij toegang toe hebben, benaderen. Medewerkeraccount: toegang geven en afsluiten Toegang geven Het Medewerkerportaal is alleen toegankelijk voor medewerkers met een inlogaccount dat toegang geeft tot het Medewerkerportaal. Dit is in te stellen in Ons Administratie. Toegang afsluiten Via einde contract-datum - Is een medewerker niet meer in dienst en is er een einddatum bij het laatste contract in gevuld, dan kan de medewerker vanaf de einddatum niet meer inloggen. Via intrekken account toegang Medewerkerportaal - Door de toegang in het inlogaccount in te trekken, kan ingesteld worden dat deze niet kan inloggen in het Medewerkerportaal. Inloggen Inloggen De medewerker kan inloggen door de gebruikersnaam en het wachtwoord op te geven en vervolgens de inlog te bevestigen met een unieke tweefactor-code, die via een SMS bericht gestuurd wordt of via de Ons Toegangscode-app gegenereerd wordt Let op! Voor de SMS-functionaliteit wordt het authenticatienummer van de medewerker gebruikt. Het is daarom van belang dat het authenticatienummer onder de personalia van de medewerker in Ons Administratie is ingevuld. Time-out sessie Bij inactiviteit wordt de medewerker na verloop van tijd automatisch uitgelogd. Dit proces vindt plaats via de techniek van Ons Hub. In deze handleiding staan de verschillende fases en meldingen uitgelegd die van toepassing kunnen zijn. Problemen met inloggen? Raadpleeg de pagina problemen met inloggen om informatie over veelvoorkomende problemen te vinden. Pagina 5 / 92

6 Navigatie: menubalk 1. De 'Home-knop: het icoontje met 'Medewerkerportaal. Via deze knop komt de medewerker in alle gevallen weer op de homepage van het Medewerkerportaal terecht. 2. De hub. Via deze knop kan de medewerker eenvoudig alle applicaties waar hij toegang toe heeft, bezoeken zonder opnieuw in te hoeven loggen. 3. Notificaties': Hier zijn notificaties te vinden over ongelezen berichten in 'Ons Berichten'. 4. 'Mijn profiel'. De eventuele foto en naam die hier zichtbaar zijn, zijn afkomstig uit het Smoelenboek. Onder deze optie zijn diverse onderdelen te vinden: - 'Mijn instellingen' - De onderdelen uit Mijn instellingen staan in deze handleiding verder uitgelegd. - Mijn smoelenboek - De medewerker kan vanaf hier doorklikken naar het Smoelenboek. - Mobiele app - Via deze knop komt de medewerker direct in het scherm waar mobiele apps aan het Medewerkeraccount te koppelen zijn. - Feedback-mogelijkheid - Deze knop biedt de medewerker de mogelijkheid om feedback over het Medewerkerportaal - en andere Nedap Ons applicaties - te sturen naar de software-ontwikkelaars van Nedap. Deze informatie wordt gebruikt ter verbetering van de applicaties. De hier ingevoerde vragen of opmerkingen worden niet naar de applicatiebeheerders of zorgmedewerkers gestuurd. 5. Button 'uitloggen'. Overige functionaliteit Het Medewerkerportaal vormt het startportaal voor medewerkers om met diverse activiteiten aan de slag te gaan. Het portaal bevat daarom (knoppen naar) veel verschillende onderdelen. Deze onderdelen staan in aparte handleidingen uitgelegd. Ga naar de uitleg over de Werkstaat. Ga naar de uitleg over Planning, rooster en beschkbaarheid. Ga naar de uitleg over Dagboek. Ga naar de uitleg over Vakantie- en compensatiesaldo. Ga naar de uitleg over Ons Berichten. Pagina 6 / 92

7 Niet beschikbare functionaliteit Het kan voorkomen dat enkele onderdelen niet beschikbaar zijn (rooster, dagboek, beschikbaarheid, berichten, etc.). Dit is deels afhankelijk van de mogelijkheid om deze te tonen (zodra bijvoorbeeld geen Ons Planning gebruikt wordt, is het niet mogelijk om het rooster beschikbaar te maken), maar ook deels door voorkeuren. Mocht het zo zijn dat het wenselijk is dat een onderdeel ingeschakeld wordt, neem dan contact op met Nedap healthcare support. Pagina 7 / 92

8 Medewerkerinstellingen in het Medewerkerportaal De instellingen zijn te vinden via 'de instelling 'Mijn instellingen' onder 'Mijn profiel'. Wachtwoord Hier kan de medewerker het wachtwoord veranderen. Het wachtwoord geeft de medewerker toegang tot alle Nedap ons applicaties waar de medewerker voor geautoriseerd is. Pagina 8 / 92

9 Contact Onder 'Contact' stelt de medewerker het gewenste adres in. Ook kan de medewerker hier instellen of hij notificaties en mails wil ontvangen over berichten die via Ons Berichten toegestuurd zijn. Meer informatie over deze notificaties is hier te vinden. Privacy Onder 'Privacy' kan de medewerker bij diverse persoonlijke gegevens aangeven welke van deze gegevens hij in de diverse Nedap Ons applicaties wil delen met collega's. De gegevens zelf zijn door de medewerkeradministratie aan te maken in het Personalia-scherm in Ons Administratie. Pagina 9 / 92

10 De aangevinkte gegevens zijn op verschillende plekken in verschillende Nedap Ons applicaties zichtbaar: Privé telefoonnummers: Zichtbaar in het Smoelenboek (onderdeel van het Medewerkerportaal), geprinte planningen/looplijsten (Ons Planning), MiniMoves en Ons Draaiboek (inzage in rooster/planning). Privé adres: Zichtbaar in het Smoelenboek (onderdeel van het Medewerkerportaal) Geboortedatum: Zichtbaar in het Smoelenboek (onderdeel van het Medewerkerportaal), Ons Agenda Woonplaats: Zichtbaar in het Smoelenboek (Onderdeel van het Medewerkerportaal) Voor welke plaatsen geldt het kunnen afschermen van de gegevens niet? De instellingen hebben geen effect op andere plekken waar deze gegevens nog meer getoond worden, zoals in de schermen van Ons Planning of in Ons Administratie. De medewerkers die daar toegang toe hebben, zullen gezien de aard van hun werkzaamheden altijd de privégegevens van medewerker moeten kunnen raadplegen. App Onder het tabblad 'App' kan de medewerker de diverse beschikbare mobiele apps van Nedap healthcare koppelen aan - en te ontkoppelen van - het medewerker-account. In deze handleiding staat uitgelegd hoe de medewerker de hierboven in te voeren koppelcode kan verkrijgen. Handig: Via de vierkante button rechtsbonven kan de medewerker specifiek de Nedap Ons app Pagina 10 / 92

11 actief laten toesturen aan zijn mobiele telefoon. De app hoeft dan niet meer actief opgezocht te worden in de App- of Playstore. Ontkoppeling op afstand Het ontkoppelen van mobiele apps van een medewerkermobiel kan ook op afstand doorgevoerd worden, via Ons Administratie, bijvoorbeeld door de medewerkeradministratie. In deze handleiding is hier meer informatie over te vinden. Dit scherm is ook via diverse alternatieve manieren te vinden: - via de button 'Mobiele app' in de menubalk aan de rechterzijde van het Ons Medewerkerportaal scherm - via de optie 'Mobiele app' in het menu-onderdeel 'Mijn profiel'. Pagina 11 / 92

12 Het Smoelenboek: werking en instellingen Het Smoelenboek maakt onderdeel uit van het Medewerkerportaal. In het Smoelenboek kan de medewerker persoonlijke en contactinformatie vinden over collega's en van zichzelf. Zo worden verjaardagen, adressen en telefoonnummers getoond, tenzij de medewerker zelf heeft aangegeven deze informatie niet te willen delen. Ook kan kennis van de medewerker worden genoteerd, waarop later kan worden gezocht. Het smoelenboek benaderen Het Smoelenboek is op diverse manieren te benaderen: Met de knop 'Mijn smoelenboek' te vinden onder'mijn profiel'. Op deze manier komt de medewerker direct in het onderdeel 'Mijn smoel' in het Smoelenboek. Via de button 'Smoelenboek' in de kolom met knoppen aan de rechterzijde van het dashboard. Op deze manier komt de medewerker in het onderdeel 'Smoelenboek' terecht in het Smoelenboek. Boven in beeld zijn drie knoppen te zien. 1. Het smoelenboek geeft informatie over indivduele personen. 2. Team smoelen geeft informatie over de collega's in een team. 3. Mijn smoel bevat de instellingen die de medewerker zelf kan ingeven. 4. Links in beeld is een zoekscherm zichtbaar. Deze zoekt naar ofwel individuen (zodra Smoelenboek is gekozen), ofwel naar teams (zodra Team smoelen is gekozen). Pagina 12 / 92

