BEROEPSPROFIEL Transportplanner 1
Inhoud 1. Gerelateerde namen en functietitels 2. Afbakening en omschrijving 3. Taken en bijhorende specifieke beroepscompetenties A. Algemene takenclusters 3.1. Transportonderhandelingen voeren, transportopdrachten aannemen en vervoerscontracten beheren. 3.2. Routeplanningen opstellen en invoeren, normen, kostprijs- en prestatiemeetsystemen uitwerken en toepassen 3.3. Opvolgen van transporten 3.4. Verzorgen van de administratieve en financiële zaken rondom transporten. 3.5. Leiding geven aan assistent-planners en vervoerders B. Specifieke takenclusters 3.6. ADR-Transporten kunnen plannen en opvolgen 3.7. Temperatuurgevoelige transporten kunnen plannen en opvolgen 4. Algemene beroepscompetenties 4.1. Algemene beroepskennis 4.2. Algemene beroepscompetenties 4.3. Beroepshoudingen 5. Verantwoordelijkheidsdomeinen 5.1. Autonomie 5.2. Verantwoordelijkheid voor prestaties 5.3. Eigen contacten 6. Bijzondere arbeidsomstandigheden 7. Arbeidsorganisatie 8. Specifieke kwalificatieproblemen 9. Actuele trends 10. Beroepenfiche 2
1. Gerelateerde namen en functietitels Transportplanner Transportorganisator Planner, al dan niet met toevoeging (binnenland, buitenland, Benelux, autovervoer, tanktransport, distributie, etc.) Transportcoördinator 2. Afbakening en omschrijving De transportplanner is werkzaam bij een beroepsgoederenvervoerder, op de transportafdeling van een eigen vervoerder of een verlader. De transportplanner vervult een spilfunctie in de onderneming. Aan de hand van de binnengekomen transportopdrachten stelt hij ritten samen en maakt hij een routevoorstel. Uitgangspunt hierbij is een efficiënte en sociaal verantwoorde inzet van middelen en vervoersmodi tegen bedrijfseconomisch verantwoorde vergoedingen. De transportplanner fungeert als aanspreekpunt voor de vervoerders, waaraan hij dagelijks leiding geeft. 3. Taken en bijhorende specifieke beroepscompetenties A. Algemene takenclusters 3.1. Transportonderhandelingen voeren, transportopdrachten aannemen en vervoerscontracten beheren Proces De transportplanner ontvangt een (potentiële) transportopdracht rechtstreeks van de opdrachtgever of via de commerciële afdeling binnen de eigen onderneming. De transportplanner beoordeelt of de transportopdracht kan worden uitgevoerd, binnen de technische, wettelijke en bedrijfseconomische randvoorwaarden van de onderneming. De transportplanner neemt contact voor het eventueel inhuren van vervoersmodi (charters) en beoordeelt de mogelijkheden en kostprijs van elk van de mogelijke vervoersmodi (of combinatie). Door middel van een kostprijsberekening wordt een vrachtprijs vastgesteld en aan de opdrachtgever voorgelegd. Als de opdrachtgever akkoord gaat, dan is de transportopdracht aangenomen. De transportplanner maakt voor de transportopdracht een transportdossier aan. Rol / verantwoordelijkheden De transportplanner voert het werk zelfstandig uit en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen werk. De transportplanner treedt in deze fase op als adviseur en verkoper. De transportplanner is verantwoordelijk voor het verkrijgen van een bedrijfseconomische vrachtprijs. De mate waarin de planner transportorganisator de acquisitie van deze nieuwe opdracht mag uitvoeren, is zeer verschillend per bedrijf. Complexiteit De transportplanner hanteert voor standaard transportopdrachten in veel gevallen standaardtarieven. Hierbij wordt zijn keuzevrijheid voor de vrachtprijs beperkt. Voor incidentele transportopdrachten of speciale opdrachten moet de transportplanner wel zelf de vrachtprijs kunnen bepalen. Grote langlopende contracten worden afgesloten door de commerciële afdeling (sales) of de directie. 3
Betrokkenen De transportplanner krijgt transportopdrachten van opdrachtgevers. Dit kunnen externen zijn, maar ook internen zoals medewerkers van de commerciële afdeling. In bepaalde gevallen kan de transportplanner een deel van zijn werkzaamheden delegeren aan een assistent-planner. Daarnaast vindt intensief overleg plaats met collega-planners en het hoofd van de afdeling planning binnen de eigen onderneming. In deze fase vindt soms ook overleg plaats met charters die eventueel ingehuurd kunnen worden. (Hulp-)middelen De transportplanner gebruikt voor de communicatie met (potentiële) opdrachtgevers diverse telecommunicatiemiddelen zoals: telefoon, fax, computer (e-mail, EDI, vrachtuitwisseling). De aangenomen transportopdrachten worden op een lijst genoteerd en komen in het transportdossier. Er kan ook sprake zijn van een orderentry-systeem voor geautomatiseerde dossieradministratie. Kwaliteit van proces en resultaat De transportplanner moet alle afspraken in het transportdossier vastleggen. De afspraken moeten door de opdrachtgever schriftelijk worden bevestigd. Ook de afspraken met ingehuurde charters komen in het transportdossier en moeten schriftelijk worden bevestigd. De transportopdracht moet binnen de technische, wettelijke en bedrijfseconomische randvoorwaarden uit te voeren zijn. Keuzes en dilemma's De transportplanner moet bepalen wanneer hij zelf een vrachtprijs kan afgeven en wanneer dit in overleg met anderen (commerciële afdeling, hoofd van de afdeling planning) moet gebeuren. Zorgvuldig werken is een vereiste, maar de (potentiële) opdrachtgever wil snel antwoord. De