Beheermodel NatLab 2.0

Transcriptie

1 Beheermodel NatLab augustus 2011, eindrapportage 14 oktober 2011

2 Aan Gemeente Eindhoven Sector Grond en Vastgoed De heer B. Bankers Postbus RB EINDHOVEN Van Hospitality Consultants Smallepad Postbus CD AMERSFOORT Auteurs Marco Verhoef Margot Icking Project Beheermodel NatLab 2.0 Betreft Eindrapportage Ons kenmerk /RA d01/MV/MA Datum Amersfoort, 14 oktober Hospitality Consultants Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de rechthebbenden c.q. door de rechthebbenden gemachtigden, niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking

3 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING 4 2 RANDVOORWAARDEN GEMEENTE 6 3 THEORETISCH KADER Inleiding Elementen van beheer Eigenarenbeheer gemeente Eindhoven Afbakening beheermodel 9 4 NATLAB Inleiding Ambitie Ruimtelijke kenmerken Participanten 12 5 VARIANTEN DAGELIJKS BEHEER Inleiding De varianten Variantenanalyse Conclusie variantenanalyse 28 6 CONTRACTUELE EN FINANCIELE RELATIES Inleiding Contractuele relaties Financiële relaties Functionele relaties Risicoanalyse en beheersingsinstrumenten 33 7 AANBEVELINGEN EN OVERWEGINGEN VERVOLG

4 1 INLEIDING Herontwikkeling NatLab tot cultureel centrum De gemeente Eindhoven is bezig met de herontwikkeling van het gebied Strijp S. De culturele ontwikkeling op strijp S omvat twee hoofdlijnen: media en urban sports & culture. Eén van de speerpunten in de ontwikkeling van het 'media-cluster' op strijp S is het NatLab 2.0 concept. Het NatLab wordt ontwikkeld in twee of drie fasen. Fase 1 is nu aan de orde en omvat de realisatie van een kunst en cultuur cluster in de bestaande locatie het NatLab. Concreet wil de gemeente het NatLab op Strijp S een culturele invulling geven door hier functies als film, nieuwe media, theater, horeca en events te huisvesten. Het gaat om een bundeling van culturele functies, teneinde de kracht van de functies en de uitstraling en aantrekkingskracht van Strijp S te versterken. NatLab 2.0 moet zich de komende jaren ontwikkelen als een nieuwe cultuur hotspot binnen de gemeente Eindhoven. Het gebouw is eigendom van de gemeente. Het ruimtelijk ontwerp bevindt zich in de afrondende fase; inmiddels is de DO fase afgerond. Het uitgangspunt is dat het gebouw gebruikeronafhankelijk wordt en relatief eenvoudig voor andere functies kan worden ingezet. Daarnaast wordt gestreefd naar optimalisatie van de fiscale structuur en moet een en ander passen binnen de financiële kaders (huidige subsidies). Samenwerking tussen culturele partijen De beoogde partijen (participanten) binnen het NatLab zijn in ieder geval Plaza Futura, Broet, Baltan Laboratories, Avec Brabant en een horecavoorziening (grand-café). Plaza Futura is de grootste gebruiker en wordt in gesprekken tussen de gemeente en Plaza Futura gezien als trekker ten aanzien van de inhoudelijke samenwerking. Op initiatief van Plaza Futura en in samenspraak met de gemeente hebben gesprekken plaatsgevonden tussen (enkele) partijen over de samenwerking binnen het NatLab. Over de wijze waarop het NatLab beheerd gaat worden, zijn nog geen finale afspraken gemaakt. Verschillende scenario s zijn denkbaar (bijvoorbeeld beheer door een van de participanten, door een onafhankelijke partij of door een gebruikersraad); op voorhand lijkt ook hierin voor Plaza Futura een belangrijke rol te zijn weggelegd. Onderzoek moet uitwijzen wat de meeste passende beheervorm is voor het NatLab, hoe een en ander fiscaal en juridisch geregeld kan worden en welke rol en zeggenschap betrokken partijen krijgen. De gemeente wil kunnen sturen en ingrijpen indien nodig. Passende beheervorm De gemeente Eindhoven heeft Hospitality Consultants (HC) gevraagd hen te adviseren over de meest passende beheervorm voor het NatLab. Op korte termijn wil de gemeente de volgende vragen beantwoord hebben: Wat zijn visies, ambities en mogelijkheden van betrokken partijen? (uitgangspunten) Waarover moeten afspraken worden gemaakt binnen het NatLab? (beheeropdracht) Welke mogelijkheden zijn er en wat heeft de voorkeur? De verdere uitwerking en concretisering hiervan zal in een later stadium plaatsvinden

5 Leeswijzer In hoofdstuk 2 geven we een kort overzicht van randvoorwaarden die door de gemeente worden gesteld aan de uitwerking van de plannen voor het NatLab en die bepalend zijn voor de uiteindelijke beheervorm. Hoofdstuk 3 is een theoretische kader over de verschillende elementen van beheer, bedoeld om scherp te krijgen waar we het over hebben als we spreken over (dagelijks) beheer. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op kenmerken van het NatLab; ruimtelijk en functioneel, de participanten en wensen en ideeën van de participanten bij het NatLab. Hoofdstuk 5 bevat een variantenanalyse voor mogelijke beheervormen. Daarbij is een variant benoemd die op basis van de beschikbare informatie het meest logisch en haalbaar lijkt. Deze variant wordt in hoofdstuk 6 verder uitgewerkt. Tot slot bevat hoofdstuk 7 aanbevelingen voor het vervolgtraject

6 2 RANDVOORWAARDEN GEMEENTE Door de gemeente Eindhoven worden een aantal randvoorwaarden op functioneel, financieel, juridisch en fiscaal vlak gesteld. Deze randvoorwaarden hebben invloed op de uiteindelijke beheervorm. In dit hoofdstuk is een opsomming opgenomen van de belangrijkste randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden zijn ontleend aan het raadsvoorstel Het realiseren van NatLab 2.0 op Strijp S met de functies theater, film en nieuwe media d.d. 24 mei 2011 (raadsnummer 11R4378) en een gesprek met een vertegenwoordiging van de sector Grond en Vastgoed en Economie en Cultuur van de gemeente Eindhoven. Randvoorwaarden: Samenwerking tussen partijen in het NatLab 2.0 concept moet tot inhoudelijke (culturele) synergievoordelen leiden. In het gebouw moet multifunctioneel gebruik en medegebruik worden gestimuleerd. Dit moet leiden tot meer efficiënt ruimtegebruik. Het NatLab moet een gebruikersonafhankelijke locatie worden; de gemeente moet de vrijheid hebben om relatief eenvoudig voor een andere partij te kunnen kiezen, zowel culturele participanten als de (horeca-)exploitant. Het gebouw moet reversibel zijn; de gemeente moet het gebouw relatief eenvoudig kunnen inzetten voor andere doelen/functies. Mogelijkheden tot het optimaliseren van de fiscale structuur moeten benut worden. Dit betekent niet dat volledige BTW teruggaaf een uitgangspunt is. De gemeente brengt op voorhand de BTW op de bouwkosten (begroot op 14 miljoen excl. BTW) in vooraftrek. Indien partners in het NatLab geen of ten dele belaste activiteiten verrichten, moeten de mogelijkheden verkend en benut worden om het BTW voordeel te behouden dan wel de (kans op een) naheffing te beperken. Het beheervoorstel voor het gebouw moet passen binnen de huidige financiële subsidiekaders. De exploitatie van het concept NatLab 2.0 moet op termijn sluitend zijn bij een gelijkblijvend subsidiebudget. Er wordt rekening gehouden met aanloopverliezen in de eerste 4 jaar. De winst uit de horeca-activiteiten moet aangewend worden ter dekking van de kosten die gemaakt worden binnen het NatLab, zowel kosten voor de culturele programmering als het dagelijks beheer. In het gebouw moet het beheer en de regie zo geregeld zijn dat alle gebruikers optimaal kunnen functioneren en de verhuur van beschikbare ruimten goed gebeurt

