Installatie- en gebruikershandleiding Versie 2.1.3
Inhoud Belangrijke informatie vooraf... 1 Installeren van de webwinkelkoppeling... 2 Gebruik van de HardwaresleutelWeergaveTool... 2 Installatie van de Webwinkelkoppeling... 2 Webwinkelkoppeling service instellen... 3 Taken op inactief zetten... 4 Webwinkelkoppeling configuratie... 5 Aanmaken configuratiebestand... 5 Invoeren van de licentie... 5 Beheren van koppelingen... 5 Webwinkelkoppeling configureren... 6 Algemeen... 6 Multivers... 7 E-mailrapportage... 7 Een koppeling configureren voor SEOshop... 8 Algemeen... 8 Multivers... 8 SEOshop... 10 Taken instellen... 10 Orders importeren... 10 Facturen importeren... 12 Voorraad exporteren... 13 Artikelen exporteren... 13 Debiteuren importeren... 14 Multivers mappings... 14 Betalingscondities... 14 Leveringscondities... 14 Landen... 14 Artikelen... 15 BTW afhandeling in UNIT4 Multivers... 20 De Webwinkelkoppeling in gebruik nemen... 21 Starten van de client... 21 Taken starten... 22 Foutmeldingen... 23 Order, facturen en debiteuren... 23 Artikelen, voorraad en verbindingsproblemen... 23
Belangrijke informatie vooraf Voordat u aan de slag gaat met het installeren en inrichten van de webwinkelkoppeling adviseren wij u om goed na te denken over het testen nadat u de inrichting heeft voltooid, zodat uw bestaande gegevens niet verloren gaan. Binnen UNIT4 Multivers is het zinvol om een kopie te maken van uw huidige UNIT4 Multivers administratie en deze te gebruiken tijdens de testperiode. Door te werken met een testadministratie binnen UNIT4 Multivers kunt u uitgebreide testen uitvoeren rondom de importfuncties, zoals: importeren van factuur-, debiteur-, en orderinformatie. Wanneer u van uw webwinkel ook een kopie kunt maken om daarmee te testen dan heeft dat de voorkeur. U kunt dan ook uitgebreide testen uitvoeren rondom de exportfuncties, zoals: exporteren artikel-, en voorraadinformatie. Informeer voor de mogelijkheden van een testomgeving bij uw webbouwer of provider. Wanneer een testomgeving van uw webwinkel niet beschikbaar is, ga dan stapsgewijs te werk en voer de testen uit per taak en beperk deze testen in eerste instantie tot een minimaal aantal transacties. Zorg dat er slechts één of een beperkt aantal artikelen vanuit UNIT4 Multivers worden geëxporteerd naar de webwinkel en zo ook de voorraadpositie van één of een beperkt aantal artikelen. Hoe u dit kunt instellen, vindt u in het onderdeel artikelen exporteren en voorraad exporteren van deze handleiding. Hiermee voorkomt u dat er van een groot aantal artikelen de gegevens en de voorraadposities worden aangemaakt of overschreven. Wanneer u de testen hebt voltooid, kunt u binnen de webwinkelkoppeling de juiste live administratie instellen en zo ook de juiste gegevens van de live webwinkel. GB Business Solutions B.V. is niet aansprakelijk voor eventuele schade met betrekking tot (foutief) gewijzigde gegevens of gegevens die verloren zijn gegaan in zowel UNIT4 Multivers als de webwinkel. Maakt u ten alle tijden een back-up zodat u op ieder gewenst moment een punt heeft om naar terug te keren. Pag. 1
Installeren van de webwinkelkoppeling Ten behoeve van de installatie van de Webwinkelkoppeling wordt een Zip-bestand geleverd. Dit Zip-bestand bevat 3 files: - Deze handleiding; - De installatie van de Webwinkelkoppeling; - De HardwaresleutelWeergaveTool. Ten behoeve van de installatie dient u het Zip-bestand eerst uit te pakken. Gebruik van de HardwaresleutelWeergaveTool De licentie van de Webwinkelkoppeling is onder andere gebaseerd op een unieke hardwaresleutel van het systeem waarop de Webwinkelkoppeling wordt geïnstalleerd. Om de unieke sleutel van het systeem te kunnen achterhalen is het programma HardwaresleutelWeergaveTool meegeleverd. Start de HardwaresleutelWeergaveTool door een dubbelklik op het icoon: Het onderstaande scherm zal naar voren komen, waarin de uniek hardwaresleutel van uw systeem wordt getoond: Kopieer de sleutel door te klikken op de button [Kopieer sleutel]. Stuur vervolgens een e-mail naar sales@gbsolutions.nl met daarin de volgende gegevens: - Hardwaresleutel - Bedrijfsnaam - Naam - Telefoon U ontvangt vervolgens van ons een licentiebrief per e-mail. Installatie van de Webwinkelkoppeling Na ontvangst van de licentiebrief kunt u de installatie van de Webwinkelkoppeling starten op het systeem waarvan u de hardwaresleutel heeft toegezonden aan GB Business Solutions. Dubbelklik op het installatieprogramma van de Webwinkelkoppeling en doorloop de installatie wizard. Pag. 2
