Release Notes BlueRetail versie 3.82.6 Product Management Versie 0.3 Venlo, oktober 2014 Bestand: BR v3.82.6 Release notes NL GD.docx
Versiebeheer Naam Datum Versie Wijziging R. Wolters 10/09/14 V0.1 Initiële versie R. Wolters 19/09/14 V0.2 Toevoeging hoofdstuk 8 Beschrijving nieuwe functionaliteit toegevoegd. R. Wolters 07/10/14 V0.3 Beschrijving nieuwe functionaliteit toegevoegd. Disclaimer Ondanks alle aan de samenstelling van de tekst bestede zorg, kan Newway géén enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele directe en/indirecte schade, die voortvloeit/zou kunnen voortvloeien uit enige inhoudelijke onvolledigheid en/of onjuistheid, of andere fout, die in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname, of op enige andere manier, zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van Newway. 2014 2 van 87
Inhoudsopgave 1 INLEIDING... 6 2 TOELICHTING DOCUMENTINDELING... 7 3 ROADMAP... 9 3.1 Wijzigingen... 9 3.2 Releasebeleid... 10 3.3 Release planning... 11 4 TECHNIEK... 12 4.1 Algemeen... 12 4.2 Installatie... 12 4.3 Database... 13 4.4 Update instructie... 17 4.5 Instructies bij calamiteiten... 17 4.6 Compatibiliteit met lagere versies... 18 4.7 Koppeling BlueMobile... 18 5 BLUERETAIL GEWIJZIGDE EN NIEUWE FUNCTIONALITEITEN... 19 5.1 Verkoop... 19 5.1.1 Verkooprapportage...19 5.1.2 Offerte...19 5.1.3 Order...20 5.1.3.1 Koppelen order eindklant aan order hoofdkantoor... 20 5.1.4 Verkoopfactuur...21 5.1.4.1 Lange artikel omschrijving weer zichtbaar... 21 5.1.5 Verzamelrekening...22 5.1.6 Kassabon...22 5.1.6.1 Kassascherm gemaximaliseerd starten... 22 5.1.6.2 Prijs opvragen... 22 5.1.6.3 Intern nummer relatie instelbaar bij weergave in de kassa... 24 5.1.7 Bewaarbon...25 5.2 Inkoop... 26 5.2.1 Inkooprapportage...26 5.2.2 5.2.2.1 Inkoopfactuur/creditnota...26 Aantal besteld zichtbaar bij invoer factuur/creditnota... 26 5.2.3 Inkooporder...27 5.2.4 Termijnorder...27 5.2.5 Besteladvies...28 5.2.6 Levering...28 5.3 Logistiek... 29 5.3.1 Logistieke rapportage...29 5.3.2 Retourafhandeling...29 5.3.3 Voorraadbeheer...29 5.3.3.1 Aanpassing controle min/max... 29 5.3.4 Inventarisatie...30 5.3.5 Ontvangst goederen...30 5.3.6 Levering...30 5.4 Financieel... 31 5.4.1 Financiële rapportage...31 5.4.1.1 Kassajournaal afdrukken kassabonnen naar PDF... 31 5.4.2 Crediteuren...33 5.4.3 Debiteuren...33 5.4.4 Inkoopfacturering...33 5.4.5 Verkoopfacturering...33 5.4.6 Waardering...33 2014 3 van 87
5.4.7 Prijsbeleid...33 5.4.8 Kasgeld/Kluisgeld...34 5.4.8.1 Bewaren laatst getelde station... 34 5.4.8.2 Mogelijkheid invullen muntrollen bij kasgeld tellen... 34 5.5 Service... 38 5.6 Retail CRM... 39 5.6.1 CRM Rapportage...39 5.6.2 Kredietlimiet...39 5.6.3 Klantenpas...39 5.6.4 Spaaracties...39 5.6.5 Francowaarde...39 5.7 Rapportage... 40 5.7.1 Marge rapportage...40 5.7.1.1 Marge verlies... 40 5.7.1.2 Promoties... 40 5.7.1.3 Derving... 41 5.7.1.4 Instellingen... 42 5.7.1.5 Instellen voorraadcorrecties... 43 5.7.1.6 Marge rapportages... 44 5.7.1.7 Analyse van de rapportages... 48 5.8 Beheer... 49 5.8.1 Applicatiebeheer...49 5.8.1.1 Aanpassing prijsbarcodes... 49 5.8.1.2 Mogelijkheid registratie betalingen op webshoporders... 49 5.8.1.3 Extra controle bij bonnummering... 52 5.8.1.4 Uitbreiding artikelselectie... 53 5.8.1.5 Instelling m.b.t. JNL-logging per database-bestand... 54 5.8.2 Implementatie...56 5.8.3 Gegevensbeheer...56 5.8.3.1 Mogelijkheid tot oprekken artikelzoekcode... 56 5.8.3.2 Nieuw veld bewaartemperatuur... 56 5.8.3.3 Aanpassing sealbagnummer... 59 5.8.3.4 Aanpassing relatiecategorie... 60 5.8.3.5 Automatisch nummeren artikelen... 61 5.8.3.6 Wijzigen artikelen en relaties... 62 5.8.3.7 Artikelmatrix hoofdartikel niet magenta... 63 5.8.4 Data Import en Export...64 5.8.4.1 Uitbreiding exportscripts met DELENDOORVERPAKKING... 64 5.8.4.2 Import webshoporder met actieprijs i.c.m. tegoedsaldo... 65 5.8.4.3 Uitbreiding importscripts (IMPGOED) met ORDERSTATUS... 66 5.8.5 Datacommunicatie...66 5.8.6 Rollen...66 5.8.7 Toegangsbeheer...66 5.8.8 Boekhoudkoppeling...66 5.8.8.1 Wijziging King boekhoudkoppeling... 66 5.8.8.2 Aanpassing Exact Online koppeling... 67 5.8.9 POS Hardware configuratie...67 5.8.10 Web Transaction Services...68 5.8.10.1 Uitbreiding instellingen omzetloyalty... 68 5.8.11 Lay-out beheer...69 5.8.11.1 Stuurcode voor bewaartemperatuur... 69 6 TOELICHTING NOTATIES... 70 7 DEFINITIES EN KERNBEGRIPPEN... 71 2014 4 van 87
8 BLUERETAIL BUGS... 72 BIJLAGE I VOORBEELD DELENDOORVERPAKKING... 87 2014 5 van 87
1 Inleiding Inhoud Deze release notes hebben betrekking op BlueRetail versie 3.82.6 Global Deployed (GD). In deze release notes worden de belangrijkste wijzigingen beschreven ten opzichte van BlueRetail versie 3.81 en oudere versies. Deze release notes zijn bedoeld om klanten en partners inzicht te verschaffen in de wijzigingen en nieuwe functionaliteit in deze versie van BlueRetail. Versiebeheer Release Notes Product Management zal het document updaten zodra hier vanuit de Newway Product Portfolio of vanuit enig ander technisch oogpunt noodzaak toe is. Voorgaande release notes Eerdere release notes staan op de BlueRetail website en zijn op te vragen bij Newway of te raadplegen in de map Documentatie van de installatieset. De release notes zijn met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Mochten er onverhoopt toch fouten in voorkomen, dan biedt Newway u bij voorbaat haar excuses daarvoor aan. Newway accepteert géén schadeclaims als gevolg van eventuele fouten in de release notes. Er kunnen géén rechten worden ontleend aan de inhoud. BlueRetail versie 3.82.6 Minor Release Deze versie is de opvolger van BlueRetail 3.81 GD. Deze versie bevat: Alle patches uitgebracht op vorige versies. Wel kan dat in deze versie een iets andere (betere) werking tot gevolg hebben. Nieuwe functionaliteit zie hoofdstuk 5. Alle opgeloste fouten met status hoog, middel en laag zover dit binnen de planning paste. Zie hoofdstuk 8. Newway is permanent bezig met het verbeteren van het product BlueRetail. Hierdoor kan het voorkomen dat koppelingen met applicaties van derden herzien moeten worden door databasemutaties; het pakket niet meer 100% neerwaarts compatibel is Wij vragen hiervoor uw begrip. BlueRetail is een zeer omvangrijk, maar ook complex product en het is absoluut onmogelijk om zowel vooraf aan een nieuwe release alle fouten te vinden als ook volledige compatibiliteit te behouden met vorige versies. Vragen Bij eventuele vragen betreffende deze release kunnen BlueRetail eindgebruikers contact opnemen met de desbetreffende BlueRetail Business partner. 2014 6 van 87
