Handleiding HUBA Toeslagen webapplicatie

Handleiding HUBA Toeslagen webapplicatie Datum: Versie: 11042013 7.0 Pagina 1

I Inhoud II Introductie... 3 III Doel document... 3 1 Starten met HUBA Toeslagen webapplicatie... 4 2 Invullen van de toeslagaanvraag... 5 2.1 Het online invulformulier... 6 2.2 De resultaten van uw invoer... 7 2.3 De aanvraag controleren... 8 2.4 De aanvraag indienen... 8 3 Het aanvragenoverzicht... 9 3.1 Zoeken... 9 3.2 Exporteren... 9 3.3 Acties... 9 3.4 Statussen... 10 3.3.1 In afwachting... 10 3.3.2 Gepauzeerd... 10 3.3.3 Verzonden... 10 3.3.4 Afgehandeld... 10 3.3.5 Opnieuw proberen... 10 3.3.6 Geannuleerd... 11 3.3.7 Geïmporteerd... 11 4 Wachtwoord wijzigen... 12 4.1 Wachtwoord wijzigen... 12 5 Importeren... 13 5.1 De PDF s invullen... 13 5.2 De aanvraag importeren en bevestigen... 14 Pagina 2

II Introductie Wat is HUBA Toeslagen webapplicatie? HUBA Toeslagen webapplicatie is een applicatie op het internet, waar toeslagen kunnen worden aangevraagd, gewijzigd en stopgezet bij de Belastingdienst. De applicatie is gemaakt voor vak en ouderenbonden, opdat deze hun leden met deze service kunnen bedienen. III Doel document Dit document geeft een beknopte uitleg over hoe de applicatie dient te worden gebruikt. Het doel is om gebruikers op weg te helpen om probleemloos toeslagaanvragen in te kunnen dienen en te kunnen beheren. Ook biedt deze handleiding antwoorden op mogelijke vragen. Mochten uw vragen niet in dit document worden beantwoord of treden er problemen op, dan kunt op contact opnemen met uw vak of ouderenbond. Pagina 3

1 Starten met HUBA Toeslagen webapplicatie Om te starten met HUBA Toeslagen webapplicatie kijkt u in de welkomstemail die u heeft ontvangen. Als u geen welkomstemail heeft ontvangen, neem dan contact op met uw vak of ouderenbond. Hieronder ziet u een voorbeeld van de welkomstemail: Geachte heer/mevrouw De Vries, U heeft accountgegevens ontvangen om in te loggen op HUBA Toeslagen webapplicatie. U kunt inloggen met de volgende gegevens: Gebruikersnaam: adevries@gmail.com Wachtwoord: na02maklb Website: https://bond.hubatoeslagen.nl Vriendelijke groeten, Het HUBA Toeslagen webapplicatie team Door te klikken op de link achter Website, komt u op de inlogpagina van de HUBA Toeslagen webapplicatie. Hier gebruikt u de gegevens uit de email om in te loggen. Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig en dient dus exact overeen te komen met het wachtwoord in de email. Om door te gaan klikt u op Inloggen. Tip: Als u uw wachtwoord niet meer weet en u kunt de welkomstemail niet meer terugvinden, kunt u de `Wachtwoord vergeten`functie gebruiken. Let op! Als u meer dan vijf keer een verkeerde combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord heeft ingevuld, wordt uw account geblokkeerd. U kunt dan ook niet meer de Wachtwoord vergeten`functie gebruiken. Neem dan contact op met uw coördinatiepunt. Wanneer het inloggen succesvol is verlopen, wordt u doorverwezen naar de Start pagina. Pagina 4

2 Invullen van de toeslagaanvraag Op de Start pagina wordt de uiteindelijke toeslagaanvraag ingevuld. U kunt hier een keuze maken uit de verschillende toeslagen. U kunt ook in één keer meerdere toeslagen aanvinken. Wanneer een toeslag is aangevinkt, kunt u de keuze maken tussen aanvragen, wijzigen of stopzetten van de aanvraag. Bij een aanvraag of stopzetting wordt direct om een datum gevraagd per wanneer deze mutatie van kracht moet gaan. In geval van een wijziging wordt in het stappenplan per mutatie naar een datum gevraagd. Wijzigen rekeningnummer: Het is niet mogelijk om via de software het rekeningnummer te wijzigen waarop de toeslag moet worden gestort. Als u het rekeningnummer voor uw klant wilt wijzigen, kunt u dat doen met het formulier Opgaaf rekeningnummer particulieren. Dat formulier is te downloaden via www.belastingdienst.nl. Typ rechtsboven in het zoekscherm 'opgaaf rekeningnummer particulieren'. U komt dan direct bij het formulier. Let op: Als u de huurtoeslag op de rekening van de verhuurder wilt laten storten, dan kan dat niet met het formulier. In dat geval moet u een brief schrijven naar de Belastingdienst. Pagina 5