Webwinkelkoppeling service instellen Na installatie van de Webwinkelkoppeling is er ook een service ontstaan met de naam Webwinkelkoppeling Service. De bediening van de service moet Handmatig zijn. Om deze service werkend te krijgen gaat u als volgt te werk: 1. Sluit het Webwinkelkoppeling programma indien dit open staat. 2. Open het installatiepad van de Webwinkelkoppeling. 3. Open Webwinkelkoppeling Service.exe.config. 4. Geef het pad en de bestandsnaam in naar de configuratie database van de Webwinkelkoppeling en sla op. <?xml version="1.0"?> <configuration> <configsections> <sectiongroup name="applicationsettings" type="system.configuration.applicationsettingsgroup, System, Version=2.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089"> <section name="suppliance.webwinkelkoppeling.service.properties.settings" type="system.configuration.clientsettingssection, System, Version=4.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089" requirepermission="false"/> </sectiongroup> </configsections> <applicationsettings> <Suppliance.Webwinkelkoppeling.Service.Properties.Settings> <setting name="database" serializeas="string"> <value>c:\webwinkelkoppeling\configuratie.db</value> </setting> </Suppliance.Webwinkelkoppeling.Service.Properties.Settings> </applicationsettings> <startup><supportedruntime version="v4.0" sku=".netframework,version=v4.0"/></startup></configuration> NB: indien het bestand Webwinkelkoppeling Service.exe.config zich niet laat opslaan kunt u het bestand eerst uit de map naar het bureaublad slepen en vanaf die plaats aanpassen en opslaan. Daarna kunt u het bestand weer terug slepen naar de installatiemap van de Webwinkelkoppeling. De Webwinkelkoppeling Service moet u altijd uitzetten bij: - het uitvoeren van een update van de Webwinkelkoppeling; - het veranderen van de verwijzing naar de configuratie database van de Webwinkelkoppeling in het bestand Webwinkelkoppeling Service.exe.config; - het openen van het Webwinkelkoppeling programma. Pag. 3
Taken op inactief zetten Indien de Webwinkelkoppeling draait als een service en de taken automatisch periodiek worden uitgevoerd, dan kunnen de taken dagelijks op ingestelde tijden op (in)actief worden gezet ten behoeve van back-up doeleinden. Pag. 4
Webwinkelkoppeling configuratie Aanmaken configuratiebestand De instellingen van de Webwinkelkoppeling worden vastgelegd in een configuratiebestand met de extensie db. Deze is aan te maken op het moment dat de Webwinkelkoppeling wordt opgestart. Invoeren van de licentie De licentie wordt opgeslagen in het configuratiebestand. Neem de gegevens van de licentiebrief over in het onderstaande scherm. Het configuratiebestand is na het opstarten van de Webwinkelkoppeling te vullen middels de knop instellingen: Beheren van koppelingen De koppeling tussen een webwinkel en een UNIT4 Multivers administratie wordt vastgelegd in een koppeling. Pag. 5
Middels onderstaande knoppen zijn koppelingen aan te maken, te verwijderen en te kopiëren. Aangemaakte instellingen binnen een koppeling kunnen eerst op geldigheid worden getest met de knop [Configuratiecheck uitvoeren]. Webwinkelkoppeling configureren In het linker deel van de instellingen worden een aantal algemene instellingen ingegeven die voor alle koppelingen gelden. Algemeen Middels de check box kan worden aangegeven dat de geactiveerde taken (die in het rechter gedeelte worden ingesteld) automatisch periodiek moeten worden uitgevoerd. Middels de tijden die onder de check box kunnen worden ingegeven wordt de periode ingeregeld waarbinnen geen taken uitgevoerd mogen worden, omdat in die periode bepaalde services, zoals bijvoorbeeld de service SQLBase van UNIT4 Multivers, offline zijn. Pag. 6
