Handleiding sms-dienst Adviesburo Pompoen Index Inleiding 1 Stap 1: Inloggen 2 Stap 2: Dashboard 3 Stap 3: SMS Center 4 Stap 4: Nieuw bericht (ongepersonaliseerd) 5 Stap 5: Importeer CSV 7 Stap 6: Het CSV-bestand 8 Stap 7: Versturen ongepersonaliseerde sms-berichten 10 Stap 8: Account gegegens 13 Inleiding Hier in deze handleiding willen wij u stap-voor-stap uitleggen hoe u met een paar klikken meerdere gepersonaliseerde (en ongepersonaliseerde) sms-berichten kunt versturen. Deze handleiding kunt u ook online bekijken en downloaden. Zo heeft u altijd de laatste versie tot uw beschikking. Kijk hiervoor op http://www.adviesburopompoen.com/handleiding. Hier zullen ook instructievideo s geplaatst worden waarin het duidelijk voorgegaan wordt. Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via info@adviesburopompoen.com, tel. 020-7764903 of eventueel via Skype of Twitter (zie de knoppen rechtsboven op onze website). 1
Stap 1: Inloggen Via de URL die u van ons heeft gekregen, komt u op onderstaand inlogscherm waar u kunt inloggen met uw logingegevens (die wij u opgestuurd hebben. Uw wachtwoord kunt u later zelf aanpassen als u dat wilt). 1. Wij kunnen het systeem een persoonlijke tint geven door de kleuren van uw instelling te gebruiken en eventueel, mits niet te groot, uw logo. Onderstaande afbeeldingen zijn van onze eigen account met dus ons logo en onze naam. Wilt u het anders hebben, dan is dat uiteraard mogelijk. 2. Bij punt 2 vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in die u van ons heeft gekregen. Klikt u op log in om verder te gaan. 3. Bij punt 3 kunt u kiezen of u de taal van het systeem in het Nederlands of in het Engels wilt hebben. Afbeelding 1 2
Stap 2: Dashboard Dit is het scherm dat u als eerste ziet als u inlogt. 1. Hier kunnen wij eveneens uw logo of een header plaatsen. Eveneens kunnen wij de kleuren van de pagina, de achtergrond en de letters op uw huisstijl aanpassen. 2. Hier in Mijn Dashboard kunt u de beschikbare en verbruikte credits bekijken. 3. Als u hier of in een ander scherm wilt uitloggen, klik dan op log uit. 4. Bij punt 4 hier staat vermeld hoeveel credits u nog over heeft om te gebruiken. 5. Punt 5 laat de verbruikte credits zien van de huidige maand. In dit geval maart en daar valt te zien dat er op 5 maart totaal 2 credits zijn verbruikt. 6. En bij punt 6 valt te zien hoeveel credits er in het huidige jaar zijn verbruikt. In dit geval 2011 en daar valt te zien dat er in de eerste maand (januari dus) 118 credits zijn verbruikt. Een klein aantal is ook te zien bij de derde maand (maart dus), maar het aantal komt alleen tevoorschijn als u er met de muis op gaat staan. Afbeelding 2 3
Stap 3: SMS Center De verschillende mogelijkheden van het SMS Center zit u hier. 1. De optie Nieuw bericht dient om ongepersonaliseerde sms-berichten te versturen 2. De optie Importeer CSV dient om gepersonaliseerde sms-berichten te versturen. Afbeelding 3 4
Stap 4: Nieuw bericht (ongepersonaliseerd) Dit zijn de instructies om ongepersonaliseerde sms-berichten te versturen. 1. Bij punt 1 vult u de naam van de afzender in. Deze wordt vermeld in het ontvangen sms-bericht. BELANGRIJK: u mag hier maximaal 11 tekens invullen. Bij meer tekens worden de sms-berichten niet verstuurd. 2. Hier kunt u alle telefoonnummers invullen waar u het sms-bericht naar toe wilt sturen. De nummers dienen gescheiden te worden met een komma en een spatie, zoals in onderstaande afbeelding. BELANGRIJK: de nummers moeten allemaal hetzelfde formaat hebben. Dat wil zeggen: of allemaal 06********, of allemaal 00316********, of allemaal 316******** Bij punt 3 kunt u het sms-bericht typen dat naar alle ontvangers verstuurd gaat worden. BELANGRIJK: U kunt hier maximaal 160 tekens invoeren. Een ENTER telt als twee tekens. 3. Op knop 4 klikken zorgt ervoor dat de sms-berichten per direct verstuurd gaan worden en dat de gebruikte credits van uw tegoed wordt afgeschreven. Afbeelding 4 5