7 3 THEORETISCH KADER 3.1 Inleiding Voor het uitwerken van een beheermodel is het essentieel vooraf vast te stellen wat verstaan wordt onder het beheer van een accommodatie; welke beheertaken kunnen onderscheiden worden en hoe liggen verantwoordelijkheden. Hiervoor hanteren we de organisatiepiramide beheer (figuur 1). Dit model geeft de verschillende elementen organisatieniveaus van beheer weer. Figuur 1 Organisatiepiramide beheer 3.2 Elementen van beheer Dagelijks beheer Programmabeheer inhoudelijke programmering Het fundament van een maatschappelijke voorziening is het inhoudelijke concept. Dit inhoudelijke concept heeft betrekking op de doelstellingen die beoogd worden met een voorziening, de visie die daarvoor opgesteld is en de activiteiten die ontplooid worden. Maar nog meer gaat het over de mogelijkheden voor samenwerking en het creëren van een passend aanbod. Het programmabeheer is, binnen kaders, bij voorkeur leidend voor de overige vormen van beheer. Werkzaamheden die binnen dit element van beheer moeten worden uitgevoerd zijn het ontwikkelen van een gezamenlijke visie op het concept, het maken van keuzes ten aanzien van het inhoudelijke aanbod, het invullen van de kwartiermakersrol voor het inhoudelijke concept, het coördineren van gezamenlijke marketing- en PR-activiteiten en het organiseren van de samenwerking tussen participanten en het opstellen van het jaarplan en concrete activiteitenplanning

8 Exploitatiebeheer Exploitatiebeheer heeft betrekking op het genereren van inkomsten door het incidenteel verhuren van ruimten en het invullen van horeca. Daarnaast heeft exploitatiebeheer betrekking op het maken van afspraken rondom risicoverdeling; wie loopt het risico als enerzijds bezetting en opbrengsten lager uitvallen dan begroot en anderzijds de kosten hoger uitvallen dan verwacht. Concrete taken die tot het exploitatiebeheer gerekend kunnen worden, zijn: verhuurbeleid (bv. voorrangsregeling en afspraken rondom verhuur van uren en dagdelen) ruimteplanning financiële afhandeling invulling horecafunctie et cetera Facilitair beheer Facilitair beheer gaat over de taken die uitgevoerd moeten worden om een gebouw schoon, heel en veilig te houden en waar huurders/exploitant van een accommodatie voor verantwoordelijk zijn. Voorbeelden daarvan zijn: klein onderhoud toezicht schoonmaak beveiliging vuilafvoer groenvoorziening inventaris verzekeringen (inboedel, WA-verzekering en indien nodig aanvullende verzekeringen) Eigenarenbeheer Het eigenarenbeheer heeft betrekking op het eigendom van een gebouw en draagt de verantwoordelijkheid voor het in stand houden van het vastgoed. De eigenaarlasten bestaan onder meer uit de kapitaallasten, verzekeringen, OZB betalingsverplichting, rioolrecht en de kosten voor het technisch en bouwkundig onderhoud dat conform het Burgerlijk Wetboek door de eigenaar uitgevoerd moet worden. De eigenaar maakt keuzes ten aanzien van het gewenste onderhoudsniveau, stelt een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) op conform het vastgestelde kwaliteitsniveau, draagt zorg voor de uitvoering van de onderhoudstaken, sluit de opstalverzekering af en voldoet overige gebouwgebonden betalingsverplichtingen. Als er sprake is van een kostendekkende huursom, worden alle eigenaarlasten doorbelast aan huurders/gebruikers. Onder eigenarenbeheer valt eveneens het risico voor structurele leegstand (ruimte die tijdelijk niet verhuurd wordt). 3.3 Eigenarenbeheer gemeente Eindhoven In het beleid van de gemeente Eindhoven voor cultuurvastgoed staat het gebruik van het vastgoed centraal; de gemeente faciliteert functies. Gebouwen worden gerealiseerd voor het uitvoeren van meerdere functies. Uitwerkingen van het beleid voor het cultuurvastgoed zijn onder meer de toepassing van fiscale huur voor gesubsidieerde partijen een huur waarbij de kapitaallasten niet zijn doorberekend en de rol die de gemeente vervult in het onderhoud van accommodaties; de gemeente verzorgt ook het klein onderhoud en gaat daarmee in het eigenarenbeheer verder dan het ROZ-model voor onderhoud

9 3.4 Afbakening beheermodel De wijze waarop de gemeente Eindhoven invulling geeft aan het eigendom en eigenarenbeheer wordt in de uitwerking van het beheermodel voor het NatLab als gegeven beschouwd. De gemeente is eigenaar en draagt daarmee zorg voor taken die daaruit voortvloeien (eigenarenbeheer). In deze rapportage wordt de organisatorische structuur voor de beheeropzet (dagelijks beheer) op hoofdlijnen beschreven in een aantal varianten en komen alle onderwerpen aan bod die voor het dagelijks beheer van toepassing zijn. Op basis van de eerste gesprekken met de participanten en de vooraf door de gemeente geformuleerde doelstellingen benoemen we de voor- en nadelen per variant. Na politieke besluitvorming wordt de gekozen variant verder uitgewerkt. Het is essentieel dat dit in nauwe samenspraak met de participanten gedaan wordt