Multivers De koppeling met UNIT4 Multivers verloopt middels de API en kan op drie manieren worden ingericht: Offline: UNIT4 Multivers staat lokaal geïnstalleerd of op een server binnen het lokale netwerk. Online: UNIT4 Multivers wordt gehost door UNIT4. Private Cloud: UNIT4 Multivers wordt gehost bij een ASP aanbieder. Indien u werkt met UNIT4 Multivers Online dan vindt u het benodigde service en portal adres in uw pincodebrief. De Client Refresh Token kunt u opvragen door op het + achter het veld te klikken. Daar volgt een scherm waarin u uw gegevens van UNIT4 Multivers in kunt geven. Let op! Nadat u dit heeft uitgevoerd, lijkt er niets te gebeuren. Klik vervolgens even elders in het scherm en het veld wordt gevuld met de Refresh Token. Klik vervolgens op wijzigingen opslaan boven in de werkbalk. E-mailrapportage Foutverslagen kunnen per e-mail aan meerdere ontvangers worden gezonden. Het separatieteken is uiteraard de puntkomma (;). Deze rapportage is speciaal handig wanneer de Webwinkelkoppeling als een service draait zodat men niet steeds voor een foutenverslag in de client hoeft te kijken. Geen bericht is goed bericht. In het rechter gedeelte worden de instellingen per koppeling ingegeven. Door op de naam onder het icoon van de koppeling te klikken zijn de instellingen benaderbaar. De instellingen zijn per categorie ondergebracht in handige dropboxen die open en dicht gezet kunnen worden door middel van het pijltje rechts in de grijze balk. Pag. 7
Een koppeling configureren voor SEOshop Algemeen Naam: Actief: Type: Website url: Geef zelf een unieke naam op voor een koppeling Hiermee wordt de koppeling aan of uit gezet Keuze voor SEOshop Url van de webshop Multivers Administratie: Standaard artikelveld: Standaard betalingsconditie: Standaard betalingsconditie orders en facturen: Standaard betalingsconditie geblokkeerde orders: Standaard leveringsconditie: Standaard land: Gebruik standaard debiteur: Standaard debiteurnummer: Verwijzing naar het administratienummer van UNIT4 Multivers waarmee de webwinkel gekoppeld dient te worden. Bijvoorbeeld: MVL00001 Het artikelveld uit UNIT4 Multivers dat wordt gebruikt als SKU binnen SEOshop De code van de betalingsconditie die standaard gebruikt zal worden in UNIT4 Multivers als er geen koppeling is tussen de aangeboden betalingsconditiecode van SEOshop en een betalingsconditiecode van UNIT4 Multivers in de Betalingsconditie mappings. De code van de betalingsconditie die standaard gebruikt zal worden in UNIT4 Multivers bij het aanmaken van een order als er geen koppeling is tussen de aangeboden betalingsconditiecode van SEOshop en een betalingsconditiecode van UNIT4 Multivers in de Betalingsconditie mappings. De code van de betalingsconditie die standaard gebruikt zal worden in UNIT4 Multivers bij het aanmaken van een geblokkeerde order als er geen koppeling is tussen de aangeboden betalingsconditiecode van SEOshop en een betalingsconditiecode van UNIT4 Multivers in de Betalingsconditie mappings. De code van de leveringsconditie die standaard gebruikt zal worden in UNIT4 Multivers als er geen koppeling is tussen de aangeboden leveringsconditiecode van SEOshop en een leveringsconditiecode van UNIT4 Multivers in de Leveringsconditie mappings. De landcode die standaard gebruikt zal worden in UNIT4 Multivers als er geen koppeling is tussen de aangeboden landcode van SEOshop en een landcode van UNIT4 Multivers in de Landen mappings. Meestal wordt deze leeg gelaten, zodat indien SEOshop landcode NL aanbiedt er geen landcode bij de debiteur wordt genoteerd in UNIT4 Multivers zoals in UNIT4 Multivers gebruikelijk is. Let op: Landcode NL dient niet gemappt te worden in de Landen mappings. Indien deze check box wordt aangezet zal voor iedere order of factuur steeds dezelfde standaard debiteur worden gebruikt in UNIT4 Multivers. Zie ook de volgende instelling. Het debiteurnummer in UNIT4 Multivers van de standaard debiteur. Pag. 8
Debiteur journaalcode: Debiteur journaalcode buitenland: Betalingsconditie mappings: Leveringsconditie mappings: Landen mappings: Debiteur matchen o.b.v. eigen veld: Debiteurnummer overnemen uit webshop voor nieuwe debiteuren: Debiteurnummer match veld: Geef de journaalcode op voor binnenlandse debiteuren (0-9, meestal 0). Geef de journaalcode op voor buitenlandse debiteuren (0-9, meestal 0 of 1). Klik op de om deze mapping te openen. Maak een nieuw record aan met de + onderin. Noteer links de code van de betalingsconditie uit SEOshop en recht de code van de betalingsconditie uit UNIT4 Multivers. Mapping waarmee de leveringsconditie codes van SEOshop kunnen worden gekoppeld aan de leveringsconditie codes van UNIT4 Multivers. Klik op de om deze mapping te openen. Maak een nieuw record aan met de + onderin. Mapping waarmee de landen codes van SEOshop kunnen worden gekoppeld aan de landen codes van UNIT4 Multivers. Klik