Herzien op EEN GIDS VOOR CLUBSUBSIDIES

Transcriptie

1 Herzien op EEN GIDS VOOR CLUBSUBSIDIES

2 INHOUDSOPGAVE INTRODUCTIE Eisen voor clubsubsidies Ideale projecten en niet-subsidiale activiteiten KIWANIS IMPACT Evaluatie van de gemeenschapsbehoeften 6 7 EEN CLUBSUBSIDIE AANVRAGEN Vragenformulier Subsidieaanvraag Subsidieaanvraagcyclus HULPMIDDELEN EN ONDERSTEUNING Korte handleiding voor Foundant 13 14

3 INTRODUCTIE Sinds 1940 helpt het Kiwanis Kinderfonds Kiwaniërs om hun impact in hun eigen woonplaats en gemeenschap en ver daarbuiten te vergroten. Bij het Kiwanis Kinderfonds ontwikkelen we hulpmiddelen waarmee de dienstbaarheid en visie van Kiwaniërs worden omgezet in programma's die kinderen over de hele wereld helpen. 2

4 Samen met Kiwaniërs wijzen we geld toe aan vijf belangrijke aandachtsgebieden: Club- en districtsubsidies Serviceleiderschapsprogramma's Subsidies voor rampenbestrijding Het Eliminate-project Aandoeningen als gevolg van jodiumtekort In deze gids geven we een overzicht van het clubsubsidieprogramma en het aanvraagproces. Een clubsubsidie kan aan een onvervulde behoefte voldoen die van invloed is op kinderen in uw gemeenschap of elders. Dit gebeurt via een project dat voordelen op de lange termijn oplevert en dat vanuit de club wordt ondersteund. Het Kiwanis Kinderfonds ziet een subsidie als een vorm van samenwerking. Wanneer een Kiwanis-club een gat in haar financiering heeft voor een serviceproject, is een clubsubsidie onze manier om te helpen dat gat te dichten. Niet alle Kiwanis-projecten komen in aanmerking voor een subsidie van ons clubsubsidieprogramma. Lees verder om te bepalen of uw project wel in aanmerking komt. 3

5 Eisen voor een clubsubsidie Kiwani-clubs moeten actief betrokken zijn bij de door subsidie gefinancierde projecten. Wanneer u als Kiwaniër een project opstart en begeleidt, investeert u uw tijd in ontwikkeling, coördinatie, fondsenwerving en implementatie. Dit is het soort betrokkenheid waarmee u uw impact intensiveert. Met een dergelijke betrokkenheid vergroot u ook de Kiwanisidentiteit in uw gemeenschap. Eisen voor uw project: Het project moet geleid worden door Kiwanis. Het project moet ten minste eens per jaar plaatsvinden. Ten minste 50% van het werk moet uitgevoerd worden door leden van de Kiwanis-familie. Ten minste 25% van de totale financiering moet vanuit uw club komen. Het project moet niet meer dan 40% van de totale financiering van het Kinderfonds verlangen. Het project moet ten minste één andere financierende partner hebben naast het Kinderfonds. De subsidie dient in de eerste twaalf maanden na toekenning besteed worden. Deze financiering kan komen van donaties van clubleden, fondsenwervers, de bankrekening van de club of een clubstichting. Door het aanboren van uiteenlopende financieringsbronnen, neemt de haalbaarheid van langetermijnprojecten toe. Uitsplitsing financiering ten minste van clubs niet meer dan van Kiwanis Kinderfonds ten minste 25% 40% 35% van andere bronnen of de club 4

