Jaarplan Vrijwilligersorganisatie UNICEF Nederland 2015

Transcriptie

1 Jaarplan Vrijwilligersorganisatie UNICEF Nederland 2015 Inleiding De vrijwilligersorganisatie van UNICEF Nederland is flink in beweging. Samen timmeren we voortvarend aan de weg en er waren het afgelopen jaar weer vele prachtige en hartverwarmende acties en initiatieven. In alle bescheidenheid, mogen we daar best trots op zijn. Bijvoorbeeld op de vele prachtige UNICEF Lopen en zelfs enkele runs. En op het feit dat onze jeugdvoorlichters in het hele land tienduizenden kinderen gastlessen gaven. Het delen van inspirerende voorbeelden - ook via Facebook - werpt steeds vaker vruchten af. Zo overtrof de eerste landelijke Bridgedrive op 23 november met maar liefst 30 drives en bridgers onze stoutste verwachtingen. Er waren Benefiet diners in Lexmond, Steenbergen en Leeuwarden. In een aantal plaatsen, waaronder Leiden en Utrecht, werd het 25-jarig bestaan van het Kinderrechtenverdrag uitgebreid gevierd. Indrukwekkend was het vrijwilligersproject Kinderen in de oorlog, toen en nu met voorlichting op scholen, publiciteit, wandeling, herdenkingsdienst en tentoonstelling die in Kerkrade werd geopend. Er is veel voorbereidend werk gedaan om de organisatie toekomstgerichter te maken. Vrijwilligersnet is vernieuwd en bevat aanvullend op unicef.nl een schat aan informatie; zoals nieuwe toolkits en materialen, waaronder het springkussen dat te leen is voor evenementen. De kersverse expertpool jeugdvoorlichters deelt met ons en collega-vrijwilligers hun kennis en ideeën. De vrijwillige Fotografen worden ingehuurd voor evenementen en bijzondere acties en de Filmcoaches helpen kinderen bij het maken van filmpjes voor het Kinderrechten Filmfestival. Daarnaast zorgen de vrijwillige trainers ervoor dat vrijwilligers goed geïnformeerd aan de slag kunnen. Op onze landelijke bijeenkomsten zoals de succesvolle UNICEF Informatiedag - zien we steeds meer jonge vrijwilligers. In maar liefst 13 steden zijn studententeams actief, waaronder een groeiende groep internationale studenten. Zij brengen UNICEF op hun eigen wijze onder de aandacht en werven fondsen. Zoals met film- en discussieavonden, pub quizzes, Band nights en de Santa run. Het was ook een jaar van loslaten en bakens verzetten. De overgang naar een nieuw verkoopmodel had als gevolg dat veel verkoopvrijwilligers afscheid namen. Sommigen deden dat in stijl met een koninklijke onderscheiding. Ondertussen wordt licentieverkoop voorzichtig opgepakt en zien we dat de mascotte Oenny een steeds grotere plek in de harten van onze vrijwilligers krijgt. Het afgelopen jaar was eveneens een roerig jaar voor kinderen. Minstens 15 miljoen minderjarigen raakten betrokken bij conflicten in de Centraal Afrikaanse Republiek, Irak, Zuid-Sudan, Syrië, Oekraïne en de Palestijnse gebieden. UNICEF is er voor hen. We bieden noodhulp als het nodig is en verbeteren het welzijn van kinderen structureel als het kan. Ons werk staat of valt met de steun van onze vrijwilligers, partners en donateurs. Mogen we ook in 2015 op jou rekenen? Marieke Becking, manager Vrijwilligersorganisatie

2 Missie en Visie UNICEF Nederland Missie Schending van kinderrechten is ontoelaatbaar. De missie van UNICEF Nederland is bijdragen aan de verbetering en realisatie van kinderrechten wereldwijd. Deze missie sluit aan op de missie van UNICEF, dat de drijvende kracht wil zijn achter de realisatie van het Verdrag inzake de Rechten van het Kind. Dit Verdrag geeft UNICEF expliciet een moreel en juridisch mandaat om op te treden. Het werk van UNICEF bevat in dat kader twee onderling verbonden elementen: concreet werken aan het verbeteren van welzijn van kinderen én het borgen van deze rechten in