SPECIFIEKE OVEREENKOMST NR../..

Transcriptie

1 Nummer van de specifieke overeenkomst: [invullen] Model van specifieke subsidieovereenkomst: december 2016 EUROPESE COMMISSIE DG Communicatie Directoraat B Vertegenwoordiging van de EC in Nederland BIJLAGE III MODEL VAN SPECIFIEKE SUBSIDIEOVEREENKOMST VOOR EEN ACTIESUBSIDIE IN DE VORM VAN TERUGBETALINGEN VAN IN AANMERKING KOMENDE WERKELIJK GEMAAKTE KOSTEN SPECIFIEKE OVEREENKOMST NR../.. Deze specifieke overeenkomst (hierna "de specifieke overeenkomst" genoemd) wordt gesloten tussen de volgende partijen: enerzijds, De Europese Unie (hierna "de Unie" genoemd), vertegenwoordigd door de Europese Commissie (hierna "de Commissie" genoemd), die voor de ondertekening van deze specifieke overeenkomst wordt vertegenwoordigd door [functie, DG/dienst, voornaam en naam], en anderzijds, "de partner" [volledige officiële benaming] [ACRONIEM] [officiële rechtsvorm] 1 [wettelijk registratienummer] 2 [volledig officieel adres] [btw-nummer], die voor de ondertekening van de specifieke overeenkomst wordt vertegenwoordigd door [functie, voornaam en naam], De bovengenoemde partijen 1 Te schrappen of in te vullen conform het formulier "Juridische entiteit" 2 Te schrappen of in te vullen conform het formulier "Juridische entiteit" 1

2 ZIJN TOT OVEREENSTEMMING GEKOMEN over de specifieke overeenkomst en de volgende bijlagen: Bijlage I Bijlage II [Annual Communication plan] of [Proposal for ad hoc communication activities] Geraamd budget ARTIKEL 1 VOORWERP VAN DE SPECIFIEKE OVEREENKOMST De specifieke overeenkomst wordt gesloten in het kader van het partnerschap tussen de partijen. Zij wordt opgesteld overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van de partnerschapskaderovereenkomst nr. [ ], die tussen de Commissie en de partner is gesloten op [insert the date on which the last party has signed the Framework agreement] ("de kaderovereenkomst"). De Commissie heeft besloten om, conform de voorwaarden van de specifieke overeenkomst en de kaderovereenkomst, de actie getiteld [insert title of the action in bold] ("de actie"), zoals omschreven in bijlage I, te subsidiëren ("specifieke subsidie voor een actie"). Door de ondertekening van de specifieke overeenkomst aanvaardt de partner de subsidie en verbindt hij zich ertoe de actie onder zijn eigen verantwoordelijkheid uit te voeren conform de voorwaarden van de specifieke overeenkomst en de kaderovereenkomst. ARTIKEL 2 INWERKINGTREDING EN UITVOERINGSPERIODE VAN DE SPECIFIEKE OVEREENKOMST 2.1 De specifieke overeenkomst treedt in werking op de datum waarop zij door de laatste partij wordt ondertekend. 2.2 De actie wordt uitgevoerd gedurende een periode van... maanden die ingaat op 1 januari [year ]. ARTIKEL 3 MAXIMUMBEDRAG EN VORM VAN DE SUBSIDIE 3.1 Het maximumbedrag van de subsidie is [insert amount] EUR. 3.2 De subsidie wordt verleend in de vorm van: a) De terugbetaling van [ ] % van de subsidiabele kosten van de actie ("terugbetaling van subsidiabele kosten"), die worden geraamd op [ ] EUR en waarbij het gaat om: 2