2 Toelichting documentindeling Leeswijzer Techniek Functioneel Dit document is opgedeeld in een technisch en functioneel gedeelte. In het technische deel (hoofdstuk 4) worden zaken besproken zoals database wijzigingen t.o.v. de vorige GD versie en installatie/update instructies. In het functionele deel (hoofdstuk 5) komen alle nieuwe functionaliteiten aan bod. Newway onderscheidt de volgende hoofdprocessen in haar BlueRetail applicatie: 1. Verkoop 2. Inkoop 3. Logistiek 4. Financieel 5. Service 6. Retail CRM 7. Rapportage 8. Beheer Wanneer voor bepaalde procesonderdelen geen nieuwe functionaliteit is voorzien in deze BlueRetail versie, dan bevat de desbetreffende paragraaf géén tekst. Retail Business model Newway heeft haar Retail kennis geborgd in het Retail Business Model (RBM). Het Retail Business Model (RBM) heeft als basis het hieronder getoonde huis. Deze grondplaat is gebaseerd op de tien hoofdgebieden, die je veelal binnen organisaties tegen komt. Met betrekking tot deployment (technisch en applicatiebeheer) onderscheiden we een elfde functie, namelijk beheer (ICT). Het RBM is een theoretisch model, dat niet direct de hoofdprocessen zoals reeds eerder benoemd, weerspiegeld. Deze processen zijn gebaseerd op de operationele zaken, die zich op de werkvloer afspelen. In dit document worden bewust de beide werelden met elkaar gecombineerd, omdat in BlueRetail de theorie wordt vertaald naar de praktijk. ICT 2014 7 van 87
Definities Onderdelen RBM Onderstaande tabel beschrijft per onderdeel de definitie die Newway voor de term hanteert. ICT Onder ICT zijn alle applicatiegedrag issues samengebracht, die bedoeld zijn om BlueRetail informatietechnologisch te moderniseren. Deze hebben geen directe relatie met Retail specifieke functionaliteit, maar beschrijven met name de nonfunctionele wensen van retailers m.b.t. BlueRetail. Formule Informatie Personeel Financieel Inkoop Leverancier Verkoop Klant Logistiek Formule beschrijft de beheersmatige zaken, waarmee de franchisenemer in betere mate het karakter van de (keten)onderneming oftewel het eenduidig gedrag kan laten weerspiegelen in BlueRetail. Wie doet waar en wat op welk moment m.b.t. bijvoorbeeld artikelbeheer etc. In de categorie Informatie zijn alle functionele zaken samengebracht t.a.v. de informatiestromen binnen BlueRetail. Dit hoofdstuk beschrijft de functies, die de rol van het personeel dat met de applicatie werkt, betreffen. Deze categorie omvat de functies, die de retailers in staat stellen om de geldstromen binnen de organisatie te beheren. Inkoop beschrijft de functionele zaken met betrekking tot de inkoopprocessen. Onder het kopje Leverancier zijn de functionele zaken verzameld, die de retailer (ondernemer) inzicht geven in de relatie met de leverancier. Verkoop beschrijft de functies met betrekking tot de verkoopprocessen. In dit proces zijn de functionele zaken verzameld, die de retailer (ondernemer) een beeld geven van de relatie met de klant. Deze categorie omvat de functionele zaken, die de retailer (ondernemer) in staat stellen de goederenstromen binnen de organisatie te beheren en te sturen. Contact Voor meer informatie over de BlueRetail Productvisie kunt u contact opnemen met de afdeling Product Management (productmanagement@newway.nl). 2014 8 van 87
3 Roadmap 3.1 Wijzigingen Inleiding In dit hoofdstuk worden de belangrijkste wijzigingen behandeld ten opzichte van de initieel voor deze versie geplande functionaliteit. Roadmap stand Januari 2014 Wijzigingen De volgende zaken zijn gewijzigd ten opzichte van de Roadmap van januari 2014. Margerapportage (Derving) en mogelijkheid om ARTMUT en PROMO bestand aan te maken waren verschoven van de versie 3.81 naar versie 3.82 en zitten nu deze versie (3.82.6). Exact-Online iteratie 2, terug importeren van factuurbetalingen in BlueRetail, is weer opgenomen in de backlog. In plaats van dit onderwerp wordt er nu eerst voor gezorgd dat we met Exact-Online communiceren via het OAuth protocol zodat BlueRetail opgenomen kan worden in het AppCenter van Exact Online (dus gecertificeerd is). Windows 8 compliancy is weer opgenomen in de backlog vanwege verandering in prioriteit o.a. maatwerk. De XAF-koppeling is weer opgenomen in backlog in afwachting van de beslissing van de belastingdienst of men nu XBRL of toch XAF gaat gebruiken als standaard. Dit was nog niet duidelijk. Het product BC-esb kan als vervanger gebruikt worden voor hoofdkantoorfiliaal-communicatie. Inzet hiervan dient echter in samenspraak met Newway te gebeuren. De functionaliteit Digitale schaplabels heeft ook impact op de basis-werking van BlueRetail. Men is gestart met lokale aanpassingen hiervoor te maken. Zodra deze allemaal gereed zijn en goedgekeurd initieert dit versie 3.83, zoals aangegeven in de nieuwe roadmap. efacturering is weer opgenomen in de backlog vanwege verandering in prioriteit o.a. maatwerk. Oprekken zoekcode in de artikelkaart is doorgevoerd. 2014 9 van 87
3.2 Releasebeleid Roadmap stand oktober 2014 Zoals te zien aan bovenstaande roadmap heeft Newway besloten de frequentie van haar releases m.b.t. het product BlueRetail te verhogen. Dit betekent onder andere: Maandrelease Versie nummering Patch beleid U bent van ons gewend dat we één of twee releases per jaar uitbrengen. Intern hebben we besloten het release-beleid te wijzigen en over te gaan naar maandreleases. Dit betekent concreet dat we flexibeler op de wensen van de klant kunnen inspelen. Daarnaast wordt de kans op fouten, veroorzaakt door niet geplaatste patches, aanzienlijk kleiner. Wijzigingen ten opzichte van de huidige versienummering zullen zijn: In de voor de markt vrijgegeven BlueRetail-versie zal het gehele versienummer getoond worden, dus mm.nn.zz.yy (3.82.1.1) Waarbij nn opgehoogd wordt bij database wijzigingen (conform huidige werking) Waarbij zz per maandrelease opgehoogd wordt (vroegere patchrelease, bijvoorbeeld 3.72a) en waarbij yy opgehoogd wordt naar 1 zodra de maandrelease intern getest is en vrijgegeven. Verder zal dit nummer opgehoogd worden indien er zich binnen de betreffende maand een escalatie voordoet. Er zal alleen nog "gepatcht" gaan worden bij escalaties en dan op de laatste maandrelease van de betreffende versie. Dit houdt in dat indien er zich een probleem voordoet binnen, bijvoorbeeld, versie 3.82.1.1, men eerst de laatst beschikbare maandrelease zou moeten installeren binnen deze versie, bijvoorbeeld 3.82.4.1. Treedt het probleem hierin nog steeds op dan zal er een 3.82.4.2 gemaakt worden waarin het probleem is opgelost. 2014 10 van 87
Impact updaten Document Versie / Release beleid De update binnen één en hetzelfde versie nummer, bijvoorbeeld binnen de versie 3.82 van 3.82.4.1 naar 3.82.5.1, heeft dezelfde impact als momenteel het plaatsen van een patch. In plaats van het plaatsen van een extra bestand (WDLbestand) zal het bestaande kassamatic.exe en newway.wdl bestand overschreven worden. Binnen één en dezelfde versie zullen dus geen database-wijzigingen plaatsvinden. Het document Newway Versie- /Releasebeleid zal nog op bovenstaande aangepast worden en opnieuw verstrekt. 3.3 Release planning Sprint oktober 2014 Release versie: 3.82.7 Geplande release datum: 05 november 2014 Geplande functionaliteit: Exact-Online: authenticatie via Oauth protocol t.b.v. opname in AppCenter Exact-Online. Betaalautomaat koppeling: koppeling met CCV VX820 betaalautomaat (tcp/ip) Retour pinnen: mogelijkheid tot retourpinnen (negatief pinbedrag betaalautomaat afhandeling). Selectie meldingen 2014 11 van 87
