Help! Ik word werkgever Handboek voor nieuwe werkgevers
Inhoud Voorwoord 4 1. Werkgever in spe 5 1.1 Waar moet ik aan denken voor ik werkgever word? 5 1.2 Hoe vind ik een geschikte werknemer? 5 1.3 Wat is het loon wat ik moet aanbieden? 5 1.4 Kan ik niet beter een payroll bedrijf inschakelen? 6 2. Arbeidscontract 7 2.1 Contractduur 7 2.2 Proeftijd 7 2.3 Salaris en omvang dienstverband 7 2.4 Uitbetaling bij ziekte 7 2.5 Vakantieverlof 8 2.5 Vakantiegeld 8 2.6 en verder: 8 2.7 Wetgeving 8 3. CAO Verplichting 9 3.1 Wie verzint zoiets? 9 3.2 Wat kan er in een CAO worden afgesproken? 9 3.3 Deelnameverplichting CAO 9 3.4 Wie kan mij vertellen in welke CAO ik val? 9 4. Pensioenen en pensioenplicht 11 4.1 Bedrijfstakpensioenfonds 11 4.2 Beroepspensioenfondsen 11 4.3 Pensioenverzekeringen 11 4.4 Inzicht in de hoogte van de afdracht 12 4.5 Bedrijfstakspecifieke fondsen 12 5. De loonadministratie 13 5.1 Administratieve verplichtingen 13 5.2 Aanmelden bij de belastingdienst als werkgever 13 5.3 De gegevens aanleveren voor de loonadministratie 13 5.4 Aangifte plicht 13 5.5 Bewaarplicht 14 5.5 Aansluiting financiele administratie 14 6. Fiscaal optimaal 15 6.1 Subsidie onderwijs 15 6.2 Subsidie 50+ ex uitkeringsgerechtigden 15 6.3 Subsidie 54+ 15 6.4 Reiskosten 15 6.5 Auto van de zaak 15 6.6 Telefoon 15 6.7 Thuiswerkplek 15 6.8 Dienstreizen 15 6.9 Representatiekosten 15 2011 Loonbureau.nl. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze opgave mag worden verveelvoudigd, gekopieerd, opgeslagen in geautomatiseerde gegevensbestanden of openbaar gemaakt, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Loonbureau.nl. Ondanks de grote zorg waarmee deze uitgave is samengesteld, kan Loonbureau.nl niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die het gevolg is van eventuele onjuistheden in deze uitgave.
Voorwoord Loonspecialisten bij de Belastingdienst en andere overheden hebben vaak alleen kennis van de belastingwetgeving en de sociale wetgeving. Voor de loonadministratie is er echter veel meer regelgeving, maar helaas ontbreekt het aan kennis om vanuit de overheid een goede voorlichting te geven. Voor Loonbureau.nl is dit een reden geweest om door het schrijven van deze uitgave in nieuwe werkgevers een leidraad te geven die hen bijstaat in de weg naar werkgeverschap. Loonbureau.nl staat bekend om een heldere manier van communiceren, in dit handboek is dat niet anders. Uiteraard staan we open voor kritiek, dus als er opmerkingen zijn die bij kunnen dragen aan een verbetering in de volgende uitgave, stuur deze gerust toe. Ik hoop dat menig werkgever hier haar voordeel mee kan doen en gebruikmaken van de vele waardevolle tips. Met vriendelijke groet, Michiel van Boxtel Help! Ik word werkgever
1. Werkgever in spe In dit hoofdstuk worden de zaken die voorafgaan aan het indienst nemen van de medewerker besproken. Hierbij vragen we ons af of het wel verstandig is om een medewerker in dienst te nemen, en wat we in het contract moeten zetten. 1.1 Waar moet ik aan denken voor ik werkgever word? Het in dienst nemen van één of meerdere werknemers kan noodzakelijk zijn om het doel van de onderneming te bereiken. Soms ligt dit voor de hand omdat de omvang of de aard van de onderneming het onmogelijk maakt om het bedrijf zonder personeel te runnen, maar er kan ook sprake zijn van drukte, tijdelijk dan wel permanent. Voor het besluit genomen wordt om een werknemer in dienst te nemen zouden de volgende stappen moeten worden doorlopen. 1. Wat kost mij deze werknemer. Hiervoor is het zaak dat er een goede proforma berekening wordt gemaakt met een specificatie van de werkgeverskosten. Tel hierbij alle risico s en overige kosten op. Denk hierbij aan de wervingskosten, arbodienst, verzuimverzekering, personeelsuitjes, werkplek, gereedschap... Kom op die manier tot een goede kostprijsberekening. 2. Bepaal hoeveel de medewerker per productief uur kost rekeninghoudend met vrije dagen (vakantie, feestdagen, kort verzuim, bijzonder verlof, ziekte en eventueel ATV) en andere niet productieve uren. Zet dit tegen de omzet weg om te bepalen of er nog voldoende marge overblijft. 