NIEUWSBRIEF. Thema: Doorontwikkeling crisisorganisatie Twente. Veiligheidsregio Twente

Transcriptie

1 Brandweer Gemeenten GHOR Politie NIEUWSBRIEF Thema: Doorontwikkeling crisisorganisatie Twente Maak de crisisorganisatie flexibeler, slagvaardiger en naar buiten gericht. Dat is de opdracht aan de projectgroep Doorontwikkeling Crisisorganisatie Twente. Deze nieuwsbrief, nummer 4 alweer, gaat over de laatste stand van zaken, interviews en ander nieuws over de doorontwikkeling. En verder: > Van kennismaken tot expertsessies en flitsoefeningen > Tanja Guyken over Informatiemanagement in de crisisorganisatie Veiligheidsregio Twente Crisisbeheersing en rampenbestrijding Veiligheidsregio Twente is een samenwerkingverband tussen gemeenten, brandweer, politie en de Geneeskundige Hulpverlenings Organisatie in de Regio (GHOR). Samen zijn de werkzaamheden gericht op het vergroten van de veiligheid van de inwoners van Twente. Dit doen wij door een professionele, efficiënte en effectieve organisatie van crisibeheersing en rampenbestrijding. SPECIALE UITGAVE Nieuwsbrief nummer 4 Oktober 2016

2 Inhoud In deze uitgave Besluitvorming Crisisplan 2 Stand van zaken: Waar staan we nu? 3 Planning 4 Rondje Operationeel Leiders 4 Crisisteam oefent nieuwe situatie 5 Arjan Derksen: In één keer 40 man door de wasstraat! 7 Max Krisman: Tijd om de centralisten te informeren over de ontwikkelingen 7 Van terreurdreiging tot een ingestorte sporthal: alle functionarissen in de crisisorganisatie weer flink aan het oefenen en trainen 8 Colofon 10 Nieuwe structuur opgenomen in het regionaal crisisplan Het Algemeen Bestuur van onze regio gaf op 22 september 2014 Stephan Wevers als portefeuillehouder Operationele Ondersteuning en Vakmanschap (OOV) de opdracht gaf om de crisisorganisatie door te ontwikkelen. Doel: het ontwikkelen van een slagvaardige, flexibele en op resultaatgerichte crisisorganisatie waarbij de burger centraal staat. De reden voor deze opdracht was dat onze regio weliswaar voor het grootste deel voldoet aan de (wettelijke) proceseisen maar dat we tegelijkertijd als crisisorganisatie te intern gericht zijn. Daarom hebben we de afgelopen jaren gewerkt aan onze ambitie om de crisisorganisatie door te ontwikkelen tot een outputgerichte crisisorganisatie, waarbij de burger centraal staat. Besluit Nu de nieuwe crisisstructuur steeds meer vorm krijgt, kunnen we de stap zetten om de doelstellingen en efficiëntere werkwijze van de nieuwe Twentse crisisorganisatie te formaliseren met het regionaal crisisplan. De besluitvorming over het plan is opgedeeld in verschillende stappen. Allereerst is de projectgroep akkoord gegaan met het regionaal crisisplan deel 1 en 2 dat nu is aangeboden aan de Vakgroep OOV. Na goedkeuring wordt het plan doorgezet naar de Veiligheidsdirectie, gevolgd door Dagelijks Bestuur. Op 12 december wordt het plan tenslotte aangeboden aan het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Twente ter vaststelling. Ook zal het Algemeen Bestuur gevraagd worden in te stemmen met het operationeel gaan van de doorontwikkelde organisatie op 1 februari

