R.K.S.V. Nuenen Club organisatie

Transcriptie

1 R.K.S.V. Nuenen Club organisatie Organogrammen Taak- en Functiebeschrijvingen Bestuur Cluborganisatie Pagina: 1 van 24

2 Inhoudsopgave 1.0 Algemene Zaken Versiebeheer Afkortingen en begrippen Leeswijzer Inleiding De organisatie van de club Totaaloverzicht Algemene bestuurszaken Overzicht per commissie, werkgroep en sterkhouders Algemene taken voorzitters commissies Denktank Het Dagelijks Bestuur & Accommodatiebeheer Taakbeschrijvingen Voorzitter Bestuurssecretaris Verenigingssecretaris Penningmeester Vrijwilligerscoördinator V.C.P Ledenadministratie Supportersvereniging Accommodatiebeheer Veiligheidscoördinator Stewards Kantine Kassabezetting Werkgroep Activiteiten De Sponsorcommissie Taakbeschrijvingen Voorzitter Sponsorcommissie Secretaris Sponsorcommissie Penningmeester Sponsorcommissie Werkgroep Kleding De Technische Commissie Taakbeschrijvingen Voorzitter Technische Commissie Secretaris Technische Commissie Coördinator Bovenbouw Coördinator Onderbouw Selectiemanager Hoofd Jeugdopleidingen Bovenbouw Hoofd Jeugdopleidingen Onderbouw De Jeugd Commissie Taakbeschrijvingen Voorzitter Jeugd Commissie Secretaris Jeugd Commissie Coördinatoren Jeugdteams Medewerker Algemene zaken Toernooicommissie Uit & Thuis Bestuur Cluborganisatie Pagina: 2 van 24

3 8.0 De Senioren Commissie Taakbeschrijvingen Voorzitter Commissie Senioren Secretaris Commissie Senioren Algemeen Coördinator Mannen Werkgroep Scheidsrechters De Commissie Meiden en Vrouwenvoetbal Taakbeschrijvingen Voorzitter Commissie Meiden en Vrouwenvoetbal Secretaris Commissie Meiden en Vrouwenvoetbal Technisch Coördinator Meiden Technisch Coördinator Vrouwen Algemeen Coördinator Meiden Algemeen Coördinator Vrouwen De Commissie Communicatie Taakbeschrijvingen Voorzitter Commissie Communicatie Secretaris Commissie Communicatie Medewerkers Algemene Zaken De Werkgroep Wedstrijdzaken Taakbeschrijvingen Bestuur Cluborganisatie Pagina: 3 van 24

4 1.0 Algemene zaken 1.1 Versiebeheer Versie Datum Auteur Wijzigingsverzoek P. van Hout Concept P. van Hout Review n.a.v. bijeenkomst wgrp beleid P. van Hout Review n.a.v. bestuursvergadering P. van Hout Review n.a.v. input HvV & GD P. van Hout Review n.a.v. input MJ, EC & JH P. van Hout Review n.a.v. input IW P. van Hout Review n.a.v. DB - bijeenkomst P. van Hout Review n.a.v. input RS P. van Hout 1.2 Afkortingen en begrippen Acco Accommodatiebeheer Alg. Algemeen A.L.V. Algemene Ledenvergadering CC Commissie Communicatie CMVV Commissie Meiden- en Vrouwenvoetbal CNW Commissie Normen en Waarden CS Commissie Senioren HJO Hoofd Jeugdopleidingen JC Jeugd Commissie Penn. Penningmeester SC Sponsorcommissie Secr. Secretaris Stg. Stichting TC Technische Commissie Vrz. Voorzitter WS Wedstrijdsecretaris 1.3 Leeswijzer Voor elk organigram gelden de volgende regels: Wat Dikke Streeplijn Dunne Streeplijn Ononderbroken dunne lijn Ononderbroken dikke lijn Ononderbroken extra dikke lijn Verklaring Ondersteunend naar bestuur resp. commissie Ondersteunend vanuit bestuur of entiteit Maakt deel uit van betreffende entiteit Maakt deel uit van het bestuur Legt verantwoording af aan de A.L.V. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 4 van 24

5 2.0 Inleiding De organisatie van verenigingen verschilt per voetbalclub, de organisatie is immers aangepast aan de belangen en doelstellingen van de vereniging. Het spreekt voor zich dat grote verenigingen meer en andere zaken te regelen hebben dan de minder grote verenigingen. De taken zullen dan ook verder uitgesplitst zijn. Bij de minder grote vereniging zal veel ad hoc plaatsvinden en zullen minder mensen meerdere taken uitvoeren, met als gevolg een minder transparante en minder helder omschreven organisatiestructuur. Toch is het juist bij de kleine verenigingen van belang dat het voor de leden duidelijk is waar ze terecht kunnen met vragen. Voor de vrijwilligers moet duidelijk zijn wat tot hun taak behoort en wat onder de verantwoordelijkheid van een ander valt. Bovendien vertelt een heldere taakomschrijving aan een potentiële vrijwilliger duidelijk wat er van hem verwacht wordt en hoeveel tijd dat ongeveer gaat kosten. Taakomschrijvingen In dit document is dan ook getracht om voor verschillende functies binnen onze club taakomschrijvingen te maken, die als handleiding kunnen dienen. Elke vereniging heeft zijn organisatie weer anders ingericht, al naar gelang beschikbaarheid en kwaliteit van vrijwilligers. Er is geen one best way. Er is getracht de organisatie op een meer effectieve en efficiënte wijze in te richten, en tevens maakt een duidelijke taakomschrijving het makkelijker om vrijwilligers te benaderen. Want dat is nog een andere reden waarom duidelijkheid over taken en functies binnen onze vereniging belangrijk is. Mensen gaan vandaag de dag heel secuur met hun tijd om, ze zijn planners geworden. Ze willen hun tijd efficiënt gebruiken en meer doen in minder tijd. De commercie heeft dat al lang geleden ontdekt (kijk maar eens naar al die tijdbesparende apparaten), maar in het verenigingsleven is de gedachte nog steeds dat iemand in een vrij weekend of op doordeweekse avonden alle tijd heeft. Dat is niet waar, hoe spijtig ook. Waar veel mensen vaak wel toe bereid zijn, is het verrichten van taakjes die passen binnen hun nog resterende echte vrije tijd. En die zijn meestal niet van de omvang van het takenpakket van bijvoorbeeld n voorzitter Technische Commissie. Functies herverdelen De boodschap is dus: maak taken zichtbaar en formuleer duidelijke deeltaken, Dit laatste is bedoeld voor iemand die bereid is een aantal uren uit zijn wekelijkse beschikbare tijd aan een vereniging te geven ook een takenpakketje op maat kan maken. Niet iedere functie moet namelijk per se door een enkel persoon worden verricht. Sterker nog: er is geen enkele functie die niet door twee of meer mensen gedeeld kan worden, zelfs niet die van verenigingsvoorzitter. In het echte leven zijn er ook duobanen, dus waarom niet in een vereniging! Bestuur Cluborganisatie Pagina: 5 van 24

