Word 2010: rondleiding Microsoft Word is in de eerste plaats een tekstverwerkingsprogramma, maar er is meer. Men kan standaardbrieven, memoranda, fax, enveloppen, etiketten, en andere types van documenten maken. Men heeft ook volledige controle over de opmaak van uw documenten. Men kan de grootte, de stijl, en de kleur van het lettertype controleren alsook de lay-out aanpassen door de marges, de tabs, en de groepering van de pagina's te wijzigen. Word biedt de mogelijkheid om grafieken, lijsten, en afbeeldingen te creëren. In Word kan men tabellen maken waarin men informatie opslaat, zelfs berekeningen uitvoert. Beginscherm De afbeelding hieronder is het scherm dat men ziet bij het openen van Word 2010. De Titelbalk. In het midden van de titelbalk vindt men de naam van het document en de naam van de applicatie. Wanneer dit een nieuw, nog niet opgeslagen document is, zal Word dit steeds de naam "Document" geven, gevolgd door een nummer. Aan de linkerzijde van de titelbalk bevindt zich de werkbalk "Snelle toegang". Onder de volledige titelbalk zit het Lint. Het lint bevat alle opdrachten die men kan uitvoeren in Word. Onder het lint wordt het document getoond waarin men op dat ogenblik aan het werken is. Aan de rechterzijde van ons document heeft men een verticale scrollbalk. Onderaan het document vindt men de verschillende weergaveknoppen, de schuifbalk om het document in- en uit te zoomen en de "Statusbalk". Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 1
Het lint Het belangrijkste gereedschap in Word 2010 is het lint. Alle opdrachten, die men tijdens de verwerking wenst uit te voeren, bevinden zich hier. Bovenaan het lint staan de verschillende (standaard) tabbladen: Start, Invoegen, Pagina-indeling, Verwijzingen, Verzendlijsten, Controleren, en Beeld. Afhankelijk van het geselecteerde tabblad ziet men onderaan verschillende groepen. Een groep bestaat uit verschillende opdrachtknoppen. Sommige van deze opdrachtknoppen hebben een naar beneden wijzend pijltje naast zich. Wanneer men hierop klikt, opent een vervolgkeuzemenu met meer opties. Als men in de groep klikt op het pijltje in de rechter benedenhoek, opent er een dialoogvenster. Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 2
De tabbladen. Invoegen Pagina-indeling Verwijzingen Verzendlijsten Controleren Beeld Men kan een lint minimaliseren / uitvouwen door op de knop te klikken. Bestand Inhoud van de tab Bestand De inhoud bestaat uit drie delen. Het linker deel bevat de klassieke opdrachten: Opslaan Opslaan als Openen Sluiten Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 3
Daarnaast zijn er een aantal koppelingen: Info: geeft informatie over het geopende bestand in de rechter kolom Recent: geeft een lijst met de laatst gebruikte bestanden De middelste kolom geeft de recente documenten, de rechter kolom de recente locaties. Nieuw Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 4
Men heeft de mogelijkheid een nieuwe lege werkmap te maken of te kiezen uit een sjabloon. Om te beginnen met een lege werkmap, klik dan op de knop "Leeg document" Wenst men te beginnen met een sjabloon klik op de knop "Voorbeeldsjablonen" kies uit de meegeleverde sjablonen van Word. Men kan ook sjablonen downloaden van de Office.com website. Word start steeds op met een nieuw document. Afdrukken In de middelste kolom van de functie "Afdrukken" staan de opties voor de afdruk, zoals de afdrukstand, het aantal en het formaat. De rechter kolom bevat een afdrukvoorbeeld van de actieve pagina. Opslaan en verzenden Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 5
In het tabblad "Opslaan en verzenden" kan men het bestand verzenden via e-mail. Het bestandstype wijzigen kan ook. Dit is nuttig als men het document moet uitwisselen met iemand die met een oudere versie van Word werkt. Men kan het bestand ook opslaan als pdf formaat. De functie opslaan als laat toe een eerder opgeslagen document op te slaan onder een andere naam. Als resultaat heeft men dan twee documenten. Help De werkbalk "Snelle toegang" Helemaal links in de Titelbalk, boven het "Lint", staat de werkbalk "Snelle toegang". Standaard worden de knoppen "Opslaan", Ongedaan maken", en "Opnieuw" weergegeven in deze werkbalk. Men kan knoppen toe voegen en verwijderen uit deze werkbalk. Wanneer men klikt op het naar onder wijzend pijltje (1) naast de werkbalk Snelle toegang, geeft dit een lijst (2) met de meest gebruikte opdrachten in Word. Indien de opdrachtknop die men wenst toe te voegen of te verwijderen hierin voorkomt, hoeft men enkel hierop te klikken. Opdrachten, weergegeven in de werkbalk Snelle toegang, zijn voorafgegaan door een groen vinkje (3). Om deze terug te verwijderen uit de werkbalk Snelle toegang, klikt men terug op de opdracht in de lijst. De snelste manier om een opdracht te verwijderen uit de werkbalk snelle toegang, is door deze te rechtsklikken in de werkbalk en te kiezen voor "Verwijderen uit werkbalk Snelle toegang". Indien de gewenste opdracht niet in het lijstje staat, dan kiest men voor Meer opdrachten Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 6