10 4 NATLAB 4.1 Inleiding Dit hoofdstuk bevat een toelichting op de ambitie van het concept NatLab 2.0, ruimtelijke kenmerken en de beoogde gebruikers voor zover (in deze fase) bekend. 4.2 Ambitie Het NatLab op Strijp S is het voormalig natuurkundig laboratorium van Philips. De Nederlandse researchafdeling van het elektronicaconcern is vanaf de oprichting in 1914 tot begin jaren 60 gehuisvest geweest in het NatLab op Strijp-S. Feitelijk is de nieuwe functie van Natlab 2.0 ontstaan vanwege de ambitie een passende herbestemming te vinden voor het Natlab en vanuit de ruimtebehoefte van enkele culturele partners. De gemeente Eindhoven wil de cultuurhistorische waarde van het gebouw herstellen door culturele functies onder te brengen in het concept NatLab 2.0. Het concept krijgt vorm door een programma dat bestaat uit film, theater, nieuwe media en horeca. NatLab 2.0 moet een nieuwe culturele hotspot worden in Eindhoven, aangevuld met onderscheidende horeca die de signatuur van NatLab 2.0 als innovatief cultuurcentrum weerspiegeld. Het gebouw is flexibel en kan door medegebruik diverse functies herbergen die het concept ondersteunen. Daarbij geldt dat het concept gebruikersonafhankelijk is; de invulling is niet toegeschreven naar instellingen/partijen. NatLab 2.0 sluit aan bij de uitgangspunten van het cultuurbeleid CultuurTotaal, hierin wordt beoogd dat kunst en cultuur in de breedte verbindingen aan gaan met de stad en een bijdrage leveren aan de leefbaarheid van de stad in het algemeen en in dit geval Strijp S in het bijzonder. Daarnaast sluit het concept aan bij de wens om culturele talenten te stimuleren. De komende maanden zal de ambitie en het inhoudelijk beleid van NatLab 2.0 door de gemeente Eindhoven samen met de participanten aangescherpt worden. Eind 2011 begin 2012 moet er een meer uitgewerkt plan liggen. Daarbij wordt ook de relatie gelegd met andere mediaontwikkelingen op strijp S, zoals de mogelijke komst van volt/beeld&geluid, Poeme Electronique en het STRP festival. 4.3 Ruimtelijke kenmerken Het bestaande NatLab heeft een oppervlak van circa m 2 bvo. Het complex bestaat uit een hoofd(entree) aan de Kastanjelaan (rood gearceerd in afbeelding 2) en twee zijvleugels (blauw gearceerd in afbeelding 2). Wanneer we spreken over cultuurcentrum NatLab 2.0, dan hebben we het over het hoofd(entree)gebouw. Voor de twee zijvleugels van het gebouw (blauw gearceerd in afbeelding 2) is de Stichting SintLucas de Eindhovense school de beoogde gebruiker. De school wordt fysiek verbonden met het cultureel centrum, maar uitgangspunt is dat zij in beheer en organisatie los van elkaar functioneren. Wel zal inhoudelijke samenwerking gezocht worden tussen de school en de participanten van het cultureel centrum NatLab 2.0. De publieksfuncties komen vooral op de begane grond en de eerste verdieping. Op deze verdiepingen bevinden zich de foyer, het grand café, de filmzalen (7) en de theaterzaal (flexibele black box ). Ook zijn er op deze verdiepingen enkele kantoor- en vergaderruimten

11 Het souterrain zal voor een groot deel gebruikt worden voor de basisactiviteiten van de participanten Broet en Baltan. Het zijn ruimten die exclusief gebruikt worden door deze partijen en geen mogelijkheid bieden voor multifunctioneel gebruik of medegebruik. Wel worden in deze ruimten bezoekers en deelnemers voor eigen activiteiten ontvangen. De tweede verdieping bestaat uit kantoor- en vergaderruimten. Ook bevinden zich op deze verdieping naar met een eigen ontsluiting ruimten gelieerd aan de theaterzaal, zoals kleedruimten, een make-up ruimte en een ontspanningsruimte. Tot slot bevindt zich op bovenop de tweede verdieping een dakopbouw, welke dienst kan doen als opslagruimte. Figuur 2: Bovenaanzicht NatLab 11 37

12 Multifunctioneel gebruik en mede gebruik Randvoorwaarde van de gemeente is dat multifunctioneel gebruik en medegebruik in het NatLab worden gestimuleerd. Dit moet leiden tot meer efficiënt ruimtegebruik. Met de beoogde participanten is al gesproken over de toedeling van ruimten voor exclusief, monofunctioneel gebruik en ruimten die ingezet worden voor multifunctioneel en medegebruik. Omdat het definitief ontwerp nog niet gereed (en vastgesteld) was, kon nog niet bepaald worden hoe de verdeling tussen monofunctionele, multifunctionele en medegebruikruimten gaat worden. Omdat de programmering van de beoogde participanten nog niet bekend is en daarmee nog beeld van de claim die zij leggen op ruimten voor multifunctioneel en medegebruik, bestaat er nog geen uitgekristalliseerd beeld rondom de bezettingsgraad van deze ruimten en de mate waarin deze multifunctioneel gebruikt worden. 4.4 Participanten De beoogde participanten in het NatLab zijn vooralsnog: Plaza Futura Broet Baltan Laboratories Avec Brabant Voor de uitwerking van dit rapport zijn gesprekken gevoerd met Plaza Futura, Broet en Baltan Laboratories. Volgens de beschikbare informatie zal Avec Brabant in het NatLab slechts gebruik maken van een kantoorwerkplek en is de verwachting dat Avec Brabant op termijn zal verhuizen naar het gebouwdeel van Stichting SintLucas de Eindhovense school. In de toekomst moet het NatLab ruimte bieden aan meerdere participanten die aansluiten op het inhoudelijk concept NatLab 2.0. In de onderstaande paragrafen is op basis van schriftelijke documentatie en de interviews met participanten een beschrijving gegeven van kenmerken van de huidige situatie en ambities voor de toekomst Plaza Futura Huidige situatie Programma De stichting Film- en Theatercentrum Plaza Futura (kortweg: Plaza Futura) beheert en exploiteert het huidige filmhuis aan de Leenderweg in Eindhoven. In het huidige Filmhuis ontplooien zij een film-, theater en commercieel horeca-aanbod. De afgelopen jaren heeft Plaza Futura aanzienlijke inspanningen verricht om haar verdienmodel te optimaliseren. Zo is het theateraanbod beperkt omdat deze (sterk) verliesgevend was en de horeca is anders ingestoken om te zorgen voor winstoptimalisatie. Het filmhuis verhuist naar het NatLab. Huisvesting De stichting huurt het huidige filmhuis van de gemeente Eindhoven. De huidige accommodatie bestaat uit twee filmzalen met respectievelijk 42 en 84 stoelen en een theater-/filmzaal met 120 stoelen. Daarnaast beschikt het filmhuis over een bar/eetcafé met buitenterras. Plaza Futura huurt aan de Leenderweg twee gebouwen van de gemeente; het filmhuis en aanpalende kantoorruimte. Deze kantoorruimte is door de gemeente aangehuurd op het ruimtetekort van het filmhuis op te vangen dat is ontstaan na de verbouwing

