NIEUWSBRIEF. Thema: Doorontwikkeling crisisorganisatie Twente. Veiligheidsregio Twente

Transcriptie

1 Brandweer Gemeenten GHOR Politie NIEUWSBRIEF Thema: Doorontwikkeling crisisorganisatie Twente Flexibeler, slagvaardiger en naar buiten gericht. Dat is de opdracht aan de projectgroep Doorontwikkeling Crisisorganisatie Twente. Deze nieuwsbrief bevat informatie over deze doorontwikkeling, de actuele stand van zaken, zoals de bijeenkomsten van afgelopen maand en ander nieuws over de crisisorganisatie van Veiligheidsregio Twente. De nieuwsbrief is bestemd voor alle betrokkenen bij de crisisorganisatie Twente. En verder: > Van kennismaken tot expertsessies en flitsoefeningen > Tanja Guyken over Informatiemanagement in de crisisorganisatie Veiligheidsregio Twente Crisisbeheersing en rampenbestrijding Veiligheidsregio Twente is een samenwerkingverband tussen gemeenten, brandweer, politie en de Geneeskundige Hulpverlenings Organisatie in de Regio (GHOR). Samen zijn de werkzaamheden gericht op het vergroten van de veiligheid van de inwoners van Twente. Dit doen wij door een professionele, efficiënte en effectieve organisatie van crisibeheersing en rampenbestrijding. SPECIALE UITGAVE Nieuwsbrief nummer 3 Juli 2016

2 Inhoud In deze uitgave Stand van zaken: waar staan we nu? 3 18 scenario s in twee dagen 5 Planning 5 Tanja Guyken: "Proactief is voor mij het sleutelwoord" 8 Ron Poot, Hoofd bureau GHOR: "Wij zijn er klaar voor" 9 Toelichting fotomateriaal, gemaakt tijdens de Tweedaagse Foto voorpagina en kleine foto pagina 3: Crisisteam tijdens flitsoefening: communicatieadviseur Karin Effing, Operationeel Leider Stephan Wevers, Max Krisman in rol burgemeester en naast hem bestuursadviseur Gerard Mensink en beleidsondersteuner Jaqueline ten Voorde. Op de achtergrond programmaleider Ira Helsloot van Crisislab. Foto pagina 2: OvD-G Paul Dievelaar en OvD-BZ Jan Vrinte (in overleg met de andere leden van het CoPI-nieuwe stijl). Op de achtergrond Gaby van Melick van Crisislab. Foto pagina 3: Staf OL tijdens flitsoefening: Operationeel Informatiemanager Gerke Spaling, Beleidsondersteuner Jaqueline ten Voorde en Operationeel Leider Albert Gieling. 2

3 Stand van zaken Waar staan we nu? De leden van de projectgroep Doorontwikkeling Crisisorganisatie Twente (zie colofon) vertegenwoordigen hun eigen kolom of discipline. Zij zijn voor hun achterban aanspreekpunt. Hieronder per kolom een globale stand van zaken. Politie De Officieren van Dienst en de Algemeen Commandanten worden in september tijdens een gezamenlijke bijeenkomst bijgepraat over de doorontwikkeling. Ook wordt bekeken hoe de groep getraind kan worden voor de nieuwe situatie. Brandweer Feitelijk verandert er voor ons als brandweer niet veel: vanuit de kazernes rukken we uit en doen we ons normale werk onder leiding van een bevelvoerder of Officier van Dienst, afhankelijk van de omvang en aard van het incident. De veranderingen betreffen vooral de hogere leidinggevende niveaus: de Commandant van Dienst (CvD) en de Hoofdofficier van Dienst (HOvD). Binnen de nieuwe crisisorganisatie vervullen CvD en HOvD de multidisciplinaire functies van Operationeel Leider, respectievelijk Leider CoPI. Daarnaast vervullen zij de brandweerfuncties Algemeen Commandant Brandweer, respectievelijk Leider CoPI. De functie taakcommandant Brandweer wordt ook vervuld door de ROvD. Nu de crisisorganisatie steeds meer vorm krijgt, zijn we gestart met het informeren van onze collega s over de veranderingen. Naast een artikel in het personeelsblad Verzamelstuk van juni, komt het onderwerp ter sprake op de verschillende werkoverleggen en bij de oefendagen. Verder zijn we bezig om de bestaande alarmeringsschema s waar nodig aan te passen, waarbij ook de landelijke ontwikkelingen voor grootschalig brandweeroptreden meegenomen worden. Zoals bijvoorbeeld de interregionale inzet. GHOR Op 1 juli is de GHOR over gegaan naar de nieuwe werkwijze voor GHOR. De Hoofden Informatie (HIN) zijn opgeleid en er is een nieuwe stafsectie ter ondersteuning van de Algemeen Commandant geneeskundige zorg. Deze nieuwe werkwijze sluit aan bij de doorontwikkeling crisisorganisatie. De GHOR-functionarissen zijn al voorgelicht over de veranderingen en in september doen ze mee in de multidisciplinaire trainingssessies. (zie ook pagina 9 met interview Ron Poot) Bevolkingszorg De sessies voor de teamleiders Bevolkingszorg zijn achter de rug. Doel van de sessies was tweeledig. Allereerst een algemene kennismaking met de crisisorganisatie en als tweede vrtwente.nl 3