6 Ideale projecten zijn: Wijd verspreid. Een serviceproject waar uw club in de gehele gemeenschap om bekend staat, of om bekend wil staan. Duurzaam. Het project geniet steun vanuit de gemeenschap en een financiële toezegging van andere partijen dan uw club en het Kinderfonds. Terugkerend. Een project dat meerdere keren kan plaatsvinden, verspreid over een langere periode. Een project dat gekopieerd kan worden. Het soort project dat ook andere clubs of districten kunnen uitvoeren. Gericht op kinderen en de gemeenschap. Bedoeld om het leven van kinderen en de gemeenschap om hen heen te verbeteren. Impactvol. Maakt een aanzienlijk verschil in vele levens. We nemen geen aanvragen in overweging voor: Projecten zonder sterke Kiwanis-identiteit of aanzienlijke praktische betrokkenheid. Subsidies die beter door een lokale overheid of andere instelling toebedeeld kunnen worden. Voltooide projecten of kosten waarvoor al geld beschikbaar is gesteld. Operationele uitgaven of salarissen voor gevestigde programma's en instellingen. Subsidies die bedoeld zijn om leningen af te betalen, financiële reserves op te bouwen of terugbetalingen te doen. Individuele steun, eenmalige gebeurtenissen, sponsoring en studiebeurzen. Wetenschappelijke onderzoeksprojecten of medisch onderzoek. Opleidingskosten, reis- of verblijfkosten. Projecten voor het opbouwen van kapitaal of aankoop van land/gebouwen. 5

7 KIWANIS IMPACT Alle subsidies van het Kiwanis Kinderfonds zijn bedoeld om het bereik van de service van de Kiwanis-familie te vergroten. Het clubsubsidieprogramma past ook in deze visie. Een clubsubsidie helpt Kiwaniërs om een service-initiatief te voltooien of uit te breiden, ongeacht of dit initiatief in uw eigen woonplaats of ergens anders ter wereld plaatsvindt. 6

8 Waar we iets kunnen betekenen Clubsubsidies ondersteunen activiteiten in ten minste één van deze Kinderfondsdoelen: Gezondheid Onderwijs Ontwikkeling van leiderschap onder jongeren Evaluatie van de gemeenschapsbehoeften U bent een Kiwaniër. U wilt uw gemeenschap van dienst zijn. Maar om dit goed te doen, moet u eerst weten waar behoefte aan is. Door een evaluatie van de gemeenschapsbehoeften uit te voeren, krijgt u beter inzicht in deze specifieke behoeften. Ook komt u erachter wat er al wordt gedaan om aan deze behoeften te voldoen. Wanneer u klaar bent, bekijk dan het hulpmiddel voor evaluaties van de gemeenschapsbehoeften. Hier vindt u aanvullende informatie over de manier waarop u een evaluatie kunt implementeren in uw gemeenschap. Houd bij het uitvoeren van de evaluatie de volgende zaken in uw achterhoofd. Het project concurreert niet met werk dat andere organisaties al uitvoeren. Als iemand anders al werkt aan een behoefte waar u zelf zeer graag mee aan de slag wilt, onderzoek dan de mogelijkheden voor samenwerking. Een project dat binnen de capaciteiten van uw club kan worden gecreëerd en onderhouden. Het levert de gemeenschap niets op als u iets bouwt dat u niet in stand kunt houden. 7

9 Met de gegevens die u verzamelt in uw evaluatie van gemeenschapsbehoeften bouwt u geloofwaardigheid op voor uw project. Bovendien bieden ze de volgende voordelen: Uw club krijgt een beter inzicht in de behoeften van de gemeenschap, waarom deze behoeften bestaan en waarom eraan tegemoet moet worden gekomen. Mensen uit verschillende delen van de gemeenschap doen mee aan gesprekken over behoeften, middelen en de reacties van de gemeenschap. Hierdoor wordt de gemeenschap in zijn algemeenheid meer betrokken. Er wordt gekeken waar een tekort aan middelen is en leden van de gemeenschap krijgen een beter idee hoe ze kunnen bijdragen aan de middelen van hun gemeenschap. Door in kaart te brengen welke hulpmiddelen beschikbaar zijn in de gemeenschap kunnen mensen iets doen aan het vervullen van behoeften en de kwaliteit van hun leven op een meer doeltreffende manier verbeteren. Gemeenschapsorganisaties kunnen de informatie gebruiken om hun serviceprioriteiten te beoordelen. Leden van de gemeenschap kunnen de gegevens gebruiken om beslissingen te nemen over het aanpakken van behoeften binnen de gemeenschap en het inzetten van de beschikbare middelen voor strategische planning, prioriteitenstelling, programmaresultaten en -verbeteringen. Met de gegevens die worden verzameld kunnen andere potentiële financiers inzicht krijgen in de behoeften van uw gemeenschap. 8

