1 CHECKLIST... 4 REGLEMENTEN EN BELANGRIJKE INFORMATIE... 4 BESTELLINGEN... 4 INVULFORMULIEREN ALGEMENE INFORMATIE

Transcriptie

1 1

2 1 CHECKLIST... 4 REGLEMENTEN EN BELANGRIJKE INFORMATIE... 4 BESTELLINGEN... 4 INVULFORMULIEREN ALGEMENE INFORMATIE Openingsuren van de beurs Contactgegevens Beurslocatie Beursthema Beurssecretariaat BESTELLINGEN Webshop BRUSSELS EXPO (Standaard) Stand Specificaties Standaard Stand Bestellingen FISA OPERATIONS NV OPBOUW Uren van opbouw Vooropbouw Toegang voertuigen Waarborgprocedure Technische dispatching BRUSSELS EXPO Aflijning Instructies voor de opbouw van standen Tapijt Ziegler (Transport & Opslag) Veiligheid Afval Catering tijdens opbouw DE BEURS Toegang Exposanten Toegang bezoekers Bevoorrading van de stand tijdens de beurs Levering

3 5.4 Parking tijdens de beurs Catering standenservice Veiligheid Verplichte brandblusser Personeelsregister Wedstrijden en tombola s Billijke vergoeding Demonstraties & Audiosystemen AFBOUW Uren van afbouw Toegang voertuigen (na het konvooi) Konvooi Waarborgprocedure Elektriciteit Veiligheid Meubilair & Goederen Catering VARIA Ligging (plan) Vestiaire EHBO Kinderopvang Nuttige contacten Bewaking en verzekering Rookvrije hal Fair Trade Catalogue Expo Guide

4 Een goede voorbereiding is het halve werk! Deze checklist kan u helpen om zeker niets te vergeten bij de voorbereiding van uw beursdeelname. Denk vooral eerst aan de punten die in het rood zijn aangeduid. Die zijn verplicht te bestellen, in te vullen of door te sturen. Veel succes! REGLEMENTEN EN BELANGRIJKE INFORMATIE Document Standbevestiging Exposantengids Algemeen reglement FISA OPERATIONS NV Reglement van COCOON Veiligheidsreglement BRUSSELS EXPO Veiligheidstips voor uw standenbouwer Plan BRUSSELS EXPO Gelezen BESTELLINGEN FISA OPERATIONS NV Deadline Ingestuurd Exposantenbadges 18 oktober 2018 Uitnodigingskaarten (papier) 16 november 2018 Uitnodigingskaarten (digitaal) 16 november 2018 Gepersonaliseerde uitnodigingskaarten 5 september 2018 BRUSSELS EXPO Deadline preferentieel tarief Besteld Elektriciteitsaansluiting 18 oktober 2018 Wateraansluiting 18 oktober 2018 Gasaansluiting 18 oktober 2018 Ophangingswerken 18 oktober 2018 Schouwen 18 oktober 2018 Internetaansluiting 18 oktober 2018 Telefoonlijn 18 oktober 2018 Parkingabonnement 18 oktober 2018 Bewaking 18 oktober 2018 Verzekering 18 oktober 2018 Catering 18 oktober 2018 Standenbouwer 18 oktober 2018 Brandblusser (verplicht vanaf 72m²!) 18 oktober 2018 Handeling hoogtewerkers 18 oktober 2018 Audiovisueel materiaal 18 oktober 2018 Meubilair 18 oktober 2018 Planten 18 oktober 2018 Lichtbruggen 18 oktober 2018 Tapijt 18 oktober 2018 Transport & douane 18 oktober

5 INVULFORMULIEREN Formulier Deadline Ingestuurd Veiligheids-, gezondheids- en milieucharter 3 november 2018 Dossier Definitief standontwerp 30 september 2018 De beursorganisator houdt zich het recht om veranderingen aan te brengen aan de prijzen en voorwaarden vermeld in de Exposantengids indien onvoorziene gebeurtenissen of omstandigheden dat onvermijdelijk maken. Voor last-minute bestellingen tijdens de opbouw kan u nog terecht in het beurssecretariaat en de technische dispatching. Houdt er rekening mee dat er een toeslag kan aangerekend worden voor deze bestellingen. COCOON 2018 opent haar deuren van vrijdag 16 november 2018 tot en met zondag 25 november Deze praktische gids bevat alle nodige informatie voor een succesvolle deelname aan de beurs. Gelieve dit document aandachtig te lezen (zelfs als u een trouwe deelnemer bent!) en de nodige informatie ook aan uw standenbouwer door te geven. In de rubriek Bestellingen kan u de nodige informatie over de technische bestellingen en belangrijke reglementen terugvinden. Plaats uw bestellingen tijdig om extra kosten te vermijden! 5

