HET BESTUUR cq BESTUURSLEDEN

Transcriptie

1 HET BESTUUR cq BESTUURSLEDEN - Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. De vereniging wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door het bestuur. Daarnaast kan de vereniging in en buiten rechte worden vertegenwoordigd door de voorzitter samen met de secretaris, de voorzitter samen met de penningmeester dan wel de secretaris met de penningmeester. - Het bestuur is ondermeer bevoegd tot: o Het huren, verhuren of op andere wijze in gebruik of genot verkrijgen en geven van onroerende goederen. o Het sluiten en wijzigen van arbeidsovereenkomsten. o Bij calamiteiten per verenigingsjaar een bedrag te besteden van maximaal vijfentwintig duizend gulden ( ,00). - Het bestuur is, mits met goedkeuring van de algemene vergadering bevoegd tot: o Het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van register goederen. o Het sluiten van overeenkomsten, waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheid stelling voor een schuld van een derde verbindt. o Het verrichten van rechtshandelingen waarvan de financiële betekenis of onbepaald is of een bij Huishoudelijk Reglement te bepalen bedrag te boven gaat, of waar door de vereniging voor langer dan een jaar gebonden wordt. o Het aangaan van overeenkomsten, waarbij aan de vereniging een (bank)krediet wordt verleend. o Het ter leen verstrekken van gelden, evenals het ter leen opnemen van geld, waaronder niet is begrepen het gebruikmaken van een aan de vereniging verleend (bank)krediet. o Het aangaan van dadingen. o Het optreden in rechte, waaronder begrepen het voeren van arbitrale procedures, doch met uitzondering van het nemen van conservatoire maatregelen en van het opnemen van die rechtsmaatregelen, die geen uitstel kunnen lijden. Op het ontbreken van deze goedkeuring van de algemene vergadering kan, wat betreft de sub a. en b. bedoelde rechtshandelingen, door het bestuur tegen derden, dan wel door derden tegen de vereniging wel een beroep gedaan worden, terwijl op het ontbreken van deze goedkeuring van de algemene vergadering wat betreft de sub c. tot en met g. bedoelde rechtshandelingen, geen beroep gedaan kan worden. - Het bestuur kan met inachtneming van de voorgaande leden binnen de grens van zijn bevoegdheden een of meer van zijn leden schriftelijk machtigen voor het bestuur of de vereniging op te treden. - Het bestuur kan uit de senior, junior, ereleden en/of leden van verdiensten een of meer commissies instellen; ondersteunende leden kunnen als adviseur worden toegevoegd. - Over alles wat niet door de wet, statuten of Huishoudelijk Reglement is geregeld, beslist het bestuur. - Stelt een verenigingsbeleidsplan op en bewaakt de uitvoering daarvan. - Is verantwoordelijk voor de informatievoorziening naar de leden (in overleg met Communicatie Commissie) - Zoekt opvolgers voor aftredende Bestuursleden en/of Commissieleden en/of Andere Vrijwilligers. - Legt verantwoording af aan de leden tijdens de Algemene Leden vergadering (ALV) over het uitgevoerde beleid. Versie 1.0 juli

