Zo formuleer je je eigen SMARTER-doel Gelukkig zijn diegenen die niets verwachten, want zij zullen niet teleurgesteld worden. Stap 1: Be smart, start SLIM Stap 2: Wees slim, do SMARTER Jan Olav Smit Leiden, januari 2011 Inleiding 1
INLEIDING Het Teamleider in 100 dagen programma is een uniek ontwikkeltraject voor Teamleiders dat opleiding en praktijk combineert door middel van e-learning en persoonlijke coaching. Na 100 dagen is een concrete case gerealiseerd. Daarvoor formuleren we een TOPS-doel dat voldoet aan de SMARTER criteria. Wat die criteria zijn leggen we zo uit. Gedurende het MD-programma werk je als Teamleider dagelijks gemiddeld één uur aan diverse opdrachten, testen en oefeningen. En door individueel maatwerk krijg jij alleen die taken en modules aangereikt die er voor zorgen dat jouw TOPS-doel binnen 100 dagen wordt gehaald. Daar maken we van tevoren heldere afspraken over. Daarom krijg je ook professionele begeleiding van je persoonlijke TOPS-coach. Want wij zetten en houden je op scherp! Je doet het zelf, maar niet alleen! MODULES Het MD-programma start na wat kennismakingsoefeningen met de formulering van een concreet en geaccordeerd TOPS-doel. Door middel van de TOPS-Scan wordt mede bepaald waar de accenten moeten liggen. Waar ruimte is voor groei. Waar het nodig is om als Teamleider te excelleren. Klik hier voor de uitgebreide TOPS- Scan. NAAR JE EIGEN SMARTER DOEL In deze reader staan de 2 stappen beschreven om te komen tot jouw aantrekkelijke teamdoel. Inleiding 2
STAP 1: HET SLIM-DOEL Vertil je niet: Rome is ook niet op één dag gebouwd INLEIDING Be smart, start SLIM! Het begrip SMART-doel kent de gemiddelde Teamleider wel. Als Teamleider is het verstandig met een SLIM-doel te beginnen. SLIM is een acroniem voor de volgende begrippen: Summier Leidraad gevend Initiërend en Mentaliteitsgericht Een aantal praktijkvoorbeelden: Dit jaar moeten de kosten met 8% omlaag De omzet van product XYZ moet groeien naar 35% Het aantal klachten moet in juni gehalveerd zijn, klanten moeten ons beter waarderen SLIM-doelen zijn beslist niet SMART (Specifiek Meetbaar AntiSabotage Realistisch en Tijdgebonden) maar geeft de organisatie handvatten waar de accenten en prioriteiten van het jaar liggen. Als je dus met een SLIM-oor luistert, dan wordt tijdens een nieuwjaarstoespraak dikwijls aangepast gedrag verlangd, zoals: beter luisteren en handelen naar de wensen van de klant minder verspillen, beter gebruik maken van grondstoffen of slimme ideeën nu echt uitvoeren. Het is vaak aan het middenmanagement en Teamleiders om dit gedrag of SLIM doel te vertalen naar SMART-doelen. Voordat we gaan vaststellen waar jouw team voor staat, vragen we je de bedrijfsdoelen voor de komende periode te benoemen. Het is overigens niet altijd duidelijk waar de directie de komende jaren naar toe wilt. Is dat het geval dan kun je je direct leidinggevende vragen wat de speerpunten voor de komende periode zijn. Zoek net zolang totdat je er achter bent gekomen waar het bedrijf de komende jaren naar toe wilt gaan. Denk aan de volgende bronnen: meerjarenplan, MT-stukken, jaarplan of nieuwjaarstoespraak. Stap 1: het SLIM doel 3