transportplanner maakt een juiste afweging wanneer hij geconfronteerd wordt met tegenstrijdige belangen van de opdrachtgever enerzijds en de eigen onderneming anderzijds. De transportplanner moet bepalen welke taken hij door de assistent-planner kan laten doen en welke hij zelf moet uitvoeren om een optimaal resultaat te behalen. Taken Competenties (K, V en A) Onderhandelen en ontvangen van transportopdrachten Kunnen samenwerken informatie kunnen verzamelen en verwerken Beoordelen van op opdracht kan over de transportmarkt en -modi uitgevoerd worden binnen technische mogelijkheden en wette- verschillende transportmodi rekening houdend verantwoorde keuze kunnen maken tussen de lijke reglementeringen met de capaciteit, prijs, mogelijkheden en wettelijke reglementeringen Advies geven aan opdrachtgever de mogelijkheden van gecombineerd en multimodaal vervoer optimaal kunnen benutten in Contact nemen voor het inhuren van vervoersmodi (mogelijkheden en kostprijs) wettelijke reglementeringen functie van capaciteit, prijs, mogelijkheden en Kostprijs samenstellen en voorstellen aan de opdrachtgever ren tendensen in de transportmarkt kunnen analyse- Schriftelijk bevestigen van afspraken (tov opdrachtgever en kunnen bepalen of (een gedeelte van) het transport wordt uitbesteed dan wel zelf wordt verzorgd verschillende transportmodi) Aanmaken van een transport- een concurrentieanalyse kunnen uitvoeren 4
dossier prestatienormen kunnen opstellen voor transport transportprestaties meten transportprestaties met de vooropgestelde normen kunnen vergelijken transportkosten kunnen berekenen en bewaken BTW kunnen berekenen en de internationale BTW-reglementering kunnen toepassen vervoerders kunnen evalueren en selecteren kunnen onderhandelen met vervoerders over transporttarieven en condities vervoercontracten kunnen opstellen en bewaken transportdocumenten kunnen opstellen op een documentair krediet de relevante informatie kunnen aanduiden kunnen communiceren in de verschillende talen 3.2. Routeplanningen opstellen en invoeren, normen, kostprijs- en prestatiemeetsystemen uitwerken en toepassen Proces De transportplanner ontvangt de in te plannen transportopdrachten direct van de opdrachtgever of indirect via de commerciële afdeling. De transportplanner kent aan de transportopdrachten (de te vervoeren ladingen) daarvoor toegeruste transportmiddelen toe. Ook voegt de transportplanner geschikte vervoersmodi aan de transportopdrachten toe. Eventueel worden charters ingehuurd. Van iedere transportopdracht wordt een transportdossier aangemaakt. De transportplanning is het uitgangspunt. Tijdens de dag komen er nieuwe transportopdrachten binnen, komt er transportcapaciteit vrij door lossen en ontstaan er storingen in de vervoersafwikkeling (file, pech onderweg, een gemiste ferry). De transportplanner moet daarom regelmatig de transportplanning aanpassen aan de actuele situatie. Rol / verantwoordelijkheden De transportplanner voert het werk zelfstandig uit en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen werk. In sommige gevallen kan het ontwerpen van de transportplanning gedeeltelijk worden overgelaten aan een assistent-planner. De transportplanner blijft in dat geval eindverantwoordelijk voor het werk dat de assistent levert. In deze fase heeft de transportplanner vooral een creatieve rol. Complexiteit De transportplanner kan niet terugvallen op standaardmethodieken. De wijze van plannen is sterk afhankelijk van het type onderneming, de grootte van de onderneming en de te vervoeren lading. De ene transportplanner werkt op papier en een andere werkt met computerondersteuning. De transportplanner heeft te maken met zeer veel verschillende restricties (tijdvensters, rijverboden, verplichte aflevertijdstippen etc.). Met name de constante actualisatie van de transportplanning is een complexe taak. Betrokkenen 5
De transportplanner ontvangt de transportopdrachten direct van de opdrachtgever of indirect via de commerciële afdeling. Tijdens het plannen heeft de transportplanner intensief contact met zijn collega-planners en een eventuele assistent-planner. Als er charters worden ingehuurd dan heeft de transportplanner hiermee ook contact. Bij ingewikkelde zaken kan hij terugvallen op het hoofd van de afdeling planning. (Hulp-)middelen De transportplanner werkt meestal met een planningslijst. Steeds vaker maakt de transportplanner gebruik van de computer als ondersteuning bij zijn werkzaamheden. Omdat de transportplanningen moeten passen binnen de technische, wettelijke en bedrijfseconomische randvoorwaarden, maakt de transportplanner veelvuldig gebruik van naslagwerken en wetboeken. De transportplanner hoeft niet alles te weten, maar hij moet het wel kunnen opzoeken. Kwaliteit van proces en resultaat De transportplanner moet efficiënt en effectief een transportplanning ontwerpen. Deze transportplanning moet zowel de opdrachtgever tevreden stellen als de directie van de eigen onderneming. Keuzes en dilemma's De transportplanner moet bij voorkomende problemen tijdens zijn werkzaamheden afwegen wanneer de leidinggevende ingeschakeld moet worden of wanneer zelfstandig naar een oplossing zoeken gewenst is. Zorgvuldig werken is een vereiste maar het werk moet ook op tijd af zijn. De transportplanner moet bepalen welke taken hij de door de assistent-planner kan laten doen en welke hij zelf moet uitvoeren om een optimaal resultaat te behalen. De transportplanner krijgt te maken met een spanningsveld tussen de belangen van de opdrachtgever, de directie van de onderneming en de vervoerders van de verschillende vervoersmodi. Taken Competenties (K, V en A) Transportmodi inschakelen ifv Kennis van EDI-toepassingen de vervoersopdracht Kennis van incoterms Transportplanningen voortdurend aanpassen tgv van storinvoersmodi Kennis van de verschillende vergen in de afwikkelingen, bijkomende vervoersopdrachten, inschakelen ifv de opdracht De juiste transportmodi kunnen Een routeplanning kunnen opstellen en invoeren Geautomatiseerde planningssystemen kunnen gebruiken Klantenbehoeften analyse kunnen uitvoeren 6