2.1 Het online invulformulier Bij het invullen van het stappenplan kunt u letten op de volgende zaken: U kunt bij veel vragen op de gekleurde i klikken om uitleg te laten zien. Vragen waar een sterretje (*) bij staat, zijn verplichte velden. Wanneer u een emailadres invult, krijgt de aanvrager na het indienen een bevestigingsemail. Wanneer het hele stappenplan is ingevuld, klikt u op Doorgaan. U kunt pas op Doorgaan klikken als alle verplichte velden zijn ingevuld en er geen fouten (meldingen in rood) worden getoond. Pagina 6

2.2 De resultaten van uw invoer Na Doorgaan wordt een samenvatting getoond van uw toeslagaanvraag. Als u bij één of meerdere toeslagen voor aanvragen heeft gekozen, wordt tevens een berekening getoond. U ziet dan op hoeveel toeslag de aanvrager recht heeft. Bij een wijziging wordt niet het bedrag van de toeslag getoond. Het is ook mogelijk dat bij een aanvraag de tekst kan niet worden aangevraagd verschijnt. In dit geval heeft u bij een stappenplan een antwoord gekozen, waardoor geen recht bestaat op de toeslag. Hieronder vindt u een overzicht van deze situaties. Alle toeslagen: Uw eventuele partner woont op een ander adres. U of uw eventuele partner woont in het buitenland. Huurtoeslag U heeft een deel van uw woning onderverhuurd. Kinderopvangtoeslag Alleen kinderen die gebruikmaken van een Nederlandse kinderopvanginstelling kunnen worden opgegeven. De gemeente of het UWV betaalt mee aan de kinderopvang. U of uw partner studeert (geldt alleen voor 2012aanvragen). De HUBA Toeslagen webapplicatie kan voor bovenstaande situaties niet worden gebruikt. Indien u een dergelijke toeslagaanvraag toch wilt behandelen, kunt u via de Belastingtelefoon een papieren aanvraagformulier aanvragen. Belt u daarvoor met 08000543 en houdt u de naam, het burgerservicenummer en de geboortedatum van de klant bij de hand. Pagina 7

2.3 De aanvraag controleren Als u nogmaals alle gegevens van de aanvraag wilt nalopen, kunt u gebruikmaken van de knop Gegevensoverzicht. Door op deze knop te drukken wordt een nieuw venster geopend met daarin alle gegevens van de aanvraag. Als u of uw cliënt het prettig vindt, is het ook nog mogelijk om de aanvraag af te drukken. U kunt hiervoor gebruikmaken van de knop Afdrukken onderaan het gegevensoverzicht (mocht deze niet werken, dan kunt u printen door de toetsencombinatie 'control P' in te drukken). Druk op Sluiten om terug te keren naar het invulscherm. Mocht u nog gegevens willen wijzigen, dan drukt u op de knop Invoer wijzigen om de gegevens weer aanpasbaar te maken. 2.4 De aanvraag indienen Onder het resultaat van de aanvraag dat wordt getoond na Doorgaan, staan drie knoppen: Indienen: de aanvraag wordt opgeslagen in de webapplicatie. In hoofdstuk drie leest u wat er vervolgens met deze aanvraag gebeurt. Invoer wijzigen: u kunt de ingevulde gegevens wijzigen. Annuleren: de aanvraag wordt geannuleerd en wordt dus niet ingediend. Wanneer u op Indienen heeft geklikt, wordt de aanvraag opgeslagen en wordt het aanvragenoverzicht getoond. Pagina 8