3 i) werkelijk gemaakte kosten ("terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten") voor de [voor [de partner] [en] [de volgende gelieerde entiteiten]: [ ]] ii) terugbetaling van eenheidskosten: niet van toepassing iii) terugbetaling van vaste kosten: niet van toepassing iv) kosten gedeclareerd op basis van een forfaitair percentage van 7 % van de subsidiabele directe kosten ("terugbetaling van forfaitaire kosten") voor de kostencategorie "indirecte kosten" [voor [de partner] [en] [de volgende gelieerde entiteiten]: [ ]] v) terugbetaling van kosten gedeclareerd op basis van de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van de partner: niet van toepassing b) bijdrage per eenheid: niet van toepassing c) vaste bijdrage: niet van toepassing d) forfaitaire bijdrage: niet van toepassing ARTIKEL 4 VERSLAGLEGGING, BETALINGSVERZOEKEN EN BEWIJSSTUKKEN 4.1 Verslagperioden Enige verslagperiode die de in artikel 2.2 vastgelegde periode omvat. 4.2 Verzoek[en] om een tweede [en][,] [derde][en][,] [vierde] [idem voor verdere] voorfinanciering en bewijsstukken Niet van toepassing. 4.3 Verzoek[en] om tussentijdse betaling[en] en bewijsstukken Niet van toepassing. 3

4 4.4 Verzoek om betaling van het saldo en bewijsstukken De partner moet binnen zestig kalenderdagen na afloop van de verslagperiode een verzoek om betaling van het saldo indienen. Bij dit verzoek moeten de volgende documenten worden gevoegd: a) een eindverslag over de uitvoering van de actie ("technisch eindverslag"), opgesteld overeenkomstig bijlage bij de uitnodiging tot het indienen van voorstellen, waarin de volgende elementen zijn opgenomen: i) de informatie die nodig is om de gedeclareerde in aanmerking komende kosten te verantwoorden; ii) informatie over uitbesteding zoals bedoeld in artikel II.11.1, lid d), onder ii), van de kaderovereenkomst; b) een definitieve financiële staat ("definitieve financiële staat"). De definitieve financiële staat moet een geconsolideerde staat bevatten alsook een uitsplitsing van de bedragen die door de partner en zijn gelieerde entiteiten worden gevraagd. De definitieve financiële staat moet worden opgesteld volgens de structuur van de in bijlage II bij de specifieke overeenkomst opgenomen geraamde begroting en overeenkomstig bijlage V bij de kaderovereenkomst en moet voor de verslagperiode nadere gegevens bevatten over de bedragen voor elk van de in artikel 3.2 vastgestelde subsidievormen; 4.6 Valuta van de betalingsverzoeken en financiële staten Betalingsverzoeken en financiële staten moeten worden opgesteld in euro. De partner en gelieerde entiteiten met een algemene boekhouding in een andere valuta dan de euro, moeten de in hun boekhouding opgenomen kosten omrekenen in euro tegen het gemiddelde van de dagelijkse wisselkoersen die in de C-serie van het Publicatieblad van de Europese Unie zijn bekendgemaakt voor de desbetreffende verslagperiode (beschikbaar op: Indien voor de betrokken valuta geen dagelijkse wisselkoers van de euro wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie, moet de omrekening plaatsvinden tegen het gemiddelde van de maandelijkse boekhoudkundige koersen die door de Commissie zijn vastgesteld en op haar website zijn gepubliceerd voor de desbetreffende verslagperiode ( De partner en gelieerde entiteiten met een algemene boekhouding in euro's moeten de in een andere valuta gemaakte kosten omrekenen in euro volgens hun gebruikelijke boekhoudmethoden. 4