3.3. Opvolgen van transporten Proces De transportplanner begeleidt vanuit zijn kantoor de transporten. Als alles volgens planning verloopt, is er rust en kan de transportplanner werken aan nieuwe transportopdrachten en de administratie. De praktijk leert dat de transportplanner tijdens de uitvoering van de transportopdrachten toch regelmatig in actie moet komen. Als er een storing in de vervoersafwikkeling plaatsvindt, moet de transportplanner betrokken partijen op de hoogte brengen, hulpdiensten inschakelen, vervangend transport regelen etc. Bepaalde opdrachtgevers willen statusinformatie over hun zending ontvangen. Ook dit is een taak van de planner wegtransport. Rol / verantwoordelijkheden De transportplanner heeft in deze fase de rol van troubleshooter. De transportplanner treedt op als organisatietalent. Omdat transport niet alleen tijdens kantooruren plaatsvindt, zal de transportplanner regelmatig avonddiensten en weekend diensten moet draaien. Complexiteit De transportplanner kan eigenlijk nooit rustig en ongestoord werken. De voortdurende telefoontjes, faxen en dergelijke verstoren zijn werkzaamheden. De transportplanner moet vaak veel dingen tegelijk doen en mag daarbij niets over het hoofd zien. Betrokkenen De transportplanner heeft contact met vervoerders, collega-planners, hoofd van de afdeling planning, charters, opdrachtgevers en diverse hulpdiensten. (Hulp-)middelen De transportplanner gebruikt veelvuldig de telefoon. Bij het oplossen van calamiteiten speelt ook de fax een belangrijke rol. Vervoerders kunnen statusberichten naar het kantoor sturen die op de website door opdrachtgevers bekeken kunnen worden. Kwaliteit van proces en resultaat De transportplanner moet de problemen netjes afhandelen. Hierbij moet hij het overzicht houden en mag hij niets vergeten. De transportplanner moet ernaar streven dat een storing in de vervoersafwikkeling voor de opdrachtgever zo min mogelijk nadelige gevolgen heeft. Als onvolkomenheden niet goed worden opgelost kan dit in de toekomst transportopdrachten kosten. Keuzes en dilemma's De transportplanner moet bij voorkomende problemen tijdens de vervoersafwikkeling afwegen wanneer de leidinggevende ingeschakeld moet worden en wanneer zelfstandig zoeken naar een oplossing gewenst is. De meest optimale oplossing bij problemen is mooi, maar het mag ook niet te veel geld kosten. De transportplanner moet bepalen welke acties de vervoerder zelf kan ondernemen en welke zaken hij zelf moet oppakken. De transportplanner moet de belangen van de opdrachtgever, de directie van de eigen onderneming en de vervoerders van de verschillende vervoersmodi tegen elkaar afwegen. 7
Taken Competenties (K, V en A) Gepast reageren bij storingen in Kennis van methoden van op- en de vervoersafwikkeling overslag Statusberichten actualiseren en verpakking ter beschikking stellen van de kennis van de organisatie van opdrachtgever het goederenvervoer kennis van rapportagetechnieken kennis van transportsystemen en transportprocedures het intern en extern goederentransport kunnen organiseren een intern en extern transportsysteem kunnen kiezen transportprocedures kunnen opstellen, invoeren en bijsturen Een routeplanning opvolgen Snel en accuraat kunnen communiceren over wijzigingen, in verschillende talen Snel en flexibel kunnen inspelen op wijzigingen 3.4. Verzorgen van de administratieve en financiële zaken rondom transporten. Proces De transportplanner zorgt ervoor dat voor alle transportopdrachten een transportdossier wordt aangemaakt. De transportplanner zorgt ervoor dat alle benodigde documenten voor de verschillende transportopdrachten klaarliggen. De transportplanner zorgt ervoor dat alle schriftelijke correspondentie, die tijdens de uitvoering van de transportopdracht plaatsvindt, in het transportdossier komt. De transportplanner zorgt ervoor dat na afloop van de transportopdracht alle benodigde documenten, na door de transportplanner te zijn goedgekeurd, in het transportdossier terecht komen. Op basis van het transportdossier wordt de facturatie afgewikkeld. Rol / verantwoordelijkheden De transportplanner is verantwoordelijk voor de gehele administratie rondom de transportopdrachten. De transportplanner is ervoor verantwoordelijk dat de voertuigdocumenten, de ladingdocumenten, vergunningen en ontheffingen in orde zijn voor vertrek. De transportplanner is ervoor verantwoordelijk dat het transportdossier van iedere transportopdracht volledig en up to date is. De transportplanner controleert na afloop van de uitvoering van een transportopdracht de documenten die door de vervoerders worden ingeleverd. De transportplanner voert eventueel correcties uit op basis van afgeleverde documenten. Complexiteit De meeste administratieve zaken worden volgens standaardprocedures uitgevoerd en kunnen dus aan de assistent-planner worden overgelaten. Bij bepaalde vormen van transport kan het verkrijgen van vergunningen en ontheffingen een complexe taak zijn. De afhandeling van 8
