Verslag Adviesronde 3 WISE Datum: Locatie: 15 april 2014 Buurtkamer, Bovenover 341 Adviesronde 3 Wie is eigenaar van het Stimuleringsfonds? Hoe moet de organisatie ingericht worden? Beheer Fonds/bank Werving Advies 1. Informatieronde De moderator geeft een terugkoppeling van de vorige adviesrondes. Tijdens de eerste adviesronde op 1 april zijn de kernwaarden van het stimuleringsfonds besproken. De volgende lijst met kernwaarden is door de adviespanels samengesteld: Veilig Neutraal Eerlijk Integer Open Toegankelijk Transparant vs. discreet (wordt verder uitgewerkt n.a.v. kernteam) Gericht op behoeften in de wijk Gericht op activiteiten/organisaties die duurzaam verbonden zijn aan de wijk Door hele wijk vertegenwoordigd qua geografische indeling Bewonersgestuurd en wijkgestuurd Democratisch Duurzaam op het gebied van People, Planet and Profit Open voor diversiteit Gericht op kansen Hulp waar nodig Tijdens de eerste adviesronde was een discussie over de mate waarin het fond transparant moet zijn. Dit punt is besproken in het kernteam. Het kernteam geeft aan dat zij verwachten dat roddels toch ontstaan en dat je er maar beter voor kunt zorgen dat roddels uit de wereld worden gehaald door transparant te zijn. Het kernteam pleit dus voor transparantie, maar benadrukt dat dit wel op een veilige manier moet gebeuren en een goede en heldere communicatie hiervoor een voorwaarde is. 1
Tijdens de tweede adviesronde op 8 april zijn de taken en verantwoordelijkheden van het stimuleringsfonds besproken. De moderator geeft een korte samenvatting van de adviezen die zijn gegeven. 1. Stop niet alleen geld in het fonds, maar ook kennis en ervaring in uren, producten in eenheden en diensten in uren. Dit advies is overgenomen in het basisplan voor het stimuleringsfonds. 2. In het basismodel heeft het stimuleringsfonds drie taken: werven, beheren en adviseren. De adviespanels geven aan dat er taken missen, namelijk: toezicht, secretariaat (voor praktische zaken) en controle op het burgerpanel. Dat betekent dus dat er drie extra taken zijn die uitgevoerd moeten worden. 3. Tijdens de adviesronde werd de vraag gesteld wie al deze taken moet uitvoeren. Is dat het stimuleringsfonds, een ander orgaan, of moet er wellicht een extra poot bij komen? a. De adviseurs twijfelen of het fonds wel de werving moet doen, omdat de initiatieven de inhoudelijke input voor de werving hebben en waarschijnlijk gemotiveerder zijn om geld voor hun wijk binnen te halen. Aan de andere kant zijn de initiatieven druk met de uitvoering van hun activiteiten in de wijk. b. Een andere opmerking was dat de besluitvorming over de toekenning van gelden wellicht niet geheel bij het burgerpanel moet liggen. Iedereen is het er over eens dat het burgerpanel de knopen doorhakt, maar er werd geopperd om het stimuleringsfonds een stem te laten hebben in de besluitvorming o.b.v. hun financiële expertise. 4. Er is vastgesteld dat we nu niet kunnen bepalen wie welke taken gaat uitvoeren, maar wel dat de taken uitgevoerd moeten worden. Nadat we de taken van het burgerpanel in adviesronde 5 hebben besproken, maken we een verdeling. 5. Daarnaast luidde het advies om het burgerpanel en stimuleringsfonds niet volledig uit elkaar te trekken, maar te zorgen voor een nauwe samenwerking/interactie tussen deze twee organen. 6. In het fonds moeten mensen zitten met expertise. Het is niet vastgesteld of deze mensen uit de buurt moeten komen of niet, alleen dat er expertise nodig is. Twee onbeantwoorde vragen van vorige week worden tijdens deze adviesronde behandeld. 1) Hoe wordt het toezicht van het stimuleringsfonds geregeld? Denk hierbij o.a. aan toezicht op het tijdig terug betalen van microkredieten, dat het fonds wel revolverend is, etc. Toezicht moet neutraal en onafhankelijk zijn, maar niet veel extra geld, tijd en menskracht kosten. 2) We hebben experts nodig, maar wie zijn dat en wat moeten ze kunnen? We willen mensen met een neutrale houding, maar ook mensen met passie voor de wijk. Hoe brengen we dit samen? Wat zijn selectiecriteria? De overkoepelende adviesvraag van deze avond is: hoe moet de organisatie van het stimuleringsfonds ingericht worden? Welke organisatiestructuur past daarbij? En welke juridische vorm adviseren jullie? De adviespanels krijgen drie subvragen mee voor de eerste dialoogronde. 1. Hoe kunnen we het toezicht op het stimuleringsfonds het beste regelen? 2. Wat zijn de selectiecriteria voor medewerkers? 3. Wie selecteert? 2
