GIDS VOOR SUBSIDIEAANVRAGERS

Transcriptie

1 GIDS VOOR SUBSIDIEAANVRAGERS Over het programma Ons aanvraagproces voor subsidies is erg uitgebreid. De informatie in deze gids zal u helpen een complete aanvraag in te dienen. Wij raden u aan deze gids uit te printen, zodat u hem kan raadplegen bij het invullen van het elektronische aanvraagformulier. Twee keer per jaar kent de Stichting van Kiwanis International subsidies toe aan de Kiwanisfamilie, ter ondersteuning van onze gemeenschappelijke missie de kinderen van de wereld te dienen. De Kiwanisfamilie omvat Kiwanis International, Aktion Club, Circle K International, Key Club International, Builders Club en Kiwanis Kids. De subsidies van onze stichting zijn bedoeld om het bereik van elk gefinancierd project te vergroten of te verbeteren. De subsidies van onze stichting helpen de ontvangers belangrijke projecten en evenementen uit te voeren, die anders voor hen financieel niet haalbaar zouden zijn. Er zijn beperkte financiële middelen beschikbaar en we kunnen niet garanderen dat een aanvraag ingewilligd wordt. Evenals andere subsidie-organisaties zijn we niet in staat alle aanvragen die we ontvangen in te willigen. Denk voordat u een subsidieaanvraag invult goed na over de betrokkenheid van uw Kiwanisgroep bij het project, zoals de beschikbare tijd en financiële middelen van de leden. Deze betrokkenheid is een essentieel onderdeel van alle succesvolle, door subsidie gefinancierde projecten. Onze stichting heeft geen toereikende middelen om projecten bijna volledig namens de aanvrager te financieren. Daarom is uw eigen financiële inbreng onmisbaar voor het succes van uw project. Het identificeren en onderschrijven van een project dat een behoefte benoemt en dan anderen te vragen dit project te financieren, is geen succesvolle aanpak van fondsenwerving. Het is belangrijk een sterke betrokkenheid bij het succes van uw project te tonen door zelf aanzienlijke financiële middelen in te brengen voordat u subsidie bij onze stichting. Succesvolle projecten vereisen meer dan alleen morele ondersteuning en een kleine financiële bijdrage van de aanvrager. Elke aanvrager moet een beduidende financiële relatie met het betreffende project aan kunnen tonen in zijn of haar subsidie-aanvraag. Het kiezen van uw hoofdcontactpersoon voor het subsidieproces Het eerste wat u moet doen, is bepalen welk lid van de Kiwanisfamilie dienst zal doen als uw contactpersoon gedurende het gehele subsidieproces. Misschien bent u partnerschappen aangegaan met andere organisaties, maar dit is uw Kiwanisproject en de hoofdcontactpersoon dient een lid van uw Kiwanisgroep te zijn. Om in aanmerking te komen voor subsidie moet uw Kiwanisgroep het voortouw nemen op alle gebieden die verband houden met het subsidieproces. Geen enkel onderdeel van het aanvraagproces mag gedelegeerd worden aan een vertegenwoordiger van een andere organisatie, behalve het verstrekken van vereiste documenten.

2 Uw aangewezen contactpersoon moet s en informatieverzoeken van de stichting van Kiwanis International snel kunnen beantwoorden, informatie kunnen delen met geïnteresseerden in uw groep en moderne technologie kunnen gebruiken, zoals het scannen van documenten en het uploaden van bestanden vanaf de computer. Correspondentie over het subsidieprogramma wordt online met de subsidieontvangers gedeeld via en webinars. In het geval dat uw subsidieaanvraag wordt goedgekeurd, moet uw hoofdcontactpersoon documenten kunnen beveiligen en uploaden met behulp van ons online subsidiesysteem. Documenten en foto's dienen geüpload te worden op uw online account. Onze stichting accepteert geen informatie van subsidieontvangers op andere manieren. Als er bij uw project een partnerorganisatie betrokken is, zoals een non-profitorganisatie of een overheidsbureau, moet uw hoofdcontactpersoon bereid zijn de vereiste documenten aan te vragen bij deze organisatie. Verantwoordelijkheden van de hoofdcontactpersoon: De subsidierichtlijnen lezen en begrijpen. Contact opnemen met de stichting om eventuele vragen te stellen. Goed kunnen omgaan met moderne technologie. s en informatieverzoeken van onze stichting snel kunnen beantwoorden. De subsidieaanvraag invullen en via versturen namens uw Kiwanisgroep. Tijdens het proces informatie delen met geïnteresseerde leden van uw groep. Documentatie beveiligen en uploaden met behulp van ons online systeem. Wat wij financieren Kiwanis-projecten projecten die uitgevoerd worden door districtstichtingen, districten en clubs die tot de Kiwanisfamilie behoren Vooral projecten die het leven van kinderen verbeteren, komen in aanmerking voor financiering Ook projecten waarbij Kiwanis-serviceleiderschapsprogramma's betrokken zijn, krijgen voorrang Projecten die de doelstellingen en idealen van Kiwanis bevorderen en Kiwanis promoten in het gebied waar het project plaatsvindt. Wat wij niet financieren Aanvragen van organisaties die niet tot Kiwanis behoren Aanvragen van stichtingen en onderdelen van Kiwanis Clubs 2