10 EEN CLUBSUBSIDIE AANVRAGEN Controleren en goedkeuren Vragenformulier Subsidieaanvraag 9

11 Vragenformulier Wilt u een subsidie aanvragen bij het clubsubsidieprogramma? De aanvraag verloopt via een aantal stappen, waarvan de eerste een Vragenformulier (Letter of Inquiry, LOI) is. Door een LOI in te vullen, krijgt het Kiwanis Kinderfonds een overzicht van uw plannen. Het formulier moet duidelijk maken op welke manier uw club van plan is tegemoet te komen aan een behoefte in uw gemeenschap, die valt binnen een van onze doelen. We bieden ook een service die uniek is in de wereld van goede doelen. We geven een subidieaanvrager namelijk de kans om feedback te krijgen van een potentiële financierder. De LOI werd in 2017 geïntroduceerd. Met deze stap wordt het hele proces gestroomlijnd. De LOI stimuleert discussie en geeft vroegtijdig aan of een project potentie heeft om voor financiering in aanmerking te komen. Deze beoordeling vindt plaats voordat de club de tijd en energie investeert die nodig is voor de uitgebreidere subsidieaanvraag. Door het proces te versnellen, kunnen we drie subsidierondes per jaar uitvoeren. U kunt de effectiviteit van het LOI-proces verbeteren door voldoende tijd uit te trekken om informatie te verzamelen en voor te bereiden. Via ons online subsidieaanvraagsysteem, Foundant, levert u de volgende informatie aan over het project van uw club: Projectoverzicht Tijdlijn Impact-overzicht Begroting Overzicht gemeenschapsbehoeften LOI's worden doorlopend beoordeeld. Een personeelslid van het ondersteuningsteam van het Kinderfonds-programma neemt meestal binnen twee weken contact met u om de informatie die u verstrekt te bespreken. Houd er rekening mee dat de reactietijden langer kunnen zijn tijdens drukke perioden, kantoorsluitingen, enz. Hoe werkt het? Naar aanleiding van de LOI zal een medewerker van het Kinderfonds contact opnemen. Aan de hand van dit gesprek stellen onze medewerkers vast of het project in aanmerking komt en een geschikt project is voor financiering. Tijdens het gesprek hoort de vertegenwoordiger van de club of het project goedgekeurd is voor de volgende stap in de subsidieaanvraagprocedure. Clubs die een uitnodiging ontvangen om een subsidieaanvraag in te vullen, krijgen toegang tot de volledige online toepassing in Foundant. Clubs die geen uitnodiging krijgen om een aanvraag in te vullen, krijgen informatie over de reden waarom het voorgestelde project niet voldeed aan de financieringscriteria en daarom niet in aanmerking komt. 10