verdragen, wetgeving, beleid en handelen. Op deze wijze wordt het welzijn van kinderen duurzaam verbeterd. UNICEF Nederland wil daaraan bijdragen door met kracht, gezag en krachtenbundeling in Nederland op te komen voor kinderrechten, daarbij steunend op een breed maatschappelijk draagvlak. Visie Het verbeteren van de wereld begint bij het verbeteren van de leefomstandigheden van kinderen. UNICEF Nederland wil in ons land worden gezien als autoriteit op het gebied van kinderrechten en hoeder van het Verdrag inzake de Rechten van het Kind. We zijn hierdoor in staat de rechten van het kind op de Nederlandse maatschappelijke en politieke agenda te plaatsen en bij te dragen aan een concrete verbetering van de levensomstandigheden van kwetsbare kinderen. We doen dat samen met anderen. Want kinderrechten kunnen alleen worden gerealiseerd als mensen, individueel en in maatschappelijke verbanden, zoals bedrijven, overheden en maatschappelijke organisaties, daar actief voor opkomen en hun beleid en handelen daarop afstemmen. De Nederlandse samenleving zien wij als ons werkterrein waar wij het initiatief nemen om mensen en organisaties voor kinderen in actie te laten komen met inzet van geld en tijd, en met concrete resultaten voor kinderen. Daarbij zien wij een onderlinge verbondenheid van onze financiële en inhoudelijke doelen. Succesvolle fondsenwerving voor UNICEF kan alleen worden gerealiseerd door samen met anderen in Nederland inhoudelijk profiel aan UNICEF te geven. Visie op vrijwilligerswerk bij UNICEF Vrijwilligers spelen een belangrijke ondersteunende rol bij het realiseren van onze inhoudelijke en financiële doelstellingen en geven mede vorm aan de visie UNICEF in Beweging. Dankzij vrijwilligers kan UNICEF veel meer mensen persoonlijk bereiken, de zichtbaarheid van UNICEF vergroten, op allerlei manieren geld inzamelen en het maatschappelijk draagvlak versterken. UNICEF Nederland wil een plek zijn waar jong en oud een bijdrage kan leveren. Waar elke vrijwilliger zijn of haar unieke talenten en betrokkenheid kan inzetten op een manier die bij hem of haar past. Éénmalig of langdurig. Lokaal, regionaal of landelijk. Coördinerend, inhoudelijk, ondersteunend, of fondsenwervend. Dat alles binnen heldere kaders, zoals dit jaarplan. Met ruimte voor eigen initiatief en couleur locale. Met de juiste training, ondersteuning en materialen. Want UNICEF Nederland wil met haar vrijwilligers graag kwaliteit neerzetten en haar inspanningen blijven richten op het boeken van resultaten voor kinderen wereldwijd. 2

3 Organisatieverandering bij UNICEF Nederland in 2015 De context waarin UNICEF Nederland werkt is veranderd. De markt voor fondsenwerving lijkt verzadigd en ook het denken over internationale samenwerking verandert. Fondsenwerving kost meer moeite. Tegelijk zien we kansen, zoals op het gebied van samenwerking met bedrijven en maatschappelijke organisaties. Om nog slagvaardiger en marktgerichter te kunnen zijn, verandert op 1 januari 2015 de structuur van de organisatie. We stappen over naar een eenhoofdige directie en een ander organisatiemodel. Het nieuwe organogram ziet er als volgt uit. Directie Corporate Communicatie Bedrijfsvoering Control & Kwaliteit ICT & Facilitair P&O Financiële administratie Directiesecretariaat Management assistentie Innovatie Kinderrechten Partnerschappen Particulieren Verbinden Uitbouwen Klantenservice Vrijwilligersorganisatie Nieuw is dat de Vrijwilligersorganisatie onderdeel wordt van de nieuwe afdeling Particulieren. We zitten dan dichter bij het vuur. De nieuwe afdeling Particulieren heeft als opdracht maximale impact voor kinderen te realiseren door zoveel mogelijk kinderen, jongeren en volwassenen in beweging te brengen op een manier die bij hen