3. Stel je zelf de vraag of je wel wil groeien. Er zijn voldoende bedrijven die bewust kiezen om niet te groeien. Niet groeien kan de ondernemer meer rust geven, maar de continuïteit kan weer gebaat zijn bij het in dienst nemen van werknemers. Het in dienst nemen van een werknemer brengt nieuwe werkzaamheden met zich mee zoals het begeleiden, motiveren en evalueren van de werknemer. De investering in de werknemer is van groot belang voor de inzetbaarheid, bij indienst treding maar ook daarna. 1.2 Hoe vind ik een geschikte werknemer? Het zoeken naar een geschikte werknemer kan een uitdaging zijn. Afhankelijk van hoe specialistisch de functie is maak je een keuze. Voor een functie waar voldoende geschikte kandidaten voor zijn kijk je op werk.nl of je zet er een vacature op. Je kunt ook met het UWV contact op nemen. Zij hebben vaak werknemers die ze gesubsidieerd aan het werk willen helpen. In de huidge tijd is het zonde om een personeelsadvertentie te zetten als er voldoende werknemers beschikbaar zijn. Bij functies met specifiekere eisen ligt dit anders. Ook daar is werk.nl een prima mogelijkheid maar kan het zinvol zijn om een personeelsadvertentie in een regio of juist een vakblad te plaatsen. Een uitzendbureau inschakelen kan natuurlijk ook, maar houdt er rekening mee dat dit al gauw één a twee maandsalarisen extra kost aan wervingskosten of je start met 1000 duurdere uitzenduren voor de medewerker in rechtstreekse dienst komt.
1.3 Wat is het loon wat ik moet aanbieden? Nieuwe werkgevers willen hun nek vaak verder uitsteken dan verstandig is. We zitten niet in de gouden eeuw dus kijk uit wat je toezegt. Natuurlijk blijft het een onderhandeling maar hou altijd je kosten in de gaten en ga niet verder als de ruimte die je hebt. Een medewerker hoeft er qua loon niet altijd op vooruit te gaan om voor een andere werkgever te kiezen, maar een werknemer wil ook niet graag inleveren. Het is doorgaans geaccepteerd om een kopie van de oude loonstrook van de werknemer te vragen. Je kan aangeven dat je de werknemer een reëel voorstel wil doen, en rekening wil houden met het loon en andere voordelen die de werknemer bij de huidige werkgever ontvangt. Denk hierbij aan werkgeversbijdrage pensioen, onbelaste kostenvergoedingen, aantal vakantiedagen, eventuele ATV dagen. Natuurlijk zal niet iedere werknemer de strook geven, maar met die strook zal je veel sneller tot een accoord komen. Verder zijn er verschillende internetsites die een indicatie geven van het loon. Onze ervaring is echter dat dit vaak veel hoger is dan wat gebruikelijk is. Indien de werkgever onder een CAO valt(hierover later meer uitleg) kan je de loonschalen van de CAO als handvat gebruiken. Een derde mogelijkheid is het zoeken naar vacatures waar het loon in genoemd wordt. Natuurlijk verschillen lonen ook weer per regio. Spreek NOOIT een nettoloon af! Maar al te vaak zien we bij loonbureau.nl werkgevers die netto afspraken hebben gemaakt. Het klinkt zo gemakkelijk, maar als werkgever neem je alle risico s voor verschuivingen van inhoudingen. Ook als de werknemer de loonheffingskorting niet meer laat toepassen wordt de loonheffing veel hoger, maar omdat er een netto afspraak is stijgen het brutoloon en de werkgeverskosten aanzienlijk. Verder is het aantal uren ook van belang. Als de werknemer wel loon ontvangt zal er procentueel meer loonheffing worden ingehouden, dus bij een nettouurloon zal er bij veel uren een aanzienlijke kosten stijging zijn. Dit is de reden dat je nooit nettoloon afspraken moet maken. Beter is het om het nettoloon eenmalig te bruteren om vervolgens dat brutoloon aan te houden. 1.4 Kan ik niet beter een payroll bedrijf inschakelen? Een payroll bedrijf neemt het juridische werkgeverschap over en in bepaalde gevallen kan dit voordelen opleveren. Eigenlijk is het een uitzendcontract waarbij de werkgever zelf de werving heeft gedaan. Je betaalt wat meer maar het uitzendbureau regelt dan verder alles met betrekking tot de contracten, de verloning en risico s. Doorgaans kost je dit twee euro per uur meer, dus voor een fulltimer 4160,- euro per jaar. Vooral bij minimale uren kan dit toch nog kostentechnisch interessant zijn, bij wat meer uren is het rechtstreeks in dienst nemen zondermeer goedkoper.