12 Subsidieaanvraag De subsidieaanvraag is een uitgebreid document waarin belangrijke informatie geleverd wordt. Zo kan de subsidiecommissie een overwogen beslissing nemen over een aanvraag van een club. De subsidieaanvraag bestaat uit: Projectoverzicht Tijdlijn Impact-overzicht Begroting Overzicht gemeenschapsbehoeften Partnerschappen en samenwerkingen Impact van uw project Betrokkenheid van de leden Kiwanis-imago Financiële duurzaamheid Goed nieuws! De informatie ingevuld in de LOI wordt hier automatisch overgenomen. U kunt uw antwoorden eventueel nog wijzigen of aanvullen en daarna de extra secties invullen die vereist zijn voor de aanvraag. Overzicht en goedkeuringsproces Nadat uw club de aanvraag indient bij het Kinderfonds, beoordelen we deze volgens dezelfde criteria als voor alle andere aanvragen. We baseren de aanbevelingen voor financiering op de scores van de evaluatierichtijnen en we delen deze met de subsidiecommissie. Deze neemt uiteindelijk een besluit over subsidies. Het toegekende subsidiebedrag is nooit meer dan het oorspronkelijk aangevraagde bedrag. We kennen aanvragen een score toe op basis van het vermogen van het project om: Zich te richten op diensten waarmee de Kiwanis-club meer leden kan krijgen. De ervaring van de leden te verbeteren door zich direct voor kinderen in te zetten. Een sterk netwerk aan partners op te bouwen, dat serviceprojecten ondersteunt. Tegemoet te komen aan een vastomlijnde, belangrijke behoefte van de gemeenschap. Langetermijnvoordelen voor kinderen in de gemeenschap te bieden. Kiwaniërs te betrekken in het ontwikkelen en leveren van diensten. Kiwanis te identificeren als belangrijke deelnemer in het project. 11

13 Subsidieaanvraagcyclus U kunt op elk moment van het jaar een LOI indienen. Gebruik deze data om te bepalen welke cyclus het best past bij de tijdlijn van uw project. Voor subsidiebeslissingen op 1 juni: Dien een LOI in op een willekeurig moment vóór 1 februari Indien goedgekeurd, dien een aanvraag in vóór 1 april Voor subsidiebeslissingen op 1 oktober: Dien een LOI in op een willekeurig moment vóór 1 juni Indien goedgekeurd, dien een aanvraag in vóór 1 augustus Voor subsidiebeslissingen op 1 januari: Dien een LOI in op een willekeurig moment vóór 1 september Indien goedgekeurd, dien een aanvraag in vóór 1 november 12

14 HULPMIDDELEN EN ONDERSTEUNING Het Kinderfonds van Kiwanis kan uw club tijdens de subsidieaanvraag ondersteunen met de volgende handige hulpmiddelen: Kansen financieren Hoe maakt u gebruik van Foundant? Hoe vult u een begroting in? Evaluatie van de gemeenschapsbehoeften Veelgestelde vragen clubsubsidieprogramma Evaluatietool Videohandleiding: Hoe maakt u gebruik van Foundant? (alleen in het Engels) 13

15 Korte handleiding voor Foundant U wordt na 90 minuten inactiviteit automatisch uitgelogd. Sla uw informatie regelmatig op om te voorkomen dat u wordt uitgelogd. Het invullen van een formulier zonder het op te slaan, geldt niet als activiteit. Het systeem slaat de ingevoerde informatie automatisch elke 20 minuten op, maar u dient deze ook handmatig op te slaan, zodat het systeem actviviteit registreert. Als u uw wachtwoord vergeet, vraag deze dan op d.m.v. een speciaal hiervoor bestemd pop-upvenster. Maak geen nieuwe, tweede gebruikersaccount aan. Geaccepteerde bestandstypen om te uploaden zijn: Microsoft Excel en Adobe (pdf). Mocht u alleen een papieren versie hebben van een document, dan kunt u deze scannen, opslaan en vervolgens als bijlage toevoegen. U kunt op elk gewenst moment stoppen en de informatie opslaan, en later verdergaan of voltooien. Nadat u uw aanvraag hebt ingediend, kunt u deze niet meer bewerken. Kijk voor meer informatie naar: Hoe maakt u gebruik van Foundant? Videohandleiding: Hoe maakt u gebruik van Foundant? (alleen in het Engels) Onze woordenlijst met veelgebruikte termen in de nonprofit-sector, vooral met betrekking tot subsidies. Voorbeelden van eerdere projecten die ondersteund zijn door het Kinderfonds. Natuurlijk is ons team tijdens het hele proces ook beschikbaar. Neem contact met ons op via grants@kiwanis.org. U kunt ook bellen naar: KIWANIS, toestel 225 (VS en Canada) of (internationaal). 14