2 DE VOORZITTER - Is lid van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur en is aanwezig bij algemene ledenvergadering en - Is aanspreekpunt van de vereniging. - Geeft leiding aan de vereniging, bepaalt mede het verenigingsbeleid. - Stelt in samenwerking met technisch bestuurslid en hoofdleiding beleids- en jaarplan op. - Draagt het verenigingsbeleid uit. - Stimuleert en bewaakt de uitvoering van het beleidsplan. - Adviseert, stimuleert en ondersteunt bestuursleden, signaleert knelpunten. - Bereidt algemene ledenvergadering en bestuursvergaderingen voor en leidt deze. - Vertegenwoordigt de vereniging (intern en extern), opent en sluit grote verenigingsevenementen. - Volgt externe ontwikkelingen en stemt deze, indien nodig, af op de organisatie van de vereniging. - Ondertekent officiële stukken. - Woont recepties bij. - Bezoekt voor de vereniging en haar leden belangrijke wedstrijden. - Woont KNLTB jaarvergaderingen bij. - Heeft een onpartijdig oordeel. - Heeft bij een evenredig aantal stemmen een doorslaggevende stem. - Bewaakt afhandeling van klachten en aan-/opmerkingen over de vereniging van leden, ouders en externen. DE SECRETARIS - Is lid van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur en is aanwezig bij algemene ledenvergadering en - Is aanspreekpunt van de vereniging. - Is verantwoordelijk voor een correcte inschrijving bij de Kamer van Koophandel. - Verzorgt de praktische zaken rond om de algemene ledenvergadering aan de hand van een draaiboek. - Stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor de algemene ledenvergadering en bestuursvergaderingen op. - Notuleert tijdens de algemene ledenvergadering en - Is verantwoordelijk voor de postafhandeling en de correspondentie. - Houdt KNLTB nieuws, welke per mail binnen komt, bij. - Geeft mutaties in de verenigingsgegevens door aan de KNLTB. - Beheert het verenigingsarchief en ziet toe op de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. - Houdt gegevens bestuur, leiding en ereleden bij. - Verzorgt op verzoek van bestuur attentie bij ziekte leiding, zieke leden en overlijden. - Plaatst nieuwsberichten namens het bestuur op de verenigings-website. Versie 1.0 juli

3 - Stelt taak- en functiebeschrijvingen op en evalueert deze jaarlijks (Voorstel secretaris) - Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie. DE PENNINGMEESTER - Is lid van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur en is aanwezig bij algemene ledenvergadering en - Is aanspreekpunt van de vereniging. - Is verantwoordelijk voor de gehele financiële administratie van de vereniging. - Legt elk kwartaal verantwoording af over de financiële stand van zaken bij voorzitter. - Legt jaarlijks verantwoording af over de financiële jaarafsluiting bij bestuur en algemene ledenvergadering. - Is verantwoordelijk voor de contributie inning. - Int advertentieopbrengsten, boetes binnen de vereniging. - Betaalt boetes aan externe partijen (bv gemeente, KNLTB etc). - Draagt zorg voor het uit betalen van vergoedingen. - Controleert contracten. - Draagt zorg voor verzekeringen. - Vraagt subsidies aan voor nieuwe activiteiten. - Beoordeelt in overleg met bestuur adhoc aanvragen voor geld. - Stelt in overleg met bestuur budget vast voor commissies. - Behartigt de belangen van de vrijwilligers; waardering, onkostenvergoeding, verzekering etc. DE LEDENADMINISTRATEUR - Is geen lid van het verenigingsbestuur. - Ledenadministrateur rapporteert aan verenigingssecretaris. - Onderhoudt contact met algemeen bestuur. - Draagt zorg voor een correcte ledenadministratie (in AllUnited systeem). - Verwerkt de inschrijvingen van nieuwe leden. - Levert eens per kwartaal een ledenoverzicht ten behoeve van de Bestuursvergadering. - Meldt eens per jaar de namen van jubilarissen aan de Algemene Ledenvergadering. - Is voor de vereniging de interface met de KNLTB. Versie 1.0 juli