Op een mobiele telefoon komt het sms-bericht er als volgt uit te zien: Afbeelding 5 6
Stap 5: Importeer CSV Als u bij Stap 3 kiest voor Importeer CSV dan komt u onderstaand scherm terecht waar gepersonaliseerde smsberichten mee verstuurd kunnen worden. 1. Bij punt 1 kunt u zoeken naar het CSV-bestand op uw computer en deze zo uploaden. 2. Het scheidingsteken bij punt 2 bestaat uit een aantal opties, namelijk: automatisch, (een komma) ; (een puntkomma) tab (een rechtopstaand streepje) Afhankelijk van wat voor een CSV-bestand u uploadt kunt u kiezen voor het best passende scheidingsteken, maar wij raden aan om de optie op automatisch te laten staan, aangezien dit het meest gangbaar is. 3. Klik up upload en het CSV-bestand is geüpload en u komt in het volgende scherm terecht. Afbeelding 6 7
Stap 6: Het CSV-bestand Een CSV-bestand valt simpel via Excel te maken. Dit is ook het makkelijkst om de gegevens van de ontvangers, die u in de sms-berichten wilt plaatsen, naar toe te exporteren. Een voorbeeld van zo n bestand vindt u hieronder. 1. In de rood-omrande rij staan de namen van de kolommen die de gegevens bevatten. Het is van groot belang dat u dit vermeld in uw CSV-bestand aangezien deze namen u getoond zullen worden bij het selecteren van de gegevens. 2. De groen-omrande kolom bevat hier de telefoonnummers van de ontvangers (het is overigens aan u om te bepalen in welke kolom dit komt te staan). Zoals ook bij Stap 4: Nieuw bericht (gepersonaliseerd) op pagina 5 staat aangegeven is het volgende van belang: De nummers moeten allemaal hetzelfde formaat hebben. Dat wil zeggen: of allemaal 06********, of allemaal 00316********, of allemaal 316******** Het beste is om het formaat 316******** aan te houden, omdat Excel vaak de eerste nul of nullen verwijdert (tenzij u de eigenschap van de cellen instelt op Text). 3. De blauw-omrande kolommen zijn de kolommen die in de sms-berichten worden toegoevoegd. Teveel kolommen zorgt voor lange berichten, dus het is aan te raden om het aantal te beperken. De 5 die hieronder te zien zijn, Geslacht, Naam, Datum, Tijd en Afdeling, zijn de meest gangbare. Afbeelding 7 8
Het is belangrijk dat u het bestand niet als Excel-bestand opslaat, maar als CSV-bestand. Dat doet u door bij het opslaan te kiezen voor CSV (Comma delimited) zoals in onderstaande afbeelding (kan iets afwijken als u geen Engelstalige versie van Excel heeft). Afbeelding 8 Vervoglens krijgt u onderstaande pop-up te zien (wederom kan de taal bij u anders zijn). Klikt u op OK. Afbeelding 9 En als laatste zult u deze pop-up te zien krijgen. Klikt u op Yes (of Ja als u een Nederlandse versie heeft). Het CSVbestand is nu goed opgeslagen en klaar om geüpload te worden. Afbeelding 10 9