6 3.0 De organisatie van de club 3.1 Totaaloverzicht De organisatie van RKSV Nuenen wordt in onderstaand organigram weergegeven. Dit is het algemene organigram waarin alle organen van de vereniging zijn opgenomen. Uit dit organigram blijkt de onderliggende samenhang c.q. samenwerking tussen de diverse entiteiten. Algemeen De A.L.V. (1) is het hoogste orgaan binnen onze vereniging. De taken en bevoegdheden van dit orgaan zijn statutair vastgelegd. Ter ondersteuning van de A.L.V. is er een commissie die de kascontrole doet (2). Deze commissie heeft als hoofdtaak: het financieel jaarverslag van de vereniging controleren om de leden zekerheid te bieden dat het door het bestuur opgestelde financieel verslag een correcte weergave is van de werkelijkheid. Stelt vast dat de informatie in het financieel verslag correct en toereikend is: controle van de balans, staat van baten en lasten en een toelichting. Vaststellen dat relevante wettelijke en andere bepalingen zijn nageleefd. Doet verslag van de bevindingen aan de Algemene Leden Vergadering, inclusief het signaleren van risico s op het gebied van de administratie en eventuele andere gebieden en het advies daarover aan het bestuur. Geeft verslag door aan de verenigingssecretaris. Bestuur (3) De voorzitter van het bestuur wordt door de algemene vergadering in functie gekozen en maakt als zodanig deel uit van het bestuur. De overige leden van het bestuur worden door de algemene vergadering uit de leden benoemd, Elk bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn benoeming af, volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreding. De aftredende is herkiesbaar; wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in. Het hoofdbestuur bestaat op dit moment uit: - het dagelijks bestuur (4): voorzitter (4.0.1) verenigingssecretaris (4.0.2) bestuurssecretaris (4.0.3) penningmeester (4.0.4) - de voorzitter van Technische Commissie (6) - de voorzitter van de Jeugdcommissie (7) - de voorzitter van de Senioren Commissie (8) - de voorzitter van de Commissie Meiden- en vrouwenvoetbal (9) - de voorzitter van de Commissie Communicatie (10) In voorkomende situaties wonen de bestuursvergadering bij: - de vertegenwoordiger van de Sponsorcommissie (5) - de vertegenwoordiger van Accommodatie (11) Commissies, werkgroepen & taakhouders (5 14) Er zijn diverse commissies, werkgroepen en regeltaakhouders werkzaam binnen de club. Hun taken en bevoegdheden zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement van de vereniging. Bij het besluit tot instelling van een commissie of werkgroep worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een beleidsplan vastgelegd. Dit beleidsplan wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishoudelijk reglement. De benoeming tot lid van een commissie of werkgroep geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken. Ad hoc werkgroepen De gangbare commissies, werkgroepen en regeltaakhouders zijn in deze organisatie opgenomen. Het kan overigens voorkomen dat er ad hoc een werkgroep benoemd moet worden, denk hierbij in het recente verleden aan de werkgroep kunstgras of de werkgroep hoofdtrainer selectie N1, voor de afhandeling van een bepaalde over het algemeen kortdurende, taak. Voor een dergelijke ad hoc werkgroep worden uiteraard taken, bevoegdheden, werkwijze alsmede aanspreekpunt vanuit het bestuur benoemd. Het voert echter te ver om die in dit geheel op te nemen. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 6 van 24

7 Algemene bestuurstaken Deelnemen aan bestuursvergaderingen Bewaken van de uitvoering van het verenigingsbeleidsplan Overleggen met alle bestuursleden die bij een bepaald onderwerp betrokken zijn Zelfstandig of na goedkeuring van de ALV arbeidsovereenkomsten afsluiten of ontbinden Verantwoordelijkheid voor het onderhouden van contact met de betaalde krachten en voor het voeren van functionering- en/of evaluatiegesprekken Verantwoordelijk voor de informatievoorziening naar de leden, in nauw overleg met de Commissie Communicatie Het zoeken van opvolgers voor aftredende bestuursleden Het begeleiden van nieuwe bestuursleden Het laten meelopen van nieuwe mensen en zorgdragen voor interne opleidingen Luisteren naar vragen van leden en deze op de juiste plaats bespreekbaar maken Bestuur Cluborganisatie Pagina: 7 van 24

8 3.2. Organigram per commissie, werkgroep of sterkhouder Naast het algemeen organigram is er per entiteit een organigram gemaakt. Hieruit blijkt welke functies er zijn, de taakstelling en de eventuele ondersteuning Algemene taken voorzitters commissies Bewaakt de uitvoering van het verenigingsbeleidsplan en specifiek van zijn commissiegebied Overlegt met alle bestuursleden en commissievoorzitters die bij een bepaald onderwerp betrokken zijn Verantwoordelijk voor de infovoorziening naar de leden, in nauw overleg met Commissie Communicatie Zoekt opvolgers voor aftredende commissieleden Begeleidt nieuwe commissieleden Laat mensen meelopen en draagt zorg voor interne opleidingen Luistert naar vragen van leden en geeft deze door aan het betreffende bestuurslid of de betreffende commissie Onderhoudt contacten met de sportbond en met collega functionarissen van andere verenigingen 3.3 Denktank Is een onafhankelijk orgaan binnen de club dat zich op de achtergrond bezig houdt met het wel en wee van de club en het zoeken naar geschikte personen voor openstaande vacatures binnen het bestuur of commissies. Omdat het om vrijwilligers gaat maakt de vrijwilligerscoördinator deel uit van de dit orgaan. Om voeding te houden met het bestuur is ook een bestuurslid opgenomen in de denktank. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 8 van 24