13 Onderdeel 'Mijn smoel': Eigen instellingen aanpassen Op deze pagina zijn diverse persoonlijke en contactgegevens van de medewerker zelf te zien. Werkgerelateerde gegevens De werkgerelateerde gegevens (gegevens 'Team', 'Mobiel (werk) en (werk) worden standaard gedeeld met collega's. Persoonlijke gegevens De persoonlijke gegevens worden alleen gedeeld als de medewerker daar op de Medewerkerportaal-pagina 'Instellingen' toestemming voor heeft gegeven. Overige persoonlijke gegevens -> zelf toevoegen Ook kan de medewerker hier zelf bepaalde persoonlijke informatie toevoegen en verwijderen: - Foto. Deze foto, cartoon of afbeelding is zichtbaar voor collega's. De foto moet van het bestandstype JPG, JPEG of PNG zijn. De foto kan verwijderd worden door te klikken op het prullenbakje. - 'I love' en 'Kennis': hier zijn gegevens in te voeren over eigen interesses, maar ook werkgerelateerde zaken. Op basis van deze gegevens kunnen collega's gevonden worden. Pagina 13 / 92

14 Onderdeel 'Smoelenboek': individuele collega's Het onderdeel 'Smoelenboek' geeft informatie over individuele collega's. Verjaardagen. Dit onderdeel toont of er binnenkort medewerkers uit je eigen team jarig zijn. Nieuwe collega's. Ook wordt een overzicht getoond van nieuwe collega's. Door op een van beide onderdelen te klikken verschijnt links de lijst met medewerkers die ofwel binnenkort jarig zijn ofwel nieuw in dienst zijn. Pagina 14 / 92

15 Zoeken naar collega's 1. Via het zoekveld linksboven is er te zoeken op medewerkers. Er wordt gezocht binnen alle gegevens van de medewerker die in het smoelenboek bekend zijn. Dit houdt dus in dat zodra de medewerker zijn/haar telefoonnummer en kennis zichtbaar heeft gemaakt, hierop gezocht kan worden. 2. De resultaten worden links getoond. Door daar op te klikken, worden details van de medewerker getoond. 3. De details van de medewerker zijn zichtbaar. Aan de medewerker is meteen een berichtje te sturen. Pagina 15 / 92

16 Zoeken naar teams 1. Selecteer boven in beeld Team Smoelen. 2. Vervolgens is een lijst te zien met beschikbare teams. 3. Binnen het zoekscherm kan gezocht worden op de naam van het team. 4. Rechts in beeld is een prikbord zichtbaar met de foto's en namen van de medewerkers uit het team. Door op een foto te klikken, zijn details van die collega te zien. Pagina 16 / 92

17 Details van de medewerker Details zijn te zien (mits beschikbaar gemaakt door de medewerker). Ook is direct een bericht te sturen. Pagina 17 / 92

18 Werkstaat Pagina 18 / 92

19 Algemene informatie over de werkstaat in het Medewerkerportaal In de werkstaat wordt informatie over de gewerkte tijd bijgehouden, ingevoerd, bevestigd en doorverwerkt naar de medewerkeradministratie. De medewerker ziet hier een overzicht van de gewerkte uren per dag of per week en kan, mits in het weekkaartprofiel ingesteld, gewerkte tijd en declaraties invoeren. Op de werkstaat wordt onderscheid gemaakt tussen dagstaat en weekkaart: Op de dagstaat kan per dag informatie ingezien worden. Hierbij wordt elke regel binnen de dag ingevoerd. Daar worden dus de directe zorgregels (cliënturen) en indirecte zorgregels (scholing, overleg, etc.) ingevoerd. Op de weekkaart wordt een overzicht per week getoond. Daar bestaan de regels uit de verschillende dagen, te onderscheiden in de dagstaat uren, vakantieuren, pauze en bereikbaarheidsuren. Ook zijn aanvullende kilimeterdeclaraties in te vullen. Navigatie Op het dashboard is de werkstaat zichtbaar. 1. Met de pijltjes is naar een dag te bladeren. Door op de datum te klikken is ook een andere dag te selecteren. 2. Met de printknop wordt een PDF-bestand gegenereerd van de dagstaat van de betreffende dag. Pagina 19 / 92

20 3. Met de knop Invullen en corrigeren wordt de pagina geopend om de dagstaat en weekkaart in te zien en te ondertekenen. De werkstaat wordt geopend. Boven in beeld zijn verschillende tabbladen te zien. Op de dagstaat worden de uren per dag ingevoerd, op de weekkaart worden de gegevens per week ingevoerd en op de ondertekenen en bon-tabbladen worden de gegevens bevestigd en samengevat. Pagina 20 / 92

21 Invullen van de dagstaat Zodra de werkstaat wordt geopend, is de dagstaat zichtbaar. Voor de gegevens geldt dat deze alleen in het verleden zijn aan te passen; het invoeren van gegevens in de toekomst is dus niet mogelijk. Afhankelijk van het gebruikte proces en gemaakte instellingen, kan de dagstaat na de dienst automatisch gevuld worden. Deze optie wordt verderop in dit artikel besproken. We beginnen met uitleg over het invoeren van de dagstaat indien geen gebruik gemaakt wordt van het principe 'planning is realisatie'. Gegevens inzien en aanpassen De dagstaat is opgebouwd per zorgregel. De aanreistijd wordt bepaald aan de hand van de eindtijd van de vorige zorgregel en de begintijd van de betreffende regel. De duur is de tijd in minuten van de betreffende zorgregel. Door met de muis op de zorgregel te gaan staan worden extra knoppen zichtbaar. Pagina 21 / 92

22 1. Door op de regel te gaan staan, is de tijd van de regel aan te passen. 2. Rechts van de regel wordt een rood kruisje getoond. Hiermee is de regel te verwijderen. Na het klikken op het kruisje wordt om een bevestiging gevraagd. 3. Linksonder en linksboven wordt een plusje getoond. Hiermee is een nieuwe regel in te voeren (zie volgende stap). Bij het invoeren van een nieuwe zorgregel moet allereerst een cliënt óf indirecte uursoort geselecteerd worden. Cliënten zijn te zoeken op naam. Ook is een lijst met de cliënten van de medewerker zichtbaar (dit zijn cliënten waarbij de medewerker zelf, of een van diens teamleden de afgelopen 4 weken zorg heeft geleverd). Van de indirecte uursoorten is alleen een lijst zichtbaar. Cliënten uit zorg verschijnen alleen mits ze niet langer dan 14 dagen uit zorg zijn. Selecteer een cliënt door er op te klikken (de te nemen stappen voor indirecte uursoorten, rechts in beeld, zijn vergelijkbaar). 1. De geselecteerde cliënt is zichtbaar. 2. Kies, indien gewenst en mogelijk, een uursoort. Hier zullen doorgaans uursoorten als AIV, voorlichting, MSVT, of soortgelijk zichtbaar zijn. De uursoorten waaruit je de keuze hebt dienen ingesteld te zijn in het weekkaartprofiel van de medewerker. Indien deze specifieke uursoorten niet zijn geleverd, kies dan voor 'geen'. In dat geval wordt de tijd automatisch verdeeld (op basis van arrangement van de cliënt en deskundigheidsprofiel van de medewerker). 3. Kies de begin- en eindtijd. Pagina 22 / 92

23 Klik tot slot op opslaan. (bij het per abuis aanklikken van de zorgregel, kan naast de zorgregel geklikt worden; de wijzigingen worden dan niet opgeslagen) Automatisch verwerken middels het principe Planning = realisatie Indien gebruik gemaakt wordt van het principe planning = realisatie, worden de planmoment zoals deze in de planning staan, 1 op 1 gekopieerd naar zorgregels. De momenten worden geëxporteerd zodra de dienst is afgelopen. Goed om te vermelden is dat hierbij niet alleen alle de planmomenten, maar ook afwezigheden en (in geval van rooster is realisatie) roostergegevens worden geïmporteerd. Uren corrigeren nadat de dienst is afgelopen Op de dagstaat is te zien aan welke cliënten zorg is geleverd middels de groene bolletjes. Indien deze groen zijn, zijn ze (volgens de planning) voltooid. Indien volgens de planning de zorg van alle cliënten van de dag gereed is, is de knop 'corrigeer vandaag' aanwezig. Door op de knop te klikken, wordt de planning omgezet naar zorgregels. Na klikken op de knop wordt nog om bevestiging gevraagd: Pagina 23 / 92

