OPROEP TOT HET INDIENEN VAN VOORSTELLEN COMM/LH/ED/ Questions & Answers

Transcriptie

1 EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL COMMUNICATIE Vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland OPROEP TOT HET INDIENEN VAN VOORSTELLEN COMM/LH/ED/ SELECTIE VAN PARTNERS OM ACTIVITEITEN TE VERRICHTEN ALS EUROPE DIRECT-INFORMATIECENTRA IN NEDERLAND ( ) 02/08/ vragen Questions & Answers In het oproepdocument staat dat de aanvraag in 3 exemplaren moet worden ingediend, plus digitaal op USB-stick. Gaat het dan echt over drie volledige exemplaren, inclusief alle bijlagen met bewijs van eerdere activiteiten, statuten, CV's etc? Of hoeft alleen het aanvraagformulier zelf (Bijlage 1, 1A en 1B) in 3-voud te worden opgestuurd? Aanvragen moeten volgens de vereiste vorm, naar behoren ingevuld en ondertekend op papier worden ingediend. Alle bewijsstukken die zijn aangegeven in de bij het aanvraagformulier gevoegde checklist voor aanvragers moeten inbegrepen zijn bij de aanvraag. Aanvragen moeten worden ingediend in 3 exemplaren (één duidelijk als zodanig aangeduid als origineel en 2 kopieën) en ondertekend zijn door de persoon die gemachtigd is om wettelijk bindende verplichtingen aan te gaan namens de aanvragende organisatie. Daarnaast moeten alle documenten, inclusief een ondertekende en gescande versie van de aanvraag, op een USB-stick worden ingediend. Vraag 2 Is het de bedoeling dat, in bijlage 1 van het aanvraagformulier, in de beschrijving van het jaarlijkse communicatieplan, voor ieder element dat we vaker dan één maal willen kiezen, de betreffende tabelrij naar behoefte gekopieerd moet worden in het document? Dus, als voorbeeld, als we een element als "organisatie van evenementen" drie maal willen kiezen, moet hiervoor in het communicatieplan drie maal een tabelrij worden ingevuld? 1

2 Antwoord 2 Het antwoord is ja. In de oproep tot voorstellen vindt u onder punt 2.3 'Elementen van het jaarlijks communicatieplan': Het jaarlijks communicatieplan omvat de volgende elementen met een wisselende mate aan flexibiliteit en elk ervan gekoppeld aan een specifiek vast bedrag (zie punt ): Verplicht: "Kerncommunicatieactiviteiten" (worden slechts eenmaal gekozen) zie punt "Evenement(en)" o "Organisatie van evenementen" (wordt zo vaak als nodig is gekozen zonder het totaal maximale subsidiebedrag te overschrijden) zie punt Facultatief, wordt zo vaak als nodig gekozen: o "Deelname aan evenement(en)" zie punt In bijlage 1 (het aanvraagformulier) vindt u 'Zo vaak herhalen als dit element wordt geselecteerd' bij de elementen waar dit van toepassing is. Vraag 3 Het EDIC wordt vaak op ad hoc basis gevraagd voor deelname aan of organisatie van evenementen. Vooraf kan de omvang van het werk goed ingeschat worden, maar details zijn in dit stadium vaak nog niet te geven. Volstaat in dit stadium een algemene beschrijving van de evenementen? Antwoord 3 In de oproep tot voorstellen vindt u onder punt "Organisatie van evenement(en)" en "deelname van evenementen" dat u In uw jaarlijks communicatieplan ten minste een beschrijving van de volgende elementen moet geven: 1. de doelgroep, met inbegrip van de communicatiebehoeften; 2. een volledig mediaplan dat televisie, de gedrukte pers, de radio, en online- en sociale media omvat, afhankelijk van het soort evenement(en); 3. het soort, de boodschap en de inhoud van het evenement, waaronder de agenda, de datum en de locatie; 4. het verwachte resultaat / de invloed op de doelgroep. 2