9 4.0 Het Dagelijks Bestuur (4) en Accommodatiebeheer (11) D agelijks B estuur (4) F uncties T aakgebied / Ondersteuning Vo o rzitter (4.1) Vrijwilligersco ö rdinato r (4.1.1) a. de algemene leiding van zaken; b. de uitvoering van de door de ALV genomen besluiten; c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen; d. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging. V. C.P. (13) B.O.S.N. (11.4) B estuurssecretaris (4.2) Ledenadministratie (4.2.1) Suppo rtersclub (12) Verenigingssecretaris (4.3) Veiligheidsco ö rdinato r (4.3.1) A cco mmo datie (11) Stewards (4.3.2) F uncties T aakgebied / Ondersteuning P enningmeester (4.4) Kassabezetting (4.4.1) Kantine B eheerders (11.1) T erreinbeheerders (11.2) Houden zich bezig met het beheer en onderhoud van het clubgenouw, het onderhoud van de accommodatie en de velden en het wassen van de wedstrijdkleding. Werkgro ep activiteiten (14) Gro enplo eg (11.3) Het Dagelijks Bestuur (4) Dit wordt gevormd door de voorzitter (4.0.1) de bestuurssecretaris (4.0.2) de verenigingssecretaris (4.0.3) penningmeester (4.0.4). 4.1 Taakomschrijvingen Voorzitter (4.0.1) Hoofdtaak: Geeft leiding aan de vereniging, bepaalt mede t verenigingsbeleid en vertegenwoordigt de vereniging in- en extern. Heeft een visie op de toekomst van de vereniging en ziet toe op de uitvoering en evaluatie van het verenigingsbeleid Coördineert bestuurs- en commissiewerkzaamheden Zit jaarlijks de algemene- en bijzondere ledenvergaderingen voor Zit bestuursvergaderingen voor en is met de bestuurssecretaris verantwoordelijk voor de agenda Delegeert werkzaamheden (nieuwe werkzaamheden of buiten het standaardtakenpakket) naar de bestuursleden en ziet toe op de uitvoering Begeleidt bestuursleden bij de uitvoering van hun taken Is eindverantwoordelijk voor de werkgeverstaken van het personeel dat binnen de vereniging werkzaam is Bestuur Cluborganisatie Pagina: 9 van 24

10 Functioneert als vraagbaak binnen de vereniging voor de leden en heeft een luisterend oor Bewaakt de afhandeling van klachten en aan- en opmerkingen over de vereniging van leden, ouders en externen Neemt samen met andere bestuursleden beslissingen en toetst deze aan het verenigingsbeleid Houdt voeling met de commissies om toe te zien op de uitvoering van het verenigingsbeleid Vertegenwoordigt de vereniging naar de KNVB en andere externe partijen zoals de gemeente en de provincie, Onderhoudt contacten met andere voetbalverenigingen (tijdens clusterbijeenkomsten) in de regio en mogelijk andere sportverenigingen in de buurt Onderhoudt contacten met andere mogelijke samenwerkingspartners Als bestuurslid aanspreekpunt voor: - vrijwilligerscoördinator - V.C.P Bestuurssecretaris (4.0.2) Hoofdtaak: Zorgt voor n efficiënt lopend secretariaat. Neemt deel aan bestuursvergaderingen, notuleert en verzorgt de actiepuntenlijst Verspreidt de notulen en de actielijst onder de deelnemers aan vergaderingen Stelt in overleg met de voorzitter de agenda vast en verstuurt de uitnodigingen voor vergaderingen Ontvangt correspondentie en zorgt ervoor dat deze bij de betreffende functionaris(sen) komt Opstellen van de jaarstukken van de vereniging in overleg met betrokken bestuurs- en commissieleden Verzorgt de administratie en correspondentie van het bestuur Als bestuurslid aanspreekpunt voor # de ledenadministratie m.b.t. registratiezaken; # de supportersvereniging Verenigingssecretaris (4.0.3) Hoofdtaak: Zorgt voor n efficiënt lopend secretariaat. Neemt deel aan bestuursvergaderingen. Verzamelt centraal de notulen van overige commissies Houdt een archief bij en ziet toe op de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar Ontvangt correspondentie en zorgt ervoor dat deze bij de betreffende functionaris(sen) komt Geeft mutaties in de verenigingsgegevens door aan de KNVB Tijdig bestellen van kantoorartikelen. Opstellen van de jaarstukken van de vereniging in overleg met betrokken bestuurs- en commissieleden Verantwoordelijk voor het sleutelbeheer Verzorgt de administratie en correspondentie van het bestuur Is het eerste aanspreekpunt voor de vereniging voor externen (sportbond, gemeente, KvK, andere verenigingen) Als bestuurslid aanspreekpunt voor: # de commissie accommodatie m.b.t. personele zaken; # de veiligheidscoördinator en de stewards Penningmeester (4.0.4) Hoofdtaak: Verantwoordelijk voor het financiële beleid. Eerst verantwoordelijke voor het financiële beleid en beheer van de vereniging Int de contributie in samenwerking met de ledenadministrateur Is verantwoordelijk voor financiële vraagstukken en afspraken van het bestuur en de commissies Is verantwoordelijk voor al het betalingsverkeer van de vereniging, is daarvoor geautoriseerd voor de bankrekeningen Betaalt boetes aan externe partijen (bijv. De gemeente, de sportbond, etc.) Stelt een jaarlijkse begroting op en controleert deze Beoordeelt de financiële situatie en maakt een financieel jaarverslag Beoordeelt in overleg met het bestuur ad hoc aanvragen voor geld Stelt in overleg met het bestuur het budget vast voor commissies en maakt afspraken over de verantwoording Pleegt overleg met de kascontrole commissie Beheert de bonnenuitgifte Bestuur Cluborganisatie Pagina: 10 van 24

11 Heeft 2x per jaar overleg met de penningmeester van de Stg. Vrienden van RKSV Nuenen en de penningmeester van de B.O.S.N. Maakt contractafspraken met het vrijwilligers en betaald kader over financiële vergoedingen Als bestuurslid aanspreekpunt voor: # de kantinebeheerder; # de commissie accommodatie m.b.t. financiële zaken; # de ledenadministratie m.b.t. financiële zaken; # de kassabezetting # de werkgroep activiteiten Vrijwilligerscoördinator (4.1.1) Hoofdtaak: Het planmatig aandacht besteden aan de vrijwilliger in de vereniging. Is de eerst verantwoordelijke voor een planmatige aanpak voor werving en behoud van vrijwilligers (vrijwilligersbeleid) Adviseert het bestuur en de commissies over het vrijwilligersbeleid Coördineert de introductie van nieuwe vrijwilligers en de begeleiding en deskundigheidsbevordering van bestaand kader Stelt taak- en functieomschrijvingen op en evalueert deze jaarlijks Brengt het vrijwilligerspotentieel van de vereniging in kaart Maakt een vrijwilligersplanning waarin de (toekomstige) vrijwilligersbehoefte van de vereniging staat beschreven en maatregelen worden voorgesteld om ervoor te zorgen dat in deze behoefte kan worden voorzien Behartigt de belangen van de vrijwilligers: waardering, onkostenvergoeding, verzekering en dergelijke Is verantwoordelijk voor het lief en leed binnen de vereniging, bijvoorbeeld een bloemetje bij ziekte, een verjaardagskaartje, etc. Stimuleert dat bij de taakinvulling zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen, motieven en mogelijkheden van de vrijwilligers Draagt er zorg voor dat er goede en duidelijke afspraken worden gemaakt met vrijwilligers over de werkzaamheden en de wijze waarop en de condities waaronder deze worden uitgevoerd en stimuleert dat deze afspraken zoveel mogelijk schriftelijk worden vastgelegd. Vanuit het bestuur heeft de voorzitter de aansturing van deze regeltaakhouder in portefeuille V.C.P. (13) Ter ondersteuning is binnen de RKSV Nuenen de werkgroep VCP (Vertrouwens Contact Personen) actief. Diverse personen hebben hiervoor een speciale cursus gevolgd. Ook is deze commissie ondersteunend bij het aanvragen van de VOG-verklaring welke elke vrijwilliger binnen onze club moet overleggen. Vanuit het bestuur heeft de voorzitter de aansturing van deze commissie in portefeuille Ledenadministrateur (4.2.1) Hoofdtaak: Voeren van de ledenadministratie. Voert de ledenadministratie en houdt deze up-to-date Geeft mutaties in de ledengegevens door aan de KNVB Verwerkt de inschrijvingen van nieuwe leden Licht nieuwe leden voor (mondeling en schriftelijk), bijvoorbeeld door het uitreiken van een informatiepakket. Wint informatie in over wensen en behoeftes van het nieuwe lid en geeft informatie over de wensen en verplichtingen van de vereniging Int de contributie in samenwerking met de penningmeester Int de boetes binnen de vereniging Levert op verzoek ledenlijsten aan Meldt alle (nieuwe) leden aan bij de sportbond, geeft mutaties door en meldt opzeggers af Onderzoekt redenen van leden om af te haken (in samenhang met de betreffende commissie) Houdt na ongeveer een maand een telefonisch exit onderzoek onder leden die bedankt hebben (in samenhang met de betreffende commissie) Onderhoudt contact met oud-leden van de vereniging Supportersclub (12) Is een onafhankelijk orgaan binnen de club en houdt zich o.a. bezig met ondersteuning tijdens de Nieuwjaarsreceptie, het Groen -Wittersbal, de vrijwilligersavond, het huldigen van de kampioenen op de kampioenendag, organiseert rikavonden en ondersteund in enkele gevallen aanvragen voor businzet. Vanuit het bestuur heeft de bestuurssecretaris de aansturing van deze taak houder in portefeuille. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 11 van 24