2. Arbeidscontract In dit hoofdstuk beschrijven we de aspecten van de arbeidsovereenkomst. Wat moet er minimaal in staan en is er een arbeidsovereenkomst nodig? Als werkgever hoef je wettelijk geen arbeidsovereenkomst op te stellen, maar als een overeenkomst ontbreekt is een werknemer automatisch in dienst voor onbepaalde tijd en mis je de kans om bepaalde voorwaarden vast te leggen. 2.1 Contractduur Beschrijf in het contract voor welke duur de arbeidsovereenkomst wordt aangegaan. Een contract voor bepaalde tijd kan je drie keer afsluiten, het vierde contract is automatisch voor onbepaalde tijd. Let hierbij ook op voor contracten die vooraf gingen aan de arbeidsovereenkomst waarbij de medewerker reeds werkzaam was in je bedrijf. Indien de medewerker eerst via een uitzendbureau is ingehuurd telt dit contract mee. Bij een uitzendmedewerker wordt het contract automatisch onderbroken bij ziekte, dus hierdoor kan je al erg snel op het vierde contract zitten. Een uitzendmedewerker start op maandag, is op dinsdag ziek, komt woensdag weer werken maar donderdag toch nog een dagje thuis om vervolgens vrijdag weer het werk te hervatten. In dit voorbeeld heeft de medewerker in deze week al drie contracten en zal een contract vanuit het bedrijf automatisch een contract voor onbepaalde tijd moeten zijn. Beschrijf ook altijd of het contract automatisch afloopt, of juist niet maar bij gebleken geschiktheid wordt verlengd. Het is gepast om een termijn af te spreken waarvoor de werkgever en werknemer elkaar informeren over hun intenties ten aanzien van de contractverlenging. Neem altijd een passage op dat het contract automatisch afloopt bij het bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd. Neem je dit niet op dan hoeft een medewerker niet te stoppen bij het bereiken van die leeftijd en kan je mogelijk nog een ontslagprocedure moeten volgen indien je de werknemer naar huis wil sturen. 2.2 Proeftijd De duur van de proeftijd is afhankelijk van de duur van het contract. Vaak zien we dat het hier fout gaat. Beperk je tot het vermelden dat de wettelijke proeftijd van toepassing is. 2.3 Salaris en omvang dienstverband Vermeld de omvang van het dienstverband in uren per week, het fulltime loon en of dit een week, vierweken of maandloon betreft met daar de vermelding bij dat het naar rato van het dienstverband wordt uitbetaald. Ook indien het om een uurloner/oproepkracht gaat, is het zinvol een fulltime loon te vermelden. Bij de vermelding van een uurloon kan er een discussie ontstaan met de Belastingdienst over het verplicht toepassen van de ongunstigere dagtabel. Indien er een CAO van toepassing is kan ook naar een loontabel van de CAO worden verwezen. Het is dan wel verstandig om de functieschaal in het contract te vermelden.