3 Het aanvragenoverzicht In dit scherm ziet u alle aanvragen die u heeft ingediend. Per aanvraag wordt een aantal gegevens getoond, zoals de naam en het BSN van de aanvrager. 3.1 Zoeken Om een aanvraag makkelijk terug te vinden, kunt u gebruikmaken van de zoekfunctie. Per kolom kunt u een zoekfilter toepassen. Onder Aanvrager naam kunt u bijvoorbeeld Jansen invullen om alle aanvragen op naam van Jansen te vinden of onder BSN kunt u direct een burgerservicenummer intypen. Het is ook mogelijk om aanvragen te filteren op toeslag: als u bijvoorbeeld onder Toeslagen voor Zorgtoeslag kiest, worden alleen die aanvragen getoond waarin een aanvraag, wijziging of stopzetting zorgtoeslag voorkomt. U kunt ook gebruikmaken van de algemene zoekfunctie onder Zoek op trefwoord. Hier kunt u bijvoorbeeld de naam van een kinderopvanginstelling invoeren om een aanvraag met deze kinderopvanginstelling terug te vinden. Deze functie zoekt alleen op ingevulde gegevens, de gestelde vragen worden in de zoekopdracht niet meegenomen. Om de gegevens te sorteren, klikt u op de naam van een kolom. 3.2 Exporteren Mocht u de aanvragen willen exporten om bijvoorbeeld alles in één overzicht te kunnen zien of om een afdruk te maken, dan kunt u kiezen voor Aanvragen exporteren. Door op deze knop te drukken kunt een zogenaamd komma gescheiden bestand (csv) downloaden, deze is bijvoorbeeld te openen in Microsoft Excel. 3.3 Acties Per aanvraag kunt u verschillende acties uitvoeren: Openen: de toeslagaanvraag wordt geopend. Pagina 9

Pauzeren: de toeslagaanvraag wordt gepauzeerd, waardoor de gegevens niet worden ingediend bij de Belastingdienst. Hervatten: de toeslagaanvraag wordt weer hervat na een pauzering. Annuleren: de toeslagaanvraag wordt geannuleerd. Het is niet meer mogelijk om de gegevens in te dienen bij de Belastingdienst. Let op! Het annuleren van een aanvraag is definitief en kan dus niet meer ongedaan worden gemaakt. 3.4 Statussen Bij de aanvragen zijn de onderstaande statussen te onderscheiden. 3.3.1 In afwachting Een aanvraag die door de invuller wordt ingevuld en in het systeem wordt gezet, blijft daar maximaal 15 minuten onbehandeld staan. In die tijd bestaat de mogelijkheid om de aanvraag eventueel nog aan te passen of te annuleren. Iedere 15 minuten worden de aanvragen automatisch ingediend bij de Belastingdienst. 3.3.2 Gepauzeerd Wanneer de aanvraag nog op In afwachting staat, heeft u nog de mogelijkheid om deze te pauzeren. De aanvraag wordt dan voor onbepaalde tijd gepauzeerd en wordt niet in behandeling genomen, totdat voor Hervatten wordt gekozen. 3.3.3 Verzonden Nadat de aanvraag op In afwachting heeft gestaan, worden de gegevens ingediend bij de Belastingdienst. De aanvraag krijgt dan de status Verzonden. 3.3.4 Afgehandeld Wanneer de applicatie de bevestiging heeft gehad dat de gegevens succesvol zijn ontvangen door de Belastingdienst, verandert de status naar Afgehandeld. De aanvraag wordt dan verder behandeld door de Belastingdienst. In de applicatie zullen geen wijzigingen meer optreden. 3.3.5 Opnieuw proberen Soms kan het voorkomen dat een aanvraag niet succesvol is ingediend bij de Belastingdienst, bijvoorbeeld omdat er een onjuist burgerservicenummer is gebruikt. In dit geval krijgen de invuller en een coördinator een email met hierin de melding van de Belastingdienst. De aanvraag krijgt nu de status Opnieuw proberen. Wanneer de invuller de fouten heeft gecorrigeerd door de aanvraag te Pagina 10

openen, aanpassingen te maken en vervolgens op te slaan, wordt de status automatisch veranderd naar In afwachting. 3.3.6 Geannuleerd Wanneer de gebruiker bij een aanvraag heeft geklikt op Annuleren, verandert de status naar Geannuleerd. De aanvraag wordt nu verder niet meer in behandeling genomen en kan niet meer worden aangepast. 3.3.7 Geïmporteerd Wanneer een aanvraag PDF is geïmporteerd via het menu Importeren, wordt een nieuwe aanvraag aangemaakt, deze krijgt als status Geïmporteerd en wordt tevens oranje in het aanvraagoverzicht. De aanvraag dient nog bevestigd te worden door deze te openen, op 'Doorgaan' te klikken en vervolgens op 'Indienen'. Pagina 11