3 Vraag 4 Kan de gevraagde korte schriftelijke verklaring waaruit een pro-actieve en creatieve benadering blijkt worden opgenomen als onderdeel van het gevraagde CV? Antwoord 4 In punt 8.2 van de oproep vindt u dat de schriftelijke motivering van de proactieve en creatieve benadering meegeleverd wordt naast het cv. 'CV('s) van de EDIC-beheerder of het EDIC-team om de hierboven gevraagde vaardigheden te bewijzen, met inbegrip van een uitsplitsing van de respectieve taken en verantwoordelijkheden. U dient bewijsstukken in te dienen ter ondersteuning van deze vaardigheden, zoals een certificaat van de relevante ervaring of een referentiebrief. Daarnaast moet de EDIC-beheerder/-teamleider een korte schriftelijke motivering verschaffen met recente voorbeelden van hoe hij of zij een proactieve en creatieve benadering heeft gevolgd bij de uitvoering van specifieke taken.' Vraag 5 Volstaat voor de gevraagde referentiebrief een schriftelijke verklaring met contactgegevens van de referent? Antwoord 5 Een referentiebrief is een schriftelijke verklaring van/door de persoon die de referentie aflevert. 01/08/ vragen In de Q & A staat bij de 1ste vraag dat de verklaring van erewoord een PDF is zodat je niks kunt wijzigen. Even voor de zekerheid, dit betekent dus dat dit formulier met de hand (en pen) ingevuld moet worden? Want ook op de geel gearceerde plekken kan ik niks typen, kortom het formulier is niet interactief! Is er een ander exemplaar voorhanden? Dit document is alleen beschikbaar in pdf-formaat. Dat betekent dat dit formulier met de hand (en pen) ingevuld moet worden. 3

4 Vraag 2 Is het zo dat formulieren die ik nu meezend zijn de drie + de bijlagen genoemd in die drie moeten voor de tiende binnen zijn bij jullie, toch? Al die andere op de website zijn voor later dit jaar. Klopt mijn aanname? Antwoord 2 Het voorstel moet ingediend worden aan de hand van het aanvraagformulier en de bijlagen die u vindt op Vraag 3 Ik ga ervan uit dat vraag 1.5 niet op onze situatie van toepassing is, kunnen jullie een inschatting geven of dat klopt? Antwoord 3 Wij kunnen en mogen geen advies geven over individuele aanvragen. Vraag 4 In verband met de vakantieperiode is het namelijk zo dat onze afdelingshoofd de aanvraag ondertekent. Is dat akkoord? Antwoord 4 De partnerschapskaderovereenkomst zal getekend worden door de persoon die gemachtigd is om wettelijk bindende verplichtingen aan te gaan namens de aanvragende organisatie. Vraag 5 een vraag over de financiële entiteit bestaande uit 2 subvragen Vraag 5a Onze gastorganisatie heeft geen bankafschriften meer met naam erop. Is dit een probleem? Antwoord 5a Bankstempel en handtekening van de vertegenwoordiger van de bank zijn in dat geval vereist. Vraag 5b 4

5 We werken niet meer met een bankfiliaal, vandaar dat we de gegevens van het hoofdkantoor hebben opgenomen. Is dit een probleem? Antwoord 5b Neen. 20/07/ vragen De 'verklaring op erewoord' is een pdf document dat op een concept lijkt. Is dit document misschien beschikbaar in Word? Dit document is alleen beschikbaar in pdf-formaat. Het is geen concept. In een Word document zijn wijzigingen mogelijk, wat in een 'verklaring op erewoord' niet wenselijk is. Vraag 2 In de gepubliceerde teksten is niets terug te vinden betreffende het aantal steunpunten waarvoor een aanvrager zich mag inschrijven. Is het mogelijk dat een aanvrager zich voor meer dan één EDIC inschrijft op verschillende locaties, waarvan de activiteiten natuurlijk uitgevoerd worden op de desbetreffende locaties? Antwoord 2 In de gepubliceerde stukken wordt het aantal inschrijvingen per aanvrager niet beperkt. Wel moet het beginsel van niet-cumuleerbaarheid van subsidies voor dezelfde actie in acht worden genomen. In het geval van meerdere inschrijvingen, moeten de voorstellen ruim voldoende details bevatten en duidelijk aantonen dat de acties onderscheidend zijn. LET OP: Uit operationeel oogpunt kan de overlap van activiteiten problematisch zijn wat de relevantie, de doeltreffendheid en de doelmatigheid betreft. Vraag 3 Wie mag de aanvraag voor de partnerovereenkomst tekenen? Antwoord 3 De partnerschapskaderovereenkomst zal getekend worden door de de persoon die gemachtigd is om wettelijk bindende verplichtingen aan te gaan namens de aanvragende organisatie. 5

