De gemeente als informatiebron! Auteur: Marije Arah Opleiding: Bachelor of Communication Opdrachtgever: Stichting Burger (Onderzoek) Juni 2008, Den Haag 1
Samenvatting De gemeente fungeert voor veel burgers als informatiebron daar waar het gaat om hun gemeente of politiek. Burgers hebben weinig directe contactmomenten met de overheid als ze die hebben dan is dat meestal met de gemeente. De contactmomenten zijn schaars maar wel bepalend voor de beeldvorming. In dit rapport is op basis van de onderstaande probleemstelling onderzoek gedaan en advies gegeven. Hoe proberen gemeenten knelpunten in de communicatie op te lossen, om met succes burgers op lokaal niveau beter te kunnen betrekken bij de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van beleid? Het onderzoek en dit adviesrapport is in opdracht van Stichting Burger vanuit de afdeling Onderzoek uitgevoerd. Stichting Burger richt zich op het verbeteren van de cohesie in de samenleving door het aanbieden van activiteiten zoals Radio Politiek, Cafe Politiek en Stichting Burger Evenement, dit zijn activiteiten waarbij politiek en burger dichter bij elkaar gebracht worden. Er was geen directe aanleiding voor de probleemstelling vanuit de stichting wel leek dit een vraagstuk welke voor verbetering vatbaar is. Doelstelling tijdens dit onderzoek bestond uit het verzamelen van gegevens voor de invulling van een meetlat/keurmerk waarmee de stichting de communicatie tussen de gemeente en de burger kan toetsen. Hoofdvraag Welke communicatievormen/methoden of combinatie van voorwaarden worden als effectief gezien (door de burgers en actoren binnen de gemeenten) om burgers op lokaal niveau bij de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van beleid te betrekken en te bereiken? Deelvragen Hoe ziet de branche waar Stichting Burger actief is eruit? Welke communicatieprocessen zijn er te benoemen op lokaal niveau? Hoe pakken gemeenten knelpunten aan? Wat is de invloed van inspraak en participatie op het communicatieproces? 2
Onderzoek Het feitelijke onderzoek bestond uit drie onderdelen, diepte-interviews, interviews met politici en communicatiemedewerkers van de gemeenten Tilburg, Den Haag, Rotterdam en Breda en als laatste enquêtes welke verspreidt zijn onder de burgers. Aanbevolen wordt - Advies aan de stichting is het maken van een soort Quickscan waarin de adviezen aan de gemeenten worden verwerkt. De scan bestaat uit een aantal vragen die de gemeente kan beantwoorden. De vragen worden beantwoord per onderwerp een score te geven van 1 tot en met 5. Vervolgens wordt er een advies gegeven op basis van het onderzoek. De scan is bedoeld om bewustwording te creëren. - De adviezen gaan over de onderwerpen beeldvorming, rol van de burger, participatie en digitalisering. - De scan kan later worden uitgebreid naar een scan voor burgers waarbij de burger centraal staat en op basis van vragen een oordeel kan vellen over zijn gemeente. Adviezen aan de gemeenten - Het advies beeldvorming: uit de interviews kwam regelmatig naar voren dat de gemeenten dienstverlening en bijvoorbeeld inspraak als losse gebeurtenissen zien, toch is het zo dat de burger op basis van beide contactmomenten zich een beeld vormt van de gemeente. Door trainingen en workshops moeten medewerkers hier meer van bewust gemaakt worden. - Het advies rol van de burger : burgers komen om verschillende redenen bij de gemeente. De verschillende rollen vragen andere benaderingen. Als gemeente is het noodzakelijk om die rollen in kaart te brengen om effectiever te kunnen communiceren. Daarnaast is het zo dat elke burger een eigen burgerschapsstijl heeft, deze stijl brengt ook gevolgen en consequenties met zich mee, wederom is het noodzakelijk deze in kaart te brengen. Als gemeente wil je namelijk alle burgers betrekken en niet alleen burgers die al actief zijn aan de hand van de stijlen kunnen verschillende vormen van benadering worden toegepast. - Het advies participatie : participatie is erg in opkomst, geïnterviewden gaven aan dat participatie 3
belangrijk is. Participatie moet goed worden uitgedacht, van belang is om van te voren goed na te denken over de wijze waarop participatie wordt ingezet en waarom. Het advies is om het begrip participatie verder uit te werken. Punten die daarin verwerkt moeten worden zijn: 1. Allereerst moeten er voorwaarden voor het toepassen van participatie beschreven worden (participatie kan niet altijd ingezet worden), wanneer wel en wanneer niet. 2. Een tweede stap is het beschrijven van participatiedoelen. 3. De spelregels voor de burger (voorbeelden zijn terug te vinden in het burgerjaarverslag van gemeente Rotterdam en Den Haag). 4. De spelregels voor de gemeente (hierin wordt onder andere beschreven op welke termijn de burger terugkoppeling kan krijgen, maar ook op welke wijze de gemeente mag sturen) 5. Ook zijn er verschillende vormen waarop participatie kan worden ingezet, in de uitwerking een aantal vormen noemen en welke beperkingen 6. Niveaus waarop participatie ingezet kan worden en aan de hand van de niveaus kunnen grenzen en voorwaarden van de gemeente beschreven worden. De verschillende niveaus brengen verschillende mogelijkheden en beperkingen met zich mee. 7. Voordat de gemeente aan een participatietraject begint een doelgroepenanalyse waarbij er onderzocht wordt wat de belangen van de beoogde ontvangers zijn. 8. Een beschrijving van verwachtingsmanagement waar wordt beschreven op welke wijze verachtingen gemanaged worden. 9. Wisselgeld benoemen. 10. Tot slot is het zo dat bij ieder traject de gemeente zich moet afvragen of de burgers wel behoefte hebben aan participatie zodat participatie niet ingezet wordt omdat het moet of hoort. Alleen als het iets kan bijdragen. - Het advies digitalisering : een communicatiemiddel dat erg in opkomst is en steeds meer gebruikt gaat worden is de Internet. Ook de gemeente moet proberen ontwikkelen op het gebied van digitalisering te volgen en toe te passen. De inzet van fora en community s kan nog meer worden uitgebreid. Motivatie Deze adviezen zijn tot stand gekomen door het inventariseren van de knelpunten en oplossingen aan de hand van een zestal diepte-interviews, een tiental gemeente-interviews en een enquête welke 4
onder de lezers van de digitale nieuwsbrief van Stichting Burger is verspreid en op de website van Stichting Burger is geplaatst. 5