4 Techniek 4.1 Algemeen WinDev Versie Deze versie is ontwikkeld met de WinDev 17 UK versie (http://www.windev.com). Dit zou géén gevolgen mogen hebben voor u als gebruiker. Newway kan dit echter niet 100% uitsluiten! Type update Prioriteit X X Kopieslag Patch verzoek Update Upgrade Servicepack Urgent / Spoed Hoog Gemiddeld Laag Nader te bepalen Grootte update ± 40 MB Reboot nodig JA NEE Backup nodig JA NEE Rollback functionaliteit JA NEE 4.2 Installatie Installatie voorwaarden Deze versie kan geïnstalleerd worden als opvolger van New-Way Retail Software versie 2.4x of BlueRetail 3.xx. De bestandsconversie zal geheel automatisch worden uitgevoerd. Indien de uitvalmodule aanwezig en geactiveerd is en het pakket conform de Newway richtlijnen is geïnstalleerd, dan zal op het werkstation (binnen het lokale netwerk) geheel automatisch het pakket worden geüpdate. Tevens zal de bijbehorende database conversie van de uitval database automatisch geschieden. Uitvoer instructie Deze BlueRetail installatie moet absoluut dedicated gedraaid worden met betrekking tot de BlueRetail database, omdat er een database conversie moet kunnen worden uitgevoerd. Dit houdt in dat: De automatische procedures NIET mogen draaien. De eventuele database back-up NIET mag worden uitgevoerd. Alle werkstations (server, info-points, kassa s en overige werkstations) BlueRetail verlaten moeten hebben. De applicatie mag dus NIET in gebruik zijn, in géén enkele vorm en/of op géén enkel station. Er géén andere Newway producten of producten van derden die de database kunnen gebruiken actief mogen zijn. De Kioskserver moet zijn gekilled via de taakmanager. 2014 12 van 87
4.3 Database Inleiding Hieronder worden de databasemutaties beschreven tussen BlueRetail versie 3.81 en versie 3.82.6 Verwijderde hyperfile bestanden Nieuwe hyperfile bestanden Geen. Indien geactiveerd: ARTMUT.FIC PROMO.FIC VERDICHTMUT.FIC Gewijzigde hyperfile bestanden ARTIKEL Nieuwe velden: 2014 13 van 87
ARTIKEL Gewijzigde velden: IMPGOED Nieuwe velden: PRINTBUF Nieuwe velden: 2014 14 van 87
TELKOP Gewijzigde velden: TELKOPKLUIS Gewijzigde velden: VCOPNAME Gewijzigde velden: 2014 15 van 87
VCREDEN Nieuwe velden: MAGAZIJN Nieuwe links: Unieke Key komt voor in als externe key LinkInfo MAINTNUM ARTMUT MAINTNUM MAGAZIJN(0,N) <---> (0,1) ARTMUT MAGAZIJNLOCATIE Nieuwe links: Unieke Key komt voor in als externe key LinkInfo MAGAZIJNLOCATIE(0,N) <---> (0,1) MLINTNUM ARTMUT MLINTNUM ARTMUT OMZET Nieuwe links: Unieke Key komt voor in als externe key LinkInfo OMINTNUM ARTMUT OMINTNUM OMZGROEP(0,N) <---> (0,1) ARTMUT OMINTNUM VERDICHTMUT OMINTNUM OMZGROEP(0,N) <---> (0,1) VERDICHTMUT RELATIE Nieuwe links: Unieke Key komt voor in als externe key LinkInfo REINTNUM ARTMUT REINTNUM RELATIE(0,N) <---> (0,1) ARTMUT SUBGROEP Nieuwe links: Unieke Key komt voor in als externe key LinkInfo SUINTNUM ARTMUT SUINTNUM SUBGROEP(0,N) <---> (0,1) ARTMUT SUINTNUM VERDICHTMUT SUINTNUM SUBGROEP(0,N) <---> (0,1) VERDICHTMUT Beperking Database Bestanden 2 GB Vanaf versie 3.60 is voor onderstaande bestandenlijst de maximale-groottebeperking van 2 GB op de BlueRetail database verwijderd. Hierdoor kunnen bestanden dus groter dan 2 GB worden. Echter er gelden nog steeds beperkingen op basis van het filesysteem waarop de database draait. Zo zal er bijvoorbeeld een beperking zijn van 4 GB indien de database draait op een harddisk die geformatteerd is in het FAT32 bestandsformaat. 2014 16 van 87
Voor de volgende bestanden is de beperking van 2 GB verwijderd: ARTCATSTRUCT ARTIKEL AUTOLOG CATSTRUCT CCRBETAA CCRKOP CCRLEV CCRREG CFABETAA CFAKOP CFALEV CFAREG CFMKOP CFMKOPD CFMREG CFMREGD COMLOG CORKOP CORLEV CORREG CPAKOP CPALEV CPAREG DCRBETAA DCRKOP DCRLEV DCRREG DFABETAA DFAKOP DFALEV DFAREG DORKOP DORLEV DORREG KASDAG KASDIENS KASGELD KASKOP KASREG KLUISDAG LOGBOEK POSTREG PRIJSHIS RELATIE RELCATSTRUCT VCOPNAME VOORRAAD VRDDAG VRDINFO VRDOPN VRDOPNAR VRDOPNCT VRDOPNMU VRDOPNRG VRZKOP VRZREG WinDev Framework Registermutaties Overige mutaties Omdat deze versie met de WinDev 17 omgeving ontwikkeld is, zal bij installatie ook het benodigde WinDev Framework geïnstalleerd worden op de server en cliënts. Dit geschiedt geheel automatisch. De bestanden zijn te herkennen aan de naamgeving WD170<*.*>.DLL in de software omgeving van BlueRetail. Zijn er registermutaties? Nee Ja Omschrijving X N.v.t. Zijn er overige mutaties? Nee Ja Omschrijving X N.v.t. 4.4 Update instructie Update Maak op de server een back-up van de..\<blueretail software> directory (hierin staat het oude WDL-bestand en eventueel geïnstalleerde patches). Een cliënt wordt automatisch geüpdate bij het opnieuw opstarten van BlueRetail op de cliënt. Zie ook uitvoerinstructie op pagina 10. Let op!!! Op een cliënt mogen géén oude/andere patches blijven staan 4.5 Instructies bij calamiteiten Herstellen oude situatie Indien de update niet over een rollback functionaliteit beschikt, kunt u op de hieronder beschreven wijze terug keren naar de situatie voor de update! 2014 17 van 87
Stap Handeling 1 Verwijder op de server \<BlueRetail software> en plaats de back-up terug 2 Een cliënt wordt automatisch geüpdate bij het herstarten van BlueRetail op de cliënt. Er is géén Reboot nodig. 4.6 Compatibiliteit met lagere versies De BlueRetail versie 3.82.6 MMS kan communiceren met de volgende RMS versies: BlueRetail 3.1x BlueRetail 3.3x BlueRetail 3.4x BlueRetail 3.5x BlueRetail 3.60 BlueRetail 3.7x BlueRetail 3.80(a) BlueRetail 3.81 Vanaf release BlueRetail 3.42 wordt de bestandsuitwisseling met de New-Way Retail software 2.4x NIET meer ondersteund. 4.7 Koppeling BlueMobile BlueMobile 2.40 BlueRetail versie 3.82 kan communiceren met BlueMobile versie 2.40.001 BlueRetail versie 3.82 kan NIET communiceren met BlueMobile versies lager dan 2.40.001 In BlueMobile heeft een database-wijziging plaatsgevonden waardoor er vanuit lagere BlueRetail versies niet de juiste gegevens verstuurd worden. 2014 18 van 87
5 BlueRetail gewijzigde en nieuwe functionaliteiten Leeswijzer Voorbeeld Geld- & goederenbeweging Onderstaande paragrafen corresponderen met het eerder in dit document genoemde Retail Business Model. De afdeling product management van Newway hanteert dit RBM als leidraad voor haar release notes, om daarmee consistentie te verkrijgen in de lay-out van het document en de commerciële datasheet. Horizontale as van gedetailleerde geld en goederenstromen binnen een vestiging gevisualiseerd in het RBM. Operationeel Voorbeeld: een artikel wordt besteld bij de leverancier, geleverd, op voorraad genomen en in de winkel gelegd. Daarna wordt het artikel door de klant meegenomen of afgeleverd. De geld- en goederenstromen zijn tegengesteld. 5.1 Verkoop Beschrijving In een winkel vindt het contact met de klant plaats langs diverse verkoopprocessen. We onderscheiden hier enkele onderdelen zoals kassa, verkooporder en verkoop(credit)factuur. Uiteraard zijn er vele nuanceringen mogelijk aan de hand van gedefinieerde verkoopeisen, de producten die verkocht worden en de beleving die de klant dient te ervaren. 5.1.1 Verkooprapportage Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.1.2 Offerte Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 2014 19 van 87
5.1.3 Order 5.1.3.1 Koppelen order eindklant aan order hoofdkantoor Vanaf versie 3.82.6 is het mogelijk om via onderstaande maatwerkinstelling een verkooporder voor een eindklant (aangemaakt in de winkel) te koppelen aan een verkooporder op het hoofdkantoor met als relatie de betreffende winkel. Bij levering van de verkooporder op het hoofdkantoor met als relatie de winkel zal ook de verkooporder in de spiegel met als relatie de eindklant gefactureerd en geleverd worden. Dit proces is hieronder weergegeven voor een keten waarin met ketentransacties gewerkt wordt. In onderstaand proces wordt gebruik gemaakt van de ESB van Newway. Men zou hier uiteraard ook gebruik kunnen maken van de functionaliteit import- en exportscripts binnen BlueRetail. 2014 20 van 87
