INTERNATIONALE SAMENWERKING AANVRAAGFORMULIER Internationale uitwisselingen

Transcriptie

1 INTERNATIONALE SAMENWERKING AANVRAAGFORMULIER Internationale uitwisselingen Internationale uitwisselingen tussen Aalsterse verenigingen en groepen/verenigingen in andere landen kunnen bij de betrokken Aalsterse vereniging, maar ook bij de ruime Aalsterse bevolking een belangrijk sensibiliserend effect hebben of voor een grote uitstraling van Aalst in de wereld zorgen. Stad Aalst wenst zulke internationale uitwisselingen te ondersteunen. Procedure: zie subsidiereglement Internationale Samenwerking, hoofdstuk III, afdeling II Uiterste indiendatum: 15 september, in één schriftelijke of één elektronische versie (bijlagen en bewijzen kunnen enkel schriftelijk worden ingediend) stad Aalst Team Strategische Planning & EISW Zwarte Zustersstraat Aalst

2 AANVRAAGFORMULIER Internationale uitwisselingen DEEL 1 vóór 15 september de aanvraag Wie kan een aanvraag indienen? Uiterste indiendatum Controle van de aanvraag Vervolledigen van de aanvraag Leden van de Raad voor Internationale Samenwerking die een internationale uitwisseling organiseren. De internationale uitwisseling moet bijdragen tot wederzijds begrip en respect, tot een betere internationale verstandhouding, tot een betere kennis van elkaars cultuur en moet leiden tot een daadwerkelijke ontmoeting tussen verschillende culturen, onder meer door het minstens gedurende enkele dagen samenleven van de Aalsterse en de buitenlandse vereniging, door het verblijf bij de leden van Aalsterse en/of de buitenlandse vereniging thuis. 15 september (elektronisch of per post) Ten laatste op 5 oktober informeert het Team Strategische Planning en EISW de aanvrager over de volledigheid van de subsidieaanvraag. Indien de aanvraag onvolledig blijkt, heeft de indiener nog tot 15 oktober de tijd om de gevraagde gegevens aan te vullen. Verplichte bijlagen Indien een erkende ngo: het erkenningsbewijs (Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking) Indien géén erkende ngo: geldende statuten en statutenwijzigingen met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad akten betreffende de benoeming of ambtsbeëindiging van de bestuurders laatst goedgekeurde jaarrekening en balans Indien een feitelijke vereniging die voor het eerst subsidies aanvraagt voor internationale uitwisselingen: een uitgebreid werkingsverslag en jaarrekeningen die aantonen dat deze feitelijke vereniging al 5 jaar een actieve werking heeft. (*) indien er sinds de vorige aanvraag geen wijzigingen zijn opgetreden, moet deze procedure na een eerste indiening niet worden herhaald. Let wel: de aanvraag kan slechts ontvankelijk worden verklaard wanneer ook delen 2 en 3 van de aanvraag tijdig werden ingediend. 2

3 1. Algemene gegevens van de aanvrager Naam organisatie Datum van oprichting Is jullie organisatie een vink aan Missie van jullie organisatie (wat is het doel, de bestaansreden van de organisatie? Waar staan jullie voor?) DE ORGANISATIE - erkende NGO - VZW met zetel in België - Aalsterse feitelijke vereniging aangesloten bij een koepelorganisatie. Zo ja, welke?... Aalsterse feitelijke vereniging maximum 10 lijnen Visie van de organisatie (wat willen jullie bereiken met de organisatie en hoe gaan jullie dit doen? maximum 10 lijnen Contactgegevens organisatie Adres: Tel.: website: DE CONTACTGEGEVENS 3

4 Contactpersoon in Aalst Deze persoon dient een vertegenwoordiger te zijn van het project binnen de Raad voor Internationale Samenwerking. Naam: Adres: Tel.: functie binnen de organisatie: 4

5 Welke educatieve of sensibiliserende acties en fondsenwervende acties organiseerde jullie organisatie in de periode 1 december vorig jaar tot 15 september van dit jaar? (persmomenten, vormingen, schoolwerking, infoavonden,deelname aan markten, ) NOORDWERKING maximum 10 lijnen Heeft jullie organisatie samenwerkingsverbanden met andere organisaties in het kader van het project waar subsidies voor worden aangevraagd? (scholen, bedrijven, overheden, ) Hoeveel medewerkers/vrijwilligers telt jullie organisatie? aantal medewerkers van de lokale afdeling Aalst en hoeveel medewerkers in totaal? Op welke manier zal er worden gecommuniceerd over de steun van de stad Aalst aan het project? Medewerkers: personen die het grootste deel van het jaar actief zijn in de organisatie: Vrijwilligers: personen die occasioneel mee werken (bijv. enkel tijdens een actie): maximum 3 lijnen 5