2. Dialoogronde Tijdens de eerste dialoogronde hebben de adviespanels (burgerpanel, SKPVG en externe experts) afzonderlijk antwoorden op de drie vragen geformuleerd. De antwoorden van het burgerpanel: De buurt moet een belangrijk aandeel hebben in het toezicht. Het burgerpanel komt met het voorstel om elk adres in Plan Van Gool een aandeel te geven in het NV buurtfonds. Een aandeel = een stem. Een delegatie levert toezicht en verantwoordt aan de buurt. Technisch gezien moet er onderscheid gemaakt worden tussen a) financieel toezicht en b) toezicht op de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden (lopende zaken). Het financieel toezicht kan eventueel aan een accountant worden uitbesteed (bv. gemeentelijke rekenkamer?) Daarnaast moet er toezicht zijn op of de juiste wensen en behoefte van de buurt voldoende aan de orde komen. Het stimuleringsfonds moet staan voor de persoonlijke wens om het wonen hier zo aangenaam mogelijk te maken. Het is belangrijk om te weten wat er onder de bewoners op dat gebied speelt. De antwoorden van SKPVG: Het toezicht moet door meerdere mensen worden uitgevoerd. Voorstel: één persoon uit fonds, één persoon uit SKPVG en één persoon uit het burgerpanel. Je komt dan uit op een bestuur van drie personen. Een stichting lijkt de meest logische vorm. Criteria voor mensen in het stichtingsbestuur (toezichthouders/controlefunctie): o Affiniteit met financiën o Betrokken bij de buurt o Integer o Transparant o Communicatief vaardig o Geen familie van elkaar De bestuursleden controleren elkaar. Samenstelling bestuur: twee bestuursleden uit de buurt en één externe. Dit kan iemand zijn die goed is met geld. Criteria voor de functie van boekhouder: o VOG - - > financiën o 65+ er? o Bij voorkeur uit de wijk Criteria voor de functie van secretariaat: o Communicatief vaardig o Beschikbaar/flexibel o Administratieve ervaring 3
o Hoeft geen opleiding te hebben o Woont bij voorkeur in de wijk Criteria voor de functie van fondsenwerver: o ZZP er die werkt op provisiebasis o De fondsenwerver hoeft niet in de stichting te zitten Criteria voor de functie van financieel adviseur: o Financieel advies kan extern worden geworven Het stichtingsbestuur werft deze mensen, neemt aan, controleert het functioneren en ontslaat. De antwoorden van de externe experts: Zorg voor toezicht zonder teveel bureaucratie. De vraag die hier neergelegd moet worden, waar houdt wantrouwen op? Hoe ver moet je gaan met controle op controle? Er zijn ook diverse andere mogelijkheden om een controlemechanisme in te bouwen. Voorbeeld: 1) mensen met microkrediet op contract, 2) een stichting heeft een bestuur dat kan controleren, 3) voor de financiële controle kun je een accountant inschakelen, etc. Binnen het stimuleringsfonds moet je een splitsing maken tussen medewerkers en een bestuur. o Selectiecriteria voor medewerkers: zij moeten het werk goed kunnen uitvoeren (voorwaarden specificeren) en het is een pré als ze uit de buurt komen. o Het bestuur moet een brede vertegenwoordiging hebben, maar een beperkte taakopdracht. Ze moeten zorgen voor een transparante communicatie en controle op de uitvoering van de taken. Het bestuur selecteert de medewerkers. Dat gaat ervan uit dat je altijd eerst een bestuur hebt, en dan de medewerkers. We zijn er nog niet uit hoe het bestuur tot stand komt. Aanvullend: Snel beginnen en dan doorontwikkelen. Je kan nog niet alles weten. Leren door te doen. N.B.: de externe experts benadrukken dat zij een duidelijk onderscheid zien tussen het burgerpanel en het stimuleringsfonds. Het burgerpanel legt verantwoording af over de gemaakte keuzes aan de buurt. Dat zou volgens de constructie kunnen die zojuist is voorgesteld door het burgerpanel ieder huishouden heeft een aandeel en kan stemmen. Het stimuleringsfonds moet je zo sec mogelijk houden, en vooral de buurt niet verder bij betrekken. 