Aan de gemeenteraad Agendapunt 6.5/260204 Roden, 19 februari 2004 Onderwerp Opdrachtverlening bouw en implementatie Raadsinformatiesysteem aan Notenbomer Internetcenter Voorstel De werkgroep Raadsinformatiesysteem stelt de Raad voor: - het College van Burgemeester en Wethouders op te dragen aan Notenbomer Internetcenter opdracht te verlenen tot de bouw van een raads- en bestuursinformatie-systeem en de installatie ervan op de website van de gemeente Noordenveld; - de kosten hiervan te dekken uit het structurele budget voor ICT-doelen. Motivering In november 2002 is in de toenmalige Agendacommissie afgesproken een werkgroep uit de Raad de ontwikkeling van een raadsinformatiesysteem te laten voorbereiden. De Werkgroep RIS is hier, ondersteund door medewerkers van de Afdeling BCO, in november 2002 mee begonnen. Onderdeel van die voorbereiding was de vervaardiging van een functioneel ontwerp (FO) voor een raadsinformatiesysteem door Notenbomer Internetcenter (NIC). Dit gebeurde op basis van de informatiebehoefte van de Raad, ingebracht door de werkgroep. Inmiddels heeft NIC dit FO afgerond en heeft de werkgroep RIS het beoordeeld. De werkgroep stemt in met het functioneel ontwerp. De bouw van het RIS/BIS zal twee maanden duren, gevolgd door een implementatie- en testperiode van een maand. De verwachting is dat het systeem vanaf medio 2004 operationeel zal zijn. Raadsinformatiesysteem Het raadsinformatiesysteem zoals dat de werkgroep in 2002 voor ogen stond, is te definiëren als: Een geautomatiseerd hulpmiddel, gericht op het toegankelijk maken, beschikbaar stellen en ordenen van allerlei informatie om de werkzaamheden van de raadsleden van Noordenveld te ondersteunen. De informatie zal digitaal worden aangeboden. Het informatiesysteem is gesplitst in een openbaar gedeelte (het RIS) dat voor iedereen via de gemeentelijke website is te raadplegen en een besloten (BIS) deel, dat alleen toegankelijk is voor raadsleden, de griffie, de secretaris en het College. 1
In het openbare deel zullen documenten worden opgenomen die samenhangen met de (openbare) raad- en raadscommissievergaderingen, de vergaderingen van het Presidium, de besluitenlijst van het College enzovoort. In het BIS worden voor de raadsleden relevante, maar vertrouwelijke documenten opgenomen. Bij de informatieselectie wordt uitgegaan van informatie die samenhangt met de verantwoordelijkheid van de Raad. Dat betekent dat in het systeem geen gegevens worden opgenomen uit bijvoorbeeld GBA of het financiële systeem. Het gevolg van de instelling van het RIS/BIS is dat de raadsstukken digitaal aangeboden zullen worden en niet langer fysiek worden verstuurd. Hiervoor is het noodzakelijk dat ieder raadslid beschikt over een pc met printer die aan bepaalde eisen voldoen en over een ADSL of ISDN-verbinding. Over de vraag of en zo ja, welke faciliteiten (papier, inkt et cetera) de raadsleden in verband met het RIS/BIS van gemeentewege zouden moeten worden verstrekt, volgt een aparte notitie. Functioneel ontwerp Vorig jaar is besloten het RIS/BIS een onderdeel te laten zijn van de gemeentelijke website. Gevolg daarvan was dat Notenbomer Internetcenter, de bouwer van de gemeentesite, is gevraagd het functioneel ontwerp voor het RIS/BIS op te stellen. Een functioneel ontwerp is een beschrijving van de werking van het systeem. Het systeem bestaat uit vier modules, te weten een IBS-module (IBS: Informatie beheerssysteem) voor de invoer van de informatie in het raadsinformatiesysteem en het bestuursinformatiesysteem, twee afzonderlijke modules voor de presentatie van deze inhoud en een IBS-module voor de statistieken van het RIS en het BIS. Het RIS is een door eenieder te raadplegen (openbaar) systeem, het BIS is een gesloten systeem. Het RIS kan vanaf een speciale pagina op de gemeentelijke website worden benaderd. Binnen het RIS kan worden gezocht en gebladerd en het is mogelijk direct `te springen naar de stukken van de laatste toegevoegde vergadering van een gemeentelijk orgaan. Het BIS is een apart deel van de internetsite, dat alleen kan worden benaderd door een selecte groep gebruikers met behulp van een gebruikersnaam en een wachtwoord. De gebruiker zal met een bepaalde regelmaat zijn wachtwoord moeten veranderen. Het BIS heeft een eigen vormgeving die de bijzondere status van dit besloten onderdeel van de website accentueert. In het BIS kan uitgebreid, gericht worden gezocht. Het is mogelijk te bladeren en overzichten op te vragen. Voor zowel RIS- als BIS-gebruikers is het mogelijk zich aan te melden voor notificaties (een soort nieuwsberichten) per e-mail. Op deze manier is het mogelijk de aangemelde gebruiker bijvoorbeeld attent te maken op een nieuwe raadsagenda of een nagekomen stuk. De module RIS- en BIS-statistieken is bedoeld om het aantal bezoeken ofwel hits te kunnen nagaan. De module geeft inzicht in: - het aantal keren dat een vergadering en de bijbehorende stukken is bekeken; - het aantal keren dat een bepaald agendapunt is bekeken en - het aantal keren dat een bepaald document is opgevraagd. 2
