Jaarplan RMI 2014 kwaliteit, veiligheid en milieu

Transcriptie

1 Jaarplan RMI 2014 kwaliteit, veiligheid en milieu Opdrachtgever Sander Eijgenraam Ondertekenaar Movares Nederland B.V. Kenmerk Jaarplan 2014 kwaliteit veiligheid en milieu.docx - Versie 1.0 Utrecht, 10 maart 2014 Vrijgegeven 2014, Movares Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Movares Nederland B.V.

2 Autorisatieblad Opgesteld door Controle door Vrijgave door Naam Paraaf Datum Rinske Schukken Carel Deckers Sander Eijgenraam

3 Inhoudsopgave Inleiding 2 1 Kwaliteit Terugblik Kwaliteit, Algemeen: Aandachtspunten kwaliteit Nadere afspraken bij de doelen van RMI-breed voor kwaliteit Houden van projectevaluaties: Controleren en vrijgeven producten Aanvullende interne kwaliteitsmaatregelen 5 2 Veiligheid Terugblik Aandachtspunten veiligheid Nadere afspraken bij de doelen van RMI-breed voor veiligheid Milieu/duurzaamheid Terugblik Aandachtspunten milieu/duurzaamheid Nadere afspraken bij de doelen van RMI-breed voor duurzaamheid/milieu Aanvullende Milieu-/duurzaamheidsmaatregelen 9 4 Kwaliteit-veiligheid en milieuplanning 10 Colofon 12 1/12

4 Inleiding Dit kwaliteit-,veiligheids- en milieuplan van RMI voor 2014 is afgeleid van het jaarplan van RMI en het jaarplan Movaresbreed 2014 en de afdelingsplannen. In dit plan wordt specifiek aangegeven welke kwaliteit- en milieuactiviteiten uitgevoerd zullen worden. De insteek is om in ieder geval aan de eisen van ISO-9001, ISO-14001, BRL SIKB6000/2000 en aan de CO 2, ladder niveau 5, de veiligheidsladder minimaal trede 3, en de VCA te voldoen en ook om invulling te geven aan de ambities van het divisieplan van RMI. Natuurlijk is in dit plan rekening gehouden met de opgedane ervaringen uit de gehouden audits en externe projectevaluaties in /12

5 1 Kwaliteit 1.1 Terugblik 2013 Projectevaluaties Om zicht te hebben op de door RMI geleverde kwaliteit zijn er evaluaties met klanten gehouden en vastgelegd in een evaluatieformulier, conform format projectevaluaties, werkwijze RMI. In het DMT van de divisie is afgesproken dat er tenminste 10 externe evaluaties (dus met klant) per kwartaal per afdeling worden gehouden. Dit betekent 40 projectevaluaties per kwartaal. We zien een verbetering in het aantal gehouden projectevaluaties. Eén afdeling heeft de afgesproken tien evaluaties in Q4 gehaald, maar in de 1 e drie kwartalen heeft geen enkele afdeling het gestelde doel gehaald. Dit zal in 2014 als aandachtspunt meegenomen worden. Behaalde scores Het doel voor 2013 was om een 7,9 te scoren voor klanttevredenheid en we hebben over vier kwartalen als totaalscore een 7,9 gehaald over alle accounts, de prestatiemeting ProRail is hier niet in meegenomen, maar wordt apart beschreven. Conclusies projectevaluaties Over heel 2013 kan worden gezegd dat klanten communicatie het meest als leerpunt noemen. Ze willen meer op de hoogte gehouden worden over de voortgang in de projecten. Ook is er in de laatste drie kwartalen het niet aantoonbaar, danwel het onvoldoende controleren en ook vrijgeven van producten genoemd. De projectmanager krijgt voor zijn rol in veel gevallen een hoog cijfer. In het 4 e kwartaal zijn er meer projecten die lager scoren dan in de 1 e drie kwartalen. In alle kwartalen zien we regelmatig als aandachtpunt terug dat de opdrachtgever een proactieve houding wil zien en hier wordt niet altijd aan voldaan. Er zijn echter ook regelmatig projecten waarin pro-actief handelen juist als pluspunt genoemd wordt. In 2013 zijn de audits uitgevoerd conform jaarplan De bevindingen zijn behandeld in de kwartaalrapportages van de divisie en besproken in de DMT s Kwaliteit, Algemeen: Behouden van alle huidige certificaten: ISO-9001 / ISO / CO2 ladder versie 2.1 niveau 5 incl. BGT / VCA++ / NEN / SIKB BRL 2000 en 6000 Behalen minimaal trede 3 Veiligheidsladder Klanttevredenheid van RWS (op basis van prestatiemeting RWS): minimaal gemiddeld over 2014 een 7,5. Klanttevredenheid van overige klanten (op basis van de door ons gehouden evaluaties): minimaal gemiddeld over 2014 een 7,5 Klanttevredenheid van ProRail: 2014 score van minimaal 79% in de prestatiemeting Op basis van evaluaties en metingen incidenten en verbeterpunten uit projecten gestructureerd behandelen in managementoverleggen (DMT, AT) 3/12