24 Uren corrigeren tijdens de dienst Indien de dienst nog bezig is, is het niet mogelijk om uren te corrigeren. Aan de klokjes voor de cliënten is te zien of de zorg bij de cliënten, volgens de planning, nog loopt. In dit voorbeeld is te zien dat de eerste drie cliënten geweest zijn, momenteel bij de vierde cliënt zorg zou moeten Pagina 24 / 92

25 worden geleverd. Ook is rechtsonder te zien tot wanneer het laatste moment is ingepland. Daarna is de 'corrigeer vandaag'-knop actief. Voorwaarden Bij deze een opsomming van de voorwaarden die gelden bij het corrigeren van de zorgregels indien deze via planning is realisatie gebruikt worden. Niet mogelijk tijdens de dienst Het is niet mogelijk om tijdens de dienst de uren te corrigeren. Zodra de geplande eindtijd van de dienst is verstreken, kunnen de uren gecorrigeerd worden. Een extra dienst corrigeren Zodra een medewerker een ochtenddienst doet, en er op dat moment geen andere diensten geroosterd zijn voor deze medewerker, dan kan de medewerker de uren corrigeren zodra de dienst is afgelopen. Zodra daarna een nieuwe dienst ingeroosterd wordt bij dezelfde medewerker en op dezelfde dag (bijvoorbeeld een avonddienst invallen voor een collega die ziek is), dan is het niet mogelijk om op dezelfde dag de uren te corrigeren. Sterker nog; deze uren zullen niet automatisch in de dagstaat komen te staan. Deze uren dienen hierdoor achteraf handmatig ingevoerd te worden. Indien er vooraf al meerdere diensten op een dag zijn ingeroosterd, geldt deze restrictie niet. Zorgregels doorschuiven Het is mogelijk dat de eindtijd van een zorgregel anders is, dan was ingepland. Indien er daarna zorgregels zijn, waarbij er na aanpassing tijd is die overlapt, dan worden de navolgende zorgregels doorgeschoven. Hier zijn wel enkele voorwaarden aan verbonden: Er mogen geen zorgregels met onbekende start- of eindtijden zijn. Enkel bij het verlaten van de eindtijd waarbij de volgende regel (inclusief reistijd) overlapt zou worden, zal de starttijd van alle opvolgende bezoeken met de overlap worden opgeschoven. In alle andere gevallen zal er een foutmelding ontstaan dat er overlap met een andere zorgregel is. Pagina 25 / 92

26 ORT uren Indien de medewerker in een tijdstip werkt waarover onregelmatigheidstoeslag moet worden uitbetaald, dan is dit aangegeven met een ORT-icoon. Over welke momenten en hoeveel ORT wordt uitgekeerd, is afhankelijk van de CAO. Zodra met de muis stilgestaan wordt op het ORT-icoon verschijnt uitleg over de berekening van de ORT regel. Hierin wordt weergegeven over welke tijdstippen welk percentage wordt toegepast. Vervolgens worden de totalen per percentage opgeteld zodat de ORT per regel getoond wordt. De totalen van de ORT worden niet opgeteld in de duur van de zorgregel, maar zijn dus aanvullend. De totale ORT van de week is te zien op de Bon. Splitsing cliënt- en werktijd Indien gebruik gemaakt wordt van splitsing van cliënttijd en werktijd (in te stellen in het weekkaartprofiel), kunnen medewerkers (bijvoorbeeld DBC behandelaren) enerzijds de cliënturen invoeren (die meetellen voor declaratie naar cliënt / zorgverzekeraar), en anderzijds diens gewerkte tijd invoeren. Let op: zodra deze functionaliteit is ingeschakeld, is het voor de correcte doorverwerking nodig dat consequent zowel de cliënturen alsook de gewerkte uren worden ingevoerd. Gebeurt een Pagina 26 / 92

27 van beide niet is ofwel de verwerking van de declaratie van de zorg van de cliënt onjuist, of is de verwerking van de verloning van de medewerker onjuist. N.B. De ingevoerde cliënturen worden in het geval gebruik gemaakt wordt van de splitsing niet als zodanig op de weekkaart (en ondertekenen en bon -pagina's) weergegeven. Daar wordt alleen de gewerkte tijd getoond In dit voorbeeld is de splitsing ingeschakeld. Onder het kopje werktijd is de werktijd ingevoerd. Onder het kopje cliënturen, de cliënturen. Te zien is dat er 35 minuten meer is gewerkt dan dat er directe zorg is geleverd. Pagina 27 / 92

28 Invullen van de weekkaart Op de weekkaart wordt een overzicht per week getoond. Daar bestaan de regels uit de verschillende dagen, te onderscheiden in de dagstaat uren, vakantieuren, pauze en bereikbaarheidsuren. Ook zijn aanvullende kilimeterdeclaraties in te vullen. Overzicht van de weekkaart 1. De dagstaat uren zijn niet op de weekkaart in te vullen, maar op de dagstaat. Wel worden de dagstaat uren weergegeven. 2. Indien de medewerker vakantieuren kan invoeren, is dit hier zichtbaar. De ingevulde vakantieuren betekent dat de medewerker op de betreffende dag een aantal vakantieuren opneemt. 3. Indirecte uren, zoals werkoverleg kunnen ook gedefinieerd en ingevoerd worden. 4. De pauze kan ingevoerd worden, indien dit is ingesteld. 5. De bereikbaarheid kan ook, mits ingesteld, ingevoerd worden. De bereikbaarheid wordt ten dele berekend in de totalen (zie voor meer uitleg de navolgende stappen). 6. De totalen per dag zijn zichtbaar. 7. Kilometerdeclaraties zijn in te voeren per vervoersmiddel. Indien de licentie voor automatische kilometerdeclaratie aanstaat, zal Ons Administratie hier de kilometers automatisch berekenen. 8. De totalen van de betreffende uursoort / declaratiemiddel wordt in de rechterkolom bijgehouden. Pagina 28 / 92

29 Invullen van de weekkaart In de cellen is de gewenste waarde in te voeren. Klik op de cel Voer de waarde in (zoals in dit geval 1:10) Voer dit uit voor de gegevens die aangepast moeten worden. Correcties Is een waarde verkeerd, of per ongeluk op de verkeerde plek ingevoerd, dan is het mogelijk om deze te verwijderen. Klik daarvoor de betreffende cel aan en haal de waarde weg, of vul 0 in. Opslaan Klik tot slot op opslaan (rechtsonder op de pagina). Wanneer niet wordt opgeslagen, worden de laatste wijzigingen ongedaan gemaakt. Bereikbaarheidsdienst Indien de bereikbaarheidsdienst is ingesteld, kan daar de tijd van de bereikbaarheidsdienst worden ingevoerd. Stel de medewerker had bereikbaarheidsdienst van 19:30 tot 23:30, dan vult de medewerker 4:00 uur in. In de totalen van de weekkaart, wordt echter geen 4 uur meegeteld. Afhankelijk van de CAO van de medewerker, wordt de uit te betalen tijd, in de totalen opgeteld. Dit kan bijvoorbeeld 1/18 e deel zijn. In dat geval betreft het dus 13 minuten die uitbetaald wordt. Pagina 29 / 92

30 Per regel wordt het aantal bereikbaarheidsuren getoond. Bij de totalen de totale werktijd die wordt gebruikt t.b.v. verloning. Pagina 30 / 92

31 Werkstaat ondertekenen Na het invullen en controleren van de ingevulde uren en kilometer declaraties kan de medewerker de werkstaat ondertekenen. 1. Via het tabblad ondertekenen is wordt het scherm geopend waarin de medewerker de uren en kilometer declaraties kan bevestigen. 2. Bovenin is het weeknummer met de bijbehorende datums zichtbaar. Met de pijltjes kan door de weken genavigeerd worden. 3. Door op de knop "Bevestig tot en met week.." te klikken worden de uren van die week en alle voorliggende weken die nog niet bevestigd waren bevestigt. NB. In het geval gebruik gemaakt wordt van de splitsing cliënttijd - werktijd, zijn de cliënturen als 0 zichtbaar. De cliënturen dienen in dat geval dus per dag gecontroleerd te worden. Bij het bevestigen worden zowel de cliënturen als de gewerkte tijd verwerkt. Pagina 31 / 92