4 dat de deelnemers inzicht kregen in de eigen rol. De bijeenkomsten leidden tot concrete tips en verbeterpunten voor onze nieuwe crisisorganisatie. De werkgroep implementatie doorontwikkeling Bevolkingszorg pakt deze punten op. Inmiddels zijn drie nieuwe Algemeen Commandanten Bevolkingszorg en vier nieuwe Hoofden Informatie Bevolkingszorg geworven. De Algemeen commandant Bevolkingszorg en het Hoofd Informatie Bevolkingszorg vormen een belangrijk duo bij de opschaling en de acute fase van een incident. Alle nieuwe functionarissen volgen in het najaar een opleidings- en trainingsprogramma. Ook zijn we gestart met het actualiseren van een aantal zaken zoals de taakkaarten en checklisten. Deze sluiten zoveel mogelijk aan op de opgedane praktijkervaring en wensen van de teamleiders. In het najaar gaat we aan de slag met het organiseren van de faciliteiten voor de crisisorganisatie in de gemeentehuizen. Crisiscommunicatie Tijdens gesprekken en bijeenkomsten zijn alle teamleden van de kolom crisis-communicatie bijgepraat over de veranderingen die de komende tijd plaatsvinden in de crisisorganisatie. Vanaf september start het opleidingsplan voor crisiscommunicatie om toe te werken naar de nieuwe situatie. Ieder teamlid ontvangt eind augustus het oefen- en opleidingsplan voor de crisiscommunicatieoefeningen en trainingen van zijn of haar team. Informatiemanagement Voor Informatiemanagement is een implementatieplan opgesteld en aangeboden aan de projectleider Doorontwikkeling Crisisorganisatie. Op pagina 8 vertelt Tanja Guyken over de laatste stand van zaken van het deelproject Informatiemanagement. Planning Data kennismakingsessies, expertsessies en oefeningen Eén van de belangrijkste onderdelen van de implementatie van de doorontwikkeling crisisorganisatie is het opleiden, trainen en oefenen van alle multidisciplinaire sleutelfunctionarissen. Onderstaand een overzicht van de belangrijkste data voor het najaar. Daarnaast zullen de kolommen voor de eigen sleutelfunctionarissen bijeenkomsten organiseren. CoPI oefeningen: 8 en 15 september Expertsessie (Staf) Operationeel Leider en Algemeen Commandanten: 28 september (ochtend) Crisisteamoefeningen: september / december (per gemeente) 4