3 De volledige kosten van training en promotie- of onderwijsmateriaal die inkomsten genereren Verzoeken voor het aankopen van land Financiering voor een Kiwanisgroep die al eerder financiering heeft gekregen voor hetzelfde project of voor ondersteuning van dezelfde organisatie gedurende drie opeenvolgende jaren Soorten financiering en omvang De subsidie wordt verstrekt gedurende een periode van 12 maanden, beginnende binnen 30 dagen na goedkeuring door de raad van bestuur. Gedurende deze subsidiecyclus van 12 maanden dient het project kosten te genereren die ten minste gelijk zijn aan het aangevraagde bedrag.de subsidie van de stichting kan niet gebruikt worden om een persoon, organisatie of bureau terug te betalen voor aan het project gerelateerde kosten die hij/zij betaald heeft. Als uw subsidieaanvraag goedgekeurd wordt, moet u in staat zijn de subsidie tijdens de cyclus van 12 maanden te besteden zoals beschreven in uw aanvraag. Na goedkeuring is het subsidiebedrag niet onmiddellijk beschikbaar. De betaling is afhankelijk van verschillende factoren en het kan na goedkeuring een aantal weken duren voordat u de subsidie ontvangt. Raadpleeg het document "Algemene voorwaarden van subsidie" voor meer informatie over het betalingsschema. Projecten die aflopen voordat de subsidiecyclus begint, worden niet gefinancierd. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van projecten die niet in aanmerking zouden komen voor financiering. Dit is geen complete lijst. Als u twijfelt over de timing van uw project, vraag dan na bij de medewerkers van de stichting of uw project in aanmerking komt. Vóór de subsidiecyclus waarvoor u financiering, wordt uw project op andere manieren gefinancierd, zoals door een lening Het tijdsbestek van uw project is zo opgezet, dat het gefinancierd moet worden voordat er een betaling overgemaakt kan worden in de subsidiecyclus waarvoor u financiering Uw Kiwanisgroep stopt de ondersteuning van het project of het project loopt af, om welke reden dan ook, vóór het begin van de subsidiecyclus waarvoor u financiering De status van uw Kiwanisgroep wordt gewijzigd in iets anders dan "actief" tijdens de subsidiecyclus waarvoor u financiering (bijvoorbeeld "Definitief herroepen charter") Projecten die pas kosten genereren nadat de subsidiecyclus afgelopen is, worden niet gefinancierd. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van projecten die niet in aanmerking zouden komen 3