6 2.1 Openingsuren van de beurs Avant-première (enkel op uitnodiging): Vrijdag 16 november Publieksdagen: Zaterdag 17 november Zondag 18 november Maandag 19 november Dinsdag 20 november / Ladies Day Woensdag 21 november Donderdag 22 november Vrijdag 23 november / Nocturne Zaterdag 24 november Zondag 25 november 17u00-23u00 11u00-19u00 11u00-19u00 11u00-16u00 11u00-16u00 11u00-16u00 11u00-19u00 11u00-23u00 11u00-19u00 11u00-19u00 Opgelet: Ten opzichte van vorig jaar heeft er een kleine wijziging plaatsgevonden in de openingsuren. Op maandag, dinsdag en woensdag zullen we de beurs sluiten om 16u00 in plaats van 19u Contactgegevens Organisatie: FISA OPERATIONS NV Adres TRADE MART - Atomiumsquare 1 PB Brussel Telefoonnummer Fax cocoon@fisa.be Contact: Jan Jughmans Directeur j.jughmans@fisa.be Marie Depasse Account Manager m.depasse@fisa.be Els Gilis Account Manager e.gilis@fisa.be Marie Franck Marketing & Communication m.franck@fisa.be Dorien Debbaut Exhibition Production Officer d.debbaut@fisa.be Kenny Noël Customer Care Agent k.noel@fisa.be Yasmina Faïk Boekhouding Credit Control finance@fisa.be 2.3 Beurslocatie Adres BRUSSELS EXPO Paleizen 3, 4 & 8 Belgiëplein Brussel 6

7 2.4 Beursthema De thema s van COCOON 2018 zijn Spiegeltje, spiegeltje aan de wand, La vie en curry & Wanneer een decoratieartikel kunst wordt. We vragen aan iedere exposant om dit thema door te trekken in de aankleding van de eigen stand. Spiegeltje, spiegeltje aan de wand Onze leefruimtes worden steeds kleiner en toch neemt de inrichting van een huis meer plek in het hart van onze bezoeker. De spiegel is het ideale voorwerp dat een gevoel van ruimte weergeeft en wordt bovendien populairder bij bekende designers. La vie en curry Vergeet éénkleurige stijlen, wit, zwart en houtkleur! Sinds vorig jaar zijn gekleurde muren opnieuw in! Denk hierbij aan paars, marineblauw, bordeauxrood. Stijlen die toch tamelijk somber zijn en slechts worden opgelicht door verlichting en ramen. Dit jaar is de levendige kleur curry niet enkel aanwezig in de keuken maar ook in ons interieur: behang, verf, tapijt, stof! De kleur bij uitstek die je interieur nieuw leven inblaast. Wanneer een decoratieartikel kunst wordt Inspiratie vindt men vaak in de alledaagse voorwerpen rondom ons. Decoratie en interieurinrichting kent steeds meer succes en zelfs artiesten die hun interieur als atelier gebruiken om excentrieke zaken te ontwerpen, keren terug naar de basisvoorwerpen die hun interieur aankleden. 2.5 Beurssecretariaat Het beurssecretariaat van COCOON bevindt zich vooraan in Paleis 3. Onze adressen en telefoonnummers blijven ongewijzigd, alsook het algemeen adres: cocoon@fisa.be. Openingsuren: Opbouw Elke dag (12->15 november) 07u00-19u00 Vrijdag 16 november 07u00-20u00 Beursdagen Maandag 19 november 10u00-16u00 Dinsdag 20 november 10u00-16u00 Woensdag 21 november 10u00-16u00 Donderdag 22 november 10u00-19u00 Vrijdag 23 november 10u00-23u00 Afbouw Zondag 25 november 10u00-21u00 Maandag 26 november 07u00-17u00 7

8 BOEKHOUDING Openingsuren: Elke dag tijdens de opbouwperiode (Ma 12 november Vr 16 november) 09u00 13u00 Artikel Uit de Algemene Voorwaarden van de beurzen georganiseerd door de FISA OPERATIONS NV: Zonder inbreuk te doen op de toepassing van andere bepalingen voorzien in de Algemene Voorwaarden, zal elke laattijdige betaling van het Verschuldigd Bedrag dat plaatsvindt op het secretariaat van de Beurs vanaf de eerste montage dag van de Beurs van rechtswege een verhoging meebrengen van het Verschuldigd Bedrag met 7,5% (zeven en een half percent), zonder dat het aldus verhoogd bedrag kleiner kan zijn dan 500 (vijfhonderd euro). Deze verhoging wordt opgenomen in het Verschuldigd Bedrag. Deze verhoging wordt verrechtvaardigd door de verhoogde kosten opgelopen door FISA OPERATIONS NV om tijdens de beurs de incassering van facturen op een veilige manier in te richten. Ons beursteam staat steeds tot uw beschikking om u te helpen. Wij danken u alvast voor uw hoffelijkheid. VEILIGHEID Elk voertuig dat BRUSSELS EXPO wil binnenrijden moet beschikken over een geldig toegangsbewijs, aangeleverd door de beursorganisator. Dit bewijs dient u duidelijk zichtbaar achter uw voorruit te plaatsen. Elk voertuig dat de parkeerregels en/of de leveringsuren niet respecteert, zal verwijderd worden uit de site. De extra kosten zullen gefactureerd worden aan de exposant/standeigenaar. 8