13 Plaza Futura betaald voor de huur van het filmhuis een fiscale huur van ,- excl. BTW ( incl. BTW) en voor de kantoorruimte een commerciële huur van ,- excl. BTW ( ,- incl. BTW). Plaza Futura wordt door de gemeente tijdelijk gecompenseerd in de huurkosten voor de kantoorruimte. Met haar intrek in Natlab 2.0 beschikt het filmhuis over meer filmzalen. Deze ruimte wordt weliswaar multifunctioneel ingezet maar dit vraagt een aanzienlijke uitbereiding van de programmering. Personeel De stichting heeft circa 24 FTE in dienst volgens de CAO Nederlandse Podia. Plaza Futura geeft aan dat ongeveer de helft van het personeel werkzaam is in de horeca. Met de invulling van de horeca wordt een efficiëntieslag behaald in het beheer, immers personeel in de horeca houdt ook toezicht en is aanspreekpunt voor bezoekers. Behalve betaalde krachten zijn bij het filmhuis ook vrijwilligers actief, onder meer voor toezicht in de filmzalen. Openingstijden Het huidige filmhuis is in principe het hele jaar open (enkele feestdagen uitgezonderd). De openingstijden zijn van 16.00u tot 0.00u (op donderdag, vrijdag en zaterdag 1.00u). De keuken is geopend van 17.00u tot Tijdens schoolvakanties (m.u.v. de zomervakantie) zijn er gewijzigde openingstijden van het filmhuis. De filmzalen worden het grootste deel van de dag niet gebruikt door Plaza Futura. Zijn er participanten te vinden die in daltijden gebruik van de ruimten willen gebruiken, bijvoorbeeld gericht op jeugd, cultuur en educatie? Financiën De jaaromzet van Plaza Futura bedroeg in 2010 ruim 2,3 miljoen. Bijna de helft van deze omzet werd behaald uit de film-, theater en horeca-activiteiten. De andere helft bestond uit subsidies, waaronder een budgetsubsidie ,- van de afdeling Kunst en Cultuur van de gemeente Eindhoven. De verdeling van de omzet uit de activiteiten is als volgt: Tabel 1: opbouw omzet uit activiteiten Plaza Futura (2010) Activiteit Omzet (in ) Film en theater Overige omzet (o.a. zaalverhuur) Horeca De horeca in het filmhuis is als we rekening alleen houden met de kostprijs van de omzet en directe personeelskosten (ca. 12 FTE)- winstgevend. In 2010 bedroeg de winst uit de horeca ,- bij een omzet van ,-. Hierin zijn overige kosten (huisvesting, administratie, etc.) niet meegerekend. Dit geeft het belang van de horecaexploitatie voor de bedrijfsvoering van Plaza Futura in de huidige situatie weer. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de verdeling van kosten zoals boekhoudkundig verwoord vaak geen waarheidsgetrouw beeld geeft. Uit de begroting kan bijvoorbeeld niet gehaald worden of horecapersoneel ook wordt ingezet voor andere beheertaken binnen het gebouw of vice versa. De film- en theateractiviteiten van Plaza Futura zijn verliesgevend. Voor theaterproducties is dit overigens gebruikelijk

14 Fiscaal Plaza Futura is een ondernemer voor de omzetbelasting. De activiteiten van de stichting (film, theater en horeca) zijn voor 100% belaste activiteiten. Hierdoor kan de haar in rekening gebrachte BTW volledig terug worden gevorderd. Facilitair beheer De stichting is verantwoordelijk voor het facilitair beheer van Plaza Futura, waaronder de inkoop van gas/water/elektra, schoonmaakdiensten, afvalverwerking en bewaking. Klein onderhoud wordt in eigen beheer uitgevoerd. De jaarlijkse kosten van het facilitair beheer (beheerkosten) exclusief de huursom bedragen ,- (prijspeil 2010). Hierin zijn kosten voor schoonmaak, bewaking, gas/water/elektra, belastingen en zakelijke lasten, afvalverwerking en klein onderhoud meegenomen. De personele component is hier niet in meegenomen. Visie op NatLab Visie programmabeheer De inhoudelijke samenwerking tussen partijen in het concept NatLab 2.0 moet leiden tot een sterke branding van het NatLab. De samenwerkingsmogelijkheden met Baltan moeten nog verkend worden. De inhoudelijke samenwerking houdt in dat er geen onderscheid gemaakt moet worden tussen partijen en functies in het gebouw. Verwachting is dat de capaciteit van de filmzalen toereikend is voor medegebruik door andere participanten in het NatLab. Hierbij wordt Broet genoemd als één van de partijen die kan zorgen voor een betere bezetting van de filmzalen. Visie exploitatiebeheer Plaza Futura ziet zichzelf als exploitant van de horeca en filmzalen in het NatLab. Reden daarvoor is dat zij op dit moment eveneens sterk afhankelijk is van deze inkomsten in haar bedrijfsvoering. Voor de exploitatie van de horeca wil de stichting een aparte horeca BV oprichten. Dit biedt mogelijkheden voor het verkrijgen van een volledige vergunning, waarmee Plaza Futura een verdere professionalisering van en een aantrekkelijker aanbod binnen de horeca wil realiseren. Daarnaast levert de horeca CAO voordelen op, waaronder een gunstigere regeling voor overuren en meer flexibiliteit in arbeidsovereenkomsten. Plaza Futura wenst in het NatLab de openingstijden van de horeca te verruimen. Vanaf lunchtijd zou de horeca open moeten zijn voor bezoekers. De ruimere openingstijden moeten leiden tot extra inkomsten uit de horeca. De winsten uit de horeca worden wat Plaza Futura betreft overgeheveld naar de stichting ter dekking van de film- en theateractiviteiten. Een winstverdeling met andere participanten in het NatLab ofwel inbreng in de totale exploitatie van het NatLab heeft geen voorkeur van Plaza Futura. Bij de andere participanten maakt horeca geen (substantieel) onderdeel uit van de bedrijfsvoering en de omzet. Uit de visie op de horeca-exploitatie van Plaza Futura blijkt dat nog sterk wordt nagedacht vanuit de eigen bedrijfsvoering. Dit is een risico voor de integrale Facilitair conceptgedachte. beheer Plaza Futura is van mening dat de grootste partij binnen het gebouw (in termen van ruimtegebruik en expertise) de kartrekker moet zijn voor het facilitair beheer. Dit betekent concreet dat Plaza Futura het facilitair beheer binnen NatLab moet organiseren. De kosten van het facilitair beheer moeten naar rato verdeeld worden over de participanten/gebruikers van het gebouw. Hier moet een verdeelsleutel voor komen

