zorgon Financiële Consultancy op en rondom CS EZIS - Praktijksituaties Zorgon ondersteunt ziekenhuizen bij de optimalisatie van haar basisadministratie en het wegnemen van kostbare en vervelende DBC/ DOT/ EZIS problemen. Dit is wat we doen. Herkent u zich in één of meerdere problemen? Schroom niet en neem contact met ons op: info@zorgon.nl - www.zorgon.nl. Wij adviseren u graag. Situatie Ta(a)k(en)/ Opdracht(en) Activiteiten Resultaten SEH mist inkomsten omdat DBC s voor behandelaars niet geregistreerd worden. Voorstel doen voor optimalisatie Uitvoeren van de optimalisatieslag Vaststellen dat inkomsten gemist worden Advisering in vastlegging van behandelaars Bewerkstelligen inrichting. Meetbaar hogere inkomsten vanuit SEH Laborders worden op verkeerde manier aangevraagd. Hierdoor veel zwevende verrichtingen, dus verkeerde profielen, dus verkeerde kostprijzen, dus verkeerde prijsafspraken. Optimaliseren order registratie tbv de DBC/DOT Zorgtraject meenemen in order, zodat de labverrichtingen bij importeren al aan de juiste DBC zijn gekoppeld Minder uitval in DBC logboek Betere kostprijsbepaling Nettere verdeling van verrichtingen igv parallelliteit Systeemmogelijkheden m.b.t. elektronisch orderen wordt maar deels gebruikt, hierdoor onnodig veel registratiefouten. Automatiseren papieren orderproces. Vaststellen welke orders geautomatiseerd kunnen worden. Definiëren, testen en implementeren orders Geen verloren orders meer Minder foutieve aanvragen Meetbare registratie Herinrichting van grootboeksturing voor 2012 ivm DOT implementatie. Grootboeksturing voor 2012 definiëren zodat volgens de nieuwe bekostigingssystematiek kan worden gecontroleerd. Volledige herinrichting grootboeksturing volgens laatste principes van CS vs NZA vaststelling, rekeninghoudend met alle aparte vormen van buiten BKZ. Grootboeksturing volgens laatste principes van NZA Buiten BKZ op aparte rekeningen Update: 22 juni 2012 1
Suboptimale basisregistratie. T.b.v. DOT is koppelen bij de bron in zekere zin een vereiste. Gebeurt nu niet. Hierdoor veel fouten, onnodige tijdsverlies door uitzoekwerk bij koppeling op zorgadministratie. Er wordt NOG NIET gesynchroniseerd tussen CS Ambulant en CS Factuur. Hierdoor is een extra stap noodzakelijk om te kunnen afsluiten. Er wordt NOG NIET gesynchroniseerd tussen CS Ambulant en CS OK. Hiervoor is een extra stap nodig voordat men kan beginnen met afsluiten. De DIS-aanlevering wordt door de portal afgewezen en men krijgt de bestanden niet foutloos aangeleverd. Het ziekenhuis riskeert hierdoor een boete. Er wordt op een omslachtige wijze een ICC geregistreerd. Het is voor de gebruiker vaak een extra handeling die vergeten wordt. Hierdoor worden ICC s en dus inkomsten gemist. Ziekenhuis heeft de indruk dat er sinds de implementatie van latere/ niewere versies niet meer optimaal Onderzoek en verbeteren van omissies in de huidige basisregistratie. Niet alleen op systeemniveau, maar ook op procesniveau. Inrichting aanpassen en stappen ondernemen om synchronisatie mogelijk te maken. Inrichting aanpassen en stappen ondernemen om synchronisatie mogelijk te maken. Fouten oplossen en mensen opleiden zodat de DIS aanlevering voortaan geen vertraging meer oploopt Order uitbuiten om ICC registratie volledig en foutloos in het proces op te nemen. Nalopen inrichting op ouderwetse en of foutieve inrichting Overbrengen van kennis Vaststellen huidige werkproces; Afstemmen/ definiëren verbeterd werkproces; Instrueren medewerkers over werkwijze nieuwe proces; Beperkte aanpassingen aan CS EZIS voor optimale procesondersteuning; Opstellen en testen van conversiescript om met terugwerkende kracht te synchroniseren; Opstellen en testen van conversiescript, en daarnaast vastleggen en uitvoeren van overige activiteiten die plaats moeten vinden om synchronisatie met OK uit te rollen; Oplossen fouten Maken van documentatie Learning on the job voor gebruiker die aanlevering verzorgt Nalopen, uitbreiden, testen en implementeren van ICC orders voor het klinische deel Verifiëren van algemene configuratie instellingen in de productieomgeving, en zo nodig Voor zo ver als mogelijk doorgevoerde registratie aan de bron, zonder dat dit tijd kost tijdens de registratie Minder validatiefouten Minder zwevende verrichtingen Snellere signalering van fouten in de registratie Sneller factureren van DBC s Betere sturing op registratie Sneller uitvoeren van correcties Synchronisatie tussen Ambulant en OK Eerder de mogelijkheid tot afsluiten Toch kunnen beslisbomen ondanks dat de verrichtingen nog niet in definitief in CS Factuur staan Geen boete meer van de NZA Geen onnodig tijdsverlies bij fouten Geen fouten meer door het missen van ICC verrichtingen/ DBC s. Een moderne inrichting die van de laatste gemakken en voorzieningen gebruik en toch de aansluiting Update: 22 juni 2012 2
gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van de software. Het idee leeft dat er teveel en omslachtig gewerkt wordt (niet efficiënt en effectief). Sterker nog, het lijkt erop dat ze de processen op deze suboptimale situatie hebben aangepast. Medewerkers moeten zoeken in ellelange lijsten die vaak slechts voor een deel voor hen van toepassing zijn. Het gevolg is dat de registratie op de verkeerde plek, en op het verkeerde moment, en vaak lang niet foutloos plaatsvindt. De controle hierop is erg tijdrovend. Er wordt nog niet voldaan aan de LBZ richtlijn (registreren van ICD10 diagnoses en CVB coderingen) De administratie hanteert een omslachtige manier van het controleren van nieuwe patiënten Bij de cardiologische afdeling wil men tijdens het aanvragen van de order een melding of de aanvraag van bijvoorbeeld een cardioverse betreffende de nieuwe ontwikkelingen in het CS EZIS Verbeteren van de ambulantregistratie op de poli; Helderheid scheppen en uitkomsten bieden in de aanloop naar de overgang naar de musts van de LBZ registratie. Vergemakkelijken controle op foutieve of dubbele inschrijving van patiënten. Ondersteunen in de controle op financiële juistheid tijdens het proces van behandelen rechtzetten; Presentaties voor bepaalde aandachtsgebieden ontwerpen en geven voor gebruikers die nieuwe functionaliteiten of instellingen nog niet kennen; Opstellen van een heldere werkinstructie voor medewerkers; Uitvoeren van tevredenheidmeting Optimaliseren van verrichtingen registratie door ontwerpen van intelligente sjablonen welke op de registrerend arts of gebruiker zijn toegespitst Vaststelling van prioritering tbv van de overgang naar LBZ Opstellen van overgangsdoelstellingen Opstellen actieplan overgang Ondersteuning van de werkgroep om de overgang naar de LBZ te bewerkstellingen. Ontwerpen van een controle voor nieuw ingeschreven patiënten. Order uitgebreid met mogelijkheden om meldingen te geven wanneer de geregistreerde diagnose niet correspondeerde met behoudt bij de basisinrichting zoals deze in het ziekenhuis aanwezig is Een snelle, moeiteloze en foutloze registratie aan de bron op de poli. Een soepele overgang naar de LBZ. Een volledig op het proces van controleren van nieuwe inschrijvingen geënte oplossing die de gebruiker in staat stelt sneller hun taken uit te voeren. Gebruikers worden ondersteund in hun registratie tijdens hun proces. Er is dus geen dure en tijdrovende controle (van een externe partij) Update: 22 juni 2012 3
wel aansluit bij de diagnose van de DBC die voor de patiënt op dat moment geldig is. Zo kan de arts toch ondersteund worden in lastig te automatiseren afsluit- en vervolgregels aangevraagde orders achteraf meer nodig Het werkblad van een secretaresse en een arts is niet geënt op een taak die ze uitvoert, maar op alles wat ze moet kunnen. Dit maakt werken vaak omslachtig en niet efficiënt Makkelijker en efficiënter maken van taken die door een gebruiker uitgevoerd worden door werkbladen om hun werkproces heen te ontwerpen Definiëren werkprocessen Aanpassen van werkbladen op basis van de taken die uit de vastgelegde werkprocessen blijken Duidelijke, gemakkelijke registratie oplossingen die voor zover als mogelijk aansluiten bij het proces van de gebruiker Er is een verschil in wat een verpleegdag in 2011 was, en wat het in 2012 is. En wat dit voor je budget bepaling over 2012 inhoudt. In beeld brengen van verschil in DOT registratie en budget. Maken van overzicht om vast te stellen wanneer een dagverpleging voor budgetbepaling toch als een klinische dag geteld had moeten worden en andersom, afhankelijk van de registratie afspraken. Juiste budget bepaling voor 2012 en 2013. Andere zaken waarin Zorgon ondersteuning kan bieden: Dummy DBC s Gebruik van layout in ambulant en factuur SQL Management Overzichten Andere werkwijze en procesverbetering financiële en Basis ZIS modules Combinatie Financieel en EPD Advisering omtrent regelgeving NZA Toepassing van DOT registratieregels Prijsafspraken Projectondersteuning Update: 22 juni 2012 4
Systeemadvisering en uitleg Advisering rondom testen en ingebruikname software Update: 22 juni 2012 5