Handleiding Digitale communicatie

Transcriptie

1 Handleiding Digitale communicatie 21 september 2017 Nicoline Fokkema

2 Inhoudsopgave Inleiding 1 8 regels voor een goede digitale tekst 1 1.Houd het kort 1 2.Kom direct ter zake en zet de essentie van je tekst bovenaan 2 3.Schrijf zoals je praat 2 4.Verplaats je in je lezers en bied oplossingen voor bestaande vragen 3 5.Maak je tekst scanbaar met informatieve tussenkoppen 3 6.Wissel je tekst af met korte opsommingen 3 7.Vermijd omslachtige zinnen 3 8.Giet je tekst ook eens in een andere vorm 4 De opbouw van een webpagina 5 Gebruik Alt-teksten 5 Vindbaarheid in Google 6 Trefwoorden 6 (Meta)beschrijving 6 Links naar je site 6 Redactierichtlijnen 7 Spelling 7 Titels van Engelse pagina s 7 Buitenlandse termen 7 Links 7 Aanspreekvormen 7 Bestandsnamen 7 Contactgegevens 8 Titulatuur en namen 8 Tijdsnotatie 8 Hoofdletters/kleine letters 9 Bachelor's / Master's 9 Tijdperken 9 Cijfers, getallen, valuta, symbolen, tekens 9 Namen van cursussen en opleidingen 10 Pdf 10 Uithof 10 Specifieke terminologie 10 Handige links en verwijzingen 11

3 Inleiding Het schrijven voor digitale middelen verschilt wezenlijk van het schrijven voor traditionele media. Bezoekers op een scherm lezen niet, maar scannen. Schrijf helder en overtuigend. En zet de belangrijkste informatie bovenaan! De tone-of-voice van digitale teksten is kort, zakelijk, informatief en actief. Een bezoeker van een website of iemand die een ontvangt, wil in één oogopslag zien of de inhoud de moeite waard is. Het is daarom belangrijk dat digitale teksten kort, aantrekkelijk en scanbaar zijn. 8 regels voor een goede digitale tekst 1. Houd het kort. Knip lange zinnen op en haal uitweidingen en details uit je tekst. Gebruik korte zinnen van niet meer dan 20 woorden. Voorkom lange lappen tekst. Deel je tekst op in alinea s van maximaal 5 regels. Ga steeds na of je niet in minder woorden hetzelfde kunt zeggen. 2. Kom direct ter zake en zet de essentie van je tekst bovenaan. 3. Schrijf zoals je praat. Probeer lange en korte zinnen af te wisselen. 4. Verplaats je in je lezers en bied oplossingen voor bestaande vragen. 5. Maak je tekst scanbaar met informatieve tussenkoppen. 6. Wissel je tekst af met korte opsommingen. 7. Vermijd omslachtige zinnen Gebruik geen jargon en vaagpraterij. Formuleer actief en niet passief. Gebruik zo min mogelijk bijzinnen en hulpwerkwoorden (kunnen, zullen, moeten, willen). 8. Giet je tekst ook eens in een andere vorm. 1. Houd het kort Digitale lezers hebben altijd haast. Ze zitten niet rustig met de krant op schoot bij de haard. Je tekst heeft concurrentie van de beurskoersen, het nieuws of de laatste berichten op social media. Lezen van een scherm is vermoeiender dan lezen van papier en gaat gemiddeld een kwart trager. Maak daarom je tekst de helft korter. Beperk je zo veel mogelijk tot de daadwerkelijke informatie. Gebruik korte, concrete zinnen met gemiddeld 10 à 20 woorden. Druk je krachtig uit. Door logische verbanden te leggen en zo helder mogelijk te formuleren, kunnen lezers je tekst gemakkelijk scannen. Heeft een alinea vijf of meer regels? Knip hem dan op en zet er een subtitel boven. Volg de logica van je lezers. Zo vergroot je de kans dat ze bereid zijn te scrollen. Wegklikken is immers zo gebeurd. Heb je toch een lange tekst, overweeg dan om het stuk als pdf-bestand aan te bieden. Zo kunnen je lezers het gemakkelijk printen. Handleiding Digitale communicatie 2017 Universiteit Utrecht studentensite@uu.nl 1 / 11