6 13/07/ vragen In de oproep staat het volgende bij de bewijsstukken rondom de operationele capaciteit. U dient bewijsstukken in te dienen ter onderbouwing van deze vaardigheden, zoals een korte schriftelijke motivering verschaffen met recente voorbeelden van een proactieve en creatieve benadering die hij of zij heeft gevolgd bij de uitvoering van specifieke taken. Wat wordt hiermee precies bedoeld? Is een CV niet voldoende? De operationele capaciteit van de aanvrager staat vermeld onder punt "8 Selectiecriteria" van de oproeptekst: Bewijsstukken: Om uw operationele capaciteit te bewijzen, dient u de volgende bewijsstukken in te dienen: [ ] [ ] CV('s) van de EDIC-beheerder of het EDIC-team om de hierboven gevraagde vaardigheden te bewijzen, met inbegrip van een uitsplitsing van de respectieve taken en verantwoordelijkheden. U dient bewijsstukken in te dienen ter ondersteuning van deze vaardigheden, zoals een certificaat van de relevante ervaring of een referentiebrief. Daarnaast moet de EDIC-beheerder/-teamleider een korte schriftelijke motivering verschaffen met recente voorbeelden van hoe hij of zij een proactieve en creatieve benadering heeft gevolgd bij de uitvoering Een CV van de beheerder of het EDIC-team (indien de beheerder niet alle benodigde vaardigheden beheerst, zie voetnoot 16 van de oproeptekst), is niet voldoende. Bewijsstukken van de vaardigheden genoemd in de CV van de EDICbeheerder/teamleider dienen bijgevoegd te worden. Zoals vermeld: -een certificaat of referentiebrief; -een korte schriftelijke motivering met voorbeelden. 6

7 Vraag 2 Ik mis criteria voor de modulen. Waaraan moeten bijvoorbeeld events (bezoekersaantal, duur) of publicaties (bijvoorbeeld oplagen) voldoen? Antwoord 2 In bijlage 1 (Aanvraagformulier, punt III. Informatie over het voorgestelde EDIC) en in bijlage IV van het Model Partnerschapskaderovereenkomst (Model Technisch eindverslag) staan vermeld welke informatie door de partner verschaft dient te worden met betrekking tot de gekozen elementen in het jaarlijks communicatieplan. Te zijner tijd zal de EDIC-beheerder een webbased verslagleggingsinstrument met relevante velden moeten invullen, met inbegrip van bewijsstukken. Uit de inhoud van de genoemde bijlagen blijkt dat de nadruk wordt gelegd op het resultaat/de invloed van de prestatie. 05/07/ vragen Wat is het subsidiebedrag en de eigen bijdrage? De jaarlijkse actiesubsidie is een forfaitair bedrag dat varieert van minimaal EUR per jaar tot maximaal EUR per jaar per centrum. De berekening van de forfaitaire bedragen is zodanig dat ze gemiddeld 50 % van de kosten met betrekking tot de communicatieactiviteiten van de centra dekken. Dit betekent dat u over voldoende financiële middelen uit andere bronnen dient te beschikken om op passende wijze aan de vereisten van de centra betreffende personeel, activiteiten en gebouwen te voldoen. Als aanvrager dient u over stabiele en voldoende financieringsbronnen te beschikken om de EDIC-activiteiten tijdens de looptijd van de subsidie voort te zetten en om in de financiering ervan te participeren. 7