12 Accommodatiebeheer (11) Hoofdtaak: Verantwoordelijk voor ( t onderhouden en beheren van) t sportpark, inclusief velden en gebouwen. Is de eerst verantwoordelijke voor het accommodatiebeleid binnen de vereniging Verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van het park en gebouwen Verantwoordelijk voor de veiligheidseisen van velden en gebouwen op het park Verantwoordelijk voor de aansturing van de groenploeg en de beheerders Coördineert en evalueert het accommodatiebeleid Draagt zorg voor de naleving van de wet- en regelgeving met betrekking tot accommodatie zaken Onderhoudt het contact met de gemeente/onderhoudsfirma over accommodatiezaken Stelt een jaarplan op voor het onderhoud en draagt zorg voor de uitvoering Geeft wensen/problemen vanuit de accommodatiebeheer aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de leden van accommodatiebeheer Doet verslag van accommodatiebeheer vergaderingen naar t bestuur en geeft de notulen door aan de verenigingssecretaris Zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur en de accommodatiebeheer Coördineert de taakverdeling binnen de commissie Vertegenwoordiging binnen het verenigingsbestuur is ondergebracht bij de verenigingssecretaris (personele zaken) en de penningmeester (financiële zaken) Veiligheidscoördinator (4.3.1) Is aanspreekpunt voor alle veiligheidszaken die zich voor, tijdens of na de wedstrijd op het sportpark afspelen. Stelt de stewards aan die hem bij deze taak ondersteunen. Vanuit de KNVB zijn de taken voor deze functionaris, die verplicht is indiener gespeeld wordt in de hoofdklasse of hoger, beschreven. Door de vereniging kunnen hier nog aanvullende taken aan toegevoegd worden. De volledige taakbeschrijving van deze functionaris is opgenomen in het document draaiboek wedstrijdorganisatie. Vanuit het bestuur heeft de verenigingssecretaris de aansturing van deze taakhouder in portefeuille Stewards (4.3.2) Assisteren bij de ingang van t sportpark voor aanvang van de wedstrijd, voeren controle op RKSV - pasjes uit, assisteren de dames aan de kassa en verstrekken van informatie aan bezoekers. Tijdens de wedstrijd houden zij toezicht op orde en rust rond het veld en op de tribune. Vanuit het bestuur heeft de verenigingssecretaris de aansturing van deze taakhouder in portefeuille Kantine Een belangrijk deel van de inkomsten van de club komen uit de kantineopbrengsten. Hiertoe is een overeenkomst met een kantinebeheerder opgesteld. Vanuit het bestuur onderhoudt de penningmeester de contacten met de kantinebeheerder Kassabezetting (4.4.1) Bij de thuiswedstrijden van Nuenen wordt er entree geheven voor bezoekers. Een poule van medewerkers is beschikbaar om hiervoor de kassadienst te vervullen. Vanuit het bestuur heeft de penningmeester de aansturing van deze taakhouder in portefeuille Werkgroep activiteiten (14) Hoofdtaak: Verantwoordelijk voor de recreatieve activiteiten. o Maakt een jaarplanning o Zorgt voor diverse activiteiten ten behoeve van alle groepen binnen de vereniging o Organiseert en evalueert de activiteiten o Doet verslag van activiteiten o Doet verslag van vergaderingen naar het bestuur en geeft de notulen door aan de verenigingssecretaris o Zorgt voor goede communicatie met het bestuur, overige commissies en de kantinebeheerder. Vanuit het bestuur heeft de penningmeester de aansturing van de werkgroep in portefeuille. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 12 van 24