4 DE BAR COMMISSIE - Agenda Bar Commissie vergadering opstellen. - Jaarlijks rapporteren in ALV. - Secretaris uitnodiging versturen. - Secretaris maakt verslag Bar Commissie vergadering. - Secretaris bewaakt voortgang actie punten. - Draagt zorg voor de naleving van de wet- en regelgeving voor het clubhuis. - Beheer bar: o Producten voor verkoop, assortiment en prijsbepaling; afspraken met leveranciers; prijslijsten afdrukken; bevoorraden. o Apparatuur. o Onderhoudscontracten; periodiek zelf onderhoud uitvoeren; gebruiksaanwijzing verzorgen. o Inrichting. o Opstelling meubilair; optimaliseren stroomverbruik (verlichting, koeling); schoonmaak. o Bardiensten. o Plannen; opleiden / coachen; invullen bij toernooien / competities; rouleersleutel monitoren. o Heeft de toegang tot het AllUnited systeem met de juiste autorisaties. - Evenementen / Activiteiten: o Eten verzorgen / inkopen; ruimte inrichten; evt. keukendienst organiseren o Voor evenementen en activiteiten is er overleg met de Technische Cie o Is verantwoordelijk voor de aankleding van de TIL (zowel binnen als op terras) (uitvoering: Feest commissie) o Voor aankleding is er overleg met de Accommodatie Commissie - Financiën: o Opstellen van de begroting, afspreken met bestuur. o Kassa; dagelijkse geldzakjes controleren/natellen; kleingeld reguleren (afromen, aanvullen) contant geld op bankrekening storten; kasstaten afdrukken en nummeren. o Kassasysteem; inrichten (product scherm); ledenbestand synchroniseren met leden administratie; rekeningen bewaken; teampassen inrichten; 0-saldo bewaken; onbetaald verbruik doorbelasten gebruikers toegang geven. - Heeft de volgende autorisaties in het LCS systeem: o Administratie; inkoop facturen betalen / incasso regelen; facturen boeken; kas subadministratie; dagelijks rapportage kassasysteem inboeken, dagelijkse kasstaten inboeken, contante uitgaven inboeken, maandelijks bankstatement boeken, facturen, matchen, kasboek, journaliseren, BTW aangifte doen; Begeleiden kascontrole. Versie 1.0 juli

5 DE MARKETING COMMUNICATIE COMMISSIE - Stelt een interne en extern PR-/Communicatiebeleid op. - Commissie is verantwoordelijk voor interne en externe communicatie van de club. - Controleert de nieuwsbrief, website inhoudelijk. - Is verantwoordelijk voor cluborganen zoals website, nieuwsbrief, informatie per mail. - Maakt afspraken hoe het communicatieproces eruit ziet en houdt het up-to-date. - Maakt een huisstijl en ziet toe op gebruik ervan. - Promoot de vereniging positief en regelmatig naar buiten. - Legt en onderhoudt contact met plaatselijke en regionale media. - Behartigt de belangen van externe betrokkenen, bv de rust van de buren, parkeren bij de buren. - Behartigt de verenigingsbelangen bij externen, bv mogelijk geluidsoverlast bij een feest vooraf aangeven bij de buren. - Stelt promotie-/informatiemateriaal van de vereniging op en houdt het up-to-date. DE IT COMMISSIE - De IT commissie rapporteert aan voorzitter Barcommissie. o Beheer van PC s (Bestuurskamer, Muziek-, Reclame-, Kassa PC); Gebruikers handleiding, Technische documentatie en verhelpen storingen. o Beheer van bekabeling; Gebruikers documentatie, Technische documentatie bv. Lay-out van bekabeling en verhelpen storingen. o Beheer van de communicatie infrastructuur; Gebruikers documentatie, Technische documentatie bv. Lay-out van infrastructuur en verhelpen storingen. - Adviseren van bestuur. - Security. - Beheer LTVBest adressen. o Beheer PC in de zuil; gebruikers documentatie, Technische documentatie door leverancier, en verhelpen storingen. o Beheer Audio + geluid; Gebruikers documentatie, Technische documentatie door leverancier en verhelpen storingen. - Beheer satelliet ontvanger + schotel. Versie 1.0 juli