5 4.7 Taal van betalingsverzoeken, technische verslagen en financiële staat Alle betalingsverzoeken, technische verslagen en financiële staten moeten worden ingediend in het [language]. ARTIKEL 5 BETALINGEN EN WIJZE VAN BETALING 5.1 Te verrichten betalingen De Commissie moet de volgende betalingen doen aan de partner: - één voorfinancieringsbetaling van 70 % van het in artikel 3 bepaalde maximumbedrag; - één betaling van het saldo, op basis van het verzoek om betaling van het saldo zoals bedoeld in artikel Voorfinancieringsbetaling Voorfinanciering heeft tot doel kasmiddelen te verstrekken. De voorfinanciering blijft eigendom van de Unie tot ze is verrekend met tussentijdse betalingen of, indien ze niet is verrekend met tussentijdse betalingen, tot de betaling van het saldo. De Commissie verstrekt de voorfinancieringsbetaling van [insert amount] EUR aan de partner binnen 30 kalenderdagen vanaf de inwerkingtreding van de specifieke overeenkomst, behalve indien artikel II.24.1 van de kaderovereenkomst van toepassing is. 5.3 Tussentijdse betaling[en] Niet van toepassing. 5.4 Betaling van het saldo De betaling van het saldo heeft tot doel het resterende deel van de subsidiabele kosten die door de partner voor de uitvoering van de actie zijn gemaakt, te vergoeden of te dekken. Wanneer het totale bedrag van de eerdere betalingen hoger is dan het overeenkomstig artikel II.25 van de kaderovereenkomst vastgestelde definitieve subsidiebedrag, geschiedt de saldobetaling in de vorm van een terugvordering in de zin van artikel II.26 van de kaderovereenkomst. Wanneer het totaalbedrag van de eerdere betalingen lager is dan het overeenkomstig artikel II.25 van de kaderovereenkomst vastgestelde definitieve subsidiebedrag, moet de Commissie het saldo 5

6 betalen binnen zestig kalenderdagen na de ontvangst van de in artikel 4.4 bedoelde documenten, tenzij artikel II.24.1 of artikel II.24.2 van de kaderovereenkomst van toepassing is. De betaling is afhankelijk van de goedkeuring van het verzoek om betaling van het saldo en de begeleidende documenten. De goedkeuring van die stukken houdt niet in dat de inhoud ervan voldoet aan de eisen betreffende naleving, waarachtigheid, volledigheid of correctheid. 5.5 Kennisgeving van de verschuldigde bedragen De Commissie moet de partner een formele kennisgeving sturen: a) waarin zij hem in kennis stelt van het verschuldigde bedrag; en b) waarin wordt aangegeven of de kennisgeving betrekking heeft op een verdere voorfinanciering of de betaling van het saldo. Wat de betaling van het saldo betreft, moet de Commissie ook het overeenkomstig artikel II.25 van de kaderovereenkomst vastgestelde definitieve subsidiebedrag vermelden. 5.6 Vertragingsrente Indien de Commissie niet binnen de vastgestelde betalingstermijn heeft betaald, kan de partner aanspraak maken op vertragingsrente tegen de rentevoet die door de Europese Centrale Bank wordt toegepast voor haar basisherfinancieringstransacties in euro's ("de referentievoet"), vermeerderd met drieënhalf punt. De referentievoet is de referentievoet die geldt op de eerste dag van de maand waarin de betalingstermijn verstrijkt, zoals bekendgemaakt in de C-serie van het Publicatieblad van de Europese Unie. Vertragingsrente is niet verschuldigd wanneer de partner een lidstaat van de Unie is (met inbegrip van regionale en lokale overheidsinstanties en andere openbare instellingen die in het raam van de kaderovereenkomst en de specifieke overeenkomst optreden namens en voor rekening van de lidstaat). Indien de Commissie de betalingstermijn overeenkomstig artikel II.24.2 van de kaderovereenkomst opschort of indien zij betalingen overeenkomstig artikel II.24.1 van de kaderovereenkomst opschort, kunnen deze maatregelen niet worden beschouwd als gevallen van te late betaling. Vertragingsrente is verschuldigd over de periode vanaf de dag volgende op de datum waarop de betalingstermijn is verstreken tot en met de dag van de daadwerkelijke betaling in de zin van artikel 5.8. De Commissie houdt bij het bepalen van het definitieve subsidiebedrag in de zin van artikel II.25 van de kaderovereenkomst geen rekening met de verschuldigde rente. 6

