Beleidsplan Stichting Elckerlyc

Transcriptie

1 Beleidsplan Stichting Elckerlyc 1. Kernwaarden, missie en visie Elckerlyc, daar voel je je thuis Kernwaarden - Kwaliteit: in alles is dat wat Elckerlyc wil uitstralen; - Verbinding: met gemeenschap, met gebruikers, met huisgenoten, met de directe omgeving van het gebouw, met stakeholders; - Eigenaarschap: eigenaarschap op alle niveaus (waar mogelijk) genereert betrokkenheid en draagvlak; waar mogelijk en haalbaar verantwoordelijkheid diep in de organisatie wegleggen - Gastvrijheid: Brabants, "Beeks" Missie Elckerlyc, daar voel je je thuis. Elckerlyc is letterlijk en figuurlijk het centrale, bruisende, culturele hart van de gemeente Hilvarenbeek waarin inwoners, verenigingen, gemeenschap, maatschappij, kunst en cultuur, informatie en educatie elkaar in een evenwichtige balans ontmoeten, uitdagen, stimuleren, laten groeien en blijvend versterken. Elckerlyc biedt letterlijk en figuurlijk ook ruimte aan bedrijven en andersoortige commerciële activiteiten. Elckerlyc draagt door dit alles in hoge mate bij aan de kwaliteit en diversiteit van Hilvarenbeek als woon-, werk- en leefgemeenschap. Visie De Stichting Elckerlyc is een professioneel ingerichte organisatie die zich in alle afwegingen laat leiden door de kernwaarden en de missie. Er is, mede vanuit financiële zorgvuldigheid, een evenwichtige balans tussen vast personeel, personeel met een flexibele inzet en vrijwilligers. Het gebouw van Elckerlyc is in prima staat van onderhoud. Het is qua indeling, inrichting en uitstraling afgestemd op de verschillende behoeften die er vanuit de omgeving zijn. Door een doelmatig, efficiënt beheer van het gebouw, door in alle opzichten ruimte te geven aan de activiteiten en initiatieven van de gemeenschap, door zelf mede op basis van gesignaleerde behoeften nieuwe initiatieven te nemen én door in een goede balans commerciële activiteiten te ontwikkelen, legt Elckerlyc niet alleen een perfecte organisatorische maar ook een gezonde financiële basis als voorwaarde voor continuïteit en toekomstbestendigheid.