9 Ook dit jaar kan u tijdens uw beursvoorbereiding op onze hulp rekenen om uw technische bestellingen door te geven. 3.1 Webshop BRUSSELS EXPO Deze webshop staat u toe om al uw technische bestellingen (elektriciteit, water, parking, ophangpunten, schouwen, verlichting, truss-structuren, tapijt, meubilair, reiniging, ) te plaatsen via de link: Onder de rubriek downloads vindt u verschillende belangrijke documenten terug zoals het veiligheidsreglement van Brussels Expo. Wij hechten er veel belang aan dat elke exposant dit reglement leest en de vermelde veiligheidsnormen respecteert. OPGELET: U dient zich te registreren om toegang te krijgen tot de bestellingmodule. Nadat u de juiste beurs gekozen heeft, klikt u op nieuwe gebruiker om uzelf te registreren en uw wachtwoord aan te maken. Indien u reeds voor een vorige editie gebruik gemaakt heeft van de webshop van BRUSSELS EXPO zal u een ontvangen die u onmiddellijk toegang geeft tot de bestelmodule van COCOON De webshop is onderverdeeld in 2 delen: Voor het inloggen Nadat u de juiste beurs heeft gekozen, kan u de catalogus raadplegen en belangrijke documenten zoals het veiligheidscharter downloaden. Belangrijke beursdata worden er ook weergegeven. Na het inloggen Eens u ingelogd bent, dient u eerst uw stand te kiezen. Nadien zal u toegang krijgen tot alle producten en hun prijzen. Het volstaat om de verschillende etappes tot aan de betalingsmodule te voltooien om uw bestellingen te valideren. Voor alle vragen over de technische bestellingen, gelieve contact op te nemen met de technische dienst van Brussels Expo via het nummer OPGELET: elke exposant dient verplicht zijn elektriciteit te bestellen (met uitzondering van de projectzones van FISA OPERATIONS NV). Bij twijfel, aarzel dan niet onze Customer Care dienst te contacteren op of via k.noel@fisa.be. De webshop zal online staan vanaf 20 augustus. Vergeet niet uw bestellingen tijdig door te geven om te genieten van het voordeeltarief (geldig tot 18 oktober 2018). 9

10 3.2 (Standaard) Stand De standaard stand kan u ook bestellen via de webshop van Brussels Expo. Wenst u een standconcept op maat te bestellen dan vragen wij u rechtstreeks contact op te nemen met onze standenbouwer: Contact: Michel De Craemer (projectleider) - Alter Expo info@alterexpo.be Tel: Specificaties Standaard Stand Wanden in hout (3m hoog) (kleur naar keuze) Tapijt (kleur naar keuze) Verlichting (spots van 100W op rail 1/4m²) Velum (zwart of wit) Fries in hout + belettering (40 cm hoog) Opgelet: elektriciteit is niet inbegrepen. Dit dient door de exposant ook zelf besteld te worden via de webshop van BRUSSELS EXPO. (zie 3.1) 3.3 Bestellingen FISA OPERATIONS NV Dit omvat de bestellingen in verband met de extra uitnodigingskaarten en badges. 1. Iedere ingeschreven exposant ontvangt een deelnamepakket met daarin 50 uitnodigingen voor de Avant-première en 100 gewone uitnodigingskaarten telkens geldig voor 2 personen. 2. Iedere standplaats krijgt een vast aantal badges toegewezen op basis van de standgrootte. (Zie 4.1 Toegang Exposanten). Wenst u extra uitnodigingskaarten of badges te bestellen dan dient u de bestelbonnen in bijlage terug te sturen naar k.noel@fisa.be. Opgelet: indien u extra gepersonaliseerde uitnodigingskaarten wenst te bestellen, moet u ons uw bestelbon voor 5 september 2018 terug sturen! 10