13 5.0 De sponsorcommissie (5) St g. V riend en R KSV N uenen ( 5.1) Sp o nso rco mmissie ( 5) F unct ies T aakg eb ied / Onderst euning V o o rzit t er ( 5.0.1) W erkg ro ep Kled ing ( 5.2 ) Zorgen voor het sp o nso rd eel van de de inko menst ro o m van de club. Secret aris ( ) Penning meest er ( ) Led en ( ) Er is een stichting (5.1) met een eigen bestuur die zorgt voor het sponsordeel van de inkomstenstroom van de club. Voor de uitvoering van deze taak is er een sponsorcommissie die verantwoordelijk voor het sponsorbeleid. Om de link met de vereniging te houden kan de voorzitter van deze commissie vergaderingen van het algemeen bestuur bijwonen, omgekeerd is ook mogelijk. Ook hebben de penningmeesters van zowel de club als de sponsorcommissie geregeld overleg. I.v.m. de regulering van de sponsornamen is de inkoop van de kleding ondergebracht bij deze commissie. Ter ondersteuning van deze werkzaamheden is er een werkgroep kleding (5.2). Het kledingbeleid is verenigingsbreed opgesteld. 5.1 Taakomschrijvingen Voorzitter Sponsorcommissie (5.0.1) Leidt de sponsorcommissie; Vertegenwoordigt indien nodig de SC binnen het verenigingsbestuur; Verantwoordelijk voor het verwerven van financiën uit sponsoring, fondsen, subsidies en dergelijke; Coördineert en evalueert het algemeen sponsorbeleid; Legt en onderhoudt het contact met (potentiële) sponsors; Is samen met de commissiepenningmeester verantwoordelijk voor de overeenkomsten met de sponsors en ziet toe op de naleving ervan, indien nodig in samenspraak met de betreffende commissie; Behartigt de sponsorbelangen binnen de vereniging; Behartigt de verenigingsbelangen bij de sponsor; Stelt een jaarplan op betreffende de werving van financiële middelen en draagt zorg voor de uitvoering; Geeft wensen/problemen vanuit de commissie aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de commissieleden; Doet verslag van vergaderingen naar het bestuur en geeft de notulen door aan de verenigingssecretaris; Zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur en de commissie; Coördineert de taakverdeling binnen de commissie Secretaris Sponsorcommissie (5.0.2) Stelt i.o.m de voorzitter de agenda vast en verstuurt de uitnodigingen voor vergaderingen; Neemt deel aan commissievergaderingen, notuleert en verzorgt de actiepuntenlijst; Verspreidt de notulen en de actielijst onder de deelnemers aan vergaderingen; Doet verslag van SC vergaderingen naar bestuur en geeft notulen door aan de verenigingssecretaris; Stelt het jaarverslag van SC op en zorgt dat dit tijdig aanwezig is bij de commissievoorzitter Penningmeester Sponsorcommissie (5.0.3) Stelt de begroting op voor de SC en bewaakt het budget van de SC; Int de sponsoropbrengsten en draagt deze per kwartaal af aan de verenigingspenningmeester; Bestuur Cluborganisatie Pagina: 13 van 24

14 Is samen met de commissievoorzitter verantwoordelijk voor de overeenkomsten met de sponsors en ziet toe op de naleving ervan; Heeft ten minste 2x per jaar overleg met de penningmeester van de verening. 5.2 Werkgroep Kleding (5.2) Beheert de wedstrijd- en bruikleenkleding; Zorgt voor voldoende shirtjes in de teamtassen; Zorgt voor reparatie dan wel vervanging van kapotte kleding. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 14 van 24

15 6.0 De Technische Commissie (6) Vo o rzitter (6.0.1) Werkgro ep Wedstrijdbureau(6.1) Selectie N 1 / N 2 (6.2) Secretaris (6.0.2) Selectiemanager Jeugdselectieteams (6.3) Lid B o venbo uw (6.0.3) Lid Onderbo uw (6.0.4) H o o fd Jeugdo pleidingen B o venbo uw H o o fd Jeugdo pleidingen Onderbo uw De voorzitter (6.0.1) van deze commissie heeft zitting in het bestuur. De commissie bestaat idealiter uit een secretaris (6.0.2), de coördinator bovenbouw (6.0.3) en de coördinator onderbouw (6.0.4). De commissie stuurt de selectiemanager en het hoofd jeugdopleidingen aan. De commissie houdt zich bezig met selectie-elftallen (elftalsamenstelling, aanstellen trainers / leiders) bij zowel de senioren (6.2) als de jeugd (6.3). 6.1 Taakomschrijvingen Voorzitter Technische Commissie (6.0.2) Hoofdtaak: Verantwoordelijk voor het technische beleid met betrekking tot de prestatieve senioren- en jeugdteams. Leidt de Technische Commissie (TC); Vertegenwoordigd de TC binnen het verenigingsbestuur; Zit vergaderingen TC voor; Stelt de begroting op voor de TC en bewaakt het budget van de TC; Coördineert schorsingen n.a.v. boekingenadministratie vanuit ledenadministratie; Coördineert schorsingen n.a.v. contributieadministratie vanuit ledenadministratie; Coördineert de taakverdeling binnen de commissie; Zorgt met de commissie voor aanstelling van de trainers/begeleiders; Overlegt de behoefte aan trainer(s) met het bestuur; Geeft aan wie wanneer bepaalde kadercursussen kan/dient te volgen (trainerscursussen, jeugdbegeleider, enz.); Onderhoudt het vakinhoudelijke contact met de trainer(s), voert bijvoorbeeld functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken in nauw overleg met een commissielid, de HJO of selectiemanager; Stimuleert de trainer(s) om applicatiecursussen te volgen; Geeft wensen/problemen vanuit de TC aan richting bestuur en koppelt dit terug aan de TC- leden; Doet verslag van TC vergaderingen naar bestuur en geeft notulen door aan de verenigingssecretaris; Zorgt voor goede communicatie tussen de TC (inclusief de onderliggende selectie-elftallen) en het bestuur en de andere commissies Secretaris Technische Commissie (6.0.2) functie is wenselijk maar geen noodzaak Stelt i.o.m de voorzitter de agenda vast en verstuurt de uitnodigingen voor vergaderingen; Neemt deel aan commissievergaderingen, notuleert en verzorgt de actiepuntenlijst; Verspreidt de notulen en de actielijst onder de deelnemers aan vergaderingen; Doet verslag van TC vergaderingen naar bestuur en geeft notulen door aan de verenigingssecretaris; Stelt het jaarverslag van TC op en zorgt dat dit tijdig aanwezig is bij de voorzitter TC Coördinator Bovenbouw (6.0.3) vertegenwoordigt binnen de TC de prestatieve teams uit de categorie A B C D ;E Is aanspreekpunt voor HJO bovenbouw en onderbouw en de trainers en leiders van zijn/haar categorie; Waarborgt de uitvoering van de technische beleidskaders Coördinator Onderbouw (6.0.4) Vertegenwoordigt binnen de TC de prestatieve teams uit de categorie F en Sport&Spel; Is aanspreekpunt voor de trainers en leiders van zijn/haar categorie. 6.2 Selectiemanager Deze functionaris heeft geen zitting in de TC maar wordt vanuit deze commissie aangestuurd. Is aanspreekpunt voor de trainers en spelers van de selectie N1 / N2; Geeft wensen en problemen uit de selectie aan en vult in samenspraak met TC in. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 15 van 24

16 6.3 Hoofd Jeugdopleidingen (HJO bovenbouw) Deze functionaris heeft geen zitting in de TC maar wordt vanuit deze commissie aangestuurd. Verantwoordelijk voor technische uitvoering van de prestatieve teams uit de categorie N1, N2, N3, A en B; Is op technisch gebied 1 e aanspreekpunt voor de trainers en leiders van zijn/haar categorie. 6.4 Hoofd Jeugdopleidingen (HJO onderbouw) Deze functionaris heeft geen zitting in de TC maar wordt vanuit deze commissie aangestuurd. Verantwoordelijk voor technische uitvoering van de prestatieve teams uit de categorie C, D en E; Is op technisch gebied 1 e aanspreekpunt voor de trainers en leiders van zijn/haar categorie. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 16 van 24