5 Van kennismaken tot expertsessies en flitsoefeningen 18 scenario s in twee dagen: snelkooksessies met prima resultaten Het was een drukke maand voor de sleutelfunctionarissen in de nieuwe crisisorganisatie: kennismakingbijeenkomsten, expertsessies en afsluitend een tweedaags programma voor de Operationeel Leiders en de Leiders CoPI, waarbij steeds weer andere functionarissen aanschoven. Hieronder een korte impressie van de verschillende bijeenkomsten. De tweedaagse werd georganiseerd door het Crisislab, dat nauw betrokken is bij de doorontwikkeling. Doel van de tweedaagse was het ervaren van de nieuwe crisisorganisatie aan de hand van verschillende scenario s. Per dagdeel namen steeds weer andere sleutelfunctionarissen deel aan de oefeningen. De operationele leiders en leiders CoPI namen beide dagen deel aan het programma. Gouden lijn Op de eerste dag stond met name de gouden lijn centraal. De lijn tussen de OL en de Leider CoPI. Welke informatie deel je en met wie? Welke acties horen bij jou en welke bij anderen. En wat deel je met elkaar? Dit werd in de ochtend geoefend aan de hand van flitsoefeningen van maximaal een half uur, inclusief een korte nabespreking. De betrokken functionarissen in de oefening zaten in het midden, de andere deelnemers er omheen om te observeren. In de nabespreking, waar iedereen aan meedeed, werd tevens de structuur en werkwijze getoetst aan de reader. De scenario s startten op verschillende momenten, zoals bijvoorbeeld het eerste halfuur van een incident, waarbij er nog geen georganiseerd overleg is geweest. Per dagdeel werden op deze manier zo n vijf flitsoefeningen gehouden. Ron de Wit, Operationeel Leider "Kwestie van doen" "Ik vind het altijd leuk; deze manier van oefenen met verschillende scenario s. Een goede sfeer en al werkende weg ga je aan de slag met elkaar. Het is echt een kwestie van doen. Dat vind ik ook de beste manier om je iets eigen te maken en in dit geval de nieuwe crisisorganisatie verder te ontwerpen. Je gaat zien wat je in grote lijnen al af hebt, maar ook wat je niet hebt en nog moet uitwerken. Op die tweedaagse zijn we met relatief eenvoudige middelen aan de slag gegaan met verschillende scenario s. Ik merk wel dat het voor mij nodig is om nieuwe routines op te bouwen. Je hebt je toch in de loop van de jaren de crisisstructuur eigen gemaakt, en dat moet zich in deze nieuwe vorm nog gaan zetten. Zelf werk ik bijvoorbeeld met een soort van afvinklijstje Aandachtpunten ROT en dat moet ik nu updaten. Dat soort lijstjes en routines zijn voor iedereen anders, denk ik. Ik weet dat een aantal mensen werkt met een gedeeld digitaal notitieblok, ook handig. En zo zoek je allemaal naar je eigen manier van werken om je de zaken eigen te maken." vrtwente.nl 5

6 Toerbeurt In de middag kwamen de operationeel informatiemanagers, beleidsondersteuners en de informatiemanager CoPI er bij aan tafel. En ook hier draaiden alle deelnemers per toerbeurt een flitsoefening. Waarbij de anderen konden observeren onder meer via een videoverbinding in een andere ruimte. Ymko Attema, AC Communicatie "Korte acties, snel schakelen" "Bij de kennismakingssessie ngssess e ging g het vooral oral om het meegenomen enomen worden in de ontwikkelingen. ingen. Waar staan we nu en hoe verder. En daarnaast aast is het altijd fijn om elkaar weer er eens te zien en te spreken. en. De tweedaagse e vond ik zeer waardevol. arde Praktisch ingestoken en aan de hand van scenario s met elkaar ar de beelden elde delen en en in gesprek ek gaan hoe het incident nt of een deel ervan aan te pakken. Goed om op deze e manier te oefenen. en. Ik ervaar r ook dat we geen onbekenden nden meer zijn van elkaar, maar echt collega s met samen één doel en één én missie: veiligheid eid in Twente. e. Ik heb het gevoel el gekregen egen dat wij het verschil kunnen maken. Het was lekker ker werken en zo. Korte acties, snel schakelen, scherp zijn en blijven, maar ar wel omdat je elkaar in de ogen kunt kijken ken en vertrouwen hebt in elkaar." s Avonds was het programma anders van opzet: twee collega s uit Veiligheidsregio Drenthe vertelden over de ontwikkelingen in hun crisisorganisatie. Zij hebben immers al het proces naar een andere crisisorganisatie doorlopen. Er ontstond een levendige discussie waarbij over en weer ervaringen werden uitgewisseld over verschillende onderwerpen, waaronder het actiever betrekken van crisispartners als waterschappen en defensie. Op de tweede dag lag in de ochtend de focus op het daadwerkelijk oefenen in CoPI-setting met alle betrokkenen. In de middag werd deze uitgebreid met een crisisteam waarin de bestuursadviseur, burgemeester en strategisch communicatieadviseur aan de slag gingen en er daadwerkelijk geoefend werd tussen CoPI en crisisteam. Jan Eshuis, bestuursadviseur "Kwartje is gevallen" "Het kwartje viel, zo zou ik het wel willen noemen, bij deze tweedaagse. Juist door er mee bezig te zijn en verschillende scenario s in steeds weer andere settingen door te werken, kreeg ik wel het gevoel van dit zou best wel eens kunnen werken. Ik zie en ervaar steeds meer de toegevoegde waarde van de doorontwikkeling. En ik zie dat ook bij de anderen. We zijn bezig met het opbouwen van de juiste mensen op de juiste plek. Ik denk dat het goed gaat werken. De rol van bestuursadviseur wordt ook helderder. Straks is er binnen het crisisteam rond de burgemeester kennis en expertise en is de OL veel dichterbij. Dat maakt ons slagvaardiger mede omdat de lange lijnen flink zijn ingekort." 6