6 Bij geuite ontevredenheid van een klant over een product komt de afdelingsmanager binnen 1 week met zijn analyse en actieplan met het doel dit in de toekomst te voorkomen. 1.2 Aandachtspunten kwaliteit 2014 We kennen zelf (intern Movares) een kwaliteitswaarde toe aan een product of dienst voordat het betreffende product/de dienst geleverd wordt aan de klant. Steeds na te gaan of onze producten en diensten gewaardeerd worden en actie te nemen bij ontevredenheid. Dit doen door middel van externe projectevaluaties, door de klant dan wel door onszelf ingezet. Al onze producten worden goed gecontroleerd voordat ze naar de klant gaan. Dat betekent dat het proces van controleren en vrijgeven van producten (en diensten) wordt toegepast (soms aangescherpt) en dat we eind 2014 die controleprocedure volledig geïncorporeerd hebben in de werkprocessen. 1.3 Nadere afspraken bij de doelen van RMI-breed voor kwaliteit Houden van projectevaluaties: We gebruiken, als er geen format beschikbaar is vanuit de klant, hetzelfde C-MN Format externe projectevaluatiewerkwijze RMI. Klachten altijd melden bij de kwaliteitscoördinator en liefst ook bij de afdelingsmanager bij wie het project in de afdeling valt. En registreren in verbeterdatabase. Werkmethode evaluaties : Afdelingsmanager is verantwoordelijk voor het organiseren van de actie externe evaluaties houden. Per afdeling minimaal 10 externe projectevaluaties bij klanten per kwartaal. Afgesproken formulieren gebruiken. Inleveren bij kwaliteitscoördinator. Kwaliteitscoördinator bewaakt het totaalbeeld en verwerkt gegevens in de kwartaalrapportage. Minstens 5 per hoofdaccount per kwartaal, t.w.: -Water -Aannemers -Energie -Regionale overheden -RWS -ProRail De leerpunten worden in de werkoverleggen besproken Werkmethode contact met klant: Verantwoordelijkheid projectmanager voor wat betreft de actie contact met klant : Regelmatig (orde 1x per twee weken) op bezoek bij de opdrachtgever tussentijds mailen (intern) en bellen (extern) om o.a. de voortgang terug te koppelen. 4/12

7 Verantwoordelijkheid lijnmanager voor wat betreft de actie contact met klant : Houden van informantengesprekken v.w.b. detacheringen. Eens per half jaar per gedetacheerde een gesprek door de lijnmanager met opdrachtgever voeren Controleren en vrijgeven producten Werkgroep opstarten voor het opzetten van een goed controle en vrijgaveproces. Deze bestaat uit Hans Westerveld, Carla Vosmaer en Rinske Schukken. Presentatie DMT op 4 maart, Verificatie, Validatie en Vrijgave bij RMI Plan van Aanpak op 11 maart aan DMT. 0-meting vrijgaveproces audit in maart Implementatiefase en wijze van communicatie zie PvA, binnen heel RMI. Interne audit november Werkwijze eind 2014 gereed, terugkoppeling audit in rapport december 2014 aan DMT Aanvullende interne kwaliteitsmaatregelen Verbeterplan ProRail uitvoeren (implementeren). De interne tevredenheidsmeting geeft voor elke vakdiscipline binnen een afdeling een score van minimaal een 7,9. Bij niet halen van deze score komt binnen 14 dagen een actieplan om die norm bij de eerstvolgende meting wel te halen. Per afdeling opstellen behoefte herinstructie van bepaalde kernprocessen van het kwaliteitssysteem en uitvoeren van deze herinstructie. Elk project afsluiten met een interne evaluatie (kort, PSE). Intern uitgebreidere evaluaties houden voor projecten met negatief resultaat en voor projecten met sterk teruglopende ROS met de projectmanagers en projectleden 5 per kwartaal per groep. Secretariaat doet belrondes voor interne evaluaties. 5/12