8 Vraag 2 Mogen wij de tender aanvragen voor een andere organisatie in plaats van voor ons eigen organisatie? Antwoord 2 Subsidiabiliteitscriteria Volgende aanvragers komen in aanmerking: - een erkende overheidsinstantie; of - een erkende privaatrechtelijke entiteit belast met openbare dienstverlening. Natuurlijke personen en entiteiten met winstoogmerk komen niet in aanmerking. Enkel aanvragen van in EU-lidstaten gevestigde juridische entiteiten komen in aanmerking. Juridische entiteiten met een juridische of financiële band met de aanvragers die niet beperkt is tot de actie en niet tot stand is gebracht met als enig doel het uitvoeren van de actie, mogen deelnemen als partnerorganisatie. Daartoe dienen de aanvragers dergelijke partnerorganisaties op het aanvraagformulier en hun juridische of financiële band met de aanvrager aan te geven. Aanvragen moeten volgens de vereiste vorm, naar behoren ingevuld en ondertekend op papier worden ingediend. Alle bewijsstukken die zijn aangegeven in de bij het aanvraagformulier gevoegde checklist voor aanvragers moeten inbegrepen zijn bij de aanvraag. Aanvragen moeten worden ingediend in 3 exemplaren (één duidelijk als zodanig aangeduid als origineel en 2 kopieën) en ondertekend zijn door de persoon die gemachtigd is om wettelijk bindende verplichtingen aan te gaan namens de aanvragende organisatie. LET OP: Het aanvraagformulier (Bijlage 1) moet ingediend worden op het briefpapier van de aanvrager. 8

9 30/06/ vraag bestaande uit 3 subvragen a Hoe zit het met de verhouding tussen Erasmus+ en EDIC subsidies, kunnen ze elkaar aanvullen in bepaalde projecten? a Zie punt 11.6 van de Oproeptekst: Andere financiële voorwaarden: a) Niet-cumuleerbaarheid Een (individuele) actie komt slechts in aanmerking voor één subsidie uit de EUbegroting. Dezelfde kosten worden in geen geval tweemaal uit de EU-begroting gefinancierd. Om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt, moeten de aanvragers het volgende aangeven in de subsidieaanvraag: de bronnen en bedragen van de EU-financiering die ze in het kader van dezelfde actie of als deel van de actie hebben ontvangen of aangevraagd; de bronnen en bedragen van de EU-financiering die ze hebben ontvangen of aangevraagd om de werking van de aanvrager in hetzelfde boekjaar te financieren; andere financiering die ze in het kader van dezelfde actie hebben ontvangen of aangevraagd. b Ik zie bij de Begrotingsraming voor 2018 Ontvangsten bijvoorbeeld bijdrage van gelieerde entiteiten of bijdrage van derden staan. Is dat de juiste plek om het aan te geven? b Zie punt 6.1 van de Oproeptekst: Subsidiabiliteitscriteria "Juridische entiteiten met een juridische of financiële band met de aanvragers die niet beperkt is tot de actie en niet tot stand is gebracht met als enig doel het uitvoeren van de actie, mogen deelnemen als gelieerde entiteiten. Daartoe dienen de aanvragers dergelijke gelieerde entiteiten op het aanvraagformulier en hun juridische of financiële band met de aanvrager aan te geven." LET OP: De aanvrager dient de band met de desbetreffende entiteit te overwegen om te beoordelen waar de bijdrage in de Begrotingsraming moet worden ingevuld. 9

10 c Is het wenselijk om dit soort koppelingen te maken of heeft de Europese Commissie liever op zich staande projecten? c De aanvrager draagt de verantwoordelijkheid hiervoor. 27/6/ vragen Zijn wij verplicht om minimaal het minimale bedrag aan subsidie aan te vragen? De subsidie varieert van minimaal EUR per jaar tot maximaal EUR per jaar. Vraag 2 Elektronische nieuwsbrief, kunnen we dit bedrag ook aanvragen als we activiteiten en nieuws vermelden in de elektronische nieuwsbrief van de gast-organisatie? Antwoord 2 De vereisten waaraan de Elektronische Nieuwsbrief dient te voldoen staan vermeld in punt van de Oproeptekst. In punt wordt eveneens aangegeven welke elementen op zijn minst beschreven moeten worden in het jaarlijkse communicatieplan, wanneer de module "Elektronische Nieuwsbrief" aangevraagd wordt. 10