transportschades laat de transportplanner over aan de verzekeringsmaatschappij, maar hij is wel nauw betrokken bij een correcte afhandeling hiervan, dit in verband met commerciële belangen / klantrelaties. Betrokkenen De transportplanner vraagt vergunningen en ontheffingen aan bij de daarvoor aanwezige instanties (Douane etc). Bij transportschades heeft de transportplanner te maken met medewerkers van de verzekeringsmaatschappij. Bij douanegoederen heeft de transportplanner te maken met medewerkers van de douane. (Hulp-)middelen De transportplanner werkt meestal met een papieren transportdossier, waarin alle documenten die met een transportopdracht te maken hebben, worden verzameld. Dit kan echter ook in de computer. Kwaliteit van proces en resultaat De transportplanner moet de administratie nauwkeurig bijhouden. Dit omdat anders bij controle onderweg enorme vertragingen kunnen optreden. Dit gaat ten koste van de kwaliteit van de dienstverlening en verhoogt de kosten van een transportopdracht. Een correcte administratie is ook belangrijk in verband met de facturering. Keuzes en dilemma's De transportplanner moet nauwkeurig werken. Maar het is meestal nogal hectisch op de afdeling en dan is een vergissing snel gemaakt. De transportplanner moet bepalen welke taken hij door de assistent-planner kan laten doen en welke hij zelf moet uitvoeren om een optimaal resultaat te behalen. Taken Competenties (K, V en A) Aanleggen en opvolgen transportdossiers Kennis van de verschillende transportdocumenten Kennis van handelsdocumenten Kennis van leveringscondities Kennis van customerservice Kennis van douane & accijnzen Kunnen werken met elektronische dossiersystemen Inzicht in administratieve procedures Accuraat kunnen werken 3.5. Leiding geven aan assistent-planners en vervoerders Taken Competenties (K, V en A) Delegeren van (deel)opdrachten In team kunnen werken Opvolgen van de uitvoering Kunnen motiveren Leiding geven aan medewerkers Kunnen aanvoelen van wat er leeft op de werkvloer Feedback kunnen formuleren 9
Proces De transportplanner laat diverse werkzaamheden over aan assistent-planners. De uitvoering van de transporten laat hij over aan de vervoerders (intern en extern). De transportplanner geeft hiervoor vooraf instructies. Als er tijdens de werkzaamheden problemen ontstaan, dan is de transportplanner het eerste aanspreekpunt om ondersteuning te geven bij het oplossen van deze problemen. Rol / verantwoordelijkheden De transportplanner heeft de rol van coach. De transportplanner moet de assistent-planners en vervoerders motiveren om hun werkzaamheden zo goed mogelijk te doen. De transportplanner moet duidelijk maken wat van hen verwacht wordt. De transportplanner moet de resultaten van de werkzaamheden controleren en feedback geven als de werkzaamheden zijn verricht. De transportplanner is eindverantwoordelijk voor de werkzaamheden van de assistentplanners en vervoerders. De transportplanner is ook verantwoordelijk voor de arbeidsmoraal van deze medewerkers en de werksfeer in zijn team. Complexiteit De transportplanner moet leiding geven aan vervoerders die hun werkzaamheden grotendeels buiten zijn directe gezichtsveld uitvoeren. De transportplanner kan meestal pas achteraf feedback geven en bijsturen. De transportplanner moet soms ook leiding geven aan vervoerders van andere transportondernemingen / vervoersmodi (charters). Iedere persoon heeft zijn eigen gebruiksaanwijzing, dus een standaard methodiek is er niet. Inzicht in de psychologie en de persoonlijke omstandigheden van de persoon, kan de planner wegtransport helpen bij het op de juiste wijze leidinggeven. Betrokkenen De transportplanner geeft leiding aan assistent-planners en vervoerders (intern en extern). (Hulp-)middelen De transportplanner kan gebruik maken van ritanalyses, gegevens van tachograafschijven, vervoersstatussen,.. Een goed werkend klachtenregistratiesysteem kan de transportplanner helpen bij het traceren van onbehoorlijk gedrag van vervoerders op laad- en losadressen of tijdens het vervoer. Een schaderegistratiesysteem (lading en voertuig) kan de transportplanner inzicht geven in het schadeveroorzakend gedrag van de vervoerder. Kwaliteit van proces en resultaat De transportplanner moet ervoor zorgen dat de assistent-planners en de vervoerders hun werk goed kunnen doen. De transportplanner moet deze medewerkers motiveren en stimuleren. Door gemotiveerde medewerkers wordt een goede dienstverlening geboden aan de opdrachtgevers tegen aanvaardbare kosten. Dit moet resulteren in een goed bedrijfsresultaat en continuïteit van de onderneming. Keuzes en dilemma's De transportplanner zou het liefst allemaal vervoerders met veel ervaring willen hebben. Deze redden zichzelf en hebben weinig leiding nodig. Maar ervaren vervoerders zijn duur en moeilijk te vinden. Bovendien zijn er ook werkzaamheden die prima door onervaren vervoerders gedaan kunnen worden en waarvoor een ervaren vervoerder niet warm loopt. De transportplanner moet zijn stijl van leidinggeven continu aanpassen aan de situatie en de persoon. De 10