6 2. Gegevens over de internationale uitwisseling Naam van het project Plaats waar de internationale uitwisseling plaatsvindt (land, regio, stad) Start- en (vermoedelijke) einddatum van de uitwisseling Projectomschrijving (wat zal er gebeuren met de gevraagde toelage? Wat is het programma?) Land: Regio, stad: Start: Einde: maximum 15 lijnen Realisaties (heeft uw organisatie al ervaring met internationale uitwisselingen? Toon aan.) maximum 15 lijnen Wat zijn de doelstellingen van deze uitwisseling? (wat wil je met de internationale uitwisseling bereiken? Wanneer is deze uitwisseling voor jullie geslaagd?) maximum 10 lijnen Hoe zullen jullie bepalen of deze doelstellingen zijn behaald? (Wat zijn de indicatoren? Hoe gaan jullie na of deze doelstelling is behaald?) Welke doelgroep willen jullie bereiken met deze uitwisseling? (leeftijdsgroepen, bevolkingsgroepen, mannen, vrouwen, vluchtelingen,.?) maximum 3 lijnen Op welke manier wordt deze doelgroep betrokken bij de organisatie van deze uitwisseling? 6

7 (uitvoering, planning, beheer, ) Op welke manier draagt deze internationale uitwisseling bij tot wederzijds begrip en respect, een betere internationale verstandhouding en een betere kennis van elkaars cultuur? In welke mate leidt deze internationale uitwisseling tot een daadwerkelijke ontmoeting tussen verschillende culturen? Toon aan. In welke mate werkt deze internationale uitwisseling sensibiliserend bij de Aalsterse bevolking of doelgroepen rond internationale samenwerking? Toon aan. In welke mate draagt de internationale uitwisseling bij tot de uitstraling van Aalst in de wereld of in welke mate heeft deze uitwisseling een uitstraling naar de ruime Aalsterse bevolking (dus ruimer dan de leden van de aanvragende vereniging) toe? 3. Financiële gegevens Wat is het globale budget van de internationale uitwisseling waarvoor de aanvraag wordt ingediend? EUR 7

8 Geef heel kort de begroting van deze uitwisseling weer. (hoeveel voorziene uitgaven? Hoeveel voorziene inkomsten?) Hoe groot is de eigen bijdrage, naast de verwachte subsidie van de stad Aalst? (hoe wordt dit geld verzameld? Zijn er andere subsidiekanalen?) Heeft het project ter plaatse ook eigen inkomstenbronnen? (subsidies van de overheid ter plaatse, verkoop van producten, inschrijvingsgelden, ) Toelage gevraagd aan de stad Aalst (dit mag hoogstens 1/3 van de werkelijke kost van de uitwisseling bedragen) Rekeningnummer waarop het subsidiebedrag kan worden gestort.. Op naam van EUR 8

9 4. Verplichte bijlagen Voeg hier de verplichte bijlagen in: (zie subsidiereglement Internationale Samenwerking, hoofdstuk II, afdeling I, Artikel 11.2.) - Voor NGO s erkend door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking: erkenningsbewijs van de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking - Voor vzw s die geen door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking erkende NGO zijn: de geldende statuten en statutenwijzigingen (met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch Staatsblad). Voor de documenten waarvoor geen wijzigingen opgetreden zijn, moet deze procedure na een eerste indiening niet herhaald worden de akten betreffende de benoeming of de ambtsbeëindiging van de bestuurders en in voorkomend geval van de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, van de personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen. Voor de documenten waarvoor geen wijzigingen opgetreden zijn, moet deze procedure na een eerste indiening niet herhaald worden de laatst goedgekeurde jaarrekening + de balans - Voor feitelijke verenigingen die voor het eerst subsidies aanvragen voor projecten buiten de grenzen van Europa : een uitgebreid werkingsverslag en jaarrekeningen die aantonen dat deze feitelijke vereniging al 5 jaar een actieve werking heeft. een uitgebreid werkingsverslag over de werking van de organisatie de voorbije 5 jaar de jaarrekeningen van de voorbije 5 jaar Datum aanvraag: Heb kennis genomen van het subsidiereglement, voor akkoord. Naam en handtekening aanvrager:. Dit aanvraagformulier uiterlijk voor 15 september indienen bij het team Strategische Planning en EISW de, Zwarte Zustersstraat 15, 9300 Aalst Voor bijkomende inlichtingen, tel of internationalesamenwerking@aalst.be 9