5.1.4 Verkoopfactuur 5.1.4.1 Lange artikel omschrijving weer zichtbaar In eerdere versies was indien via het overzicht debiteuren facturen een factuur geraadpleegd werd niet de gehele lange artikelomschrijving zichtbaar. Er werden slechts 30 tekens getoond. Dit is aangepast naar het maximum van 80 tekens zoals ook in alle andere overzichten. Tevens wordt hiermee rekening gehouden op de afdruk en de export naar MS Excel. Versie 3.81 Versie 3.82.6 2014 21 van 87
5.1.5 Verzamelrekening Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.1.6 Kassabon 5.1.6.1 Kassascherm gemaximaliseerd starten Vanaf deze versie houdt BlueRetail vast of de kassa de laatste keer gemaximaliseerd gebruikt is of niet. Indien dit het geval was dan wordt de volgende keer dat de kassa gestart wordt deze weer automatisch gemaximaliseerd. Dit geldt ook indien bij het starten van BlueRetail direct de kassa gestart wordt. Dus ook indien men niet alleen het kassascherm verlaat maar ook BlueRetail afsluit. 5.1.6.2 Prijs opvragen Indien men momenteel in de kassa snel de prijs van een product wil achterhalen dan kan dit door het product in de kassa te scannen. Er wordt dan een transactieregel toegevoegd met de artikelinformatie: 2014 22 van 87
Hierna vewijderd men de regel (omdat men alleen de prijs wilde weten en het artikel niet daadwerkelijk verkocht is). Dit zorgt ervoor dat deze handeling in het logboek wordt geregistreerd: Bovenstaande zorgt voor vervuiling in de fraude-rapportage aangezien het verwijderen van een artikelregel in het kassascherm ook op fraude kan duiden. Hiervoor is in versie 3.82.6 nu de mogelijkheid ingebouwd om door middel van het ingeven van een vraagteken en het intern nummer/artikelnummer de prijs in de kassa te tonen zonder dat er een transactieregel wordt toegevoegd. De prijs wordt in het klantendisplay getoond. Uiteraard is het ook mogelijk om dit commando achter een knop in de touchkassa te hangen. 2014 23 van 87
5.1.6.3 Intern nummer relatie instelbaar bij weergave in de kassa Extra instelling voor kassa In versie 3.82.6 is er een extra instelling toegevoegd voor de kassa met betrekking tot de te tonen relatie-gegevens. Met behulp van onderstaande instelling kan het interne nummer van de relatie weer zichtbaar gemaakt worden in de statusbalk van de kassa. 2014 24 van 87
Vanaf versie 3.80.A was dit namelijk niet meer zichtbaar als men in de kassa een relatie of contactpersoon selecteerde. Omdat er klanten zijn, die dit interne nummer wel gebruiken, is er nu een mogelijkheid gekomen om dit weer zichtbaar te maken. 5.1.7 Bewaarbon Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 2014 25 van 87
5.2 Inkoop Beschrijving De organisatie moet op gecontroleerde wijze bij leveranciers goederen kunnen bestellen. Hiertoe beschikt de applicatie standaard over de benodigde inkoop functionaliteiten. 5.2.1 Inkooprapportage Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.2.2 Inkoopfactuur/creditnota 5.2.2.1 Aantal besteld zichtbaar bij invoer factuur/creditnota In voorgaande versie was de kolom Aantal besteld niet zichtbaar bij invoer van een nieuwe factuur en creditnota crediteur. Dit is nu aangepast en de kolom is nu zichtbaar gemaakt op basis van het tabblad Regels onder Instellingen\ Software\Crediteuren. Aantal besteld niet aangevinkt: 2014 26 van 87
Aantal besteld aangevinkt: 5.2.3 Inkooporder Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.2.4 Termijnorder Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 2014 27 van 87
5.2.5 Besteladvies Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.2.6 Levering Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 2014 28 van 87
5.3 Logistiek Beschrijving Newway spreekt bewust over logistiek, omdat deze functionaliteit in haar ogen de ontvangst van goederen, het leveren van verkooporders en de benodigde handelingen met betrekking tot de voorraad omvat (voorraadcorrecties en het voorraadopname traject). Omwille van de door klanten gewenste functiescheiding met bijbehorende verantwoordelijkheden, heeft Newway het logistieke proces gesplitst van het inkoopen facturatieproces. 5.3.1 Logistieke rapportage Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.3.2 Retourafhandeling Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.3.3 Voorraadbeheer 5.3.3.1 Aanpassing controle min/max In versie 3.81 werd binnen BlueRetail de melding Minimumvoorraad is meer dan de maximumvoorraad. Correcte werking besteladvies is niet mogelijk. Wilt u het artikel toch opslaan. (Ja / Nee) getoond indien men probeerde een artikel op te slaan waarbij de minimum voorraad groter was dan de maximum voorraad. 2014 29 van 87
Bovenstaande zou logisch zijn indien men met een minimale en maximale voorraad zou werken. Er blijken echter een hoop klanten te werken met alleen een minimum voorraad en een besteleenheid (max = 0). Werkwijze: indien de voorraad onder de minimum voorraad komt dan wordt ter grootte van de besteleenheid besteld. In versie 3.82.6 is nu een wijziging doorgevoerd zodat als de maximum voorraad niet is ingevuld (lees 0 is), de controle niet plaatsvindt. 5.3.4 Inventarisatie Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.3.5 Ontvangst goederen Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.3.6 Levering Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 2014 30 van 87
5.4 Financieel Beschrijving Het financiële proces is de hekkensluiter in het goederen transactieproces. Aan de verkoopzijde ontvangt de klant een kassabon of een verkoopfactuur. Aan de inkoopzijde dienen de inkoopfacturen ingeboekt te worden al dan niet met een sluitende goederenmatching. Financiële Rapportage 5.4.1 Financiële rapportage 5.4.1.1 Kassajournaal afdrukken kassabonnen naar PDF In versie 3.82.6 is een wijziging in het kassajournaal doorgevoerd. Voorheen was het mogelijk door met de rechtermuisknop op de knop Afdrukken te klikken alle geselecteerde kassajournalen en bijbehorende bonnen naar PDF af te drukken. Elk kassajournaal in de geselecteerde periode werd apart afgedrukt met daarachter alle kassabonnen. Directory [Bedrijf]\document: 2014 31 van 87
Voorbeeld: Bovenstaande functionaliteit is uitgebreid: Het is nu ook mogelijk de kassajournalen af te drukken zonder kassabonnen Verder kijkt het systeem nu ook of de optie Totalen al dan niet aangevinkt is. 2014 32 van 87
Indien de optie Totalen is aangevinkt wordt er één getotaliseerd dagjournaal in het PDF bestand gezet plus afhankelijk van de keuze, alle kassabonnen. Dus in plaats van aparte PDF bestanden creërt men dan één PDF bestand: 5.4.2 Crediteuren Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.4.3 Debiteuren Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.4.4 Inkoopfacturering Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.4.5 Verkoopfacturering Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.4.6 Waardering Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.4.7 Prijsbeleid Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 2014 33 van 87