en bij UNICEF past. Door fondsen te werven en door kennis en bewustzijn onder hen te vergroten. Kinderrechteneducatie valt ook onder de nieuwe afdeling. Binnen de nieuwe afdeling is veel kennis en expertise op het gebied van marktonderzoek, marktinzichten en databaseanalyse, die ook voor de vrijwilligers(organisatie) nuttig is. De afdeling Particulieren bestaat uit vier teams, waaronder team Vrijwilligersorganisatie als expertiseteam. We gaan van vier naar drie regio s met elk een regioconsulent voor 32 uur per week en een aangepast functieprofiel. Het doel van de nieuwe functie is om met behulp van vrijwilligers het draagvlak voor UNICEF in de samenleving te versterken, afgesproken inhoudelijke en financiële doelstellingen te realiseren en een effectieve bijdrage te leveren aan de omslag naar een ondernemende en marktgerichte organisatie. De coördinatieteams ontvangen separaat meer informatie over de nieuwe regio indeling en wijzigingen in het functieprofiel. Het team Verbinden is gericht op het creëren van een eerste contact van particulieren met UNICEF. Denk aan kinderen die een gastles van een jeugdvoorlichter krijgen of een spreekbeurt geven, een particulier die lid wordt, een gift doet of n.a.v. een campagne een sms je stuurt of meedoet aan een evenement of (online) actie, een jongere die participeert in zijn kinderrechten, etc. 3

4 Het team Uitbouwen richt zich op uitbouw, behoud en reactivatie van de bestaande relaties (met name leden) met proposities als tweede lidmaatschappen, notariële schenkingen en nalatenschappen. Een ander belangrijk onderdeel is het behouden van de huidige achterban door middel van specifieke communicatie en activiteiten (bijvoorbeeld lezingen of andere bijeenkomsten). De Klantenservice - voorheen Service en Informatie - richt zich op het beantwoorden van telefoontjes, mails en vragen via Social Media. Daarnaast verzorgen zij bestellingen van vrijwilligers, scholen en andere instellingen. Het is de ambitie van Klantenservice om in alle gevallen de verwachting te overtreffen. Het is onze ambitie om met onze vrijwilligers op lokaal en regionaal niveau sneller op actualiteiten, zoals noodhulpacties, in te kunnen spelen. En op kansen die zich voordoen, bijvoorbeeld in de samenwerking met partners. De inzet van vrijwilligers ten behoeve van de verschillende doelgroepen wordt ingebed in de totale marktbenadering. We willen daarbij elkaars expertise, netwerken en middelen beter benutten. Hoe, zal in 2015 nader worden vormgegeven. Het is belangrijk dat marketeers, vrijwilligers en medewerkers van het team Vrijwilligersorganisatie eerst beter inzicht krijgen in elkaars werkwijze en mogelijkheden en dat de werelden dichter bij elkaar komen, gericht op het creëren van een elkaar versterkende en resultaatgerichte samenwerking en marktbenadering. De ingezette koers om deze werelden dichter bij elkaar te brengen d.m.v. workshops, het delen van informatie en samenwerken in projectteams wordt voortgezet. Specifieke aandachtspunten organisatieverandering voor team Vrijwilligersorganisatie in 2015: Inbedding / synergie team Vrijwilligersorganisatie in de afdeling Particulieren. Herinrichten van de dienstverlening aan vrijwilligers (Klantenservice als eerste loket). Herziening van materialen i.v.m. de organisatieverandering (Vrijwilligersnet, welkomstfilm, nieuwe kaart met regio-indeling, contactpersonen in toolkits en handleidingen). 4