op de om deze mapping te openen. Maak een nieuw record aan met de + onderin. Indien deze check box wordt aangezet, wordt het SEOshop klantnummer overgenomen in een vrij veld van UNIT4 Multivers. Op basis van dit nummer wordt bepaald of de debiteur reeds eerder in UNIT4 Multivers is geïmporteerd vanuit SEOshop. Zie ook de instelling Debiteur match veld. Let op: indien deze functie wordt gebruikt dient de automatische debiteurnummering en de automatische nummering voor personen geactiveerd te zijn in UNIT4 Multivers. Indien deze check box wordt aangezet, wordt het SEOshop klantnummer overgenomen als debiteurnummer in UNIT4 Multivers. Op basis van dit nummer wordt bepaald of de debiteur reeds eerder in UNIT4 Multivers is geïmporteerd vanuit SEOshop. Let op: indien deze functie wordt gebruikt dient de automatische nummering voor personen geactiveerd te zijn in UNIT4 Multivers. De automatische debiteurnummering mag ook geactiveerd zijn, maar let er wel op dat de debiteurnummering van UNIT4 Multivers en die van SEOshop elkaar niet kunnen overlappen. Indien de check box Debiteur matchen o.b.v. eigen veld is aangevinkt dient hier de naam van het vrije veld opgegeven te worden. Dit moet een vrij veld zijn dat op debiteurniveau is aangemaakt. Het vrije veld is van het type alfanumeriek en moet voldoende karakters kunnen bevatten. Let op: verwijs naar dit veld op basis van alleen de naam van het veld. Dus niet bijvoorbeeld REL_DEB.VVSEOSHOPNR, maar SEOSHOPNR. Pag. 9
Debiteur met meerdere klanten bijwerken: Negeer betalingscondities (winkel) Kostenplaats Artikelen categoriseren: Category artikel mapping Tekenreeksen automatisch afkappen Het is mogelijk om in het Debiteurnummer match veld meerdere klantnummers van SEOshop op te nemen gescheiden door een teken. Aan een debiteur in UNIT4 Multivers kunnen op die wijze meerdere klantnummers van SEOshop worden gekoppeld. Let op: de taak Debiteuren importeren mag niet ingeschakeld zijn. Deze mogelijkheid vraagt om een handmatige administratie van SEOshop klantgegevens in UNIT4 Multivers en is dus alleen mogelijk indien SEOshop accounts door de eigenaar van de SEOshop webwinkel zelf worden uitgereikt aan de klanten. Typisch is dit het geval indien er sprake is van een organisatie die wederverkopers via de SEOshop webwinkel willen laten bestellen. Noem de codes van de betalingsconditie(s) van SEOshop die genegeerd mogen worden. In dat geval is de betalingsconditie van de debiteur in UNIT4 Multivers leidend, Indien meerdere betalingscondities worden genoemd worden deze gescheiden door een teken, zonder spaties. Noem de code van de kostenplaats die aan deze SEOshop koppeling gekoppeld dient te zijn. Deze kostenplaats wordt dan gebruikt in de factuur en/of order die wordt gesynchroniseerd. Indien deze check box wordt aangezet, wordt op de orderregel het artikelnummer gebruikt dat is gekoppeld aan de category in SEOshop. Zie ook de volgende instelling. Mapping waarmee het id van de category van SEOshop wordt gekoppeld aan een artikelnummer van UNIT4 Multivers. Hierdoor wordt op de orderregel het artikel gebruikt dat is gekoppeld aan de product category van SEOshop. Klik op de om deze mapping te openen. Maak een nieuw record aan met de + onderin. Indien ingeschakeld, worden alle tekstvelden automatisch afgekapt op basis van het maximaal aantal toegestane karakters. SEOshop API token: Vul hier de API token voor uw SEOshop in. Taken instellen Binnen een koppeling kunnen naar keuze verschillende taken worden ingesteld. De ingestelde taken komen terug op het Dashboard waarvandaan de werking kan worden gemonitord. Orders importeren Actief: Indien deze check box wordt aangezet, wordt de taak orders importeren aangezet. Pag. 10