5.4.8 Kasgeld/Kluisgeld 5.4.8.1 Bewaren laatst getelde station Bij tellen kasgeld wordt het laatst getelde station (of alle systemen) bewaard en bij de eerstvolgende keer weer opgehaald. Het gaat om onderstaande instelling: Indien men telt per station dan zal het systeem in deze versie de eerste keer komen met <Alle systemen>. Het opbouw van deze lijst kan lang duren. Nadat hierna voor het gewenste station gekozen is, wordt dit de volgende keer vastgehouden en treedt dit probleem niet meer op. 5.4.8.2 Mogelijkheid invullen muntrollen bij kasgeld tellen Muntrol Vanuit de markt is de vraag gekomen om het binnen BlueRetail mogelijk te maken ook muntrollen te kunnen tellen. Een muntrol is een stapeltje munten van dezelfde waarde die is verpakt in papier waardoor een echte rol ontstaat. Aan het eind van het muntproductieproces wordt zo n muntrol gemaakt waardoor de munten makkelijker te vervoeren zijn. Muntrollen worden vooral gebruikt om winkels van kleingeld te voorzien. In de onderstaande tabel is te zien hoeveel munten er in de euro-muntrollen zitten: Kleur Munt Aantal Waarde Wit 0,01 50 0,50 Grijs 0,02 50 1 Rood 0,05 50 2,50 Blauw 0,10 40 4 2014 34 van 87
Oranje 0,20 40 8 Groen 0,50 40 20 Geel 1 25 25 Paars 2 25 50 Instellen Valuta Vanaf versie 3.82.6 is dit nu mogelijk gemaakt. Via het menupunt Instellen\ Software\Binnenlandse valuta is het mogelijk om aan te geven met welke munteenheid gewerkt wordt binnen het pakket. Verder kan er aangegeven worden met welke coupures er gewerkt wordt (muntgeld en papiergeld). Vanaf nu kan men hier ook muntrollen ingeven. Tellen kasgeld Na het bevestigen van bovenstaande instelling verschijnt ook in het Kasgeld tellen en het Kluisgeld tellen scherm een ingave-mogelijkheid, zie onder: 2014 35 van 87
Tellen kluisgeld Tellen Hieronder wordt het proces weergegeven indien men van muntrollen gebruik maakt. Hierbij wordt ervanuit gegaan dat men deze niet afstort naar bank (aangezien men ook betaald bij het aanschaffen van muntrollen bij de bank). Zoals in onderstaande screenshot te zien worden de aantallen van de muntrollen meegenomen in de telstrook. 2014 36 van 87
Telstrook Nieuw beginbedrag De kolommen met de muntrollen verschijnen uiteraard ook in het scherm waarin het nieuwe beginbedrag voor de volgende dag ingegeven kan worden. 2014 37 van 87
5.5 Service Beschrijving Voor veel retailers is een hoge servicegraad van cruciaal belang. De registratie van de service-afhandeling is daarom wezenlijk. Dit proces is zo veelomvattend dat deze functionaliteit niet binnen BlueRetail is gebouwd maar dat hiervoor een aparte applicatie, BlueService, is gemaakt. BlueService De applicatie BlueService is in ontwikkeling. Zodra de datum van een eerste release bekend is wordt dit bekend gemaakt via de websites www.newway.nl en www.blueretail.nl. Deze applicatie zal ook opgeleverd gaan worden met eigen release-notes. 2014 38 van 87
5.6 Retail CRM Beschrijving De inkoop- en verkoopprocessen vereisen de registratie van klantgegevens in het systeem. 5.6.1 CRM Rapportage Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.6.2 Kredietlimiet Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.6.3 Klantenpas Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.6.4 Spaaracties Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.6.5 Francowaarde Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 2014 39 van 87
5.7 Rapportage Beschrijving Deze functionaliteit biedt hulp bij het verkrijgen van inzicht in de door de organisatie verzamelde gegevens. Meten, weten, begrijpen en handelen zijn de vier hoofdonderwerpen die samen de lijn vormen waarlangs de prestaties kunnen worden verbeterd met behulp van een Retail informatiesysteem. Wie bijvoorbeeld door artikel scanning meet wat er is verkocht, weet wat er nog op voorraad ligt, begrijpt wat dit betekent voor de verkooptrends en handelt vervolgens door het assortiment op de meest slimme wijze aan te vullen. Voorbeeld: welke producten of productgroepen leveren de grootste bijdrage aan de toegevoegde waarde. 5.7.1 Marge rapportage Klanten besteding Binnen BlueRetail 3.82 is een margerapportage toegevoegd. Deze paragraaf beschrijft de werking van de margerapportage binnen BlueRetail waarbij eerst zal worden ingegaan op de verschillende soorten margeverlies. Daarna zullen de benodigde instellingen worden behandeld. Als laatste zullen de verschillende rapporten behandeld worden. 5.7.1.1 Marge verlies De marge van een artikel bestaat uit de brutowinst van het artikel vermenigvuldigd met het aantal verkochte stuks. In de praktijk wordt de volledig te behalen marge volgens de artikelkaart niet behaald door margeverlies. We onderscheiden drie soorten margeverlies: Promoties, geregistreerde derving en niet-geregistreerde derving. 5.7.1.2 Promoties Indeling Promoties Promoties hebben tot doel te verkoop te bevorderen. Doorgaans leiden promoties tot margeverlies, omdat de artikelen goedkoper verkocht worden dan de vaste prijs op de artikelkaart. Bij promoties komt het vaak voor dat de leverancier zijn inkoopprijs verlaagt. Voor een juiste margeberekening is het dus ook belangrijk om de lagere inkoopprijs mee te nemen in de berekeningen. Binnen de margerapportage worden de volgende soorten promoties onderscheiden: 2014 40 van 87
Afwaarderingen (aanbiedingen, prijsverlagingen en staffelkorting). Relatiekorting (kwantumkorting, afhaalkorting, kortingstabel). Allen per bon of per artikel. Mix-match. 5.7.1.3 Derving Het registreren van derving is een belangrijk middel om de goederenstroom in de winkel beter te beheersen. We onderscheiden diverse punten in de goederenstroom waarbij derving kan ontstaan. Derving kan ontstaan door onjuist bestellen, onjuiste leveringen, onjuist verwerken, onjuist gebruik van product door de klant (kapot laten vallen in winkel) en doordat artikelen gestolen worden. Derving kan worden geminimaliseerd door op tijd bij te sturen. Bijvoorbeeld door bestellingen tijdig aan te passen of door artikelen met een korte t.h.t. alvast met korting verkopen. Ondanks derving het gevolg is van onjuiste beslissingen, wordt in een winkel altijd een bepaald percentage derving geaccepteerd. Als de derving te laag is kan dit een teken zijn dat de winkel te weinig risico neemt. Geregistreerde en niet geregistreerde derving. Indeling derving Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen geregistreerde en nietgeregistreerde derving. Geregistreerde derving is derving die door de winkel is opgemerkt en is geregistreerd door een medewerker. Niet-geregistreerde derving is derving die in eerste instantie niet door de winkel wordt geregistreerd. Dit kan komen door onoplettendheid van de medewerker (vergeten te registreren, pakbon niet gecontroleerd etc.) of door diefstal. Door het vergelijken van de voorraad in de systemen met de werkelijke voorraad, wordt de nietgeregistreerde voorraad in beeld gebracht. We onderscheiden de volgende soorten geregistreerde derving: Handmatige korting. Korting die bij de kassa wordt gegeven omdat producten een kortingssticker hebben. (Doorgaans bij producten met korte t.h.t.) Voorraadcorrectie derving: Een voorraadcorrectie die ingevoerd wordt in BlueRetail, omdat er artikelen worden verwijderd. (Doorgaans bij producten waarbij de t.h.t. verstreken, breuk). Niet-geregistreerde derving is het gevolg van een voorraadcorrectie die het gevolg is van een voorraadtelling. 2014 41 van 87