15 Plaza Futura is geen voorstander van het creëren van een eventuele organisatorische (juridische) tussenlaag voor het integrale beheer van het gebouw Broet Huidige situatie Programma De stichting Broet is een filmplatform, gericht op het stimuleren, adviseren en ondersteunen van ambitieuze en getalenteerde (semiprofessionele) filmmakers. Broet doet dit onder meer door filmmakers te begeleiden van ideefase tot en met de vertoning van de film in een eigen filmzaal. Behalve advies en een netwerk beschikt Broet over set- en montageruimte en benodigde apparatuur zoals camera s, geluidapparatuur en belichting. Daarnaast geeft Broet workshops aan scholen (middelbaar, hoger en universitair onderwijs) en verzorgt ze aan de Stichting SintLucas de Eindhovense school de opleiding Fictie. De workshop worden deels bij Broet zelf verzorgd; deels op locatie. Filmliefhebbers kunnen bij Broet terecht voor een aanbod aan onafhankelijke films; films met een artistieke waarde en zonder commerciële doelstelling. De stichting Broet is in 2010 opgericht door de vennootschap onder firma (VOF) 78, een bedrijf dat zich op commerciële basis onder meer bezig houdt met het produceren van speelfilms, videoclips, bedrijfsfilms en promotiefilms. De niet-commerciële activiteiten zijn door 78 ondergebracht in Broet. De horeca-activiteiten zijn om juridische redenen ondergebracht bij 78. Deze horeca-activiteiten zijn ondersteunend en niet gericht op winstgevendheid. Broet heeft geen ambitie om de horeca te professionaliseren. Huisvesting VOF 78 heeft met woningbouwcorporatie Trudo een gebruiksovereenkomst gesloten voor het gebruik van een deel van een (bedrijfs)pand aan Glaslaan 2 op Strijp S. VOF 78 betaalt maandelijks een gebruiksvergoeding van 600,- inclusief BTW en inclusief gas/water/elektra. Broet maakt om niet gebruik van de ruimten van VOF 78 en heeft daarmee geen huurlasten. Personeel De stichting heeft drie parttime medewerkers die deels betaalde werkzaamheden uitvoeren, waaronder één van de oprichters. De andere oprichter is als adviseur aan Broet verbonden en ontvangt hiervoor geen vergoeding. Verder werkt Broet met vrijwilligers. Openingstijden De activiteiten van Broet vragen niet om een voltijd inzet van medewerkers en vrijwilligers en worden gecombineerd met de werkzaamheden van VOF 78. De activiteiten van Broet vinden, met uitzondering van het filmvertoning en premières, hoofdzakelijk plaats tijdens kantooruren. De filmvertoning en premières vinden s avonds plaats, bij voorkeur op de donderdag, vrijdag en/of zaterdag. Vanwege de huidige ongunstige, solitaire ligging, zijn het aantal filmvertoningen beperkt tot gemiddeld 1 keer per maand. In de nieuwe situatie verwacht Broet meer aanloop te krijgen, waardoor de frequentie mogelijk toeneemt tot wekelijkse filmvertoning. Daarnaast zijn er jaarlijks naar verwachting 4 à 5 premières. Financiën De jaaromzet van Broet bedroeg in ,-. Uit eigen activiteiten - educatieve activiteiten (workshop/opleiding voor onderwijsinstellingen) en verkoop van filmkaartjes - heeft Broet in 2010 een omzet behaald van ,-. Hierbij moet opgemerkt worden 15 37

16 dat 2010 het eerste operationeel jaar van de Broet was. De stichting verwacht in de toekomst meer omzet te genereren uit haar activiteiten. De stichting is sterk afhankelijk van subsidiegelden; ze vormen 84% van de inkomsten. De exploitatiesubsidie van de gemeente Eindhoven betreft een incidentele subsidie. Daar komt bij dat veel kosten, waaronder gebruik van apparatuur 1 en huisvestingskosten, buiten de boeken blijven, omdat deze om niet ter beschikking worden gesteld door VOF 78. Fiscaal Broet is (nog) geen ondernemer voor de omzetbelasting. Inmiddels is een verzoek ingediend bij de Belastingdienst om Broet met terugwerkende kracht per 1 januari 2010 aan te merken als ondernemer voor de omzetbelasting. Het is nog niet bekend of Broet voldoet aan de 90% norm ten aanzien van BTW-belaste activiteiten. De workshops aan onderwijsinstellingen (personen jonger dan 21 jaar) zijn in ieder geval vrijgestelde activiteiten 2. Facilitair beheer VOF 78 huurt het gebouw inclusief gas/water/elektra. Het facilitair beheer (schoonmaak, glasbewassing et cetera) wordt in eigen beheer uitgevoerd door medewerkers van VOF 78 respectievelijk Broet. VOF 78 heeft alleen geïnvesteerd in pandbeveiliging. Hiervoor is een eenmalige investering gedaan en wordt jaarlijks abonnementsgeld betaald. Ook hiervoor worden geen kosten doorbelast aan Broet. De jaarlijkse kosten van het facilitair beheer (beheerkosten) zijn zodoende te verwaarlozen. Wel is met het facilitair beheer van het gebouw veel tijd gemoeid. De inschatting is dat 50% van de beschikbare tijd voor activiteiten van Broet wordt besteed aan facilitaire zaken. Visie op NatLab Programmabeheer Het concept NatLab 2.0 moet centraal staan in de uitwerking van het beheermodel en het gebouwontwerp. In het NatLab moeten participanten gehuisvest worden die het concept ondersteunen en door samenwerking (crossover) moeten partijen elkaar versterken en nieuwe (innovatieve) projecten ontstaan. Dit uitgangspunt betekent dat het beheermodel gericht moet zijn op het faciliteren van functies, niet van instellingen. Het gekozen beheermodel moet multifunctioneel ruimtegebruik stimuleren en ruimte bieden voor nieuwe partijen zich te vestigen in het NatLab. Broet wijst erop dat dit vraagt om een zekere flexibiliteit in het gebruik van multifunctionele ruimten, waaronder de filmzalen en het auditorium. Deze ruimten spelen een belangrijke rol in het inhoudelijk concept NatLab 2.0. Het heeft daarom geen voorkeur de multifunctionele ruimten aan Plaza Futura te verhuren en deze partij alleen verantwoordelijk te maken voor de programmering/roostering, aangezien Plaza Futura een belanghebbende is. Het risico bestaat hierdoor dat films van Plaza Futura voorrang krijgen bij de programmering en de kleinere partijen in het NatLab ondergesneeuwd raken. Dit maakt het concept enerzijds kwetsbaar door de afhankelijkheid van één partij en kan er toe leiden dat afbreuk wordt gedaan aan de beoogde synergie tussen participanten. 1 In 2010 is een deel van de kosten voor gebruik van apparatuur door VOF 78 doorbelast aan stichting Broet, maar om financiële redenen is het gebruik van apparatuur in 2011 om niet. 2 De workshop aan scholen vallen onder de vrijstelling van artikel 11, lid 1, sub o, onderdeel 2 van de Wet op de omzetbelasting

17 Een programmaoverleg waaraan alle participanten deelnemen, wordt gezien als mogelijkheid om de samenwerking en multifunctioneel ruimtegebruik te realiseren, zolang er een goede stemverhouding c.q. democratische besluitvorming is. Het inhoudelijk concept NatLab 2.0 moet verder ook tot uiting komen in het gebouw. Voorkomen moet worden dat het NatLab een verzamelgebouw wordt. Dit vraagt het nodige van de entree/foyer van het gebouw. Deze ruimte moet het concept weten te verbeelden; de verschillende functies in het gebouw moeten hier zichtbaar zijn. Dit is iets anders dan een bewegwijzering richting de ruimten van de participanten. Exploitatiebeheer Broet krijgt in het NatLab de beschikking over een setruimte (350m 2 bvo in de souterrain) en een kantoorruimte (op de begane grond) voor eigen gebruik willen. Voor deelnemers aan activiteiten wil Broet de mogelijkheid hebben om zelfvoorzienend te zijn in het bieden van consumpties. Bezoekers aan filmvoorstellingen en premières kunnen gebruik maken van het grand café. Broet wil gebruik maken van filmzalen in het NatLab. Hierbij is sprake van multifunctioneel gebruik. Voor workshop heeft ze een filmzaal nodig van circa 50 stoelen, voor activiteiten als audities, screenings en proefdraaien heeft Broet voldoende aan één van de kleine filmzalen. De filmzalen worden tijdens reguliere kantooruren gebruikt. Vanwege het ad hoc karakter van de activiteiten van Broet beoogt ze flexibiliteit in het gebruik van de filmzalen. Ook wil Broet voor filmvoorstellingen en premières gebruik kunnen maken van de grotere filmzalen en het auditorium. Deze activiteiten kunnen beter vooraf geprogrammeerd worden. In de dagelijks beheer van het NatLab ziet Broet een beperkte rol voor zichzelf weggelegd, namelijk een bijdrage in het programmatisch beheer. Ze heeft geen ambities en expertise om facilitair beheer of exploitatiebeheer (waaronder horeca) op zich te nemen. Wel is Broet van mening dat haar premières goede publiekstrekkers zijn en daarmee bijdragen aan de horeca-omzet van het NatLab. Broet zou daarom idealiter mee willen delen in de winst van de horeca. Op welke wijze dit moet plaatsvinden, dient nader ingevuld te worden. De kaartverkoop en reservering voor filmvoorstellingen en premières besteedt Broet bij voorkeur uit aan Plaza Futura, aangezien die de kennis, capaciteit en de (ICT-) infrastructuur hiervoor hebben. Hiervoor zal een percentage van de opbrengsten uit de kaartverkoop afvloeien naar de beheerorganisatie. Facilitair beheer Broet heeft geen ervaring met facilitair en ziet hierin geen rol voor zichzelf weggelegd binnen het NatLab. Door het in eigen beheer uitvoeren van het facilitair is de stichting nu veel tijd kwijt. Als het facilitair beheer in het NatLab collectief wordt georganiseerd, hoopt Broet meer tijd te kunnen besteden aan haar kernactiviteiten. Een zorgpunt van Broet is het totale kostenplaatje van huisvesting in het NatLab. De stichting betaalt momenteel alleen een gebruiksvergoeding voor de huisvesting en heeft nagenoeg geen kosten voor facilitair beheer. De stichting heeft hier op dit moment ook geen financiële middelen voor