3 Beide foto s uit nieuwsbrief 3 Stand van zaken Waar staan we nu? De leden van de projectgroep Doorontwikkeling Crisisorganisatie Twente (zie colofon) vertegenwoordigen hun eigen kolom of discipline. Zij zijn voor hun achterban aanspreekpunt. Hieronder per kolom een globale stand van zaken. Politie De politie is bezig met het OTO-traject voor de ruim veertig Officieren van Dienst en Algemeen Commandanten. De invulling van de onderdelen crisiscommunicatie Oost-Nederland en Informatiemanagement loopt nog. Zie verder op pagina <> voor interview met Arjan Derksen. Brandweer De brandweer gebruikt de doorontwikkeling tegelijkertijd om een aantal landelijke veranderingen in Twente in te voeren, zoals inzet bij grootschalig brandweeroptreden. Zie verder op pagina 7 het interview met Max Krisman. GHOR Ook de GHOR ligt goed op schema. Per 1 juli is de repressieve GHOR organisatie aangepast, hierin is de doorontwikkeling crisisorganisatie al meegenomen. Alle vacatures zijn ingevuld en de kolom is daarmee goed op sterkte. Bevolkingszorg De vacatures voor de functies Algemeen Commandanten Bevolkingszorg en Hoofden Informatie Bevolkingszorg zijn nu ingevuld. De Algemeen Commandant Bevolkingszorg en het Hoofd Informatie Bevolkingszorg vormen een duo bij de opschaling en de acute fase van een incident. Het opleidings- en trainingsprogramma voor de verschillende functionarissen is bijna afgerond. Verder is Bevolkingszorg gestart met het organiseren van de benodigde faciliteiten voor de crisisorganisatie in de gemeentehuizen, zoals werkruimten, toegang tot computernetwerken, printfaciliteiten en toegangspasjes. Crisiscommunicatie De bezetting voor de poule is nagenoeg rond. Het werkdocument Zo werkt crisiscommunicatie in Twente is aangepast. Het najaar staat in het teken van het trainen en oefenen van alle functionarissen in de crisiscommunicatie. De Officieren van Dienst (OvD-C s en de (web-)redacteuren hebben al de functie inhoudelijke training gehad. Tot aan het eind van het jaar worden ook de andere functies getraind. Extra aandacht in deze trainingen is voor de communicatie- en informatielijnen tussen de sleutelfunctionarissen binnen de kolom. Half januari sluit Crisiscommunicatie af met een oefening voor de taakorganisatie communicatie en een oefening voor de hele kolom. > vrtwente.nl 3

4 Planning Crisisteamoefeningen: September - december Basisopleiding crisisbeheersing: 15 november CoPI oefeningen: 28 en 29 november Expertsessie Informatiemanagement: Januari 2017 > vervolg pagina 3 Daarmee staat ook Crisiscommunicatie klaar om op 1 februari 2017 van start te gaan. Informatiemanagement De rapportage Waar kan informatiemanagement het verschil maken? is besproken in de projectgroep Doorontwikkeling Crisisorganisatie en kan nu worden aangeboden aan de vakgroep Operationele Ondersteuning & Vakmanschap (OVV). De deelprojectgroep heeft hiermee haar onderdeel van de informatiepuzzel opgeleverd. De stukken zijn te vinden op Veiligheidsnet. In de rapportage staan onder andere de taken beschreven van alle functionarissen en wie wanneer welke verantwoordelijkheid draagt binnen het proces van informatiemanagement. Ook is gekeken op welke wijze het proces van informatiemanagement ondersteund kan worden door bijvoorbeeld LCMS, oefening en scholing en overige faciliteiten. Een nieuwe werkgroep, vallend onder OOV, Multidisciplinair Overleg Informatievoorziening (MOOI) gaat aan de slag met de implementatie van deze rapportage. Deze werkgroep blijft na 1 februari 2017 verantwoordelijk voor het onderdeel informatiemanagement binnen de crisisorganisatie. Elke betrokken partij is vertegenwoordigd in deze werkgroep. Tijd om naar buiten te gaan Nu de nieuwe crisisstructuur duidelijker wordt en de crisisorganisatie meer geoefend, is het tijd om partners, zoals de waterschappen, defensie, Openbaar Ministerie en onze buurregio s te informeren en te betrekken bij de doorontwikkeling van de crisisorganisatie. Inmiddels hebben enkele leden van de projectgroep een presentatie gegeven aan de veiligheidsdirecties van de buurregio s IJsselland en VNOG. Vanuit de projectgroep gaan we nog bekijken op welke wijze wij de veiligheidspartners en andere partijen, zoals de provincie, kunnen informeren en betrekken. Albert Giesling Max Krisman Stephan Wevers Rondje langs de kolommen Kennismaken, zorgen en wensen delen. Dat is het doel achter het Rondje langs de kolommen. De vijf Operationeel Leiders: Albert Gieling, Max Krisman, Stephan Ron de Wit Xxx Wevers, Ron de Wit en <> gaan komende maand op bezoek bij alle crisisfunctionarissen. Elke OL heeft een kolom onder zijn hoede genomen: 4