8 2 Veiligheid 2.1 Terugblik 2013 Op basis van de resultaten mag gesteld worden dat de doelstellingen voor 2013 gehaald zijn. In 2013 zijn drie (bijna-) ongevallen en gevaarlijke situaties gemeld bij de arbocoördinator van Movares Nederland BV. Eén ongeval zonder verzuim, waarvan één buiten op projectlocatie. Twee gevaarlijke situaties, waarvan één buiten op projectlocaties, en één op kantoor (Daalse Kwint) In mei is de divisie glansrijk door de hercertificering heen gekomen. Aandachtspunt hierbij was de registratie van wie hoeveel toolboxen gespreid over twaalf maanden heeft gevolgd. Behalve de aanwezigheidsregistratie waren er meer administratieve processen rond de VCA-verplichting, die veel handmatig werk met zich meebrachten, niet inzichtelijk waren, erg foutgevoelig waren en slecht analyseerbaar. Kort na de zomervakantie is er een automatiseringsproject gedefinieerd en eind 2013 bijna afgerond. Er is een LMRA app gemaakt. Uitvoeren van de zgn. Laatste Minuut Risico Analyse, LMRA, is een actie die de veiligheid op het werk ten goede komt. Of die LMRA ook altijd uitgevoerd wordt, is altijd slecht controleerbaar geweest. Eerdaags komt er voor de medewerkers een app beschikbaar, waarmee gemakkelijker de LMRA te doen is. De gegevens van uitgevoerde LMRA s centraal worden opgeslagen en zijn analyseerbaar. Aantoonbaarheid van spreken over veiligheid. Zowel de VCA als de Ladder eisen dat we kunnen laten zien dat er op alle niveaus in de organisatie over veiligheid wordt gesproken. Dat wordt er wel, maar niet consequent, en zeker niet altijd aantoonbaar. Vaste agendapunten, korte verslaglegging is zo gedaan, niet alleen op directieniveau, maar tot en met in het werkoverleg. Inhoudelijke kwaliteit toolboxmeetings Het organiseren van toolboxmeetings bij de divisie RMI is een eerste stap geweest. De toolboxen bleken het afgelopen jaar vaker dan gewenst van te lage kwaliteit. Niet concreet, kan je niets mee, klopt gewoon niet, waren opmerkingen. Voor 2014 is afgesproken dat elke toolbox eerst bekeken wordt door een inhoudelijk deskundige, en zo nodig van verbeteradvies wordt voorzien. Registraties Registratie van V&G-kwalificaties wordt ook geëist. Hiermee kunnen we de V&G-prestaties voor wat betreft Ladder en VCA** verbeteren. Het zou goed zijn als daar vanuit de leidinggevenden meer opdruk aan gegeven wordt. Een en ander is ook gebleken uit de interne audits die het afgelopen jaar met regelmaat zijn uitgevoerd. Inkoop van diensten m.b.t. veiligheid Inschakelen van op veiligheidscriteria geselecteerde opdrachtnemers, én een periodieke beoordeling op veiligheidscriteria van die opdrachtnemers, zijn een vierde punt waar winst valt te behalen. Inkoop kan dit faciliteren door dan wel het inkoopproces voor de afdelingen uit te 6/12

9 voeren, dan wel de afdelingen de middelen te verstrekken waarmee de selectie en beoordeling volgens het kwaliteitssysteem uitgevoerd kan worden. Het maakt voor de veiligheid niet uit wie inkoopt, als het maar wel aantoonbaar volgens de door Ladder en VCA gestelde regels gaat. Die regels zijn vastgelegd in ons kwaliteitssysteem. 2.2 Aandachtspunten veiligheid 2014 We willen het VCA certificaat behouden en de werkprocessen ten aanzien van veiligheid in de projecten verbeteren (minder fouten) De regiokantoren worden opgenomen in de VCA- certificering Medewerkers werken volgens de werkwijze VCA. 2.3 Nadere afspraken bij de doelen van RMI-breed voor veiligheid 2014 Aandacht voor werkwijze VCA, WPI s, toolboxmeetings conform afspraken, Checklist VCA wordt bij ieder project ingevuld. Zie verdere invulling VGM-jaarplan en -doelstellingen /12