2.4 Uitbetaling bij ziekte Veel werkgevers die niet gebonden zijn aan een CAO keren ziekte tegen 100% uit. Het is echter wettelijk toegestaan om minder te betalen. Je mag bij ziekte bijvoorbeeld een wachtdag toepassen zodat de eerste dag ziek voor rekening is van de werknemer. Verder moet je de eerste twee jaar gemiddeld 85% uitbetalen waarbij je het eerste jaar niet onder het minimumloon mag komen. Vaak geldt er voor het eerste jaar een ander percentage dan voor het tweede jaar, denk hierbij aan 12 maanden 100% en daarna 12 maanden 70%. 2.5 Vakantieverlof De wet schrijft voor dat de werknemer recht heeft op vier keer de uren per week aan vakantie. Bij een fulltimer is dit bij een werkweek van 40 uur, 160 uur vakantie per jaar (20 dagen). De uren die de werkgever meer geeft (al dan niet verplicht door een CAO) noemen we bovenwettelijke vakantieuren. In het contract hoeft dit niet te worden opgesplitst. Doorgaans worden er 24 of 25 vakantiedagen afgesproken, ook bij bedrijven waar dit niet door een CAO is voorgeschreven. Naast vakantie kan er ook nog recht zijn op ATV uren. Het recht op ATV is niet wettelijk geregeld maar kan uit een CAO voortvloeien. In het contract kunnen ook beperkingen zijn opgenomen wanneer en hoe lang aaneengesloten iemand vakantie mag nemen. 2.5 Vakantiegeld Vakantiegeld is wettelijk minimaal 8% over het basis salaris. Slechts enkele CAO s wijken hier van af met een hoger percentage. Uitbetaling hiervan geschiedt één keer per jaar, doorgaans in mei of juni. 2.6 en verder Een aantal belangrijke zaken die voor zich spreken maar wel dienen te worden opgenomen in het contract: werknemer gegevens ingangsdatum doorbetaald bijzonder verlof CAO regeling zover deze van toepassing is pensioenregeling zover deze van toepassing is de handtekening van beide partijen uitbetaling per maand / 4 weken / week En zaken die afhankelijk van de functie zouden kunnen worden toegevoegd: relatiebeding concurrentiebeding intellectueel eigendom geheimhoudingsplicht boeteclausule veiligheids- en arbobepalingen beperkingen externe nevenfunties 2.7 Wetgeving Sluit het contract altijd af met de passage waarin de partijen aangeven overeengekomen zijn dat indien er onderdelen van de overeenkomst in strijd zijn met de wetgeving op dat punt de wet gevolgd dient te worden zonder dat dit afbreuk doet aan de rest van de overeenkomst.
3. CAO Verplichting In Nederland kennen we een paar honderd CAO s en het is mogelijk dat je als werkgever verplicht bent om je daar aan te houden. Hoe je daar achter komt is helaas niet zo makkelijk, er is namelijk geen onafhankelijk orgaan die hier een bindend oordeel over kan geven, ook de overheid niet. Dat maakt het allemaal erg ondoorzichtig en zeker voor een nieuwe werkgever. Binnen de CAO s maken we een onderscheid tussen onderneming CAO s en bedrijfstak CAO s. De onderneming CAO s worden afgesloten voor en door grote concerns zoals PHILIPS, Suiker Unie, NOB, Vroom & Dreesman en Prenatal. Bedrijfstak CAO s hebben betrekking op een grote groep individuele ondernemingen binnen een bedrijfstak. Deze laatste groep CAO s gaan we het in dit hoofdstuk bespreken. 3.1 Wie verzint zoiets? Een CAO ontstaat uit afspraken die werkgeversorganisaties met werknemersvakbonden maken. Bij de werkgeversorganisaties moet gedacht worden aan belangenverenigingen die binnen een branche opkomen voor de belangen van de aangesloten werkgevers. Voorbeelden hiervan zijn MOGroep (oa kinderopvang), Koninklijk Horeca Nederland, Mitex (oa modedetailhandel) en Transport en Logistiek Nederland. In een aantal branches zijn meerdere belangenorganisaties die soms gezamenlijk, maar ook soms afzonderlijk een CAO afsluiten met de werknemersvakbonden. 3.2 Wat kan er in een CAO worden afgesproken? Het is heel divers wat er in een CAO wordt afgesproken maar een aantal zaken komen wel vaak aan bod. Hieronder een opsomming van de veel voorkomende onderwerpen: Looptijd Voor welke werkgevers van toepassing (werkingsfeer) Salarisschalen Gebruikelijke werktijden Loon bij ziekteverzuim Onregelmatigheidstoeslagen, en overwerktoeslagen Vakantie en ATV rechten Scholing Reiskosten Doorbetaald bijzonderverlof Werkomstandigheden Deelname verplichte fondsen De CAO partijen De totale arbeidsvoorwaarden binnen een CAO is voor de werknemer altijd gunstiger dan wat vanuit de wetgeving reeds is voorgeschreven.