17 7.0 De Jeugdcommissie (7) Jeugdco mmissie (7) F uncties T aakgebied / Ondersteuning Vo o rzitter (7.0.1) Werkgro ep Wedstrijdbureau (7.1) Coö rdinatie Jeugdteams (7.2) Secretaris (7.0.2) T o erno o i-co mmissie T huis & Uit (7.3) Coö rdinato r A - Jeugd (7.2.1) Coö rdinato r B - Jeugd (7.2.2) Coö rdinato r C - Jeugd (7.2.3) Coö rdinato r D - Jeugd (7.2.4) Coö rdinato r E - Jeugd (7.2.5) Coö rdinato r F - Jeugd (7.2.6) Coö rdinato r Spo rt & Spel (7.2.7) A lgemene Z aken (7.4) De voorzitter (7.0.1) van deze commissie heeft zitting in het bestuur. Bestaat verder uit: secretaris (7.0.2), coördinatoren van de A- t/m F- jeugd + Sport & Spel (7.2.1 t/m 7.2.7) en een vertegenwoordiger algemene zaken (o.a. ledenpassen, 7.4). Zij houden zich bezig met de coördinatie van de jongensteams met als hoofdfocus de recreatieve teams (7.2) en de organisatie thuis- & uittoernooien (7.3). 7.1 Taakomschrijvingen Voorzitter Jeugdcommissie (7.0.3) Hoofdtaak: Verantwoordelijk voor het jeugdbeleid. Leidt de jeugdcommissie (JC); Vertegenwoordigt de JC binnen het verenigingsbestuur; Overlegt met de Technische Commissie (TC) over alle voetbaltechnische zaken die specifiek met jeugd te maken hebben en zorgen voor de uitvoering van dit beleid; Is verantwoordelijk voor het opstellen van een jeugdbeleidsplan dat aansluit bij het algemeen verenigingsbeleidsplan en voor de implementatie daarvan; Coördineert en evalueert het algeheel jeugdbeleid; Stelt de begroting op voor de JC en bewaakt het budget van de JC; Zit vergaderingen jeugdcommissie voor; Stelt een jaarplan op en draagt zorg voor de uitvoering van de jeugdactiviteiten; Houdt overzicht over de verdeling van de trainingsuren over de doelgroepen; Communiceert en promoot (sportbond-)jeugdactiviteiten, cursussen en thema-avonden binnen de vereniging; Geeft wensen/problemen vanuit de JC aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de JC leden; Doet verslag van JC- vergaderingen naar het bestuur en geeft notulen door aan de verenigingssecretaris; Zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur en de JC; Coördineert de taakverdeling binnen de jeugdcommissie; Coördineert schorsingen n.a.v. boekingenadministratie vanuit ledenadministratie; Coördineert schorsingen n.a.v. contributieadministratie vanuit ledenadministratie; Maakt in voorkomende jeugdzaken deel uit van de Commissie Normen en Waarden ; Bestuur Cluborganisatie Pagina: 17 van 24

18 Onderhoudt contact met ouders en stimuleert hun betrokkenheid Secretaris Jeugdcommissie (7.0.1) Stelt i.o.m de voorzitter de agenda vast en verstuurt de uitnodigingen voor vergaderingen; Neemt deel aan commissievergaderingen, notuleert en verzorgt de actiepuntenlijst; Verspreidt de notulen en de actielijst onder de deelnemers aan vergaderingen; Doet verslag van JC vergaderingen naar bestuur en geeft notulen door aan de verenigingssecretaris; Stelt het jaarverslag van JC op en zorgt dat dit tijdig aanwezig is bij de voorzitter Jeugdcommissie; Maakt in voorkomende jeugdzaken deel uit van de Commissie Normen en Waarden Coördinator Jeugdafdeling (7.2.1 t/m 7.2.7) Vertegenwoordigt binnen de jeugdafdeling een categorie; Is aanspreekpunt voor de trainers en leiders van zijn/haar categorie; Bepaalt of er plaats is binnen zijn/haar categorie om te voetballen; Is aanspreekpunt voor nieuwe aspirant leden; Verzamelt de bescheiden voor een inschrijving en levert deze compleet aan bij de ledenadministratie; Meldt leden, die stoppen, af bij de ledenadministratie; Is bepalend de teamindeling van zijn/haar categorie; Vraagt dispensatie aan voor leden van zijn/haar categorie (via voorzitter Jeugdcommissie); Bemiddelt bij het uitwisselen van spelers tussen teams uit zijn/haar categorie; Werkt voor wat betreft de selectieteams samen met de TC aan de teamindeling; Werkt samen met de TC inzake de gang van zaken in de selectie team binnen zijn/haar categorie; Zorgt voor bezetting (trainers en leiders) voor teams binnen zijn/haar categorie en zorgt dat trainers en leiders worden aangemeld/ingeschreven in de ledenadministratie; Organiseert minimaal 1x per jaar teamgesprekken met trainers/leiders over zijn/haar teams;. Regelt (op aanvraag van trainers/leiders) oefenwedstrijden voor teams uit zijn/haar categorie; Is aanspreekpunt bij incidenten voortkomend uit trainingen en wedstrijden, tevens voor de organisatie (Bestuur, Accommodatiebeheer); Is ondersteunend bij de thuistoernooien van zijn/haar categorie; Is inzake alle andere gevallen aanspreekpunt voor zijn/haar categorie Medewerker Algemene Zaken (7.4) Verzorgen van de spelerspassen bij de jeugd Toernooicommissie Uit & Thuis (7.3) Verzorgen van toernooien; Zorgt ervoor dat jeugdteams op verzoek van trainers/leiders worden ingeschreven voor uittoernooien. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 18 van 24