10 3 Milieu/duurzaamheid 3.1 Terugblik 2013 In 2013 hebben we twee interne audits duurzaamheid uitgevoerd. Aanbevelingen die naar voren kwamen: het management dient meer over duurzaamheid te communiceren, te sturen en duurzaamheid in haar rapportages op te nemen (plan, do, check, act) er is meer aandacht nodig voor de duurzaamheidparagraaf in de offertes. Het management dient hier op te sturen, dus bij ondertekening offerteplan vragen naar duurzaamheid; bespreek de doelen begin van het jaar in de werkoverleggen; spreek duurzaamheidsdoelen af in de beoordelingsgesprekken; duurzaamheid als vast onderwerp in de werkoverleggen, o.a. het disciplineoverzicht bespreken; meer aandacht voor duurzaamheid richting opdrachtgevers (eis beïnvloeding vanuit de ISO14001), zorg hierbij ook voor aantoonbaarheid. folder voor gemeentes/provincies ontwikkelen waarin duurzaamheidadviezen worden gegeven of voorbeelden van projecten opgepakt door Movares. Dit zou een drempelverlagend hulpmiddel kunnen zijn en overtuigt de klant dat de toepassingen praktisch uitvoerbaar zijn; faciliteren milieuaanspreekpunten, deze betrekken bij de offerteplannen zoals besproken in het DMT. Het disciplineoverzicht actualiseren, en als levend document divisiebreed gebruiken; implementeren Draaiboek duurzaamheid ; communiceren over vinkje in BAAN bij offertes en niet bij offerteplannen; het management en collega s dienen elkaar aan te spreken op het ontbreken van duurzaamheid in offerteplannen. Twee Minors van Lloyd s: Er is een minor NC gedefinieerd voor het identificeren van de milieuaspecten van de projecten alsmede één voor het vaststellen van het voldoen aan milieu wet- en regelgeving in de projecten. Duurzaamheid wordt niet meegenomen tijdens evaluaties met klanten. 3.2 Aandachtspunten milieu/duurzaamheid 2014 Milieu We gaan minder maar betere inhoudelijke adviezen op het gebied van duurzaamheid geven. We gaan meer adviezen o.b.v. de BREEAM-systematiek uitbrengen (inclusief uitbreiding van de velden waarop de BREEAM systematiek kan worden losgelaten) Zie doelen Draaiboek duurzaamheid, juni We willen een actieve rol in kennisdeling extern m.b.t. duurzaamheid vervullen. Minors NC Lloyd s oppakken en implementeren. 8/12

11 3.3 Nadere afspraken bij de doelen van RMI-breed voor duurzaamheid/milieu Aanvullende Milieu-/duurzaamheidsmaatregelen Criteria voor duurzaamheidvinkje is 10 % bij extra adviezen, dit communiceren en toepassen volgens afspraak. Brochure met duurzame projecten. Werkgroep duurzaamheid RMI oprichten die zich op de drie onderstaande acties richt : o Een duidelijker beleid beschrijven t.a.v. duurzaamheid/milieu, intern, extern en in projecten, aandachtspunt audits Lloyd s. o o Groeien van standaard advies m.b.t. duurzaamheid naar advies op maat. Omzetten BREEAM-systematiek in praktische advisering, Omzettarget ,-, bij 30 verschillende projecten en 10 verschillende klanten. Inschakelen milieuaanspreekpunten bij het opstellen van een duurzaamheidsparagraaf in offertes. Concrete afspraken m.b.t. faciliteren rol milieuaanspreekpunt (uren, kennisborging). Duurzaamheid op agenda werkoverleggen. Duurzaamheid opnemen in kwartaalrapportage. Evalueren van de ervaringen tot nu toe Externe evaluatieformulier uitbreiden met duurzaamheid. Deelname aan de Movares brede lunchbijeenkomsten duurzaamheid door adviseurs, projectmanagers en lijnmanagers. 9/12

12 4 Kwaliteit-veiligheid en milieuplanning Nr. Omschrijving 1. ISO-9001:2008 en ISO gecertificeerd blijven, VCA++ EN BRL SIKB2000/ RMI-brede audits Kwaliteit producten: Audit kwaliteit producten, vrijgave proces, collegiale toets, interne review. Verantwoordelijke Uitvoering audits door Gerealiseerd DMT RMI R. Schukken 2013 Divisiedirecteur M&R R. Schukken Q1 Interviews houden over de kwaliteit. In alle afdelingen minimaal drie audits. -Vrijgaveproces conform afspraken, Afdelingsmanager Q2 Q3 VCA++ Audits houden. Duurzaamheid Uitbesteden werk Q4 Q4 Q1-Q4 Q1-Q4 3. Item: Prestatiemeting ProRail Acties: Preventieve en correctieve acties uitzetten om minimaal de norm van 79% te bereiken. Divisiedirecteur RMI KVO/ R.Schukken 5. Relevante zaken van het milieusysteem en CO 2 - Divisiedirecteur RMI Staf kwaliteit 6. Bijhouden Projectevaluaties/leerpunten Afdelingsmanager R. Schukken 8 Duurzaamheid: Targets 2014 qua percentage duurzame offertes 10% en in opdrachten 10%. Steekproef duurzaamheid in offertes opgenomen in BaanERP/PSO formulier DMT RMI Staf kwaliteit/ Aangewezen Medewerkers R. Schukken Q4 10/12

13 duurzaamheid besproken? medewerkers 11/12

14 Colofon Opdrachtgever Sander Eijgenraam Uitgave Movares Nederland B.V. Divisie Ruimte, Mobiliteit en Infra Afdeling Divisiedirectie: Bedrijfsvoering Smakkelaarsburcht Postbus GW Utrecht Telefoon Telefax Ondertekenaar Kwaliteitsadviseur Projectnummer 12/12