32 Bevestiging terugdraaien Moet er na het bevestigen van een week toch nog een wijziging gemaakt worden in de uren dan kan de bevestiging teruggedraaid worden met de knop "Bevestiging terugdraaien". Als de knop "Bevestiging terugdraaien" lichtblauw is, is de bevestiging niet meer terug te draaien. Dit kan twee redenen hebben. De reden is links naast de knop zichtbaar en kan zijn: "Uren voor... mag u niet meer aanpassen" (In de weekkaartprofielinstellingen in Ons administratie wordt ingesteld tot hoe ver terug uren aangepast mogen worden.) "Deze week is reeds gefiatteerd" (De uren zijn in Ons administratie gefiatteerd). Pagina 32 / 92

33 Bon Via het tabblad Bon is een overzicht van de uren per week zichtbaar. Ook op de bon kan genavigeerd worden naar een andere week. Dit wordt gedaan met de pijltjes die voor en achter het weeknummer en de datums staan. De getoonde onregelmatigheidstoeslag wordt getoond. De daadwerkelijke hoeveelheid ORT kan op kleine details verschillen; dit wordt veroorzaakt door de berekening in de weekovergang van zondagavond naar maandagnacht. Pagina 33 / 92

34 Bevestigde week Zodra een week bevestigd is bij het tabblad ondertekenen verschijnt er op de bon een paarse stempel. Gefiatteerde week Zodra een week gefiatteerd is in Ons administratie, is dat zichtbaar in het medewerkerportaal door de stempel "Gefiatteerd". Pagina 34 / 92

35 Kilometers registreren met Ons Medewerkerportaal Het is mogelijk om kilometers in het medewerkerportaal te registreren en aan te passen als in Ons Administratie bij de weekkaart van de medewerker onder 'Declaratiesoorten' een declaratiesoort ingesteld staat dat, waarbij de medewerker kilometers mag declareren. In Ons Medewerkerportaal geldt hiervoor de onderstaande werkwijze. Navigeren Ga naar de Werkstaat en klik op 'Invullen, corrigeren of ondertekenen. Pagina 35 / 92

36 Declaratiesoort Ga naar de weekkaart van de medewerker (1). Bij het onderdeel 'Kilometerdeclaratie' (2) kunnen de kilometers bij de declaratiesoort ingevuld worden. Kilometerregistratie bij 'Automatische kilometerregistratie' Indien de functionaliteit 'Automatische kilometerregistratie ' ingesteld is, zal bij het onderdeel 'Kilometerdeclaratie' op basis van de route die gereden is, automatisch het aantal kilometers verschijnen. Dat gebeurt op twee manieren: 1. Komen de kilometers door vanuit een registratie via Planning = Realisatie? In dat geval zal het totaal aantal kilometers direct te zien zijn. Door op het getal te klikken, verschijnt het scherm uit de alinea 'Bekijken route en aanpassen kilometers als 'Automatische kilometerregistratie' ingesteld is'. Het is ook mogelijk om direct op 'Opslaan' te klikken. 2. Worden de kilometers, berekend op grond van registraties, aangemaakt in het Medewerkerportaal? In dat geval zal er in het blauw een getal staan (zie de volgende stap). Pagina 36 / 92

37 Kilometerberekening activeren bij automatische kilometerberekening op grond van registraties aangemaakt in het Medewerkerportaal De berekening kan geactiveerd worden door het getal (in dit geval 0) aan te klikken. Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm. Hier kan de berekening opgestart worden via de knop 'Bereken kilometers automatisch'. Vervolgens kunnen de details van de berekening bekeken worden (zie de volgende stap) en kan indien gewenst een correctie doorgevoerd worden. Pagina 37 / 92

38 Ook kan in dit scherm een aantal kilometers ingevoerd worden als er wel kilometers gemaakt zijn, maar geen cliënten bezocht (bijvoorbeeld bij indirecte uren). Voer hiertoe een aantal kilometers in, geef er een beschrijving bij (verplicht) en klik op 'Versturen'. Bekijken route en aanpassen kilometers als 'Automatische kilometerregistratie' ingesteld is Hier is de gereden route te zien. Per locatie staat het aantal kilometers vermeld. Wil je iets veranderen, dan kan dat in het groene veld aan de rechterkant. Geef hier het daadwerkelijk totaal aantal gereden kilometers voor deze dag aan (1). Ook is het verplicht om hierbij een reden op te geven. Klik vervolgens op 'Versturen' (3). De wijziging is vervolgens te zien in het routescherm met kilometers aan de linkerzijde. Bij 'Daadwerkelijk totaal' is het totaal aantal ingevulde kilometers te vinden (4). Onder 'Correctie' (5) is het verschil met de oorspronkelijk ingegeven afstand te vinden. Pagina 38 / 92

39 Adres toevoegen aan of wijzigen van een specifieke regel Bij de volgende regels kunnen adressen toegekend danwel aangepast worden zodat daarvoor de kilometers berekend, danwel gecorrigeerd kunnen worden. Huisadres van de medewerker. Adres van de cliënt. Indirecte uursoort. Om een adres toe te voegen of te wijzigen, klik op de indirecte registratie (1). Pagina 39 / 92

40 Vul het adres in (2) en sla op (3). Het adres moet bestaan uit straatnaam, nummer en woonplaats. De kilometers zijn nu berekend vanaf het voorgaande adres (in dit voorbeeld het huisadres van de medewerker) naar het ingevoerde adres (in dit voorbeeld daar waar de scholing heeft plaatsgevonden), en terug naar het huisadres van de medewerker. Pagina 40 / 92

41 NB: Indien het totaal aantal kilometers is aangepast (aan de rechterzijde in het groen), dan zal dat aantal altijd het aantal aan de linkerzijde overschrijven. Dit wordt ook op het scherm getoond. Ondertekenen Ga naar het tabblad 'Ondertekenen'. Voer eventuele correcties uit en onderteken je weekkaart. Pagina 41 / 92

42 Planning, rooster en beschikbaarheid Pagina 42 / 92

43 Planning in het Medewerkerportaal In het Medewerkerportaal kun je de planning van jezelf of die van je team inzien. Er zijn twee verschillende weergaves mogelijk: 1 Planning inzien via de roze balk in het Medewerkerportaal zelf 2 Planning inzien via de vernieuwde weergave van de planning en het rooster, via de hub. Meer informatie over deze weergave is te vinden in deze handleiding. Planning inzien via de roze balk in het Medewerkerportaal De planning in het medewerkerportaal is in te zien. Hier worden alle acties voor de medewerker getoond, gesorteerd per dag. De begintijd, verwachte duur van de actie en de naam van de cliënt is te zien. 1. Door op de pijltjes te klikken is te bladeren tussen de dagen. 2. Ook is op de dag te klikken, waardoor je eenvoudig een andere dag kunt kiezen. 3. Door op het print-icoontje te klikken, is de planning in PDF vorm te raadplegen. Pagina 43 / 92

44 PDF van de planning bekijken Nadat de printknop van de planning is aangeklikt, volgt een keuze: 1. Bekijk je eigen planning, waarbij je de keuze hebt tussen deze week of volgende week. 2. Bekijk de planning van je gehele team, waarbij je de keuze hebt tussen vandaag of morgen. De reden dat de planning van je hele team alleen per dag te bekijken is, heeft te maken met de hoeveelheid informatie. De informatie van een heel team is meer en groter dan de planning van een individu. Nadat je je keuze hebt gemaakt en een van de vier opties hebt aangeklikt, wordt een PDFbestand gegenereerd. Je kunt deze bekijken of eventueel printen. Het laden van dit PDF bestand kan, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, even duren. Pagina 44 / 92

45 Rooster in het Medewerkerportaal Dit artikel beschrijft de inzage in het rooster via het Medewerkerportaal. Staat de vernieuwde weergave van rooster en planning ingeschakeld (in dat geval komen de roosterschermen niet overeen met de afbeeldingen hieronder), volg dan de handleiding over de vernieuwde weergave. Functionaliteit over het zelfroosteren is apart beschreven in de handleiding Zelfroosteren. Ga naar Rooster, rechsboven in beeld. Rooster inzien Pagina 45 / 92

46 Het rooster van mezelf is van de huidige week is zichtbaar. Dit is een gecombineerde weergave van alle diensten die aan mij zijn toegewezen. 1. Door te bladeren middels de pijltjes is een andere week te selecteren. 2. Een ander team is te selecteren in het dropdownmenu. Afhankelijk van de teamtoewijzing van de medewerker, worden hier teams getoond. 3. Door te klikken op de diensttoewijzing, verschijnen details. Details van de dienst bekijken De naam van de dienst en het team waarbinnen de dienst gedaan wordt, zijn zichtbaar. De tijden van de dienst zijn zichtbaar, maar hierbij is onderscheid: - Van intramurale teams worden zowel de begin- als eindtijden getoond. - Van extramurale teams worden alleen de begintijden getoond. Pagina 46 / 92