19 8.0 De Senioren Commissie (8) C o mmissie Senio ren (8) F uncties T aakgebied / Ondersteuning Vo o rzitter (8.0.1) Werkgro ep Wedstrijdureau (8.1) Coö rdinatie M annen R ecreatief Wedstrijdsecretaris (8.0.2) Coördinato r M annenvo etbal (8.0.3) P ro ject M edewerkers Werkgro ep Scheidsrechters (8.2) De voorzitter (8.0.1) van deze commissie heeft zitting in het bestuur. De commissie bestaat verder uit de wedstrijdsecretaris (8.0.2), de coördinator mannenvoetbal (8.0.3) plus een aantal commissieleden die zich met specifieke taken/projecten bezighouden ter ondersteuning van de voorzitter, wedstrijdsecretaris en coördinator. 8.1 Taakomschrijvingen Voorzitter Commissie Senioren (8.0.1) Hoofdtaak: Verantwoordelijk voor het seniorenbeleid met betrekking tot de recreatieve teams. Leidt de Commissie Senioren (CS); Vertegenwoordigd de CS binnen het verenigingsbestuur. Geeft wensen/problemen vanuit de CS aan richting bestuur en koppelt dit terug aan de CS. Zorgt voor een goede communicatie tussen bestuur en TC; Stelt de begroting op voor de CS en bewaakt het budget van de CS; Coördineert de taakverdeling binnen de CS; Coördineert Overkomende jeugd (samen met CJ); Communicatie met lagere elftallen; Verantwoordelijk voor aanname nieuwe leden i.s.m. ledenadministratie; Coördineert schorsingen n.a.v. boekingenadministratie vanuit ledenadministratie; Coördineert schorsingen n.a.v. contributieadministratie vanuit ledenadministratie; Maakt in voorkomende seniorenzaken deel uit van de Commissie Normen en Waarden ; Elftal indelingen (i.s.m. overige leden van de commissie); Inschrijven teams: sterkte indeling en wensen m.b.t. uit / thuis spelen in de gaten houden; Samenstellen trainingsschema i.s.m. overige leden van de commissie en voorzitter JC/TC/CMVV; Overige taken Wedstrijdsecretaris Commissie Senioren (8.0.2) Behandelt verzoeken tot uitstel van een thuis- of uitwedstrijd (t,b,v. alle seniorenteams inclusief TC en CMVV); Behandelt wedstrijdwijzigingen die door de KNVB zijn gestuurd (t,b,v. alle seniorenteams inclusief TC en CMVV); Is contactpersoon richting de KNVB. Maakt tevens onderdeel uit van het wedstrijdbureau Algemeen Coördinator Mannenvoetbal (8.0.3) Maakt op basis van het thuisprogramma wekelijks een planning voor velden en kleedlokalen; Regelt de inzet van scheidsrechters op zondag (via de werkgroep scheidsrechters); Regelt de bezetting van sportparkdiensten op zaterdag en zondag; Verantwoordelijk voor het muntenbeheer; Maakt tevens onderdeel uit van het wedstrijdbureau; Bestuur Cluborganisatie Pagina: 19 van 24

20 8.2 Werkgroep Scheidsrechters (8.3) Vertegenwoordigt de clubscheidsrechters op zondag; Zorgt voor opleiding, begeleiding en nascholing van de clubscheidsrechters; Regelt de inzet van scheidsrechters op zondag. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 20 van 24

21 9.0 Meiden- en vrouwenvoetbal (9) M eiden- & Vro uwen -vo etbal (9) F uncties T aakgebied / Ondersteuning Vo o rzitter (9.0.1) Werkgro ep Wedstrijdbureau (9.1) Coö rdinatie M eiden- en Vro uwenvo etbal (9.2) Secretaris (9.0.2) T echnische Z aken M eiden (9.0.3) T echnische Z aken Vro uwen (9.0.4) Coö rdinato r M eidenvo etbal (9.0.5) Coö rdinato r Vro uwenvo etbal (9.0.6) De voorzitter (9.0.1) van deze commissie heeft zitting in het bestuur. De commissie bestaat verder uit een secretaris (9.0.2) de technisch coördinator Meiden (9.0.3), de technisch coördinator vrouwen (9.0.4) en de coördinator Meiden- en vrouwenvoetbal (9.0.5). Houden zich bezig met de elftalsamenstelling en aanstelling van trainers / leiders van de Meiden- en vrouwenteams. 9.1 Taakomschrijvingen Voorzitter Commissie Meiden- en Vrouwenvoetbal (9.0.1) Hoofdtaak: Verantwoordelijk voor het beleid met betrekking tot Meiden- en vrouwenvoetbal. Leidt de Commissie Meiden- en Vrouwenvoetbal (CMVV); Vertegenwoordigd de CMVV binnen het verenigingsbestuur. Geeft wensen/problemen vanuit de CMVV aan richting bestuur en koppelt dit terug aan de CMVV. Zorgt voor een goede communicatie tussen het bestuur en de TC; Stelt de begroting op voor de CMVV en bewaakt het budget van de CMVV; Coördineert de taakverdeling binnen de CMVV m.b.t. het meiden- en vrouwenvoetbal op zowel prestatief als recreatief gebied; Verantwoordelijk voor aanname nieuwe leden i.s.m. ledenadministratie; Coördineert schorsingen n.a.v. boekingenadministratie vanuit ledenadministratie; Coördineert schorsingen n.a.v. contributieadministratie vanuit ledenadministratie; Coördineert de elftal indelingen (i.s.m. 2 leden van de commissie); Schrijft, in samenspraak met JC en CS teams in: hierbij sterkte indeling en wensen m.b.t. uit / thuis spelen in de gaten houden; Overige taken Secretaris Commissie Meiden- en Vrouwenvoetbal (9.0.2) Stelt i.o.m de voorzitter de agenda vast en verstuurt de uitnodigingen voor vergaderingen; Neemt deel aan commissievergaderingen, notuleert en verzorgt de actiepuntenlijst; Verspreidt de notulen en de actielijst onder de deelnemers aan vergaderingen; Doet verslag van CMVV vergaderingen naar bestuur en geeft notulen door aan de verenigingssecretaris; Stelt het jaarverslag van CMVV op en zorgt dat dit tijdig aanwezig is bij de commissievoorzitter Technisch Coördinator Meiden (9.0.3) Werkt voor wat betreft de selectieteam(s) Meiden samen met de technisch coördinator vrouwen en de algemene coördinatoren; Zorgt voor bezetting (trainers en leiders) voor prestatieve teams binnen deze categorie en zorgt dat trainers en leiders worden aangemeld/ingeschreven in de ledenadministratie; Bestuur Cluborganisatie Pagina: 21 van 24