5.7.1.4 Instellingen Tabblad Database Ga na Instellingen, software, algemeen, database. In dit scherm kunnen de betreffende instellingen worden aangepast. Mutatie bestanden creëren Bedragen inclusief of exclusief Grondslag marge berekening Als deze instelling op ja wordt gezet, dan zal BlueRetail de bestanden aan gaan maken, waaruit de margerapportage zijn gegevens haalt. Deze instelling bepaalt of de getoonde bedragen in de margerapportages inclusief of exclusief BTW worden getoond. Inkoopprijs: De rapportage houdt geen rekening met verlaagde inkoopprijzen in het bestand aanbiedingen en berekent de marge altijd met de reguliere inkoopprijs in het bestand artikelen. Aanbiedingsprijs: De rapportage houdt rekening met eventueel verlaagde inkoopprijzen in het bestand aanbiedingen. Deze verlaagde inkoopprijzen worden meegenomen op het moment van verkoop. ARTMUT bestand verdichten per: Verdicht bestand opschonen na: Hiermee kan worden ingesteld hoe het bestand kan worden gecomprimeerd om de snelheid van het systeem te verhogen. Het systeem zal momenteel alleen de niet verdichte informatie gebruiken voor de rapportages. In een later stadium zal dit nog aangepast worden zodat ook deze informatie oproepbaar is. Hiermee kan worden ingesteld na hoeveel weken het bestand wordt opgeruimd. (Nog niet werkzaam!) 2014 42 van 87
5.7.1.5 Instellen voorraadcorrecties Voorraadcorrecties Via bestand, logistiek, voorraadcorrectie kan gekozen worden voor reden Bestand reden voorraadcorrectie Het volgende scherm verschijnt: Kies voor wijzigen. Het volgende scherm wordt getoond: 2014 43 van 87
Geregistreerde of niet geregistreerde derving Vul hier in of er bij deze code sprake is van geregistreerde of niet-geregistreerde derving. Doorgaans zijn redencodes als Af, bijtellen, bij+, tellen niet geregistreerde derving. Derving, THT, Diefstal zijn voorbeelden van geregistreerde derving. 5.7.1.6 Marge rapportages Vul de juiste soort derving in voor alle redencodes! Rapportages Basis van alle rapportages is de margerapportage per artikel. De overige rapportages zijn afgeleiden. De rapportages worden hieronder behandeld. Margerapportage van 1 artikel of groep Afdrukken rapport Ga naar BlueRetail, Afdrukken, Rapporten en kies voor rapport 597. Kies vervolgens begin- en einddatum. Het rapport kan afgedrukt worden per artikel, omzetgroep of subgroep. 2014 44 van 87
Specificatie Door het vinkje aan te zetten bij specificatie afdrukken laat de rapportage alle kassabonnummers zien die het margeverlies veroorzaakt hebben bij de selectie. Let op dat bij de selectie van hoofdgroep of subgroep dit veel regels kan opleveren. Hieronder een voorbeeld van de rapportage waarbij gekozen is voor één artikel. Beginvoorraad Inkopen Verkopen vlg. artikelkaart Afwaarderingen Aantal stuks dat aanwezig is bij het begin van de gekozen periode. Aantal stuks dan in gekozen periode zijn binnengekomen. Aantal stuks dat verkocht is. Daarbij de inkoopwaarde, verkoopwaarde en marge die behaald had moeten worden volgens de gegevens op de artikelkaart. (op dat moment). De marge in procenten is de marge in Euro s gedeeld door de verkoopwaarde. Het totale bedrag van aanbiedingen, prijsverlagingen en staffelkorting dat in 2014 45 van 87
betreffende periode is gegeven. Als er sprake is geweest van inkoopkorting (in bestand aanbiedingen), dan is deze hier ook zichtbaar bij de inkoopwaarde. Mix-Match Relatiekorting Handmatige korting Voorraadcorrectie derving Voorraadcorrectie telling Eindvoorraad Kassa omzet Het totale bedrag van de mix-matches. Het totale bedrag van kwantumkorting, afhaalkorting en kortingstabel. Let op: Kredietbeperking wordt niet meegenomen in de rapportage. Alle korting die handmatig is gegeven (in %, handmatig bedrag of van..voor) De voorraadcorrecties die geregistreerd zijn door de gebruiker. (producten worden verwijderd en niet meer verkocht). Voorraadcorrecties waarbij de werkelijke voorraad wordt vergeleken met de voorraad in BlueRetail. Aantal stuks dat aan het einde van de gekozen periode aanwezig is en de verkoopwaarde daarvan. Werkelijke kassa omzet. (=verkoopwaarde artikelkaart afwaarderingmixmatch relatiekorting - handmatige korting). Promoties totaal = verkoopwaarde afwaarderingen + verkoopwaarde mix match + verkoopwaarde relatiekorting inkoopwaarde afwaarderingen (inkoopkorting) Geregistreerde Derving Niet geregistreerde derving Totaal margeverlies Theoretische marge = Handmatige korting + voorraadcorrecties derving = voorraadcorrecties telling = promoties totaal + geregistreerde derving + niet geregistreerde derving. Deze marge is gebaseerd op de werkelijk verkochte aantallen, waarbij opgeteld de aantallen die via voorraadcorrecties afgeboekt zijn. (Deze zijn inmiddels ook ingekocht). De inkopen en verkopen zijn gebaseerd op de waarden op de artikelkaart. Aantallen: Aantal stuks dat verkocht hadden kunnen worden als er geen voorraadcorrecties waren geweest: Aantallen verkopen + aantallen voorraadcorrecties (derving en telling). Inkoopwaarde: Inkoopwaarde van de verkopen + inkoopwaarde van voorraadcorrecties (derving en telling). Verkoopwaarde: Verkoopwaarde van de verkopen + verkoopwaarde van voorraadcorrecties (derving en telling) Werkelijke marge Dit is de werkelijk behaalde marge Inkoopwaarde: Inkoopwaarde theoretische marge inkoopvoordeel Verkoopwaarde: kassaomzet 2014 46 van 87
Marge in % Bij de verkopen vlg. artikelkaart wordt de % marge berekend door de marge te delen door verkoopwaarde. Bij de overige regels wordt de marge van de betreffende regel gedeeld door de verkoopwaarde van de kassa-omzet. Overige margerapporten Margerapport per groep Hieronder staat een voorbeeld van een margerapport per groep. (rapport nummer 596). Er kan gekozen worden voor een omzetgroep of subgroep. De cijfers zijn afkomstig van de afzonderlijke margerapporten per artikel. Margerapport totaal Hieronder staat een voorbeeld van een margerapport totaal. (rapport nummer 595). Er kan gekozen worden voor omzetgroepen of subgroepen. De cijfers zijn afkomstig van de afzonderlijke margerapporten per artikel. 2014 47 van 87
5.7.1.7 Analyse van de rapportages Werkwijze De rapporten zouden als volgt gebruikt kunnen worden: Er wordt een margerapport totaal afgedrukt per omzetgroep of subgroep. Zijn er groepen waarbij het margeverschil groter is dan verwacht, dan wordt deze groep nader bekeken. Vervolgens wordt van deze groep een margerapport afgedrukt, waarbij alle artikelen zichtbaar zijn. Vervolgens worden de artikelen opgezocht die de afwijkingen veroorzaken. Van deze artikelen wordt vervolgens het margerapportage van 1 groep of artikel afgedrukt inclusief specificatie. Via de specificaties kan dan teruggezocht worden naar de kassabonnummers die het margeverlies veroorzaakt hebben. 2014 48 van 87