Interval Laatst verwerkte: Standaard ordertype: Webshop ordernummer gebruiken: Order blokkeren: Alleen importeren met statussen: Blokkeren met statussen: Verwijderen met statussen: Blokkeren met betalingscondities Negeer artikellijst: Betaling boeken via tekstregel: Gebruik standaard artikel: Standaard artikelnummer: Hiermee wordt de interval ingesteld waarop de taak wordt uitgevoerd indien de taken automatisch worden uitgevoerd (zie instellingen in het kader Algemeen) Datum en tijd waarop de laatste import plaats heeft gevonden. Het ordertype dat standaard zal worden aangemaakt indien er een order in UNIT4 Multivers wordt ingelezen. Indien deze check box wordt aangezet, wordt het SEOshop ordernummer overgenomen als ordernummer in UNIT4 Multivers. Let op: indien deze functie wordt gebruikt mag het SEOshop ordernummer niet groter zijn dan 8 posities en moet numeriek zijn. Indien deze check box wordt aangezet, wordt de order in UNIT4 Multivers automatisch geblokkeerd. Dit wil zeggen dat de check box blokkeren in de order wordt aangezet, wat verhinderd dat de order ongezien wordt afgehandeld en gefactureerd. Noem de orderstatus(sen) van de SEOshop orders die mogen worden geïmporteerd. Indien meerdere orderstatussen worden genoemd worden deze gescheiden door een teken, zonder spaties. Noem de orderstatus(sen) van SEOshop orders die als geblokkeerde order moeten worden ingelezen in UNIT4 Multivers. Let op: indien deze optie wordt gebruikt dient de check box Order blokkeren niet te worden aangezet. Noem de orderstatus(sen) van de SEOshop orders die mogen worden verwijderd uit Unit4 Multivers. Indien meerdere order-statussen worden genoemd worden deze gescheiden door een teken, zonder spaties. Noem de codes van de betalingsconditie(s) van SEOshop waarvan de bijbehorende orders in UNIT4 Multivers geblokkeerd dienen te worden. Indien meerdere betalingscondities worden genoemd worden deze gescheiden door een teken, zonder spaties. Noem de artikelnummers van artikelen die niet overgenomen dienen te worden in een order door de Webwinkelkoppeling. Indien meerdere artikelen worden genoemd worden deze gescheiden door een teken, zonder spaties. Indien deze check box wordt aangezet, wordt er een extra orderregel aangemaakt in UNIT4 Multivers waarop het betaalde bedrag wordt genoteerd. Het totale orderbedrag komt hiermee op 0,00 waardoor na verwerking van de opdracht tot factuur geen openstaande post ontstaat. Indien deze check box wordt aangezet, worden alle orderregels in UNIT Multivers aangemaakt op basis van het opgegeven standaard artikelnummer. Noem het artikelnummer op basis waarvan alle orderregels in UNIT Multivers moeten worden aangemaakt, indien de check box Gebruik standaard artikel is aangezet. Pag. 11
Verzendkosten artikel: Order referentie template: Aantal leveren automatisch vullen: Debiteurenkorting als orderkorting: Orderbedragen Incl. BTW Tekstregel betalingsconditie mappings: Noem het artikelnummer op basis waarvan de orderregel voor de verzendkosten moet worden aangemaakt. Let op: gebruik hiervoor een UNIT4 Multivers artikel van het type artikel/dienst. Het is mogelijk om een referentie te laten opbouwen door de koppeling op basis van gegevens uit SEOshop %KLANTNR% = Het klantnummer. %ORDERNR% = Het ordernummer. %FACTNR% = Het factuurnummer. Indien deze check box wordt aangezet, wordt in UNIT4 Multivers het aantal leveren afhankelijk gemaakt van de volgens UNIT4 Multivers aanwezige vrije voorraad. Indien deze check box wordt aangezet, wordt in UNIT4 Multivers de debiteurenkorting toegepast op de order. Indien deze check box wordt aangezet, worden de orders in UNIT4 Multivers ingelezen met bedragen inclusief BTW op de regel. Mapping waarmee de betalingsconditie codes van SEOshop kunnen worden gekoppeld aan artikelcodes van het type tekstregel van UNIT4 Multivers. Hierdoor is het mogelijk om iedere betalingsvorm af te handelen via een ander artikelnummer en dus ook via een ander grootboekrekeningnummer. Deze mapping werkt samen met de optie Betaling boeken via tekstregel. Klik op de om deze mapping te openen. Maak een nieuw record aan met de + onderin. Facturen importeren Actief: Interval Laatst verwerkte (factuur): Laatst verwerkte (creditfactuur): Dagboek: Standaard omzetgrootboekrekening: Factuurnummers overnemen: Creditfactuurnummers overnemen: Indien deze check box wordt aangezet, wordt de taak Facturen importeren aangezet. Hiermee wordt de interval ingesteld waarop de taak wordt uitgevoerd indien de taken automatisch worden uitgevoerd (zie instellingen in het kader Algemeen) Datum en tijd waarop de laatste import van facturen plaats heeft gevonden. Datum en tijd waarop de laatste import van creditfacturen plaats heeft gevonden. Noem de code van het dagboek waarin de facturen moeten worden geboekt. Noem het nummer van de grootboekrekening waarop de omzet moet worden geboekt. Indien deze check box wordt aangezet, wordt het SEOshop ordernummer overgenomen als factuurnummer in UNIT4 Multivers. Let op: indien deze functie wordt gebruikt mag het SEOshop ordernummer niet groter zijn dan 8 posities en moet numeriek zijn. Indien deze check box wordt aangezet, wordt het SEOshop creditordernummer overgenomen als creditfactuurnummer in UNIT4 Multivers. Let op: indien deze functie wordt gebruikt mag het SEOshop ordernummer niet groter zijn dan 8 posities en moet numeriek zijn. Pag. 12