transportplanner moet een keuze maken tussen belonen van goed gedrag of bestraffen van slecht gedrag. De transportplanner moet bepalen welke taken hij door de assistent-planner kan laten doen en welke hij zelf moet uitvoeren om een optimaal resultaat te behalen. B. Specifieke takenclusters 3.6. ADR-Transporten kunnen plannen en opvolgen Taken Competenties (K, V en A) Richtlijnen geven ivm het verzenden van gevaarlijke stoffen ADR-goederen achteraan laden Voldoende afstand respecteren tussen ADRgoederen en levensmiddelen Kennis van de eigenschappen van gevaarlijke producten Kennis van de verschillende signalisaties van gevaarlijke stoffen Kennis van de specifieke regels voor laden en lossen van gevaarlijke stoffen Opslaan van gevaarlijke stoffen Productkennis Kennis van specifieke opslagmogelijkheden van gevaarlijke stoffen Kennis van verplichtingen voor afzender, vervoerder, ontvanger e.d. Kennis van onverenigbaarheden van bepaalde stoffen Veilig omgaan met gevaarlijke stoffen Gebruiken van persoonlijke beschermingsmiddelen Maatregelen treffen bij onveilige situaties en bij ongevallen Nakijken en in orde brengen van de vereiste documenten Kennis inzake preventie en veiligheid Kennis van de veiligheidsvoorschriften m.b.t. gevaarlijke stoffen Kennis van risico s inherent aan de omgang met gevaarlijke stoffen Kunnen voorkomen van schade en ongevallen Kennis en kunnen toepassen van procedures bij ongevallen Kennis van verpakkingen etikettering en documenten Kunnen controleren van de vereiste documenten 11
3.7. Temperatuurgevoelige transporten kunnen plannen en opvolgen Taken Competenties (K, V en A) Richtlijnen geven ivm het verzenden van temperatuurgevoelige goederen Opslaan van temperatuurgevoelige stoffen Veilig omgaan met temperatuurgevoelige stoffen Gebruiken van persoonlijke beschermingsmiddelen Maatregelen treffen bij onveilige situaties en bij ongevallen Nakijken en in orde brengen van de vereiste documenten Kennis van de eigenschappen van temperatuurgevoelige producten Kennis van de verschillende signalisaties van temperatuurgevoelige stoffen Kennis van de specifieke regels voor laden en lossen van temperatuurgevoelige stoffen Productkennis Kennis van specifieke opslagmogelijkheden verplichtingen van temperatuurgevoelige stoffen Kennis van verplichtingen voor afzender, vervoerder, ontvanger e.d. Kennis inzake preventie en veiligheid Kennis van de veiligheidsvoorschriften m;b.t. temperatuurgevoelige stoffen Kennis van risico s inherent aan de omgang met temperatuurgevoelige stoffen Kunnen voorkomen van schade en ongevallen Kennis en kunnen toepassen van procedures bij ongevallen Kennis van verpakkingen etikettering en documenten Kunnen controleren van de vereiste documenten 4. Algemene beroepscompetenties Onder competenties verstaan we het samenhangend geheel van kennis, vaardigheden en attitudes, die aantoonbaar ontleend zijn aan concrete handelingen en / of taken die voorkomen in de beroepsuitoefening van de transportplanner In dit hoofdstuk beschrijven we achtereenvolgens de algemene beroepskennis, de vaardigheden en de attitudes, waarover de transportplanner moet beschikken. 4.1. Algemene beroepskennis Kennis van de (transport)economie (incl. verschillende openbare en private instellingen in de vervoerssector: NMBS, havenbesturen, waterwegbeheerders,. ) Kennis van methoden van op- en overslag 12
Kennis inzake wetgeving en reglementering: transportwetgeving (nationale en internationale verzendingen, handelswetgeving, nationale en internationale wetgeving voor gevaarlijke en temperatuurgevoelige goederen (ADR, ), reglementering m.b.t. bederfbare levensmiddelen, internationale BTW-reglementeringen, wetgeving ivm aansprakelijkheid bij verzendingen, regelgeving ivm douane & accijnzen Kennis van de organisatie van het goederenvervoer Kennis inzake duurzame logistiek (wordt belangrijker). Kennis van het internationale vervoerscontract (CMR, CMI) Inzicht in de rol, functie, verantwoordelijkheid en het juridisch statuut van elke tussenpersoon in het goederenvervoer (vervoerscommissionair, expediteur, stouwer, reder, binnenvaartschipper,.) Kennis van EDI-toepassingen Inzicht in de socio- economische geografie Kennis van de transportmodi Inzicht in de functie van het goederentransport in de (internationale) handel Kennis van incoterms Kennis van oorsprongsdocumenten (certificaten,.) en handelsdocumenten Kennis van de documentenstroom in het nationale en internationale goederenverkeer Kennis van terminologie mbt internationaal vervoer en internationale handel ( in Nederlands, Frans, Engels en Duits) Talenkennis: Nederlands, Frans, Engels en Duits (Europees referentiekader: niveau C1). In sommige organisaties wordt ook een basiskennis van Oost-Europese talen vereist. Kennis inzake beveiliging, veiligheid en kwaliteit Kennis van het documentair krediet Kennis van de werking van de verkeersinfrastructuur Materialenkennis Inzicht in performante transportnetwerken Inzicht in de economische actualiteit (marktevoluties en economische tendensen) Kennis inzake administratie (registreren, archiveren, factureren, enz.) Kennis inzake informatisering, automatisering en digitalisering (softwaresystemen, registratiesystemen, officepakketten). 4.2. Algemene beroepsvaardigheden Kunnen leidinggeven, motiveren, coachen, delegeren en evalueren van/aan assistent-planners en vervoerders. Het belang van deze vaardigheid neemt toe. In team kunnen werken Gevoeligheden op de werkvloer kunnen inschatten Communicatief vaardig zijn Kunnen omgaan met cultuurverschillen Zelfstandig kunnen werken maar is veelal ook onderdeel van een team Vaardigheid in het berekenen van de verkoopprijs en in kostprijscalculatie Customerservice 13