3.3 Deelnameverplichting CAO Zodra een CAO is overeengekomen geldt deze voor alle werkgevers die verbonden zijn aan de belangenorganisaties die als CAO partij mede de onderhandelingen hebben gevoerd. Het is daarbij niet van belang of de werknemer lid is van een vakbond. Wel moet de werkgever binnen de werkingsfeer vallen van de CAO. CAO partijen kunnen vervolgens een verzoek indienen bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid om de CAO (of een deel er van) algemeen verbindend te verklaren. Indien dit wordt afgegeven gelden de bepalingen van de CAO voor alle bedrijven die binnen de werkingsfeer vallen en hun werknemers. 3.4 Wie kan mij vertellen in welke CAO ik val? Helaas geeft de overheid geen CAO advies, je moet dus zelf uitzoeken of en zo ja welke CAO je moet toepassen. Soms ligt het voor de hand, maar als er verschillende activiteiten worden uitgevoerd kan dat best een lastige klus zijn. Loonbureau.nl geeft aan klanten desgevraagd een voorselectie van CAO s die getoetst kunnen worden. Het toezien op de toepassing van de CAO is heel beperkt. Sommige branches hebben een controlerend orgaan opgericht maar de bevoegdheden zijn erg beperkt. Veel werkgevers houden zich niet 100% aan de CAO. Soms is dit uit onwetenheid maar zeker zo vaak staan er in een CAO onwerkbare bepalingen of is de CAO een boekwerk geworden van meer dan 500 pagina s. De CAO onderhandelaars zorgen helaas niet altijd voor duidelijke en heldere regelingen, en verliezen de praktijk maar al te vaak uit het oog. Gelukkig kan in de praktische toepassing van de CAO de werkgever positief afwijken van de CAO. Help! Ik word werkgever
4. Pensioenen en pensioenplicht Als het gaat om de gemiddelde pensioeninleg is dit in Nederland erg hoog ten opzichte van andere landen. Toch heeft niet iedereen een pensioen en zeker niet hetzelfde pensioen. Net als bij de CAO s geldt ook voor pensioenen dat ze doorgaans per branche zijn geregeld. We noemen dat bedrijfstakpensioenfondsen waar er ruim honderd van zijn in Nederland. Naast de bedrijfstakpensioenfondsen zijn er een handje vol beroepspensioenfondsen, en grotere ondernemingen zoals PHILIPS of Randstad hebben een eigen bedrijfspensioenfonds. Voor bedrijven die niet in een regeling vallen en te klein zijn voor een eigen fonds is er een mogelijkheid om het pensioen te regelen in een pensioenverzekering. 4.1 Bedrijfstakpensioenfonds Als er voor je branche een bedrijfstakpensioenfonds (Bpf) is opgericht is het goed mogelijk dat je als werkgever verplicht bent om deel te nemen. Deze verplichting komt uit een verplichtstelling vanuit de overheid of wordt via een CAO verplicht. Een aantal pensioenuitvoerders schrijven je hierover automatisch aan maar dat is per branche verschillend. Je bent daar als werkgever zelf verantwoordelijk voor. De aanvangsleeftijd verschilt per Bpf en stopt meestal vanaf de 65e verjaardag. Ook oproepkrachten zijn doorgaans verplicht deel te nemen, uitgesloten zijn meestal directeuren grootaandeelhouders (DGA), familie van de DGA, stagiaires en soms ook seizoenswerkers maar wederom is dat per fonds verschillend. Ook de afdrachten verschillen van een 2,6 tot bijna 35 procent evenals het gedeelte dat op het loon van de werknemer mag worden inghouden. Het is dus van belang om direct bij aanvang te weten waar je onder valt, en als er te weinig wordt verhaald op de medewerker draait de werkgever daar immers voor op. Loonbureau.nl kent alle regelingen dus de toepassing van de regeling is zondermeer geregeld, daarnaast kan Loonbureau.nl je met het juiste pensioenuitvoerder in contact brengen zodat uitsluitsel gegeven kan worden over de deelnameplicht of deelnamemogelijkheid. 4.2 Beroepspensioenfondsen Voor een aantal beroepen zijn er afzonderlijke fondsen opgericht. Voorbeelden hiervan zijn huisartsen, tandartsen en architecten. Een tandarts valt dus onder het beroepspensioenfonds voor tandartsen terwijl zijn tandarstassistente weer onder het bedrijfstakpensioenfonds valt.