47 Aan- en afwezigheden door medewerkers zelf (via het Medewerkerportaal) Medewerkers kunnen via het medewerkerportaal aan- en afwezigheden doorgeven. Deze functionaliteit is aan te zetten per team in Ons Planning. Aan- of afwezigheden die door medewerkers zijn ingevuld, zijn direct in te zien door de roosteraars en planners. Zodra een medewerker aan tenminste 1 team is toegewezen waarvan de beschikbaarheid door de medewerkers is in te vullen, en de medewerker vult zijn/haar beschikbaarheid zelf in via het medewerkerportaal, geldt de beschikbaarheid van de medewerker voor alle teams. Deze functionaliteit dient door Nedap Support ingeschakeld te worden; dit kunt u aanvragen middels een ticket (beschikbaarheid via het medewerkerportaal inschakelen). Instellingen in Ons Planning In Ons Planning is door de beheerder per team in te stellen dat medewerkers zelf hun aan- en afwezigheden kunnen doorgeven in het medewerkerportaal (nadat deze functionaliteit is ingeschakeld door Nedap Support). Dit doet men door Beschikbaarheden aan te vinken in "Mijn team instellingen" onder "Toon/Verberg zelfrooster opties". Dit houdt in dat alle medewerkers die in Ons Planning lid zijn van dit team in het Medewerkerportaal hun beschikbaarheden kunnen wijzigen. Pagina 47 / 92

48 Knop 'Beschikbaar' in het Medewerkerportaal Wanneer de beschikbaarheden bij de teaminstellingen in Ons Planning zijn aangevinkt, worden voor de medewerkers van dat team de "Beschikbaar" knop op het dashboard van het Medewerkerportaal zichtbaar. Pagina 48 / 92

49 Ook zijn de beschikbaarheden via de Hub-balk te benaderen. Voor overige medewerkers blijft deze knop zowel in Ons Medewerkerportaal als in de Hub verborgen. Pagina 49 / 92

50 Beschikbaarheden Dit kalenderoverzicht toont alle (on)beschikbaarheden van de betreffende medewerker. De groene vakken duiden op de beschikbaarheden en de rode op de onbeschikbaarheden. Per (on)beschikbaarheid is ook de beschrijving en een zelf te kiezen symbool zichtbaar. Door middel van de knop "Toevoegen" kan de medewerker een (on)beschikbaarheid toevoegen. Medewerkers kunnen deze (on)beschikbaarheid aanpassen door deze eerst te verwijderen en daarna (indien nodig) een andere toe te voegen. Ze kunnen de begin- en eindtijd niet in de beschikbaarheid aanpassen, dan zal de initiële toevoeging eerst verwijderd moeten door te klikken op het icoontje van het prullenbakje. Alle (on)beschikbaarheden Onder het kalenderoverzicht worden alle (on)beschikbaarheden van de medewerker getoond. Beschikbaarheden zijn groen en onbeschikbaarheden rood. Achter het symbool staat achtereenvolgens de beschrijving, het patroon, de dag en de tijd. Door op de prullenbak te klikken kan een (on)beschikbaarheid worden verwijderd. Pagina 50 / 92

51 Toevoegen beschikbaarheid Nadat op "Toevoegen" is geklikt, verschijnt bovenstaand scherm waarin men de (on)beschikbaarheid kan aangeven. 1. Hier kan men aangeven of het om een beschikbaarheid of onbeschikbaarheid gaat. 2. Vervolgens kan men aangeven of het om een eenmalige (on)beschikbaarheid gaat of dat er een herhalingspatroon zit in de (on)beschikbaarheid. 3. Klik tenslotte op "Volgende. Pagina 51 / 92

52 Vervolgens kunnen details worden opgegeven. 1. Er kan een beschrijving worden ingevuld, deze is ook zichtbaar in de beschikbaarheden kalender. 2. Het aangeven van een begin- en eindtijd is verplicht. De eindtijd moet altijd na de begintijd liggen. 3. Het symbool kan worden aangepast door hierop te klikken. Er verschijnt dan een lijst met andere symbolen waar er één uitgekozen kan worden. 4. Tevens moet er een datum worden gekozen. Bij een eenmalige (on)beschikbaarheid dient de betreffende datum te worden geselecteerd. Bij wekelijkse of tweewekelijkse (on)beschikbaarheden moet in het datumveld de datum worden geselecteerd van de eerste keer dat deze (on)beschikbaarheid in gaat. 5. Na het klikken op Opslaan wordt de (on)beschikbaarheid opgeslagen. Pagina 52 / 92

53 Dagboek Pagina 53 / 92

54 Dagboek in het Medewerkerportaal Met het dagboek kan de medewerker vanuit het Medewerkerportaal communicatie over de cliënt bijhouden. Ook toont het Dagboek aangemaakte dossierrapportages en eventueel communicatie via Caren. Meetwaardes worden niet getoond. Het dagboek faciliteert dus communicatie per cliënt. Wil je communiceren met je collega's over andere (werkgerelateerde) zaken, dan kan je daarvoor Ons Berichten gebruiken. Rechts in beeld is met de knop het Dagboek te benaderen. Pagina 54 / 92

55 Zichtbare cliënten Aan de linkerzijde zijn cliënten zichtbaar. Hier staat 'mijn cliënten'; dit zijn alle cliënten waarbij de medewerker of een van zijn collega's uit zijn organisatorische eenheid in de afgelopen 4 weken zorg heeft geleverd. Boven in beeld is te zoeken op cliënten. Er worden maximaal 5 zoekresultaten per pagina getoond. In de zoekresultaten is te bladeren. Hierbij is het mogelijk te zoeken naar alle cliënten binnen de organisatie, tenzij in het account van de medewerker het vinkje aan staat bij Alleen cliënten van de geselecteerde locaties kunnen ingezien en aangepast worden. In dat geval kan alleen naar cliènten gezocht worden die op locaties verblijven die in het account van de medewerker zijn toegevoegd. 'Open vragen' toont een overzicht van cliënten waarvan de laatste reactie uit Caren afkomstig is. Door op de naam van een cliënt te klikken, wordt het dagboek van de cliënt zichtbaar. Pagina 55 / 92

56 Laatste berichten Rechts in beeld zijn de laatste berichten zichtbaar van alle cliënten die bij de medewerker horen. Bron en uitwisseling van berichten De berichten in het dagboek worden op verschillende plekken getoond. Ook worden berichten uit andere applicaties in het dagboek getoond. Berichten uit de volgende bronnen worden met elkaar gedeeld: Dagboek Berichten geplaatst in het dagboek zijn zichtbaar in het dagboek. Berichten geplaatst in het dagboek zijn zichtbaar in het dossier. Berichten geplaatst in het dagboek zijn optioneel zichtbaar in Caren (indien in het dagboek "Deel met cliënt en familie" aangevinkt wordt). Dossier (Ons Administratie) Berichten geplaatst in het dossier zijn zichtbaar in het dossier. Berichten geplaatst in het dossier zijn zichtbaar in het dagboek. Berichten geplaatst in het dossier zijn optioneel zichtbaar in Caren (via het tabblad Familiecommunicatie in het dossier). Pagina 56 / 92

57 Caren Berichten geplaatst in Caren zijn zichtbaar in Caren. Berichten geplaatst in Caren zijn zichtbaar in het dossier. Berichten geplaatst in Caren zijn zichtbaar in het dagboek. Bericht in het dagboek plaatsen Zodra je een cliënt hebt geselecteerd, kun je het bericht typen. Als de cliënt ook een Carenaccount heeft, is de optie aanwezig om het bericht ook met de cliënt en familie te delen. Als de optie is aangevinkt, verandert de Plaats Bericht-knop in roze en met Caren-logo. Reacties op berichten worden ook zichtbaar via Caren, indien het bericht waarop een reactie geplaatst wordt, gedeeld is met Caren. Als het bericht niet gedeeld is met Caren, dan zullen de reacties op dat bericht ook niet gedeeld worden. Pagina 57 / 92

58 Bericht verwijderen Het is mogelijk om je geplaatste bericht te verwijderen. Dit kan je alleen zelf doen. Dit moet binnen 2 uur gedaan zijn. Hierdoor zijn per ongeluk ingevoerde berichten te verwijderen. Zodra er reacties bij het bericht aanwezig zijn, worden deze ook verwijderd. Reacties plaatsen Onder elk bericht zijn op dezelfde wijze reacties te plaatsen. Maak de tekst en klik op Plaats bericht. Pagina 58 / 92