18 4.4.3 Baltan Laboratories Huidige situatie Programma De stichting Baltan Laboratories initieert, ondersteunt en verspreidt innovatief onderzoek en vernieuwende activiteiten op het snijvlak van kunst en technologie. De stichting zoekt naar samenwerkingsverbanden tussen disciplines en fungeert als ontmoetingspunt voor kunstenaars die werken met technologie. De stichting doet dit onder meer door het organiseren van workshop (voor kunstenaars, studenten en overige geïnteresseerden), het houden van lezingen, het verzorgen van een vak voor de opleiding ICT en Media aan de Fontys Hogeschool, het organiseren van publieksevenementen en het schrijven en verkopen van boeken. Baltan heeft geen horeca-activiteiten. De stichting Baltan Laboratories (kortweg: Baltan) bestaat sinds Huisvesting Baltan is gehuisvest in een kantoorruimte in het Van Abbe Museum in het centrum van Eindhoven. Baltan heeft ook een inhoudelijke samenwerking met het museum. Voor het gebruik van een kantoorwerkplek in het museum betaalt Baltan geen huurkosten, maar een marginale maandelijkse vergoeding voor het gebruik van voorzieningen. Voor de activiteiten maakt Baltan gebruik van verschillende ruimten in de stad. De huidige situatie is uit nood ontstaan. Tot maart 2011 huurde Baltan een ruimte in het Glasgebouw op Strijp S van Park Beheer Strijp S B.V.. De ruimte in eerste instantie 900m 2 bvo, later gereduceerd tot 405m 2 bvo was ongunstig gesitueerd op Strijp S en de huurkosten 3 waren aanleiding voor Baltan om de huur te beëindigen. Personeel Baltan heeft twee betaalde medewerkers; één voltijd en één deeltijd (0,6 FTE). Baltan heeft geen vrijwilligers. Openingstijden De activiteiten van Baltan vinden op wisselende tijdstippen plaats, zowel overdag als in de avonduren. De stichting organiseert lezingen, welke bij voorkeur op een woensdagavond of anders de maandag- of dinsdagavond plaatsvinden. Financiën De jaaromzet van Baltan bedroeg in ,-. De omzet wordt vrijwel volledig behaald uit subsidiegelden. Behalve een exploitatiesubsidie van de gemeente Eindhoven uit CultuurTotaal ontvangt Baltan verschillende (project- op activiteitgebonden) subsidies. De inkomsten uit activiteiten (workshops, boekenverkoop et cetera) is (nog) beperkt. In 2010 heeft Baltan kosten gemaakt voor huur en facilitair beheer, waaronder schoonmaak. Sinds maart 2011 zijn de huur en facilitair beheerkosten weggevallen door het opzeggen van de huur in het Glasgebouw. Fiscaal Baltan is een ondernemer voor de omzetbelasting. Niet bekend is in hoeverre de afzonderlijke activiteiten van de stichting BTW-belaste activiteiten zijn en of daarmee wordt voldaan aan de 90%-norm. 3 90,- per m 2 bvo per jaar inclusief servicekosten. De servicekosten bedroegen 602,- per maand (voorschot). De ruimte is onbelast met BTW verhuurd, waardoor het BTW-verlies voor de verhuurder aanvullend aan de huurder in rekening is gebracht. De BTW-component is in genoemde bedragen opgenomen

19 Facilitair beheer Baltan maakt gebruik van een werkplek in het Van Abbe Museum en mag gebruik maken van aanwezige voorzieningen. Ze heeft geen verantwoordelijkheden in facilitair beheer; noch voert ze facilitaire beheertaken uit of maakt ze kosten voor facilitair beheer. Visie op NatLab Programmabeheer Baltan is van mening dat de participanten in het NatLab gezamenlijk een visie op het concept NatLab 2.0 moeten ontwikkelen; een mission statement. Dit moet het vertrekpunt zijn voor de onderlinge samenwerking. Het NatLab moet vooral geen bedrijfsverzamelgebouw worden met autonoom functionerende gebruikers. Wel moeten participanten in het NatLab hun eigen identiteit kunnen behouden binnen het gebouw en binnen het concept. Om tot een goede samenwerking tussen participanten te komen, gaat de voorkeur van Baltan uit naar een programmaoverleg waar alle participanten in het NatLab aan deelnemen. In het programmaoverleg worden afspraken gemaakt over de inhoudelijke programmering (bijvoorbeeld organiseren gezamenlijke/thematische activiteiten), maar ook over de roostering van multifunctionele ruimten en de filmzalen. Er moeten duidelijke afspraken gemaakt worden (bijvoorbeeld in de huurovereenkomsten) over de beschikbaarheid van multifunctionele ruimten en filmzalen voor alle participanten. Op deze manier moet voorkomen worden dat de activiteiten van Plaza Futura voorrang krijgen en dat de kleine partijen in het concept uitsluitend gebruik mogen maken van deze ruimten op de zogenoemde daluren. Als er vooraf in overeenkomsten goede afspraken worden gemaakt over de beschikbaarheid van multifunctionele ruimten en ruimten voor medegebruik, hoeft het niet uit te maken of Plaza Futura verantwoordelijk is voor de programmering en roostering of een derde partij (gemeente, (on)afhankelijke beheerorganisatie). Exploitatiebeheer Baltan heeft in het NatLab behoefte aan een aantal ruimten waar ze het exclusief gebruiksrecht over heeft. Het betreft een (laboratorium)ruimte van circa 100m 2 bvo in de souterrain, een opslagruimte en een kantoorruimte met vier werkplekken. Verder wil Baltan naar verwachting twee keer per maand gebruik maken van filmzaal met een capaciteit van 40 stoelen voor het geven van lezingen en incidenteel van het auditorium. Baltan vindt een autonome exploitatiestichting die verantwoordelijk wordt voor de programmering/roostering niet noodzakelijk. Participanten moeten dit onderling oppakken. Baltan heeft geen visie op de exploitatie van de horeca. Facilitair beheer Baltan ziet voor zichzelf geen rol weggelegd in het organiseren van het facilitair beheer. Voor het facilitair beheer zal zodoende wel een beheerder/beheerorganisatie aangesteld worden. Deze beheerorganisatie is verantwoordelijk voor het facilitair beheer van de gemeenschappelijke ruimten in het gebouw. De kosten hiervan worden verrekend via de beheerkosten

