A. INKOMSTEN/VENNOOTSCHAPSBELASTING De voornoemde kosten zijn voor 75% aftrekbaar van de winst van de onderneming. Een cijfervoorbeeld: U betaalt als werkgever 1.904 inclusief BTW voor een personeelsdag op het circuit. De BTW (zie hierna) kunt u verrekenen op uw aangifte omzetbelasting, derhalve krijgt u 304 aan BTW terug. U betaalt derhalve 1.600. Aftrekbaar van de winst is 75% of 1.200. Wordt uw onderneming in de vorm van een BV gevoerd, dan betekent dit dat u een bedrag van in 2006 minimaal 25,5% is 306 aan vennootschapsbelasting bespaart of zelfs terug krijgt van de belastingdienst. De netto kosten voor de onderneming zijn derhalve slechts 1.294 in plaats van de 1.904 die onderaan de door u ontvangen factuur staat. Wordt uw onderneming in de vorm van een eenmanszaak of vennootschap onder firma uitgeoefend, dan kan de belastingbesparing zelfs oplopen tot 52%! B. LOONHEFFING Personeelsfeesten, -reizen en dergelijke of vergoedingen daarvoor zijn vrijgesteld van loonheffing, als de kosten daarvan per werknemer niet hoger zijn dan 340 per kalenderjaar. De deelname aan de festiviteit moet dan wel openstaan voor ten minste driekwart van de werknemers of voor tenminste driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of een functionele eenheid (bijvoorbeeld een afdeling). Dit moet per inhoudingsplichtige beoordeeld worden en niet op concernniveau. Ook mag het gezamenlijke karakter van de activiteit niet ontbreken. Als er sprake is van een activiteit die verband houdt met een jubileum van de inhoudingsplichtige, dan wordt het vrijgestelde bedrag verhoogd tot 454 per kalenderjaar. Dit bedrag mag dan worden toegepast op het totaal aan activiteiten in dat kalenderjaar. Een activiteit houdt met een jubileum van de werkgever verband als u dit meedeelt aan uw werknemers en het feest of de reis plaatsvindt in het jubileumjaar zelf of binnen zes maanden na afloop van het jubileumjaar. Let op: deelname van de partner van de werknemer aan de activiteit leidt niet tot een verdubbeling van de vrijstelling.
Als de kosten per werknemer meer zijn dan 340 per kalenderjaar (of 454 bij een jubileum) moet u het meerdere tot het loon rekenen. Voor de bepaling van het te belasten bedrag houdt u rekening met het volgende: U mag in principe de regels voor vergoedingen en verstrekkingen toepassen zoals u die elders dit hoofdstuk aantreft, mits de kosten hiervoor voldoende gespecificeerd zijn. Als bijvoorbeeld de kosten voor maaltijden en overnachtingen voldoende gespecificeerd zijn, mag u de normbedragen voor maaltijden en overnachtingen toepassen. Als het zakelijk deel van de activiteit ondergeschikt is, dan mogen de kosten hiervoor niet worden afgesplitst. Kosten die zijn gemaakt voor externe deelnemers, mogen buiten beschouwing worden gelaten. Over het belaste bedrag mag eindheffing plaatsvinden op basis van het enkelvoudig tarief. U kunt er ook voor kiezen om normaal loonheffing in te houden van de werknemer. C. OMZETBELASTING Voor de omzetbelasting geldt dat als de prestaties de grens van 227 (exclusief BTW) per werknemer of relatie per boekjaar niet overschrijdt de BTW voor u als ondernemer voor de BTW volledig te verrekenen is. In een aantal gevallen kan de BTW niet worden verrekend. Hierna geven wij een aantal relevante voorbeelden die in dit kader van belang zijn.