59 Reacties zien of verwijderen De reacties zijn in een andere kleur weergegeven dan het oorspronkelijke bericht. Het bericht heeft een witte achtergrond. Reacties hebben een blauwe achtergrond. Reacties op berichten die gedeeld zijn met Caren hebben een roze achtergrond. Ook bij de reacties geldt deze nog tot 2 uur nadat ze zijn gemaakt, verwijderd kunnen worden. Uitfasering Dagboek Het dagboek wordt de komende tijd uitgefaseerd. Reden hiervoor is onder andere de beschikbaarheid van een vollediger dossier. Mocht jouw organisatie dus nog geen gebruik maken van de dagboekfunctionaliteit en overwegen dit in gebruik te gaan nemen, weet dan dat deze uitgefaseerd gaat worden. Pagina 59 / 92

60 Vakantie- en compensatiesaldo Pagina 60 / 92

61 Vakantie- en compensatiesaldo in het Medewerkerportaal Compensatieuren In het menu aan de rechterkant is het vakantie- en compensatiesaldo, en eventueel overige saldi, zichtbaar. In dit overzicht staan de gewerkte uren, de compensatieuren en vakantieuren. Pagina 61 / 92

62 Na het aanklikken van compensatieuren wordt bovenstaand scherm geopend. Het blauwe deel in de grafiek zijn de gefiatteerde compensatieuren en het lichtrode gedeelte zijn de voorlopige compensatieuren(nog niet gefiatteerd). Door met de muiscursor over de punten in de grafiek te bewegen verschijnt er een schermpje met daarin informatie over de compensatieuren op dat moment. Getoond wordt de datum, het saldo op dat moment en de mutatie (hoeveel compensatieuren meer of minder ten opzichte van het vorige punt). Vakantieuren Door het klikken op vakantieuren wordt onderstaand scherm zichtbaar. Pagina 62 / 92

63 1. Selecteer het jaar waarvoor je de vakantie uren in wilt zien. 2. Selecteer de maand waarvoor je de vakantieuren in wilt zien. 3. Door op de datums achter het weeknummer te klikken open je de werkstaat van de betreffende week. 4. Het aantal vakantieuren dat erbij is gekomen in de betreffende week. 5. Het aantal vakantieuren aan het begin van de geselecteerde maand. 6. Het aantal vakantieuren dat er in de geselecteerde maand bijgekomen is. 7. Het aantal vakantieuren dat in de geselecteerde maand afgeschreven is. 8. Het aantal vakantieuren aan het eind van de geselecteerde maand. Pagina 63 / 92

64 Het informatieblok rechts in beeld laat de verhouding tussen het totaal aantal vakantieuren van het jaar en de opgenomen vakantieuren zien. In dit voorbeeld heeft de medewerker in 2014, afgerond 55 vakantieuren (dat zijn de vakantieuren die uit vorige jaren zijn overgenomen (mits geldig) en de vakantieuren die zijn opgebouwd gedurende het jaar). Van deze 55 vakantieuren, zijn er 32 opgenomen. In dit geval vertaalt zich dat ook naar 58%. Het aantal resterend is daarmee 23:08 uur. Afgeronde waardes worden weergegeven. Door met de muis te gaan staan op het totaal aantal vakantieuren, zullen ook de minuten getoond worden. Indien alle contractgegevens bekend zijn, wordt het resterend aantal vakantieuren ook getoond in een aantal weken. Pagina 64 / 92

65 Ons Berichten Pagina 65 / 92

66 Berichten in Ons Medewerkerportaal Berichten op de hoofdpagina In het medewerkerportaal zijn alle berichten automatisch op de hoofdpagina te zien. Door naar beneden te bladeren, zullen de oudere berichten getoond worden. In het medewerkerportaal is het nieuwste bericht boven aan de pagina weergegeven. Het plaatsen van reacties heeft in het medewerkerportaal geen invloed op het 'omhoog halen' van een bericht. Een nieuw bericht plaatsen Op de hoofdpagina van het medewerkerportaal is een knop "nieuw bericht" te zien. Door op deze knop te klikken is een nieuw bericht te maken. Pagina 66 / 92

67 Teams en medewerkers kiezen Standaard staat geselecteerd dat het bericht dat je maakt naar je eigen team verstuurd wordt (1). Je team wordt bepaald aan hand van de teamtoewijzing van de organisatorische eenheid in Ons Administratie. Je kunt aanvullend individuele medewerkers toevoegen door te beginnen met typen in het adresseerveld (2) en/of de betreffende medewerker te selecteren (3). Er worden automatisch suggesties gegeven op basis van de personen waar je veel berichten naar hebt gestuurd. Je kunt in dit adresseerveld niet zoeken op teams, maar je kan scrollen in het lijstje met beschikbare teams. Op basis van de rechten van je account (op te geven in Ons Administratie) wordt bepaald welke teams je kunt selecteren. Bekijk het artikel: Aan welke teams kan een bericht gestuurd worden? Zodra een individuele medewerker toegevoegd wordt die ook in je eigen team zit, zal die medewerker notificaties van en reacties op het bericht ontvangen. Alleen medewerkers met een op dat moment geldig contract, kunnen geselecteerd worden om een bericht naar te verzenden. Medewerkers die uit dienst zijn, kunnen dus niet geselecteerd worden. Pagina 67 / 92

68 Een enkele medewerker kiezen Je kunt ook een bericht sturen naar een enkele collega. Klik in het veld (1) en begin met typen. Klik daarna op de naam van de juiste collega (2). Daarna kan je het bericht maken zoals in de vorige afbeelding is te zien. Pagina 68 / 92

69 Een bericht opstellen en versturen In het veld "begin met typen" kan het bericht ingevoerd worden (1). Het invoerveld wordt automatisch vergroot. Je kunt het bericht versturen zodra je hier klaar mee bent (2). Ook kan je ervoor kiezen om het bericht later te versturen; zodra je namelijk een andere pagina in het medewerkerportaal opzoekt en even later weer een nieuw bericht wilt versturen, dan wordt je gevraagd of je met het bestaande bericht verder wil gaan (zie hiervoor de volgende afbeelding). N.b. Zodra je kiest voor "Annuleer", zal het bericht niet opgeslagen worden. N.n.b. Zodra de browser is afgesloten, of je bent uitgelogd, zal het bericht ook niet opgeslagen meer zijn. Pagina 69 / 92

70 Teamberichten in het medewerkerportaal De berichten die aan een team verstuurd zijn, worden met een witte (niet doorzichtige) achtergrond weergegeven. Het eerste bericht is boven in beeld te zien. Reacties zijn daar onder te zien. Een nieuwe reactie plaatsen kan daar onder. Pagina 70 / 92

71 Individuele berichten in het medewerkerportaal Berichten die geplaatst zijn aan één medewerker zijn omrand met een stippellijn en deels doorzichtig. Ook is er een klein papieren vliegtuigje linksboven aanwezig. Deze berichten zijn alleen in te zien door de persoon die dit bericht heeft geplaatst en aan de persoon aan wie het bericht is gestuurd. Pagina 71 / 92

72 Berichten naar de hele organisatie in het medewerkerportaal Berichten die naar de gehele organisatie gestuurd zijn, zijn te herkennen aan de kantoorartikelen aan de bovenkant van het bericht. Deze berichten komen vanaf kantoor en zijn geplaatst vanuit Ons Administratie. Berichtenteller Pagina 72 / 92

73 Boven in beeld is een belletje te zien. Hier worden berichten weergegeven die nog niet door de medewerker zijn gelezen. Door hierop te klikken zijn de meldingen te zien. Door op het bericht te klikken is het gehele bericht en zijn de eventuele bijbehorende reacties te zien. Op basis van de volgende gegevens wordt bepaald of een melding wordt getoond: Als er een privé-bericht naar alleen jou is gestuurd. Als er vanuit Ons Administratie een bericht is gestuurd naar iedereen in de organisatie. Als er nieuwe reacties zijn op een door jou geplaatst bericht. Als er nieuwe reacties zijn op een bericht waarin jij ook hebt gereageerd. Als er een teambericht is gestuurd naar het team waar jij deel van uitmaakt (tenzij uitgeschakeld) Door een bericht aan te klikken wordt het bericht als gelezen gemarkeerd en zal de teller 1 minder aangeven. Door te klikken op "markeer alles als gelezen", wordt de teller direct op 0 gezet. De oorsprong van de berichten Aan de kleur van de achtergrond is te zien in welke applicatie het bericht is gemaakt. Een witte kleur geeft aan dat het vanuit het Medewerkerportaal of uit de mobiele app komt (1). Een lichtgele kleur geeft aan dat deze in Ons Administratie of Ons Planning is gemaakt (2). Pagina 73 / 92