5 Bijdrage van het vrijwilligersnetwerk aan de doelstellingen in 2015 Tot slot onderstaand een overzicht van de bijdrage aan onze doelstellingen die we in 2015 met behulp van vrijwilligers willen bereiken. Fondsenwerving, totaal ca Door het vrijwilligersnetwerk wordt voor ca inkomsten geworven via statiegeldbussen en UFO s (toonbankcollectebusjes). 2. Er vinden ca. 50 UNICEF lopen plaats met in totaal zo n deelnemers die (ondersteund) door de Regionale Comités worden georganiseerd. Inkomsten via de lopen bedragen: Organisatie van - en medewerking aan acties en evenementen door vrijwilligers: Waaronder het kinderkookevent, de tweede landelijke bridgedrive voor UNICEF op 22 november 2015 en acties van de studententeams 4. Ca giften van particulieren, scholen en bedrijven via vrijwilligers. In 2013 was dit ongeveer Onbekend is welk deel daarvan verkoop gerelateerd was (de cijfers over 2014 zijn nog niet bekend). Voorlichting en informatie 5. We streven ernaar dat alle RCU s en studententeams al hun publieksacties doorgeven aan secretariaatvo@unicef.nl ten behoeve van publicatie op de landelijke actiekalender die op Vrijwilligersnet wordt gepubliceerd. 6. De jeugdvoorlichters verzorgen minimaal 1500 gastlessen op scholen (basis- en middelbaar onderwijs) en bereiken daarmee kinderen en jongeren. Als er aan de gastlessen geen Loop gekoppeld is, vragen wij de jeugdvoorlichters extra aandacht te schenken aan de mogelijkheid om een spaarpot in de klas te plaatsen. 7. De lezingengroep geeft minimaal 50 lezingen. 8. Inzet vrijwillige Filmcoaches naar behoefte op scholen die meedoen aan het UNICEF Kinderrechten Film Festival. 9. Minimaal 75% van de RCU s publiceert regelmatig nieuwsberichten op websites en sociale media, waaronder de publieksactiviteiten op de Facebookpagina nederland4unicef en houdt de eigen regionale/provinciale website actueel. Overige activiteiten (geen doelstelling voor bepaald) 10. Verkoop van licentieproducten. 11. Publicitaire bijdrage van vrijwilligers, zowel in lokale en regionale media als via sociale media kanalen. Jaarplan vrijwilligersorganisatie 2015 Doelen ten aanzien van de bezetting van het vrijwilligersnetwerk in 2015 Minimaal 75% van de RCU s heeft de kernfuncties (zie toelichting onder a) ingevuld. 14 studententeams met ieder minimaal 3 leden die ieder minimaal 2 activiteiten organiseren. Minimaal 2 actieve expertpools van vrijwilligers (voor de gastlessen en UNICEF Loop) Actieve vrijwillige trainers- en lezingengroep die ieder uit minimaal 6 leden bestaat. Actieve vrijwillige fotografengroep bestaande uit minimaal 8 leden, die op verzoek van vrijwilligers en/of medewerkers ingezet kan worden. 5

6 Ondersteuning van het vrijwilligersnetwerk in 2015 Het team Vrijwilligersorganisatie legt in 2015 de focus op: a. Het ondersteunen van de coördinatieteams bij het (verder) bouwen aan toekomstbestendige Regionale Comités UNICEF (RCU s) met een evenwichtige portfolio van zowel voorlichtende als fondsenwervende activiteiten ten bate van UNICEF. b. Uitbreiding naar 14 studententeams. c. Voortzetting van vernieuwing van het vrijwilligersbeleid, waaronder vernieuwing van de inspraak-, overleg- en communicatiestructuur. d. Het bieden van algemene ondersteuning aan vrijwilligers. Ad a. Toekomstbestendige RCU s UNICEF Nederland wil met haar vrijwilligers blijven bouwen aan maatschappelijk draagvlak en zal de komende jaren de rol van vrijwillige inzet vernieuwen en versterken. De structuur en landelijke dekking van RCU s blijft daarbij van grote waarde; vanuit RCU s geven vrijwilligers gastlessen voor de jeugd, organiseren UNICEF Lopen en maatschappelijke stages, verkopen licentieproducten, organiseren bridgedrive(s) en tal van andere lokale fondsenwervende en voorlichtende activiteiten. Een toenemend deel van de RCU s werkt aan vernieuwing op basis van het document Samenwerken aan het RCU van de Toekomst en bijbehorend instrumentarium. De gevraagde veranderingen kosten tijd en gaan geleidelijk. In enkele RCU s is het nog niet gelukt een voltallig en