Aantal overnemen in regels: Creditfactuur importeren: Creditfactuur dagboek: Alleen betaalde facturen: Factuur referentie template: Creditfactuur als opdracht aanmaken: Standaard magazijn creditorders: Betaling boeken op tussenrekening Indien deze check box wordt aangezet, wordt per omzetregel van de factuurboeking het aantal bestelde goederen overgenomen in de kolom Aantal. Dit moet binnen UNIT4 Multivers mogelijk zijn gemaakt middels de toepasselijke bedrijfsparameters. Indien deze check box wordt aangezet, worden creditnota s die in SEOshop zijn aangemaakt ingelezen in UNIT4 Multivers als creditfactuur. Noem de code van het dagboek waarin de creditfacturen moeten worden geboekt. Indien deze check box wordt aangezet, worden alleen SEOshop facturen ingelezen die betaald zijn. Het is mogelijk om een referentie te laten opbouwen door de koppeling op basis van gegevens uit SEOshop %KLANTNR% = Het klantnummer. %ORDERNR% = Het ordernummer. %FACTNR% = Het factuurnummer. Indien deze check box wordt aangezet, worden creditnota s die in SEOshop zijn aangemaakt ingelezen in UNIT4 Multivers als creditorder. Noem de code van het magazijn uit UNIT4 Multivers op basis waarvan de credit orderregels dienen te worden opgebouwd. Hiermee is het mogelijk om de ontvangst van retour gezonden goederen af te handelen via een retourmagazijn. Noem de tussenrekening van UNIT4 Multivers waarop betalingen geboekt dienen te worden. Voorraad exporteren Actief: Interval Alle magazijnen: Magazijnen: Alleen artikelen beschikbaar op web: Indien deze check box wordt aangezet, wordt de taak Voorraad exporteren aangezet. Hiermee wordt de interval ingesteld waarop de taak wordt uitgevoerd indien de taken automatisch worden uitgevoerd (zie instellingen in het kader Algemeen) Indien deze check box wordt aangezet, wordt de som van de vrije voorraad uit alle magazijnen gesynchroniseerd. Noem de codes de magazijnen uit UNIT4 Multivers waarvan de vrije voorraad moet worden gesynchroniseerd. Gebruik de puntkomma (;) als scheidingsteken. Indien deze check box wordt aangezet, wordt alleen de voorraad gesynchroniseerd van artikelen waarvan de check box Beschikbaar stellen op web in UNIT4 Multivers is aangezet. Artikelen exporteren Actief: Interval Hiermee wordt de taak aan of uit gezet. Hiermee wordt de interval ingesteld waarop de taak wordt uitgevoerd indien de taken automatisch worden uitgevoerd (zie instellingen in het kader Algemeen). Pag. 13
Laatste artikel export: Alleen artikelen beschikbaar op web: Artikel veld mappings: Datum waarop de laatste export van artikelen plaats heeft gevonden. Alleen artikelen die op of na deze datum zijn aangemaakt of gewijzigd worden een volgende keer geëxporteerd. Door deze datum weg te halen worden alle artikelen weer geëxporteerd. Indien deze check box wordt aangezet, wordt alleen artikelen gesynchroniseerd waarvan de check box Beschikbaar stellen op web in UNIT4 Multivers is aangezet. Zie hoofdstuk artikel veld mappings. Debiteuren importeren Actief: Interval Laatst verwerkte debiteur: Indien deze check box wordt aangezet, wordt de taak Debiteuren importeren aangezet. Hiermee wordt de interval ingesteld waarop de taak wordt uitgevoerd indien de taken automatisch worden uitgevoerd (zie instellingen in het kader Algemeen). Datum waarop de laatste import van debiteuren plaats heeft gevonden. Multivers mappings De volgende mappings zijn instelbaar: - Betalingscondities - Leveringscondities - Landen Verder kan bij al deze opties een standaardwaarde worden opgegeven die gebruikt wordt indien er voor een bepaalde SEOshop waarde geen UNIT4 Multivers waarde is opgegeven. Het standaard land en standaard valuta hoeven NIET opgegeven te worden indien u wilt dat deze overeenkomen met het standaard land en de standaard valuta uit UNIT4 Multivers. Mappings: geldige invoer Een geldig mapping bestaat uit een combinatie van een geldige code uit SEOshop en een geldige code uit Multivers. Betalingscondities Geldige SEOshop betalingsmethodes vindt u onder instellingen betaalmethoden. Een geldige Multivers code = waarde uit tabel Betalingsconditie, kolom code. Leveringscondities Geldige SEOshop betalingsmethodes vindt u onder instellingen verzendmethoden. Een geldige Multivers code = waarde uit tabel Leveringsconditie, kolom code. Landen Een geldige SEOshop code = ISO 3166-1 Alpha-2 code. Zie: http://en.wikipedia.org/wiki/iso_3166-1. Een geldige Multivers code = waarde uit tabel Landen, kolom code. Pag. 14