5 "Crisisteam oefent nieuwe situatie" De nieuwe opzet van de crisisorganisatie ziet er op papier goed uit, maar hoe wordt het ervaren in de praktijk? Op welke onderdelen moet er misschien nog bijgeschaafd worden of aangevuld? Een van de beste manieren om daar achter te komen is oefenen in verschillende samenstellingen. Alleen zo weten we of de nieuwe crisisstructuur goed kan functioneren. De afgelopen periode zijn er heel wat expertsessies en oefeningen geweest. We zijn gestart met de kennismakingsessies, vervolgens een aantal expertsessies en nu de CoPI-oefeningen en crisisteamoefeningen. Opnieuw een impressie van verschillende deelnemers aan de oefeningen. Hoe hebben zij het ervaren? Burgemeester Mervyn Stegers: "Een verademing" Burgemeester Stegers van gemeente Tubbergen zat dit keer niet aan tafel, maar trad op als waarnemer bij de oefening voor het crisisteam. Het team bestond uit de (loco)burgemeester, de operationeel leider, een bestuursadviseur en een communicatieadviseur. Samen kregen zij verschillende scenario s voorgelegd. Ik zag verschillende scenario s voorbij komen. Het scenario waarbij het dak van de sporthal instortte, is mij het meest bijgebleven, met name omdat er zoveel speelde en de dilemma s elkaar in hoog tempo opvolgden. Afhankelijker De nieuwe structuur is een verademing. Weliswaar ben je als burgemeester meer dan voorheen, afhankelijk van degenen die bij jou aan tafel zitten. In de oude situatie was de groep groter en corrigeerde men elkaar. Dat is nu anders. Je gaat nu meer met elkaar afwegen. En je moet er vanuit gaan dat de adviseurs goed zijn geïnformeerd. Snel Ik zag ook dat de locoburgemeester, die nooit eerder in een crisisstructuur had gewerkt, zich de werkwijze snel eigen maakte en goed in zijn rol kwam. Dat geeft ook aan dat de deze structuur goed werkt. Verder ervaarde ik, ondanks de hectiek waar een crisissituatie altijd mee gepaard gaat, dat het rustiger is, waardoor je je beter kunt vereenzelvigen met het incident. We komen in korte tijd tot besluiten, er is eenduidig beeld van de situatie en welke dilemma s er spelen. Ik zie daar echt tijdwinst. En wat ik daarnet al aangaf: als burgemeester is de afhankelijkheid van de adviseurs toegenomen. Die moeten goed geïnformeerd zijn. Op basis van hun informatie worden tenslotte de beslissingen genomen. Maar we zijn absoluut goed op pad met deze doorontwikkeling. vrtwente.nl 5