2 2. Organisatie Ten behoeve van de exploitatie van Elckerlyc is een stichting gevormd die verantwoordelijk is als huurder/exploitant naar de eigenaar van het gebouw, de gemeente. De stichting treedt in deze hoedanigheid op als rechtspersoon, verhuurder, facilitator en exploitant voor gebruikers van het gebouw. Ze draagt verantwoordelijkheid om een reeks van activiteiten en initiatieven te nemen en te faciliteren, zoals hiervoor genoemd en om daarmee tegelijk een gezonde financiële exploitatie van het gebouw mogelijk maakt. Voor de dagelijks exploitatie functioneert, in dienst van de stichting, een algemeen manager die ondersteund wordt door enkele medewerkers. Het is uitdrukkelijk de bedoeling van stichting Elckerlyc om vrijwilligers een rol te geven in de ondersteuning van bovengenoemde activiteiten. Dat kan op diverse manieren: als gastvrouw of gastheer, als technicus, als medewerker bij de programmering, et cetera. De horeca-activiteiten van Elckerlyc zijn separaat ondergebracht bij Elckerlyc Horeca BV, waarvan de directie gevoerd wordt door de algemeen manager. Voor de horeca faciliteiten beschikt Elckerlyc over een para-commerciële vergunning, die het mogelijk maakt bezoekers en gasten te faciliteren en te bedienen rondom de activiteiten in het centrum. Ze onderscheidt zich juist met deze para-commerciële vergunning van de commerciële horeca. Uitdrukkelijk wil Elckerlyc geen (bruin)café zijn of worden en wil zij zich ook op deze wijze onderscheiden van de normale horeca op de Vrijthof en in Hilvarenbeek. Om een goede balans te bewaken tussen para-commercieel en commercieel zoekt stichting Elckerlyc afstemming met haar omgeving om in een goede samenwerking tot gemeenschappelijke afspraken en afstemming te blijven komen. In het algemeen wil Elckerlyc in alle opzichten open en transparant zijn. 3. Beheer en Exploitatie Elckerlyc is eerst en vooral een maatschappelijke en culturele instelling van en voor Hilvarenbeek en omgeving. Commerciële activiteiten dienen om verbinding met de gemeenschap mogelijk te maken en financiële middelen te genereren die een doelmatige, zuinige exploitatie mogelijk maakt. Commercieel is dus erg belangrijk maar uiteindelijk ondergeschikt aan cultureel en maatschappelijk. Het streven is om een verhouding van 45% (niet-commercieel) en 55% (commercieel) leidend te laten zijn. De operationele omgeving wordt op een dusdanige manier ingericht dat het maximaal bijdraagt aan het bereiken van de doelstellingen op maatschappelijk en cultureel gebied én dat de kernwaarden zoals hiervoor geformuleerd uitgangspunt kunnen blijven en zichtbaar zijn. Elckerlyc wil graag proactief, ondernemend vulling geven aan het beheer en exploitatie. Ten behoeve van het beheer en exploitatie van Elckerlyc gaat zij uit van 3 principes: a. Elckerlyc is gebouwd met veel gemeenschapsgeld en is daarmee van de gehele gemeente Hilvarenbeek. Bij het verhuren van delen van het gebouw wordt rekening gehouden met het doel van de instellingen die huren (commercieel dan wel maatschappelijk) en de frequentie waarmee gehuurd wordt (vaste en incidentele huurders)

3 b. Een doelmatige exploitatie leidt tot inkomsten die ervoor zorgen dat de exploitatie sluitend is, Hilvarenbeek niet op lange(re) termijn vanuit de gemeenschap tekorten moet gaan dekken én dat de huurprijzen op termijn beheersbaar blijven. Stichting Elckerlyc heeft geen ander belang dan het realiseren van de doelstellingen van Elckerlyc en in dat kader vooral ook goed zijn voor de vaste en nieuwe huurders. Van alle huidige en toekomstige huurders wordt verwacht dat er ook oog is voor een gemeenschappelijk belang. c. Elckerlyc wil juist in haar exploitatie en beheer professioneel, zorgvuldig, uitnodigend en klantvriendelijk naar buiten treden. 3.1 Gebouw Elckerlyc heeft een schitterend en modern gebouw tot haar beschikking. Het gebouw is bedoeld als een multifunctioneel cultureel centrum, maar qua ligging (wat achteraf) en indeling is het onvoldoende functioneel. Voor wat betreft de inrichting is het uitgangspunt van de beheersstichting dat uitstekende faciliteiten, voorzieningen en gastvrijheid de enige manier zijn om op langere termijn de hoge maatschappelijke en culturele ambities waar te kunnen maken. Kwaliteit mag wat kosten. Kwaliteit genereert uiteindelijk nieuwe huurders. Onderhoud van het gebouw vindt jaarlijks en meerjarig plaats voor kosten van de beheersstichting op basis van een jaarlijks geactualiseerd onderhoudsplan. De onderhoudskosten en afschrijvingskosten worden zo veel mogelijk meegenomen in de verhuurprijzen, maar dit zal niet altijd mogelijk/wenselijk zijn. Inrichting van het gebouw past bij het uiterlijk van het gebouw en bij de kernwaarden: sober maar stijlvol. 3.2 Personeel De algemeen manager is in dienst van de beheersstichting. Het vast personeel dat gekoppeld is aan de horeca-functie van Elckerlyc is ondergebracht in de Horeca BV. De personeelskosten drukken zwaar op de omzet van de horeca-activiteiten. Vanwege de openingstijden van onder andere de bibliotheek is dit onvermijdelijk. Uitgangspunt is dat er gedurende openingstijden altijd minimaal twee man personeel is, waarvan minimaal één betaalde kracht. Vanuit de gemeenschap worden vrijwilligers geworven. Buiten de besparing die dit oplevert, sluit het ook goed aan bij de kernwaarde verbinding met de Hilvarenbeekse gemeenschap. 3.3 Relaties en marketing Elckerlyc is van en voor de Hilvarenbeekse gemeenschap en omgeving. Relaties in welke vorm dan ook vormen de schakel naar een stabiele exploitatie. De kernwaarden geven richting aan die kwaliteit van die relaties. Zichtbaarheid, laagdrempeligheid en oog voor behoefte zijn belangrijk. Er zijn diverse soorten relaties, ieder met een eigen belang en dynamiek. Het meest voor de hand liggend zijn de huurders, bezoekers en vrijwilligers. Een voortdurend georganiseerd