Artikelen Door middel van de artikelveld mapping kunnen UNIT4 Multivers velden gekoppeld worden aan een specifiek SEOshop veld. Geldige productvelden van SEOshop vindt u op: http://developers.seoshop.com/api/resources/product Daarnaast zijn er productvariant velden die u terugvindt op: http://developers.seoshop.com/api/resources/variant Let op: de productvelden worden vooraf gegaan met de prefix product, bijvoorbeeld product.title. Bij het definiëren van de mappings moet op het volgende gelet worden: Een SEOshop veld moet worden gekoppeld aan een Multivers veld of gevuld worden door een constante waarde. Een Multivers veld kan de volgende waardes aan: Alle velden uit de artikel tabel incl. vrije velden (prefix = ARTIKEL.). Alle velden uit de crediteur tabel incl. vrije velden (prefix = CREDITEUR.). Alle velden uit de inkoopgegevens tabel incl. vrije velden (prefix = INKOOPGEGEVENS.). De waarde typen van het veld in SEOshop moet worden aangeduid in de kolom Waarde type. Een mapping kan door middel van de check box Alleen nieuwe artikelen zo worden ingesteld dat de synchronisatie op basis van die mapping alleen wordt uitgevoerd op het moment dat het artikel door middel van de export wordt aangemaakt in SEOshop. Op de volgende pagina zullen we middels een voorbeeld een vijftal velden tussen Unit4 Multivers en SEOshop mappen. Pag. 15
Belangrijk is om te bepalen welke velden in SEOshop je gevuld wilt hebben. Als voorbeeld willen onder de tab Algemeen de optie Zichtbaarheid inregelen en de velden Merk en Titel Nederlands vullen. Dan willen we onder de tab Prijzen & Voorraad de velden Prijs en EAN vullen. Pag. 16
De volgende stap is om van de betreffende SEOshop velden de achterliggende codering te achterhalen. Via de onderstaande links kan een overzicht opgeroepen worden van alle achterliggende coderingen. 1. http://developers.seoshop.com/api/resources/product 2. http://developers.seoshop.com/api/resources/variant Kijken we naar de optie Zichtbaarheid dan vinden we deze via de 1 e link onder de codering visibility met daarbij de keuzen: hidden, visible en auto. Let op! Alle coderingen die we via de 1 e link vinden, dienen te worden voorzien van de naam product. Dus in het geval van zichtbaarheid noemen we dit veld binnen onze webwinkelkoppeling product.visibility Wanneer we Merk zoeken vinden we deze onder de codering Brand. Daar wordt aangegeven dat wordt verwezen naar de Brand resource. Dat betekent dat hier gebruik gemaakt wordt van een lijst met in dit geval de verschillende merken. Het veld dat we gebruiken is dus product.brand We gaan op zoek naar Titel Nederlands en vinden deze onder de codering title en dus gebruiken we product.title Als laatste zoeken we de velden Prijs en EAN welke we via de 2 e link vinden onder respectievelijk de coderingen priceincl en ean. Hierbij geldt geen voorvoegsel. Nu we weten welke velden we in SEOshop gevuld willen hebben, moeten we in de webwinkelkoppeling bij de artikelveld mapping aangeven in welke velden de benodigde informatie te vinden is. Wanneer we kijken naar de Zichtbaarheid dan kan dat op twee manieren geregeld worden. 1. In de artikelveld mapping kan voor dit veld een constante waarde aangegeven worden. Dat wil zeggen bij het aanmaken van een nieuw artikel wordt altijd de opgegeven waarde gebruik. In de volgende schermafbeelding is dat te zien. 2. Het is ook mogelijk dat bij de artikelstamgegevens een vrij veld is opgenomen met daarin een keuzemenu, zodat per artikel de zichtbaarheid bepaald kan worden. Pag. 17