74 Meelezen met berichten van andere teams Het is mogelijk om mee te lezen met berichten van andere teams. Door op de knop "meelezen" te klikken, is het betreffende team te selecteren. Op basis van de teams waarop de rechten van de medewerker van toepassing zijn, is te beheren van welke teams de berichten zijn te bekijken. Dit is te beheren via medewerkeraccounts in Ons Administratie. De berichten van het betreffende team worden zichtbaar. Het is niet mogelijk om op berichten te reageren in de teams waarvan je alleen kunt meelezen. Om de berichten van je eigen team te zien (en te reageren), kan je klikken op "Terug naar mijn eigen team". Berichten verwijderen of archiveren Het is mogelijk om berichten die je zelf hebt geplaatst te verwijderen. Dit geldt zowel voor berichten als reacties op berichten. Het is ook mogelijk om, als ontvanger, berichten te archiveren. Niet relevante berichten kunnen dan alsnog in je archief bekeken worden. Het bericht wordt dus niet door of voor anderen verwijderd. Pagina 74 / 92

75 Bij berichten die je zelf hebt gemaakt verschijnt een klein menu. Door met je muis erover heen te bewegen worden de opties zichtbaar. Met het prullenbakje wordt het bericht daadwerkelijk verwijderd. Deze optie is dus alleen zichtbaar voor berichten die ik zelf heb gemaakt. Alle bijbehorende reacties worden ook verwijderd. Via icoontje van een archiefkast kan je ervoor kiezen om het bericht te archiveren. Als je een bericht wilt verwijderen verschijnt nog een waarschuwing. Kies hier of je het bericht daadwerkelijk wilt verwijderen, wilt archiveren of geen actie (annuleren) wilt ondernemen. Pagina 75 / 92

76 Zodra je hebt geklikt op archiveren, zal een melding getoond worden op je berichtenpagina. Je kunt deze actie tijdelijk ongedaan maken; hierdoor wordt het bericht weer uit het archief gehaald. Als je de pagina verlaat (je navigeert naar een andere pagina, of je sluit bijvoorbeeld de browser) vervalt de mogelijkheid; in dat geval zal het bericht altijd in het archief blijven. Het archief benaderen Berichten in het archief zijn te benaderen via de knop Archief. Zoeken in berichten Pagina 76 / 92

77 Met het vergrootglas kan je berichten zoeken. 1. Klik op het vergrootglas. 2. Voer je zoekterm in. Je kunt zoeken op de inhoud van een bericht en op de naam van een collega. 3. De zoekresultaten worden weergegeven. Pagina 77 / 92

78 Veelvoorkomende vragen en problemen Pagina 78 / 92

79 Problemen met het inloggen Het kan voorkomen dat medewerkers niet kunnen inloggen op het Medewerkerportaal of Ons Administratie. Veel verschillende oorzaken kunnen hieraan ten grondslag liggen. Onderstaand een lijst met de meest voorkomende fouten en oplossingen Internetbrowser Controleer of de meest recente versie van een browser gebruikt wordt. Naast Internet Explorer is het ook mogelijk om gebruik te maken van Mozilla Firefox, Google Chrome of Apple Safari. Bij oude browserversies kunnen problemen ontstaan. Internet Explorer 7 wordt vanaf december 2013 niet meer ondersteund. (de 'nieuwe' layout vereist dat IE 8 of hoger gebruikt wordt). URL / internetadres Het internetadres Controleer altijd het gebruikte internetadres (URL). Het adres heeft altijd eenzelfde soort volgorde: instellingsnaam.mijnio.nl (waarbij 'instellingsnaam' vanzelfsprekend de naam van uw zorginstelling is). (voor ons Administratie is dit instellingsnaam.ioservice.net) Invulveld Gebruik in de browser het juiste invoerveld. Vaak komt het voor dat via een zoekmachine (zoals Google of Bing) de url ingetypt wordt. Dit is niet de bedoeling. Bij de zoekresultaten wordt dan de naam van een andere zorgorganisatie getoond. Inloggen bij een andere zorginstelling lukt vervolgens niet. www. Plaats geen www. voor de URL. Wanneer dit wel wordt gedaan kan de pagina niet worden geladen. Favorieten Het is ook mogelijk om het adres in de favorieten te plaatsen: dit scheelt een hoop typwerk en de kans op typfouten wordt verkleind. Inlogaccount Geen account aanwezig Pagina 79 / 92

80 Het kan zijn dat u geen inlogaccount heeft voor het medewerkerportaal of Ons administratie, of dat er alwel een account bestaat, maar dat de in-dienstdatum van de medewerker nog niet is aangebroken (een medewerker kan pas inloggen in het medewerkerportaal vanaf de eerste dag van zijn dienstverband). In dat geval wordt bij een inlogpoging een melding getoond dat de gebruikersnaam en/of het wachtwoord onjuist is. Neem contact op met de Coach binnen uw organisatie. Wij (Nedap) mogen omwille privacy geen inloggegevens verstrekken. Typfout Omdat de invoervelden hoofdletter-gevoelig zijn kan het voorkomen dat er snel een typfout gemaakt wordt. Let hierop bij het invoeren van uw inloggegevens. Pagina 80 / 92

81 Rechten en rollen Om in te kunnen loggen in Ons administratie moet er een vinkje geplaatst worden bij (1) "Ons Administratie". Als dit vinkje ontbreekt kan er niet worden ingelogd in Ons administratie en verschijnt de melding: Gebruikersnaam of wachtwoord is niet correct. Authenticatie sms Als extra beveiliging hebben we SMS authenticatie standaard aan staan. Dit houdt in dat u na het invoeren van uw inloggegevens een SMS op uw telefoon krijgt. Wanneer u geen sms krijgt dient u het getoonde nummer te controleren. Wanneer deze niet klopt moet u contact opnemen met uw coach. Omdat veel personen naast hun eigen mobiele nummer ook een mobiele telefoon van het werk hebben, is het mogelijk dat de SMS op uw eigen mobiele telefoon danwel uw werktelefoon binnen komt. Cookies die niet worden opgeslagen Cookies zijn bestanden waarin instellingen van webpagina's zijn opgeslagen. Het kan zijn dat de beveiliging van cookies te streng staat ingesteld. Internet Explorer Kies in het menu voor de optie 'Extra' (of 'Tools') en vervolgens de optie 'Internet Opties' ('Internet Options'). Pagina 81 / 92

82 Klik op het tabblad 'Privacy'. De instelling waarmee de meeste sites werken is Medium. Onder de knop Advanced kunt u de gedetaileerd opties zelf opgeven. Firefox Kies in het menu voor de optie Extra (of Tools) en daarna Opties (Options). Klik op het tabblad Privacy Onder de optie 'Cookies' kunt u de optie 'Cookies van websites accepteren' aanvinken. Google Chrome Klik op het gereedschap icoon Kies voor Opties Kies op het tabblad Geavanceerde opties voor Instellingen voor inhoud Op het tabblad Cookies kunt u vervolgens de eerste (aanbevolen) opties kiezen. Safari (Mac) Kies de optie 'Safari'in het menu Kies de optie 'Voorkeuren'. Kies het tabblad 'Beveiliging'. Onder 'Accepteer Cookies' kunt u de Cookies aanzetten. Cookies die opgeslagen zijn maar voor fouten zorgen Het kan voorkomen dat meerdere cookies opgeslagen zijn in de gebruikte browser. Door vreemde situaties (instabiele internetverbinding, meerdere keren openen van dezelfde webpagina, etc.) kan het voorkomen dat cookies onvolledig zijn opgeslagen of dat meerdere cookies elkaar in de weg zitten. Dit is mogelijk de oorzaak in het geval een foutmelding ontstaat tijdens het inloggen. In dat geval is het nodig om de cookies te verwijderen, dit kan voor de gehele browser, of alleen voor een specifieke website. Ook kan het uitkomst bieden om een andere browser te installeren als die nog niet eerder is gebruikt (Chrome of Firefox) aangezien in dat geval nog geen cookies zijn opgeslagen. Firewall Een firewall is gemaakt om bepaalde vormen van dreigingen van buitenaf te beperken. Soms staat een firewall echter te streng ingesteld waardoor ook goedaardige software en webpagina's geblokkeerd worden. Afhankelijk van het besturingsysteem van de computer zijn hierin instellingen te doen. Via windows is dit te doen via Start --> Configuratiescherm --> Windows Firewall. Pagina 82 / 92