11 4.1 Uren van opbouw De opbouw vindt plaats van maandag 12 november 2018 tot en met vrijdag 16 november De standen moeten ten laatste op vrijdag 16 november 2018 om 14u00 volledig afgewerkt zijn, zodat we de bezoekers van de avant-première kunnen ontvangen.!!! TOEGANG TOT DE PALEIZEN IS ENKEL MOGELIJK MET EEN OPBOUWKAART!!! Opbouw Maandag 12 november 07u00-22u00 Dinsdag 13 november 07u00-22u00 Woensdag 14 november 07u00-22u00 Donderdag 15 november 07u00-22u00 Vrijdag 16 november 07u00-14u00 Op donderdag 15 november 2018 worden er vanaf 12u00 geen voertuigen meer toegelaten IN de paleizen. Op vrijdag 16 november: enkel nog kleine afwerkingen en decoratie van de standen! Beperkte toegang tot de paleizen; waarborg van 200 cash te voorzien aan het hek. (Zie 4.4 Waarborgprocedure) Indien u geopteerd heeft voor een Standaard Stand of Projectzone, gebouwd door FISA OPERATIONS NV, zal deze beschikbaar zijn vanaf woensdag 14 november 2018 om 16u00. De opbouwkaarten worden vanaf begin oktober 2018 per post opgestuurd na betaling van alle openstaande facturen. Gelieve die toegangskaarten op te sturen naar al uw partners (standenbouwer, decorateur, ) die toegang tot uw stand nodig hebben. We voorzien 5 opbouwkaarten per exposant. Standaard Standen en projectzones van FISA krijgen 3 opbouwkaarten. 4.2 Vooropbouw Afhankelijk van de agenda van Brussels Expo en de toegankelijkheid is het mogelijk om vooropbouw aan te vragen. Om meer informatie over de mogelijkheden en tarieven te verkrijgen, kan u contact opnemen met Dorien Debbaut (d.debbaut@fisa.be). Vergeet niet om dit tijdig aan te vragen. 4.3 Toegang voertuigen HEK A HEK G Vooraan Paleis 3 Atomium Onder de loopbrug Romeinsesteenweg OPGELET: De openingstijden kunnen per hek verschillen. Op de achterkant van uw toegangskaart vindt u alle informatie betreffende de toegankelijkheid van de hekken. 11

12 4.4 Waarborgprocedure Vrijdag 16 november 2018 van 07u00-14u00 => Enkel kleine afwerking en decoratie van de stand FISA OPERATIONS NV beperkt de periode om te lossen en te laden met een waarborgsysteem op vrijdag 16/11 om de toegang zo vlot mogelijk te laten verlopen voor alle exposanten en standenbouwers. FISA REKENT EROP DAT IEDEREEN DIE DE PALEIZEN WENST TE BETREDEN MET EEN VOERTUIG DEZE PROCEDURE RESPECTEERT EN NALEEFT. Het is uiterst belangrijk dat elke bestuurder in het bezit is van: Te volgen procedure: een opbouwkaart! Deze kaarten worden opgestuurd na betaling van alle openstaande facturen! cash geld voor de betaling van de waarborg aan het hek ( 200). 1. Aanmelden met opbouwkaart aan het hek A (agent G4S) 2. De chauffeur betaalt een waarborg van 200 cash en verkrijgt een laissez-passer 3. Uur van aankomst (+ stempel) wordt genoteerd door bewaker van G4S 4. Toegang voor max. 2 uur (7u-14u) en 30min (14u-16u)! 5. Bij het buitenrijden noteert de bewaker het uur van vertrek (+ stempel) Toegestane tijd overschreden = waarborg kwijt! de toegangskaart moet vervolledigd en afgestempeld worden door een bewaker van G4S. Elke wijziging of toevoegsel op de kaart leidt tot het niet terugbetalen van de waarborg. 6. Indien de chauffeur in het bezit is van een parkingabonnement kan er nadien geparkeerd worden op Parking C. 4.5 Technische dispatching BRUSSELS EXPO Gedurende de opbouw is er een technische dispatching aanwezig om al uw vragen i.v.m. technische aansluitingen, ophangpunten, parkeerabonnementen, te beantwoorden. Deze dienst bevindt zich vooraan in Paleis 5 op het secretariaat en is telefonisch bereikbaar op Openingsuren: Maandag 12 november Dinsdag 13 november Woensdag 14 november Donderdag 15 november Vrijdag 16 november 08u00 17u00 08u00 17u00 08u00 17u00 08u00 20u00 08u00 19u00 12