goed functionerend coördinatieteam te realiseren. Een behoorlijk aantal verkoopvrijwilligers, vaak al op leeftijd, heeft het afgelopen jaar de organisatie verlaten. Aangezien zij in veel gevallen ook andere functies vervulden, zijn er redelijk veel vacatures ontstaan. Een toekomstbestendig RCU valt of staat met de juiste mensen op de juiste plek. Komend jaar is er daarom extra aandacht voor de werving van nieuwe vrijwilligers. Ons streven is dat eind 2015 minimaal 75% van de Regionale Comités de volgende kernfuncties heeft ingevuld: Voorzitter Secretaris Penningmeester Evenemententeam met coördinator en minimaal 3 leden Coördinator voorlichting met jeugdvoorlichter(s) (aantal afhankelijk van het werkgebied) Vrijwilligerscoördinatie (als taak of functie) Veel RCU s gingen aan de slag met het vergroten van lokale zichtbaarheid door aan te sluiten bij lokale en regionale evenementen. Of door zelf, al dan niet in samenwerking met een andere partij, evenementen te organiseren. De eerste landelijke Bridgedrive op 23 november 2014 een initiatief van enkele RCU s gesteund door de Bridgebond overtrof met 30 drives en deelnemers onze stoutste verwachtingen. De tweede staat gepland op 22 november 2015 en we streven dan naar 45 deelnemende drives. Specifieke aandachtspunten voor team Vrijwilligersorganisatie in 2015: Voortzetten begeleiding coördinatieteams bij de transitie op basis van het document en bijbehorend instrumentarium Samenwerken aan het RCU van de toekomst. Waar nodig samenvoegen of splitsen van RCU s. 6

7 Inventariseren en ondersteunen van jaarplannen van RCU s. Vernieuwing van het wervingsmateriaal voor vrijwilligers. Ondersteunen bij het werven, inwerken en begeleiden van leden van coördinatieteams. Faciliteren van overleg en uitwisseling verschillende functiegroepen. Ondersteunen kansrijke initiatieven. Ad b. Uitbreiding naar 14 studententeams. In samenwerking met de bestaande studententeams, zal het studentennetwerk verder uitgebreid worden en de onderlinge samenwerking geïntensiveerd. Op dit moment (nov. 2014) bestaat het studentennetwerk uit 12 teams (Breda, Tilburg, Utrecht, Rotterdam, Leiden, Eindhoven, Amsterdam, Nijmegen, Wageningen, Den Haag, Maastricht, Groningen). Bovendien is er een team in oprichting in Delft. Uitbreiding wordt gezocht in Arnhem, Leeuwarden en/of Enschede. Het netwerk is vluchtig, veel studenten kiezen er voor om één of twee jaar lid te zijn van het studententeam. Dit betekent dat er extra inspanningen nodig zijn om het netwerk op peil te houden. Specifieke aandachtspunten voor team Vrijwilligersorganisatie in 2015: Inwerken en begeleiden van de coördinatoren van de studententeams. Regelmatige afstemming met het Jongerenlid van de VWR. Wervingsmateriaal voor de teams en landelijke wervingsactie vanaf september. Faciliteren Landelijk Studentenoverleg (min. 3 x per jaar). Organiseren van een training Actief in UNICEF studentenversie (Engelstalig). Organiseren van een Open dag voor studenten op kantoor. Nieuw: digitale e-nieuwsbrief voor studenten (met een eigen studentenredactie). Ad c. Voortzetting van vernieuwing van het vrijwilligersbeleid Vernieuwing van het vrijwilligersbeleid blijft een belangrijk aandachtspunt. En om dat goed te kunnen doen, zullen we volop ruimte bieden voor uitwisseling en dialoog, zowel tijdens bijeenkomsten als in de sociale media, waar zowel medewerkers als vrijwilligers elkaar steeds beter weten te vinden. We delen inspirerende voorbeelden en maken gebruik van mogelijkheden om informatie te delen en samen te werken. Medewerkers worden gestimuleerd het land in te gaan en bij te dragen aan activiteiten van vrijwilligers. De landelijke expertteams van vrijwilligers vervullen een belangrijke