4 2. Kom direct ter zake en zet de essentie van je tekst bovenaan De belangrijkste informatie komt eerst. Begin dus met de conclusie of de gewenste actiepunten die er naar aanleiding van je tekst ondernomen moeten worden. Val met de deur in huis. Gebruik geen inleiding. Dit is vaak overtollige informatie. Details, achtergronden en de bredere context volgen later. De volgorde van een digitale tekst is: noodzakelijke info nuttige info extra info Als je de essentie meteen communiceert, voorkom je dat je lezers het belangrijkste missen. Kom snel ter zake en laat algemene verhalen achterwege. Zorg dat je lezers na de eerste zinnen al begrijpen wat de kern is van je verhaal. Op deze manier weten je lezers meteen dat de betreffende informatie voor hen relevant is - of niet. Deze structuur maakt het voor scannende lezers veel gemakkelijker om snel te bepalen of ze willen doorlezen. 3. Schrijf zoals je praat Hoewel het verleidelijk is om ingewikkelde taal te gebruiken, blijkt uit onderzoek dat mensen de boodschap beter onthouden als een tekst is geschreven in spreektaal. Tijdens het lezen van spreektaal, denken je hersenen namelijk dat er een gesprek met ze gevoerd wordt. Spreek de lezer dan ook direct aan. Gebruik u of jij. En zeg wij als je het over de universiteit of een opleiding hebt. Door spreektaal te gebruiken maak je een tekst toegankelijker. Je hoeft je dus ook geen zorgen te maken voor je reputatie als je spreektaal gebruikt: Je maakt de beste indruk als je tekst begrijpelijk en gemakkelijk leesbaar is. Iedereen waardeert een simpele digitale tekst. Dus ook slimme, serieuze en professionele bezoekers. Het grote voordeel van spreektaal is dat je automatisch een natuurlijke, prettig leesbare schrijfstijl krijgt. Kies voor een informele taal, bijvoorbeeld zoals je tegen vrienden praat. Je gebruikt dan automatisch geen onbegrijpelijke woorden en constructies meer. Enkele voorbeelden: "Je hebt een bibliotheekpasje nodig" In plaats van "Men dient in het bezit te zijn van een bibliotheekpasje" "Voor" In plaats van "Met betrekking tot" / "Omtrent" / "Inzake" "Gebruik" In plaats van "Gebruik maken van" Handleiding Digitale communicatie 2017 Universiteit Utrecht studentensite@uu.nl 2 / 11