7 Kennismaken met elkaar en met de nieuwe organisatie De kennismakingsessies van 1 en 9 juni waren tweeledig van opzet: kennismaken met elkaar, maar ook vooral kennismaken met de nieuwe organisatiestructuur. Het filmpje waarin aan de hand van animatiebeelden werd uitgelegd hoe de nieuwe structuur in elkaar zit, werd getoond en leverde goede discussies op. Jane Slot, beleidsondersteuner "Winst" "Ik was zowel bij de kennismakingsessie als bij de tweedaagse als beleidsondersteuner. Voor mij betekent de nieuwe organisatie werken en oefenen in een klein team. Dit in tegenstelling tot een groot gezelschap zoals bij beleidsteamoefeningen één keer per jaar. Het beviel me goed om in deze setting kennis te maken met elkaar en de nieuwe crisisorganisatie. Het waren flitsoefeningen met OL en Leiders CoPI waarbij je kon sparren, observeren - leren van elkaar - en werd voorzien van feedback. Er is goed geoefend, je leert de mensen kennen en je kunt zo beter een team gaan vormen. Dat is voor mij wel de winst van deze bijeenkomsten." Kolom crisiscommunicatie Voor de kolom crisiscommunicatie werd naast de kennismakingsessie ook nog een aparte sessie georganiseerd. Belangrijk onderdeel op deze bijeenkomst was het bespreken van de verschillende rollen en de bijbehorende veranderingen ten opzichte van de huidige situatie. Zo gaan de medewerkers crisiscommunicatie niet meer naar verschillende locaties, maar treffen elkaar in het gemeentehuis waar het incident plaatsvindt. Loes Hilbrink, Officier van Dienst Communicatie "Kansen krijgen en pakken" "Ik vond de vorm van de tweedaagse met al die verschillende flitsscenario s goed werken. Je nam het geleerde meteen weer mee naar de volgende oefening. Ik merk dat in de nieuwe structuur een proactieve houding van ons wordt verwacht. Meer dan voorheen. En ik vind dat prima. Voorwaarde is wel dat je die kans om te adviseren en besluiten te nemen ook krijgt én neemt natuurlijk. De bijeenkomst op de 30 juni voor de medewerkers in de crisiscommunicatie, ging meer over de veranderingen voor de structuur van de communicatie in de nieuwe organisatie. Het is verstandig om nog verder met elkaar helderheid te krijgen over de functies en procedures. En hierover praktische werkafspraken te maken. Bijvoorbeeld wanneer zend je een NL-alert uit en hoe doe je dat? Daarna kun je het toetsen met oefeningen." vrtwente.nl 7

