Onafhankelijke en professionele ondersteuning voor uw Vereniging van Eigenaars

Transcriptie

1 WONEN Onafhankelijke en professionele ondersteuning voor uw Vereniging van Eigenaars De onafhankelijke VvE bestuurder van Langhenkel De oplossing bij gemengd bezit Ontzorgend Deskundig Onaf hankelijk Professioneel Het Langhenkel Backoffice VvE Ondersteuning van de onaf hankelijke VvE bestuurders Planning en rapportage Vraagbaak (of kennisbank) voor de gecontracteerde VvE Adviseur voor VvE kascommissies Zelfstandig onderzoek VvE administratie

2 Langhenkel Wonen is onderdeel van De Langhenkel Groep. De Langhenkel Groep is een gerenommeerd advies-, detacherings- en opleidingsbureau, dat landelijk opereert. Onze opdrachtgevers zijn de rijksoverheid, gemeenten, woningcorporaties, zorgkantoren, provincies en waterschappen. Met 350 professionals in vaste dienst en ruim vakspecialisten in ons netwerk, zorgen wij al bijna 30 jaar voor maatwerk oplossingen. Outsourcing zonder zorgen De afgelopen jaren heeft De Langhenkel Groep zich ontwikkeld tot een full-service organisatie op het gebied van detacheren. Maar Langhenkel biedt meer: wij staan opdrachtgevers met raad en daad bij en bevorderen daarmee een efficiënte bedrijfsvoering bij de klant. Outsourcing is een belangrijk instrument. Voor onze opdrachtgevers voeren wij daarbij geheel zelfstandig een aantal (wettelijke) taken en verantwoordelijkheden uit. Daarom zijn zaken als privacy (AVG), beveiliging van ICT, bevoegdheidsverdeling en integriteit bij Langhenkel goed geregeld. De onafhankelijke VvE bestuurder Voor een woningcorporatie met gemengd bezit blijft de bestuurdersrol altijd wat wringen. En dat zal zeker toenemen met de groeiende betrokkenheid van huurders in VvE complexen. De onafhankelijkheid van een uit de corporatie gedelegeerde bestuurder - soms zelfs in de eigenaarsrol - zal steeds meer in twijfel worden getrokken door bewoners in een VvE gebouw. Maar ook intern staat de rol van de medewerker die als VvE bestuurder optreedt ter discussie: wordt in een vergadering nu opgetreden namens de VvE of namens de corporatie als mede-eigenaar? Het leidt vaak tot een spagaat: dat komt het goed besturen van een VvE niet ten goede. Het optreden als VvE bestuurder is uitdagend werk. Werk waarin wet- en regelgeving, bouwkunde, financieel beheer en niet te vergeten mensen samenkomen. De onafhankelijke VvE bestuurder van Langhenkel gaat deze uitdaging graag aan en biedt een elegante oplossing voor de fricties die ontstaan bij gemengd bezit.

3 Ook de inzet van een onafhankelijke VvE bestuurder kent natuurlijk voor- en nadelen. De ons bekende zetten we graag even op een rij. Voordelen Vanuit de corporatie gedelegeerde medewerkers kunnen weer terug naar de oorspronkelijke taken. Een eigenaarsrol met bestuurstaak wordt minder belast. De onafhankelijke VvE bestuurder brengt een gestagneerd bestuursproces weer op gang en zal de vereniging reactiveren. Daar waar een bestuurder niet mogelijk bleek, wordt dit nu ingevuld door de onafhankelijke VvE bestuurder. Regulier overleg met de externe beheerder van de VvE is voortaan een taak van de onafhankelijke VvE bestuurder en ontlast de corporatie. De onafhankelijke VvE bestuurder beoordeelt contracten en onderhandelt waar nodig over nieuwe voorwaarden. Dat hoeft niet meer via de corporatie. In geval van een conflict met of tussen bewoners grijpt de onafhankelijke VvE bestuurder in. Dat werk vervalt bij de corporatie. Het organiseren van bestuursvergaderingen is voortaan een taak van de onafhankelijke VvE bestuurder: dat scheelt de corporatie veel tijd. Langhenkel draagt zorg voor een up-to-date kennisniveau door training en feedback. Het besturen van VvE s waarbij sprake is van gemengd bezit, is de kerntaak van onze professional. De Langhenkel onafhankelijke VvE bestuurder is goed verzekerd tegen beroepsaansprakelijkheid. Voor de corporatie geldt daardoor een gering aansprakelijkheidsrisico. Het Langhenkel backoffice is voor leden van de VvE s, de huurders en de corporatie uitstekend bereikbaar. De continuïteit van bestuur is gewaarborgd bij ziekte, verlof of wisseling van werkzaamheden. De onafhankelijke VvE bestuurder zorgt met zijn kennis en ervaring voor een kwaliteitsimpuls bij de VvE en de corporatie. De ervaren onafhankelijke VvE bestuurder weet weerstanden vroegtijdig te voorkomen door een neutrale en deskundige houding. Nadelen Het duurt even voordat de onafhankelijke VvE bestuurder vertrouwd is met de bewoners, het complex en het gebied. De kosten voor een extern bestuurder zijn fractioneel hoger. De corporatie komt meer op afstand te staan. Strategische invloed op het bestuursproces is niet mogelijk, anders dan via de ALV.