Commerciële vaardigheden: correct en klantvriendelijk kunnen communiceren, steeds dienstverlenend, ondernemend, accuraat, flexibel, creatief en oplossingsgericht. Efficiënt, gestructureerd, nauwkeurig en zorgvuldig kunnen handelen Gegevens kunnen verzamelen, verwerken, analyseren en interpreteren Analytisch vermogen Vermogen tot kritische reflectie De invloed van economische veranderingen op alle aspecten van transportplanning kunnen inschatten. Creativiteit: in staat tot het bedenken van creatieve oplossingen wanneer de situatie dat vereist 4.3. Beroepshoudingen Flexibiliteit, zin voor samenwerking Beroepshouding Omschrijving 3 2 1 Accuratesse Erop gericht zijn binnen de voorgeschreven tijd een taak nauwkeurig te voltooien Contactbereidheid Bereid zijn om contact te leggen en eventueel te onderhouden, ook in moeilijke situaties Veiligheids- en milieubewustzijheid, Actief en pro-actief gericht zijn op veilig- op het voorkomen van situaties die personen en milieu kunnen schaden Assertiviteit Durven uitkomen voor zijn mening Beslissingsvermogen Durven een standpunt in te nemen of tot een handeling over te gaan, en er ook de verantwoordelijkheid voor opnemen Doorzettingsvermogen Erop gericht zin ondanks moeilijkheden, een doel te bereiken Flexibiliteit Bereid zin zich aan te passen aan wijzigende omstandigheden, o.m. middelen, doelen, mensen en procedures Kritische ingesteldheid Bereid zijn zichzelf en zijn omgeving in vraag te stellen, de waarde van een bewering of een feit, de haalbaarheid van een vooropgesteld doel te verifiëren en alvorens een stelling in te nemen Kostenbewustzijn Handelen met het oog op maximale efficientie voor de organisatie Omgaan met stress Zoeken naar een aanvaardbare werkdruk Zelfstandigheid Bereid zijn om zelfstandig, zonder hulp of toezich gedurende lange tijd aan een taak te werken Zin voor samenwerking Bereid zijn om gemeenschappelijk aan eenzelfde taak te werken Loyauteit Sterk betrokken zijn op de organisatie en de regels en afspraken die er gelden en de 14
nodige discipline hiervoor opbrengen Zin voor initiatief Problemen en taken binnen het eigen werkgebied aanpakken zonder dat het gevraagd wordt of de omstandigheden ertoe dwingen Overtuigingskracht Ervoor zorgen dat alle neuzen binnen een team in dezelfde richting staan Klantgerichtheid Altijd het einddoel, de vraag van de klant voor ogen hebben Empathie In staat zijn zich in te leven in de wereld van de medewerkers waaraan men leiding geeft Leergierigheid Actief zoeken naar situaties om zin competentie te verdiepen 5. Verantwoordelijkheidsdomeinen 5.1. Autonomie De autonomie in uitvoering is groot binnen het eigen takenpakket. Wat de autonomie in het nemen van beslissingen betreft stellen we vast dat beslissingen genomen worden in overleg met het hoofd planning en / of directie. De assistent planner neemt zelfstandig beslissingen daar waar de impact voor de onderneming zeer klein is. De transportplanner is de eindverantwoordelijke voor de juiste, tijdige en volledige uitvoering van taken. Hij is diegene die de verantwoordelijkheid heeft over de handhaving van administratieve en veiligheidsprocedures, de inzet van transportmiddelen en modi en de sociaal en economische verantwoorde inzet van medewerkers, rekening houdend met hun mogelijkheden en beperkingen. Hij kan invloed uitoefenen met betrekking tot de economische prestaties en de zorg voor kwaliteit van het werk. Hij heeft ook meer inzicht en vaardigheden in het proces van goederentransport en de daarbij voorkomende administratieve handelingen. 5.2. Verantwoordelijkheid voor prestaties Vermits de transportorganisator volledige transportdossiers zelfstandig afwerkt, eventueel gedeeltes delegeert aan assistent-planners draagt hij ook de volledige verantwoordelijkheid over de goede afloop van het dossier. 5.3. Eigen contacten Om de goede afloop van een transportdossier te kunnen verzekeren heeft de transportorganisator contacten met zowel externe personen (vervoerders, tussenpersonen, ) als met interne medewerkers en het hoofd van de planning. 6. Bijzondere arbeidsomstandigheden Ergonomie en arbeidshygiëne Met bijzondere arbeidsomstandigheden worden die arbeidsomstandigheden bedoeld die typisch zijn voor de goederenbehandeling. Voor elke sector en zelfs voor elk bedrijf zijn er wel een aantal specifieke arbeidsomstandigheden die hun stempel drukken op het proces van de goederenbehandeling en transportplanning, afhankelijk van het product dat er verhandeld en opgeslagen wordt. We denken ondermeer aan lawaai, tocht, koude en levertermijnen die noodzaken tot andere arbeidsuren. Medewerkers in en rond een magazijnomgeving kunnen 15