5.8 Beheer Beschrijving BlueRetail biedt standaard beheer functionaliteiten om succesvol gebruik van de applicatie te faciliteren. De applicatie kan gekoppeld worden met een of meerdere softwarepakketten van derden (o.a. Office, Financieel, (BI) Rapportage). Er is uiteraard voorzien in ondersteuning van specifieke Retail hardware. Denk hierbij aan een POS terminal, ticketprinter, geldlade(s), klantendisplay, (hand)scanner /mobile terminal en EFT-(pin)apparatuur. 5.8.1 Applicatiebeheer 5.8.1.1 Aanpassing prijsbarcodes In het verleden was het mogelijk om korting over korting te geven in combinatie met een prijsbarcode. Dit kwam omdat in BlueRetail gewoon korting gegeven werd ongeacht of het gescande een prijsbarcode betrof of niet. Uitgangspunt bij een prijsbarcode is het feit dat de juiste prijs in de barcode verwerkt zit. Dus indien het artikel in de aanbieding is zal er op het artikel ook een aanbiedingsprijs staan. In het bovenstaande geval werd er binnen BlueRetail dus korting over korting gegeven. Vanaf versie 3.82.6 is het zo dat het systeem geen kortingen meer hanteert op een prijsbarcode, uitzondering hierop zijn de mix-matches. Deze mogelijkheid is blijven bestaan om in te kunnen grijpen indien een prijsbarcode niet de juiste prijs bevat. Vaak worden artikelen al bestickerd aangeleverd door een leverancier. Door bovenstaande is het mogelijk dan nog in te grijpen. In de praktijk wordt bij voorbestickerde artikelen waarvoor een aanbieding geldt vaak een extra strookje aan de sticker toegevoegd. Op het hoofdgedeelte staat de originele prijs en op het extra strookje de aanbiedingsprijs. Hierdoor kan de winkelier indien hij met voorraad blijft zitten na de actieperiode het strookje eraf scheuren en het artikel heeft nog steeds de juiste prijs. 5.8.1.2 Mogelijkheid registratie betalingen op webshoporders Het is mogelijk gemaakt via onderstaande maatwerkinstelling (alleen zichtbaar indien de verkoopordermodule niet aanwezig is) dat er binnen BlueRetail betalingen op geïmporteerde webshoporders geregistreerd kunnen worden. 2014 49 van 87
Zoals in onderstaande screenshot te zien is het niet mogelijk verkooporders vanuit BlueRetail aan te maken: Indien het maatwerk niet actief staat, wat uiteraard de standaard werking is, dan is onderstaande te zien bij Instellingen\Software\Kassa Indien het maatwerk actief gezet is, dan is onderstaande te zien bij Instellingen\Software\Kassa : 2014 50 van 87
Dit zijn dezelfde instellingen als wanneer de module verkooporder actief zou zijn. Er is een extra instelling, Tekst order, toegevoegd. Hiermee kan de omschrijving van de knop Order, wanneer men via [F7] een betaling in de kassa wil registreren aanpassen. Hieronder is deze aangepast naar Webshop. Dit levert het volgende resultaat op in de kassa. 2014 51 van 87
5.8.1.3 Extra controle bij bonnummering Ingave volgend bonnummer Vanaf deze versie zijn een tweetal extra controle mogelijkheden m.b.t. de kassabonnummering ingebouwd. Vanaf nu komt er een waarschuwing bij Instellingen\Software\Kassa indien men het volgende bonnummer aanpast en in de database bestaat al een transactie met hetzelfde of een hoger bonnummer. 2014 52 van 87
Nieuwe instelling CTRL-F11 Het was mogelijk dat bij het retour scannen van een kassabon twee keer een kassabon verscheen omdat er in de database twee transacties bestonden met eenzelfde bonnummer. Dit zou bijvoorbeeld voor kunnen komen indien de nummering van het uitvalbedrijf en het standaard bedrijf na x jaren door elkaar heen gaan lopen. Hier is in een eerdere versie al een aanpassing voor gemaakt zodat er een popup verscheen waarin de juiste transactie uitgekozen kon worden. Echter om een tweetal redenen is er nog een extra instelling bij gemaakt om dit probleem te ondervangen: historische informatie buitensluiten Men hanteert de regel dat goederen alleen binnen een bepaald tijdsbestek geretourneerd mogen worden. Onderstaande instelling ondervangt dit probleem: De maximumwaarde die hierin gevuld kan worden is 9999. Wat gelijk staat aan ca. 27,4 jaren. 5.8.1.4 Uitbreiding artikelselectie Binnen de artikelkaart bestonden binnen versie 3.81 nog een tweetal velden die niet zichtbaar waren binnen de functie Selectie artikelen (Bestanden\Selecties\ Artikelen), te weten: Verkoopeenheid Verpakkingseenheid zichtbaar bij Dit is opgelost: 2014 53 van 87
Verkoop eenheid Verpakking zichtbaar bij 5.8.1.5 Instelling m.b.t. JNL-logging per database-bestand Extra instelling voor JNLlogging In versie 3.82.6 zit er achter de dealer-code een optie om het aanmaken van zgn. journaal-files (JNL-files) per bedrijf en per database-bestand in te regelen. In deze versie is voor ALLE database-bestanden de JNL-logging aangezet. Dit betekent dat als er via andere software (bv. WDMAP) mutaties in een FICbestand gemaakt worden, dat er dan ook automatisch een JNL-file aangemaakt of bijgewerkt wordt, in dezelfde map als het data-map. In BlueRetail zelf wordt deze optie voor ALLE bestanden weer uitgezet bij de bedrijfs-selectie. Dit betekent dat als er via BlueRetail mutaties in een FIC-bestand gemaakt worden, dat er dan geen JNL-file wordt aangemaakt of bijgewerkt. In de JNL-files worden alle wijzigingen van alle records bijgehouden. Op basis van 2014 54 van 87
de inhoud van deze files kan men (via WDMAP of eigen code) analyseren wanneer er iets gewijzigd is en wat er gewijzigd is. In combinatie met de BC-ESB kunnen er dus acties plaatsvinden op het moment dat er een artikel is gewijzigd. (Bv. export van de wijzigingen naar een webshop) Via BlueRetail kan men in dat geval de JNL-logging ook aanzetten per bestand als men inlogt als dealer of hoger. Dit gaat via menu-optie Info..Support..Database, zoals hieronder te zien valt. Wanneer het voor een bestand aan- of uitgevinkt wordt, wordt dit direct weggeschreven in de km-dbase.ini en worden vanaf dat moment alle mutaties gelogd die via BlueRetail en de SocketServer Kassabon gemaakt worden. 2014 55 van 87
5.8.2 Implementatie Geen wijzigingen in dit onderdeel 5.8.3 Gegevensbeheer 5.8.3.1 Mogelijkheid tot oprekken artikelzoekcode Vanaf deze versie is het database-veld [ARTIKEL.CODE], artikelzoekcode, opgerekt naar 10 posities. Standaard zal BlueRetail blijven werken met maximale veldlengte van 6 posities zoals in alle vorige versies. Deze wijziging heeft dus geen impact op bestaande gebruikers die overgaan naar deze versie. Het is echter wel mogelijk om via onderstaande maatwerk instelling het maximum aantal posities op te rekken. Deze maatwerk instelling is alleen te benaderen via de dealercode van BlueRetail. Het veld artikelzoekcode komt ook een aantal keren terug in velden van andere tabellen binnen BlueRetail. Ten gevolge van het oprekken van het veld artikelzoekcode naar 10 posities zijn ook deze velden opgerekt. De database-velden die het betreft worden binnen de maatwerkinstelling weergegeven: 5.8.3.2 Nieuw veld bewaartemperatuur In versie 3.82.6 is een nieuw veld Bewaartemperatuur toegevoegd aan de 2014 56 van 87
Artikelkaart artikelkaart. Artikeletiket Dit veld is tevens toegevoegd als stuurcode bij artikeletiketten en in de formuliereditor: 2014 57 van 87
Formulier editor Import Verder kan er op dit veld geïmporteerd worden en kunnen er selecties gemaakt worden. 2014 58 van 87
Artikel selecties In de weegschaalkoppeling is het mogelijk dit veld te koppelen aan de storage temperature. 5.8.3.3 Aanpassing sealbagnummer In versie 3.82.6 is het sealbagnummer opgerekt van 20 naar 49 posities. 2014 59 van 87
5.8.3.4 Aanpassing relatiecategorie In voorgaande versies werd indien men in de relatiekaart het tabblad Categorie had open staan het gedeelte met relatiekenmerken niet vergroot zoals in de artikelkaart wel het geval was. Dit is nu aangepast. V3.81 2014 60 van 87