13 4.6 Aflijning Elke standplaats is afgebakend door een vloermarkering. De opbouw van de stand moet binnen die markering gebeuren. De stand mag in geen geval doorlopen tot in de gang. Gelieve zich in geval van problemen met de markering op de vloer onmiddellijk naar het secretariaat vooraan in Paleis 5 te begeven. Een afgevaardigde van de technische ploeg zal dan mee ter plaatse gaan. 4.7 Instructies voor de opbouw van standen In bijlage vindt u het reglement voor de opbouw en inrichting van de stand. Hebt u dit niet ontvangen of heeft u hierover nog vragen, aarzel dan niet ons te contacteren. U moet ons uw standontwerp (exacte afmetingen, gebruikte materialen, gebruikte kleuren, verlichting, voorgestelde producten, ) per mail bezorgen op d.debbaut@fisa.be vóór 30 september Tapijt Op donderdag 15 november vanaf 16u00 wordt tapijt in alle gangen geplaatst. De gangpaden moeten tegen die tijd vrijgemaakt worden. Geen enkel voertuig, materiaal of afval mag zich nog in de gangen bevinden. 4.9 Ziegler (Transport & Opslag) Het is aangeraden om tijdig uw bestelling voor heftrucks, transport en/of opslag door te geven aan onze partner Ziegler Expo Logistics. FISA OPERATIONS NV raadt u aan om uw heftrucks minstens 48u op voorhand te bestellen. U kan contact opnemen met Ziegler via het nummer Veiligheid Wij herinneren u eraan dat het verplicht is het Veiligheidscharter in te vullen. Dat wordt door het Ministerie van Arbeid en Tewerkstelling (Wet op het welzijn augustus 1996) vereist. U kan het document downloaden via de webshop van BRUSSELS EXPO ( Gelieve het ingevulde document vóór 3 november 2018 terug te sturen naar aib-safety@bruexpo.be. COCOON hecht veel belang aan ieders veiligheid. Daarom rekenen wij erop dat elke exposant en standenbouwer ook de juiste veiligheidsmaatregelen neemt voor werken die een risico inhouden (werken in de hoogte, met slijpmachines, ). Daarnaast vragen we om de werkplek steeds netjes achter te laten als u de site verlaat (machines correct opbergen, afval verwijderen, ). 13

14 4.11 Afval Alle exposanten en standenbouwers worden verplicht hun grof afval terug mee te nemen. Indien dit niet mogelijk is, kunnen zij een container bestellen via de webshop om zo hun afval te sorteren. Afval zoals verf, solventen, etc. mogen in geen enkel geval in de riolen, afvoeren, gootstenen of toiletten gegoten worden. Net zoals u, gaat COCOON bewust om met het milieu! Wij rekenen op uw samenwerking dat al het gegenereerde afval tijdens de beurs op een correcte manier gesorteerd wordt. Onze Waste managers zullen permanent in de paleizen circuleren. Indien het reglement en de aanvragen van de Waste managers niet gerespecteerd worden, wordt een verslag opgemaakt waarna een factuur wordt opgesteld Catering tijdens opbouw Free Coffee Er wordt gratis koffie aangeboden aan de exposanten en standenbouwers van dinsdag 13/11 tot en met donderdag 15/11. De koffiemachine wordt geplaatst aan het secretariaat in Paleis 3. Be Shop Satellite 80 Be Shop Satellite 80 zal geopend zijn tijdens de opbouw van woensdag 14/11 tot en met vrijdag 16/11 van 11u00 tot 15u00. 14

15 5.1 Toegang Exposanten Voetgangers: vanaf 09u00 Paleis 3 Voetgangerssas A Paleis 8 Astrid Hal Voertuigen (in bezit van een leveringskaart): Tussen 09u00 en 10u30 Enkel via Hek C Exposantenbadges: Enkel het dragen van de exposantenbadge verschaft de exposanten de toegang tot de Paleizen gedurende de beursperiode! De badges zijn enkel voor de exposanten en hun personeel. De exposantenbadges worden NIET PER POST opgestuurd. Ze kunnen, na betaling van alle openstaande facturen en waarborg, afgehaald worden op het secretariaat vooraan Paleis 3 vanaf de eerste opbouwdag maandag 12 november Opgelet: De exposantenbadges zijn uitsluitend bestemd voor de vertegenwoordigers van de stand; in geen geval mogen de badges aan bezoekers of niet-deelnemende handelaars uitgeleend worden. Deze badges zijn permanent geldig tijdens de beursdagen van vrijdag 16 november 2018 t.e.m. zondag 25 november In totaal ontvangt u, afhankelijk van de grootte van uw stand, 3, 6 of 8 exposantenbadges: 3 badges voor standen tot 40m² 6 badges voor standen van 41m² tot 120m² 8 badges voor standen groter dan 120m² 5.2 Toegang bezoekers Toegangsprijs: 10,00 (gratis toegang voor begeleide kinderen jonger dan 12 jaar). 8 via e-tickets op Op dinsdag 20 november (Ladies Day) is de toegang gratis voor alle dames. Voetgangers: Vanaf 11u00 Paleis 3 Voetgangerssas A Paleis 8 Astrid Hal 5.3 Bevoorrading van de stand tijdens de beurs Levering De bevoorrading van de standen tijdens de beurs dient te gebeuren tussen 09u00 en 10u30 via toegangshek A en dient beëindigd te zijn voor 10u30 - ZONDER UITZONDERING. Na 10u30 mag geen enkele wagen - EN DIT OP POLITIEBEVEL - zich nog in de brandgangen of tussen de paleizen bevinden. De bevoorrading wordt enkel toegelaten indien u in het bezit bent van een toelatingsbewijs Toegang voor levering. Het toelatingsbewijs wordt afgegeven aan de bewaker van toegangshek A, die u een document geeft met het uur van aankomst. Bij het buitenrijden noteert hij het uur van vertrek. 15