Stap 7: Versturen ongepersonaliseerde sms-berichten Na het uploaden van het CSV-bestand komt u bij onderstaand scherm en kunt u uw sms-berichten opstellen. 1. Bij punt 1 ziet u de namen van de kolommen zoals u die in uw CSV-bestand hebt vermeld. 2. Bij punt 2 kunt u de naam van de afzender selecteren of invullen die bij de ontvangers in de sms-berichten te zien zal zijn. In het geval dat u deze per bericht anders wilt hebben, kunt u dit via uw CSV-bestand invoeren. U heeft dan een aparte kolom in uw CSV-bestand moeten aanmaken met daaronder alle afzenders en dan kunt u hier de naam van de betreffende kolom selecteren. Wilt u één naam als afzender vermelden klik dan op Anders en er opent zich een scherm zoals bij punt 3 waar u de afzender kunt invoeren. BELANGRIJK: u mag hier maximaal 11 tekens invullen. Bij meer tekens worden de sms-berichten niet verstuurd. Dit geldt ook voor afzenders die eventueel via het CSV-bestand worden geüpload. Staan hier dus afzenders tussen die meer dan 11 tekens bevatten, dan worden de sms-berichten niet verstuurd. 3. Dit is het veld waar u een universele afzendernaam kunt invoeren voor alle berichten, van maximaal 11 tekens. 4. In het veld bij punt 4 dient u de kolom te selecteren waar u in uw CSV-bestand de telefoonnummers van de ontvangers heeft gezet. Zoals eerder vermeld (bij punt 2 op pagina 8) is het van belang dat al deze nummers hetzelfde formaat hebben. Dus of allemaal 06********, of allemaal 00316********, of allemaal 316******** 5. Bij punt 5 kunt u het bericht dat u wilt versturen invoeren. Als u op een kolomnaam in het veld bij punt 6 klikt, dan wordt een kolomnaam tussen haakjes <> in het bericht geplaatst. Dit houdt in dat de gegevens die bij de betreffende kolommen horen (zoals te zien bij punt 3 op pagina 8) in de sms-berichten worden geplaatst. Zo kunt u uw bericht opmaken op de manier waarop u deze wilt versturen. BELANGRIJK: U kunt hier maximaal 160 tekens invoeren. Een ENTER telt als twee tekens, maar houdt u rekening met de gegevens van de kolommen die nog in de sms-berichten gevoerd gaan worden. Deze vervangen de haakjes <> en de namen van de kolommen en het kan daardoor gebeuren dat één of meerdere sms-berichten uiteindelijk meer dan 160 tekens zullen bevatten. De sms-berichten zullen wel verstuurd worden en bij de ontvanger(s) als één sms-bericht binnen komen, maar het zal dan 2 credits kosten, zoals in onderstaande tabel af te lezen is: Tekens Credits 1 160 1 161 320 2 321 480 3 Etc. Zorg daarom dat het bij punt 5 ingevoerde bericht zo kort kogelijk is. Het bericht in onderstaande voorbeeld kunt u, indien het voor u de gewenste gegevens kan bevatten, eventueel gebruiken. 6. Bij punt 6 ziet u het veld met de kolommen zoals die in het geüploade CSV-bestand zijn vermeld. 7. Punt 7 is een weergave van het eerste bericht van de te versturen sms-berichten, met de opgestelde gegevens die uit de bij punt 6 geselecteerde kolommen zijn gehaald. Evenals de afzender en het bijbehorende telefoonnummer van de ontvanger zoals die uit de bij punt 4 (en eventueel punt 2) geselecteerde kolom is gehaald. 8. Klikt u op verstuur bericht om alle sms-berichten te versturen. U zult nog een bevestigings pop-up te zien krijgen (zie hieronder, afbeelding 12) en als u daar op OK klikt dan zullen alle berichten direct verstuurd worden. 10
Afbeelding 11 Afbeelding 12 11
Op een mobiele telefoon komt het sms-bericht er als volgt uit te zien: Afbeelding 13 12
Stap 8: Account gegevens Via de knop Account kunt een uw gegevens bekijken en eventueel aanpassen. 1. Bij punt 1 zit u uw gebruiker/loginnaam die u gebruikt bij het inloggen in het systeem. Deze kunt u niet aanpassen, maar wilt u dit toch anders hebben, dan kunt u hiervoor een verzoek bij ons indienen en dan passen wij het voor u aan. Het wachtwoord kunt u wel aanpassen door op Wachtwoord wijzigen? te klikken en het gewenste wachtwoord in te voeren. Eventueel aanpassen van contactgegevens kunt u daaronder doorvoeren en klikt u op opslaan om te wijzigingen definitief door te voeren. Afbeelding 14 13