4 Wachtwoord wijzigen 4.1 Wachtwoord wijzigen Door rechtsboven op de knop wachtwoord wijzigen te klikken, kunt u uw wachtwoord wijzigen. Uw nieuwe wachtwoord moet uit ten minste tien karakters bestaan. In verband met de vertrouwelijkheid, is het belangrijk dat u een wachtwoord kiest dat niet gemakkelijk door anderen is te raden. Pagina 12

5 Importeren De HUBA Toeslagen webapplicatie biedt ondersteuning om aanvragen eerst offline in te vullen, bijvoorbeeld omdat er geen internet beschikbaar is, en deze later in de webapplicatie te importeren. Voor deze offline modus wordt gebruikgemaakt van zogenaamde PDF s. Om ze te kunnen openen is de software Adobe Reader vereist (minimaal versie 8), te downloaden via: www.get.adobe.com/nl/reader 5.1 De PDF s invullen Er zijn vijf verschillende PDF s: Huurtoeslag en/of zorgtoeslag stopzetten Zorgtoeslag aanvragen Zorgtoeslag wijzigen Huurtoeslag aanvragen Huurtoeslag wijzigen Om bijvoorbeeld zorgtoeslag aan te vragen opent u de PDF voor Zorgtoeslag aanvragen. Als u de PDF heeft geopend kunt u in de koptekst kijken of u de juiste heeft geopend. Er staat bijvoorbeeld: HUBA Toeslagen webapplicatie formulier Zorgtoeslag aanvragen versie 1.0 Vervolgens gaat u de vragen in de PDF invullen. Let bij bepaalde vragen op dat u het juiste formaat gebruikt. Een geboortedatum moet bijvoorbeeld als 30031987 (ddmmjjjj) worden ingevuld. De formaten komen dus overeen met de webapplicatie. Na het invullen van een vraag staat soms de opmerking dat u naar een andere vraag dient te gaan. Bijvoorbeeld vraag 9 in Zorgtoeslag wijzigen: 9. Hebt u op de aanvraagdatum een echtgenoot of geregistreerd partner? Ja/Nee Indien ja: uw echtgenoot of uw geregistreerde partner wordt vanaf hier uw toeslagpartner genoemd, ga naar vraag 21. Indien u de vraag dus met ja beantwoordt, gaat u direct naar vraag 21 en u hoeft de tussenliggende vragen niet in te vullen. Indien u vraag 9 met nee beantwoordt, gaat u gewoon naar de volgende vraag: vraag 10. Nadat u bij het einde van het formulier bent aangekomen, kunt u het formulier controleren. Klik eerst eenmalig op een lege witte plek in de PDF, anders heeft de software uw invoer nog niet verwerkt. Klik vervolgens op Controleer formulier. Nu kunnen er twee dingen gebeuren: 1. Er is een verplichte vraag niet ingevuld, of een bepaalde vraag is verkeerd ingevuld. De software laat zien waar de fout is gemaakt en u heeft de mogelijkheid om de fout te corrigeren. Zie Pagina 13

bijvoorbeeld onderstaande screenprint: 2. Alle verplichte vragen zijn correct ingevuld: u krijgt de melding Het formulier is volledig ingevuld. Sla het bestand nu op. Zorg dat u nooit de blanco PDF overschrijft, zodat u altijd een lege PDF hebt om mee te starten. Tip: Sla de PDF ook tussentijds op. Zo verkleint u de kans op het verlies van gegevens in het geval de software of uw computer eventueel crasht. 5.2 De aanvraag importeren en bevestigen Wanneer u weer de beschikking heeft over een internetverbinding, kan de PDF in de webapplicatie worden geïmporteerd. Voer hiervoor de volgende stappen uit: Ga naar de HUBA Toeslagen webapplicatie Log in met uw gebruikersnaam (= emailadres) en wachtwoord Pagina 14

Klik op Importeren Ga met bladeren naar de PDF die u heeft opgeslagen Klik op importeren Het systeem geeft een succesmelding: de aanvraag is nu geïmporteerd Ga naar het aanvraagoverzicht: uw aanvraag staat nu bovenaan Open de aanvraag door te klikken op Openen Klik op doorgaan. Het kan voorkomen dat er een foutmelding wordt getoond. Dit komt doordat de webapplicatie meer velden checkt dan de PDF. Corrigeer eventueel de aangegeven fout. Klik op Indienen De aanvraag heeft nu de status In afwachting en wordt binnen 15 minuten verwerkt. Pagina 15