voorwaardenscheppende en ondersteunende rol. Dankzij de vrijwillige trainers en de lezingengevers kunnen er jaarlijks veel vrijwilligers goed geïnformeerd aan de slag. We blijven streven naar een goede bezetting van beide belangrijke groepen. Dat geldt ook voor de vrijwillige Fotografen en Filmcoaches. Daarnaast willen we de kennis en ideeën van ervaren vrijwilligers beter benutten. Daarom willen we naast de expertpool van jeugdvoorlichters, in 2015 een expertpool voor de UNICEF Loop oprichten. Specifieke aandachtspunten voor team Vrijwilligersorganisatie in 2015: Expertpools vrijwilligers: ervaren jeugdvoorlichters en organisatoren van de UNICEF Loop betrekken we bij het ontwikkelen en toetsen van nieuwe strategieën, materialen en diensten. Het creëren van eigentijdse mogelijkheden voor vrijwillige inzet: eenmalig, actiematig, projectmatig of expertmatig. Uitbreiden van succesvolle of ontwikkeling van nieuwe handelingsperspectieven. 7

8 In samenspraak met de vrijwilligersraad zijn we in 2014 gestart met het project Inspraak, Organisatie en Communicatie. Doel van het project is om te komen tot een (nieuwe) inspraak-, overleg- en communicatiestructuur die past bij het UNICEF van de toekomst. In 2015 brengt de projectgroep advies uit, dat na akkoord zal worden geïmplementeerd. Plan van aanpak op basis van de evaluatie van de RCU-websites en de pilot provinciale website. We gaan experimenteren met webinars (online seminars) als middel om vrijwilligersgroepen snel te kunnen informeren en gelegenheid te bieden kennis en ervaringen uit te wisselen. Onze boodschappen zijn het waard om gedeeld te worden. We zouden het fantastisch vinden als nog meer vrijwilligers ons werk via sociale media uitdragen. Komend jaar zullen we daarom extra aandacht besteden aan het formuleren en faciliteren van een overkoepelend sociale media beleid voor vrijwilligers en de mogelijkheden die sociale media bieden om nog meer mensen voor kinderrechten in beweging te brengen. Ad d. Het bieden van algemene ondersteuning aan vrijwilligers. Specifieke aandachtspunten voor team Vrijwilligersorganisatie in 2015: Het zo efficiënt en effectief mogelijk bieden van functie- en taakgerichte ondersteuning aan groepen vrijwilligers. Actueel Vrijwilligersnet, het portaal voor een breed en actueel ondersteuningsaanbod. Aanbod van trainingen en workshops: 4 x Actief in UNICEF, 2 x training jeugdvoorlichters, training Evenementvrijwilligers, training vrijwilligerswerving, training volwassen voorlichting en trainingen op maat (vraaggericht). We gaan experimenteren met webinars (online seminars) ter vervanging van delen van de jeugdvoorlichtingstraining. Breed aanbod aan promotiemateriaal, wervingsmateriaal, campagnemateriaal en overige ondersteunende materialen voor vrijwilligers (ontwikkeld i.s.m. vrijwilligers). Organisatie Jaarplandag voor CT-leden en ambitieuze vrijwilligers (7 maart). Organisatie van de UNICEF Informatiedag (september/oktober). Open Dag(en) (afhankelijk van de behoefte) voor vrijwilligers (i.p.v. Marktdag). Faciliteren Vrijwilligersraad, Provinciale Overleggen en CT-vergaderingen. Het bij elkaar brengen van vraag en aanbod op het gebied van vrijwillige inzet, waaronder het stimuleren van samenwerking vrijwilligers en maatschappelijke of zakelijke partners. Maandelijkse digitale nieuwsbrief en periodieke specials voor functiegroepen. Twee uitgaven van UNICEF Berichten (mei/juni en november). Verzamelen en publiceren van digitale activiteitenkalender met alle acties van vrijwilligers. Interactie op de verschillende Facebook pagina s. Zie voor de meest actuele informatie over de activiteiten, ondersteuning en materialen ons Vrijwilligersnet: (inlognaam: vrijwilliger, wachtwoord: uniteforchildren) 8