eveneens te maken hebben met een aantal onveilige toestanden: onstabiele stapelingen, rondslingerend materiaal, omgang met gevaarlijke stoffen, onvoorzichtige manoeuvres, enz. De werknemers die instaan voor de transportplanning worden geconfronteerd met heel wat fysieke belasting die tot diverse klachten aanleiding kan geven. Alhoewel de ontwikkelingen duiden op een nog verder doorgedreven informatiserings- en automatiseringsproces, is de juiste ergonomische houding bij het uitvoeren van de taken nog steeds belangrijk om de fysieke belasting te verminderen. Flexibiliteit De flexibiliteit eigen aan de logistieke sector kent twee vormen. Ten eerste wordt zeer vaak gewerkt met flexibele arbeidsuren (overuren om een opdracht af te krijgen, werken in shifts, weekend- en soms nachtwerk, ook voor sommige bediendefuncties). Een tweede vorm van flexibiliteit die vereist wordt is dat medewerkers snel kunnen bijspringen in taken van hun collega( s). Men streeft m.a.w. naar multi-inzetbare medewerkers. 7. Arbeidsorganisatie De arbeidsorganisatie wordt in de eerste plaats bepaald door de mate van automatisering. Het proces van goederenbehandeling kan tussen verschillende bedrijven zeer sterk variëren wat resulteert in verschillen op het gebied van de arbeidsorganisatie. Deze kan gaan van een organisatie geënt op het taylorstelsel tot een meer polyvalente, op teamwork gerichte invalshoek, al dient opgemerkt te worden dat ook in de goederenbehandeling en transportplanning de trend naar meer polyvalentie zich verder lijkt door te zetten. De heersende organisatiestructuur zal mede bepaald worden door de grootte van het bedrijf, de verhandelde producten en de gekozen beleidsstrategieën (werkt het bedrijf volgens het just-in-time principe, is het afhankelijk van toeleveranciers, ). Het gevolg hiervan is een veelvoud aan functies waarvan de inhoud naargelang het bedrijf zal verschillen. Naargelang van de heersende arbeidsorganisatie zal het hier beschreven profiel dus enger of ruimer worden en eventueel overlappingen vertonen met andere bestaande functies. Op het vlak van arbeidsorganisatie stellen we een grootste gemene deler voorop. Er is steeds sprake van een hiërarchisch verband tussen de functies. Afhankelijk van de grootte van de onderneming zullen al dan niet een aantal niveaus wegvallen. De transportplanner situeert zich op het niveau van coördinatie. 16
Niet alleen de manier waarop de personeelsleden in het transportplanningsproces zullen worden ingeschakeld, maar ook het aantal in te zetten krachten zal sterk afhankelijk zijn van de omvang en de structuur van de onderneming. Het feit of er al dan niet in verschillende shiften gewerkt wordt of een volcontinu systeem gehanteerd wordt kan hier ook een rol spelen. In heel wat ondernemingen bestaan er twee wisselploegen en een nachtploeg voor de goederenbehandeling. In bepaalde ondernemingen is het vaak zo dat bepaalde ploegen slechts één grote activiteit op zich nemen. Afhankelijk van de grootte van de onderneming en het type onderneming, is de transportplanner meer of minder betrokken bij het verwerven van nieuwe transportopdrachten. Deze verandering vergt een grotere zelfstandigheid en ondernemendheid en vraagt regelmatige 'upgrading' van vaardigheden. Er is sprake van schaalvergroting binnen de transportbranche. Hierdoor ontstaan grote bedrijven met veel planners die ieder hun eigen speciale werkgebied krijgen. Er is in bepaalde gevallen dus sprake van taakversmalling (specialisatie) voor de transportplanner. 8. Specifieke kwalificatieproblemen We kunnen vaststellen dat er problemen zijn bij het aanwerven van mensen voor transportplanning. Doordat er weinig schoolse opleidingen bestaan voor transportplanner, ontbreekt het de nieuwe kracht niet alleen aan ervaring, maar ook aan een zekere vertrouwdheid met de algemene werking van een transportsector. Wanneer temperatuurgevoelige of gevaarlijke stoffen worden verzonden is ook kennis omtrent de betreffende wetgeving en reglementering vereist. Men verwacht van de goederenverzenders eveneens dat zij meer en meer polyvalent zijn. Voor een nieuwe kracht is dit echter geen evidentie. Zij dienen zich op zeer korte periode een groot aantal aspecten van de goederenstroombesturing eigen te maken, terwijl ze nog geen enkele affiniteit hebben met het proces. In de praktijk is het bijna steeds zo dat de nieuwe medewerker een on-the-job training volgt, een soort van inwerk programma op maat van het bedrijf. Deze inwerkperiode gebeurt meestal onder toezicht van het hoofd transportplanning of een persoon met een gelijkaardige functie. VDAB, Syntra en andere opleidingsverstrekkers bieden een algemene cursus transportorganisatie aan. 9. Actuele trends Integrale logistiek Hiermee wordt bedoeld de integrale beheersing van goederen- en informatiestromen van het begin tot het einde van het proces. Het belang van zorgsystemen Integrale bedrijfszorg (kwaliteit, milieu, verkeer, energie, veiligheid, ) en het behalen van certificering winnen aan belang in de meeste ondernemingen. Informatisering/automatisering. Voorbeelden van ICT-toepassingen in de transportbranche zijn: administratiepakketten, vrachtuitwisselingssystemen, boordcomputers, satellietcommunicatie, rit- en routeplanningspakketten, PLDA, enz. 17