22 9.1.4 Technisch Coördinator Vrouwen (9.0.4) Werkt voor wat betreft de selectieteam(s) samen met de technisch coördinator Meiden en de algemene coördinatoren; Zorgt voor bezetting (trainers en leiders) voor prestatieve teams binnen deze categorie en zorgt dat trainers en leiders worden aangemeld/ingeschreven in de ledenadministratie; Algemeen Coördinator Meiden (9.0.5) Vertegenwoordigt de meidenteams; Is aanspreekpunt voor de trainers en leiders van de recreatieve meidenteams; Bepaalt of er plaats is binnen de categorie om te voetballen; Is aanspreekpunt voor nieuwe aspirant leden; Verzamelt de bescheiden voor een inschrijving en levert deze compleet aan bij de ledenadministratie; Meldt leden, die stoppen, af bij de ledenadministratie; Beheert de teamindeling van de recreatieve teams; Vraagt dispensatie aan voor leden van de categorie meiden (via voorzitter JC); Bemiddelt bij het uitwisselen van spelers tussen teams uit de meiden- en vrouwencategorie; Werkt voor wat betreft de selectieteam(s) samen met de technisch coördinatoren Meiden en vrouwen ; Zorgt voor bezetting (trainers en leiders) voor recreatieve teams binnen zijn/haar categorie en zorgt dat trainers en leiders worden aangemeld/ingeschreven in de ledenadministratie; Organiseert minimaal 1x per jaar teamgesprekken met trainers/leiders over de recreatieve teams;. Regelt (op aanvraag van trainers/leiders) oefenwedstrijden voor recreatieve teams; Is aanspreekpunt bij incidenten voortkomend uit trainingen en wedstrijden, tevens voor de organisatie (Bestuur, Accommodatiebeheer); Is ondersteunend bij de thuistoernooien; Is inzake alle andere gevallen aanspreekpunt voor zijn/haar categorie Algemeen Coördinator Vrouwen (9.0.6) Vertegenwoordigt de vrouwenteams; Is aanspreekpunt voor de trainers en leiders van de recreatieve vrouwenteams; Bepaalt of er plaats is binnen de categorie om te voetballen; Is aanspreekpunt voor nieuwe aspirant leden; Verzamelt de bescheiden voor een inschrijving en levert deze compleet aan bij de ledenadministratie; Meldt leden, die stoppen, af bij de ledenadministratie; Beheert de teamindeling van de recreatieve teams; Bemiddelt bij het uitwisselen van spelers tussen teams uit de meiden- en vrouwencategorie; Werkt voor wat betreft de selectieteam(s) samen met de technisch coördinatoren meiden en vrouwen ; Zorgt voor bezetting (trainers en leiders) voor recreatieve teams binnen zijn/haar categorie en zorgt dat trainers en leiders zodanig worden aangemeld/ingeschreven; Organiseert minimaal 1x per jaar teamgesprekken met trainers/leiders over de recreatieve teams; Regelt (op aanvraag van trainers/leiders) oefenwedstrijden voor recreatieve teams; Is aanspreekpunt bij incidenten voortkomend uit trainingen en wedstrijden, tevens voor de organisatie (Bestuur, Accommodatiebeheer); Zorgt ervoor dat zijn/haar teams op verzoek trainers/leiders worden ingeschreven voor uittoernooien; Is inzake alle andere gevallen aanspreekpunt voor zijn/haar categorie. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 22 van 24

23 10.0 Commissie Communicatie (10) Interne & Externe co mmunicatie (10) F uncties T aakgebied / Ondersteuning Vo o rzitter (10.0.1) Spo nso rco mmissie (5) R eg uleren en b eheren van alle relevante communicat iezaken en - middelen. (10.1 Secretaris (10.0.2) A lgemene Z aken (10.0.3) De voorzitter (10.0.1) van deze commissie heeft zitting in het bestuur. De commissie bestaat verder uit een secretaris (10.0.2) en een aantal leden (10.0.3). Zij houden zich bezig met het op orde brengen (reguleren) en houden (beheren) van alle relevantie communicatiemiddelen en communicatiezaken (10.1) Taakomschrijvingen Voorzitter Commissie Communicatie (10.0.1) Hoofdtaak: Verantwoordelijk voor het interne en externe PR- en communicatiebeleid (functie zou ook opgesplitst kunnen worden). Heeft vanuit het bestuur de sponsorcommissie in portefeuille. Leidt Commissie Communicatie; Vertegenwoordigt de Commissie Communicatie bij het verenigingsbestuur; Zit de vergaderingen van de commissie voor; Stelt het in- en extern PR en communicatiebeleid op; Coördineert en evalueert het algeheel PR en communicatiebeleid; Stelt de begroting op voor de CC en bewaakt het budget van de CC; Ontwikkelt een huisstijl en ziet toe op het gebruik ervan; Promoot de vereniging positief en regelmatig naar buiten; Stelt promotiemateriaal en informatiemateriaal van de vereniging op en houdt het up-to-date; Legt en onderhoudt contact met de leden en externe belanghebbenden (plaatselijke en regionale media); Maakt afspraken met externe belanghebbenden en ziet toe op de naleving ervan; Behartigt de belangen van externe betrokkenen, bijvoorbeeld de rust van de buren; Behartigt verenigingsbelangen bij externen, bijvoorbeeld mogelijke geluidsoverlast bij een feest vooraf aangeven bij de buren; Communiceert en promoot (sportbond)cursussen en thema-avonden binnen de vereniging; Geef wensen/problemen vanuit de commissie aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de leden Stimuleert de overige commissies om (meer) aan PR te doen en assisteert hierbij; Doet verslag van vergaderingen naar het bestuur en geeft de notulen door aan de verenigingssecretaris; Zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur en de commissie; Coördineert de taakverdeling binnen de commissie Secretaris Commissie Communicatie (10.0.2) Stelt i.o.m de voorzitter de agenda vast en verstuurt de uitnodigingen voor vergaderingen; Neemt deel aan commissievergaderingen, notuleert en verzorgt de actiepuntenlijst; Verspreidt de notulen en de actielijst onder de deelnemers aan vergaderingen; Doet verslag van CC vergaderingen naar bestuur en geeft notulen door aan de verenigingssecretaris; Stelt het jaarverslag van CC op en zorgt dat dit tijdig aanwezig is bij de commissievoorzitter Medewerkers Algemene Zaken (10.0.3) Zijn verantwoordelijk voor cluborganen zoals nieuwsbrief, website, informatie per mail e.d.; Opstellen van een jaarplan betreffende PR en communicatie en zorgdragen voor de uitvoering. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 23 van 24

24 11.0 Het Wedstrijdbureau (6.1 / 7.1 / 8.1 / 9.1) T C (6) JC (7) Beheer C S (8) C M VV(9) Werkgro ep Wedstrijdbureau: wedstrijdco ö rdinatie jeugd + senio ren / veld- en kleedkamerbezetting / co ö rdinatie spo rtparkdienst / scheidsrechterszaken (6.1 / 7.1 / 8.1 / 9.1) Hoofdtaak: Organisatie van alle operationele zaken rondom wedstrijdzaken en trainingen. Vaststellen van trainingstijden en kleedkamerbezetting; Maakt op basis van het thuisprogramma wekelijks n planning voor velden en kleedlokalen; Regelt de inzet van scheidsrechters op zaterdag en zondag; Regelt de bezetting van de sportparkdiensten op zaterdag en zondag; (Tussen)standen bijhouden, vermelden met het wedstrijdprogramma en vertrektijden op de site; Verzorgen en plannen oefenwedstrijden; Behandelt verzoeken tot uitstel van een thuis- of uitwedstrijd; Behandelt wedstrijdwijzigingen die door de KNVB zijn gestuurd; Coördineert oefenwedstrijden/programma s; Informeert sportparkdienst bij afgelasting door de consul. Bezetting: afgevaardigden uit JC / CS /TC / CMVV en beheer vormen deze werkgroep. Bestuur Cluborganisatie Pagina: 24 van 24