8 Proactief is voor mij het sleutelwoord Tanja Guyken over Informatiemanagement in de crisisorganisatie Tanja Guyken is binnen het project Doorontwikkeling Crisisorganisatie trekker voor het deelproject Informatiemanagement bij de crisisorganisatie. Aan haar de vraag wat de doorontwikkeling voor haar betekent. "Ik merk dat we met de doorontwikkeling in een volgende fase zitten. De huidige rollen voor de informatiemanagers gaan veranderen. Dat was ook goed te zien bij de tweedaagse (juni 2016, zie ook elders in deze nieuwsbrief) waar we heel wat scenario s in verschillende settingen hebben doorgewerkt. Zo zal straks de informatiemanager, de IM, een belangrijke gesprekspartner zijn voor de Operationeel Leider en de Leider CoPI. De IM moet straks in staat zijn zich multi te presenteren, zelf initiatieven te nemen, en de regie durven te pakken. Ik ervaarde zelf tijdens die tweedaagse hoe goed dit werkte. Als Leider CoPI kreeg ik duidelijk overzicht en advies van de Informatiemanager CoPI. Hij ontlaste mij doordat hij goed had afgestemd met de Informatiemanager van de staf Operationeel Leider (OL). Hierdoor zaten de OL en ik meteen in dezelfde film en scheelde dat gesprekstijd. De Informatiemanager CoPI attendeerde mij bij het scenario Ziekenhuis wel of niet ontruimen op de ervaringen van de regio Amsterdam Amstelland, die al eens met dit bijltje gehakt hadden. De Informatiemanager van de staf OL ging daarop verkennen welke leerpunten uit dit incident toegepast konden worden op dit scenario. Proactief is voor mij het sleutelwoord en staat bij deze doorontwikkeling centraal. Het vraagt van alle betrokkenen een andere houding. Zelf actie ondernemen, keuzes maken, initiatief nemen en checken. Cruciaal Goede informatievoorziening is cruciaal in een crisisorganisatie. Op basis van gedeelde informatie worden op alle niveaus afwegingen en keuzes gemaakt. Voor de nieuwe crisisorganisatie heeft de deelprojectgroep Informatiemanagement zich gebogen over de vragen: wie doet wat en wat heb je nodig om deze taken goed uit te voeren? Denk bijvoorbeeld aan de nodige faciliteiten, opleidingen, trainingen en taakkaarten voor de verschillende functies. Dit is nu allemaal uitgeschreven in een notitie die is aangeboden aan de projectleider Albert Gieling ter besluitvorming voor de projectgroep. We hebben daarbij ook gekeken naar het huidige informatiesysteem, het LCMS: hoe werkt het en hoe gebruiken wij het? LCMS is een systeem dat landelijk wordt onderhouden en beheerd. En daardoor is de vrijheid in het inrichten van het systeem beperkt en zijn wij gebonden de landelijke lijnen te volgen. Faciliteiten De volgende stap is nu dat de faciliteiten goed op orde komen. Dat varieert van heldere afspraken tot en met ervoor zorgen dat alle gemeentehuizen hun spullenboel op orde hebben. En met spullenboel bedoel ik: de faciliteiten die nodig zijn om met elkaar in verbinding te staan. Variërend dus van goede vergaderruimtes tot telefoons, computers enzovoorts. De komende tijd is hard nodig om dit soort zaken, maar ook de technische kanten ervan, voor februari 2017 allemaal goed op orde te krijgen." 8

