AFDELING BELEID - DIENST CORPORATE HR Identificatiecode: Functiefamilie: organisatie-ondersteunend Functiebeschrijving Office manager (M/V) Voor akkoord Naam leidinggevende(n): Louis Vervloet Datum + Handtekening(en) Beleidsdomein: Werk en Sociale Economie Entiteit: Dept. WSE Naam functiehouders/-woordvoerders Handtekening(en) VACANT
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 0. Identificatiecode 1. Functietitel (M/V) Office manager 2. Organisatie Het ESF-Agentschap is een EVA van privaat recht opgericht in 2002 met als doel het beheer van de middelen komende uit het Europees Sociaal Fonds, een Europees fonds in het kader van het Cohesiebeleid. Vanaf 2008 beheert het ESF-Agentschap ook de middelen van het Europees Globalisatiefonds en van het Europees Integratiefonds. Telkens beheert het ESF-Agentschap ook (een gedeelte van) de nodige Vlaamse cofinanciering. Onder beheer wordt verstaan het operationaliseren in projecten met monitoring en eerste lijn controle en het administratieve en financiële beheer van de middelen. Op jaarbasis beheer het ESF-Agentschap tussen de 95 en de 100 MEUR. 3. Context 3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst De ondersteunde diensten staan in voor de ondersteuning van de organisatie en de programmawerking die de oproepen en projecten van het ESFprogramma lanceren en beheren. Deze afdeling initieert en beheert de communicatieacties, de ICT-infrastructuur, financiën en begroting, het onthaal en de HR-acties binnen het ESF-Agentschap. 2
3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden 3.3. Interne organisatie 3.3.1. Rapporteringslijnen Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Algemeen directeur Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 3.3.2. Organogrammen Programmamanager Stafmedewerker O&O Directiesecretaresse Applicatiedeskundige Communicatiemedewerker Administratief medewerker (Assistent-) Boekhouder Toe te voegen als bijlage. 4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 8 Nvt Nvt 3
DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met communicatie, ICT, onthaal, boekhouding en HR teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatie-en programmadoelstellingen kunnen bereikt worden. Context: Rekening houdend met het beleid en in overleg en in samenwerking met de programmawerking 6. Resultaatgebieden 6.1. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie, het programma, interne en externe klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Analyse van ad hoc vragen en problemen met betrekking tot de interne procedures en processen Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, processen Behoeften en opportuniteiten bespreken met de programmawerking Anticiperen op problemen en knelpunten binnen en buiten de organisatie Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening 4
6.2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen communicatie, ICT, onthaal, boekhouding en HR definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne en externe klant op de best mogelijke manier te ondersteunen Context: In overleg met programmawerking Beheren van informaticatools De actualisering van het kwaliteitshandboek is verzekerd en gecommuniceerd De externe communicatie is ondersteund HR acties worden uitgevoerd Het onthaal is verzekerd Het systematisch uitvoeren van tevredenheidsmetingen Beslissing tot uitgaven van gelden van de organisatie verifiëren (ordonnateur) 6.3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van HR-acties, opleidingen, IT-programma s, concepten voor financieel beheer, Verbeteren van verschillende interne en externe communicatiekanalen 5
6.4. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit communicatie, ICT, onthaal, boekhouding en HR teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen inzake deze domeinen. Analyse en verslag aangaande de resultaten van de verschillende domeinspecifieke initiatieven Antwoorden op vragen van klanten en fungeren als aanspreekpunt Ontwerp van begroting opmaken, voorleggen en goedgekeurde begroting opvolgen Aanvragen voor uitgaven technische bijstand kennen Management adviseren over thema s die te maken hebben met de vakgebieden Actief deelnemen aan werkgroepen, vergaderingen en projecten Actief deelnemen aan sturende overlegmomenten zoals het strategisch team, algemene vergadering, raad van bestuur, Proactief knelpunten signaleren Voorstellen van actieplannen concretiseren 6.5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde de klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken Neemt deel aan of stuurt interne projecten Bewaakt de relevante doelstellings-en monitoringparameters binnen de verschillende werkdomeinen. Input leveren voor managementrapportering Bijdragen tot de opmaak van het ondernemingsplan Formuleren en initiëren van verbeteringsinitiatieven Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie Meewerken aan de opbouw van procedures en interne processen Bewaakt de toepassing van de procedures en de validering ervan 6