7 Wanneer de berekende rente lager is dan of gelijk is aan 200 EUR, hoeft deze rente, in afwijking van de eerste alinea, alleen aan de partner te worden betaald wanneer deze daarom verzoekt binnen twee maanden na de ontvangst van de te late betaling. 5.7 Valuta voor betalingen Betalingen moeten door de Commissie in euro's worden verricht. 5.8 Datum van betaling De betalingen door de Commissie worden geacht te zijn verricht op de datum waarop de rekening van de Commissie wordt gedebiteerd. 5.9 Kosten voor overmakingen Kosten voor overmakingen: a) de Commissie draagt de door haar bank in rekening gebrachte kosten voor overmaking; b) de partner draagt de door zijn bank in rekening gebrachte kosten voor overmaking; c) de partij die verantwoordelijk is voor een herhaalde overmaking, draagt de kosten voor deze herhaalde overmaking Betalingen aan de partner De Commissie moet de betalingen doen aan de partner. Betalingen aan de partner ontheffen de Commissie van haar betalingsverplichting. ARTIKEL 6 BANKREKENING VOOR BETALINGEN Alle betalingen moeten worden verricht op de bankrekening van de partner, waarvan de gegevens hieronder zijn weergegeven: Naam van de bank: [ ] Precieze benaming van de rekeninghouder: [ ] 7

8 Volledig rekeningnummer (inclusief bankcodes): [ ] [IBAN-code: [ ]] 3 ARTIKEL 7 - CONTACTGEGEVENS 7.1 Contactgegevens van de Commissie Elke mededeling aan de Commissie moet aan het volgende adres worden gericht: Europese Commissie Vertegenwoordiging van de Europese Commissie in [complete] [Post code, town and country] adres: [insert functional mailbox] 7.2 Contactgegevens van de partner Elke mededeling van de Commissie aan de partner moet aan het volgende adres worden gericht: [Full name] [Function] [Name of the entity] [Full official address] adres: [complete]] ARTIKEL XX AANVULLENDE BEPALINGEN BETREFFENDE HET GEBRUIK VAN DE RESULTATEN (INCLUSIEF INTELLECTUELE- EN INDUSTRIËLE- EIGENDOMSRECHTEN) Ingevolge artikel II.9.3 van de kaderovereenkomst, op grond waarvan de Unie het recht verkrijgt om de resultaten van de actie te gebruiken, mag de Unie deze resultaten op verschillende manieren gebruiken, met inbegrip van - maar niet beperkt tot -: a) verspreiding onder het publiek van papieren kopieën of in elektronisch of digitaal formaat of op het internet, waaronder sociale netwerken, als downloadbaar of niet-downloadbaar bestand; b) mededeling via persbureaus; 3 Voor landen waar de IBAN-code niet van toepassing is, kan de BIC- of SWIFT-code worden gebruikt. 8

9 c) opname in breed toegankelijke databanken of registers, zoals via "open toegang"- of "open data"-portalen of soortgelijke systemen, hetzij vrij toegankelijk, hetzij alleen toegankelijk na registratie; d) bewerking van de resultaten van de actie, met inbegrip van verkorting, samenvatting, wijziging van de inhoud, de verbetering van technische fouten in de inhoud; e) knippen, metadata, evenals grafische, visuele, audio- of woordelementen in de resultaten van de actie invoeren; f) een deel (bv. audio- of videobestanden) uit de resultaten halen, de resultaten van de actie verdelen in delen of compileren; g) vertaling, ondertitels invoeren, de resultaten van de actie in alle officiële EU-talen van de EU nasynchroniseren. h) een licentie of sublicentie verlenen aan andere begunstigden van het netwerk van Europe Direct-informatiecentra ("EDIC s") op grond van het programma , met inbegrip van reeds bestaande licentierechten en de in punten b) tot en met g) van artikel II.9.3 van de kaderovereenkomst en de in punten a) tot en met g) hierboven vastgelegde exploitatierechten of -gebieden. De partners moeten ervoor zorgen dat de Unie de in artikel II.9.3 van de kaderovereenkomst en in de bovenstaande punten a) tot en met h) genoemde gebruiksrechten heeft voor de gehele duur van de desbetreffende industriële- en intellectuele-eigendomsrechten. HANDTEKENINGEN Voor de partner [functie/voornaam/naam] Voor de Commissie [voornaam/naam] [handtekening] Gedaan te [plaats], [datum] [handtekening] Gedaan te [plaats], [datum] In tweevoud in het Nederlands 9