83 Zet de instellingen eventueel naar een lager niveau en probeer het opnieuw. Wanneer de problemen niet verholpen zijn betekent dit dat de firewall hier waarschijnlijk geen effect op heeft. Zet in dat geval de instellingen terug naar hun oorspronkelijke waarden. Virusscanner Net zoals bij een firewall kan het zo zijn dat een virusscanner te streng staat ingesteld. Sommige virusscanners hebben tevens een firewall-functionaliteit. Controleer de instellingen, verlaag deze eventueel of zet deze uit. Probeer daarna wederom in te loggen. Zet in het geval de problemen niet zijn verholpen de instellingen weer terug naar de oorspronkelijke waarden. Internetverbinding Het is mogelijk dat niet alleen het medewerkerportaal niet getoond kan worden, maar dat ook andere pagina's niet worden geladen. In dat geval heeft u een probleem met uw internetverbinding. Controleer deze en probeer het opnieuw. Datum en tijd van de computer Wanneer het zo is dat de datum en/of het tijdstip van de computer, tablet of telefoon niet goed staat, kunnen verschillende problemen ontstaan. Controleer dus of de datum en tijd correct staan ingesteld. Controleer daarbij ook of de tijdzone op Amsterdam, Berlijn,... staat, en of de zomer/wintertijd op "automatisch" staat. SMS berichten die niet aankomen Het kan voorkomen dat een SMS bericht met daarin de code niet wordt ontvangen. Dit kan meerdere oorzaken hebben, waarbij er een onderscheid gemaakt kan worden in problemen die bij een enkele medewerker voorkomen, of die bij een grote groep medewerkers voorkomen. Mogelijke problemen en oorzaken in het geval meerdere medewerkers problemen melden: Er is een storing bij een telecom-provider (van de ontvanger). Als er meerdere signalen binnenkomen van medewerkers, ga na welke provider deze medewerkers hebben. Is het 1 provider waar berichten niet op binnenkomen en medewerkers met andere providers ontvangen de berichten wel, dan is dit het meest waarschijnlijke probleem. Er is een storing bij onze provider (voor het versturen). Indien meerdere medewerkers met verschillende providers geen SMS berichten ontvangen, zou er een probleem kunnen zijn bij onze provider voor het versturen van sms berichten. Indien dit het geval is, maak dan een ticket en geef daarbij de gegevens van medewerkers (06 nummer, provider), zodat wij kunnen nagaan wat de oorzaak is. Mogelijke problemen en oorzaken in het geval enkele medewerkers problemen melden: Pagina 83 / 92

84 Er is geen correct nummer ingevoerd als authenticatienummer van de medewerker. Controleer het nummer en pas deze aan. Het bereik van het mobiele netwerk van de provider van de medewerker is slecht. Het opnieuw opstarten van de telefoon zorgt ervoor dat het toestel opnieuw verbinding maakt met het netwerk. Probeer het na het opstarten van het toestel nogmaals. Wanneer een medewerker wel SMS-berichten ontvangt die verstuurd worden via een telefoon is dit géén garantie dat er geen netwerkprobleem is; SMS-berichten die van persoon naar persoon gaan worden over een ander netwerk verstuurd dan SMS-berichten die van applicatie naar persoon gaan. De medewerker heeft de afzender geblokkeerd. Indien het voorkomt dat een medewerker geen code ontvangt, maar wel andere SMS berichten kan ontvangen, dan kan het zijn dat de medewerker de afzender heeft geblokkeerd. Controleer op het toestel of het nummer is geblokkeerd. Controleer ook bij de provider van de medewerker of het nummer is geblokkeerd. Het nummer is niet correct opgeslagen in de database. Leeg het authenticatienummer en sla het op. Voer vervolgens opnieuw het authenticatienummer in en sla de wijziging op. Probeer daarna opnieuw in te loggen. Pagina 84 / 92

85 Medewerkerportaal: Pagina kan niet geladen worden (Internet Explorer) Bij gebruikers van het Medewerkerportaal kan het voorkomen dat deze niet kunnen inloggen met Internet Explorer. Er wordt in dat geval een melding getoond dat de pagina niet geladen kan worden. De oorzaak hiervan is dat een beveiligingsinstelling in Internet Explorer bij de betreffende gebruikers verkeerd is ingesteld. De reden dat dit probleem actueel is geworden, is doordat wij een wijziging op onze servers hebben doorgevoerd om te voldoen aan moderne veiligheidsstandaarden. Er zijn twee mogelijkheden om gebruikers te kunnen laten werken met het medewerkerportaal. Optie 1: een andere browser gebruiken In andere browsers, zoals Mozilla Firefox of Google Chrome, zijn de instellingen goed geconfigureerd. Het is ook voor de gebruiker eenvoudig om een van deze browsers te installeren. Optie 2: beveiligingsinstellingen in Internet Explorer aanpassen (De exacte stappen kunnen per versie en taalinstelling verschillen) Ga naar de internet opties van Internet Explorer, door te klikken op het instellingen-wiel en te klikken op Internet Options (Internet opties) Pagina 85 / 92

86 1. Klik op het tabblad Advanced (geavanceerd) 2. Scroll naar beneden. 3. Selecteer de vinkjes voor alle zichtbare TLS-opties, in dit voorbeeld TLS 1.0, 1.1 en 1.2. Het kan per versie verschillen hoeveel TLS opties beschikbaar zijn. 4. Sla de wijzigingen op door op OK te klikken. Pagina 86 / 92

87 Inloggen in het medewerkerportaal geeft melding: "verbinding is niet privé" Het kan voorkomen dat medewerkers een melding in hun browser krijgen zodra ze het Medewerkerportaal raadplegen. Deze melding geeft aan dat de verbinding niet privé is. Dit wordt veroorzaakt door een combinatie van factoren: Er wordt in de URL gezet. Het medewerkerportaal kent een strikte veiligheidsinstelling dat verkeer alleen van het https-protocol gebruik mag maken. En dit protocol is alleen geldig zonder www. in de URL. Deze melding is door ons niet op te lossen. Het is eenvoudig te voorkomen door géén www. in de url te plaatsen. Voor de goede orde: het vormt geen veiligheidsrisico indien de pagina is bezocht en deze melding wordt weergegeven. Pagina 87 / 92

88 Melding 'Sorry, er is iets misgegaan', of een wit scherm, of een lege PDF bij het opvragen van de teamplanning via het medewerkerportaal Gedrag Bij het ophalen van de teamplanning in het medewerkerportaal kan onderstaande melding verschijnen. Oorzaak Hiervoor kunnen verschillende oorzaken zijn: 1. De medewerker heeft in Ons Planning geen teamlidmaatschappen, 2. De medewerker heeft in Ons Planning alleen verborgen teamlidmaatschappen, 3. De medewerker heeft in Ons Planning meer dan 20 niet-verborgen teamlidmaatschappen. Pagina 88 / 92

89 Oplossing Verhelp de bovenstaande oorzaak door in Ons Planning: 1. minimaal één teamlidmaatschap toe te voegen, 2. minimaal één teamlidmaatschap niet-verborgen te maken, 3. alle teamlidmaatschappen boven de 20 danwel te verbergen, danwel te verwijderen. Pagina 89 / 92

90 Foutmelding in het Medewerkerportaal: 'Sorry, er is iets misgegaan tijdens het ophalen van de berichten' Het kan voorkomen dat een medewerker na het inloggen in het Medewerkerportaal de melding 'Sorry, er is iets misgegaan tijdens het ophalen van de berichten. Dit is waarschijnlijk een tijdelijk probleem. Probeer het zo nog eens.' te zien krijgt. Dit kan daadwerkelijk een tijdelijk probleem zijn. Wanneer je het dan later nogmaals probeert zijn de berichten te zien. Het kan ook een probleem van wat minder tijdelijke aard zijn. Controleer in dat geval of de medewerker in Ons Administratie een teamlidmaatschap heeft. Als dat niet het geval is (er staat dan 'Onbekende eenheid') is dit de oorzaak van de foutmelding. Er is namelijk een teamlidmaatschap nodig om in het Medewerkerportaal de berichten op te kunnen halen. Mocht de medewerker wel lid zijn van een team en herhalend deze foutmelding blijven zien, neem dan even contact op met Nedap Support. Pagina 90 / 92

91 Waarom zie ik alleen de begintijd in het rooster in het medewerkerportaal? Wanneer je deel uitmaakt van een extramuraal team, zie je alleen de begintijd van je dienst in het rooster. Maak je deel uit van een intramuraal team, dan zie je ook de eindtijd. Als je applicatiebeheerder bent, kun je deze instelling wijzigen via de teaminstellingen in Ons Planning. Pagina 91 / 92