3. Vragenronde Nadat ieder adviespanel zijn antwoorden op de drie vragen heeft gepresenteerd, konden de andere adviespanels vragen stellen. Vragen vóór het burgerpanel: Ik ken de NV als rechtsvorm niet. Als je het hebt over aandelen, kom je weer dicht bij een coöperatie in de buurt. Die zijn we toch net aan het oprichten? Van een coöperatie kan je lid van worden. Ons idee is dat als je hier woont, je automatisch een aandeel krijgt in een zgn. NV. Ieder huishouden krijgt een stem. Dus je krijgt een sleutel, je krijgt een aandeel. Je zou vervolgens een aandeelhoudersvergadering kunnen organiseren, en alle mensen die komen hebben een stem. Doe je er niets mee, dan doe je er niets mee. We doelen hiermee niet op 4
een specifieke juridische vorm, maar op een constructie waarbij iedereen uit de buurt een bepaalde vorm van zeggenschap heeft over wat er gebeurt met het fonds. Waar gaat er dan over gestemd worden? Over de goedkeuring van een jaarplan, of bijvoorbeeld over of het sociaal restaurant geld moet krijgen. Deze vraag werd net al gesteld, maar ik ga op herhaling. Als het gaat over of het restaurant geld krijgt, hebben we het dan niet over het burgerpanel? Ja, dat klopt. je hebt een klein clubje (burgerpanel) die de besluiten over gelden neemt, maar die moeten verantwoording afleggen tegenover die 3000 huishoudens. Het gaat erom dat een delegatie besluiten neemt en dat die naar het groter geheel, dat is de buurt, verantwoording aflegt. Vragen vóór SKPVG: Jullie stellen een bestuur voor met een afgevaardigde uit het burgerpanel, SKPVG en het stimuleringsfonds. Wat te doen met initiatieven die zelfstandig willen zijn en niet lid zijn van SKPVG, waar vinden die hun plek? Goede opmerking. Je zou ook kunnen zeggen dat het iemand van een buurtinitiatief moet zijn. Als je zegt dat de mensen die toezicht houden vertegenwoordiger zijn uit de groepen die ook uitvoeren, dan houd je toch toezicht op jezelf? Het leek ons de meest makkelijke oplossing. In principe houd je toezicht op elkaar. Bij een bestuur van drie personen heb je natuurlijk wel altijd een meerderheid van stemmen nodig. Je moet in ieder geval een controlemechanisme inbouwen. Als een bestuurslid niet goed functioneert, moet je die persoon weg kunnen stemmen Je zou ook kunnen zeggen dat het op deze manier kan, maar dat je als initiatief geen aanvraag mag doen op het moment dat je in het bestuur zit. Dat is wellicht mogelijk als je met een tijdelijk bestuur werkt. Alleen, hoe tijdelijk moet het bestuur zijn? Als je kort in een bestuur zit, ontstaat een continuïteitsprobleem. Is het in jullie optiek mogelijk om eenzelfde toezichtstructuur voor de drie poten/organen te hebben? Ja, dat is mogelijk. Je kan het zien als drie werkgroepen, met daarboven een toezichthoudend stichtingsbestuur. Opmerking 1: De stichting moet geen toezicht gaan houden op de inhoudelijke kant van de aanvragen! Opmerking 2: De poot wijkinitiatieven is geen vast orgaan. Dit is een netwerk, waar de community SKPVG onderdeel vanuit maakt, maar ook andere initiatieven die los staan van de community en sociaal ondernemers uit de wijk. Opmerking 3: Het is een grote valkuil om iemand uit het burgerpanel in het bestuur te zetten. Op deze manier ben je geen onafhankelijk bestuur en dat is niet wenselijk voor je organisatie. Zie het als de slager die zijn eigen vlees keurt. 5