4 oog voor gebruikservaringen geeft input om kwaliteit te verbeteren en daarmee exploitatie stabiel te maken. In breder perspectief gaat het om meer zakelijke relaties: horeca, leveranciers, adverteerders, sponsoren, zakelijke gebruikers en gemeente. In alles speelt dat Elckerlyc gebruikt maakt van het grote aantal relaties en doormiddel van een uitstekend Pr en marketingbeleid (advertenties, artikelen in dagbladen, facebook, twitter, mond-op-mondreclame et cetera) naamsbekendheid genereert en gebruikers aan zich bindt. 3.4 Programma en Programmacommissie Elckerlyc wil inzetten op een breed en gevarieerd aanbod van voorstellingen (theater, muziek, cabaret en film) en evenementen voor Hilvarenbeek en directe omgeving. Een deel ervan komt vanuit de gemeenschap en vanuit de verenigingen zelf: initiëren, stimuleren en faciliteren vanuit het bestuur en de algemeen manager dus. Anderzijds wil de beheersstichting ook een aanbod realiseren van een cultureel programma: diversiteit, continuïteit en kwaliteit zijn leidende begrippen hierin. Hiertoe is een programmacommissie in het leven geroepen, die vooral bemenst wordt door mensen uit de Hilvarenbeekse gemeenschap zelf. De programmacommissie werkt binnen vastgestelde kaders zoveel mogelijk zelfstandig. Eindverantwoordelijk is de algemeen manager. 3.5 Verhuur en activiteiten. Stichting Elckerlyc beschikt zoals eerder vermeld over een prachtig, multifunctioneel gebouw in het centrum van Hilvarenbeek. Het gebouw moet zo optimaal mogelijk gebruikt worden. Dat doet enerzijds recht aan de investering die de gemeente Hilvarenbeek heeft gedaan in dit gebouw. Elckerlyc moet een bruisend centrum van cultureel en maatschappelijk Hilvarenbeek worden. Anderzijds genereert het door een zo uitputtend mogelijk gebruik inkomsten: vanuit verhuur en vanuit activiteiten) omzet. In het kader van verhuur is er een onderscheid te maken tussen een aantal vaste huurders (bijvoorbeeld de Bibliotheek, de Werckwinckel, de bridgeclub, de Bond KBO etc.) en een groot aantal kleinere incidentele huurders. Deze verhuur levert niet alleen inkomsten op, maar ook de zo noodzakelijke en belangrijke loop en drukte in het gebouw. Met uitzondering van de grotere contracten levert de huur slechts beperkt inkomsten op. In het algemeen is er een groot aanbod aan verhuurmogelijkheden in en rondom Hilvarenbeek. Dat heeft effect op de hoogte van mogelijke verhuur prijzen. En dus de mate waarin Elckerlyc daarmee substantiële verhogingen daadwerkelijk kan doorvoeren. Stichting Elckerlyc ondersteunt waar nodig en mogelijk allerlei initiatieven tot activiteiten van verenigingen en particulieren. Waar aanleiding is zal ze zelf ook initiatieven en verantwoordelijkheid nemen, binnen de kaders van de eigen doelstellingen. Dat veronderstelt een voortdurende dialoog met de bestaande huurders, verenigingen en particulieren. Maar het veronderstelt ook een open oog voor de maatschappelijke en culturele ontwikkelingen in en rondom Hilvarenbeek en een actief en waar mogelijk proactief inspelen daarop.