6 Vervolg pagina 5 "Crisisteam oefent nieuwe situatie" Locoburgemeester Roy de Witte: "Leerzaam en spannend" Ik ben misschien degene met de minste ervaringen in de crisisorganisatie. Voor mij was heel veel nieuw. Ik had nog niet eerder geoefend met een crisissituatie. Ik denk dat daarom ook de keuze op mij gevallen is. Het is echt heel anders dan je gewone dagelijkse werk. Ik zag verschillende scenario s voorbij komen. Het scenario waarbij het dak van de sporthal instortte, is mij het meest bijgebleven, met name omdat er zoveel speelde en de dilemma s elkaar in hoog tempo opvolgden. Steun Het mooie aan de scenario s vond ik de herkenbaarheid, niet ergens ver weg. Maar hier in de buurt, zoals een brand in het Springendal. Waardoor het heel herkenbaar wordt en dichtbij. Het ging om situaties die je niet wilt, maar wel gebeuren. Bijvoorbeeld kinderen die onder het puin liggen. Je handelt deels op intuïtie, maar vooral steun je op de adviseurs. Zij zijn essentieel. Zonder hen geen besluiten. Werken met een klein team bevalt mij prima. Ik ben daar een voorstander van. Je komt sneller tot de inhoud, je bouwt vertrouwen op en je neemt als team de besluiten. Leerpunt Voor mij is vooral het voor de camera staan een goed leerpunt geweest. In mijn werk als wethouder praat ik het liefst los uit de pols, maar in dit geval, in een crisissituatie, werkt dat niet. Dan wordt elk gesproken woord gewogen. Annelies Barrett, beleidsondersteuner Crisisteam: "Fijn werken in een klein team" "We oefenden een drietal cases, zogeheten flitsoefeningen. En dat werkt prima. Als beleidsondersteuner bereid ik alvast agendapunten voor. En welke besluitmomenten er zijn. Ik werk dit direct uit in het LCMS. Vanuit je professie denk je mee en kijkt of alle punten ook goed aan bod komen. Ik vind het fijn om in een klein team te werken. Er is voldoende ruimte voor overleg. De Operationeel Leider werd goed geïnformeerd en kon een duidelijk beeld schetsen van de gehele situatie. Daardoor kon het team weer snel tot besluiten komen." 6

7 Arjan Derksen:: "In één keer 40 man door de wasstraat" "Ik vond het wel een uitdaging. De vraag hoe wij in korte tijd veertig Officieren van Dienst Politie konden bijspijkeren en trainen op de nieuwe aanpak voor de crisisorganisatie Twente. Maar met de zogeheten wasstraatsessies is dat goed gelukt." Arjan Derksen Arjan Derksen is als lid van de projectgroep verantwoordelijk voor de doorontwikkeling Twentse crisisorganisatie bij de politie. Enthousiast vertelt hij over de wijze waarop de groep OvD-P s is getraind en geoefend en hun eerste reacties op de veranderingen. Oefenen "Ik had al eerder gehoord dat elders in Nederland collega s in een soort van snelle opeenvolgende korte sessies getraind werden. Elementen hieruit hebben we gebruikt voor dit traject. Door het direct te koppelen aan oefenen met de nieuwe werkwijze, konden zij direct het geleerde in de praktijk brengen. Tevreden En ik kan nu al concluderen dat men over het geheel genomen tevreden is over de veranderingen. En dat men veel voordelen ziet in de nieuwe werkwijze. Ik hoorde onder andere: Het levert wat op; ik krijg meer verantwoordelijkheid, en deze verandering is oké. Dat is fijn om terug te horen vind ik. Al met al zetten we met elkaar de goede stappen. Ik zie ook dat we bij sommige onderdelen nog wat zoekende zijn. Zo moeten wij bijvoorbeeld nog het Hoofd INformatie, de HIN, een goede plek geven in de nieuwe situatie. Hoe vullen we die in? Maar ook daar komen we uit." Max Krisman:: "Tijd om de centralisten bij te praten over de ontwikkelingen" "Bij ons, de rode kolom, verandert er weinig voor wat betreft de doorontwikkeling van de crisisorganisatie. Wat we deden, blijven we doen. In de basis verandert er niets. Ook voor de Officieren van Dienst niet. Wat we wel hebben gedaan is de doorontwikkeling crisisorganisatie aangrijpen om een aantal landelijke ontwikkelingen, zoals gezamenlijk optreden bij grootschalige incidenten, goed te borgen. De komende maanden gaat we daar mee oefenen, zodat de regio s landelijke eenheid hebben bij bovenregionale inzetten. Alle OvD s worden momenteel bijgeschoold, zowel voor de grootschalige inzetten, als de doorontwikkeling van de crisisorganisatie. De Hoofdofficieren van Dienst en de Algemeen Commandanten van de brandweer zijn al getraind en geoefend. In de rol van OL en Leider CoPI zijn zij degenen die een multi-rol vervullen namens de kolommen. Daarom zijn zij vanaf het begin betrokken in de doorontwikkeling van de crisisorganisatie. Centralisten meldkamer Voor mij is het informeren van de centralisten in de meldkamer nu een belangrijk aandachtspunt. Want laat duidelijk zijn: het begint daar! Als de centralist de telefoon niet oppakt, komt er geen opschaling. Ik heb al een afspraak om met de drie coördinatoren van de meldkamer om de tafel te gaan en hen bij te praten over de ontwikkelingen." vrtwente.nl 7