Wetgeving. De wet- en regelgeving die het kadert vormt voor logistieke activiteiten verandert frequent. Het gaat hier o.a. om milieuwetgeving, regels i.v.m. geluidsoverlast, veiligheidsregels, VCR, ARAB, enz. Value Added Logistics (VAL) Er ontstaan steeds meer logistieke dienstverleners die (een deel van) het voorraadbeheer en de distributie van productiebedrijven overnemen. Doordat logistieke dienstverleners meer toegevoegde activiteiten (van vaak meerdere klanten) gaan uitvoeren, verbreedt de functie van logistiek teamleider. Op de werkvloer zullen meer AVL-activiteiten (added value logistics) uitgevoerd moeten kunnen worden en dit proces moet begeleid en uitgevoerd worden. De complexer wordende bedrijfsprocessen leiden steeds vaker tot een vervlechting van de fysieke en de administratieve processen. Technologische ontwikkelingen/digitalisering Nieuwe ICT-toepassingen, registratie- en andere geautomatiseerde systemen ondersteunen het logistieke proces meer en meer. Schaalvergroting en toenemende globalisering zorgen ervoor dat logistiek een wereldwijd gebeuren wordt, waarvoor talenkennis een absolute vereiste is bij de administratieve ondersteuning. Ondanks het bestaan van de EU, gelden in het buitenland vaak afwijkende voorschriften voor het (weg)transport. Invloed van economische ontwikkelingen en multimodaal vervoer De winstmarges staan onder druk. Er is sprake van een trend naar frequent aanleveren van kleine hoeveelheden in plaats van eenmalig aanleveren van een grote hoeveelheid (deelladingen in plaats van volladingen). De vraag naar vervoer wisselt sterk door economische ontwikkelingen en door seizoensinvloeden. Om het risico van stilstaande vrachtwagens te beperken, kiezen veel bedrijven voor een multimodaal vervoer. Bij drukte wordt extra transportcapaciteit ingehuurd (charters). De groeipool binnen de transportsector is het gecombineerd vervoer, waarbij een combinatie wordt gemaakt van trajecten per spoor, binnenvaart en over de weg. Vergrijzing Een trend die zich in alle sectoren voordoet en waarmee zeker rekening gehouden moet worden, is de vergrijzing van de beroepsbevolking. 18
10. Beroepenfiche ANDERE MOGELIJKE BENAMINGEN Transportplanner Transportorganisator Planner al dan niet met toevoeging (binnenland, buitenland, Benelux, autovervoer, tanktransport, distributie, etc. Transportcoördinator. CLUSTER Transportplanner (M/V) NIET VERWARREN MET Transporteur De transportplanner is werkzaam bij een beroepsgoederenvervoerder, op de transportafdeling van een eigen vervoerder of een verlader. De transportplanner vervult een spilfunctie in de onderneming. Aan de hand van de binnengekomen transportopdrachten stelt hij ritten samen en maakt hij een routevoorstel. Uitgangspunt hierbij is een efficiënte en sociaal verantwoorde inzet van middelen en vervoersmodi tegen bedrijfseconomisch verantwoorde vergoedingen. De transportplanner fungeert als aanspreekpunt voor de vervoerders, waaraan hij dagelijks leiding geeft. TAKEN Neemt transportopdrachten aan. Maakt routeplanningen en volgt ze op Begeleidt op afstand transporten Kent de verschillende transportmodi en de -markt en maakt keuzes (in- of outsourcing) Kan in- en externe transportsystemen en transportprocedures opstellen Kan normen, kostprijs- en prestatiemeetsystemen uitwerken en toepassen Verzorgt de administratieve en financiële zaken rondom transporten. Kan transportonderhandelingen voeren en vervoerscontracten beheren Geeft leiding aan assistent-planners en chauffeurs COMPETENTIES KENNIS de organisatie van het goederenvervoer transportwetgeving (nationale en internationale verzendingen) nationale en internationale wetgeving voor gevaarlijke en temperatuurgevoelige goederen (ADR, ) reglementering m.b.t. bederfbare levensmiddelen 19
kostprijscalculatie internationale BTW-reglementeringen documentenstroom in het nationale en internationale goederenverkeer leveringscondities customerservice reglementering m.b.t. bederfbare levensmiddelen kostprijscalculatie verkoopprijsberekening internationale BTW-reglementeringen aansprakelijkheid bij verzendingen documentenstroom in het nationale en internationale goederenverkeer goederenbehandeling methoden van op- en overslag taalbeheersing FR/ENG/D rapportagetechnieken Verschillende transportdocumenten Handelsdocumenten VAARDIGHEDEN samenwerken informatie verzamelen en verwerken over de transportmarkt en -modi verantwoorde keuze maken tussen de verschillende transportmodi rekening houdend met de capaciteit, prijs, mogelijkheden en wettelijke reglementeringen de mogelijkheden van gecombineerd en multimodaal vervoer optimaal benutten in functie van capaciteit, prijs, mogelijkheden en wettelijke reglementeringen tendensen in de transportmarkt analyseren bepalen of (een gedeelte van) het transport wordt uitbesteed dan wel zelf wordt verzorgd concurrentieanalyse uitvoeren prestatienormen opstellen voor transport transportprestaties meten Een routeplanning opstellen en invoeren Geautomatiseerde planningssystemen kunnen gebruiken Analytisch denken Klantenbehoeften analyse uitvoeren Een routeplanning opvolgen Accuraat kunnen werken In team kunnen werken Kunnen motiveren TEWERKSTELLINGSMOGELIJKHEDEN Een transportplanner kan terecht in alle sectoren en bedrijven die beschikken over logistieke diensten. DOORGROEIMOGELIJKHEDEN 20