Aan de linkerzijde heeft men een lijst met alle opdrachten in Word. Selecteer de knop die men wenst toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang, en klik op de knop "Toevoegen". In het rechter vak staan alle knoppen die al in de werkbalk Snelle toegang staan. Om een knop te verwijderen, selecteert men deze in het rechter vak en klikt de knop "Verwijderen". Klik op OK als de aanpassingen klaar zijn. De linialen en schuifbalken (scrollbar) Men kan de linialen tonen of verbergen door op de knop Liniaal rechter schuifbalk. te klikken rechts boven de Aan de rechterkant van het Word-programmavenster ziet men de verticale schuifbalk. Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 7
Het lint Start nader bekeken. De knop Alles weergeven Wanneer men hierop klikt, worden alle niet zichtbare karakters getoond. Dit kan een spatie, een alinea, een insprong zijn. Voorbeeld Betekenis van de knoppen. Als men de muisaanwijzer op een knop zet, krijgt men een kader met uitleg. Stijlen De juiste spelling en grammatica Spelling Voorbeeld Woorden, die Word 2010 als foutief aanziet, worden onderlijnd met een rode golflijn. Best is om de tekst eerst volledig in te geven en dan pas tot de verbetering over te gaan. Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 8
Klik met de rechtermuisknop op het onjuist gespelde woord. Kies in de lijst het woord dat men bedoelde te typen. In het voorbeeld is zelf het gezochte woord. Na een klik op dat woord wordt het automatisch ingevoegd in het document ter vervanging van het foutief gespelde woord. Het is mogelijk dat het bedoelde woord niet in de lijst voorkomt. Misschien moet men dan het Groene Boekje raadplegen. Er zijn natuurlijk woorden die Word niet kan kennen zoals familienamen of namen van steden. De spellingscontrole biedt hiervoor de opties negeren, alles negeren en toevoegen aan woordenlijst. Negeren: de fout éénmalig negeren in het document. Alles negeren: de fout negeren in het volledig document Toevoegen aan woordenlijst: hiermee voegt men woorden toe aan de standaardwoordenlijst van Word. Grammaticacontrole Een groene golflijn onder een reeks woorden duidt op een grammaticale fout. Klik met de rechtermuisknop op het gemarkeerde woord. Word doet een aantal suggesties waaruit men kan kiezen. Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 9
Spellings- en grammaticacontrole. Men kan alle aangegeven spellings- en grammaticafouten negeren en kiezen voor een algemene spellings- en grammaticacontrole als het document volledig getypt is. Plaats het tabblad Controleren op de voorgrond. Klik in de groep Controle op de knop Spellings- en grammaticacontrole. We hernemen terug ons voorbeeld. Het resultaat van de functie spellings- en grammaticacontrole. Vergeet niet de functie grammatica controleren aan te zetten. Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 10
Afdruk Samenvoegen. Afdruk samenvoegen is een proces waarbij men één document opent en er andere informatie in opneemt om tot gepersonaliseerde documenten te komen. Terminologie. Hoofddocument: gewoon Word-document dat verschillende opengelaten zones bevat om de variabele gegevens in te plaatsen. Adressenlijst: lijst die de gegevens bevat die men gebruikt voor de aanmaak van de gepersonaliseerde documenten. Velden: de opengelaten zones van het hoofddocument worden opgevuld met de informatie die in de velden van de adressenlijst staat. Proces samenvoegen. De gemakkelijkste wijze van werken is gebruik te maken van de stapsgewijze wizard afdruk samenvoegen. Selecteer het tabblad verzendlijsten. Klik op de knop afdruk samenvoegen starten Klik op de functie stapsgewijze wizard afdruk samenvoegen De wizard voert zes stappen uit. Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 11
Brieven Stap 1 Stap 2 Stap 3 Klikken op bladeren opent het venster gegevensbron selecteren. Selecteer de Excel adressenlijst. Klik in het venster Tabel selecteren op Blad1$. De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen: dat is in orde. Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 12
In het scherm Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen kan men adressen selecteren. Stap 4 Klik op adresblok Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 13
Er ontbreken gegevens in het voorbeeldvenster. Zoals aangegeven op het scherm klikt men op de knop Velden vergelijken om het probleem op te lossen. Aan de linkerkant van dit dialoogvenster vindt men de standaard veldnamen, aan de rechterkant vindt men de veldnamen uit de geselecteerde Exceladressenlijst. Sommige van deze velden hebben een overeenkomst, anderen dan weer niet. Komt de standaardtitel in de linkse kolom overeen met de titel in het gelinkte bestand, dan zal Word een overeenkomst vinden. Indien niet, dan klikt men op het naar beneden wijzend pijltje naast het vak waar er geen overeenkomst is, en kiest men het veld manueel uit de lijst. Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 14
Na aanpassing zijn de gegevens in het voorbeeldvenster volledig. Stap 5 Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 15
Stap 6 Klik op afdrukken. Keuze bij het afdrukken. Etiketten Na het starten van de stapsgewijze wizard afdruk samenvoegen, doorloopt men terug zes stappen. Stap 1 Stap 2 Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 16
Labelopties Selecteer het gebruikte soort etiket Stap 3: adressen selecteren. Is dezelfde als voor brieven. Stap 4: Adresblok: zelfde werkwijze als voor brieven. NIET VERGETEN: klik op de knop Alle etiketten bijwerken als het adresblok in orde is. Stap 5 Stap 6 Afdrukken: hetzelfde als voor brieven. Word 2010: rondleiding OKRA computerclub: Patrick Verbeke 17