8 Van terreurdreiging tot een ingestorte sporthal: "alle functionarissen in de crisisorganisatie weer flink aan het oefenen en trainen" Op woensdag 28 september waren de Operationeel Leiders en de Algemeen Commandanten aan de beurt voor een expertsessies. In verschillende settingen namen ze scenario s door en werden ze bijgepraat over de doorontwikkeling crisisorganisatie. En op <> kwamen de leiders CoPI en OvD s bijeen voor een oefensessie? Ralf van den Heuvel, AC Politie "In de praktijk werkt het al" "Prima om zo bijgepraat te worden over de nieuwe rol. En wat ik ook goed vond, is dat alle kolommen vertegenwoordigd waren en dat we met elkaar de verwachtingen konden delen. We oefenden ook casuïstiek. Zoals een dreiging van een mogelijke terreuraanslag. Wat betekent dit per kolom? Hoe gaan we om met de eigen kolom gerelateerde verantwoordelijkheden? Ik zie de nieuwe aanpak al in de praktijk doorwerken. En heb het volste vertrouwen in de verandering, zoals de rol van de Operationeel Leider. Voor mij zit de uitdaging nu vooral in het meekrijgen van elkaar in het grotere geheel." Heidi Plas, AC geneeskundige zorg "Uitwisselen van tips helpt" "Ik vind het een goede zaak dat we zo flexibel mogelijk werken en met de juiste mensen op de juiste plek. Ik ben verantwoordelijk voor de repressieve organisatie en wil dat we in onze kolom zowel de bemensing als de spullen goed voor elkaar hebben. Deze sessie was voor mij vooral belangrijk omdat ik wilde ophalen hoe ver de andere kolommen zijn met de invoering van de nieuwe structuur. En met elkaar afstemmen hoe we de inrichting zoveel mogelijk uniform kunnen doen. Bijvoorbeeld werken met hetzelfde oproepsysteem. Zelf had ik vragen over de bereikbaarheid tijdens een inzet. Maar ik kreeg meteen al goede tips hiervoor. Zoals het gebruik van twee telefoonlijnen die je op één nummer laat binnen komen en waarbij één lijn weg zet bij de HIN wanneer het te druk wordt. Deze ga ik zeker meenemen." 8