9 Ron Poot, Hoofd bureau GHOR: "Wij zijn er klaar voor" "Voor ons: GHOR Twente, lopen twee ontwikkelingen parallel. Allereerst de doorontwikkeling van de Twentse crisisorganisatie en als tweede de ontwikkeling binnen onze eigen organisatie. En die sluiten prima op elkaar aan." Aan het woord is Ron Poot, Hoofd bureau GHOR en vertegenwoordiger GHOR in de projectgroep Doorontwikkeling Crisisorganisatie. 24/7 "We hebben intern veel aandacht besteed aan onze eigen informatievoorziening voor de ketenpartners, zoals ziekenhuizen, huisartsen, ambulancezorg en GGD. We werken netcentrisch en gebruiken binnen de witte kolom LCMS gezondheidszorg (gz). Het lijkt op het LCMS van de hulpdiensten, maar dan met andere tabbladen. Dat maakt het wel zo gebruikersvriendelijk. We hebben dit als pilot samen met de regio s IJsselland en Noord- en Oost- Gelderland opgepakt. Waarbij we ook de trainingen samen deden. Vanwege de toegenomen taken op het gebied van informatievoorziening hebben we een speciaal piket opgezet voor HIN: Hoofd Informatiemanagement geneeskundige zorg. Deze hoofden zijn inmiddels aangesteld, opgeleid en 24/7 beschikbaar voor kleine en grote crises. Vanaf 1 juli werken we conform deze nieuwe werkwijze. Voorbereid Tegelijk met deze ontwikkeling startte dus ook de doorontwikkeling van de Twentse crisisorganisatie met de oproep voor een meer flexibeler en slagvaardige organisatie. We hebben er een laag GHOR- functionarissen tussenuit gehaald: de hoofden Publieke zorg en Acute zorg. Maar zeg ik erbij, dat konden we doen omdat de ketenpartners goed zijn voorbereid. Met eigen crisiscoördinatoren en informatiecoördinatoren die weten hoe te handelen bij een crisis. In de nieuwe crisisorganisatie staat de Algemeen Commandant geneeskundige zorg (ACgz) direct in contact met de Officier van Dienst Geneeskundig (OvD-G). Brongebied en effectgebied zijn nu één geheel. Dat betekent wel dat er meer op het bordje komt te liggen van de ACgz, die een ondersteunende rol heeft naar de OvD-G en Operationeel Leider. Dit is wezenlijk anders en vraagt van die persoon, meer dan voorheen, te handelen en te schakelen naar eigen inzicht en contact te zoeken met de anderen. Daar hebben de andere algemeen commandanten (ook van andere kolommen) wel zorg over. In de projectgroep hebben we dit onderwerp doorgesproken en afgesproken is dat hier binnen de komende trainingen en oefeningen extra aandacht voor komt. Inzicht Zowel de ACgz als het Hoofd Informatiemanagement - door ons ook wel het gouden tweetal genoemd - kunnen in de nieuwe structuur terugvallen op de stafsectie GHOR, het vroegere actiecentrum. Deze ondersteunt hen. Doordat de Directeur Publieke Gezondheid (DPG) niet meer standaard deel uit maakt van het crisisteam, is het noodzakelijk dat de Operationeel Leider goed weet waar de GHOR voor staat en inzicht heeft in ons werk. Het vraagt van de Operationeel Leider om ook voor de andere diensten te denken. En dan zijn er nog onze buurregio s die met gemengde gevoelens naar deze ontwikkeling kijken en zich afvragen hoe de samenwerking straks verloopt. Daarom is het belangrijk om hen mee te nemen in de ontwikkelingen. En wij blijven vanuit GHOR onderdeel uitmaken van de DPG-pool om bij te springen als het nodig is." vrtwente.nl 9

10 De projectgroep In de projectgroep Doorontwikkeling crisisorganisatie Twente zijn alle kolommen en disciplines vertegenwoordigd: Arjan Derksen (politie en opvolger van kwartiermaker Rik de Boer), Tanja Guyken (informatiemanagement multi), Max Krisman (Brandweer), Jos Marinus (Bevolkingszorg), Herman Meuleman (secretaris Veiligheidsregio Twente, portefeuille Crisiscommunicatie), Ron Poot (GHOR), Jaqueline ten Voorde, projectsecretaris. Als bestuurlijke portefeuillehouder neemt Burgemeester van Wierden, Henk Robben, deel aan de projectgroep. Ira Helsloot, hoogleraar Besturen van Veiligheid aan de Radboud Universiteit van Nijmegen, en onderzoeker bij Crisislab, ondersteunt de projectgroep bij de verschillende fases van de doorontwikkeling. Projectleider is Albert Gieling, hoofd Vakbekwaamheid & Kennis Brandweer. Colofon Deze nieuwsbrief is een speciale uitgave van Veiligheidsregio Twente over het project Doorontwikkeling Crisisorganisatie. Veiligheidsregio Twente Juli 2016, nummer 3 adres Nijverheidstraat JM Enschede postadres Postbus BK Enschede Brandweer Gemeenten GHOR Politie telefoon digitaal info@vrtwente.nl internet vrtwente.nl