4 Kenmerken van de onafhankelijke VvE bestuurder De onafhankelijke VvE bestuurder van Langhenkel heeft de volgende kenmerken: een afgeronde HBO/WO-opleiding; minimaal twee jaar relevante werkervaring; afgeronde opleiding VvE bestuurder (via Langhenkel Opleiding, Training & Advies); bekend met de Wet verbetering functioneren Vereniging van Eigenaars en modelreglementen waaronder die van 2017; bekend met de huurwet en de praktische toepassing daarvan in gemengde VvE s; communicatief sterk, secuur, probleemoplossend en bereid kennis te delen. Langhenkel begeleidt de onafhankelijke VvE bestuurder. Dat betekent dat deze: deel uit maakt van een hecht team met collega s die elkaar bijstaan; wordt ondersteund door bekende experts op het gebied van de VvE; een uitstekende backoffice krijgt met actuele kennis van VvE zaken; tijdelijk wordt vervangen indien nodig.

5 Langhenkel backoffice Het Langhenkel backoffice in Zwolle helpt de onafhankelijke VvE bestuurder met: de bezoek- en vergaderplanning; het beheer van de VvE agenda s; follow-up op actiepunten; dossiervorming; rapportering richting VvE; rapportering richting de corporatie; incidentenregistratie. Als extra service aan bewoners van de gecontracteerde VvE s heeft Langhenkel een VvE helpdesk ingericht. Deze is op werkdagen bereikbaar van 09:00 tot 17:00.

6 Langhenkel doet meer! Contracten De praktijk leert dat het opnieuw onderhandelen met vaak al lang aan de VvE gebonden leveranciers lastig is of niet altijd het beoogde resultaat oplevert. Langhenkel heeft ruime ervaring op het gebied van inkoop en wil de VvE daarbij helpen. Desgewenst (her)onderhandelt Langhenkel Wonen over lopende onderhouds- en servicecontracten. En dit op basis van no cure no pay. Ondersteuning kascommissie Bestuurders willen gevrijwaard worden van aansprakelijkheid. Dit geldt ook voor de corporatie die de rol van VvE bestuurder vervult. Maar soms kent de VvE geen kascommissie of ontbreekt het de kascommissie aan financiële deskundigheid. Het lijkt praktisch dat de corporatie zelf dan maar de controle uitvoert, maar dit is niet toegestaan. Het inschakelen van een accountant is dan - volgens modelreglement of splitsingsakte het enige alternatief. Een veelal kostbare aangelegenheid. Langhenkel Wonen biedt daarom VvE s het onafhankelijk kascommissieadvies. Financiële experts met ruime kennis en ervaring met VvE s helpen de kascommissie op weg of controleren zelfstandig de jaarstukken. In dat geval wordt een onderbouwd kascontroleverslag opgesteld met advies over het al dan niet verlenen van decharge aan het bestuur. Iets voor uw VvE? Ons backoffice helpt u graag verder.

7 Meer informatie Deze folder is een eerste kennismaking met onze onafhankelijke VvE bestuurder. We komen graag bij u langs om het nader toe te lichten en samen de voordelen voor uw organisatie in kaart te brengen. Neem gerust contact met ons op. Irene Weertman-Halfwerk senior regiomanager Sociaal Domein / Wonen iweertman@langhenkel.nl Telefoon : (06) LinkedIn : Irma Faber accountmanager Wonen ifaber@langhenkel.nl Telefoon : (06) LinkedIn :

8 Financiën Kwartaalanalyse op begroting Kwartaalanalyse debiteuren Contact met debiteur > 60 dagen Rechtsprocedure debiteur Controle 1e concept jaarrekening Controle eindconcept jaarrekening Jaarrekening bespreken Controle incidentele facturen Fiatteren incidentele betalingen Doornemen conceptbegroting Controle reservering aan Liquiditeitsprognose Begroting bespreken Analyse bank- en spaarrekeningen Openen nieuwe spaarrekening Verzekeringen Analyse portefeuille Eventueel nieuwe offertes Controle geldige taxatie Analyse schade en afwikkeling Contact met gedupeerde eigenaar Techniek Kwartaalanalyse regulier onderhoud Analyse storingen en klachten Analyse SLA leveranciers Overleg procesverbetering leveranciers Eventueel initiatief nieuwe tender MJOB analyse voortgang uitvoering Beoordeling offertes Investeringsonderhoud Fiatteren opdrachten Investeringsonderhoud Schouw eerste oplevering met Beheerder Schouw eindoplevering met Beheerder Analyse nieuwe inbreng/toepassingen Analyse herijking MJOB Vergadering van eigenaars (ALV) Inventarisatie agendapunten Overleg gebiedsbeheerder/wijkbeheer Opstellen concept agenda Afstemmen met medebestuursleden Afstemmen commissies/werkgroepen Productie Bestuurders bijlagen vergaderstukken Productie jaarverslag bestuur Voorzitten vergadering Controle 1e concept notulen Controle actiepunten/deadlines Controle definitief concept notulen Bij < quorum tweede ALV voorzitten Controle concept notulen Extra vergadering van eigenaars Inventarisatie agendapunten Overleg aanvrager(s) Opstellen agenda Afstemmen met medebestuursleden Voorzitten vergadering Controle 1e concept notulen Controle actiepunten/deadlines Controle definitief concept notulen Sociaal beheer Overleg wijkbeheer/huismeester Overleg bewonerscommissie Uitzetten acties uit overleg Afstemmen met medebestuursleden Korte analyse wangedragingen of conflicten Feedback aan partijen Uitgebreide analyse bewoners- buurtconflict Uitvoering beperkende maatregelen Overleg met (buurt)bewoners Opstellen convocaties (prikbord) Afstemmen met verhuurder Werven bestuurskandidaten Inventariseren en bespreken Capaciteitsanalyse en begeleiding naar ALV Locatiebezoek VvE Regulier bezoek Aan- en afrijden locatie VESTIGING ZWOLLE Noordzeelaan JW Zwolle Postbus DC Zwolle T (038) VESTIGING ROSMALEN Stationsplein 3e 5241 GN Rosmalen T (073) info@langhenkel.nl