OPDRACHTEN: FORMULEER JE EIGEN SLIM-DOEL 1. Benoem de bedrijfsdoelen voor de komende periode 2. Vraag je manager wat de speerpunten voor dit jaar zijn. 3. Stel vast waar de accenten liggen voor de organisatie op het gebied van: a. producten - diensten b. markten c. (werk)processen d. anders, teweten: Maak nu je SLIM-doel(en) voor jouw team en bekijk dit op een redelijk hoog abstractieniveau, zoals bijvoorbeeld: andere manier van werken, namelijk meer - minder mensen uitbreiding - krimp - verhuizing splitsing samenvoeging anders, teweten:. Een voorbeeld: Mijn teamleden mogen meer ondernemend gedrag vertonen, waardoor onze klanten sneller en beter worden geholpen. Deze Teamleider zoekt het dus niet in nieuwe software of betere procedures maar vooral in nieuw gedrag waarbij initiatief en verantwoordelijkheid nemen, moet leiden tot een hoger serviceniveau van zijn team. Ons SLIM-doel is: Dat is heel SLIM maar nog niet SMART of liefst SMARTER. We gaan nu naar stap 2. Stap 1: het SLIM doel 4
STAP 2: JE SLIM-DOEL, SMARTER FORMULEREN INLEIDING Zijn de doelen SLIM maak ze SMART, zijn ze SMART maak ze SMARTER. We vragen je één van de lastigste dingen die weinig Teamleiders beheersen. Namelijk het benoemen van je teamdoel. In de vorige oefening hebben we aardig grip gekregen op de doelstelling van het Teamleider in 100 dagen programma, jouw TOPS-doel. Het stellen van doelen lijkt eenvoudig, maar dat is het niet. En het is oh zo belangrijk. Een doel maakt dat we ergens naar toe gaan werken. Zo is onze mind geprogrammeerd. Weet mind waar die heen kan, dan ontwikkelt het focus en wordt jouw wil ook sterker om het te behalen. Kortom, de kracht om doelen te halen zit in ons zelf. Hoe aantrekkelijker en concreter het doel, hoe meer kracht wij ontwikkelen om het realiseren. Topsporters stellen doelen, elke keer opnieuw. Dat geeft hen focus, energie en doorzettingsvermogen om het te halen. Vooral als ze de ervaring van een gehaald doel intens hebben ervaren. Op het podium staan, maakt ons ongelooflijk sterk. Ook om door te gaan. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor toneelspelers die na afloop applaus van het publiek ontvangen. Jij kan met jouw team ook kampioen worden. Begin dan aan het begin. Stel het aantrekkelijke concrete teamdoel vast. De meeste doelen zijn te vaag of te globaal geformuleerd. Een paar voorbeelden: We gaan beter controleren om minder klachten te krijgen. Of We gaan 20% kosten reduceren. Je kunt dit soort doelen niet echt goed meten. Wat is beter controleren?, Hoeveel klachten minder?, 20% van wat?, Welke kosten? en Wanneer gerealiseerd?. Dat brengt ons tot de volgende conclusie dat een aantrekkelijk concreet teamdoel moet voldoen aan 4 belangrijke eisen: 1. Het resultaat is goed voor klant organisatie team en teamlid 2. Een datum dat het doel is behaald 3. Een onafhankelijke partij kan het meten 5
4. het team wil en kan het realiseren De omschrijving moet zo klip en klaar helder zijn dat als je de tekst op een etiket van een champagnefles zet, het voor iedereen helder is wanneer die fles open mag. Een goed voorbeeld is; Op 30 juni 2010 beheerst ieder teamlid software applicatie xyz en worden alle bestanden eenduidig op de juiste en veilige locatie opgeslagen; ieder teamlid kan binnen 1 minuut toegang krijgen tot alle relevante informatie van klantengroep abc, waardoor de gemiddelde wachttijd afneemt van 3 dagen tot 2 uur en het aantal klachten met 85% verminderd. Zorg ervoor dat je het formuleren van doelen SMARTER doet. SMARTER staat voor: 1. Specifiek: omschrijf je teamdoel duidelijk en concreet. Het moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is. 2. Meetbaar: Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Cruciale vraag daarbij is: Wat is er af als het af is? Je moet het kunnen zien, horen, proeven, ruiken of voelen. 6