De veldnamen zoals deze in de database van Unit4 Multivers worden gebruikt en zoals deze ook moeten worden gebruikt in de artikelveld mapping zijn te achterhalen via ODBC. Je roept de database dan aan vanuit Excel en zoekt dan in de tabel ARTIKEL naar de beschikbare velden: Met betrekking tot het vullen van het veld Merk is het volgende van belang. Allereerst is het noodzakelijk dat in SEOshop de merkentabel is gevuld. Wanneer we vervolgens naar de merkentabel gaan en we gaan met onze muis op één van de merken staan, wordt een nummer getoond. Dat is het ID nummer van het betreffende merk dat op de achtergrond wordt gebruikt. In dit voorbeeld heeft Hitachi dus het ID nummer 199448. Dit is het nummer dat wij dan gebruiken bij de artikelstamgegevens van Unit4 Multivers. Wanneer we nu middels de koppeling dit artikel aan laten maken, zal bij het merk Hitachi worden meegenomen. Merk op dat we hier werken met een vrij veld en dat dit ook zichtbaar is in de beschrijving van het Multivers veld, namelijk ARTIKEL.VVMERK Pag. 18
Als laatste koppelen we de velden Titel Nederlands, Prijs en EAN aan de betreffende velden in Unit4 Multivers. De volledige mapping ziet er nu als volgt uit: Pag. 19
BTW afhandeling in UNIT4 Multivers Het verloop van de BTW boekingen in verband met binnenlandse of buitenlandse debiteuren is als volgt: Regio BTW Nummer BTW Berekenen Nederland Allebei mogelijk Ja EU (excl. Nederland) Nee Ja EU (excl. Nederland) Ja Nee Buiten EU Allebei mogelijk Nee Het BTW percentage wordt bepaald aan de hand van de BTW instellingen in SEOshop. Hieronder volgt een voorstel voor het inrichten van de BTW in SEOshop. Klanten (binnen de EU) die als zakelijke klant behandeld willen worden, moeten per sé een BTW/VAT nummer ingeven. Anders kan hun order niet als intracommunautaire levering worden verwerkt door UNIT4 Multivers. Privé klanten melden zich aan zonder BTW nummer. Pag. 20
De Webwinkelkoppeling in gebruik nemen In sommige gevallen is het handig om de Webwinkelkoppeling als een service op de achtergrond te laten draaien. Periodiek, afhankelijk van de intervalinstelling per taak, wordt een taak dan op de achtergrond uitgevoerd. Eventuele fouten worden verzonden naar het e-mailadres dat is ingesteld onder e-mailrapportage. In andere gevallen is het wenselijk om de Webwinkelkoppeling handmatig te bedienen via de client. Indien de Webwinkelkoppeling als een service wordt gebruikt is de client nodig om de instellingen te onderhouden. Indien het gewenst is om de taken van de Webwinkelkoppeling zelf op te starten en te monitoren gebruikt men ook de client. Let op: indien men de client wil gebruiken dient de service te worden gestopt. Starten van de client De client van de Webwinkelkoppeling is op te starten met onderstaand icoon, dat op het bureaublad van de computer of server is geplaatst, of is terug te vinden in het Windows startmenu: Hierna verschijnt het volgende scherm, waarmee de juiste configuratiedatabase kan worden geselecteerd. Klik op om een Windows verkenner scherm te openen. Browse naar de juiste map en kies het gewenste configuratiebestand. Klik op [Openen], en bij terugkeer naar bovenstaand scherm nogmaals op [Openen]. Pag. 21
Taken starten Taken kunnen individueel worden opgestart door onderin het scherm op de gewenste taak te klikken en bovenin te klikken op de knop [Taak uitvoeren]. Om alle taken ineens op te starten gebruikt men de knop [Taken automatisch uitvoeren]. Let op: nadat men op de knop [Taken automatisch uitvoeren] heeft geklikt worden de taken blijvend periodiek uitgevoerd totdat deze knop wordt uitgezet door er nogmaals op te klikken. Client verbergen Met de knop [Verbergen] wordt de client geminimaliseerd. Het icoontje is dan zichtbaar via de system tray van Windows rechts onderin het scherm, waar ook de klok zich bevindt. Door te dubbelklikken op het icoon in de system tray wordt de client weer gemaximaliseerd. Pag. 22
Client sluiten De client wordt volledig afgesloten met de knop [Afsluiten]. Foutmeldingen Indien er fouten optreden tijdens de synchronisatie wordt hier binnen de koppeling verslag van gemaakt. Order, facturen en debiteuren De fouten die optreden tijdens het importen van orders, facturen of debiteuren worden zichtbaar gemaakt binnen de taak. De taak waarin een fout is opgetreden kleurt rood. Door te dubbelklikken op de taakregel worden de resultaten van de taak geopend. De datum waarop de fout heeft plaats gevonden kleurt rood. Door deze aan te klikken wordt de foutregel zichtbaar. Artikelen, voorraad en verbindingsproblemen Indien er een fout optreedt tijdens het exporteren van artikelen, voorraad of het maken van ene verbinding met de webshop, dan wordt deze fout zichtbaar gemaakt op de tab Foutmeldingen. Pag. 23