Er zijn geen vragen voor de externe experts. 4. Adviesronde Het advies van het Burgerpanel op de adviesvraag: Stichtingsbestuur dat boven het fonds staat. Met een voorzitter, secretaris en penningsmeester. We pleiten ervoor dat er een vierde persoon in het bestuur plaatsneemt die in de wijk woont, maar geen potentiele aanvrager is of in het burgerpanel zit. Bestuur houdt toezicht op deskundigheid (wordt het werk goed uitgevoerd) en integriteit. Daarnaast neemt het mensen aan en ontslaat (HRM), bewaakt het bestuur de kernwaarden van het fonds en ontwikkelt het bestuur een langetermijnvisie. Onder het bestuur zitten de uitvoerders ; mensen die het echte werk doen: secretariaat, werving, beheer en financieel advies aan burgerpanel. Het burgerpanel neemt besluiten over aanvragen, maar moet verantwoording afleggen over hun keuzes aan de hele buurt. Opgemerkt wordt dat een slimme voorzitter wel als toehoorder meeluistert. Het advies van SKPVG op de adviesvraag: Aandeelschap per huisnummer spreekt aan. Wij zijn uitgekomen op een stichting. Dat zou een stichting moeten worden voor het beheer en toewijzing van fondsen en microkredieten. Wij zetten onszelf - SKPVG - buiten spel. Er moet een onafhankelijk club komen die over toewijzing en beheer etc. beslist 6
Het advies van de externe experts op de adviesvraag: De driehoek uit het basismodel handhaven, maar haal de wijkinitiatieven eruit. In de driehoek zit 1) een bestuur, 2) medewerkers uit het fonds en 3) het burgerpanel (zie afbeelding). De medewerkers zorgen voor het beheer van de gelden, het bestuur verzorgt het toezicht en het burgerpanel gaat over de toekenning van gelden. Macht bij het bestuur? Hoeft niet. Hangt af van de statuten. Zorg dat je de taakomschrijvingen goed in de statuten opneemt, maar bijvoorbeeld ook dat het fonds niets te zeggen heeft over het burgerpanel. Daarnaast moet je de processen goed omschrijven. Kortom, alle taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, processen, etc. goed omschrijven en opnemen in de statuten. We hebben geen keuze gemaakt tussen een stichting of een vereniging. Een stichting is een logische vorm voor een fonds, maar niet de meest democratische vorm, dus misschien toch nadenken over een vereniging? Aan de andere kant zit de democratische component in het burgerpanel. Het burgerpanel moet in onze optiek verantwoording afleggen aan een groter geheel, bijvoorbeeld een coöperatie met leden. In de ledenvergadering worden beslissingen gemaakt over criteria voor aanvragen. De besluitvorming over toekenning van gelden blijft bij het burgerpanel. Daarnaast is er een bestuur (of een raad van toezicht) die erop let dat de werkprocessen goed lopen (oftwel: voeren mensen hun werk naar behoren uit). Het bestuur houdt toezicht op zowel de werkprocessen van het stimuleringsfonds als het burgerpanel. Het bestuur houdt dus geen toezicht op de inhoud (criteria, aanvragen, etc.). Je kunt medewerkers betalen, dat kost geld, maar je kunt ook medewerkers niet betalen, dan kost het tijd. Tijd en geld zijn in die zin uitwisselbaar. Het is dus heel belangrijk dat de taken die medewerkers en het bestuur moeten uitvoeren afgebakend en minimaal zijn. Als je ze te uitgebreid maakt, dan ga je over de kop door je eigen kosten, of anders ga je over de kop doordat je teveel vrijwillige inzet vraagt. Voor microkredieten heb je een beoordelingsproces nodig (toetsing kredietwaardigheid) onderbrengen bij burgerpanel of stimuleringsfonds? Suggestie: Een coöperatie heeft een winstoogmerk. Een Oranje fonds, zou die geld stoppen in een coöperatie in deze vorm? En een gemeente?? Het is voor het Oranje Fonds lastig om een bijdrage te leveren vanwege het doel; het Oranje Fonds draagt niet bij aan andere organisaties die fondsen oprichten. Beloning voor werkers/bestuurders in de vorm van complementaire munten. 7