ALGEMENE VOORWAARDEN VAN SUBSIDIE

Transcriptie

1 ALGEMENE VOORWAARDEN VAN SUBSIDIE A. Algemeen 1. Alle aan de subsidie gerelateerde correspondentie dient rechtstreeks van de subsidieontvanger (de "begunstigde") afkomstig te zijn, niet van een derde partij die profiteert van de subsidie die aan u verleend wordt, en dient gericht te zijn aan de medewerkers van de stichting op het adres grants@kiwanis.org of of via uw online subsidie-account. Vermeld de naam van uw Kiwanisgroep in alle aan de subsidie gerelateerde correspondentie. 2. In overeenkomst met de hierin vermelde algemene voorwaarden, verleent de stichting aan de begunstigde een subsidie, die het totale bedrag niet zal overschrijden en die bestemd is voor de doelen die in de subsidieaanvraag beschreven zijn. Na de indiening van een acceptatieverklaring, die ondertekend is door een geautoriseerde ondertekenaar voor de begunstigde, wordt de betaling overgemaakt op uw online account. Na de indiening van deze verklaring kan het drie weken duren voordat uw betaling verwerkt is. B. Beperkingen op het gebruik van de subsidie Voor deze subsidie gelden de volgende voorwaarden: 1. Deze subsidie wordt uitsluitend verleend ter gebruik voor de doelen die beschreven zijn in uw subsidieaanvraag. Eventuele uitzonderingen op de regels voor het gebruik van deze subsidie staan vermeld in sectie H; 2. Als de stichting geen uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven, moeten de kosten die door deze subsidie gedekt dienen te worden, gegenereerd worden na de ingangsdatum van de subsidie, maar vóór de vervaldatum. Beide data zijn als hierboven vermeld; 3. Eventuele fondsen die niet besteed zijn aan het erkende doel van de subsidie en binnen de periode waarvoor de subsidie verleend wordt, worden ongeldig verklaard en moeten uiterlijk op de vervaldatum van de subsidie terugbetaald worden aan de stichting; en 4. Wijzigingen aan het doel van het gefinancierde project, de subsidieperiode en de begrotingsbedragen moeten goedgekeurd worden door de stichting. Voor ingrijpende wijzigingen kan goedkeuring van het bestuur van de stichting vereist zijn. Goedkeuring van wijzigingen dient schriftelijk aangevraagd te worden. 1

2 C. Annulering De stichting kan de subsidie annuleren als: 1. Deze overeenkomst niet binnen 30 dagen ingevuld en naar uw account geüpload is; 2. Het project niet voltooid is binnen het tijdsbestek van de subsidieperiode, zoals beschreven in deze overeenkomst en uw subsidieaanvraag; 3. De subsidie niet besteed is in overeenkomst met het goedgekeurde implementatieplan en de begunstigde geen goedkeuring van de stichting verkregen heeft voor wijziging van het originele plan; of als: 4. De stichting van mening is dat de begunstigde het project opgegeven heeft, omdat er geen antwoord is ontvangen binnen 60 dagen na het laatste verzoek van de stichting om een verslag. Als het gefinancierde project geannuleerd wordt, wordt de goedkeuring voor subsidie beschouwd als ingetrokken en heeft de stichting het recht al het geld dat betaald is aan de begunstigde in verband met het project, terug te vorderen. D. Financiële verslagen De begunstigde moet duidelijke documentatie van het bestede subsidiegeld verstrekken. Als u geen duidelijke documentatie kunt overleggen van de manier waarop het subsidiegeld besteed is, wordt de subsidie geannuleerd. De begunstigde is verantwoordelijk voor: 1. Het besteden van het subsidiegeld en het bijhouden van goede ondersteunende documentatie; 2. Het bijhouden van financiële documentatie in verband met de subsidie, naast het indienen van verslagen aan de stichting, gedurende ten minste twee jaar na de einddatum van de financiering; en 3. Het verstrekken van aankoopbewijzen of, indien nodig, betalingsbewijzen in het eindverslag en op andere momenten wanneer de stichting erom vraagt. Wanneer er aankoopbewijzen beschikbaar zijn, is er geen ander betalingsbewijs nodig. a. Een aankoopbewijs is een document dat elk van de volgende vijf elementen bevat: De naam van de verkoper (persoon of bedrijf die u betaald heeft), de transactiedatum (wanneer u betaald heeft), een gedetailleerde beschrijving van de goederen of diensten waarvoor u betaald heeft (wat u gekocht heeft), het betaalde bedrag, 2