5 4. Financiën 4.1 Algemeen Elckerlyc is gehuisvest in een prachtig gebouw dat met gemeenschapsgeld tot stand is gekomen. Bovendien zal exploitatie enkel gerealiseerd kunnen worden met een forse structurele bijdrage en garantstelling vanuit de gemeente: opnieuw gemeenschapsgeld. De beheersstichting Elckerlyc is zich daarvan bewust en probeert vanuit een zuinig, doelmatig ondernemerschap bewust en verantwoordelijk met dit gegeven om te gaan. Beheer en exploitatie veronderstellen naast subsidie ook andere inkomsten: verhuur (permanent, semipermanent, incidenteel), horeca (uitbesteed en/of in eigen beheer); entree voor programmering, gemeentelijke subsidie, sponsoring (externe financiers), subsidies, vrienden van, reclame etc. M.b.t. inkomsten en uitgaven wordt door de algemeen manager jaarlijks een jaar- en een meerjaren-exploitatiebegroting gemaakt. Deze begrotingen zijn gebaseerd op de op dat moment bekende exploitatiecijfers van het voorgaande jaar én op ingeschatte strategische ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de exploitatie. Een meerjarenbegroting betekent vooruitzien en daarmee inspelen op financiële stabiliteit. Vier keer per jaar wordt de exploitatiebegroting van het betreffende jaar gemonitord met behulp van kwartaalrapportages. Verdere financiële uitgangspunten: - Er worden verhuurbedragen vastgesteld die realistisch zijn, op basis van geboden faciliteiten en marktconform; de stichtings- en exploitatiekosten van Elckerlyc worden niet vertaald in verhuurbedragen omdat dat tot veel te hoge bedragen zou leiden; - Verhuur kent een onderscheid tussen maatschappelijk en commercieel - Er is waar mogelijk en wenselijk gelijke behandeling van alle huurders en bezoekers - Er is geen sprake van financiële onafhankelijkheid als beheersstichting, ook niet als streven; dit is niet realistisch (zie andere culturele centra in de omgeving van Hilvarenbeek en zie exploitatiebegroting) Jaarlijks vraagt Stichting Elckerlyc subsidie aan bij de gemeente, op basis van een verantwoording van de exploitatie (waaronder de subsidie) van het jaar ervoor en op basis van een jaar- en meerjarige begroting en strategisch beleidsplan. De begroting van Stichting Elckerlyc is een combinatie van de Stichting Elckerlyc zelf en de Horeca BV, waar de Stichting eigenaar van is. 4.2 Risico s Jaarlijks maakt de Stichting Elckerlyc, bij het maken van een jaarplan, een risicoanalyse. Tevens wordt dan de risicoanalyse van het voorgaande jaar geëvalueerd. Bij het maken van een risicoanalyse ligt de focus op die risico s die een financiële consequentie kunnen hebben. Tevens wordt aangegeven op welke manier de Stichting de risico s probeert te beheersen.

6 4.3 Sponsoring Stichting Elckerlyc heeft een actief sponsorbeleid ontwikkelen. Bij voorkeur is het sponsorbeleid niet bedoeld om structurele kosten te dekken, maar om met name activiteiten en programmering te ondersteunen. Indirect leidt dat tot meer opbrengsten en dus dekking in de exploitatie. 5. Monitoring en verantwoording Een structureel oog voor ervaringen van gebruikers, georganiseerde feedback en een afstemming op daadwerkelijke behoefte binnen Hilvarenbeek e.o. vormen de bouwstenen voor monitoring en feedback. Interne financiële en strategische kwartaalrapportages vormen het hart van de interne monitor. Jaarlijks wordt aan de gemeente middels (financieel) jaarverslag verantwoording afgelegd. Daarnaast maakt Elckerlyc jaarlijks een toegankelijk jaarverslag voor alle gebruikers, klanten en stakeholders.