V3.82.6 5.8.3.5 Automatisch nummeren artikelen Maximum waarde mag ook nog aangemaakt worden In versie 3.82.6 zijn er een tweetal functionele wijzigingen doorgevoerd m.b.t. het automatisch nummeren van artikelen via menupunt ISA, tabblad Invoeren. Als eerste is ervoor gezorgd dat de ingestelde maximumwaarde ook door de gebruiker toegevoegd kan worden. Voorheen was dit niet het geval en verscheen er een melding dat er geen vrij nummer meer beschikbaar was. Geen artikelen meer aanmaken als geen vrije nummers meer zijn. Verder is er aangepast, dat er geen nieuwe artikelen meer ingevoerd kunnen worden, als er geen vrije nummers meer beschikbaar zijn, die zijn ingesteld bij het automatisch nummeren van een artikel-veld. Voorheen werd er wel gemeld dat er geen vrije nummers meer beschikbaar waren, maar werd vervolgens de ingave van het veld weer vrijgegeven, waardoor er alsnog artikelen toegevoegd konden worden, met ongewenste waardes. Nu blijft het veld onbruikbaar en wordt tevens de OK-knop grijs gemaakt, zodat er niet opgeslagen kan worden. De reden waarom er niet meteen teruggekeerd wordt naar het Zoeken-tabblad is technisch van aard. 2014 61 van 87
5.8.3.6 Wijzigen artikelen en relaties Wijzigen van artikelen en relaties alleen via Wijzigenknop In versie 3.82.6 is het alleen nog mogelijk om via de Wijzigen-knop artikelen en relaties te wijzigen. Voorheen was het ook mogelijk om via de ENTER-toets of een dubbelklik op de artikel/relatie-tabel een artikel/relatie te wijzigen. Het probleem hierbij was, dat een gebruiker vaak deze handelingen verricht om een artikel te raadplegen i.p.v. te willen wijzigen. Het nadeel van deze werkwijze was, dat het betreffende record ook meteen gelocked was voor andere wijzigingen, waardoor andere processen niet verder konden en bleven wachten, wanneer de gebruiker het scherm niet sloot of via de ESC-toets het record weer vrij gaf. Vanaf 3.82.6 zorgt de dubbelklik op een tabelregel ervoor dat de Kaart van het betreffende artikel/relatie getoond wordt. De ENTER-toets doet hetzelfde wanneer het tabblad Zoeken actief is. Op de overige tabbladen, heeft zij geen functie meer. 2014 62 van 87
Tevens is er vanwege dezelfde redenen voor gezorgd dat wanneer via CTRL+A of CTRL+R een artikel/relatie geselecteerd wordt, dat dan de Sluiten-knop de actieve knop wordt i.p.v. de Wijzigen-knop. 5.8.3.7 Artikelmatrix hoofdartikel niet magenta In voorgaande versies werden basisartikelen van een artikelmatrix niet magenta in het bestand artikelen, tabblad Zoeken, indien men filterde op omschrijving met bevatten (A=a), zie onderstaande screenshots. In alle andere gevallen gebeurde dit wel zoals bijvoorbeeld bij het zoeken via de zoekcode. Dit is nu aangepast zodat dit ook voor het zoeken met bevatten (A=a) werkt. 2014 63 van 87
Bevatten (A=a) Zoekcode 5.8.4 Data Import en Export 5.8.4.1 Uitbreiding exportscripts met DELENDOORVERPAKKING Vanaf versie 3.82.6 kan men binnen een exportscript een regel met 'DELENDOORVERPAKKING=JA' toevoegen. Bij een export van crediteuren orderregels wordt er dan gekeken, of het betreffende artikel een verpakking heeft. Zo ja, dan wordt het aantal besteld gedeeld door het aantal van de verpakking, en de prijs (incl. of excl.) vermenigvuldigd hiermee. De omrekening geldt dus alleen voor aantal besteld, inkoopprijs excl. en 2014 64 van 87
inkoopprijs incl. van crediteuren orders. Bij alle andere velden of andere transacties verandert er niets. Een voorbeeld van een dergelijke script is opgenomen in bijlage I. 5.8.4.2 Import webshoporder met actieprijs i.c.m. tegoedsaldo In het verleden was het zo dat indien er webshoporders werden geïmporteerd en er werd ook gebruik gemaakt van de functie Tegoedsaldo dit niet correct werd bijgewerkt indien er ook aanbiedingen of mix-matches actief waren. Bij een import wordt de meegegeven prijs namelijk geïmporteerd zonder met andere instellingen rekening te houden. Men importeerde dus artikelen met een aanbiedingsprijs en hoewel men bij het tegoedsaldo ingesteld had dat deze niet mee mochten doen gebeurde dit wel. Bovenstaande is nu opgelost door een nieuwe instelling bij tegoedsaldo, Afwaardering. Deze geeft aan of afwaarderingen (de geïmporteerde prijs vanuit de webshop is lager dan de prijs op de artikelkaart) meegeteld moeten worden bij Omzet voor tegoedbon. 2014 65 van 87
Bij een import word nu dus op basis van deze instelling het tegoedsaldo al dan niet verhoogd. 5.8.4.3 Uitbreiding importscripts (IMPGOED) met ORDERSTATUS Vanaf versie 3.82.6 kan men binnen een importscript de parameter ORDERSTATUS=x meegeven. Hierbij kunnen de volgende waardes worden meegegeven: Waarde Omschrijving 1 Offerte 2 Order wacht op aanbetaling 3 Order wacht op afroep 4 Order intern 5 Order extern 6 Order geblokkeerd Dit biedt dus de mogelijkheid om bijvoorbeeld ook offertes (1) of debiteurenorders met de status Order extern (5) (geen impact op logistiek = actuele voorraad en teller gereserveerd) te importeren. 5.8.5 Datacommunicatie Geen wijzigingen in dit onderdeel 5.8.6 Rollen Geen wijzigingen in dit onderdeel 5.8.7 Toegangsbeheer Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 5.8.8 Boekhoudkoppeling 5.8.8.1 Wijziging King boekhoudkoppeling Binnen de King boekhoudkoppeling is het nu mogelijk om de relatiegegevens zowel in CSV als in XML formaat te exporteren. Enkele versies terug was er een aanpassing doorgevoerd zodat de relatiegegevens alleen nog maar in XML formaat geëxporteerd konden worden. Dit in verband met de overgang naar IBAN. Dit werd alleen ondersteund door King in de XML koppeling. Echter na vragen vanuit klanten en backwards compatibiliteit is ervoor gekozen om de gebruiker zelf te laten kiezen in wat voor formaat de relaties geëxporteerd dienen te worden. 2014 66 van 87
5.8.8.2 Aanpassing Exact Online koppeling Indien men in voorgaande versies een ontvangst boekte op een crediteurenorder of een pakbon en men deze naar Exact Online exporteerde, dan kwam er een boeking op de tussenrekening voorraad met als omschrijving TR voorraad. Vanaf versie 3.82.6 wordt deze omschrijving aangevuld met het ordernummer of pakbonnummer. 5.8.9 POS Hardware configuratie Geen wijzigingen in dit onderdeel in deze versie. 2014 67 van 87
5.8.10 Web Transaction Services 5.8.10.1 Uitbreiding instellingen omzetloyalty In versie 3.82 zijn er twee extra instellingen toegevoegd m.b.t. de claimbon van een loyalty-spaarkaart. Deze instellingen waren voorheen alleen rechtstreeks via de KMSFTWR.INI aan te passen. Deze instellingen zijn alleen van toepassing als men een ecustomerprodukt van het type Spaarkaart heeft en het veld Kaartnr. niet aanwezig is ingevuld. Op dat moment is namelijk de Claim-functie (alleen bij host ICP mogelijk) geactiveerd en kan een klant die zijn klantenpas is vergeten toch punten claimen via een internetsite van de klant. Op de zogenaamde claimbon die een klant dan krijgt staan een tweetal gegevens die via BlueRetail te configureren zijn: - De vervaldatum van de punten (wordt door host ICP ingesteld) - De URL waar de klant achteraf de punten op zijn klantenpas kan bijschrijven Beide instellingen zijn nu dus ook via BlueRetail te zetten via menu ISE op het tabblad Omzet-loyalty. 2014 68 van 87