4.3 Pensioenverzekeringen Bedrijven die niet verplicht onder een fonds vallen hoeven ook geen pensioen te regelen voor hun medewerkers. Bedrijven die dit wel willen doen kunnen kiezen voor een pensioenverzekering. Je komt dan bij aanbieders als bijvoorbeeld Nationale Nederlanden, De Amersfoortse en Aegon terecht maar kijk wel altijd goed uit naar de kosten. Bij kleine ondernemingen zijn de kosten erg hoog en het is zonde als een groot gedeelte van de inleg wordt afgeroomd voor het in de pensioenpot komt. Een groot verschil met een pensioenfonds is dat een pensioenverzekering geen pensioen gegarandeerd maar een niet vooraf bepaald eindbedrag oplevert waar vervolgens een pensioen mee aangekocht kan worden door de deelnemer. Een alternatief voor een pensioenverzekering is het banksparen wat de werknemer zelf kan regelen en veel minder kosten met zich meebrengt. Ook kan je als werkgever informeren bij een pensioenfonds van een aanverwante bedrijfstak of er een vrijwillige aansluiting mogelijk is. Dit geldt dan doorgaans wel voor alle werknemers. 4.4 Inzicht in de hoogte van de afdracht Mensen leven steeds langer dus pensioenen worden steeds duurder, maar hoe wordt die premie nu eigenlijk berekend? Het begint met de pensioengrondslag, dus welke componenten van het loon zijn grondslag voor het pensioen. Vaak is dit het vast overeengekomen loon inclusief vakantiegeld. Omdat iedereen recht heeft op AOW heeft een medewerker met een minimum inkomen bijna geen terugval in inkomen, terwijl een medewerker met een modaal inkomen een behoorlijk stuk inkomen mist zodra deze met pensioen gaat. Om deze reden hanteren pensioenfondsen een franchise gebaseerd op de AOW. Feitelijk wordt enkel over het loon wat boven het AOW bedrag uitstijgt pensioen opgebouwd. Door deze constructie kan 2% loonsverhoging makkelijk leiden tot een verdubbeling van de pensioenlast. 4.5 Bedrijfstakspecifieke fondsen Naast pensioenfondsen bestaan er nog verschillende andere fondsen waar mogelijk een afdrachtverplichting voor geldt. Vaak komt deze verplichting voort uit een CAO. Er moet dan gedacht worden aan bijvoorbeeld VUT regelingen, opleidingsfondsen en sociaal fondsen. Loonbureau.nl kan je meer vertellen over je eventuele verplichtingen. 5. De loonadministratie Indien je werknemers in dienst hebt ben je verplicht om een loonadministratie aan te leggen. Vroeger kon dat voor de hobbyisten nog op papier maar tegenwoordig ontkom je niet meer aan een digitale verwerking. Doorgaans wordt de loonadministratie uitbesteed omdat de regelgeving op het gebied van loonadministratie erg veranderlijk is en door de CAO- en Pensioenwetgeving veel grijze gebieden kent. Ook administratie- en accountantskantoren die in beginsel geen kennis van loonadministratie hoeven te hebben kiezen steeds vaker voor een externe partij die zich in deze materie heeft gespecialiseerd. Loonbureau.nl is werkzaam in alle branches waaronder die van u maar is ook werkzaam voor vele administratie- en accountantskantoren.