5 4. Verplaats je in je lezers en bied oplossingen voor bestaande vragen Schrijf altijd met in het achterhoofd de vraag van je lezers. Richt je dus op wat zij willen weten in plaats van wat jij wilt vertellen en creëer geen nieuwe vragen. De gemiddelde digitale lezer is op zoek naar het antwoord op een bepaalde vraag. De centrale vraag is dus: waarnaar zijn je lezers op zoek? De vraag van je lezers bepaalt het onderwerp van je tekst. Een handige truc is om in de kop (of het onderwerp van je mail) te verwijzen naar het antwoord op de vraag van je lezers. Dan weet je zeker dat je met de belangrijkste informatie begint. Maak blokjes die een vraag beantwoorden. Zo'n vraag mag best letterlijk gesteld worden tot en met het vraagteken aan het einde van de zin. 5. Maak je tekst scanbaar met informatieve tussenkoppen Digitale lezers zijn scanners. Ze hebben haast en willen in één oogopslag zien wat belangrijk is. Vooral kopjes en eerste woorden worden veel gelezen. Ga dus altijd na welke zaken de aandacht moeten trekken en zet boven een belangrijke alinea een aantrekkelijk tussenkopje. Maak geen lange paragrafen, maar beperk je tot 3-5 regels. Breng lucht aan tussen alinea s door witregels te gebruiken. Geef de belangrijkste boodschap aan het begin van de alinea en maak een duidelijke hiërarchie. Bied samenvattingen en conclusies. Geef lezers de mogelijkheid om koppen te snellen en snel de essentie van de pagina op te pikken. 6. Wissel je tekst af met korte opsommingen Opsommingen met bullets zijn vaak heel handig ter afwisseling van tekstblokken. Maar ook hier geldt dat de teksten kort en bondig moeten zijn. Gebruik puntsgewijze opsommingen met maximaal 8 punten. Twintig bullets met daarachter drie regels tekst bevorderen de leesbaarheid niet. Deel de onderwerpen dan liever op in verschillende blokjes met opsommingen met daarboven een kop. 7. Vermijd omslachtige zinnen Gebruik eenvoudige taal en vermijd moeilijke woorden, wollig taalgebruik, afkortingen en vakjargon. De teksten moeten begrijpelijk blijven voor een brede doelgroep. Een korte tekst leest nu eenmaal gemakkelijker dan een tekst met allerlei ingewikkelde bijzinnen met overbodige (hulp)werkwoorden (kunnen, zullen, moeten, willen, lijken) waar je drie keer over moet nadenken. Gebruik een directe en actieve aanspreekvorm in plaats van een passieve schrijfstijl. En in het verlengde hiervan, gebruik ook geen naamwoordstijl (zelfstandig naamwoorden maken van werkwoorden). Dit leest heel onnatuurlijk. Schrijf specifiek. Zeg geen apparaat als je de koelkast bedoelt. Probeer ook clichés te voorkomen, zoals "welkom op onze site". Die zijn namelijk niet informatief. Vertel gewoon direct wat je te bieden hebt. Voorkom ook ruis-woorden, zoals "NB", "Let op", "Let wel", uitroeptekens, veel vetgedrukte woorden in een tekst, enzovoort. En tot slot, wees specifiek in je tijdsaanduiding en werk deze tijdig bij. Tijdsaanduidingen als Handleiding Digitale communicatie 2017 Universiteit Utrecht studentensite@uu.nl 3 / 11

6 "binnenkort" of "volgend jaar" wekken verwarring bij bezoekers. Realiseer je dat je nooit weet waar (en wanneer) de lezer je tekst leest. Enkele voorbeelden: "We verkopen appels en peren" in plaats van "We verkopen appels maar ook peren." "Vraag een Solis-ID aan op de website." in plaats van "Ga naar de website om een Solis-ID aan te vragen." "U kunt zich inschrijven via de website of aan de balie." in plaats van "U kunt zich inschrijven op verschillende manieren, namelijk via de website of aan de balie." "Studenten kiezen een specialisatie" in plaats van "Door studenten wordt een specialisatie gekozen." "Vraag een IBL-account aan bij de balie." in plaats van "Een IBL-account kan aangevraagd worden bij de balie." "Lees de hoofdlijnen van het Strategisch plan." in plaats van "De hoofdlijnen van het Strategisch Plan kunnen online gelezen worden." 8. Giet je tekst ook eens in een andere vorm Denk aan alternatieve vormen van het brengen van informatie om je lezer geactiveerd te houden. Vraag jezelf af of tekst het beste middel is om je boodschap over te brengen. Vaak kan het gebruik van visuele ondersteuning een boodschap in één oogopslag duidelijk maken: foto s filmpjes/video plattegronden schema s organogrammen andere illustraties Daarnaast kun je er ook voor kiezen om alternatieve manieren te gebruiken om iets over te brengen: quiz lijstje met veelgestelde vragen of een rijtje handige links Gebruik links binnen de tekst die verwijzen naar meer of verdiepende informatie. Dit lokt uit tot doorlezen en leidt tot binding. Probeer je content ook op andere manieren interactief in te richten. Leg bijvoorbeeld verbindingen met de social media van de faculteit. Handleiding Digitale communicatie 2017 Universiteit Utrecht studentensite@uu.nl 4 / 11