16 INDIEN U DE SITE NIET HEEFT VERLATEN VOOR 10U30 = TOELATINGSBEWIJS INGETROKKEN + FACTUUR VAN 200 AAN DE EXPOSANT/ STANDEIGENAAR 5.4 Parking tijdens de beurs Een parkingabonnement kan besteld worden via de webshop van Brussels Expo. De parkingabonnementen dienen afgehaald te worden gedurende de opbouw op het secretariaat (vooraan Paleis 3). Opgelet: bestelde parkingabonnementen die niet opgehaald werden, worden niet terugbetaald! De exposantenparking voor elk type voertuig = Parking C (Romeinse steenweg) Dagticket = 5 BTW incl. Abonnement voor 10 dagen = 50 BTW incl. De geautomatiseerde parkings A, B, T en M staan ook tot uw beschikking aan 6/dag (zonder abonnement) Voor bijkomende informatie: contacteer Brussels Expo Catering standenservice Catering service tijdens de beurs wordt aangeboden door BECS (BRUSSELS EXPO Catering Services). Voor meer informatie of het plaatsen van bestellingen, kan u bellen naar (standenservice) of surfen naar de webshop. 5.6 Veiligheid Om veiligheidsredenen vragen we om s nachts de elektriciteit op uw stand uit te schakelen. Vergeet dus niet om de elektriciteitskast die uw verlichting, verwarmings- en keukenapparaten van stroom voorziet, uit te zetten voor u de beurs verlaat. Dit geldt uiteraard niet voor koelkasten en koeltogen. Let er eveneens op dat schakelaars en elektrische verdeelborden van de stand op ieder ogenblik, dag en nacht, toegankelijk blijven voor de technici afgevaardigd door FISA OPERATIONS NV. Exposanten die hun stand voor de nacht afsluiten mogen hiervoor uitsluitend onontvlambare of onbrandbaar gemaakte doeken of dekzeilen gebruiken. Die dienen zowel bovenaan als aan de zijkanten vastgemaakt te worden en 15 cm boven de grond te blijven. Dit om te vermijden dat ze meegevoerd worden met de machines van de reinigingsploegen. 5.7 Verplichte brandblusser Standen met een oppervlakte van meer dan 72m² moeten altijd voorzien zijn van een aangepaste brandblusser. Deze moet geplaatst of opgehangen worden op een zichtbare plaats en moeten steeds vrij toegankelijk blijven. 5.8 Personeelsregister Wij herinneren de exposanten eraan dat de Belgische Sociale Wetgeving eist dat de werkgever een personeelsregister bijhoudt op iedere werkplaats, dus ook op de stand. 16

17 5.9 Wedstrijden en tombola s De exposanten die wedstrijden of tombola s wensen te organiseren in het kader van hun deelname moeten de organisator hiervan verwittigen. Zij zijn verplicht de vragen en het reglement ter goedkeuring voor te leggen aan FISA OPERATIONS NV. Als de winnaars van de actie worden bepaald door de kennis van de deelnemers, is er sprake van een wedstrijd. Wanneer een winnaar wordt aangeduid door toeval (trekking, rad van fortuin, krasbiljet ), is er sprake van een tombola die niet zonder toelating georganiseerd mag worden. Wie een tombola wenst te organiseren moet toestemming vragen bij een bevoegde publieke organisatie. De vereniging TOMBOLiST verleent gratis informatie en bijstand bij de organisatie van een tombola en biedt oplossingen op maat. Hieronder vindt u de contactgegevens: TOMBOLiST Telefoon: Website: info@tombolist.be Niet-geautoriseerde wedstrijden of tombola s worden onmiddellijk stopgezet door FISA OPERATIONS NV en de vertegenwoordigers van het exposantencomité. Elk spoor van een wedstrijd of tombola moet dan meteen van de stand verwijderd worden Billijke vergoeding De Billijke Vergoeding moet betaald worden wanneer u opgenomen muziek afspeelt in een voor publiek toegankelijke plaats. De oorsprong van de muziek is niet relevant. U kan uw verklaring invullen via de website Indien u uw aangifte niet ten laatste 5 werkdagen voor de beurs verstuurt, dan is een verhoging van 15% van het verschuldigde bedrag (met een minimum van 114,90) voorzien in het Koninklijk Besluit. Indien u hierover verdere vragen heeft, kan u terecht bij Outsourcing Partners via onderstaande contactgegevens: OUTSOURCING PARTNERS NV Adres: Martelaarslaan Gent Telefoon: Fax: info@bvergoed.be Website: Houdt er rekening mee dat het geluidsvolume beperkt moet blijven tot maximaal 70 decibel. OPGELET: Vergeet niet om ook de reglementering i.v.m. SABAM goed na te kijken! 5.11 Demonstraties & Audiosystemen Om veiligheidsredenen is het verboden een audio-installatie en/of micro op de stand te gebruiken die de hoorbaarheid van de omroepen in de paleizen door het Comité kunnen hinderen en dit zonder de geschreven toelating van FISA OPERATIONS NV. Dit systeem zal toegelaten worden zolang het de buurstanden (direct of indirect) niet hindert. 17