5.1 Administratieve verplichtingen Iedere werknemer die in dienst komt laat je het formulier opgaaf gegevens voor de loonheffingen invullen en ondertekenen. Je kan daarvoor gebruik maken van het model van de belastingdienst: http://www.belastingdienst.nl/download/1335.html. Tevens maak je een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs wat geldig is op de datum van indiensttreding. Beide zaken bewaar je in de eigen administratie, bij een controle kan hier naar gevraagd worden. Vervang de kopie van het legitimatiebewijs nooit door een nieuwer exemplaar. 5.2 Aanmelden bij de belastingdienst als werkgever Zodra je werknemers in dienst neemt ben je verplicht om voor de loonheffingen aangifte te doen. Om dit mogelijk te maken stuur je het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever ingevuld naar je eigen Belastingkantoor. Het formulier is te downloaden op de site van de belastingdienst (http://www.belastingdienst.nl/download/1111.html) en ook de adressen van het lokale belastingkantoor is daar te vinden (http://www.belastingdienst.nl/reken/gvk/). Hoewel de formele verwerkingstijd vijf werkdagen is moet je op twee weken rekenen. Vervolgens ontvang je de beschikkingen met het loonheffingennummer en de sectorindeling. Verder ontvang je een overzicht met de aangifte tijdvakken en een beschikking met het percentage WGA gedifferentieerd. Deze laatste twee brieven worden voor elk aangiftejaar verstuurd. Deze formulieren zijn allen van belang voor de loonadministratie, stuur daarom altijd een kopie naar je salarisverwerker. Het origineel moet formeel in je eigen administratie bewaard worden. 5.3 De gegevens aanleveren voor de loonadministratie Voor de loonstroken gemaakt kunnen worden en de loonaangifte ingestuurd kan worden moet de loonadministratie eerst ingericht worden. Loonbureau.nl werkt met intake formulieren waarmee snel digitaal de gegevens kunnen worden ingestuurd. Afhankelijk van de drukte wordt in vijf werkdagen de administratie opgezet en eventuele bijzonderheden teruggekoppeld. Na het afronden van de inrichting van de loonadministratie zal loonbureau.nl de eerste verwerking binnen één werkdag aanbieden na ontvangst van de mutaties en/of variabele gegevens. 5.4 Aangifte plicht Op het moment dat een loonheffingenformulier actief is ben je verplicht om aangifte te doen, ook als er niemand heeft gewerkt of als er geen medewerkers meer in dienst zijn. Uiteraard is dit dan een nihil aangifte die loonbureau.nl voor je verzorgt en vindt er geen afdracht plaats. Indien er voor langere tijd geen werknemers in dienst zijn kan er een verzoek gedaan worden om de aangifteplicht te laten beeindigen. Dit doe je middels een korte brief aan de inspecteur van de Belastingdienst.
5.5 Bewaarplicht Voor een aantal zaken geldt een bewaarplicht. Reeds eerder noemden we een paar zaken, hierbij een overzicht van wettelijke en arbeidsrechtelijke stukken die bewaard moeten worden in je administratie. 1. Ondertekend formulier opgaaf gegevens voor de loonheffingen 2. Kopie identiteitsbewijs (geldig op indienstdatum) 3. Beschikking van de Belastingdienst met de sector indeling 4. Jaarlijkse beschikking met het percentage WGA gedifferentieerd 5. Het getekende contract(verlenging) 6. Bewijsstukken tav subsidieregelingen (leer-werk overeenkomst, doelgroepverklaring,.. ) Voor de eigen onderneming is het van belang om ook zaken als afspraken over opleidingen, verlofkaarten, en ontslagbrieven in de administratie te bewaren. Evaluatieverslagen altijd laten tekenen en ook aan de werknemer verstrekken zodat ze ook bij een ontslagprocedure gebruikt kunnen worden. 5.5 Aansluiting financiele administratie Natuurlijk is de loonadministratie slechts een onderdeel van het bedrijf. De resultaten moeten in de bedrijfsadministratie ingevoegd worden om tot een juist beeld over de bedrijfsresultaten te komen. Hiervoor dienen de loonjournaalposten, een overzicht of digitaal exportbestand die in de boekhouding wordt ingelezen. De bruto en netto vergoedingen, ZVW, SV premies, het opgebouwde vakantiegeld en het werkgeversaandeel in (pensioen)premies worden als kosten geboekt. Reserveringen in uren (vakantiedagen, ATV, tijd voor tijd,..) worden zelden gejournaliseerd omdat hier pas een bedrag aan gekoppeld is bij de uitbetaling, namelijk het dan geldende uurloon. Hou hier wel rekening mee aan het einde van het jaar om zo toch tot een nauwkeuriger jaarresultaat te komen.