7 De opbouw van een webpagina De opbouw van een pagina op een website is als volgt: De belangrijkste informatie staat vooraan Alinea s hebben drie tot vijf regels met 1 onderwerp per alinea. Er is een duidelijke hiërarchie met 2 of 3 kopniveaus: Kop 1 korte, krachtige en informatieve titel niet langer dan één regel geen afsluitende punt gelijk aan menutitel Kop 2/tussenkop informatief / vraaggericht Kop 3/subtussenkop Met daaronder bijvoorbeeld links naar aanvullende informatie een call-to-action afwisselende tekstvormen: o plaatjes, filmpjes, organogrammen o puntsgewijze opsommingen in plaats van uitgeschreven tekst o lijstjes met veelgestelde vragen Vraag je bij het schrijven van een webtekst continu af: Hoort deze informatie hier of toch ergens anders? Of staat de informatie al ergens anders? Heeft de inhoud één heldere boodschap? Is er geen sprake van verdubbeling in de tekst (iets 2x in verschillende bewoording uitgelegd)? Is het begrijpelijk voor de doelgroep? Is alle informatie strikt noodzakelijk, of kan het korter? Gebruik Alt-teksten Om het visueel gehandicapten zo gemakkelijk mogelijk te maken, moet je alt-teksten gebruiken bij bijvoorbeeld afbeeldingen en links. Op deze manier kunnen zij gebruik maken van een voorleesbrowser. De webpagina wordt dan voorgelezen aan de bezoeker. Afbeeldingen kunnen niet worden voorgelezen, maar de alt-tekst wel. Plaats dus altijd een alt-tekst. Wees kort en bondig en vertel wat er op de afbeelding te zien valt. Handleiding Digitale communicatie 2017 Universiteit Utrecht studentensite@uu.nl 5 / 11

8 Vindbaarheid in Google Unieke inhoud en trefwoorden bepalen de waarde van je webpagina. Het is dus belangrijk om per pagina maar één onderwerp aan te snijden. Hierdoor zijn je pagina's beter vindbaar. Maar je pagina wordt niet alleen beter vindbaar door een goed gebruik van trefwoorden: Google geeft ook punten voor meest klantgerichte teksten. Zorg er dus voor dat je teksten helder, kort en goed leesbaar geschreven zijn. Enkele hulpmiddelen om beter gevonden te worden: zorg ervoor dat andere websites naar je linken (bijv. website UU en je eigen medewerkerspagina). zorg ervoor dat de zoektermen die je interessant vindt ook in je teksten terugkomen. zorg ervoor dat je url duidelijke woorden bevat is en dat je "slugs" (permanente links) duidelijk zijn. Als je bijvoorbeeld wilt dat je Wordpress-site beter gevonden wordt, laat je het onderwerp van je site niet alleen terugkomen op de hoofdpagina, maar ook bij de pagina Over/About. Trefwoorden Om goed gevonden te kunnen worden binnen de site moet je alleen relevante trefwoorden invullen en niet zomaar wat termen. Doe je dit niet, dan is de kans heel groot dat je pagina niet gevonden wordt in een brij van pagina's die allemaal dezelfde trefwoorden hebben. Gebruik ook niet te veel trefwoorden: maximaal 10 is genoeg. Zorg dat de belangrijkste trefwoorden waarop je gevonden wilt worden, ook voorkomen in de tekst. (Meta)beschrijving De metadescription is erg belangrijk. Dit is de beschrijving die bij de zoekresultaten vaak direct onder de link staat met daarin de woorden waarop is gezocht, gehighlight. Heb je geen goede metabeschrijving ingevuld, dan vullen zoekmachines hier zelf iets in. De beschrijving is dus het visitekaartje voor bezoekers. Op basis van de beschrijving beoordelen ze of ze naar je site doorklikken. Zorg er dus voor dat je beschrijving kort en krachtig is en precies duidelijk maakt wat er op de betreffende pagina staat. Links naar je site Bij Google draait alles om links. Zorg dat kwalitatief goede sites naar je pagina linken en link zelf ook naar goede sites. Google gebruikt als indicator van de populariteit van sites de PageRank: een cijfer tussen één en tien. Je kunt de pagerank van een pagina achterhalen via de Google toolbar of online tools zoals Handleiding Digitale communicatie 2017 Universiteit Utrecht 6 / 11