9 Beide foto s uit nieuwsbrief 3 Matthijs Ankone, leider CoPI "Niet te snel die bak in" "Vooral in de eerste fase de zogeheten acute fase waren we geneigd om snel het overleg te verplaatsen naar de CoPI-bak. Dat gaat dus veranderen: niet te snel die bak in, maar eerst per kolom door de betreffende OvD hem of haar zijn prioriteiten en acties laten regelen. Zodat de leider CoPI een rondje kan maken en vrij snel kan afstemmen met de Informatiemanager CoPI (OvD Informatie). Maar het is ook nog een zoektocht. Hoe doen we dit in de beginfase? Hoe houden we elkaar goed op de hoogte zodat we gezamenlijk het multi-beeld hebben van het incident en waken we ervoor dat we niet buiten alsnog gezamenlijk vergadering beleggen? We zullen ook zaken moeten leren loslaten, en de verantwoordelijkheden daar laten waar ze horen. En tegelijk zorgen dat iedereen hetzelfde beeld en geluid erbij heeft. Dat vind ik nog wel een uitdaging. Waar vroeger de focus lag om bij elkaar te zitten in overleg is het nu meer bilateraal en ben je als Leider CoPI als een spin in het web ondersteunend en faciliterend bezig met de focus op acute knelpunten." Erna Eenink, OvD Politie "Veel slagvaardiger en effectiever" "Ik vind het mooi dat we niet meer gedwongen zijn om meteen in de CoPI-bak te gaan overleggen. Ik vind het goed dat we veel oefenen met de nieuwe structuur, want dat is toch de enige manier om de nieuwe structuur eigen te maken. Bij de derde flitsoefening kreeg ik het beter in de vingers. En wat ik meteen een prima leermoment vond, was dat ik met twee mobilofoons kon werken. Een voor de eigen kolom en een voor de multi. Dat duurde even, dat kwartje. Maar het werkt echt effectiever en sneller dan telkens weer te moeten wachten op het volgend CoPI-overleg. In de nieuwe structuur kun je sneller de informatie delen met de eigen of de andere kolom." vrtwente.nl 9

10 De projectgroep In de projectgroep Doorontwikkeling crisisorganisatie Twente zijn alle kolommen en disciplines vertegenwoordigd: Arjan Derksen (politie en opvolger van kwartiermaker Rik de Boer), Tanja Guyken (informatiemanagement multi), Max Krisman (Brandweer), Jos Marinus (Bevolkingszorg), Herman Meuleman (secretaris Veiligheidsregio Twente, portefeuille Crisiscommunicatie), Ron Poot (GHOR), Jaqueline ten Voorde, projectsecretaris. Als bestuurlijke portefeuillehouder neemt Burgemeester van Wierden, Henk Robben, deel aan de projectgroep. Ira Helsloot, hoogleraar Besturen van Veiligheid aan de Radboud Universiteit van Nijmegen, en onderzoeker bij Crisislab, ondersteunt de projectgroep bij de verschillende fases van de doorontwikkeling. Projectleider is Albert Gieling, hoofd Vakbekwaamheid & Kennis Brandweer. Rondje langs de kolommen Kennismaken en ervaringen delen. Dat is het doel achter het Rondje langs de kolommen. De vijf Operationeel Leiders: Albert Gieling, Max Krisman, Stephan Wevers, Ron de Wit en Ronald Pellewever gaan in december op bezoek bij alle crisisfunctionarissen. De operationeel leiders worden zo optimaal mogelijk voorbereid op hun multi-rol in de doorontwikkelde crisisorganisatie. In de nieuwe organisatie treden zij meer dan voorheen multidisciplinair op. In het rondje langs de kolommen kunnen de crisisfunctionarissen hun bevragen over hun rol en hun kijk op de veranderingen. Centraal staat de vraag: Wat moet een Operationeel Leider weten van jouw kolom om een goede operationeel leider voor jouw kolom te zijn? Screening De vijf operationeel leiders zijn gescreend. Hierdoor kunnen zij aansluiten bij het overleg van de politie, burgemeester en Openbaar Ministerie waar vertrouwelijke informatie wordt gedeeld. Colofon Deze nieuwsbrief is een speciale uitgave van Veiligheidsregio Twente over het project Doorontwikkeling Crisisorganisatie. Veiligheidsregio Twente Oktober 2016, nummer 4 adres Nijverheidstraat JM Enschede postadres Postbus BK Enschede Brandweer Gemeenten GHOR Politie telefoon digitaal info@vrtwente.nl internet vrtwente.nl