6. Fiscaal optimaal Belasting betalen doen we liever niet meer dan nodig is. In dit hoofdstuk een paar korte aandachtspunten om de werknemer maximaal te vergoeden voor minimale kosten. 6.1 Subsidie onderwijs Voor een werknemer met bijvoorbeeld een BBL opleiding kan een vermindering van de belastingen van toepassing zijn. Dit kan je als werkgever tot een paar duizend euro per jaar besparen. 6.2 Subsidie 50+ ex uitkeringsgerechtigden Voor het in dienst nemen van werknemers van 50 jaar en ouder die uit een uitkeringssitutie komen kan tot maximaal drie jaar een premiekorting worden verkregen die kan oplopen tot ruim 6500,- euro per jaar. Hiervoor is wel een doelgroep verklaring nodig. De korting stopt op het moment de werknemer 65 wordt. 6.3 Subsidie 62+ Voor het in dienst hebben van werknemers van 62 jaar en ouder mag een premiekorting worden toegepast tot ze 65 jaar zijn. Loonbureau.nl past deze automatisch toe indien aan de leeftijdscriteria wordt voldaan. Dit kan oplopen tot 2750,- euro per jaar. 6.4 Reiskosten Je mag 0,19ct per kilometer (woon-werk en zakelijk) vergoeden. Er is geen minimum en dit geldt ook als de werknemer met de fiets komt. Voor openbaar vervoer kunnen de werkelijke kosten worden vergoed. 6.5 Auto van de zaak Bij een auto van de zaak wordt wel eens vergeten dat alle kosten die met de auto samenhangen vergoed mogen worden, dus ook parkeerkosten tijdens privéritten, de autowasstraat, tol- en brandstofkosten in het buitenland tijdens de vakantie. Door bruto vergoedingen om te ruilen voor gedeclareerde kosten kan het nettoloon worden verhoogd en worden de kosten voor de werkgever verlaagd. Daarnaast kan er mogelijk nog BTW worden teruggevorderd. 6.6 Telefoon Mobiele telefoon kan vrij verstrekt worden als deze voor minimaal 10% zakelijk wordt gebruikt. Vergoeden mag ook maar dat kan niet meer zodra je met de werkkostenregeling mee doet (vanaf 2014 verplicht).
6.7 Thuiswerkplek Naast de mobiele telefoon kan ook de vaste lijn en (breedband)internet thuis vergoed worden. Ook daar moet het wel minimaal 10% zakelijk gebruikt worden. Zodra je met de werkkostenregeling mee doet (vanaf 2014 verplicht) mag dit echter niet meer onbelast vergoed worden. Dit geldt ook voor alle andere vergoedingen en verstrekkingen buiten arbovoorzieningen als een bureaustoel. Kijk dus uit met het maken van langdurige afspraken. 6.8 Dienstreizen Alle kosten met betrekking tot consumpties, eten, verblijfskosten die samen hangen met korte en lange reizen voor de werkgever mogen vergoed worden. 6.9 Representatiekosten Indien van een werknemer wordt verwacht dat hij/zij wel eens attenties aan klanten of collega s geeft kan hiervoor een vaste vergoeding worden verstrekt. Denk hierbij aan een bloemetje voor een jarige collega of een flesje wijn voor een jubilerende medewerker bij een klant.
Meer informatie? Neem dan contact met ons op, wij helpen u graag verder Telefoon 0413-820 218 Fax 0413-820 219 info@loonbureau.nl Of bezoek onze site www.loonbureau.nl