20 De beheerkosten van multifunctionele ruimten moeten gekoppeld zijn aan het gebruik. Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het (organiseren van het) facilitair beheer in de eigen (monofunctionele) ruimten. Het beheer kan ondergebracht worden in een collectief contract voor het gehele gebouw, maar gebruikers moeten bij voorkeur ook de mogelijkheid hebben voor hun eigen ruimten facilitair beheer in te kopen. Dan kan op basis van prijs/kwaliteit een keuze gemaakt worden

21 5 VARIANTEN DAGELIJKS BEHEER 5.1 Inleiding De beheeropdracht voor het NatLab bestaat uit de coördinatie en uitvoering van het dagelijks beheer op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Participanten blijven zelf verantwoordelijk voor de activiteiten die zij nu ook al ontplooien, de huisvesting brengt zo is de ambitie echter ook gezamenlijke programmering met zich mee. In de uitwerking van de varianten is er vanuit gegaan dat er een partij komt die verantwoordelijk is voor facilitair beheer, het exploitatiebeheer (verhuur en horeca) en taken die voortvloeien uit de gezamenlijke programmering (communicatie, PR, coördinatie samenwerking, bouwen van een cultureel netwerk rondom het Natlab et cetera). De gemeente is opdrachtgever voor deze partij en stelt kaders. Bij het stellen van deze kaders is het van belang dat de gemeente deze alleen stelt rondom het resultaat dat verwacht wordt, alleen dan kan immers de ondernemerschap bereikt worden die nodig is om het Natlab te laten floreren. 5.2 De varianten Voor het dagelijks beheer van het NatLab zijn verschillende varianten denkbaar. Welk beheermodel het meest geschikt is voor het NatLab, wordt mede bepaald door de ambities van het NatLab 2.0 concept, de randvoorwaarden van de gemeente Eindhoven en de kenmerken en wensen en ideeën van de beoogde participanten. Een eerste afweging van mogelijkheden voor het beheermodel van het NatLab heeft drie varianten opgeleverd, waarbij de beheeropdracht bij verschillende organisaties belegd wordt. We zetten de verschillende varianten kort uiteen. Variant 1 - Plaza Futura als beheerorganisatie In deze variant wordt Plaza Futura verantwoordelijk voor het dagelijks beheer. Argumenten daarvoor kunnen zijn dat Plaza Futura ervaring heeft met het beheren van gebouwen, sterk afhankelijk is van de inkomsten uit horeca en op dit moment een efficiëntieslag maakt door de inzet van medewerkers binnen beheertaken. Variant 2 - Maatschappelijk Beheerbedrijf als beheerorganisatie De gemeente Eindhoven heeft plannen om een Maatschappelijk Beheerbedrijf op te richten. In deze variant wordt deze nieuwe afdeling verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van onder andere het NatLab. Argumenten hiervoor kunnen zijn dat participanten zich primair kunnen richten op hun kernactiviteit (aanbieden van een cultureel programma), dat er een onafhankelijke partij de regie heeft rondom beheer en dat continuïteit geborgd is vanwege de bredere beheeropdracht van deze partij. Variant 3 - Dagelijks beheer door een derde partij In deze variant neemt een derde partij het dagelijks beheer van NatLab op zich te nemen. Deze derde partij kan een onafhankelijke (markt)partij zijn (zonder enige verbondenheid met de participanten) of juist een door de participanten gezamenlijk opgerichte en bestuurde beheerorganisatie

22 5.3 Variantenanalyse In een variantenanalyse worden de verschillende varianten getoetst op de gevolgen op de volgende criteria: expertise beheertaken financieel fiscaal flexibiliteit ervaring met multifunctionaliteit zeggenschap en betrokkenheid draagvlak conceptgedachte Variant 1 Dagelijks beheer door Plaza Futura In deze variant krijgt Plaza Futura meerdere rollen binnen Natlab 2.0, namelijk die van inhoudelijke partner (aanbieder van film- en theateractiviteiten) en dienstverlener (beheerorganisatie). Plaza Futura heeft aangegeven in geval zij de beheerorganisatie wordt - de horecaactiviteiten van het filmhuis onder te willen brengen in een aparte juridische entiteit; een horeca BV. De uitwerking van deze variant is gebaseerd op deze scheiding van maatschappelijke en commerciële activiteiten. Expertise Een belangrijk pluspunt van deze variant is dat gebruik gemaakt gebruik wordt gemaakt van de kennis en ervaring van Plaza Futura met dagelijks beheer, waaronder de exploitatie van een horecavoorziening. Hierbij moet wel opgemerkt worden geplaatst dat het beheer van het NatLab een aanvullende opdracht met zich meebrengt, namelijk het over eigen organisatiegrenzen heen kunnen kijken, het stimuleren van samenwerking, organisatiesensitiviteit richting (mogelijke) andere partners en het bouwen van een cultureel netwerk. Dit vraagt aanvullende competenties die Plaza Futura tot nu toe minder nodig had. Vraag: Beschikt Plaza Futura (directie, organisatie) over de juiste kennis en competenties om de samenwerking te stimuleren, te bouwen aan een cultureel netwerk op een organisatiesensitieve wijze en bij invulling van de beheertaken te redeneren vanuit de conceptgedachte?? Financieel Financieel gezien is er geen verschil tussen de varianten, er vanuit gaande dat in alle scenario s sprake is van ondernemerschap en eenzelfde opdracht. Voordeel van het onderbrengen van de beheeropdracht bij Plaza Futura is dat er geen sociaal plan wat kosten met zich meebrengt - voor huidige medewerkers gemaakt hoeft te worden. Mogelijk is dit in geen enkele variant nodig wanneer blijkt dat medewerkers over de juiste competenties beschikken voor de nieuwe beheeropdracht. In dat geval kan een overname overwogen worden. Ook de efficiëntieslag die Plaza Futura op dit moment maakt door multidisciplinaire inzet van medewerkers kan in alle varianten geborgd worden. Er mag wel verwacht worden dat Plaza Futura vanuit haar filmhuisactiviteiten eenvoudiger vrijwilligers kan werven voor beheertaken dan een partij die geen inhoudelijke verbintenis heeft. Dit kan echter ook bereikt worden door een gedeelte zelfredzaamheid in beheer van participanten te verwachten, hiermee kunnen vrijwilligers dan toch aangetrokken worden door cultuuraanbieders