De werkgroep RIS beveelt aan deze module aan het RIS/BIS toe te voegen omdat zo een indicatie kan worden verkregen van de interesse in een vergadering, een agendapunt of een bepaald document. Boordeling offerte Notenbomer Internetcenter gaat in zijn offerte uit van: - levering van een geavanceerd raadsinformatiesysteem en bestuursinformatiesysteem; - installatie en configuratie software en integratie in IBS gemeente Noordenveld; - meerprijsopties: statistieksoftware en module-mailabonnement (notificaties). Eénmalige kosten BIS en RIS: Invoermodule RIS/BIS Invoermodule voor alle documenten RIS/BIS en integratie in bestaande IBS, inclusief inlogprocedure Module BIS Bestuursinformatiesysteem (uitsluitend voor raadsleden, collegeleden, secretaris en griffie), beveiligde omgeving, toegang via inlogprocedure op website gemeente, in combinatie met hostingpakket en via intranet van gemeente Module RIS Met deze module wordt de publiek informatie uit het systeem naar de gemeentelijke website ontsloten 8.500,00 2.500,00 1.500,00 Eénmalige kosten uitbreidingsopties: Statistieken Uitgebreide gebruikersstatistieken RIS/BIS 1.750,00 E-mailabonnement Raadsleden ontvangen per e-mail de nieuwste informatie in geselecteerde categorieën 1.950,00 Jaarlijkse kosten BIS NIC stelt dat in verband met opslag van omvangrijke bestanden en een toename van het gegevenstransport opwaardering van het gemeentelijke hostingpakket noodzakelijk is. Huidige pakket: Linux basic Nieuwe pakket; Linux professional 25 MB HDD/2GB traffic pmnd 300,00 per jaar 150 MB HDD/12GB traffic pmnd 850,00 per jaar NIC beveelt een jaarlijkse controle van het hostingpakket aan in verband met de snelle groei van de inhoud en van het gegevenstransport. Het totaal aan éénmalige kosten bedraagt dus 16.200,00 met daarnaast een jaarlijkse kostenpost van 1.150,00. Eén en ander exclusief eventueel meerwerk en exclusief 19 % BTW. 3
Projectorganisatie De werkgroep RIS beveelt aan het verdere verloop van de ontwikkeling van het RIS te beschouwen als een project met de daarbij behorende organisatie. Daarbij vervult de werkgroep RIS de functie van projectgroep/klankbordgroep en zijn de griffier en de webmaster verantwoordelijk voor het projectmanagement. Vervolg Notenbomer Internetcenter heeft een functioneel ontwerp opgesteld van een systeem dat volgens de werkgroep RIS voldoet aan de eisen die deze werkgroep namens de Raad daaraan stelt. De Gemeenteraad heeft in de begroting voor 2003 middelen beschikbaar gesteld voor onder meer een raadsinformatiesysteem. Planning Na de opdrachtverlening verwacht NIC twee maanden nodig te hebben om de beide systemen te bouwen. Daarna is een maand gemoeid met integreren in de gemeentelijke internetsite en het testen van de systemen. Uitgaande van een opdrachtverlening per 1 maart 2004, kan het RIS/BIS in principe in juni 2004 operationeel zijn. Namens de werkgroep RIS, J.P. Schrale-Oranje, voorzitter Overleg (raads)commissie(s) Dit voorstel is besproken in de vergadering van de Commissie op 11 februari 2004. De Commissie heeft over het voorstel positief geadviseerd. Diverse fracties vragen aandacht voor de vervolgsituatie, zoals de juiste internetverbinding, het printen en kopiëren van stukken en de financiële aspecten daarvan. A.J. Poelstra, voorzitter W.F.C. Damman, griffier Ter inzage liggende stukken - Functioneel ontwerp RIS/BIS; - Offerte Notenbomer Internetcenter. No.: 6.5/260204 Onderwerp: 4
Opdrachtverlening bouw en implementatie raadsinformatiesysteem aan Notenbomer internetcenter De Raad van de gemeente Noordenveld, gelezen het voorstel van de werkgroep Raadsinformatiesysteem van 2 februari 2004; gelet op de bepalingen van de gemeentewet; B E S L U I T: - Burgemeester en Wethouders op te dragen aan Notenbomer Internetcenter opdracht te verlenen tot de bouw van een raads- en bestuursinformatiesysteem en de installatie ervan op de website van de Gemeente Noordenveld; - De kosten hiervan te dekken uit het structurele budget ICT-doelen zoals beschikbaar is gesteld. Roden, 26 februari 2004 De Raad van de gemeente Noordenveld, voorzitter, secretaris, 5