6 DE ACCOMMODATIE COMMISSIE - Verantwoordelijk voor onderhoud tennispark (w.o. vegen van tennisbanen). - Verantwoordelijk voor de veiligheidseisen van banen en gebouwen op het park. - Draagt zorg voor de naleving van de wet en regelgeving over accommodatie zaken. - Coördinatie en evaluatie van het accommodatie beleidsplan. - Buitenkant TIL. - Verantwoordelijk voor nutsvoorzieningen op het park (Licht, Electra, Water). DE TECHNISCHE COMMISSIE - Maakt een technisch beleidsplan voor de vereniging. - Coördineert het compleet tennis technisch beleid. - Zorgt voor planning en uitvoering van Tennis technische activiteiten. - Zorg ervoor dat er een Verenigings Competitie Leider (VCL) is. - VCL beschikt over geldig VCL-certificaat. - VCL is eerst verantwoordelijke voor het goede verloop van de competitie. - VCL stemt competitieaanbod van de vereniging af met de Technische Cie. - VCL is verantwoordelijk voor het inschrijven van competitieteams bij de KNLTB en het invoeren van de begintijden. - VCL is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken tijdens de competitiedagen. - VCL is aanspreekpunt voor competitiezaken binnen de vereniging. - VCL heeft de toegang tot het AllUnited systeem met de juiste autorisaties - Heeft kennis van - Bewaakt de kwaliteit van de trainers. - Zorgt voor diverse activiteiten ten behoeve van alle groepen binnen de vereniging. - Doet verslag van activiteiten. - Organiseert clinics. - Geeft aan wanneer wie bepaalde cursussen kan/dienst te volgen (VCL, VTL, Trainerscursus, Jeugdteambegeleiding). - Overeenkomst met het bedrijf van de trainers. - TC (tbv training) heeft toegang tot het AllUnited systeem met de juiste autorisaties. - TC (tbv activiteiten) heeft toegang tot het AllUnited systeem met de juiste autorisaties. Versie 1.0 juli

7 DE JEUGD COMMISSIE - De Jeugdcommissie rapporteert aan voorzitter Technische commissie. - Is verantwoordelijk voor opstellen jeugdbeleidsplan dat aansluit bij het Technisch plan. - Tennis technische activiteiten voor de jeugd. - Communiceert en promoot (KNLTB) jeugdactiviteiten, cursussen thema-avonden binnen de vereniging. - Onderhoudt contact met ouders en stimuleert hun betrokkenheid. - Activiteiten voor werving nieuwe jeugdleden (in samenwerking met Warmbad Commissie). - JC (tbv activiteiten) heeft toegang tot het AllUnited systeem met de juiste autorisaties. DE SPONSOR COMMISSIE - Verantwoordelijk voor het verwerven van financiën uit sponsorring, fondsen. - Maakt en evalueert het algemeen sponsorbeleid. - Legt en onderhoud het contact met potentiele sponsors. - Is samen met penningmeester verantwoordelijk voor sponsor overeenkomsten en ziet toe op naleving daarvan. - Behartigt sponsor belangen binnen de vereniging. - Behartigt verenigingsbelangen bij de sponsor. - Sponsor Commissie heeft toegang tot het AllUnited systeem met de juiste autorisaties. DE WARMBAD COMMISSIE - Activiteiten voor werving nieuwe leden. - Licht nieuwe leden voor (mondeling en schriftelijk), bv. door uitreiken informatiepakket. Wint informatie in over wensen en behoeftes van het nieuwe lid en geeft informatie over de wensen en verplichtingen binnen de vereniging. - Onderzoekt redenen van leden om af te haken. - Evaluatie van gestopte leden. - Onderhoud contacten met oud leden. - Is de eerst verantwoordelijke voor een planmatige aanpak voor werving en behoud van vrijwilligers Versie 1.0 juli

8 - Adviseert het bestuur en commissies over vrijwilligersbeleid - Coördineert de introductie van nieuwe vrijwilligers - Brengt het vrijwilligerspotentieel van de vereniging in kaart - Is verantwoordelijk voor lief en leed binnen de vereniging (NU Secretaris ) - Stimuleert dat bij de taakinvulling zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen, motieven en mogelijkheden van de vrijwilligers - Draagt er zorg voor dat er goede en duidelijke afspraken worden gemaakt met vrijwilligers over de werkzaamheden. - Warmbad Commissie heeft toegang tot het AllUnited systeem met de juiste autorisaties. DE KASCOMMISSIE - Kascommissie wordt benoemd door ALV. - Controleert de financiën over afgelopen boekjaar. - Maakt financieel verslag over afgelopen boekjaar. - Doet verslag in de komende ALV. - Kascommissie heeft geen extra autorisaties in het AllUnited systeem Versie 1.0 juli