4 voor financiering. Dit is geen complete lijst. Als u twijfelt over de timing van uw project, vraag dan na bij de medewerkers van de stichting of uw project in aanmerking komt. Uw project begint officieel tijdens de subsidiecyclus, maar genereert minder kosten dan uw subsidieaanvraag vóór het einde van de subsidiecyclus waarvoor u financiering U werft fondsen voor een groot project, dat minder kosten zal genereren dan uw subsidieaanvraag vóór het einde van de subsidiecyclus waarvoor u financiering Uw project loopt vertraging op tot na de subsidiecyclus waarvoor u financiering aan heeft gevraagd om het project te bekostigen Bedrag subsidieaanvraag De subsidiebedragen verschillen en kunnen lager zijn dan het aangevraagde bedrag. De aanvrager dient niet meer aan te vragen dan het bedrag benodigd voor een succesvol project. Het aanvragen van een groter bedrag verhoogt uw kans op financiering voor een kleiner bedrag niet. Het maximale bedrag voor subsidieaanvragen door districtstichtingen is USD Districtstichtingen kunnen een keer per jaar een subsidieaanvraag indienen. Degenen die niet eerder of niet recentelijk subsidie hebben ontvangen, hebben de voorkeur. Het maximale bedrag voor subsidieaanvragen voor districten en clubs is USD Vraag alleen het maximale bedrag aan als u aan al deze voorwaarden voldoet: U heeft alles geprobeerd om financiering te verkrijgen van andere bronnen, maar dit is niet gelukt Het project is van groot belang voor uw Kiwanisgroep Het project ontvangt aanzienlijke financiële ondersteuning van uw Kiwanisgroep Het geld kan niet op een andere manier verkregen worden, en: Het werkelijke gat in het budget van het project is precies gelijk aan het maximaal toegestane bedrag voor subsidieaanvragen. Als u eerder financiering heeft ontvangen, kunt u dit weer aanvragen door een nieuwe subsidieaanvraag in te dienen, volgens hetzelfde proces als andere aanvragers. Hetzelfde project of dezelfde organisatie mag niet langer dan drie opeenvolgende jaren subsidie ontvangen. Het is niet gegarandeerd dat u het volgende jaar weer subsidie ontvangt. Per project mag slechts één Kiwanisgroep subsidie aanvragen. Voor projecten die door meer dan één Kiwanisgroep gesteund worden, zoals meerdere clubs, moet één Kiwanisgroep gekozen worden als de projectleider gedurende het subsidieproces. Om uw partnerschap aan te tonen, kunt u de collectieve steun van alle Kiwanisgroepen noemen in uw antwoorden op de vragen in de aanvraag. 4

5 Het aanvraagproces Als u subsidie wilt aanvragen en u voldoet aan de criteria voor subsidie in deze gids, kunt u een elektronische subsidieaanvraag indienen door de volgende stappen te volgen: 1. Lees deze extra documenten over de subsidie zorgvuldig door. Subsidieaanvraagformulier Dit document dient als de volledige subsidieaanvraag van de stichting. Deze aanvraag moet via toegestuurd worden aan de stichting zonder toevoeging van extra documenten. Scorerubriek Het formulier dat de stichting gebruikt om subsidieaanvragen te evalueren. Algemene voorwaarden van subsidie In dit document vindt u de voorwaarden waaraan u moet voldoen als uw subsidieaanvraag ingewilligd wordt. 2. Informatie verzamelen. Bereid de informatie voor die u nodig heeft om de subsidieaanvraag in te vullen. Als u vragen heeft, kunt u contact opnemen met de stichting via het adres grants@kiwanis.org of telefoonnummer KIWANIS, ext. 225 (VS en Canada) of (wereldwijd). 3. Verstuur de subsidieaanvraag. Vul de subsidieaanvraag in elektronische vorm in en deze vóór de uiterlijke verzenddatum naar grants@kiwanis.org. Met de hand ingevulde aanvraagformulieren worden niet geaccepteerd. Stuur GEEN extra informatie mee met uw subsidieaanvraag. Als u extra materiaal meestuurt, wordt uw aanvraag automatisch gediskwalificeerd. Ons evaluatieproces De stichting van Kiwanis International evalueert alle subsidieaanvragen die vóór de uiterste verzenddatum ingediend zijn. Aanvragen die in aanmerking komen, worden geëvalueerd door de subsidiecommissie, die suggesties voor subsidie doorgeeft aan de raad van bestuur. Alle geaccepteerde aanvragers ontvangen schriftelijke kennisgeving binnen 30 dagen van het besluit van de raad. Wacht totdat u deze schriftelijke kennisgeving ontvangt voordat u de stichting om informatie vraagt. Er wordt alleen informatie verstrekt aan de contactpersoon die op de subsidieaanvraag vermeld staat. Deze contactpersoon dient dan de andere geïnteresseerden in uw groep op de hoogte te stellen. Data subsidieprogramma De raad evalueert subsidieaanvragen twee keer per jaar. De data van het subsidieprogramma voor worden vastgesteld volgens het beleid van de stichting en kunnen niet veranderd worden om tegemoet te komen aan projecten die aflopen vóór de volgende beschikbare subsidiecyclus. Subsidieaanvragen moeten ingediend worden vóór respectievelijk 15 november 2016 om 24:00 uur (EST) en 15 april 2017 om 24:00 uur (EDT), om geëvalueerd te worden tijdens de raadbijeenkomsten, die na deze data gehouden worden. 5

6 Aanvragen geaccepteerd 16 april november november april 2017 Beslissingen over Kennisgevingen Subsidiecyclus subsidie verstuurd 18 februari 2017 t/m 18 maart 2016 maart 2017 maart juli 2017 t/m 12 augustus 2017 augustus 2017 augustus