De regeling Besluit uitsluiting aftrek van voorbelasting (BUA) U kunt als ondernemer geen of slechts beperkt voorbelasting aftrekken als de bedrijfskosten (geheel of gedeeltelijk) voor u een consumptief karakter hebben. Het gaat hier om: goederen en diensten voor het voeren van een bovenmatige staat; goederen die u als relatiegeschenken weggeeft aan personen die geen of slechts gedeeltelijk recht hebben op aftrek voorbelasting; goederen en diensten voor persoonlijk gebruik door personeel. Voor deze laatste twee soorten prestaties geldt een drempelbedrag. Zo lang u bij de berekening van de kosten onder de drempel blijft, hoeft u de voorbelasting niet te corrigeren. Kortom: de BTW op de kosten blijft in deze gevallen gewoon aftrekbaar binnen de onderneming. Persoonlijk gebruik door personeel Het kan zijn dat u goederen of diensten aan uw personeel geeft voor persoonlijk gebruik. Bijvoorbeeld u geeft uw personeel een (geweldige) dag op het circuit. De BTW is niet aftrekbaar als deze kosten bij de totale berekening boven het drempelbedrag komen. Let op! Bij de vaststelling of de drempel wordt overschreden moet rekening worden gehouden met een eventueel door de werkgever van de werknemer bedongen vergoeding, waaronder ook een tegenprestatie in natura kan vallen (bij voorbeeld het verrichten van arbeid). In zo n geval is sprake van een levering of dienst verricht tegen vergoeding. De ontvangen vergoeding brengt mee dat mogelijk de drempel niet wordt overschreden. Let op! De auto van de zaak voor uw werknemer valt ook onder de regeling voor goederen en diensten voor persoonlijk gebruik door personeel!
Drempel voor relatiegeschenken, giften en personeelsvoorzieningen Om te voorkomen dat er kleine bedragen aan voorbelasting moeten worden gecorrigeerd, blijft de voorbelasting aftrekbaar als de aanschaffings- of voortbrengingskosten of de kostprijs van de prestaties de grens van 227 (exclusief BTW) per werknemer of relatie per boekjaar niet overschrijdt. De prestaties die meetellen voor deze 227 zijn: relatiegeschenken en giften; prestaties (mede) voor persoonlijk gebruik door de werknemer. Let op! Wanneer er op grond van de regeling geen correctie plaatsvindt voor de verstrekking van eten en drinken, dan moet ook de waarde daarvan meegenomen worden als prestaties voor persoonlijk gebruik voor de werknemer. Voorbeeld 1 Tien werknemers krijgen elk jaar een kerstpakket ter waarde van 50. Vijf werknemers krijgen bovendien een computer met een kostprijs van 1.500 (exclusief BTW). Vijf medewerkers vallen onder de grens van 227. Dit houdt in dat u geen voorbelasting hoeft te corrigeren. De medewerkers die naast het kerstpakket ook de computer hebben ontvangen komen wel boven de 227-grens. De BTW over 5 kerstpakketten en 5 computers moet worden gecorrigeerd. Voorbeeld 2 Tien werknemers krijgen elk jaar een kerstpakket ter waarde van 50. Vier werknemers hebben gebruik gemaakt van de personeelskantine. Deze waarde is te stellen op 200 per werknemer. Hoewel de BTW aftrekbaar blijft volgens de kantineregeling (minder dan 227) telt de waarde wel mee voor de overige prestaties die uitgesloten kunnen worden voor de BTW.
De werknemers die dat jaar alleen een kerstpakket hebben gekregen blijven onder de grens van 227. Dit houdt in dat u geen voorbelasting hoeft te corrigeren. Bij de vier andere medewerkers wordt per medewerker de totale waarde van de consumptieve bestedingen opgeteld: Kerstpakket 50 Kantine bevoordeling 200 + Totaal 250 In dit geval zal alleen de voorbelasting van de kantinebevoordeling worden gecorrigeerd. Bij overschrijding van de drempel wordt namelijk eerst een correctie aangebracht over de kantineverstrekkingen. Blijven de overige verstrekkingen beneden de drempel dan kan daarvoor een correctie op de voorbelasting achterwege blijven. De werknemer en de auto van de zaak in relatie tot de 227-drempel Als u uw werknemer een auto van de zaak beschikbaar stelt, vindt er meestal een bevoordeling plaats. De werknemer maakt ook privé-gebruik van deze auto. Het bedrag van de bevoordeling hangt in feite af van het aantal kilometers dat privé met de auto wordt gereden. In veel gevallen zal de bevoordeling van deze werknemer groter zijn dan 227. De BTW op de overige bevoordelingen zal dan gecorrigeerd moeten worden.