18 6.1 Uren van afbouw De afbouw van de standen start na sluiting van de beurs op zondagavond 25 november 2018 in konvooi en moet afgelopen zijn op maandag 26 november De afbouw mag dag en nacht plaatsvinden. Afbouw: Zondag 25 november 20u00 07u00 Maandag 26 november 07u00 17u00!!! DE AFBOUW MOET AFGELOPEN ZIJN OM 17U00 TEN LAATSTE ZONDER UITZONDERING!!! De afbouwkaarten worden per post opgestuurd na betaling van alle openstaande facturen en de waarborg (afval/schade) van 475. (zie 6.4 Waarborgprocedure) Gelieve deze kaarten op te sturen naar al uw partners (standenbouwer, decorateur, ) die toegang tot uw stand nodig hebben. We voorzien 5 afbouwkaarten per exposant. Standaard standen en projectzones van FISA OPERATIONS NV krijgen 3 afbouwkaarten. Exposanten die in een projectzone van FISA (Design Zone, Shopping Zone, Brand Zone & Art Zone) staan of die een standaard stand besteld hebben, dienen de stand volledig leeg te maken op zondag 25 november tegen ten laatste 21u00. OM DIEFSTAL TE VERMIJDEN RADEN WIJ U AAN OM KOSTBARE MATERIALEN ZO SNEL MOGELIJK VAN DE STAND TE VERWIJDEREN AAN HET BEGIN VAN DE AFBOUW OP ZONDAG 25 NOVEMBER. 6.2 Toegang voertuigen (na het konvooi) HEK A Vooraan Paleis 3 Atomium HEK G Onder de loopbrug Romeinsesteenweg OPGELET: De openingstijden kunnen per hek verschillen. Op de achterkant van uw toegangskaart vindt u alle informatie betreffende de toegankelijkheid van de hekken. 6.3 Konvooi De afbouw verloopt in konvooi waarbij de voertuigen, onder politiebegeleiding, per Paleis naar de site worden begeleid. Het vertrek is gepland om 20u00. Te volgen procedure: Zondag 25 november 2018: verzameling van (vracht)wagens op Parking C Vertrek van het konvooi om 20u00. Toegang via Hek G o van zondag 25 november 21u00 tot maandag 26 november 17u00 doorlopend Toegang via Hek A o op zondag tussen 21u00 en 24u00 o op maandag tussen 07u00 en 17u00. Einde afbouw = maandag 26 november 2018 om 17u00, ZONDER UITZONDERING! (zie algemene verkoopsvoorwaarden FISA OPERATIONS NV) 18