Signaleert de noodzakelijke actualiseringen van procedures 6.6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Fungeren als aanspreekpunt Signaleert knelpunten en doet bijdragen tot een oplossing Bevordert de constructieve samenwerking met en tussen interne en externe partners Verzorgt de interne communicatie 6.7. Leiding geven aan en coachen van medewerkers Stimuleren, ondersteunen en motiveren van modewerkers teneinde hen te brengen tot optimale prestaties, betrokkenheid, zelfsturing, samenwerking en verdere ontwikkeling. Leiding geven: De missie, visie, waarden en doelstellingen van de organisatie uitdragen en verhelderen naar de teamleden toe, hierover in dialoog treden en voorstellen voor verbetering opmaken Initiëren en meewerken aan verbeter- en evaluatie-acties De teamleden stimuleren tot permanente verbetering en verbeter/veranderprocessen ondersteunen Obstakels voor het functioneren van het team tijdig signaleren en aanpakken Coachen: Begeleiden en coachen van medewerkers Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden 7
Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren en teamleden ondersteunen in functie van de groei van organisatie en individu (groeipaden en POP) 6.8. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen kennis met betrekking tot de inhoud van de oproepen en thema s Actief bijhouden en uitwisselen van de vakkennis en ervaring 8
DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 7. Waardegebonden en gedragscompetenties 7.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit. - Heeft belangstelling voor aanverwante onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen 7.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als da niet meteen van persoonlijk belang is Niveau III. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen - Geeft opbouwende kritiek en feedback - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden 7.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau III. Onderneemt, binnen de eigen mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) 9
- Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen, ) 7.4. Betrouwbaarheid (consequent en correct handelen) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen. Afspraken nakomen en zijn/ haar verantwoordelijkheid nemen. Niveau II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 7.5. Initiatief Niveau III Neemt initiatieven die aantonen dat hij anticipeert op gebeurtenissen (proactief) - Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen - Anticipeert middels actie op diverse situaties - Neemt initiatief om te vernieuwen - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures 7.6. Organisatiesensitiviteit Niveau I Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming 10
- Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit 7.7. Overtuigingskracht Niveau I Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen - Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen - Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren 7.8. Visie (conceptueel denken) Niveau I Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Detecteert onderliggende problemen - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen 7.9. Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau I. Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan - Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken - Verschaft de middelen (informatie, toegang tot ondersteuning vanuit de organisatie, ) die de medewerkers nodig hebben om goede resultaten te halen - Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht - Geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog op de te bereiken doelstellingen en afspraken 11
- Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken - Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team worden opgenomen - Geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker of het team - Zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en geeft hierin zelf het goede voorbeeld 7.10. Ontwikkelen van medewerkers (resultaatsgericht coachen) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen Niveau I. Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen - Moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken Geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren - Legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers 12
8. Vaktechnische competenties 8.1. Diploma Master humane of sociale wetenschappen 8.2. Ervaring 6 jaar werkervaring is vereist, waarvan minstens 1 jaar als leidinggevende 8.3. Functiespecifieke kennis Kennis van en ervaring met procedures, regelgeving en systemen. Deze kunnen toepassen, integreren en interpreteren. Vakgebieden: Kennis van het werkveld en de regelgeving en beschikt over een netwerk binnen dit werkveld Basiskennis van overheidsopdrachten Kennis van de ESF-applicatie en MLP Kennis van de ESF-website en communicatiestrategie Kennis van HRM Kennis van kwaliteitszorg organisaties Inzicht in begrotingsprocessen Kennis van de procedures Inhoudelijke vertrouwdheid met programmawerking Kennis van minimaal één andere taal dan het Nederlands. Klantgerichtheid Zin voor initiatief en meewerken en mee nadenken over veranderingen 13
8.4. Strekt tot aanbeveling Je hebt inzicht in de structuur, werking, beleidsvoering en organisatie van de Vlaamse Overheidsadministratie en meer bepaald van het beleidsdomein WSE. Je hebt kennis van de eigen entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie Je hebt algemene kennis van het werkdomein van de dienst Kennis van de Europese instellingen en structuren is een pluspunt Goede kennis van de courante bureautica-toepassingen (word, excel, acces, powerpoint, outlook, internet, sharepoint) 9. Functiefamilie 9.1. Functiefamilie Organisatie-ondersteunend 10. Opmerkingen Bijlage : organogram ESF-Agentschap Organogram ESF Agentschap.jpg 14