9 Redactierichtlijnen Spelling Hanteer de spelling zoals toegepast in het Groene Boekje. Voor Engelstalige pagina's gebruik je de Brits-Engelse spelling i.p.v. de Amerikaans-Engelse spelling (honours ipv honors, programme ipv program). Titels van Engelse pagina s Schrijf op Engelstalige pagina's de zelfstandig naamwoorden van de titel op de pagina en in het menu met hoofdletter. Ook in subkopjes. Buitenlandse termen Schrijf buitenlandse termen cursief. Dus: cursus Germanistik of Nederlands course. Dit geldt echter niet voor namen van masterprogramma s en -opleidingen. Links Vermijd in lopende tekst. Laat links in hetzelfde venster openen als ze verwijzen naar pagina's binnen de studentensite. Laat links openen in een nieuw venster als ze verwijzen naar pagina s buiten de studentensite. Schrijf teksten alsof er geen links zijn. Schrijf dus niet: Klik hier om het programma te bekijken. maar neem de link op in de lopende zin: Bekijk het programma. Aanspreekvormen Schrijf zo veel mogelijk in de tweede persoon. Bestandsnamen Gebruik in bestandsnamen geen spaties en geen underscores: a) De zichtbaarheid van de underscore valt weg bij een geplakte link naar het bestand. b) Google indexeert de underscore als deze woorden horen bij elkaar (zoals play_station). Koppeltekens mogen wel. Bv. Readers-blok4.pdf (i.p.v. Readers blok4.pdf). Handleiding Digitale communicatie 2017 Universiteit Utrecht studentensite@uu.nl 7 / 11

10 Contactgegevens Zet bij contactgegevens onder elkaar: hoofdletter met punt erachter T./F./E. Maak van namen nooit mailto s, maar link, indien beschikbaar, naar de profielpagina, zo niet neem dan de contactgegevens achter de naam op. Noem hierbij dan altijd het volledige adres en maak hiervan een link. Telefoonnummers: Nederlands: (030) Engels: adressen: Nederlands: (dus onderstreept) Engels: Titulatuur en namen Schrijf bij namen en titels de volledige voor- en achternaam. Tussen twee titels komt een spatie, tussen voorletters niet: prof. dr. A.J. Kroneman In een lopende zin schrijf je in het Nederlands titels met een kleine letter; in het Engels schrijf je wel een hoofdletter en geen punt: Dr I. de Vries / Contact the Rector Magnificus Prof Bert van der Zwaan In het Engels is het niet gebruikelijk om zowel Prof. als Dr te hanteren. In Engelstalige teksten gebruik je dan alleen Prof: Prof Gerard t Hooft In een lopende zin gebruik je (bij de eerste vermelding) titels en de voornaam (geen voorletters): Neem hiervoor contact op met prof. dr. Wim Zonneveld. Noem de volledige titulatuur maar eenmaal in een tekst. Daarna alleen de achternaam. In een opsomming (bv. samenstelling examencommissie) gebruik je voorletters en zet je de voornaam tussen haakjes: Prof. dr. W. (Wim) Zonneveld. Ook obp'ers krijgen gewoon een titel. In het Engels schrijven we niet drs. maar MA (of Msc) achter de naam: Lisette de Groot MA. Functietitels aan de UU worden indien mogelijk vertaald en altijd met hoofdletters geschreven. Een aantal voorbeelden: aio = PhD candidate cursuscoördinator = Course Coordinator decaan = Dean Tijdsnotatie Nederlands: woensdag 12 maart 2010, uur Engels: Wednesday 12 March 2010, 9:00 13:00 In een lopende zin schrijf je van tot: De vergadering is op 12 maart 2010 van 9.00 tot uur. Handleiding Digitale communicatie 2017 Universiteit Utrecht studentensite@uu.nl 8 / 11