3 en betaalwijze (hoe u betaald heeft contant, cheque of de laatste vier cijfers van de creditcard). b. Alleen wanneer er geen aankoopbewijs beschikbaar is, omdat deze verloren is gegaan of niet afgegeven is door de verkoper, is een betalingsbewijs nodig om aan te tonen dat u projectgerelateerde kosten heeft gemaakt. Geaccepteerde betalingsbewijzen zijn kopieën van geïnde cheques, bankafschriften en creditcardoverzichten. Geïnde cheque maak het bankcodenummer en het rekeningnummer onderaan de cheque onleesbaar. Bekijk de ondertekende zijde van de cheque en haal leesbare nummers weg. De meeste geïnde cheques zijn beschikbaar op uw online bankrekening als een gescande afbeelding. Bankafschrift maak de SWIFT-code of het bankcodenummer en de rekeningnummers van de ontvangende bank en de ontvanger (en de eventuele bemiddelende bank) onleesbaar op het bankafschrift dat u van de bank ontvangt. Creditcardoverzicht maak het adres en rekeningnummer van de eigenaar onleesbaar, evenals de samenvatting van rekeninggegevens (uitstaande betaling, balans enz.) en alle andere gegevens die niet relevant zijn voor de projectgerelateerde transacties. Als de gegevens nog steeds leesbaar zijn, maak dan een kopie van het aangepaste document en stuur deze kopie op. E. Naleving van wetgeving die van toepassing is Door het uitvoeren van het gefinancierde project stemt de begunstigde ermee in alle wetgeving die van toepassing is na te leven, met inbegrip van federale en provinciale wetten, gemeentelijke statuten en toepasselijke arbeidsreguleringen. Als u zich niet houdt aan de voorwaarden die in deze paragraaf beschreven worden, bent u in gebreke en zal de subsidie geannuleerd worden. F. Vooruitgangsverslagen De begunstigde dient na zes maanden en na een jaar een verslag in te dienen. Bij de beëindiging van een project kan er een eindverslag ingediend worden als het project afloopt vóór de einddatum van de subsidie. De verslagen moeten ingediend worden door de begunstigde en moeten geüpload worden op uw online account. Als uw verslag bestaat uit items die niet gescand en elektronisch verstuurd kunnen worden, kunt u toestemming vragen deze items per post naar de stichting op te sturen. Foto's op papier worden echter nooit geaccepteerd. Alle foto's die ingediend worden als onderdeel van uw verslag, dienen geüpload te worden op uw online account. De subsidieverslagen moeten alle volgende elementen bevatten: 1. Professionele digitale kleurenfoto's voor publicatiedoeleinden; 2. Een beschrijving van de erkenning die de stichting heeft ontvangen voor de subsidie; 3

4 3. Een evaluatiesamenvatting van het project, waarin u het aantal kinderen dat geholpen is aangeeft en of de doelstellingen die u in uw subsidieaanvraag beschreven heeft behaald zijn volgens de begunstigde; 4. Een volledig overzicht (niet geauditeerd) van de manier waarop het subsidiegeld van de stichting besteed is. Dit overzicht kan een eenvoudige opsomming van projectgerelateerde uitgaven zijn; en, voor het eindrapport: 5. Aankoopbewijzen of betalingsbewijzen zoals beschreven in sectie D. G. Erkenning Het is niet de bedoeling van de stichting teveel tijd van de subsidieontvangers in beslag te nemen of ze onkosten te bezorgen. We hopen echter dat u als onze partner in filantropie de onderstaande verwachtingen zoveel mogelijk tegemoet kunt komen. Ten minste 30 dagen voor distributie dient er een selectie van materialen die verspreid worden in verband met het gefinancierde project opgestuurd te worden naar grants@kiwanis.org. 1. De begunstigde zal de stichting redelijke toegang geven tot alle originele publicaties, fotografische materialen en audio- en video-opnamen van het werk dat door de subsidie gefinancierd wordt. Verder autoriseert de begunstigde de stichting - en zal hij/zij de stichting hierbij volledige ondersteuning verlenen - om alle onderdelen van publicaties, fotografische materialen en audio- en video-opnamen te gebruiken voor de eigen doeleinden van de stichting. 2. Als deze financiering vermeld wordt in een publicatie of ander gedrukt materiaal, dient deze geïdentificeerd te worden als een subsidie van de stichting van Kiwanis International. 3. Erkenning die gelijk staat met de erkenning die u bedrijfsdonoren of particuliere donoren biedt op een gelijk niveau. 4. Persberichten die de ontvangst van de subsidie aankondigen. U kunt ook erkenning voor de stichting toevoegen in een al gepland persbericht over het gefinancierde project. 5. Vermelding in uw nieuwsbrief, op uw website en op alle andere gedrukte materialen, zoals reclame en/of jaarverslagen; en 6. Gebruik maken van erkenningsmogelijkheden tijdens conferenties of andere evenementen, waarbij het logo van de stichting kan verschijnen op borden, evenementprogramma's, posters enz. In sommige gevallen worden begunstigden wiens projecten geïdentificeerd zijn als goede 4

5 erkenningsmogelijkheden, gevraagd te overleggen met medewerkers van de stichting om ervoor te zorgen dat er passende erkenning wordt gegeven in openbare aankondigingen, media-adviezen, mediaberichten en promotiematerialen. H. Overige voorwaarden Voor deze subsidie gelden de volgende extra voorwaarden: 1. Subsidiegeld mag niet gebruikt worden voor het betalen van interacties die als illegaal beschouwd kunnen worden. 5