Voorbeeld In een jaar heeft u tien werknemers in dienst. U geeft aan al uw werknemers een horloge van 150 (exclusief BTW), als kerstgeschenk. Eén werknemer heeft een auto van de zaak. De werknemer gebruikt de auto 7000 kilometer voor privé-doeleinden. De cataloguswaarde van deze personenauto is 20.000. Omdat bij negen werknemers slechts een bevoordeling heeft plaats gevonden van 150 hoeft er geen BTW gecorrigeerd te worden. Bij de werknemer met de auto van de zaak heeft er een bevoordeling plaatsgevonden van: Horloge 150 Privé-gebruik auto 25% x 20.000 5.000 + 5.150 Nu de waarde van de bevoordeling groter is dan 227, zal de BTW op het horloge gecorrigeerd worden: 150,- x 19% = 28,50 (naast de correctie van de voorbelasting van de zaakauto). D. (Werk)kleding en uniformen Naast de fiscale voordelen te u kunt behalen op de kosten van de dag zelf kunt u daarnaast ook voor bijvoorbeeld (op de circuitdag te gebruiken) kleding met daarop uw bedrijfslogo rekenen op een bijdrage van de belastingdienst! Bijvoorbeeld in verband met een festiviteit op het circuit kan kleding aan werknemers worden verstrekt.
Vergoedingen voor en verstrekkingen van werkkleding en vergoedingen voor het wassen van die werkkleding zijn onbelast. Werkkleding is: kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls; kleding die is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare, aan (de bedrijfsorganisatie van) de werkgever gebonden beeldkenmerken (bijvoorbeeld een bedrijfslogo) met een oppervlakte van ten minste 70 cm2 in totaal. In totaal houdt in dat er dus ook op meerdere plaatsen op de kleding logo s van minder dan 70 cm2 geplaatst kunnen worden en dat die kleding dan ook kwalificeert als bedrijfskleding indien het totaal van alle logo s bij elkaar minimaal 70 cm2 bedraagt. Ook door u ter beschikking gestelde kleding die niet aan deze voorwaarden voldoet, is onbelast, zolang deze kleding aantoonbaar op de werkplek blijft. Er is sprake van een uniform als (een bepaalde) categorie werknemers gelijke kleding draagt die ook buiten de werkomgeving door derden wordt geassocieerd met een bedrijf of beroep. De kleding van bijvoorbeeld postbestellers en stewardessen wordt als uniform beschouwd, maar dat geldt niet voor de zwarte broek met blauwe blazer van chauffeurs. Of er sprake is van een uniform en uit welke onderdelen een uniform bestaat, is afhankelijk van de relevante feiten en omstandigheden van het geval. Deze aspecten kunt u afstemmen met de Belastingdienst. Als is vastgesteld dat een kledingstuk onderdeel is van een uniform dat gebruikt wordt voor de uitoefening van de dienstbetrekking, dan is dat kledingstuk werkkleding. Het is vervolgens niet relevant of een onderdeel van een uniform afzonderlijk niet als zodanig herkenbaar is of buiten de dienstbetrekking gedragen zou kunnen worden.
Schema werkkleding Gebruik dit algemene schema om te bepalen of u de kleding die op het werk wordt gedragen, onbelast mag vergoeden of verstrekken. E. CONCLUSIE Zoals u ziet betaalt de fiscus voor een groot gedeelte mee aan een geweldige dag die u met uw medewerkers of uw relaties beleeft op het circuit! Met dank aan fiscaal adviseur Robert de Bruijn van De Ruiter & Partners te Hardinxveld-Giessendam (www.deruiterenpartners.nl).