3. AntiSabotage: Welk systeem treedt in werking als bij voortgangscontrole blijkt dat de realisatie van het SMARTER-doel niet op koers ligt. 4. Realistisch: Het beste is doelen te stellen die net boven het niveau van het team ligt en die ongeveer 50% kans van slagen hebben. Als teamleden het gevoel hebben dat ze iets extra s moeten doen om het doel te realiseren, voelen ze zich trots en dat geeft hen energie voor nieuwe doelen. Durf een uitdaging aan te gaan! Een realistische doelstelling moet rekening houden met de praktijk. In geen enkele organisatie kunnen mensen 100% aan één doel werken. Er zijn altijd andere activiteiten, onverwachte gebeurtenissen en afleidingen. Splits eventueel moeilijk bereikbare doelstellingen op in haalbare subdoelstellingen. De tussentijdse resultaten geven telkens nieuwe energie. 5. Tijdgebonden: Eigenlijk is de meest simpele voorwaarde: een duidelijke einddatum. De datum wanneer de champagnefles open kan. Tip: begin een SMARTER-doelstelling met de einddatum: Op 18 september 2011 hebben we. 6. Effect: Waar leidt de doelstelling toe? Welk hoger doel wordt gediend? Een SMARTER doel maakt meestal onderdeel uit van andere SMARTER doelen die het liefst elkaar versterken. Als een SLIM-doel zoals bijvoorbeeld Door onze klanten persoonlijker te benaderen, kunnen we behoorlijk besparen op ons marketingbudget kan door veel verschillende SMARTER doelen worden bereikt. 7. Resultaat: datgene wat alle inspanning oplevert. De klant blijft zaken met je organisatie doen. De waarde blijft behouden of groeit zelfs. Resultaat is ook de beloning die je jezelf maar vooral je team geeft als jullie je SMARTER-doelen hebben gehaald. 7
OPDRACHT: CHECK JE SMARTER-DOEL 1. Schrijf op welk teamdoel jij met jouw team wilt realiseren Antwoord:. Oké, we gaan er van uit dat je een goede formulering hebt gemaakt die voldoet aan de 4 eisen van hierboven. De volgende opdracht is, vaststellen in hoeverre het teamdoel voldoende gewicht heeft. 2. Geef nu van ieder stelling een cijfer Check hiermee je SMARTER-doel 0 = niet van toepassing, 1 = enigszins van toepassing 2 = helemaal van toepassing omschrijving score ons teamdoel houdt verband met het belangrijkste thema van mijn team ons teamdoel biedt voordeel voor in- en externe klanten alle betrokken managers zijn het eens dat ons teamdoel belangrijk is er zijn voldoende managers en teamleden die willen samenwerken om het teamdoel tot een succes te maken ons teamdoel wordt op dit moment niet op enige manier gewijzigd, noch zijn er plannen om dat op korte termijn te doen ons teamdoel wordt niet door anderen al aangepakt het is goed vast te stellen wanneer het teamdoel is behaald ons teamdoel neemt in relevantie toe, ook na 100 dagen Conclusie 8