19 Parking C = gratis de hele dag op zondag 25/11 in bezit van een geldige afbouwkaart. 6.4 Waarborgprocedure Een waarborg voor afval en schade van 475 wordt gevraagd. Deze dient betaald te worden voor aanvang van de opbouw (12 november2018). U ontvangt hiervoor een debetnota. De afbouwkaarten worden u enkel opgestuurd of overhandigd indien de waarborg werd betaald. De waarborg wordt binnen de 10 werkdagen terugbetaald indien goedkeuring (geen schade of afval) van de organisatie tijdens de afbouw. Een team van Waste Managers zal tijdens de afbouw in de Paleizen circuleren voor controle van de standen. Enkel een ondertekend document geldt als bewijs van correcte afbouw en terugbetaling van de waarborg. De exposant dient alle afval van de stand zelf mee te nemen of ter plaatse een container te huren. Te volgen procedure: 1. Stand afgebouwd = aanmelden aan het beurssecretariaat vooraan Paleis 3 2. Waste manager controleert uw stand op vlak van afval en schade (geen afval achtergelaten op de stand, geen kleefresten van plakband, geen verfresten etc.) 3. U ontvangt een ondertekend document dat geldt als bewijs voor de terugbetaling van de waarborg. 4. Na ontvangst van het document kan u vertrekken. GELIEVE AL UW MEDEWERKERS EN TOELEVERANCIERS DIE BETROKKEN ZIJN BIJ DE AFBOUW OP DE HOOGTE TE BRENGEN VAN ONZE PROCEDURES. 6.5 Elektriciteit De elektriciteit op de standen wordt op zondagavond 25 november 2018 vanaf 20u00 afgesloten. Indien u langer over elektriciteit wenst te beschikken, dient u dat op zondag 25 november 2018 vóór 18u30 te signaleren op het secretariaat vooraan in Paleis Veiligheid Ook tijdens de afbouw is het belangrijk aandacht te hebben voor veiligheid. Vergeet ook tijdens de afbouw niet om de correcte veiligheidsmaatregelen te treffen en de werkplek netjes achter te laten als u de site verlaat. 6.7 Meubilair & Goederen Het is bovendien van groot belang dat elke exposant zorgt voor de veiligheid van zijn goederen. Al het meubilair besteld via de standenbouwer dient leeggemaakt te worden op zondag 25 november 2018 vóór 19u30. Noch de standenbouwer/leverancier, noch de Organisatie kunnen aansprakelijk gesteld worden in geval van diefstal en/of schade. Vergeet niet de nodige veiligheidsmaatregelen te treffen. U kan een specifieke verzekering Materiaal afsluiten via onze makelaar. U vindt de nodige documenten via de webshop. 6.8 Catering Tijdens de afbouw wordt er geen specifieke catering voorzien. 19

20 7.1 Ligging (plan) Openbaar vervoer: Tram 7 Halte «Heizel» 94 Halte «Koning Boudewijnstadion» 4 Halte «Meysselaan» Bus Halte «Heizel» Metro Lijn 6 richt. «Koning Boudewijn» Halte Heizel Taxi vooraan Paleis 5 aan de fonteinen 7.2 Vestiaire De vestiaires zullen open zijn tijdens de beursperiode van 11u00 tot 19u00, behalve maandag, dinsdag en woensdag van 11u00 tot 16u00 ( tot 23u00 tijdens de nocturne) en bevinden zich vooraan Paleis 3 en Paleis EHBO De EHBO Post bevindt zich langs de kant van de Romeinse Steenweg onder de loopbrug. Tijdens de op- en afbouw is deze open van 08u00 tot 20u00. Tijdens de beursdagen gaat deze open vanaf 11u00 tot 30minuten na het sluitingsuur van de beurs. 20

21 7.4 Kinderopvang De Kidszone voor kinderen tussen 4 en 12 jaar zal opengehouden worden door gekwalificeerde personen. Openingsuren: zaterdag en zondag 11u00-19u00 woensdagnamiddag 13u00-16u Nuttige contacten Standbewaking & Hostessen G4S Goederenverzekering Jean Verheyen Standenbouwer Alter Expo Michel De Craemer Handling & Transport Ziegler Olivier De Greef Reiniging Sanivest Patrick Bonneel Veiligheid AIB Vincotte Peter Ghoos Schouwen Brussels Expo Ariane Mertens Internet Brussels Expo Olivier Gheysens Parking Brussels Expo Ariane Mertens Elektriciteit, water, gas Brussels Expo Ariane Mertens Ophangpunten Brussels Expo Olivier Gheysens Telefonie Newtel Bewaking en verzekering Algemene bewaking is voorzien van maandag 12 november 2018 om 07u00 (begin opbouw) t.e.m. maandag 26 november 2018 om 17u00 (einde afbouw). Zoals vermeld in het beursreglement (art. 17), is het noodzakelijk dat uw stand en de door u tentoongestelde goederen verzekerd zijn. Indien u niet beschikt over een eigen verzekering, kan u een verzekering goederen aanvragen via onze makelaar. Het document kan u downloaden via de webshop. 7.7 Rookvrije hal Als gevolg van de wet van 1 januari 2005 is het verboden in de paleizen van BRUSSELS EXPO te roken, zowel tijdens de opbouw, de beurs als de afbraak. Gelieve uw rookpauze dan ook buiten te nemen zonder gebruik te maken van de nooduitgangen, maar via de hoofdingang(en) of rokersdeuren. 21

22 7.8 Fair Trade Catalogue Expo Guide FISA OPERATIONS NV heeft opgemerkt dat bepaalde van onze exposanten een brief ontvangen van de Mexicaanse firma EXPO-GUIDE / CONSTRUCT DATA / FAIR GUIDE / INTER-FAIRS die voorstelt om in een catalogus te verschijnen aan een tarief van per jaar. Gelieve te noteren dat het niet gaat om de officiële catalogus van de beurs, deze firma gebruikt de naam van onze beurzen ZONDER ONS AKKOORD! Wij sporen u aan om hiermee met voorzichtigheid om te springen en wij raden u aan geen verder gevolg te geven aan de brieven van deze firma. 22