10 AANVRAAGFORMULIER Internationale uitwisselingen DEEL 3 vóór 1 december werkingsverslag en financiële bewijsstukken Wie kan een werkingsverslag indienen? Uiterste indiendatum Controle van het werkingsverslag en de financiële stukken Feedback Leden van de Raad voor Internationale Samenwerking die een internationale uitwisseling organiseerden die hiervoor voor 15 september een subsidieaanvraag hebben ingediend, zijn verplicht een werkingsverslag en de financiële bewijsstukken in te dienen voor 1 december. 30 november (het werkingsverslag, elektronisch of per post, de financiële stukken enkel per post) Het Team Strategische Planning & EISW controleert het werkingsverslag en de financiële stukken. Op basis van de bewijsstukken en de inhoudelijke beoordeling van de externe jury wordt het uit te keren subsidiebedrag berekend. - Let wel: niet alle bewijsstukken worden aanvaard: enkel bewijsstukken in het Nederlands, Frans, Engels, Duits of Spaans worden aanvaard - telecommunicatiekosten worden niet aanvaard, tenzij voor het ontwerpen of hosten van een website - kosten voor dranken en maaltijden worden niet aanvaard, tenzij vervat in het totaalpakket. Dranken en maaltijden mogen maximum 1/3 van het aangevraagde bedrag uitmaken. Receptie- en representatiekosten gemaakt buiten het land waar het project zich bevindt, komen niet in aanmerking voor subsidiëring. - Een bewijs van doorstorting naar de lokale partner dient te worden aangevuld met bewijsstukken die de eigenlijke uitgave ter plaatse bewijzen. Een bewijs van doorstorting is onvoldoende als bewijs. - Schenkingen in contant geld worden niet aanvaard als uitgave in het kader van het project. Elke organisatie die een aanvraag heeft ingediend, krijgt een persoonlijke brief met aanbevelingen en tips toegestuurd. Daarin staat ook het subsidiebedrag vermeld waar de organisatie recht op heeft. Dit wordt meegedeeld tijdens de RIS-vergadering van december. Na de toelichting op de RIS-vergadering beslist het cbs over de werkelijke uitbetaling. Let wel: de aanvraag kan slechts ontvankelijk worden verklaard wanneer ook deel 1 van de aanvraag tijdig werden ingediend. 10

11 1. Algemene gegevens van de aanvrager Naam organisatie DE ORGANISATIE geef een overzicht van de educatieve of sensibiliserende acties en fondsenwervende acties organiseerde die de organisatie gedurende het hele jaar organiseerde. Geef waar mogelijk ook het aantal aanwezigen mee. Geef een overzicht van de vormingen die dit jaar werden gevolgd door leden van de organisatie in Aalst. NOORDWERKING Geef een overzicht van de communicatiekanalen die de organisatie gebruikt om te informeren over de internationale uitwisseling. (nieuwsbrieven, brochures, website, sociale media, ) Geef ook het aantal geadresseerden op. 11

12 2. Gegevens over de internationale uitwisseling Naam van het project In hoeverre werden de concrete doelstellingen, vooropgesteld in het aanvraagformulier, verwezenlijkt? Welke stappen hebben jullie dit jaar ondernomen om deze doelstellingen te bekomen? Welke concrete acties zijn er ondernomen? Bewijs aan de hand van de indicatoren, zoals vooropgesteld in het aanvraagformulier, of deze doelstellingen zijn behaald. Hoeveel leden van de doelgroep, zoals vooropgesteld in het aanvraagformulier, werden dit jaar bereikt met het project? (leeftijdsgroepen, bevolkingsgroepen, mannen, vrouwen, vluchtelingen,.?) Waren er grote verschuivingen in het programma van de internationale uitwisseling? Zoja, waarom? Evalueer kort de internationale uitwisseling. (positieve en negatieve punten, hoe werk je minouten weg naar de volgende uitwisseling toe?...) maximum 10 lijnen 12

13 Toon aan op welke manier deze internationale uitwisseling een breed Aalsterse publiek sensibiliseerde. 3. Financiële gegevens Wat was het globale budget van het project waarvoor de aanvraag wordt ingediend? Bleef de begroting, zoals vooropgesteld in het aanvraagformulier, in grote lijnen hetzelfde? EUR. Hoe groot was de eigen bijdrage aan de uitwisseling, naast de verwachte subsidie van de stad Aalst? (hoe wordt dit geld verzameld? Zijn er andere subsidiekanalen?) De wisselkoers (indien financiële bewijsstukken worden ingediend in een munteenheid anders dan in EUR) Maak in deze tabel een overzicht van alle financiële bewijsstukken die als bijlage worden gevoegd. Voeg, naargelang het aantal bewijsstukken, rijen toe. Nummer van het bewijsstuk Datum vermeld op het bewijsstuk Omschrijving van de verkregen goederen of diensten Bedrag in lokale munteenheid Bedrag in EUR

14 Verplichte bijlagen Voeg hier de verplichte en informatieve bijlagen in: (zie subsidiereglement Internationale Samenwerking, hoofdstuk III, afdeling II.) - verplicht: alle financiële bewijsstukken zoals beschreven in bovenstaande tabel, ter staving van de subsidie van de stad Aalst - ter informatie kunnen ook foto s, getuigenissen, flyers, nieuwsbrieven, verslagen,. worden toegevoegd. 14