3. Welke acties zijn nodig om jouw teamdoel nog beter te verankeren in de organisatie? Kijk dan vooral naar de relatief lage scores. 4. Op welke wijze wil jij het teamdoel nog aanpassen? Waar ik me toch wel zorgen over maak is... EN DE VOLGENDE STAP In het MD-programma Teamleider in 100 dagen, stuurt de Teamleider in kwestie de antwoorden op naar zijn persoonlijke TOPS-coach en deze geeft de Teamleider feedback. De praktijk leert dat dit doelformuleringsproces zeer leerzaam is voor Teamleiders. Het zet hen aan het denken en geeft hen ook handvatten waar de prioriteiten liggen. Het creëert focus en energie. En daar gaat het ook om. Als je weet waar je heen wilt is de volgende stap het organiseren hiervan. Dat is de tweede stap van ons TOPS-programma. Wil jij weten hoe het zit met jouw toekomstperspectief dan kun je de TOPS-Scan doen. Klik hier voor de uitgebreide TOPS-Scan. Na de terugkoppeling van de TOPS-coach wordt de Teamleider uitgedaagd om een teamstatement te maken. Nu volgt in grote lijnen hoe we dit aanpakken. 9
JOUW TEAMSTATEMENT: VOORBEREIDING 1. Onze belangrijkste teamdoelen zijn: deze week deze maand dit kwartaal aan het einde van dit programma over 6 maanden over 12 maanden 2. als we deze doelen halen gaan we. 3. Onze grootste waarde componenten zijn: 4. De grootste uitdagingen om dit teamdoel te behalen zijn: 5. Dit betekent dat we ons nog beter moeten bekwamen in: 6. We hebben eerder de SMARTER doelen vastgesteld. We vragen je nu deze SMARTER doelen te delen met je teamleden en te toetsen wat zij daarvan vinden. inspirerend : laag hoog haalbaar: moeilijk makkelijk bekend: nee ja middelen: onvoldoende voldoende afhankelijk van anderen : ja nee meetbaar: moeilijk makkelijk zelf in te vullen Conclusie 1 0
Maak onderstaande zinnen af: Mijn team heeft als doelstelling Het teamdoel dat we met het TOPS programma willen realiseren is Het behalen van dit doel heeft als grootste voordeel dat Dit draagt bij aan de bedrijfsdoelstelling op de gebieden De waarde van dit teamdoel wordt geschat op. Direct belanghebbenden zijn Besluitvorming is als volgt geregeld Onze Teamsponsors zijn Stuur de resultaten naar je TOPS-coach DE ROL VAN DE TOPS-COACH Zoals je merkt, is de rol van de TOPS-Coach tijdens het programma Teamleider in 100 dagen heel belangrijk. De TOPS-coach: zorgt ervoor dat de beste ideeën, kennis en ervaringen beschikbaar komen zodat de Teamleider het afgesproken teamdoel kan behalen zorgt voor een stok achter de deur om daarmee de Teamleider te helpen zijn doelen te bereiken geeft positief en eerlijk feedback op de voortgang van het programma biedt een veilige en vertrouwelijke plek waar de Teamleider al haar vragen voor kan leggen helpt de Teamleider om angsten en belemmerende overtuigingen te overwinnen stimuleert de Teamleider om in zichzelf te geloven en het beste eruit te halen! De TOPS-coach komt tijdens het 100 dagen programma 6 keer bij de Teamleider op locatie. Een volledig dagdeel om de Teamleider persoonlijk te coachen. Als de Teamleider de voorgaande opdrachten heeft uitgevoerd maakt hij/zij samen met de opdrachtgever en TOPS-coach een Teamstatement waarin alle ingrediënten staan om het vervolg van het TOPS-programma succesvol te vervolgen. Het is nu aan de TOPS-coach weer een passend en individueel vervolgprogramma aan te bieden, afhankelijk van het TOPS-doel en ontwikkelvraag van de Teamleider. Wij noemen dit blended learning. Op de werkvloer concrete zaken realiseren. Dat aanreiken wat nodig is. 1 1
Wil jij ook in 100 dagen jouw teamdoel realiseren dan is dit programma echt iets voor jou. Wil jij meer informatie over dit innovatieve MD-programma Teamleider in 100 dagen, stuur dan een mail naar janolav.smit@teamleiderin100dagen.nl of bezoek één van onze themadagen voor Teamleiders. Klik op de button voor meer informatie. Tot ziens, Jan Olav Smit (06-21 27 57 87) 1 2