23 In deze variant blijft een belangrijk deel van de inkomsten (horeca/verhuur) bij Plaza Futura, dit betekent dat kosten voor facilitair beheer op een andere wijze gedekt moeten worden en dat dagelijks beheerinkomsten naar de culturele activiteiten van een van de partners vloeien. Fiscaal 4 De gemeente opteert voor BTW belaste verhuur in het NatLab. Dit betekent dat het gebouw voor tenminste 90% gebruik wordt voor BTW belaste activiteiten. De gemeente wil als eigenaar van het gebouw sturen op deze 90% norm in het aangaan van huurovereenkomsten met vaste gebruikers. Door de incidentele verhuur van ruimten op afstand te zetten, heeft de gemeente minder grip op het gebruik van de ruimten. Opmerking: de regels over het 90% criterium worden door fiscalisten verschillend geïnterpreteerd en door belastinginspecteurs verschillend beoordeeld. De uitwerking van de fiscale constructie voor het NatLab moet daarom in overleg met de inspecteur gebeuren. In de uitwerking van het beheermodel moeten dan ook goede afspraken gemaakt worden tussen gemeente en Plaza Futura over de voorwaarden voor verhuur van de verhuurbare ruimten en de wijze van monitoren. Dit geldt voor alle beheervormen waarbij het exploitatiebeheer door de gemeente op afstand gezet wordt. Flexibiliteit Het NatLab moet een gebruikersonafhankelijke locatie worden; de gemeente wil de vrijheid hebben om relatief eenvoudig voor een andere participant/ exploitant te kunnen kiezen. Om in deze variant de gebruikersonafhankelijkheid te bevorderen, moet er een knip worden gemaakt tussen de culturele activiteiten van Plaza Futura (film en theater) enerzijds en de horeca en het dagelijks beheer van het NatLab anderzijds. Dit betekent bij voorkeur niet alleen een functionele en juridische knip, maar ook een financiële knip; er zouden idealiter geen geldstromen moeten blijven bestaat tussen activiteiten. Anders blijft er een gevaar bestaat voor de flexibiliteit (en continuïteit) binnen het totale concept. Multifunctionaliteit Een randvoorwaarde van de gemeente Eindhoven is dat multifunctioneel en medegebruik gestimuleerd worden. Daarom moet het beheer en de regie zo geregeld moeten zijn dat alle gebruikers optimaal kunnen functioneren en de verhuur van beschikbare ruimten goed gebeurt. Plaza Futura heeft ervaring met programmering, planning, promotie en beschikt over een reserveringssysteem. Hiermee beschikt ze over de kennis en middelen om de verhuur van beschikbare ruimten op een goede manier te organiseren. Een aandachtspunt in de uitwerking van het beheermodel is dat de positie van de andere participanten in de programmering in planning van onder meer de filmzalen en de multifunctionele (theater)zaal goed geborgd wordt. Tijdens gesprekken met participanten is het risico benoemd dat Plaza Futura bij de programmering en planning voorrang geeft aan haar eigen culturele activiteiten vanwege de dubbelrol. 4 Voor de fiscale afweging in iedere variant is gebruik gemaakt van de fiscale expertise zoals aanwezig binnen de gemeente Eindhoven

24 Zeggenschap en betrokkenheid Het is belangrijk dat in deze variant de zeggenschap van participanten goed wordt uitgewerkt. De coördinatie en uitvoering van het dagelijks beheer ligt volledig bij Plaza Futura; de gemeente geeft opdracht. Omdat het dagelijks beheer van groot belang is voor het functioneren van alle gebruikers en daarmee bepalend is voor het concept NatLab 2.0 moeten alle participanten direct of indirect via de gemeente invloed kunnen uitoefenen op het dagelijks beheer. De gemeente kan de zeggenschap van participanten op verschillende manieren regelen, bijvoorbeeld via de exploitatieovereenkomst die zij sluit met Plaza Futura, gezamenlijk opdrachtgeverschap richting de beheerorganisatie of door het instellen van een klankbordgroep voorafgaand aan de jaarlijkse subsidiegesprekken. Voorkomen moet worden dat participanten op lange termijn het idee hebben dat ze wonen in het huis van Plaza Futura. Zeggenschap heeft nog iets in zich, namelijk de verantwoordelijkheid aan de andere kant. Met zeggenschap en verantwoordelijkheid wordt de betrokkenheid van participanten vergroot. In de structuur met Plaza Futura is dit niet eenvoudig te bewerkstelligen omdat de invloed van anderen participanten een risico kan vormen voor de bedrijfsvoering en managementvisie van Plaza Futura. Als de zeggenschap goed is geregeld, zijn de participanten ook betrokken. De uitvoering van het dagelijks beheer ligt volledig bij Plaza Futura liggen. Op strategisch en tactisch niveau moet alle participanten invloed kunnen uitoefenen en kaders kunnen stellen. Vanuit het gezamenlijke belang bij een goede uitvoering van het dagelijks beheer is betrokkenheid een vanzelfsprekendheid, maar moeten de voorwaarden daarvoor gecreëerd worden. Is dit niet goed geregeld, bestaat de kans dat dit (op termijn) de samenwerking tussen participanten ondermijnt en daarmee het NatLab 2.0 concept. Draagvlak Deze variant kan in principe rekenen op draagvlak van de beoogde participanten, zolang de zeggenschap voor alle participanten goed geregeld is. Plaza Futura wordt, vanuit de eerdere gesprekken, gezien als de kartrekker in de coördinatie en uitvoering van het dagelijks beheer (met een focus op het facilitaire beheer). De andere participanten hebben geen kennis en ervaring op dit vlak en hebben te kennen gegeven zich te willen richten op hun kernactiviteiten. Voorwaarde is wel dat de zeggenschap contractueel gewaarborgd is. Alleen waar het gaat om het beheer van de eigen ruimten (monofunctioneel gebruik) willen participanten de vrijheid hebben het beheer naar eigen inzicht te organiseren. Voor Plaza Futura zelf betekent de dubbelrol een risico voor de samenwerking die conceptueel beoogd wordt. Wanneer er ontevredenheid bestaat over de rol van Plaza Futura als dienstverlener dan straalt dit hoe dan ook af op haar activiteiten als cultuuraanbieder. Dit kan het draagvlak voor samenwerking bemoeilijken. Inhoudelijk concept Met Plaza Futura als beheerorganisatie wordt een partner aangetrokken met een cultureel hart. Dit is een belangrijke randvoorwaarde voor inhoudelijk succes. De beheerorganisatie heeft een inhoudelijk en in de huidige structuur financieel - belang bij goed beheer van de accommodatie. Dit is tegelijkertijd een kans en een valkuil. Een randvoorwaarde van de gemeente Eindhoven is dat samenwerking tussen participanten in het NatLab 2.0 concept tot inhoudelijke (culturele) synergievoordelen leidt. Belangrijk voor het succes van het NatLab 2.0 concept is dat de voorwaarden voor samenwerking zijn geformaliseerd. Dit voorkomt onduidelijkheid in de rol, positie en verantwoordelijkheden van participanten. Daarnaast moet multifunctioneel en medegebruik gefaciliteerd worden. Als deze (basis)voorwaarden zijn gecreëerd, hoeft het geen probleem op te leveren voor het inhoudelijk concept om Plaza Futura verantwoordelijk te maken voor het dagelijks beheer