11 Hoofdletters/kleine letters Voor namen van onderdelen binnen de universiteit geldt: de eerste letter van de naam van de faculteit, dienst, instituut of onderzoeksschool in kapitalen. Het woord faculteit hoort niet bij de naam. faculteit Geowetenschappen Onderzoeksschool Infectie & Immuniteit De afkorting hbo wordt met kleine letters geschreven: hbo er, hbo-student en hbo-bachelorstudent De woorden Programme Coordinator/Course Coordinator schrijf je altijd met een hoofdletter, ook in lopende tekst: Please contact the Course Coordinator / Programme Coordinator Bachelor's / Master's De woorden Master s en Bachelor s (in het Engels) schrijf je altijd met kapitalen en met apostrof voor de s. Het is dus altijd (in deze combinatie althans): Master s programme Bachelor s programme Prestige Master s programme Master s thesis Tijdperken We schrijven alle geschiedkundige periodes met een hoofdletter: Middeleeuwen/Oudheid/Renaissance. Cijfers, getallen, valuta, symbolen, tekens Voor geldbedragen en studiepunten gebruik je cijfers. Valutasymbolen schrijf je in de lopende tekst voluit en met kleine letter Studiekosten bedragen 200 euro per jaar Costs for non-eea students are at least 200 euros [let op: niet Euros] Losstaand en in een opsomming gebruik je het symbool ( ) voor de cijfers. Tussen het valutateken en het getal staat een spatie in het Nederlands, in het Engels niet. Andere getallen (bijvoorbeeld aantal weken, maanden) schrijf je voluit tot het getal twintig; getallen groter dan twintig schrijf je in cijfers. Bij bedragen van duizend en hoger schrijf je in het Engels een komma ipv een punt: 2,000 (NIET 2.000). Bij studiepunten (ECTS) en andere getallen met in het Nederlands cijfers achter de komma worden juist wel punten gehanteerd: 7.5 EC 8.6% euros Andere getallen (bijvoorbeeld aantal weken, maanden) schrijf je voluit tot het getal twintig; getallen groter dan twintig schrijf je in cijfers. third-year course / cursus in je derde jaar three-year course / cursus van drie jaar Handleiding Digitale communicatie 2017 Universiteit Utrecht studentensite@uu.nl 9 / 11

12 Namen van cursussen en opleidingen Opleidingen Schrijf Nederlandstalige bacheloropleidingen en masterprogramma s met een hoofdletter (alleen het eerste zelfstandig naamwoord). Communicatie- en informatiewetenschappen Bij Engelse de bacheloropleidingen en masterprogramma s krijgt ieder zelfstandig naamwoord een hoofdletter Liberal Arts and Sciences He is doing the Research Master s programme in Sociology and Social Research Cursussen Schrijf namen van cursussen met een hoofdletter, ook in lopende tekst. Plaats ze tussen enkele aanhalingstekens. Nieuwe media en populaire cultuur Op Engelse pagina s schrijf je de zelfstandig naamwoorden in hoofdletters en niet tussen aanhalingstekens. Theories on Heritage In the first year you will take the Theoretical Foundations of Statistics course Bij een Engelse cursus op een Nederlandse pagina schrijf je alles in hoofdletters, maar plaats je de titel ook tussen aanhalingstekens. Bij een Nederlandse cursus op een Engelse pagina schrijf je alleen het eerste woord met een hoofdletter, gebruik je geen aanhalingstekens, maar zet je de titel wel cursief. Pdf Zet na een link naar een pdf: (pdf). Maak deze toevoeging geen onderdeel van de link. Link (liever) niet naar Word-documenten. Kijk of je bewerkbare pdf-documenten kunt maken. Uithof Het is "in De Uithof" in plaats van "op de Uithof" (de Uithof wordt gezien als een plaatsnaam, vergelijk met Den Haag). Specifieke terminologie Blok EC Staff Gebruik "blok" in plaats van (onderwijs)periode. Gebruik EC i.p.v. studiepunten of "credits". Voor medewerkers gebruiken we in het Engels de term "staff". Het gaat dan om wetenschappelijk én ondersteunend personeel. Wetenschappelijk personeel vertalen we met "academic staff"; ondersteunend personeel met "support staff". Handleiding Digitale communicatie 2017 Universiteit Utrecht studentensite@uu.nl 10 / 11

13 Handige links en verwijzingen Digitaal woordenboek Synoniemenzoeker Genootschap Onze Taal Buitenlandse aardrijkskundige namen in het Nederlands Handleiding Digitale communicatie 2017 Universiteit Utrecht 11 / 11